Anda di halaman 1dari 8

CHAPTER 7

PERFORMING EFFECTIVE INTERNAL AUDITS

Auditor internal yang efektif berfungsi sebagai satu kumpulan garis depan mata dan
telinga untuk komite audit dan manajemen senior, dan harus melakukan lebih dari sekedar
meninjau perusahaan yang sesuai dengan dokumentasi dan prosedur yang dipublikasikan.
Auditor internal mengunjungi fasilitas dimana sesungguhnya perusahaan bekerja yang
dipertahankan yaitu melaksanakan dan mencatat, mengamati operasi dan menyediakan
laporan tingkat manajemen. Auditor internal kemudian dapat mengamati dan mengembangkan
pemahaman tentang proses di tempat dan desain dan melakukan tes yang sesuai untuk
mengevaluasi mendukung pengendalian internal.

Organizing and Planning Internal Audits


Langkah-langkah secara keseluruhan dan proses untuk mengorganisasikan dan
perencanaan audit internal memerlukan pemahaman umum mengenai The Institute of Internal
Auditors (IIAs) International Standards for the Professional Practice of Internal Auditing.
Audit internal membutuhkan berbagai keterampilan dan pengetahuan yang tidak dapat
digambarkan sebagai satu kumpulan urutan kegiatan tetapi mencakup banyak kegiatan yang
saling terkait.
Namun, sebelum fungsi audit internal dapat memulai audit apapun, perlu beberapa
blok bangunan di tempat untuk mendirikan sebuah fungsi audit internal yang efektif. Blok
pondasi bangunan audit internal meliputi:
Rencana efektif organisasi dan anggaran dasar untuk melancarkan kegiatan audit
internal.
Rencana jangka panjang atau rencana audit tahunan.
Standar dan pendekatan yang efektif untuk melakukan audit internal keseluruhan.
Dimulai dengan langkah-langkah untuk perencanaan audit internal dan kemudian
melanjutkan melalui berbagai proses audit.

Internal Audit Preparatory Activities


Audit harus dimulai sebagai elemen yang dijadwalkan dalam perencanaan tahunan
audit internal dan proses penilaian risiko, melalui manajemenatau permintaan khusus panitia
audit, atau sebagai respons terhadap kejadian yang tidak direncanakan, seperti penemuan dari
penipuan, peraturan baru, atau peristiwa ekonomi yang tidak terduga. Beberapa audit internal
akan memperbarui atau mengulangi tinjauan yang dilakukan pada periode sebelumnya, seperti
memperbarui beberapa pengendalian internal dan pengujian sebagai bagian dari tinjauan dari
Sarbanes-Oxley (Sox) Pasal 404, tapi audit internal memiliki kebutuhan untuk memulai
memeriksa secara teratur.
Setelah audit internal telah mengembangkan rencana kerja untuk tahun mendatang,
perencanaan dan penjadwalan audit internal individu sering dapat menjadi tantangan.
Meskipun baik pemikiran-rencana luar, acara terjadwal, permintaan dari manajemen, atau
situasi yang tidak menguntungkan seperti hasil dari audit lainnya dapat menyebabkan
perubahan dalam audit internal rencana jangka panjang.

a) Tujuan Audit
Audit internal harus menetapkan rencana umum untuk kegiatan audit internal yang biasanya
mencakup periode tahun fiskal. Rencana-rencana jangka panjang didasarkan pada manajemen
dan permintaan komite audit, kemampuan staf audit, sifat pekerjaan audit sebelumnya, sumber
daya yang tersedia, dan risiko umum yang dihadapi perusahaan. Cara yang efektif untuk
menggambarkan rencana-rencana audit internal adalah melalui memo perencanaan audit.
Memo adalah dokumen awal yang penting untuk kertas kerja.

b) Penjadwalan Audit dan Waktu Perkiraan


Audit internal harus dilakukan dalam periode tertentu. Staf utama anggota internal audit dan
manajer harus telah berpartisipasi dalam proses perencanaan dan menyadari kebutuhan yang
sedang berlangsung untuk penyesuaian rencana berikutnya. Awal waktu perkiraan ditetapkan
dan kerangka waktu yang ditentukan untuk melakukan audit.

c) Survei Awal
Risiko rencana audit berbasis tahunan jangka panjang serta perencanaan memo tingkat tinggi
harus dibuat dengan pengetahuan tentang daerah yang diharapkan akan diaudit. Jika rencana
adalah untuk peninjauan terhadap suatu daerah yang sebelumnya diperiksa, langkah pertama
yang baik harus menjadi awal survei yang mengumpulkan bahan latar belakang tentang entitas
yang akan diaudit. Survei ini sering menjadi tanggung jawab manajemen audit atau auditor
yang ditunjuk. Item ini harus ditinjau ulang, jika tersedia selama survei awal audit internal:
Tinjauan workpapers sebelumnya.
Tinjauan laporan audit sebelumnya.
Entitas organisasi.
Bahan-bahan audit yang terkait.

