Anda di halaman 1dari 9

Malang, 24 April 2017

No : 01/KAP/IV/2017
Lampiran :-
Perihal : Laporan Hasil Audit Manajemen

Kepada
Yth, Direktur PT Indojewel
Di Malang

Kami telah melakukan audit atas program pelatihan karyawan yang telah dilakukan PT
Indojewel periode 2007/2008. Audit kami tidak dimaksudkan untuk memberikan pendapat atas
kewajaran laporan keuangan perusahaan dan oleh karenanya kami tidak memberikan pendapat
atas laporan keuangan tersebut. Audit kami hanya mencakup bidang kepegawaian dalam PT
Indojewel. Audit tersebut dimaksudkan untuk menilai ekonomisasi (kehematan), efisiensi (daya
guna), dan efektivitas (hasil guna). Saran perbaikan atas program pelatihan karyawan telah
diberikan untuk meningkatkan keterampilan karyawan, sehingga diharapkan di masa yang akan
datang perusahaan dapat dicapai perbaikan atas kekurangan tersebut dan perusahaan dapat
beroperasi dengan lebih ekonomis, efisien, dan lebih efektif dalam mencapai tujuannya.

Hasil audit kami sajikan dalam bentuk laporan audit yang meliputi :
Bab I : Informasi Latar Belakang
Bab II : Kesimpulan Audit yang Didukung dengan Temuan Audit
Bab III : Rekomendasi
Bab IV : Ruang Lingkup Audit

Dalam melaksanakan audit kami telah memperoleh banyak bantuan, dukungan, dan kerja
sama dari berbagai pihak baik jajaran direksi maupun staf yang berhubungan dengan
pelaksanaan audit ini. Untuk itu kami mengucapkan terima kasih atas kerja sama yang telah
terjalin dengan baik ini.

Kantor Akuntan Publik & Management Consultant


Rawiatmaja & Partner

Tn.Kris Palguna
Bab I
Informasi Latar Belakang

PT. Indojewel merupakan perusahaan yang bergerak di bidang produksi perhiasan


berbahan dasar mutiara dan emas. PT. Indojewel menggunakan mutiara yang merupakan hasil
pembudidayaan sendiri dan menggunakan emas yang berasal dari pasar dalam negri. Desain
produk perhiasan ini sudah cukup dikenal pasar. Dan desain merupakan hasil pengembangan dari
bagian litbang perusahaan yang dipimpin oleh tenaga ahli.
PT. Indojewel ini memiliki 1.500 karyawan tetap dan kurang lebih 75 karyawan kontrak
yang dipekerjakan sebagai staf produksi di divisi budidaya Mutiara dan cleaning service di
seluruh divisi perusahaan. Perusahaan ini juga menerapkan teknologi maju dalam produksi
perhiasannya dengan nilai investasi Rp 1,75 triliun untuk perangkat keras dan Rp 500 miliar
untuk perangkat lunak.

Susunan direksi Perusahaan adalah sebagai berikut :


1. Direktur Utama : Tn. Kevin Suparno
2. Direktur Akuntansi dan Keuangan : Tn. Cecep Mulyadi
3. Direktur Pemasaran : Nn. Sandra Gultom
4. Direktur Produksi : Tn. Steve Handayana
5. Manajer Sumber Daya Manusia : Tn. Syam Nugroho

Sedangkan tujuan dilakukannya audit adalah untuk :


1. Menilai tingkat kegagalan produksi disebabkan oleh kurang terampilnya karyawan dalam
mengoperasikan mesin baru.
2. Menilai program pelatihan karyawan yang dilaksanakan belum mampu meningkatkan
keterampilan karyawan dalam mengoperasikan mesin baru.
3. Memberikan berbagai saran perbaikan atas kelemahan dari Program Pelatihan Karyawan yang
ditemukan oleh auditor.
Bab II
Kesimpulan Audit

Berdasarkan temuan yang kami peroleh selama audit yang kami lakukan, kami dapat
menyimpulkan sebagai berikut.

