Anda di halaman 1dari 8

CDM-Lib System Office Administration Laboratory

Pengelolaan Administrasi Compact Disk Media Pembelajaran Laboratorium


Administrasi Perkantoran Jurusan Pendidikan Ekonomi
Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Semarang
Eka Dewi Saputri (7101414030)

A. Latar Belakang
Kemajuan di era globalisasi menjadikan ilmu pengetahuan dan
teknologi semakin berkembang. Fenomena ini secara langsung memberikan
dampak dalam pelaksanaan kegiatan administrasi dengan mengembangkan
layanan berbasis teknologi informasi dan komunikasi pada suatu organisasi.
Berbagai informasi serta pelaksanaan manajemen administrasi saat ini sangat
didukung untuk berkembang dengan reformasi pemanfaatan teknologi
informasi. Pemanfaatan teknologi informasi dalam kegiatan administrasi
dikenal dengan istilah e-office. Melalui penerapan e-office berarti semua
pekerjaan yang berhubungan dengan administrasi dapat dikerjakan secara
elektronis dengan bantuan alat komunikasi dan sistem informasi.
Perkembangan teknologi menjadikan pekerjaan yang biasanya dikerjakan
secara manual telah berubah menjadi elektronik.
Penerapan sebuah sistem e-office pada suatu organisasi dapat menjadi
solusi dalam mengatasi masalah penerapan administrasi manual seperti yang
penulis temukan dalam kegiatan identifikasi pada sistem administrasi
Compac Disk (CD) Media Pembelajaran di Laboratorium Administrasi
Perkantoran Jurusan Pendidikan Ekonomi Fakultas Ekonomi UNNES yang
mana kegiatan administrasi khususnya pencatatan megenai peminjaman dan
pengembalian serta rekap dana masih dilakukan secara manual dengan
keterbatasan yang masih sering terjadi. Pertama, buku catatan manual tidak
diketahui keberadaannya dikarenakan tempat penyimpanan bersamaan
dengan Lab. Praktik Perkantoran. Kedua, buku catatan sering berpindah
tangan karena penanggung jawab pemberi layanan peminjaman dan
pengembalian CD-Media kurang jelas. Ketiga, penerapan pembayaran denda
keterlambatan pengembalian sering kali menyebabkan rekapitulasi yang
kurang disiplin karena dapat dilakukan dimana saja dan sering kali dicatat

1
dengan catatan seadanya. Keempat, pencarian CD-Media yang dibutuh
cenderung lebih lama karena tidak terdapat kode yang dapat memudahkan
dalam penyimpanan dan penemuan kembali pada saat dibutuhkan.
Penerapan e-office yang akan dibuat sebagai solusi untuk
memecahkan masalah yang mampu penulis identifikasi, yaitu dengan
menerapkan Sistem Pencatatan CD-Media dengan aplikasi Microsoft Access.
Penulis percaya bahwa melalui penerapan sistem ini dapat mengurangi
penggunaan kertas dalam melakukan administrasi peminjaman dan
pengembalian, menghemat waktu dan tenaga, menciptakan tertib
administrasi, dan mempermudah dalam penyimpanan serta pencarian kembali
sebuah dokumen ketika dibutuhkan kembali sebagai bahan informasi.
Penerapan sistem e-office ini bertujuan agar dalam kegiatan penyajian
informasi peminjaman, pengembalian, dan rekap denda CD-Media
Laboratorium Administrasi Perkantoran dapat dilakukan dengan cepat dan
akurat untuk mendukung kegiatan pembelajaran mahasiswa khususnya
Jurusan Pendidikan Ekonomi Konsentrasi Administrasi Perkantoran
.
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah dijelaskan diatas maka dapat
dirumuskan masalah yang akan dikaji dalam penulisan laporan ini, yaitu apa
saja identifikasi kebutuhan dalam pengelolaan administrasi CD-Media
Pembelajaran yang terdapat di Laboratorium Administrasi Perkantoran?

C. Tujuan Penulisan
Tujuan penulisan laporan ini adalah untuk mengetahui identifikasi
kebutuhan pengelolaan administrasi CD-Media Pembelajaran yang terdapat di
Laboratorium Administrasi Perkantoran FE UNNES dengan tujuan akhir
untuk merancang suatu sistem berbasis komputer guna mencapai efektivitas
dan efisiensi dalam pengelolaannya.

