IDENTIFICACIN DE LA PRCTICA

MANUAL DE PROCEDIMIENTO ALCALDIA GUAYABAL TOLIMA

El tema a desarrollar en la prctica administrativa es la ELABORACIN DEL MANUAL

DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA TALENTO HUMANO DE LA
ALCALDIA MUNICIPAL ARMERO GUYABAL se busca realizar un instrumento de
trabajo que garantice la buena gestin en el desarrollo de todos los procedimientos que
realiza dicha gerencia.

Este trabajo realiza la revisin y anlisis de los procedimientos adoptados y aprobados

actualmente, los cuales se han venido desarrollando sin ningn instrumento que permita su
verificacin y evaluacin. Las evaluaciones y conceptos emitidos por los entes
controladores han evidenciado la necesidad de revisar los procesos y procedimientos, es de
esta manera que se hace necesario la elaboracin de un instrumento que reflejen las actuales
realidades y exigencias tanto internas como externas que aseguren la calidad de la gestin
financiera en el municipio.

Los manuales de Procesos y Procedimientos son un elemento del sistema de control

interno, que contiene informacin detallada, integral, de manera ordenada y sistemtica con
respecto a responsabilidades, funciones, sistemas y reglamentos de las diferentes
operaciones que realiza una entidad en todas sus reas, departamentos y servicios, es el
soporte tcnico que justifica y da sentido a la existencia de los cargos en la organizacin,
adicionalmente sirve como medio de supervisin y capacitacin para los nuevos empleados.

El rea de Talento Humano de la Alcalda Municipal de Guayabal no cuenta con un

Manual Especifico de Proceso y Procedimientos, que permita a los funcionarios
comprender en forma clara la naturaleza y el propsito de cada puesto de trabajo, por ello la
importancia de su diseo para ligar los objetivos y funciones generales de la entidad y las
funciones de las dependencias, con las de cada uno de los cargos que conforman la planta
de personal. Por lo tanto, la prctica administrativa se inscribe en un conjunto de
actividades desarrolladas en el marco de procesos de asesora y/o consultora.

OBJETIVO GENERAL

Elaborar un Manual de Procesos y Procedimientos para el talento humano de la Alcalda

Municipal de Guayabal, Tolima
OBJETIVOS ESPECFICOS

Realizar un diagnostico para establecer la situacin actual de Talento Humano de la

Alcalda Municipal
Establecer los procesos y procedimientos internos de talento Humano en relacin
con la misin, la visin y los objetivos institucionales.
Realizar el inventario de los procedimientos de Talento Humano
Disear un modelo para cada uno de los procesos que se desarrollan, y los
diagramas para cada uno de los procedimientos de Talento Humano.

MARCO TEORICO

El Manual de Procesos y Procedimientos es un elemento del Sistema de Control Interno, el

cual es un documento instrumental detallado e integral, que contiene, en forma ordenada y
sistemtica, instrucciones, responsabilidades e informacin sobre polticas, funciones,
sistemas y reglamentos de las distintas operaciones o actividades que se deben realizar
individual y colectivamente en una entidad, en todas sus reas, secciones, departamentos y
servicios.

OBJETIVOS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Desarrollar y mantener una lnea funcional de autoridad y responsabilidad para

complementar los controles de organizacin.
Definir claramente las funciones y las responsabilidades de cada departamento, as
como la actividad de la organizacin, esclareciendo todas las posibles lagunas o
reas de responsabilidad indefinida.
Poseer un sistema de informacin para la direccin y para los diversos niveles
ejecutivos basados en datos de registro y documentos contables, diseado para
presentar un cuadro lo suficientemente informativo de las operaciones, as como
para exponer con claridad, cada uno de los procedimientos.
Contar con un mecanismo dentro de la estructura de la empresa, conocido como la
evaluacin y autocontrol que asegure un anlisis efectivo y de mxima proteccin
posible contra errores, fraude y corrupcin.

VENTAJAS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripcin de

tareas, ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecucin.
Apoya en la induccin del puesto y al adiestramiento y capacitacin del personal ya
que describe en forma detallada las actividades de cada puesto de trabajo.
Sirve para el anlisis o revisin de los procedimientos de un sistema.
Permite establecer un sistema de informacin o bien modificar el ya existente.
 Sirve para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar
su alteracin arbitraria.
Determina en forma ms sencilla las responsabilidades por fallas o errores.
Facilita las labores de auditora y evaluacin del control interno.