Starting the Internal Audit


Langkah pertama dalam memulai audit internal yang sebenarnya adalah untuk
menginformasikan kelompok atau organisasi yang akan diaudit-pihak yang diaudit-audit
internal memiliki jadwal. Meskipun audit internal akan menyiapkan memo perencanaan
sebagai dokumentasi untuk file audit internal sendiri, fungsi yang akan diaudit harus informasi
dari audit internal yang direncanakan. Satu-satunya pengecualian aturan ini akan menjadi
penipuan yang berhubungan dengan investigasi. Sebuah surat keterlibatan harus
memberitahukan manajemen audit:
a) Alamat
b) Tujuan dan ruang lingkup audit.
c) Tanggal mulai dan durasi yang direncanakan audit.
d) Bertanggung jawab untuk melakukan meninjauan (Review).
e) Persiapan Kebutuhan Lanjutan.
f) Salinan Surat Keterlibatan.
g) Laporan Operasi lainnya.

Developing and Preparing Audit Programs


Untuk mencapai konsistensi audit, auditor internal harus menggunakan apa yang disebut
program audit untuk melakukan prosedur audit dengan cara yang konsisten dan efektif untuk
sejenis audit. Program mengacu pada satu set prosedur auditor mirip dengan langkah-langkah
dalam program komputer, instruksi yang pergi melalui instruksi program yang sama setiap
kali proses dijalankan. Ini merupakan pilihan auditor yang terbaik metode mendapatkan
pekerjaan dan berfungsi sebagai dasar untuk mencatat langkah- langkah kerja yang dilakukan.
a) Format dan Penyusunan Program Audit
Program audit adalah prosedur yang menggambarkan langkah-langkah dan tes yang akan
dilakukan oleh auditor internal ketika benar-benar melakukan penelitian lapangan. Program
ini harus diselesaikan setelah selesainya survei awal dan lapangan dan sebelum memulai audit
yang sebenarnya. Program biasanya mengikuti salah satu dari tiga format umum: (1) satu set
prosedur audit umum, (2) audit prosedur dengan petunjuk rinci untuk auditor, atau (3) daftar
checklist untuk tinjauan kepatuhan.

b) Jenis Bukti Audit


IIA standar profesional menyatakan bahwa auditor internal harus memeriksa dan
mengevaluasi informasi tentang semua hal yang berkaitan dengan tujuan audit yang
direncanakan. Informasi ini, yang disebut bukti audit, mencakup segala sesuatu sebuah review
auditor internal atau mengamati. Auditor internal harus mengumpulkan bukti audit untuk
mendukung evaluasi-apa auditor standar audit internal sebut cukup, bukti yang kompeten,
audit yang relevan, dan berguna.

Performing the Internal Audit


Langkah pertama dalam mengumumkan audit yang direncanakan dan menentukan tujuan dan
ruang lingkup, yang ditugaskan tim audit, dan periode waktu perkiraan. Sebuah surat tunggal
keterlibatan biasanya cukup, namun, dalam beberapa situasi audit, mungkin ada cukup
interval waktu antara survei lapangan awal dan audit yang sebenarnya. Surat penunjukan garis
besar pengaturan untuk audit internal yang direncanakan.

a) Prosedur Awal Penelitian Lapangan Audit Internal


Audit internal dapat menyebabkan gangguan dan masalah dalam operasi sehari-hari. Auditor
dan anggota tim audit harus memulai pertemuan dengan anggota yang memadai dari
manajemen audit untuk rencana pendahuluan audit, termasuk daerah yang akan diuji, laporan
khusus atau dokumentasi yang diperlukan, dan personil untuk diwawancarai. Auditor harus
meminta bahwa menghubungi manajemen mempengaruhi anggota organisasi untuk
menyediakan jadwal pekerjaan audit yang direncanakan.
b) Penelitian lapangan Audit Bantuan Teknis
Survey lapangan atau program pengembangan proses audit harus mengidentifikasi setiap
kebutuhan teknis khusus untuk melakukan audit, namun masalah lainnya yang membutuhkan
dukungan teknis bisa saja timbul dalam perjalanan dari lapangan audit. Demikian pula, auditor
internal dapat menemukan sebuah aplikasi khusus IT, dengan pertimbangan pengendalian,
Jika ada masalah teknis, auditor harus mencari bantuan sesegera mungkin.