1. Kondisi :

a. Mesin baru yang digunakan perusahaan telah dilengkapi manual penggunaannya,


tetapi untuk memahami manual tersebut dan mampu menggunakannya sesuai
dengan standar manual tersebut perlu dilakukan pelatihan intensif, dengan
mempraktikkannya dilokasi mesin tersebut dioperasikan. Sementara pelatihan
yang dilakukan adalah pelatihan klasikal di kelas untuk memahami petunjuk
tersebut. Konfirmasi kepada manajer SDM diperoleh informasi tidak tersedia
cukup dana untuk melanjutkan pelatihan sampai pada praktik lapangan.
b. Perusahaan tidak memiliki rencana pelatihan periodik dan menentukan program
pelatihan berdasarkan permintaan manajer lini yang harus terealisasi dalam waktu
singkat tanpa melalui suatu identifikasi untuk menentukan pelatihan apa yang
sesungguhnya dibutuhkan karyawan.

c. Perusahaan hanya menganggarkan biaya pelatihan sebesar 0,25% selama satu


tahun dari laba bersih setelah pajak tahun sebelumnya. Untuk tahun 2008 biaya
pelatihan didasarkan pada laba bersih setelah pajak tahun 2007 yang mencapai
sebesar 650,75 miliar.
d. Terjadi penurunan produk gagal menjadi 18% dibandingkan 20% tahun lalu.
e. Tidak ada penilaian keberhasilan pelatihan secara formal sehingga tidak ada
dokumen atau catatan yang bisa dipertanggungjawabkan atas penilaian hasil
pelatihan yang telah dilakukan.
f. Dari hasil kuesioner yang disebarkan kepada karyawan yang telah mengikuti
pelatihan tahun 2008 diperoleh temuan sebagai berikut:
Sebesar 35% dari peserta menjawab bahwa materi pelatihan sesuai dengan
kebutuhannya untuk meningkatkan keterampilan.
Sebesar 12,5% peserta menjawab metode pelatihan sesuai dengan materi
pelatihan yang diberikan.
Hanya sebesar 35% menjawab keterampilannya meningkat setelah
mengikuti pelatihan.
Sebesar 80% peserta menjawab bahwa waktu pelatihan terlalu singkat dan
tidak cukup waktu bagi mereka untuk memahami materi yang diberikan
dalam pelatihan tersebut.
g. Sebanyak 40% kegagalan produk terjadi dalam proses produksi, 35% pada proses
pengepakan, dan 25% pada proses penggudangan dari keseluruhan biaya
kegagalan produk yang terjadi pada tahun 2008 sebesar Rp 825,25 juta.
h. Pengenmbalian produk oleh pelanggan yang terjadi selama tahun 2008 sebesar
7,5% dari total penjualan Rp 7,5 triliun.

2. Kriteria :
a. Tujuan pelatihan dan pengembangan karyawan harus dirumuskan dengan jelas
dan disosialisasikan ke seluruh manajer lini. Tujuan pelatihan adalah untuk :
Meningkatkan keterampilan karyawan.
Menurunkan kegagalan produk sampai pada tingkat 2,5%.
Menurunkan pemborosan penggunaan sumber daya.
Menurunkan kecelakaan kerja karyawan serta meningkatkan motivasi
kerja dan kebanggaan karyawan terhadap pekerjaannya.
b. Rencana pelatihan dan pengembangan karyawan harus disusun secara periodik
bersama dengan penyusunan anggaran perusahaan.
c. Program pelatihan dirumuskan berdasarkan hasil identifikasi terhadap kebutuhan
pelatihan sebelum program ditetapkan. Identifikasi meliputi :
Penentuan jenis dan bentuk keterampilan yang dibutuhkan karyawan
sehingga mampu berkontribusi maksimal kepada perusahaan.
Melakukan penilaian secara periodik untuk mengidentifikasi topik
pelatihan yang tepat.
Melakukan penilaian terhadap pelatihan yang telah dilakukan untuk
mendapatkan umpan balik bagi perbaikan pelatihan berikutnya.
Melakukan benchmarking pada industri yang sama yang lebih berhasil
dalam mengelola program pelatihan dan pengembangan.
d. Pengelolaan pelatihan karyawan harus didukung anggaran yang memadai.
e. Laporan biaya kualitas harus terdokumentasi untukk menyediakan informasi
sebagai umpan balik dalam meningkatkan kualitas proses dan produk yang
dihasilkan.