MARCO CONCEPTUAL

PROCESO. Serie de actividades, acciones o eventos organizados interrelacionados,

orientados a obtener un resultado especfico y predeterminado, como consecuencia del
valor agregado que aporta cada una de las fases que se llevan a cabo en las diferentes etapas
por los responsables que desarrollan las funciones de acuerdo con su estructura orgnica.

PROCEDIMIENTOS. Mdulos homogneos que especifican y detallan un proceso, los

cuales conforman un conjunto ordenado de operaciones o actividades determinadas
secuencial mente en relacin con los responsables de la ejecucin, que deben cumplir
polticas y normas establecidas sealando la duracin y el flujo de documentos.

MANUAL. Herramienta o instrumento de una organizacin que recoge lo ms sustancial

de una materia, de manera didctica para facilitar su comprensin. Orienta y dirige a quien
lo consulta en la realizacin o manejo.

Los manuales deben cumplir con ciertos requisitos, para que cumplan con sus objetivos y
para que lleguen a ser efectivos. Estos requisitos son:

Indicar el quin, cmo, cundo, dnde y por qu, respecto a todos los procesos y
todos los participantes.
Producir informacin oportuna y utilizable para la administracin en forma
completa, concisa, clara y real.
Ser panormico o general para que pueda ser entendido por cualquier persona de la
compaa.
Ser flexible y rpidamente adaptable a cualquier cambio.
Ofrecer oportunidades para que todos los funcionarios puedan participar en su
realizacin, evaluacin y mejoramiento.
Ser didctico, es decir, que posea los medios para que el personal pueda ampliar sus
conocimientos y habilidades.

CONTROL INTERNO

Segn la ley 87 de 1993, se entiende por control interno el sistema Integrado por el
esquema de organizacin y el conjunto de los planes, mtodos, principios, normas,
procedimientos y mecanismos de verificacin y evaluacin adoptados por una entidad, con
el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, as como la
administracin de la Informacin y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas
constitucionales y legales vigentes dentro de las polticas trazadas por la direccin y en
atencin a las metas u objetivos previsto.

AMBIENTE DE CONTROL

El ambiente de control est soportado y afectado por la conciencia de su personal, el cual es

la esencia de cualquier entidad, este es el fundamento de los dems componentes del
control interno, pues proporciona disciplina, integridad y la competencia de la gente, as
como sus atributos individuales y valores ticos en el ambiente en que opera la
administracin. El personal es el motor que dirige la entidad y el fundamento sobre el cual
todos los procesos administrativos funcionan.

POLTICAS DEL PROCESO DE PLANEACIN DEL TALENTO HUMANO

Comprende la planificacin de recursos humanos para el cumplimiento del servicio; el

diseo y la construccin de los perfiles del cargo y el manual de funciones de la entidad; la
administracin de la planta de cargos, la actualizacin de los sistemas de informacin de
personal a nivel nacional, el desarrollo de acciones estratgicas para la optimizacin del
talento humano, la determinacin de lineamientos en los planes operativos, proyectos de
cada uno de los procesos de talento humano, la participacin en la formulacin del
presupuesto y la consolidacin del plan de desarrollo de talento humano de la entidad.

1. La implementacin e implantacin del proceso de Planeacin del Talento Humano: en la

Administracin del Municipio, debe realizarse de acuerdo a la normatividad vigente y al
modelo de administracin de personal por competencias laborales.

2. La Administracin Central Municipal a travs de la Direccin de Desarrollo Administrativo en

coordinacin con todas las dependencias debe realizar un estudio anual de necesidades de personal,
basado en el conocimiento, desempeo tico, cargas laborales, competencias y pertinencia de todos
los servidores pblicos, ajustado a las necesidades de cada proceso. Atemperado en el Plan de
Desarrollo Municipal y ajustado a la normatividad vigente. Los directivos de cada una de las
dependencias deben aportar la informacin requerida para la consolidacin del mismo.

3. Toda vinculacin de personal a la Administracin Central Municipal de Guayabal indiferente de

su vinculo jurdico y exceptuando el cargo de eleccin popular, debe obedecer al desarrollo de un
estudio previo donde se determine y especifique la necesidad del personal, el perfil y competencias
requeridas, con el fin de dar cumplimiento a los objetivos de la entidad con austeridad y eficiencia.

