Unidad Regional de Asistencia Tcnica - RUTA

Programa de Apoyo a la Implementacin de Proyectos

Serie Organizacin para la Ejecucin de Proyectos

Consideraciones generales
para la organizacin de la
ejecucin de proyectos

2003
Series de Publicaciones RUTA

338.13
B142c
Consideraciones generales para la organizacin de la ejecu-
cin de proyectos / Bez, Linda, Len, Jorge, Meza, Ronald,
Morales, Carmen Eugenia. --San Jos, C.R.: Unidad Regional de
Asistencia Tcnica, 2003.
25 p.:il.; 28 cm. --(Series de Publicaciones RUTA: Serie
Organizacin para la Ejecucin de Proyectos)

ISBN: 9968-866-26-1

1. EJECUCIN. 2. CICLO DE PROYECTOS. 3 ORGANIZACIN

PARA LA EJECUCIN DE PROYECTOS

Agradecemos a todas las personas, tcnicos de los proyectos, consultores

y personal de RUTA que colaboraron en la preparacin de este documento

Autores

Linda Bez. RUTA

Jorge Len. RUTA
Ronald Meza. RUTA
Carmen Eugenia Morales. RUTA

Colaboraron en la revisin

Rafael Paredes. PRODAP, El Salvador

Hctor Ortega. PROSOC, Honduras
Marlon Mrida. PROCUCH, Guatemala
Marina Flores. FUNICA/FAT, Nicaragua
Marvin Chaverri. PRODAPEN, Costa Rica
Alejandro Vsquez. PRODERCO, Honduras
Leonardo Chow. Nicaragua
Edwin Rodrguez. Honduras
Gloria Chicas de Mrquez. ICAP. Costa Rica
Mara del Roco Daz. Costa Rica
Ana Luca Moreno. RUTA
Marije van Lidth. RUTA
Marco Camagni. RUTA

Control de edicin Diseo y diagramacin

Carmen Eugenia Morales. RUTA Oscar Cuevas

Mayela Rodrguez. RUTA
 Indice
Indice
Siglas___ ii

Presentacin_\_ 1

El ciclo del proyecto__ 4

i
Dificultades para la ejecucin de los proyectos__ 8

La organizacin para la ejecucin.__ 10

 Siglas
FIDA Fondo Internacional de Desarrollo Agrcola

IC Institucin Cooperante

IEEA Informe de Evaluacin Ex - Ante

PSE Planificacin, Seguimiento y Evaluacin

RUTA Unidad Regional de Asistencia Tcnica

UP Unidad de Proyecto
ii
Siglas

Serie Organizacin para la Ejecucin de Proyectos

 Presentacin
Presentacin
La experiencia de la Unidad Regional de Asistencia Tcnica - RUTA, en
labores de asistencia tcnica a las unidades responsables de ejecutar pro-
gramas y proyectos de desarrollo rural, ha llevado a concluir sobre la
importancia de que los proyectos cuenten con orientaciones conceptuales
y prcticas para realizar sus actividades. Esto es particularmente impor-
tante, en aquellos proyectos que se encuentran en las fases iniciales de
ejecucin, cuando an no cuentan con experiencia propia o no se tiene
pleno dominio sobre las tareas a realizar.

La mayor parte de las orientaciones conceptuales y prcticas para la imple-

mentacin de proyectos, se encuentra en diversos documentos oficiales
como el contrato o convenio de financiamiento, el informe de evaluacin ex
ante y guas especficas sobre aspectos como administracin financiera o
de seguimiento y evaluacin. Las orientaciones generales existentes
cubren varios aspectos de la implementacin, pero las personas respons-
ables del proyecto se encuentra frecuentemente, con la dificultad de que
stas no estn reunidas y ordenadas y esto dificulta su comprensin y uti- 1
lizacin. Por otra parte, la experiencia indica que los proyectos estn
generando una cantidad importante de material, referido a metodologa y
prcticas usuales provenientes de sus experiencias, que no estn siendo
sistematizados y utilizados en los proyectos que recin inician.

Para facilitar la tarea de organizar la implementacin del proyecto, se con-

sidera necesario que los ejecutores cuenten en forma organizada, con al
menos los siguientes elementos:

- Conceptos bsicos para la organizacin de la ejecucin

del proyecto.

- Principios y requisitos para cada accin importante de

organizacin de la ejecucin.

- Procesos que se recomienda seguir, basados en linea-

mientos especficos y experiencias relevantes obser-
vadas en otros proyectos, que pueden aplicarse.

