UNIVERSIDAD NACIONAL FEDERICO VILLARREAL

ESCUELA UNIVERSITARIA DE EDUCACION A

DISTANCIA

Escuela Profesional de Contabilidad

El uso del software contable en las empresas

TECNOLOGIA DE LA INFORMACION Y PLATAFORMA VIRTUAL

CICLO II
PROFESOR RESPONSABLE:
EDUARDO GABRIEL BAZALAR MAGUIA

Alumno: Julio Ramrez Caurino.

Lima Per
2016
Presentacin
 ndice

Se desarrollara al terminar el tema

Dedicatoria

Este trabajo se lo dedico a mis padres que me

apoyan de una manera incondicional para poder
lograr mis objetivos y al final ser un profesional
competitivo
 El uso del software contable en las empresas

Introduccin

Como estudiante de contabilidad y como conocedor que en este tiempo vivimos

una tremenda evolucin tecnolgica, se escogi este tema El uso del software
contable en las empresas porque es un mtodo ms seguro y ms fcil de usar y
sobre todo estamos acorde con el avance cientfico.

El software contable ha revolucionado el mundo de la contabilidad. Mientras

que antes al pensar en contabilidad todos veamos al clsico contable rodeado
de folios, calculadoras y tablas de Excel, hoy nos imaginamos a ese mismo
contable sentado delante de un ordenador con un programa que hace todo eso
por l.

La necesidad de tener un programa contable es cada vez mayor, pues las

administraciones y la mayora de empresas ya estn descartando cualquier
mtodo fsico o analgico a la hora de hacer contabilidad. Es lgico, ya que la
prdida de dinero y tiempo que se produce con esos sistemas ahora mismo es
inviable.
Para facilitarle la vida a cualquier persona que est buscando comprar su
primer software de contabilidad o cambiar a otro, hemos recopilado la mayor
cantidad de informacin posible sobre estos programas. En este artculo podr
conocer la siguiente informacin.
En el siguiente trabajo podremos ver el concepto ms amplio de este tema y
tambin sus funciones como las ventajas y desventajas
CUERPO- CAPITULO I

Definicin de software contable

Se denomina como software contable a aquellos programas relacionados con
la contabilidad que tienen como objetivo sistematizar y hacer ms fciles las
tareas diarias de contabilidad. En otras palabras, se considera software de
contabilidad a cualquier programa que haga la vida ms fcil a un contable.
El funcionamiento del software es sencillo:

1. Se introduce la informacin necesaria para el programa, como podran

ser plizas, ingresos o gastos de la empresa.

2. El software utiliza toda esta informacin, la ordena y extrae conclusiones

y datos como los inventarios, balances o nminas.

3. Utilizamos todos los resultados obtenidos en el software para realizar las

tareas de contabilidad de una forma mucho ms sencilla.

Estos programas permiten al empresario o FreeLancer no tener que perder

cientos de horas al ao en procesos de facturacin o contabilidad. Por ejemplo,
algunos softwares emiten facturas peridicas automticamente o envan las
nminas, algo que de forma manual llevara casi un da de trabajo.
A. Funciones que cumple un software contable
Seguro que con la definicin ya est empezando a pensar en comprar un
software contable, pero... cules son sus verdaderas ventajas? Qu
funciones llevan a cabo y por qu se han vuelto tan populares?
Las funciones realizadas por este tipo de programas se pueden contar por
decenas, pero las ms importantes son las 6 que puede ver a continuacin.
Facilita la contabilidad en la pequea y mediana empresa
Una pequea o mediana empresa suele ir muy justa de tiempo. No tienen un
departamento contable, como las grandes empresas y multinacionales, y por lo
tanto para ellos cada minuto es oro.
La llevanza de la contabilidad supona una enorme prdida de tiempo o de
dinero para este tipo de negocios. O bien tenan que estar horas y horas
emitiendo facturas, pagando nminas o calculando cunto tenan que pagar de
impuestos o contrataban a un gestor u asesor que lo hiciera por ellos.
Gracias a los programas de contabilidad ya eso es historia.
Hoy en da un freelance o pequea/mediana empresa puede gestionar su
propia contabilidad en muy poco tiempo gracias a este software. Mientras que
antes tena que introducir datos, hacer clculos y extraer conclusiones, ahora
solo debe introducir los datos y dejar al software trabajar.
Automatiza la contabilidad
La automatizacin del software permite que muchas tareas mecnicas
desaparezcan. Por ejemplo, hasta la llegada de estos programas haba que
emitir facturas una a una, enviarlas por correo e incluso imprimirlas para
entregarlas en mano.
Con la tecnologa de la que se dispone hoy en da, cualquier software es capaz
de guardar los datos de sus clientes y generar una factura a partir de otra
creada anteriormente. Por ejemplo, si tiene que cobrar 500 dlares todos los
meses a la misma persona, ese cobro se puede automatizar. Al igual que el
pago de nminas, el clculo del pago de impuestos y cientos de cosas ms.
Ya nada es manual. Simplemente se introducen datos y el programa los
interpreta para darnos soluciones rpidas.
Guarda toda la informacin en la nube
Hasta hace unos aos los softwares contables deban ser instalados en un
ordenador para poder usarlos. Eso ya qued obsoleto y, aunque muchos (sobre
todo los ms avanzados) sigan requiriendo instalacin, la mayora funcionan a
travs de Internet.
Eso es una gran noticia porque guarda toda la informacin que tenemos en el
software en la nube. No tenemos que tener cajas apiladas con cientos de
facturas ni una carpeta en el ordenador con ellas (aunque esto si es ms
conveniente), ya que el propio programa las guarda y clasifica.