3. Penyebab :
a. Pelatihan dilakukan ketika ada permintaan dari departemen. Pelatihan karyawan
bersifat situasional. Perusahaan tidak memiliki rencan pelatihan periodik.
b. Pelatihan tersebut dilakukan tanpa mengidentifikasi pelatihan apa yang
sebenarnya dibutuhkan oleh karyawan.
c. Pelatihan yang dilakukan merupakan pelatihan yang berisifat klasikal di kelas
untuk memahami petunjuk manual (hanya teorinya saja). Padahal karyawan
membutuhkan pelatihan yang intensif dengan langsung mempraktikan di lokasi
mesin dioperasikan.
d. Pelatihan dilakukan dalam waktu yang relative singkat dan tidak cukup waktu
bagi karyawan untuk memahami materi yang diberikan dalam pelatihan.
e. Dana untuk pelatihan sampai pada tahap praktik lapangan tidak tersedia. Karena
perusahaan rupanya hanya menganggarkan sebesar 0,25% untuk periode satu
tahun dana dari laba bersih.
f. Tingkat keberhasilan dari pelatihan yang dilakukan tidak dinilai efektifitas dan
efisiensinya, sehingga tidak ada pencatatan yang bisa dipertanggungjawabkan atas
penilaian hasil pelatihan yang telah dilakukan.

4. Akibat :
a. Kemampuan karyawan dalam pengoperasian mesin produksi yang baru sangat
minim. Sehingga karyawan merasa sangat kesulitan dalam mengoperasikan
mesin. Hal ini mengakibatkan banyak produk yang rusak.
b. Banyak bahan yang terbuang karena rusak dalam proses dan banyak juga produk
yang harus dikerjakan ulang karena tidak sesuai standar.
c. Banyaknya produk yang rusak dan tidak sesuai dengan standar mengakibatkan
banyak produk yang dikembalikan. Tingkat pengembalian mencapai 7,5% dari
total penjualan pada tahun 2008. Dan pesanan dari gerai-gerai mengalami
penurunan.
d. Kegagalan produk dan pemborosan dalam proses produksi mengakibatkan harga
pokok produksi meningkat sebesar 12,5%.
e. Harga pokok produksi yang turun mengakibatkan laba kotor mengalami
penurunan. Pada tahun 2007 perusahaan mencapai penjualan Rp 9 triliun,
sedangkan pada tahun 2008 total penjualan hanya sebesar Rp7,5 triliun.

5. Pejabat yang bertanggungjawab :


a. Direktur Akuntansi dan Keuangan
b. Direktur Produksi
c. Manajer SDM

DAFTAR RINGKASAN TEMUAN AUDIT

No Kondisi Kriteria Penyebab Akibat


1 Tingkat Tujuan pelatihan & Tidak adanya tujuan Banyak produk gagal
pengembalian pengembangan pelatihan yang jelas. yang dihasilkan dan
produk tinggi. karyawan dirumuskan Pelatihan tidak produk tidak sesuai
Sebesar 7,5% dari & disosialisasikan dilakukan secara dengan harapan
total penjualan Rp dengan jelas. Agar periodik dan pelatihan pelanggan, sehingga
7,5 triliun. tingkat kegagalan kurang maksimal banyak barang yang
produk bisa turun karena hanya sampai dikembalikan.
pada tingkat 2,5%. tahap klasikal.
Sehingga
pengembalian produk
bisa berkurang.
2 Pelatihan karyawan Program pelatihan Tidak adanya jadwal Pelatihan yang
bersifat situasional karyawan harus dibuat pelatihan yang pasti. diberikan tidak sesuai
dan tidak melihat secara periodik, rutin Pelatihan baru akan dengan kebutuhan
kebutuhan pelatihan dan jumlah anggaran dilakukan setelah dari karyawan.
yang tepat bagi pelatihan dinaikan. adanya permintaan Karyawan tidak
karyawan. Harus ada identifikasi dari manajer lini. memiliki waktu yang
jenis pelatihan apa cukup untuk
yang dibutuhkan memahami materi.
untuk karyawan. Agar
pelatihan efektif.
3 Pelatihan karyawan Program pelatihan Karena anggaran yang Karyawan kurang
hanya bersifat karyawan harus diberikan untuk paham saat
klasikal. sampai pada tahap pelatihan sangat melakukan praktik
praktik lapangan. minim yaitu sebesar penggunaan mesin
0,25% selama satu secara langsung,
tahun, maka pelatihan sehingga
yang diberikan mengakibatkan
menjadi terbatas dan banyak produk cacat.
hanya bisa sampai
tahap pemahan,am
petunjuk manual
mesin.
4 Tidak ada Program pelatihan Perusahaan tidak Tingkat keberhasilan,
pendokumentasian yang sudah terlaksana memberlakukan kegagalan, atau
hasil evaluasi atas harus dievaluasi dan sistem evaluasi dan kekurangan dari
pelatihan karyawan evaluasi tersebut harus pencatatan atau program pelatihan
yang dilakukan. didokumentasikan. pendokumentasian tidak bisa diketahui.
Agar tingkat dari program pelatihan Sehingga perusahaan
efektifitas dan yang telah tidak tahu pelatihan
efisiensi dari pelatihan dilaksanakan. apa yang seharusnya
dapat diketahui. diterapkan pada
karyawan.
5 Biaya yang Program pelatihan Jumlah anggaran Pelatihan yang
dianggarkan untuk karyawan harus pelatihan sudah dilakukan menjadi
pelatihan hanya didukung dengan ditentukan oleh terbatas. Karyawan
sebesar 0,25% untuk anggaran yang direktur keuangan hanya diberikan
satu tahun. memadai. tanpa ada pelatihan klasikal
pertimbangan dari (pemahaman
manajer lini. Sehingga petunjuk manual).
anggaran yang Sehingga pemahan
diberikan tidak praktik lapangan
mampu mencukupi karyawan sangat
kebutuhan pelatihan minim.
karyawan.
6 Karyawan kesulitan Tujuan pelatihan dan Kesulitan yang Volume produk yang
dalam pengoperasian pengembangan dimiliki karyawan dihasilkan lebih
mesin baru. karyawan harus karena kurangnya rendah dari tahun
dirumuskan dan dana untuk pelatihan sebelumnya. Terjadi
disosialisasikan sehingga pelatihan pemborosan proses
dengan jelas agar pada karyawan sangat produksi. Banyak
dapat meningkatkan minim hanya sampai barang rusak dan
keterampilan pemahaman petunjuk barang tidak sesuai
karyawan dan manual. harapan sehingga
menurunkan tingkat pengembalian
pemborosan barang tinggi. Dan
penggunaan sumber laba koor perusahaan
daya. mengalami
penurunan yang
berarti.
Bab III
Rekomendasi

