PRESENTACIN 3
OBJETO 4
Captulo I
Generalidades del Sistema de Contabilidad Pblica 5
Captulo II
Fundamento Jurdico del Sistema de Contabilidad Pblica 9
Captulo III
Fundamentos Tcnicos del Sistema de Contabilidad Pblica 15
Captulo IV
Modelo del Sistema de Contabilidad Pblica 27
Captulo V
Elementos del Sistema de Contabilidad Pblica 37
Captulo VI
Procedimientos Tcnicos del Sistema de Contabilidad Pblica 61
Glosario
Glosario 66
PRESENTACIN
3
OBJETO
El presente documento, tiene como objetivo, describir las bases conceptuales, objetivos,
procedimientos tcnicos y dems orientaciones, dentro de las que se incluyen las
instrucciones y modelos que conforman el Sistema de Contabilidad Pblica de los entes
del Sector Pblico, los cuales permiten valorar, procesar y exponer los hechos econmicos
y financieros que afecten o puedan llegar a afectar el patrimonio de los mismos, con el
propsito de uniformar la presentacin de la informacin originada por la ejecucin de las
transacciones econmico financieras de recursos y egresos que realizan los entes
contables pblicos.
4
Captulo I
Generalidades del
Sistema de Contabilidad Pblica
5
CAPTULO I
De conformidad con lo dispuesto en el Artculo 124 del Decreto con Rango, Valor y Fuerza
de Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico (DRVFLOAFSP), el
Sistema de Contabilidad Pblica es aplicable a los entes sujetos a dicho Decreto y, prev el
registro de las transacciones econmico financieras vinculadas con la ejecucin del
presupuesto de recursos y egresos, operaciones de crdito pblico, movimiento de fondos
de la Tesorera del ente contable pblico y dems operaciones financieras bsicas que se
realicen en el mbito de su administracin que afecten su patrimonio, as como de
aqullas que, en principio, no la afecten pero que en el futuro pudieran hacerlo.
Para cumplir con este mandato, la Oficina Nacional de Contabilidad Pblica, debe ejecutar
un proceso de armonizacin contable, que permita homologar los sistemas contables
heterogneos, de los distintos entes que conforman el sector pblico, sealados en el
artculo 5 del DRVFLOAFSP antes citado, mediante la revisin, reestructuracin y
compatibilizacin de los mismos, de tal manera, que se logre la uniformidad en el uso y
aplicacin de los principios, normas y polticas contables de todos los entes sujetos al
marco normativo vigente, y en consecuencia, poder presentar la contabilidad consolidada
del sector pblico.
6
MBITO DE APLICACIN
El Marco Conceptual del Sistema de Contabilidad Pblica es aplicable a los entes que se
mencionan a continuacin:
7
respectiva documentacin de soporte, ordenada de tal forma que facilite el
ejercicio del control y la auditora interna o externa.
CENTROS DE REGISTRO
Los centros de registro estn representados por las unidades administradoras del ente
contable pblico, as como por las unidades liquidadoras de recursos pblicos. Los centros
de registros de la Repblica estn conformados por las unidades administradoras
centrales y desconcentradas; as como por las dependencias liquidadoras de sus rganos,
a saber: la Oficina Nacional de Crdito pblico (ONCP), la Oficina Nacional del Tesoro
(ONT), la Oficina Nacional de Contabilidad Pblica (ONCOP), las unidades administradoras,
centrales o desconcentradas, calificadas como tales en cada organismo ordenador de
compromisos y pagos de la administracin central y las unidades liquidadoras de ingresos
pblicos nacionales.
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Captulo II
Fundamento Jurdico del
Sistema de Contabilidad Pblica
9
CAPTULO II
FUNDAMENTO JURDICO DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD PBLICA
LEYES
10
DECRETOS
11
hechos econmicos y financieros que afecten o pueden llegar a afectar el patrimonio
de la Repblica o de sus entes descentralizados funcionalmente.
