Tutorial

Microsoft Project 2000

Indice

Introduzione..................................................................................................2

Definizioni .....................................................................................................2

Tasks.............................................................................................................3

Creare un nuovo progetto............................................................................3

Viste ..............................................................................................................3

Inserimento e specifica dei tasks.................................................................4

Relazioni .......................................................................................................7

Vincoli............................................................................................................8

Risorse..........................................................................................................9

Tipi di task...................................................................................................10

Costi ............................................................................................................10

Assegnare un costo ad una risorsa...........................................................11

Margini ........................................................................................................11

Sovraallocazione........................................................................................14

Preparare il progetto per la pubblicazione ................................................16

Statistiche di progetto.................................................................................16

Filtri, Ordinamenti e Gruppi........................................................................16

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Tutorial
Microsoft Project 2000
Introduzione
Ogni volta che allinterno di un progetto necessario coordinare un insieme di
mansioni specifiche da completare entro determinati parametri temporali ed
economici, compito del project manager ottimizzare le attivit al fine di
giungere al completamento del progetto. Lo sviluppo di un software, la
pubblicazione di un bollettino, lorganizzazione di un programma di
formazione o lavvio di una nuova attivit sono solo alcuni esempi dei possibili
progetti che quotidianamente vengono intrapresi.

Project 2000 lo strumento di Microsoft dedicato al supporto del lavoro dei

project manager: li aiuta infatti a stendere un piano dazione e ad organizzare
tutti i dettagli che devono essere completati per raggiungere lobbiettivo.

Project 2000 basato sul modello di Office 2000. Oltre ad essere uno
strumento di facile utilizzo ed estremamente flessibile implementa numerose
funzionalit per linterfacciamento con il mondo web: tramite Microsoft Project
Central ed IIS infatti consente ad ogni membro di un team di vedere e
scambiare informazioni relative al progetto indipendentemente dalla loro
posizione.

Definizioni

Qui di seguito vengono definiti alcuni termini che ricorreranno frequentemente

allinterno del tutorial:

Mansioni (Tasks): sono una divisione di tutti i lavori che devono essere
completati per giungere al compimento degli obbiettivi del progetto.

Portata (Scope): linsieme di tutti i task e dei rispettivi obbiettivi

Risorse: possono essere persone, equipaggiamenti, materiali o servizi

necessari per completare il progetto. Linsieme delle risorse influenza
portata e tempi di ogni progetto.

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Tasks

Creare un nuovo progetto

E possibile creare un nuovo progetto a partire da un Template esistente

selezionando File > New dal menu e selezionando il modello che pi si adatta
alle nostre esigenze dalla finestra che si apre. A questo punto necessario
stabilire la data dinizio o di fine del progetto.

Se si decide di inserire la data di inizio progetto, il programma scheduler i

tasks a partire dalla data indicata in funzione dellordine in cui le mansioni
devono essere completate e della disponibilit delle risorse assegnate al
progetto. Al contrario, se necessario terminare il progetto entro una
determinata scadenza, sar possibile definire la data di termine ed
organizzare il lavoro procedendo a ritroso lungo la timeline.

Una volta compiuta questa operazione, buona norma definire le propriet

del progetto selezionando File > Properties ed indicando titolo, project
manager, nome della societ, obbiettivi del progetto, etc..

Viste

Le viste consentono di analizzare il progetto da differenti angolazioni in

funzione delle informazioni che vogliamo visualizzare.

Il foglio di lavoro del progetto situato nella parte principale della finestra
dellapplicazione e visualizza informazioni differenti in funzione della vista che
stata selezionata. La vista di default un diagramma di Gantt, che utilizza
grafici a barre per confrontare e contrapporre i timeframes. In Microsoft
Project ad ogni barra associato un task.

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Inserimento e specifica dei tasks

Gli obbiettivi da raggiungere per il completamento di un progetto devono

essere definiti in termini di task.

Esistono essenzialmente quattro tipi di task:

1) Summary tasks: contiene mansioni secondarie (subtasks) e le relative

propriet

2) Subtasks: sono mansioni minimali che fanno parte di un Summary task

3) Recurring tasks: sono operazioni che ricorrono a intervalli regolari nel

progetto

4) Milestones: sono mansioni con durata zero e che rappresentano dei

blocchi o degli obbiettivi da raggiungere affinch il progetto possa
giungere a compimento.

Una volta creato un task la prima operazione da effettuare stabilire il nome e

la durata associati alla mansione.