Consideraciones generales
 - Una seleccin de instrumentos tiles para facilitar las
acciones del proyecto.

Propsito de la Serie

RUTA, con el apoyo de FIDA, se ha propuesto reunir las orientaciones

para la ejecucin de proyectos, en un conjunto lgico y ordenado de docu-
mentos, denominado Serie Organizacin para la Ejecucin de
Proyectos, con el propsito de que efectivamente sean un marco de re-
ferencia a los ejecutores de proyectos FIDA y de otras agencias financieras
y de cooperacin tcnica.

Las orientaciones contenidas en la Serie tienen como objetivo principal,

2 facilitar la ejecucin de los proyectos, presentando en forma lgica los ele-
mentos centrales de la ejecucin (conceptos, principios, procesos
recomendados) complementados con el suministro de algunos instrumen-
tos operativos tiles. Todo lo cual tiene la flexibilidad suficiente para ser
adaptados a la situacin particular de cada proyecto.

Los documentos de la Serie provienen de la experiencia propia de los

proyectos en ejecucin o concluidos en la regin centroamericana, de
RUTA, FIDA y de otros organismos internacionales, y pueden ser utiliza-
dos en forma individual o en su conjunto, para apoyar actividades desde
las fases iniciales de la ejecucin del proyecto.

Contenido

La Serie consta de un documento de consideraciones generales, que

muestra en forma resumida aspectos relevantes y atinentes a la ejecucin
de proyectos; diferentes fascculos preparados en funcin del orden lgico
requerido para ejecutar un proyecto y un glosario de trminos para unifor-
mar los conceptos empleados en la ejecucin de proyectos. Los fasccu-
los son complementarios entre s, contienen un formato comn que com-
prende conceptos bsicos, objetivos, resultados, principios, responsables,
secuencia de acciones, perodo para realizar las actividades y finalmente,
el mtodo de trabajo propuesto con sus respectivas etapas, actividades e
instrumentos.

Serie Organizacin para la Ejecucin de Proyectos

 Como parte de la Serie se han desarrollado en forma de fascculos, los
siguientes temas:

1. Formacin del equipo de la Unidad de Proyecto

2. La induccin del proyecto. La fase de induccin interna
3. La induccin del proyecto. La fase de induccin externa
4. Difusin y promocin del proyecto
5. Organizacin local para la ejecucin
6. Planificacin estratgica
7. Planificacin operativa
8. Manual de operaciones del proyecto
9. Focalizacin del grupo objetivo y organizaciones de base
10. Levantamiento de la demanda

Otros temas como seguimiento y evaluacin, servicios financieros rurales

y trminacin del proyecto y sostenibilidad post proyecto han sido desa-
rrollados por el FIDA y otros autores o sern incorporados a la Serie pos-
teriormente. Por ejemplo el FIDA ha elaborado recientemente la Gua para
el Seguimiento y Evaluacin de Proyectos.

Usuarios (as) 3
La Serie ha sido preparada para apoyar a los ejecutores de los proyectos
en la etapa de inicio de ejecucin, particularmente se dirige a:

- Personal directivo, administrativo y tcnico de proyectos, en la

etapa de inicio de ejecucin.

- Personal de las institucciones ejecutoras y otras relacionadas.

- Personal de los programas regionales de asistencia tcnica.

- Consultores vinculados al diseo y la ejecucin de los proyectos.

Flexibilidad y ajuste a partir de la experiencia

Los documentos tienen como principal caracterstica la flexibilidad de uso.

Se trata de que sirvan como una herramienta de trabajo. Su aplicacin
deber realizarse de acuerdo con el contexto y realidad de cada proyecto,
as como al nivel de ejecucin en que se encuentre.

Consideraciones generales
 El ciclo del
proyecto
La razn de ser del proyecto

Un proyecto se formula porque se han identificado uno o varios problemas

que afectan el bienestar de un conjunto de la poblacin, buscando resolver-
lo a travs del proyecto. Asimismo, se prepara para servir de instrumentos
operativo de las polticas o estrategias que un pas haya definido en un
rea de desarrollo especfica. En el caso de los proyectos de desarrollo
rural, por lo general se ejecutan para canalizar recursos internos y exter-
nos dirigidos a los mejoramientos de las condiciones socio - econmicas y
capacidad de autogestin de una determinada poblacin de bajos ingre-
4 sos, a travs de la provisin de servicios tcnicos, financieros, sociales y
de infraestructura. El proyecto es entonces un instrumento que propone
ordenar actividades para alcanzar ciertos objetivos y metas preestableci-
das, haciendo un uso eficaz de los recursos (humanos, fsicos y
financieros) que le han sido asignados.