2
D. Manfaat Penulisan
Rencana penerapan sistem pencatatan berbasis Microsoft Access
ini diharapkan mampu memberikan manfaat antara lain:
1. Mendapatkan kegiatan pencatatan yang baik mengenai data CD-Media
Pembelajaran yang terdapat di Laboratorium Pendidikan Ekonomi
Fakultas Ekonomi UNNES.
2. Menertibkan kegiatan peminjaman dan pengembalian CD-Media serta
rekapitulasi denda pengembalian melalui pencatatan elektronis untuk
mendapatkan informasi yang rapi dan data yang dapat
dipertanggungjawabkan.

E. Hasil Identifikasi Sementara


Berdasarkan identifikasi masalah yang telah penulis lakukan, maka
penulis membuat rancangan sistem yang akan digunakan dalam kegiatan
pengelolaan administrasi Compact Disk Media Pembelajaran.

Gambar. 1 Rancangan Pola Klasifikasi Nama Pemilik CD-Media


Kode Nama Pemilik
A.001 Abdul Malik Karim A.
A.002 Achirina
A.003 Adif Umi Mufida
B.001 Benita Indrayani
D.001 Dewanti Citra Wihayanti
Dst..

Gambar. 2 Rancangan Data Peminjaman CD-Media


DATA PEMINJAMAN CD-Media
LABORATORIUM ADMINISTRASI PERKANTORAN

Keterangan:
a. No

3
Nomor dalam tabel data peminjam akan diisi dengan nomor urutan untuk
mengetahui jumlah peminjam.
b. Tanggal Pinjam
Kolom ini akan digunakan untuk mencatat tanggal peminjaman CD-
Media.
c. Nama Peminjam
Kolom ini berisi nama lengkap peminjam CD-Media.
d. NIM/ Prodi
Berisi NIM mahasiswa peminjam dan prodi peminjam.
e. Kode
Kode digunakan untuk membubuhkan kode CD-Media yang dipinjam.
f. Judul Media
Berisi judul compact disk yang dipinjam dapat berisi nama pemilik CD
atau nama mata pelajaran dari media tersebut.
g. Tanggal Kembali
Berisi tanggal pengembalian CD-Media yang dipinjam, batas
pengembalian maksimal 1 (satu) minggu dihitung dari tanggal
peminjaman.
h. Contact Person
Berisi kontak peminjam yang dapat dihubungi misalnya nomor Hp, email,
BBM, dst.
i. Denda Terlambat
Kolom ini digunakan untuk mencatatat denda yang masuk pada setiap
peminjaman untuk membantu kegiatan rekapitulasi denda pada form rekap
denda yang nantinya akan dibuat.
j. Keterangan
Berisi tentang keterangan Pinjam untuk CD yang masih dipinjam dan
Kembali untuk CD yang sudah kembali.

Gambar. 3 Rancangan Form Input Data CD Media

Nomor

Tahun Pengadaan

Judul Media

Kode

4
Keterangan:
1. Nomor
Berisi nomor urut input data Compact Disk Media Pembelajaran.
2. Tahun Pengadaan
Berisi tahun pengadaan CD-Media berdasarkan tahun angkatan
3. Judul Media
Berisi judul media pembelajaran yang dapat diambil dari nama mata
pelajaran atau nama pemilik.
4. Kode
Berisi kode yang dibuat berdasarkan nama pemilik.

Form input data CD-Media digunakan untuk melakukan kegiatan input


data CD-Media yang masuk pada setiap tahunnya. Hal ini dilakukan agar kegiatan
penambahan koleksi dokumentasi media akan tercatat dan terdokumentasi dengan
baik sehingga apabila dibutuhkan sebagai referensi dapat ditemukan dengan
mudah.

5
Gambar. 4 Rancangan Form Rekapitulasi Kas Denda
Sumber/ Jumlah
No Tanggal Pemasukan Pengeluaran
Penggunaan Saldo (Rp)
Novi Puji
1 28/03/2017 18.000,00 - 18.000,00
Astuti
Pembelian
2 20/04/2017 Labeling CD- - 5.000,00 13.000,00
Media
Dst..