RESOLUCIONES
PROVIDENCIAS
12
tcnicas, presupuestarias, financieras y contables, que cumplirn los rganos de la
Repblica y sus entes descentralizados funcionalmente sin fines empresariales para el
cierre del ejercicio econmico.
13
7. Providencia N 11- 001, publicada en la Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de
Venezuela N 39.599, de fecha 21 de enero 2011, emitida por la Oficina Nacional de
Contabilidad Pblica, mediante la cual se dicta la Norma Tcnica de Contabilidad
sobre la Presentacin de los Estados Financieros de la Repblica y sus entes
descentralizados funcionalmente sin fines empresariales.
14
Captulo III
Fundamentos Tcnicos del
Sistema de Contabilidad Pblica
15
CAPTULO III
FUNDAMENTOS TCNICOS DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD PBLICA
ASPECTOS GENERALES
1. Los entes que conforman el sector pblico son entes contables sujetos del sistema, en
razn de que constituyen una unidad econmica identificable, con personalidad
jurdica propia.
16
4. En este marco, los rganos centrales rectores tendrn capacidad y atribuciones para
dictar normas reguladoras de su funcionamiento y para coordinar el mismo, establecer
metodologas, procedimientos, guas de trabajo e instructivos. Administrarn el
sistema y analizarn la informacin que generen los dems rganos que intervienen.
Los rganos institucionales perifricos del sistema, actuarn como ejecutores u
operadores del mismo, en el marco organizativo fijado por las normas tcnicas que lo
regulan.
5. La rectora tcnica del sistema de contabilidad pblica, ser ejercida por la Oficina
Nacional de Contabilidad Pblica, rgano desconcentrado del Ministerio del Poder
Popular con competencia en materia de Finanzas.
Para que la contabilidad del ente contable pblico pueda operar como un sistema
integrado de informacin sobre todos los aspectos de su administracin financiera,
especialmente en el caso de las organizaciones pblicas donde debe integrarse
informacin presupuestaria, financiera y patrimonial, el sistema debe satisfacer las
siguientes condiciones de diseo y operacin:
El sistema debe registrar todas las transacciones econmico financieras que tengan o
puedan tener efecto econmico financiero o monetario, sean estas operaciones
presupuestarias o extrapresupuestarias. El registro de las transacciones se realizar en
funcin de los momentos seleccionados con tal finalidad.
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Registro nico de cada transaccin
Uno de los requisitos bsicos del sistema diseado, es que cada transaccin con incidencia
econmico-financiera que realice el ente contable pblico, se registre una nica vez y a
partir de ese registro sea factible generar todas las salidas que se demandan. Lgicamente
este registro debe realizarse con todos los datos necesarios para su posterior proceso
dado que constituye la entrada nica de informacin. Este registro nico dota de
seguridad y eficiencia al sistema.
Este requisito del sistema integrado obliga a que entre los clasificadores o planes de
cuentas diseados, se especifique cules sern utilizados en cada transaccin y cules
surgirn por agregacin de datos ya registrados en las transacciones.
Otra de las condiciones que tienen que satisfacer los planes de cuentas utilizados, es
permitir la conversin automtica de los datos presupuestarios y patrimoniales de la base
"devengado/causado" a la "base caja".
En materia de recursos, los momentos seleccionados para su registro contable son los
siguientes:
Devengado
Recaudado
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Por su parte, los momentos de registro contable de los egresos, son los siguientes:
Causado
Pagado
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Los momentos de registro deben estar definidos con precisin y deben ser aplicados
uniformemente por todas las unidades administrativas, ya que conjuntamente con los
planes de cuentas integrados, condicionan en forma absoluta la posibilidad de integrar
automticamente la informacin financiera de todo el mbito del ente contable y de
obtener de la misma forma todas las salidas que se requieren al sistema en forma
confiable y permanente.
El Sistema de Contabilidad Pblica se rige por las disposiciones legales y reglamentarias, y los
principios de contabilidad del sector pblico descritos en las Normas Generales de
Contabilidad del Sector Pblico, emitidas por la Contralora General de la Repblica (CGR). Los
cuales son:
1. Entidad: Debe definirse claramente la entidad contable, la cual est constituida por la
unidad econmica identificable, con o sin personalidad jurdica y con presupuesto propio,
creada para cumplir determinadas metas y objetivos, conforme al ordenamiento jurdico
que la origina.