El proyecto de desarrollo rural comprende adems la nocin de que, si las

El ciclo del proyecto

actividades realizadas a favor de una determinada poblacin son exitosas,

sus resultados deben ser difundidos y replicados en otras partes. As los
procesos e instrumentos utilizados en un primer proyecto, puedan ponerse
a disposicin para beneficiar a un nmero mayor de la poblacin rural.

El ciclo del proyecto

Los proyectos presentan un ciclo de vida que comprende tres grandes eta-
pas (Figura 1):

- Diseo o Preinversin
- Ejecucin (inicial y plena)
- Sostenibilidad post - proyecto

En todas estas etapas y en una relacin constante y dinmica, el

seguimiento y evaluacin, se convierte en una funcin determinante para
medir los avances del proyecto y evaluar su impacto.

Serie Organizacin para la Ejecucin de Proyectos

 El ciclo del proyecto
Diseo

Ejecucin inicial

Ejecucin plena

Sostenibilidad post
proyecto

Seguimiento y evaluacin

La etapa de diseo
El diseo o preinversin de los proyectos, para el caso de proyectos FIDA, 5
supone la realizacin de cuatro fases, en un perodo que toma entre doce
a dieciocho meses:

- El marco estratgico o definicin de estrategias, que permite

definir o actualizar la estrategia de intervencin del ente financiero
en el pas.

- La propuesta inicial (inception), que define una primera

aproximacin del diagnstico, objetivo, poblacin a atender, los
posibles componentes, actividades y costos estimados de un
proyecto.

-La formulacin, que detalla las condiciones de la poblacin

objetivo, identifica las organizaciones y familias rurales partici-
pantes y sus oportunidades, realiza el diseo de sus componentes.

-La evaluacin ex - ante, que define los aspectos tcnicos y

operativos de la ejecucin. El informe de evaluacin ex ante
(IEEA) es la base para las negociaciones entre el Gobierno y el

Consideraciones generales
 FIDA para la aprobacin del prstamo. Es tambin, junto con el
convenio de financiamiento, el documento gua de la ejecucin.

El cumplimiento de condiciones previas o de efectividad. Si bien las

condiciones previas no representan una etapa del ciclo del proyecto, el
cumplimiento de las mismas por parte del organismo, es un factor que
determina el inicio de la ejecucin del proyecto. El convenio o contrato de
prstamo establece un perodo de aproximadamente, noventa das para
que el pas prestatario cumpla las condiciones que marcan la efectividad
del prstamo, aunque en la prctica se puede alargar por solicitud del pas.
Generalmente, comprende acciones relacionadas con la ratificacin de los
prstamos por la autoridad parlamentaria, la creacin de la unidad de
proyecto (UP), el nombramiento del personal clave y la
asignacin del presupuesto de contrapartida del gobierno.

6 La etapa de ejecucin
Una vez que se han cumplido las condiciones de efectividad, se formaliza
el prstamo e inicia la ejecucin del proyecto. En esta etapa se pueden
reconocer como fases las siguientes:

- La ejecucin inicial. Se requiere que al inicio del proyecto se

revisen sus planteamientos estratgicos, contenidos y modalidad
operativa propuesta, principalmente porque se est empezando
con un equipo gerencial nuevo y porque se pudieron presentar
cambios entre el diseo y el inicio de la ejecucin. En esta fase se
realiza tambin la reflexin inicial o induccin interna y externa, la
preparacin o actualizacin de los instrumentos operativos nece-
sarios para la ejecucin y la promocin y difusin del proyecto,
entre otras acciones.

-La ejecucin plena. Comprende el arranque o inicio de

acciones del proyecto, la ampliacin y consolidacin de experien-
cias obtenidas y el financiamiento de propuestas de tipo producti-
vo y de fortalecimiento institucional, entre otras. Es en esta fase
cuando se inicia la ejecucin propiamente, se formalizan los
primeros contratos y se inicia la prestacin de los servicios tcni-
cos y financieros. En el proceso se desarrollan acciones especfi-
cas vinculadas a probar determinadas propuestas tcnicas in-
cluidas en el diseo del proyecto. Al finalizar un perodo dado se
realizan ajustes a las metodologas y propuestas para iniciar la
ampliacin y consolidacin del proyecto, que es la fase final de la

Serie Organizacin para la Ejecucin de Proyectos

 ejecucin del proyecto, cuando se realiza el total de las inversiones
y se prestan los servicios a los usuarios (as) en su mxima cober-
tura. Aqu se desarrollan las condiciones para la transferencia y el
cierre del proyecto, previstas desde el arranque, se evala lo ac-
tuado, se introducen cambios y reprograman acciones y pre-
supuesto.