Keterangan:
1. No
Berisi nomor urut kegiatan rekapitulasi denda.
2. Tanggal
Berisi tanggal pelaksanaan pemasukan/ pengeluaran kas denda.
3. Sumber/ Penggunaan
Kolom ini berisi sumber pemasukan kas denda atau penggunaan kas denda
untuk kegiatan pengeluaran.
4. Pemasukan
Berisi jumlah pemasukan setiap periode (dalam nominal rupiah)
5. Pengeluaran
Berisi jumlah pengeluaran yang dilakukan pada setiap waktu (dalam
nominal rupiah)
6. Jumlah Saldo
Berisi informasi saldo akhir dalam satu periode.

6
F. Perbandingan Sistem Manual dan Sistem Pencatatan Berbasis IT
Berdasarkan kegiatan identifikasi yang telah penulis lakukan, maka
penulis mengidentfikasi beberapa kelebihan penerapan sistem pencatatan
berbasis IT jika dibandingkan dengan sistem pencatatan manual, sebagai
berikut:
No. Sistem Manual Sistem Berbasis IT
Pencatatan masih menggunakan Aplikasi menggunakan Microsotf Access
kertas dapat meyebabkan pemborosan yang mudah dalam penggunaannya dan
1. apabila minat peminjam cukup dengan berbasis komputer maka tidak
antusias. menyebabkan pemborosan penggunaan
kertas (paperless).
Keberadaan buku pencatatan dapat Dokumentasi kegiatan peminjaman,
berpindah tempat atau bahkan hilang pengembalian dan rekap denda dapat
2.
mengingat pengunjung Laboratorium dilakukan dengan baik dalam satu
cukup banyak. database yang baik berbasis komputer.
Petugas pencatat tidak jelas Menjamin kerahasiaan karena
penanggung jawabnya dikarenakan penggunaan hanya dapat dilakukan oleh
3.
buku dapat digunakan oleh siapa saja. pengguna yang mempunyai user dan
password yang sudah diatur.
Alasan yang mendasari Dapat dengan mudah dilakukan
4. pengembangan sistem berbasis pengembangan misalnya dengan
komputer. penerapan berbasis online.
Kegiatan pengubahan data cenderung Kegiatan pengubahan data dapat
lebih susah dilakukan karena perlu dilakukan dengan mudah karena tidak
kegiatan pencatatan yang berulang- menyebabkan duplikasi pekerjaan yang
5.
ulang. sama, hanya melalui Form maka secara
otomatis Report juga akan bertambah
dengan sendirinya.
Kegiatan pencarian hanya dapat Kegiatan pencarian Compact Disk Media
dilakukan dengan mencari satu- Pembelajaran dapat dilakukan dengan
6. persatu pada buku catatan. mudah hanya dengan mengguakan
tombol search atau Alternatif dengan
tombol Ctrl+F.
7. Kodisi Compact Disk sulit terdeteksi Kondisi Compact Disk dapat diketahui
karena keterbatasan sistem manual ini dengan mudah apakah terdapat ditempat

7
perlu dibaca secara keseluruhan. atau masih dipinjam dengan melihat pada
kolom ketengan.

G. Rancangan Prosedur (Flowchart)


- Alur Peminjaman CD-Media

Peminjaman Compact
Disk Media Pembelajaran

Data Peminjam

Pencatatan Peminjam
(Form Ms. Access)

Report Peminjaman Program Peminjaman File Peminjam


Compact Disk Media Compact Disk Media
Pembelajaran Pembelajran.

- Alur Rekap Kas Denda Pengembalian Buku

Pemasukan dan
Pengeluaran Kas Denda

Penggunaan Kas Denda Keterlambatan


Denda

Pencatatan Pengeluaran Pencatatan Pemasukan


Kas Denda Kas Denda
Report Pemasukan dan
(FormKas
Ms.Denda
Access) Pengeluaran Kas Denda (Form Ms. Access)
Rekap Program Rekap Kas Rekap Kas 8
Denda
Denda