2. Continuidad: Se presume que toda entidad contable realiza una actividad continua con
proyeccin de futuro, excepto que su instrumento jurdico de creacin limite su existencia
a un plazo determinado o la extienda solamente, por el tiempo que requiera, al
cumplimiento de un objetivo especfico.
3. Registro: Los hechos contables deben reconocerse y registrarse oportunamente, una sola
vez, en orden cronolgico, consecutivo, sin que existan vacos u omisiones en la
informacin y en moneda de curso legal, conforme a los sistemas, mtodos y
procedimientos que se estimen adecuados, a fin de garantizar la coherencia de la
informacin.
21
4. Perodo Contable: La situacin financiera y los resultados de las operaciones de los entes
deben presentarse en forma peridica y por lapsos iguales a un ao coincidente con el
ejercicio fiscal, salvo el primer perodo que pudiera tener una duracin menor, a los
efectos de hacer posible la comparacin de los datos de un ejercicio con otro. La
informacin contable deber indicar claramente el perodo a que se refiere.
22
9. Precio de Adquisicin:Los bienes, derechos y obligaciones se deben registrar al valor
original de adquisicin, produccin, construccin o intercambio, representado por la suma
de efectivo pactada o su equivalente, como si se hubiesen adquirido de contado y pagado
en efectivo, salvo cuando se autoricen, por los organismos competentes o por disposicin
legal, otros mtodos de valuacin alternativos, en cuyo caso deber revelarse el mtodo
de valuacin adoptado. Las cifras de los estados financieros representarn valores
histricos o modificaciones de ellos sistemticamente obtenidos.
10. Causado y Devengado: Los gastos e ingresos sern reconocidos para su registro en el
momento en que se causen o se devenguen respectivamente, haya o no movimiento de
efectivo. Un gasto se considera causado al hacerse exigible el pago de la obligacin
correspondiente y un ingreso se considera devengado cuando se adquiere el derecho a
percibir una determinada cantidad de recursos.
12. Dualidad Econmica: Constituir la representacin contable de los recursos de los que
dispone el ente pblico para la realizacin de sus fines y de las fuentes que originaron
dichos recursos.
23
ordenacin o solicitud de pago y extincin de la obligacin. Asimismo, las transacciones
relativas a los ingresos debern registrarse en sus etapas, devengado y recaudado. La
contabilidad controlar e informar permanentemente sobre los resultados de la
ejecucin, comparativamente con las asignaciones presupuestarias.
La informacin contenida en los estados financieros que elabore el ente contable pblico
deber cumplir los requisitos que se indican a continuacin:
3. Claridad: La informacin contable debe ser presentada en forma clara y sencilla a los fines
de facilitar su utilizacin por parte de los diferentes destinatarios.
24
4. Relevancia o Pertinencia: La informacin contable debe ser completa, por lo que es
necesario incluir todos los datos pertinentes e informaciones adicionales que puedan
incidir en la toma de decisiones del ente pblico.
10. Confiabilidad: La informacin contable debe reunir requisitos de certidumbre tal que
le otorgue, frente a los usuarios, el carcter de creble y vlida para adoptar decisiones
pertinentes.
25
Las Normas Tcnicas de Contabilidad surgen por la necesidad de dotar al sector pblico de
un marco normativo que regule su contabilidad, constituido por reglas, preceptos, pautas,
disposiciones y criterios bsicos que sustente el diseo, prescripcin y establecimiento de
los sistemas y procedimientos de contabilidad, dentro de un proceso de reforma y
modernizacin que conlleve a unificarlos, con fundamento en los pronunciamientos
tcnicos en materia de contabilidad, adaptados a las peculiaridades de los entes contables
pblicos.