La terminacin del proyecto, al final de la ejecucin considera el

cierre de actividades tcnica y administrativas y puede conside-
rarse como una fase especfica.

La etapa de sostenibilidad post - proyecto

Es la etapa final del proyecto e incluye la transferencia efectiva de deci-
siones para la continuidad de acciones y servicios a las organizaciones
locales o regionales con el fin de lograr la continuidad de acciones y servi-
cios autofinanciables o que pueden seguir recibiendo recursos pblicos
para su continuacin. Tambin pueden identificarse algunas nuevas ini-
ciativas para desarrollar la capacidad de autogestin de las organizaciones
y la difusin de sus experiencias hacia otras poblaciones en que se requie-
ran. Los mecanismos para que sean efectivos, debern estar incluidos en
las propuestas tcnicas que se han venido desarrollando a lo largo de la
ejecucin del proyecto.
7

Consideraciones generales
 Dificultades para la
ejecucin de los proyectos

Existe una gran variedad de circunstancias que pueden limitar o

dificultar la ejecucin de los proyectos. Basado en las experien-
cias de proyectos en ejecucin o finalizados, se identifican algunas
dificultades percibidas por los diferentes actores, las cuales se han
organizado por tipos:

De tipo estratgico

En la instancia ejecutora y la unidad de proyecto no

siempre se cuenta con suficiente claridad sobre los
8 nuevos conceptos de proyectos descentralizados y pro-
movidos por la demanda.

Los perodos reales entre el diseo y el inicio de la eje-

cucin inciden en la desactualizacin de las propuestas
tcnicas y operativas.
D ificulatades para la ejecucin

Cuando hay una baja apropiacin por parte de los

usuarios (as) de las acciones del proyecto, esto lleva a
una escaza participacin de la poblacin.

La eficacia de los servicios del proyecto puede verse

afectada por una baja capacidad local.

Las relaciones complementarias con otros programas y

proyectos para brindar servicios integrales an no se
desarrollan de forma adecuada.

De tipo instrumental

La ausencia de instrumentos prcticos para la ejecucin

de proyectos descentralizados y participativos.

Los procedimientos y mecanismos para identificar las

demandas y presentar propuestas no han sido adaptados
al enfoque de proyecto actual y las decisiones siguen cen-

Serie Organizacin para la Ejecucin

 tralizadas en las Unidades de Proyectos.

El nfasis en el logro de metas fsicas y tcnicas debilita la aten-

cin a temas ligados con el impacto y la sostenibilidad de las
acciones.

La falta de una estrategia y una metodologa de intervencin

clara y apropiada por los diferentes actores, que ordene desde el
principio las acciones del proyecto.

De tipo organizacional y gerencial

La poca experiencia en la gerencia de proyectos descentraliza-

dos muestra poca continuidad o coherencia en las actividades de
planificacin, seguimiento, elaboracin de normativa y organi-
zacin de la ejecucin.

La mayora de las estructuras organizativas de las unidades tc-

nicas son de tipo vertical y no contribuyen a promover el trabajo
integral y en equipo.
9
La existencia de mltiples actores con roles poco definidos, hace
compleja la ejecucin de los proyectos.

La rigidez con que se interpretan los documentos bsicos del

proyecto y la falta de conocimiento sobre la normativa adecuada
para introducir cambios durante la ejecucin, llevan a que se
administre con poca flexibilidad.

Consideraciones generales
 La organizacin para
la ejecucin
Para una ejecucin exitosa de un proyecto, la unidad tcnica deber
preparar cuidadosamente su inicio, realizar un buen arranque de acciones,
considerar las experiencias que se vayan desarrollando para realizar los
ajustes al proceso, sistematizar y dar a conocer lo logrado. Todas estas
acciones se resumen en lo que se llama, la organizacin para la ejecucin
del proyecto. Si bien, la responsabilidad principal recae precisamente en
la unidad tcnica, todos los actores involucrados y relacionados con el
proyecto, tienen responsabilidades y roles que desempear. En la organi-
zacin para la ejecucin se definen estos roles, se les da seguimiento y se
ajustan al paso de la experiencia.