c) Monitoring Penelitian lapangan audit Manajemen


Jika audit internal meliputi jangka waktu yang luas atau tingkat sumber daya yang diperlukan,
manajemen audit internal harus meninjau kemajuan audit yang sering dan memberikan arahan
teknis melalui kunjungan dan komunikasi. Tinjauan ini melengkapi pekerjaan yang sedang
berlangsung auditor di-charge, yang merupakan bagian dari staf lapangan. Frekuensi dan
tingkat kunjungan ini akan tergantung pada kekritisan dari tinjauan, pengalaman staf
ditugaskan, dan ukuran tinjauan. Tujuan dari kunjungan ini harus meninjau pekerjaan dalam
penyelesaian dan membantu menyelesaikan segala masalah yang dihadapi.

d) Potensi Temuan Audit


Setiap kali auditor internal menemukan kekurangan audit yang potensial, ringkasan singkat
dari kondisi yang ditemukan dan temuan potensi dan rekomendasi harus disiapkan. Temuan
awal mungkin telah dikembangkan oleh auditor, hal ini untuk mendokumentasikan sifat
temuan audit potensial, dan menganalisis kesalahan. Ini mungkin menjadi dasar bagi temuan
audit laporan untuk masa depan. Temuan audit awal biasanya memiliki unsur-unsur:
1. Identifikasi temuan ini hanya sebuah nomor identifikasi untuk audit dan deskripsi
temuan potensial.
2. Kondisi.
3. Referensi dengan pekerjaan audit didokumentasikan.
4. Auditor awal rekomendasi.
5. Hasil membahas findin dengan manajemen.
6. Fitur disposisi dari masalah ini.

e) Audit Program dan Jadwal Modifikasi


Program audit adalah panduan menyeluruh untuk melaksanakan audit internal. Dikembangkan
dari data survei awal dan dari setiap audit internal pada file terakhir, dan dapat disesuaikan
selama pemeriksaan. Auditor harus responsive menganai bukti baru, perubahan dalam sistem
pendukung, dan perubahan lain dalam kondisi. Kebutuhan untuk modifikasi program audit
paling umum ketika audit internal telah mengembangkan program audit umum untuk
digunakan dalam review dari unit serupa tetapi tidak identik

f) Pelaporan Temuan Awal Audit kepada Manajemen


Sebuah penekanan dalam audit internal adalah identifikasi wilayah di mana unit ditinjau tidak
memenuhi dengan baik prosedur pengendalian internal dan dimana perbaikan diperlukan.
Wilayah-wilayah tersebut akan didokumentasikan selama kegiatan audit melalui penggunaan
titik atau lembaran-temuan dan dokumen. Meskipun item audit potensial harus didiskusikan
dengan supervisor yang langsung bertanggung jawab, tim audit juga harus mengkaji dengan
manajemen unit sebelum meninggalkan lapangan untuk tugas audit.

Wrapping Up the Audit Internal Bidang Engagement


Audit internal harus dikelola dengan cara yang sama seperti proyek besar- waktu personil dan
sumber daya lainnya. Baik personel sumber daya dan biaya lain harus direncanakan dan
dianggarkan secara rinci. Kinerja audit secara aktual harus dicatat dan diukur terhadap waktu
yang ditetapkan dan anggaran berbasis biaya untuk menganalisis dan memperbaiki setiap
variasi yang signifikan. Tentu saja, produk kerja audit internal yang paling penting adalah
laporan audit resmi, bersama dengan temuan dan rekomendasi, yang diberikan kepada komite
audit.

Performing an Individual Internal Audit


Audit internal harus dikelola dengan cara yang sama seperti proyek besar membutuhkan
waktu personil dan sumber daya lainnya dan mengakibatkan deliverable didefinisikan. Kedua
sumber daya personil dan biaya lainnya harus direncanakan dan dianggarkan pada tingkat
rinci. Audit internal yang besar dan kompleks pada proses dengan banyak kegiatan. Konsep di
balik tema CBOK adalah untuk menyorot bidang pengetahuan yang penting bagi setiap
auditor internal. Sementara laporan audit internal merupakan produk kerja yang penting,
kemampuan untuk merencanakan dan melaksanakan audit internal individu adalah kunci
pengetahuan.

Chapter 14
Understanding Project Management

Project dari manajemen adalah kemampuan yang paling penting untuk banyak perusahaan
yang profesional, apakah group dari bagian pemasaran dapat meluncurkan produk baru, tim
dari TI dapat menjalankan sebuah aplikasi yang baru atau senior managemen dapat
mengorganisasi pencabutan dari unit bisnis.