Per default la durata del task di un giorno. Nel caso in cui non fossimo in
possesso di informazioni sufficienti a stimare con precisione la durata
delloperazione, potremmo in ogni caso procedere con la pianificazione del
progetto e stabilirla in un secondo tempo senza doverci preoccupare delle
relazioni che avremo creato fra le varie attivit.

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Tramite un doppio click sul task appena creato si accede alla finestra Task
Information tramite la quale possibile definire tutte le specifiche relative alla
mansione.

Se si desidera inserire un milestone sufficiente inserire il nome ed impostare

la durata a zero; Project visualizzer questo task mediante un diamante
anzich con una barra di attivit. Per copiare un task e le relative propriet
sufficiente cliccare sullID del task ed effettuare un copia e incolla come di
consueto.

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Una volta inseriti i Summary task necessario inserire i compiti secondari

nelle righe libere ed associarli ai relativi task tramite lapposita toolbar ( View >
Toolbars > Formatting ).

Per inserire un subtask necessario:

1) Inserire un nuovo task nella riga sottostante al Summary task al quale

vogliamo associarlo

2) Collegare i due task tramite il tasto Indent sulla Formatting toolbar.

Lutilizzo dei subtask comporta diversi vantaggi: creando livelli multipli di

mansioni secondarie che fanno parte di un unico Summary task rende
possibile espandere o collassate le attivit che ci interessa analizzare e
semplicizza le operazioni di spostamento di interi gruppi di tasks. Ogni azione
che viene compiuta su un Summary task viene inoltre propagata a tutti i
relativi subtask velocizzando eventuali modifiche.

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Relazioni
I tasks generalmente vengono organizzati in modo da cominciare il prima
possibile, ovvero la prima giornata lavorativa successiva alla data di inizio
progetto. In Microsoft Project possibile utilizzare tre diversi calendari: il
calendario standard, quello di 24 ore e il calendario con turno notturno; ogni
calendario naturalmente organizza le attivit in modo diverso.

La durata di ogni operazione viene visualizzata sotto forma di una barra nel
diagramma di Gantt. Molto spesso avviene che degli imprevisti modifichino la
durata delle attivit, comportando una sostanziale modifica dellintero
progetto. Per risolvere questo problema Project consente di collegare le varie
attivit in modi diversi, in modo tale che la modifica ad un singolo task si
propaghi correttamente allintero progetto.

Un task A che necessiti di essere completato per poter passare al successivo

task B viene denominato predecessore di B. Analogamente B viene detto il
successore di A.

Esistono quattro alternative per collegare due o pi tasks:

LInk Descrizione
Finish-Start B comincia quando termina A

Start-Start A e B cominciano
contemporaneamente

Finish-Finish A e B terminano
contemporaneamente

Start-Finish A comincia quando termina B

Per collegare tra loro i tasks sufficiente utilizzare la finestra Task Information
ed impostare i predecessori del task selezionato.

Tramite lo stesso pannello possibile impostare un ritardo (lag) previsto nel

completamento del predecessore al fine di incorporare un fattore aggiuntivo di
sicurezza nel calcolo delle tempistiche di lavoro. Tale ritardo pu essere

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impostato sia in termini di tempo assoluto che come percentuale calcolata

sulla durata del predecessore.

Vincoli

A volte pu risultare utile imporre dei vincoli relativamente ad un task per

evidenziare possibili problemi di programmazione. Microsoft Project
comprende otto tipi di vincoli che rientrano in due categorie: flessibili ed
inflessibili.

E possibile impostare un vincolo tramite la sezione Advanced della finestra

Task Information alla voce Constraint type.

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Risorse
Le risorse possono essere di due tipi:

Risorse lavoro: completano le loro mansioni utilizzando il proprio tempo,

generalmente sono persone o equipaggiamenti assegnati al progetto.

Risorse materiali: sono rifornimenti o stock necessari a completare il

progetto.Project 2000 consente di tracciare le risorse materiali e di
assegnarle a specifici task.

La prima operazione da effettuare quando un insieme di risorse viene

assegnato ad un progetto di determinare il tempo e la disponibilit di ogni
risorsa. Nel caso di risorse lavoro viene stabilita la disponibilit della risorsa in
termini di ore, giorni o mesi di lavoro, nel caso di risorse materiali vengono
invece definite le quantit disponibili in funzione della unit di misura
adeguata.

Loperazione successiva assegnare le risorse alle rispettive mansioni.