26
Captulo IV
Modelo del
Sistema de Contabilidad Pblica
27
CAPTULO IV
MODELO DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD PBLICA
28
DESCRIPCIN DEL MODELO DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD PBLICA
1. mbito
Las disposiciones del modelo del Sistema de Contabilidad Pblica son aplicables para los
entes del sector pblico.
1.1. Contexto
El modelo se estructura sobre la base del referente legal, las normas generales de
contabilidad, las normas tcnicas y el marco conceptual del Sistema de Contabilidad
Pblica. Cada uno de ellos refleja una realidad econmico financiera del ente contable
pblico en sus estados financieros, de acuerdo a la definicin que se ha dado.
Se definen como los supuestos fundamentales, conceptos bsicos o postulados que tienen
por propsito que la contabilidad de los organismos y entidades pblicas, logre el objetivo
de producir sistemtica y estructuralmente informacin cuantitativa, expresada en
unidades monetarias, veraz, til y oportuna sobre las transacciones que realiza una
entidad econmica y de ciertos eventos econmicos identificables y cuantificables que la
afectan, todo ello con el objeto de facilitar el proceso de toma de decisiones en relacin
con dicha entidad econmica. A partir del ao 2015, mediante el Decreto con Rango, Valor
y Fuerza de Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico, se le atribuy
a la Oficina Nacional de Contabilidad Pblica, la capacidad de dictar las Normas Generales
de Contabilidad del Sector Pblico.
29
1.1.3. Normas Tcnicas de Contabilidad
1.2. Insumo
Las Normas Generales de Contabilidad del Sector Pblico y las Normas Tcnicas de
Contabilidad determinan las caractersticas y requisitos de los insumos en las
transacciones econmico financieras.
Los insumos que alimentan el Sistema de Contabilidad Pblica provienen del registro de
las transacciones econmico financieras que realizan los entes contables pblicos, las
cuales pueden ser de dos tipos:
Son los hechos econmico financieros que afectan los elementos de la ecuacin
patrimonial (activo, pasivo y patrimonio), as como los ingresos y gastos, cuyo
reconocimiento se refleja en forma de asiento en los libros de contabilidad, se expresan
en cantidades monetarias y se encuentran formadas por una igualdad entre dbitos y
crditos. Su origen proviene de la ejecucin del presupuesto pblico de recursos y
egresos.
30
1.2.2. Transacciones econmico financieras no presupuestarias
Son los hechos econmico financieros que afectan los elementos de la ecuacin
patrimonial (activo, pasivo y patrimonio), as como los ingresos y gastos, cuyo
reconocimiento se refleja en forma de asiento en los libros de contabilidad, se expresan
en cantidades monetarias y se encuentran formadas por una igualdad entre dbitos y
crditos. Su origen proviene de transacciones que no derivan de la ejecucin del
presupuesto.
1.3. Proceso
1.3.1. Reconocimiento
1.3.1.1. Identificacin
31
1.3.1.2. Clasificacin
1.3.2. Medicin
Se debe determinar una unidad de medida para asignar valor a los distintos elementos de
los Estados Financieros, y esta unidad de medida debe ser estable. El Sistema de
Contabilidad Pblica utiliza como unidad de medida monetaria, el Bolvar, que es la
moneda de curso legal de aceptacin forzosa, y sin subdivisiones en decimales.
1.3.3. Registro
32
1.4 Producto
La matriz est construida en forma modular, tiene sistematizadas las operaciones del
registro de las transacciones de los recursos y egresos tanto presupuestarios como no
presupuestarios.
34
Todas las transacciones de la contabilidad se realizan a travs de la matriz, incluyendo las
cuentas de orden y cierre, que no afectan al presupuesto, ni las econmicas. As mismo,
las transacciones del Sistema de Crdito Pblico y de Tesorera se incorporan a la matriz, a
travs de registros de origen presupuestario o no presupuestario.
Asientos de cierre.
35
1.3 Reportes Producidosa travs de la Matriz General de Contabilidad
Registra todas las transacciones econmico financieras que realizan los rganos
que conforman el ente contable Repblica, el Distrito Capital y el Territorio Insular
Francisco de Miranda.