4. El jefe de personal de la entidad o quien haga sus veces, debe definir y ejecutar de manera
transparente y tica el plan anual de vacantes, reconociendo de manera integral, las necesidades de
personal en todos los procesos, aplicando para ello tcnicas o metodologas validadas y teniendo en
cuenta los estudios financieros y fiscales. Los directivos de cada una de las dependencias debe
aportar la informacin requerida para la consolidacin del mismo.
5. En la Administracin Central del Municipio, la incorporacin de personal, la creacin
de nuevos empleos, o modificacin a la planta de cargos y de personal, se basa en la
aplicacin de los principios de racionalizacin y optimizacin de los recursos del estado y
estarn sujetas a consulta y previa autorizacin, cuando haya lugar de los entes asignados
para esta funcin en el orden Nacional y Territorial. (CNSC, DAFP y Concejo Municipal).
Su cumplimiento est a cargo de la Direccin de Desarrollo Administrativo en
Coordinacin con todo el nivel directivo de la entidad.

6. Bajo las directrices de la Direccin de Desarrollo Administrativo, se debe reportar la

informacin correspondiente a los cargos y personas vinculadas a nuestra entidad, incluso
las personas que se vinculan con la modalidad de prestacin de servicios, de acuerdo a los
requerimientos sealados en la norma o dispuestos por las entidades con dicha competencia
(Comisin Nacional del Servicio Civil, Departamento Administrativo de la Funcin
Pblica, y otras que designen para dichas competencias).

7. La Direccin de Desarrollo Administrativo, debe contar con un sistema de informacin

de personal automatizado que permita mantener la informacin actualizada en relacin con:
datos personales, vinculacin, formacin, experiencia fuera y dentro de la entidad,
ubicacin laboral discriminando la dependencia a la que el personal se encuentra adscrito,
el rea o proceso en que se desempea y dems novedades desde el ingreso hasta su retiro.
El sistema de informacin aplicativo, tambin debe permitir la administracin de la planta
de cargos, manteniendo actualizada la necesidad de cargos en cada uno de los procesos y la
distribucin de los mismos; con el fin de facilitar la toma de decisiones desde parmetros
tcnicos en acciones como traslados, planes estratgicos de rotacin, gestin del
conocimiento, entre otros.

8. El personal de nivel Directivo en coordinacin con la Direccin de Desarrollo

Administrativo deben satisfacer las necesidades de personal de acuerdo a los estudios
cualitativos y cuantitativos que se realicen al interior de la entidad, permitiendo el
aprovechamiento ptimo, dando prioridad a los conocimientos, experiencias, recursos
asignados y habilidades de cada uno de los servidores pblicos actuales de la
Administracin Central Municipal.

9. La Administracin Central Municipal de Guayabal a travs de la Direccin de Desarrollo

Administrativo y el personal de nivel directivo, debe adoptar medidas internas y externas de
cobertura, basadas en la potenciacin del recurso humano existente, permitiendo el libre
desarrollo de las habilidades y destrezas de los servidores pblicos.

10. La Direccin de Desarrollo Administrativo con el apoyo de todas las dependencias,

realiza el plan anual de vacantes de acuerdo a estudios tcnicos, ejecutando la actualizacin

de la medicin de cargas de trabajo por proceso, obedeciendo a modificaciones o

creaciones de nuevos procesos en cada una de las dependencias y mantendr conforme a
estos resultados actualizados, los requerimientos de personal por dependencia, por proceso
o rea de trabajo.

11. La Direccin de Desarrollo Administrativo en coordinacin con las dems dependencias

realiza los traslados de personal en la misma dependencia o entre ellas, slo obedeciendo a
mejoras en la prestacin del servicio o de los procesos, y debern contar con un estudio
tcnico previo donde se analicen criterios de necesidades de cargos y de personal en los
diferentes procesos y/o dependencias, educacin, formacin, experiencia, entre otros que se
requieran.

12. La designacin de un servidor pblico para laborar en otra dependencia, debe estar
soportado bajo acto administrativo que ser proferido por el nominador y/o su delegado. La
Direccin de Desarrollo administrativo debe comunicar formalmente a las partes
interesadas; el servidor trasladado en un trmino mximo de 15 das calendario, rendir
informe del estado actual de los procesos, procedimientos, actividades o tareas a su cargo al
jefe inmediato o quin ste designe y pasar a presentarse de forma inmediata a la
dependencia donde fue asignado.

13. Si las medidas de cobertura obedecen a una distribucin de responsabilidades entre el

talento humano existente, la Direccin de Desarrollo Administrativo o quin realice dicha
distribucin debe tener en cuenta la carga de trabajo del o los funcionarios y el nivel de
responsabilidad del cargo que se ocupa en nmina.