Lassociazione di una risorsa ad uno specifico task fa si che Project 2000
ricalcoli lorganizzazione delle operazioni affinch si adegui alla disponibilit
delle risorse assegnate. Ferie ed eventuali pause lavorative possono essere
associate ad ogni risorsa, Project 2000 si occuper di verificare che questo
non implichi una sovra-allocazione della risorsa.

Per assegnare risorse ad un task necessario utilizzare la finestra Assign

Resources ( Tools > Resources > Assign Resources )

Cliccando sul nome di una risorsa nel Resource Sheet verr visualizza la
finestra Resource Information. Questa finestra fornisce informazioni relative
alla risorsa, al gruppo di lavoro, al tipo di risorsa, ai costi e alle note specifiche;
tutte queste risorse possono essere modificate per adattarle agli specifici
bisogni del progetto. Tramite la sezione Working Time inoltre possibile
assegnare differenti modelli di calendario e modificare gli orari di lavoro e la
disponibilit di ogni risorsa in funzione delle singole esigenze.

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Tipi di task

Come abbiamo gi detto possibile associare le risorse ad un task

utilizzando la finestra Assign Resources. Durante lo svolgimento del progetto
possibile che degli imprevisti modifichino la disponibilit di una risorsa o la
durata della mansione, quindi quello che sorge spontaneo chiedersi come
poter incorporare questo fattore di incertezza allinterno del modello.

Quando associamo una risorsa ad uno specifico task, Project calcola

automaticamente le ore di impiego della risorsa moltiplicando la durata del
task per la percentuale di utilizzo che abbiamo impostato per la risorsa. In
sostanza distinguiamo tra:

Lavoro: ore di lavoro che una risorsa spende per la realizzazione di un

task

Durata: tempo che intercorre tra linizio e la fine dellattivit

Una volta creato un task, possibile specificarne il tipo:

Fixed Work: lavoro costante

Fixed Duration: durata costante

Impostando ad esempio come costante il lavoro associato ad una attivit,

ogni modifica alla stessa ne varier la durata, adeguando automaticamente
tutto il modello. Ad esempio per una attivit la cui durata di tre giorni ed alla
quale stato associato il 100% del lavoro di due risorse, considerando una
comune giornata lavorativa di otto ore, otteniamo che il lavoro associato al
task di 48 ore. Se a questo punto aggiungiamo una terza risorsa al task,
come risultato otterremo una riduzione della durata del task stesso. Se
viceversa avessimo impostato la durata del task come costante, laggiunta di
una risorsa avrebbe comportato un aumento di lavoro.

Costi
Per calcolare il costo associato ad una task, Project moltiplica le ore di lavoro
impiegate dalla risorsa per completare la mansione con il costo unitario
precedentemente impostato. Allo stesso modo vengono calcolati i costi relativi
alle risorse materiali.

In Microsoft Project possibile impostare il metodo di accredito dei costi

relativamente ad un task. Esistono due alternative:

Start method: le risorse vengono pagate prima di cominciare la mansione

Finish method: le risorse vengono pagate al termine della mansione

Nel caso di task particolarmente lunghi o complessi, possibile associare il

costo al livello di completamento del task: se ad esempio il task completo al
50%, il costo calcolato in quel momento sar del 50% sul costo totale della
attivit.

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Assegnare un costo ad una risorsa

Per assegnare un costo ad una risorsa necessario effettuare queste

operazioni:

1) Aprire la finestra Resource Information.

2) Inserire il costo orario standard (Standard Rate) della risorsa ed

eventualmente il costo orario in caso di straordinari (Overtime rate).

3) Nel caso in cui il costo della risorsa vari con il passare del tempo, inserire
nelle righe successive la data relativa al cambiamento ed i relativi prezzi

4) Selezionare il metodo di accredito relativo alla risorsa

E inoltre possibile associare dei costi fissi relativi al progetto o alle risorse, nel
caso in cui sia necessario supportare delle spese indipendentemente
dallutilizzo delle risorse.

Margini

Le risorse generalmente sono esseri umani e in quanto tali portano con s un

importante fattore di indeterminazione: le disponibilit possono cambiare, le
risorse possono essere state assegnate a troppo lavoro o potrebbero dover
abbandonare il lavoro a progetto incompleto. Per poter stendere un buon
piano di lavoro fondamentale tener conto di questo fattore e stabilire dei
margini operativi che ci consentano di affrontare eventuali cambiamenti.