Hasil audit yang dilakukan menemukan beberapa kelemahan yang harus menjadi perhatian
manajemen di masa yang akan datang. Kelemahan ini dikelompokkan menjadi 2 (dua), yaitu :
1. Kelemahan terjadi akibat keterbatasan dana yang disediakan oleh departemen akuntasi
dan keuangan.
2. Kelemahan terjadi akibat tidak adanya identifikasi atas program pelatihan yang benar-
benar dibutuhkan oleh karyawan.
3. Kelemahan terjadi akibat tidak adanya rencana pelatihan yang bersifat periodik.
4. Kelemahan terjadi akibat tidak adanya evaluasi dari program pelatihan karyawan.
Atas keseluruhan kelemahan yang terjadi, maka diberikan rekomendasi sebagai koreksi atau
langkah perbaikan yang dapat diambil oleh manajemen untuk memperbaiki kelemahan tersebut.

Rekomendasi :
1. Anggaran dana untuk program pelatihan harus ditambah jumlahnya, agar perusahaan
dapat memberikan pelatihan sampai pada tahap praktik. Dan keterampilan yang dimiliki
karyawan dapat memenuhi kebutuhan produksi perusahaan.
2. Perusahaan harus menyusun rencana pelatihan dan pengembangan karyawan secara
periodik bersama dengan penyusunan anggaran perusahaan.
3. Perusahaan harus melakukan evaluasi terhadap program pelatihan yang dilakukan . agar
perusahaan dapat mengetahui tingkat keberhasilan dari pelatihan dan mengetahui tingkat
keterampilan yang dimiliki oleh karyawan.
4. Sebelum mengadakan pelatihan, persahaan harus mengidentifikasi untuk melakukan
pelatihan apa yang sesungguhnya dibutuhkan karyawan.
Keputusan untuk melakukan perbaikan atas kelemahan ini sepenuhnya ada pada manajemen,
tetapi jika kelemahan ini tidak segera diperbaiki kami mengkhawatirkan terjadi akibat yang lebih
buruk pada Produksi Perusahaan di masa yang akan datang.

BAB IV
RUANG LINGKUP AUDIT

Sesuai dengan penugasan yang kami terima, audit yang kami lakukan hanya meliputi
masalah Program Pelatihan Karyawan PT Indojewel untuk periode tahun 2007/2008. Audit kami
mencakup penilaian atas kecukupan sistem pengendalian manajemen Program Pelatihan
Karyawan yang telah dilaksanakan oleh Perusahaan, bagian yang bertanggung jawab atas
program pelatihan karyawan dan aktivitas program pelatihan karyawan itu sendiri.