10 La ejecucin adecuada de un proyecto depende principalmente de una

gerencia con liderazgo, un equipo tcnico preparado y comprometido y de
las capacidades y experiencias del personal, usuarios (as) y otros actores
en la ejecucin de proyectos descentralizados y enfocados por la deman-
da. Adems, depende de que se cuente con los instrumentos adecuados
La organizacin para la ejecucin

para ejecutar y el inters o disposicin por recurrir a apoyo y asesora

externa.

Como se indic la ejecucin del proyecto se organiza y desarrolla en tr-

minos generales en dos grandes fases: la ejecucin inicial y la ejecucin
plena. La organizacin de las actividades en la fase inicial de ejecucin es
clave para que el proyecto pueda desarrollarse posteriormente, y lograr los
objetivos planteados.

La organizacin para la ejecucin comprende diversas actividades, cuya

secuencia y momento se muestran en la grfica a continuacin:

Serie Organizacin para la Ejecucin

 Formacin del equipo
de proyecto

Induccin interna Induccin externa

Promocin y Estructura local Levantamiento

difusin para la ejecucin de la demanda

Focalizacin del grupo

objetivo

Planficacin
estratgica
Planificacin
operativa
11
Seguimiento y
evaluacin

Manual de Operaciones
Servicios del Proyecto
financieros

Administracin
financiera

Terminacin del
proyecto

Actividades de la organizacin para la ejecucin

de proyectos

Consideraciones generales
 Las actividades de la organizacin para la ejecucin
contempladas en la Serie son:

Formacin del equipo de la Unidad de Proyecto (UP),

que consta del proceso de seleccin y nombramiento de personal y la
integracin como equipo del personal de la UP, de manera que se
cuente con personal calificado y capacitado para la ejecucin.

Induccin interna es un proceso estructurado y organizado de

anlisis de los documentos del proyecto y de actualizacin de infor-
macin relevante para la adecuada ejecucin. Como resultado de
esta revisin crtica se capacita el equipo de la UP para que pueda
planificar sus acciones y asignar recursos para el desarrollo de esas
actividades con los usuarios (as) y actores relacionados.
12 Induccin externa es un proceso dinmico de anlisis, reflexin y
divulgacin a los diferentes actores vinculados a la ejecucin, sobre la
naturaleza, filosofa, estructura, procedimientos y alcances del
proyecto. Se realiza para que los actores interioricen y se apropien de
los conceptos sealados, como resultado de un amplio anlisis y
conocimiento detallado del proyecto.

Difusin y promocin del proyecto son acciones de un proceso

educativo y reflexivo, que ayudan a formar nuevas visiones y generan
propuestas que conducen a cambios en el sistema de vida de los
actores del proyecto.

Organizacin de la estructura local para la ejecucin del

proyecto se refiere a la organizacin propia y relaciones que
establece un proyecto de desarrollo, para permitir una efectiva parti-
cipacin de los actores locales, en la toma de decisiones sobre la
estrategia y operacin del proyecto.

Planificacin estratgica es un aspecto central del proceso de

la organizacin de la ejecucin de proyecto. Permite definir las o-
rientaciones bsicas de trabajo de todas las entidades participantes
de la ejecucin. Resultado de su aplicacin se establecen principios,
valores y procesos que deben cumplir los participantes en un proyec-
to, para alcanzar los objetivos y resultados planeados.

Serie Organizacin para la Ejecucin

 Planificacin operativa es el proceso ordenado que per-
mite seleccionar, organizar y presentar en forma integrada los
objetivos, metas actividades y recursos asignados a los com-
ponentes del proyecto, durante un perodo determinado.

Manual de Operaciones contiene las indicaciones y

estructura generales que le dan unidad y coherencia, as como
las secciones referidas a cada componente o resultado del
proyecto, que dan cabida a las normas y estructuras para la
ejecucin de los componentes individuales como los de servi-
cios de fortalecimiento organizativo, asistencia tcnica en pro-
duccin y mercadeo, financiamiento rural, infraestructura, etc.

Focalizacin del grupo objetivo y organizaciones

de base es el proceso mediante el cual, en accin concerta-
da con los actores locales, se identifican los usuarios (as), par-
ticipantes de las acciones del proyecto.

Levantamiento de la demanda es el proceso que se

aplica para identificar, proponer y aprobar las necesidades de
los usuarios (as), consumidores, en general, de la poblacin
objetivo de los proyectos (familias, grupos y organizaciones). 13

Consideraciones generales