36
Captulo V
Elementos del
Sistema de Contabilidad Pblica
37
CAPTULO V
ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD PBLICA
TRANSACCIONES
Son los hechos econmico financieros que afectan los elementos de la ecuacin
patrimonial (activo, pasivo y patrimonio), cuyo reconocimiento se refleja en forma de
asiento en los libros de contabilidad, se expresan en cantidades monetarias y se
encuentran formadas por una igualdad entre dbitos y crditos.
Los datos de cada una de las transacciones que ingresan al sistema se anotarn sobre la
base de la informacin contenida en los documentos respectivos y en la oportunidad en
que ocurran, y en los registros auxiliares que deben ser utilizados por el ente contable
pblico.
38
compensados que afecta dos o ms cuentas, de modo que, cada cuenta indicar quin es
el acreedor y quin es el deudor.
2. Especificar cada cuenta afectada por la operacin y clasificarla por tipo (activo, pasivo,
patrimonio, ingresos, gastos y cuentas de orden).
39
Flexibilidad: El cdigo contable est diseado de manera tal que permite
agregar nuevas cuentas, clasificaciones o detalles, atendiendo a las necesidades
que surjan de la informacin del ente contable pblico.
40
LA ESTRUCTURA DEL CDIGO NMERICO
41
dos (2) dgitos, permite el registro contable al mximo nivel de detalle, de los
hechos o transacciones econmico financieras del ente contable pblico.
Para el registro de las transacciones que afecten el patrimonio del ente contable pblico,
se disearon los modelos de asientos con el propsito de producir informacin
cuantitativa, veraz, til y oportuna, expresada en unidades monetarias, para facilitar el
proceso de toma de decisiones, tanto de los responsables de la gestin pblica como de
terceros interesados en la misma.
Para el logro de estos objetivos, se plantea que las transacciones deben ser registradas
contablemente de acuerdo con las disposiciones legales y reglamentarias, con los
principios y con las Normas Generales de Contabilidad del Sector Pblico.
42
Tambin sern registradas aquellas transacciones que no afecten de momento el
patrimonio del ente contable pblico, pero que a futuro podran hacerlo, estos casos se
reflejan en las cuentas de orden.
La operatividad establece para cada una de las cuenta utilizadas en los registros de las
operaciones bsicas, la descripcin del concepto y su dinmica; es decir, los principales
casos en los cuales las mismas se debitan o se acreditan. La dinmica de las subcuentas de
primer y segundo orden es la misma que la descrita para la cuenta correspondiente.
43
LIBROS PRINCIPALES Y AUXILIARES
Libro diario
Fecha de registro.
Cdigo cuenta.
Descripcin.
Fecha de registro.
Cdigo cuenta.
Descripcin.
Libros auxiliares
45
Libro auxiliar de banco: Se deber llevar en forma individual por cada
cuenta bancaria y se registraran los movimientos por concepto de cheques,
depsitos, notas de dbito y de crdito.
46
Lineamientos para llevar los libros de contabilidad de forma adecuada:
ESTADOS FINANCIEROS
47
Estado de Situacin Financiera
Activo.
Pasivo.
Son las obligaciones o deudas cuantificables del ente contable pblico contradas
con terceros, que surgen de hechos pasados y que afectan parte de los recursos de
aqul en funcin del vencimiento; incluye asimismo, las contingencias
provenientes de su actividad principal.
Patrimonio
Es la porcin residual de los activos del ente contable pblico, una vez deducidos
todos sus pasivos y est constituido por las cuentas representativas de la
Hacienda Pblica, el aporte inicial con el cual se constituye el ente contable
pblico y las transferencias, aportes y donaciones de capital recibidas para
incrementar sus activos o disminuir sus pasivos; as como tambin la afectacin
por los resultados.