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Project consente di adeguare il lavoro delle risorse ad eventuali imprevisti

futuri applicando un profilo alla distribuzione di lavoro della risorsa.

Ad esempio se viene assegnato il 100% di una risorsa ad un task secondo un

profilo lineare, questa lavorer alla propria mansione per otto ore dal primo
allultimo giorno.

Resource Graph Profilo Flat Durata Task: 5 giorni

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Viceversa applicando un profilo Front Loaded, ovvero dove si prevede un

carico di lavoro maggiore allinizio del progetto, otterr una distribuzione
disomogenea del lavoro lungo il task con un conseguente aumento della
durata totale dello stesso.

Resource Graph Profilo Front Loaded Durata Task: 10 giorni

I profili applicabili sono:

Flat: Distribuzione di lavoro uniforme.

Back-loaded: Picco di attivit alla fine del progetto.

Front-loaded: Picco di attivit allinizio del progetto.

Double Peak: Task caratterizzato da due picchi di attivit.

Early Peak: Picco di attivit poco dopo linizio del progetto.

Late peak: Picco di attivit poco prima della fine del progetto

Bell: Distribuzione e campana

Turtle: Distribuzione a campana pi morbida.

E possibile cambiare il profilo di un assegnamento utilizzando la vista

Resource Usage e effettuando un doppio click su un assegnamento.

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Sovraallocazione

Una risorsa sovraalloccata quando il lavoro pianificato (lavoro distribuito

lungo larco del progetto) eccede la disponibilit della stessa. Nelle
visualizzazioni di Project, una risorsa sovraalloccata viene visualizzata con un
colore rosso e, nel Resource Sheet, tramite una icona di attenzione.

Resource Graph

Resource Sheet

Per risolvere un problema di sovraallocazione possibile procedere in tre

modi:

1) Ritardare un task

2) Dividere un task

3) Assegnare ulteriori risorse al task

Project inoltre comprende una funzione di livellamento che risolve

automaticamente problemi di sovraallocazione mediante la divisione dei task
in funzione di

Disponibilit di tempo

Dipendenze dei task

Blocchi critici

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La funzione di livellamento disponibile allinterno del menu Tools >

Resource Leveling.

Le diverse opzioni allinterno della finestra consentono di definire il periodo

interessato e la metodologia di livellamento. In particolare nel caso in cui non
sia possibile risolvere il problema tramite lo spostamento o la divisione di un
task vengono ritardati i task in questo ordine:

1) Task senza successori

2) Task che non si trovano su di un percorso critico

3) Task a bassa priorit o task non vincolanti

4) Altri task

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Preparare il progetto per la pubblicazione

Una volta definiti con precisione mansioni, risorse e costi utile riesaminare il
progetto per valutare la bont del lavoro svolto; a tal fine Project mette a
disposizione diversi strumenti atti a valutare la qualit e la precisione del piano
di lavoro

E possibile

Visualizzare un sommario di tutte le statistiche pi importanti

Utilizzare dei filtri

Ordinare e raggruppare le informazioni

Identificare e mettere in atto delle strategie volte a diminuire costi e durate

Statistiche di progetto

Al primo salvataggio ci viene richiesto se desideriamo salvare anche la

Baseline del progetto. La Baseline in sostanza tiene traccia delle durate e dei
costi dei vari task come erano stati pianificati inizialmente, in modo da poter
effettuare un raffronto con i dati stimati durante levoluzione del progetto.

La finestra Project Statistics fornisce una serie di sommari relativi alla

situazione attuale (Current), alla situazione stabilita alla prima stesura del
piano (Baseline) ed alla variazione tra le due.

Filtri, Ordinamenti e Gruppi

I filtri consentono di stabilire delle condizioni sotto le quali desideriamo che

vengano visualizzati i dati. E possibile sia nascondere dei dati non importanti
che evidenziare le informazioni critiche. A tal fine la funzione di Auto Filter
(Project > Filtered For > AutoFilter) risulta nella maggior parte dei casi la
soluzione migliore. Una volta attivata la funzione possibile selezionare dal
menu a discesa le informazioni che vogliamo visualizzare.

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Per organizzare i dati in maniera pi chiara in funzione delle informazioni che

vogliamo estrarre, possibile ordinare i task per costo, priorit, data di inizio o
di fine. Analogamente possibile ordinare le risorse in ordine alfabetico o per
costo e dividerle in gruppi.

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