14. Es poltica de la Administracin Municipal, que cada una de las dependencias

mantengan una base de datos actualizada con relacin al talento humano adscrito a cada
una de ellas, en cuanto a aspectos relacionados con la ubicacin laboral (rea funcional),
procesos en los que participan y relacin de responsabilidades y/o tareas asignadas a cada
funcionario de acuerdo con el rea funcional, la cual peridicamente debe ser remitida a la
Subdireccin Administrativa de Recurso Humano, con el fin de mantener actualizada la
planta de cargos, de personal y realizar los planes de cobertura de talento humano

POLTICAS DE SELECCIN, VINCULACIN Y RETIRO DE PERSONAL

1. La seleccin de personal de la entidad se realizar de acuerdo al Modelo de

Administracin de Talento Humano, basado en competencias laborales, para lo cual
la Direccin de Desarrollo Administrativo debe identificar los requisitos del cargo
de acuerdo con el proceso o rea donde se requiera el empleo, con el objetivo
permanente de contribuir al cumplimiento de los planes de desarrollo y los fines de
la entidad. Estar sujeta a lo previsto por la ley.

2. Para la vinculacin de personal en la entidad, independiente de la modalidad jurdica

o tipo de vinculacin que se utilice, se debe realizar previamente una revisin del perfil
requerido y una valoracin de competencias, a travs de pruebas definidas con
anterioridad por la Direccin de Desarrollo Administrativo y cuando la modalidad de
vinculacin corresponde a un tipo de contratacin se analizarn las tcnicas a aplicar en
coordinacin con el proceso de Adquisicin de Bienes, Obras y Servicios y se solicitar
la asesora de la Direccin Jurdica de la Administracin Central Municipal de Santiago
de Cali. Ser responsabilidad del director administrativo o secretario de despacho
implementar dichas tcnicas de perfilacin y valoracin de competencias.

3. La Administracin Municipal, debe proyectar y garantizar la disponibilidad

presupuestal para la realizacin del concurso abierto de las vacantes definitivas que
tenga la entidad, y de acuerdo con las disposiciones de la Comisin Nacional del
Servicio Civil (CNSC), de lo cual sern responsables la Direccin de Desarrollo
Administrativo y el Departamento Administrativo de Hacienda Municipal conforme a
las responsabilidades asignadas en el Decreto Municipal extraordinario 0203 de 2001.

4. Los procesos de seleccin interna o cerrada, slo se realizarn en la Administracin

Central Municipal de Santiago de Cali, cuando no exista lista de elegibles vigente, y
deben efectuarse de acuerdo con lo establecido en la normatividad y directrices
impartidas por la Comisin Nacional del Servicio Civil.

5. La Administracin Municipal a travs de la Direccin de Desarrollo Administrativo,

debe desarrollar y/o adquirir instrumentos tcnicos actualizados, para la valoracin de
competencias en los procesos de seleccin internos que se realicen, as como para la
seleccin del personal requerido por prestacin de servicios.

6. La Direccin de Desarrollo Administrativo en los procesos de seleccin interna

realizar valoracin de competencias teniendo en cuenta la evaluacin de elementos de
educacin, formacin, experiencia, habilidades, destrezas y aptitudes especificas para el
empleo que se requiera proveer; adems de la verificacin de los resultados de
evaluacin del desempeo y planes de incentivos para los casos de encargos al personal
de carrera administrativa.

7. La Direccin de Desarrollo Administrativo en los procesos de seleccin interno

diseara una metodologa que especifique los parmetros de valoracin tanto
cuantitativa como cualitativa segn los requerimientos o perfil del cargo(s) a proveer, la
cual ser adoptada por resolucin y firmada por quien haga las veces de Subdirector
Administrativo de Recurso Humano, ello con el fin de facilitar la toma de decisiones y
proporcionar transparencia en el proceso de seleccin.

8. La Direccin de Desarrollo Administrativo cuando realice procesos de seleccin

internos o para proveer cargos temporales, debe conservar en medio magntico y con
parmetros de seguridad los resultados de las pruebas aplicadas a los candidatos junto
con la prueba y su periodo de conservacin debe adecuarse a las normas de gestin
documental.

9. Los informes de los resultados de la valoracin de competencias, son de

conocimiento de los profesionales y directivos responsables en el proceso de seleccin,
pero las pruebas como tal, slo sern administradas por los profesionales encargados y
competentes para la valoracin de las mismas o la entidad contratista, la cual tendr
dentro del sus responsabilidades contractuales, el mantener la seguridad,
confidencialidad y transparencia en el proceso de seleccin.

10. La Direccin de Desarrollo Administrativo publicar previamente en la intranet de

la entidad, las vacantes que vayan a proveerse temporalmente a travs de procesos de
seleccin interno.

11. Los resultados del proceso de seleccin sern comunicados a las partes interesadas
del mismo, por parte de la Direccin de Desarrollo Administrativo