48
Cuentas de orden
Comprenden las cuentas que tienen por finalidad el registro y control de las
transacciones realizadas por el ente contable pblico, que no afectan el activo, el
pasivo, el patrimonio o las operaciones del perodo, pero que en un futuro
pueden o no convertirse en hechos econmicofinancieros, y cuya incorporacin
en los libros es necesaria para reflejar las operaciones vinculadas con derechos,
hechos jurdicos o responsabilidades contingentes. Las cuentas de orden deben
presentarse al final del estado de situacin financiera.
Ingresos.
Gastos.
50
el capital institucional corresponde a los entes descentralizados funcionalmente sin
fines empresariales, identificado en el Plan de Cuentas Patrimoniales con el cdigo
3.2.1.
Las actividades de operacin son los hechos relacionados con el funcionamiento del
ente contable pblico: produccin y distribucin de bienes y la prestacin de servicios,
compras de insumos, pago de personal, pagos de impuestos indirectos y otros gastos
operacionales.
Notas Explicativas
52
RECONOCIMIENTO DE LOS ELEMENTOS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS
Activo
Se reconocen en el estado de situacin financiera cuando es probable obtener del
mismo, beneficios econmicos futuros o potencial de servicio, y que se puedan
valorar con fiabilidad.
Pasivo
Se reconocen en el estado de situacin financiera cuando es probable que del pago
de esa obligacin presente, se derive la salida de recursos que lleven incorporados
beneficios econmicos o servicios, y adems la cuanta del desembolso a realizar
puede ser valorada con fiabilidad.
Ingresos
Se reconocen en el estado de rendimiento financiero cuando ha surgido un
incremento en los beneficios econmicos futuros o potencial de servicio,
relacionado con un aumento en los activos o disminucin de los pasivos, y adems
el monto del ingreso puede medirse con fiabilidad.
Gastos
Se reconocen en el estado de rendimiento financiero cuando ha surgido una
disminucin en los beneficios econmicos futuros o potencial de
53
servicio,relacionado con una disminucin en los activos o un incremento en los
pasivos, y se puede medir con fiabilidad.
Debe ser objeto de reconocimiento toda cuenta que cumpla la definicin de elemento de
los estados financieros siempre que:
Sea probable que cualquier beneficio econmico asociado con la cuenta llegue
a, o salga del ente contable pblico, y
Que la cuenta tenga un costo o valor que pueda ser medido con fiabilidad.
Son los documentos que sirven de prueba o de evidencia de las transacciones realizadas;
es decir, para informar la naturaleza, propiedad y monto de las cuentas de ingresos,
gastos, activos, pasivos y patrimonio. Deben estar debidamente identificados por nmero y
ejecutores responsables, as como el proceso especfico que lo origin con el objeto de
facilitar el ejercicio del control y la auditora interna y externa. As mismo deben reposar en las
unidades de contabilidad respectivas.
1. CUENTAS PATRIMONIALES
1.1 PRESUPUESTARIAS
1.1.1 INGRESOS
1.1.1.1 Ingresos Corrientes Planillas de liquidacin
Planillas de pago
Notas de crdito
Notas de dbito
Notificacin escrita a cada
contribuyente del reconocimiento del
derecho al reintegro de tributos
pagados en exceso.