Evita que cometamos errores

Si hace los clculos de forma manual o a travs de una plantilla de Excel, se
est arriesgando a cometer errores. Ni usted es una mquina ni Excel est
configurado al 100%, salvo que sea muy bueno trabajando con plantillas y
macros, para gestionar su contabilidad.
. Saben perfectamente qu cantidades deben ir en cada lugar y, en caso de ver
algo inusual, le avisan y le notifican de cualquier fallo.
Posibilita ver la informacin en cualquier lugar
Al guardar la informacin en la nube usted tiene acceso directo a sus
documentos y al propio programa est donde est. No importa que sea una
tablet, un mvil o un ordenador, podr acceder.
Esto puede parecer algo poco til, pero si viaja, realiza muchos negocios fuera
del local de su negocio o trabaja desde casa, supone una comodidad extra a la
que no se puede renunciar.
Permite tomar decisiones y sacar conclusiones
El software contable interpreta los datos y extrae todo lo que se necesita para
poder saber en qu estado est nuestra contabilidad. Al presentarlo de forma
ordenada, sin errores y con interpretaciones propias del software, nos facilita la
tarea de tomar decisiones a raz de la contabilidad.
Ver de un vistazo un balance, las cuentas a pagar o un inventario le har
conocer la salud financiera de su empresa en cuestin de minutos. Antes haba
que tomar largos procesos para conseguirlo, pero hoy estos datos estn
disponibles en cuestin de segundos.
A. Caractersticas de un programa contable
Qu tipo de caractersticas debe tener el software contable ideal? Qu debe
de buscar antes de comprar o contratar ninguno de ellos? Desde Gerencie
tenemos claro que si un software no cumple los siguientes 10 puntos, no
merece la pena gastarse el dinero en l.
Adaptable
El software contable debe ser tan adaptable como la plastilina. Cada empresa
es un mundo y tiene necesidades distintas, por lo que no se puede programar
todo de la misma forma para cada cliente.
Es evidente que un freelance debe tener la posibilidad de configurar el
programa de una forma distinta a la que la hace una pequea empresa. El
software de contabilidad debe permitir que cada usuario se cree su "propio"
software personalizado dentro del mismo.
 Con opcin a hacer backups
Aunque los datos se guarden en la nube, no podemos poner todas nuestras
esperanzas en ella. Hay que hacer backups de forma regular, guardar todos los
datos y asegurarnos ante cualquier fallo informtico.
Si el programa hace backups de forma automtica, mejor que mejor, pero como
mnimo debe dar la posibilidad al usuario de hacer sus propias copias de
seguridad.
Integrable con otros programas
Hay decenas de programas de contabilidad en el mercado, pero poco a poco
todos se van configurando de una forma en la que todos "se entienden". Es
decir, que si yo envo informacin desde el mo, aunque est "codificada" en un
software contable distinto, ambos saben extraer los datos de forma similar.
De nada servira tener un programa contable con el que enviemos documentos
que nadie puede interpretar, verdad?
Personalizable en niveles de usuario
Dependiendo del tamao de la empresa, puede que se creen varias capas de
usuarios con jerarquas. Es til que el software permita que haya un
administrador y varios usuarios, los cuales solo tengan permitido editar ciertos
datos.
Por ejemplo, imagine poder dar acceso al departamento de compras a la parte
exclusiva para aadir facturas de compra, mientras que al departamento de
ventas solo le permitira crear facturas con los ingresos que va recibiendo. De
esta forma se ahorra muchos errores.
Capaces de soportar mucha informacin
De qu servira un software contable que se bloquee si metemos 200 facturas
de forma instantnea? El programa debe ser capaz de soportar cualquier
subida de informacin y de guardar todos los datos.
En este caso hay muchos programas de facturacin online que cobran en
funcin del nmero de facturas emitidas, ya que cuantas ms emita ms gasto
les supone a ellos.
Fciles de usar
Si se utiliza el programa para facilitar la contabilidad, no tendra mucho sentido
que fuera complicado. El software debe ser intuitivo, muy fcil de usar y con
una curva de aprendizaje casi nula.
Para que se haga una idea, cualquier persona con un mnimo de conocimiento
debera ser capaz de usarlo. Y adems, todo el software debera estar apoyado
por un soporte y documentos de ayuda.
Generadores de informes
Si se limita a extraer datos que introducidos y hacer clculos, el programa no
sirve para nada. Necesitamos informes, conclusiones y que nos aporte valor
real ms all de los datos.
Huya de los programas que son simples "calculadoras", para eso ya tenemos
las de toda la vida.
Seguros
Como hemos comentado, la mayora de programas de contabilidad funcionan
en la nube. Eso hace que la seguridad sea un punto primordial, pues est claro
que no queremos que nadie vea nuestras cuentas.
Analice cules son los protocolos de seguridad que lleva a cabo el software y
preste especial atencin a este punto. Un fallo de seguridad y todas sus
cuentas podran verse al descubierto.
Escalables
Aunque existan softwares especializados en diferentes sectores como los
freelances, grandes empresas o las asesoras, el que usted compre debe ser
escalable. Si usted hoy trabaja solo, pero maana tiene una empresa de 20
empleados, debera de poder seguir usando el mismo.
Si piensa que va a crecer en un futuro y ve que su programa de contabilidad no
es escalable, es mejor que busque otro para no tener que volver a aprender a
usar uno nuevo en el futuro.
Compatibles
La ltima caracterstica es la ms evidente: si el software de contabilidad no es
compatible con su sistema operativo o navegador preferido, no tiene sentido
que lo compre. Revise bien las especificaciones tcnicas antes de lanzarse a
hacerlo.