14.1 Project Management Processes


Masyarakat di area lain perusahaan akan meminta untuk mengorganisasi proyek untuk
mengestimasi beberapa upaya penting, dan mengorganisasi dan upaya perencanaan seperti
proyek yang berarti keadaan berbeda untuk orang yang berbeda pula.
Dalam sejarahnya, project managemen mempunyai definisi konsep yang buruk.
Penerbitan yang paling signifikan adalah dokumen standar yang disebut project Management
Book of Knowledge (PMBOK), panduan komprehensif untuk semua aspek dari proses
manajemen proyek.
(a) Project management book of knowledge
PMBOK versi 3 mendefinisikan manajemen proyek terdiri dari lima kelompok proses
dasar dan sembilan bidang pengetahuan yang merupakan unsur dari hampir semua
proyek. Kelima dasar kelompok proses manajemen proyek adalah:
1. Insiasi
2. Perencanaan
3. Mengeksekusi/melaksanakan/menjalankan
4. Mengontrol
5. Penutupan
PMBOK mendiskripsikan bagian dari sembilan bidang pengetahuan pada setiap terms
dalam inputs, peralatan dan outputs. Diskripsi bidang pengetahuan dalam waktu
proyek managemen PMBOK ini meliputi inputs, peralatan dan bagian output pada:
Mendefinisikan aktivitas proyek
Mengurutkan aktivitas proyek
Mengestimasi sumber aktivitas
Mengestimasi durasi aktivitas
Mengembangkan jadwal proyek

(b) Developing a Project Management Plan


PMBOK adalah sebuah sumber untuk membantu internal audit untuk merencanakan
dan menjalankan proyek audit internal mereka. Setiap elemen dari PMBOK dijelaskan
dalam hal input, ouput, peralatan dan teknik untuk daerah proses. Input yang
diperlukan dalam proses ini, berikut adalah penomoran dari PMBOK :
1. Karakter dari proyek
2. Pernyataan lingkup dari proyek
3. Output dari proses perencanaan
4. Faktor dari lingkungan perusahaan
5. Aset proses organisasi
14.2 PMBOK Program and Portfolio Management
Program pengelolaan proyek terdiri dari serangkaian proyek terkait yang dikelola secara
terkoordinasi untuk mendapatkan manfaat dan kontrol yang tidak dapat diperoleh dari
pengelolaan proyek-proyek ini secara terpisah. Program umumnya terdiri dari pekerjaan
terkait yang mungkin berada di luar lingkup masing-masing proyek
Beralih ke tingkat yang lain, manajemen portofolio mengacu pada koleksi proyek,
program, dan pekerjaan lain yang dikelompokkan bersama untuk memfasilitasi manajemen
efektif mereka.
PMI juga telah merilis standar untuk manajemen program dan portofolio, Standar
Program Manajemen PMI. Ini adalah praktik terbaik untuk pengelolaan beberapa proyek
terkait yang diukur dan dievaluasi sebagai sebuah program. PMI juga memiliki standar
pengelolaan portofolio yang serupa namun terpisah.

14.3 Organizational Process Maturity Model


Selain proyek mereka, program, dan praktik terbaik manajemen portofolio, PMI juga telah
merilis sebuah model kematangan proyek organisasi (OPM3) yang memberikan pandangan
tingkat korporat tentang praktik terbaik portofolio, program, dan praktik manajemen proyek.
Materi panduan OPM3 menguraikan proses empat langkah:
1. Prepare for Assessment.
2. Perform Assessment.
3. Plan for Improvements.
4. Implement Improvement.
5. Repeat the Process.

14.4 Using Project Management for Effective Internal Audit Plans


Proses perencanaan dan pelaksanaan audit internal, dengan menggunakan terminologi
PMBOK namun dari perspektif audit internal, dengan cara ini:
Project integration management.
Project scope management.
Project time management.
Project cost management.
Project quality management.
Project human resources management.
Project communications management
Project risk management
Project procurement management
14.5 Project Management Best Practices and Internal Audit
Praktik terbaik pengelolaan proyek yang efektif, sebagaimana didefinisikan dalam PMBOK,
merupakan CBOK penting untuk semua auditor internal, baik dalam mengembangkan proyek
audit internal dan dalam menilai kematangan praktik manajemen proyek selama tinjauan
mereka.
Auditor internal harus mengambil langkah untuk meningkatkan keterampilan dan
pengetahuan mereka dalam disiplin yang sangat penting ini. Auditor internal harus
menggunakan alat dan metode manajemen proyek sebagai bantuan untuk audit internal yang
lebih efisien dan efektif.