55
1.1.1.3 Fuentes de Financiamiento Ley que Autoriza al Ejecutivo Nacional
para la Contratacin de Operaciones de
Crdito Pblico
Ley Especial de Crdito Pblico
Nota de colocacin de ttulos valores
Nota de crdito
Contrato de prstamos con entes
multilaterales, bilaterales, banca
comercial o proveedores
1.2 NO PRESUPUESTARIAS
1.2.1 TRANSACCIONES SIN Contrato de fideicomiso
IMPUTACION PRESUPUESTARIA Acta de recepcin o entrega de bienes
donados
56
1.2.2 CIERRE DE CUENTAS Comprobante de diario
2 CUENTAS DE ORDEN
2.1 PRESUPUESTARIAS
2.1.1 INGRESOS
Ley de Presupuesto
Planillas de liquidacin
57
inmuebles
Contratos de plizas de seguro
Facturas
Acta de recepcin definitiva de bienes
Acta de recepcin definitiva de
recepcin de valuaciones de obra
Recibos
rdenes de pago
Cheques
2.2 NO PRESUPUESTARIAS
2.2.1 COMPROMISOS FUTUROS Contratos de obra
58
2.2.7 ESPECIES FISCALES Planillas de liquidacin
59
ORGANIZACIN Y ARCHIVO DE LOS DOCUMENTOS JUSTIFICATIVOS DE LAS
TRANSACCIONES
Fondos en Anticipo,
Registro de Activos Financieros,
Registro de Bienes Inmuebles,
Registro de Bienes,
Muebles y Semovientes,
Registro de Ejecucin de Obras,
Registro de Expropiacin de Inmuebles,
Registro de Fondos Asignaciones no Distribuidas,
Registro de Fondos en Avance Remuneraciones al Personal,
Registro de Fondos en Avance Servicio Exterior,
Registro de Ingresos,
Registro de la Constitucin de Fondos,
Registro de Materiales y Suministros,
Registro de Retenciones Remuneraciones al Personal,
Registro Fianzas y Garantas
60
Captulo VI
Procedimientos Tcnicos del
SistemadeContabilidadPblica
61
CAPTULO VI
PROCEDIMIENTOS TCNICOS DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD PBLICA
REGISTROS CONTABLES
El ente contable pblico debe registrar contablemente los datos de cada una de las
transacciones econmico financieras que realiza, sobre la base de la informacin
contenida en los documentos respectivos. Este registro se debe realizar en orden
cronolgico en el libro diario con empleo de la regla de la partida doble.
Especificar cada cuenta afectada por la operacin y clasificarla por tipo (activo,
pasivo, patrimonio, ingresos, gastos y cuentas de orden).
Proceso de ajustes
El ente contable pblico debe realizar el proceso de ajuste de las cuentas, antes de
ejecutar el cierre de las mismas, para lo cual se deben seguir los siguientes pasos:
3. Conciliacin de saldos:
Consiste en comparar los saldos contables con los saldos reales y, en su caso,
corregir las diferencias que puedan existir. Los saldos reales se obtendrn de
diferentes maneras segn sea la naturaleza de las cuentas a conciliar. Como:
63
Bancos: Se solicitarn los estados de cuenta a la fecha de cierre del
ejercicio econmico financiero de las cuentas bancarias, de los depsitos a
plazo y de cualesquiera otras operaciones o depsitos formalizados con
entidades financieras.
Una vez determinados los saldos reales, y hecha la comparacin con los saldos
contables, se proceder a ajustar los registros contables mediante las anotaciones
pertinentes.
El ente contable pblico debe proceder a cerrar todas las cuentas de ingresos y gastos,
luego de realizados los ajuste correspondientes. Para ello, se establece el siguiente
procedimiento:
Los entes contables pblicos realizarn los ajustes durante los dos meses siguientes a la
fecha de cierre del ejercicio econmico financiero.
(1) Activo
(2) Pasivo
(3) Patrimonio
(4) Cuentas de Orden
65
Glosario de Trminos
66
GLOSARIO DE TRMINOS
A los efectos del presente Marco Conceptual del Sistema de Contabilidad Pblica,
se define lo siguiente:
67
Devengado y Recaudado: Constituyen los momentos de registros contables
para los recursos, los cuales se consideran devengados cuando se adquiere el
derecho a percibir una determinada cantidad de recursos, haya o no movimiento de
efectivo, independientemente del momento en que se realice el cobro, y se
consideran recaudados cuando se produce el ingreso de efectivo de los fondos, es
decir, cuando se ponen a disposicin del ente, extinguindose con ello el derecho
adquirido.
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Momentos contables: Etapas o fases del proceso administrativo y
financiero derivados de la ejecucin presupuestaria de recursos y egresos, que
producen cambios o afectaciones en la situacin patrimonial del ente, originadas
por la integracin entre los sistemas presupuestario y de contabilidad pblica, a
partir del registro del devengado y recaudado para los recursos, causado y pagado
para los egresos.
69