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MANUAL DO PR-GESTO RPPS

Programa de Certificao Institucional e Modernizao da Gesto


dos Regimes Prprios de Previdncia Social da Unio, dos
Estados, do Distrito Federal e dos Municpios
(Portaria MPS n 185/2015)

VERSO ATUALIZADA EM 08/12/2016, DEPOIS DO


ENCERRAMENTO DA CONSULTA PBLICA

(SUJEITO A REVISO FINAL, A SER REALIZADA APS A


AUDINCIA PBLICA QUE DEBATER OS CRITRIOS PARA
CREDENCIAMENTO DAS ENTIDADES CERTIFICADORAS)
MANUAL DO PR-GESTO RPPS (VERSO ATUALIZADA EM 08/12/2016) 2

SUMRIO
TTULO (1) / Captulo (1.1) / Seo (1.1.1) Pg.
1 INTRODUO 4
1.1 Objetivo do Manual 4
1.2 Noes de Certificao 5
1.3 Histrico do Pr-Gesto RPPS 5
1.4 Conceitos e Definies 7
1.4.1 Processo 7
1.4.2 Atividade 8
1.4.3 Mapeamento e Modelagem de Processos 8
1.4.4 Manualizao, Padronizao ou Normalizao 9
1.4.5 Planejamento 9
1.4.6 Sistema de Qualidade 10
2 ASPECTOS GERAIS DO PR-GESTO RPPS 11
2.1 Objetivos 11
2.2 Premissas 11
2.2.1 Adeso Voluntria 12
2.2.2 Dimenses 12
2.2.3 Nveis de Aderncia 12
2.2.4 Temporalidade 13
2.2.5 Regularidade Previdenciria 13
2.3 Certificao no Pr-Gesto RPPS 13
2.3.1 Procedimentos para Certificao 13
2.3.2 Manuteno e Renovao da Certificao 16
2.4 Entidades Certificadoras 16
2.4.1 Atuao das Entidades Certificadoras 16
2.4.2 Credenciamento das Entidades Certificadoras 17
2.5 Implantao do Pr-Gesto RPPS 18
2.5.1 Cronograma de Implantao 18
2.5.2 Consulta Pblica e Audincia Pblica 19
3 DIMENSES DO PR-GESTO RPPS 21
3.1 Controles Internos 21
3.1.1 Mapeamento das Atividades das reas de Atuao do RPPS 22
3.1.2 Manualizao das Atividades das reas de Atuao do RPPS 22
3.1.3 Capacitao e Certificao dos Gestores e Servidores das reas de Risco 22
3.1.4 Estrutura de Controle Interno 23
3.1.5 Poltica de Segurana da Informao 24
3.1.6 Gesto e Controle da Base de Dados Cadastrais dos Servidores Pblicos, 25
Aposentados e Pensionistas
3.2 Governana Corporativa 26
3.2.1 Relatrio de Governana Corporativa 27
3.2.2 Planejamento 28
3.2.3 Relatrio de Gesto Atuarial 28
3.2.4 Cdigo de tica da Instituio 29
3.2.5 Polticas Previdencirias de Sade e Segurana do Servidor 30
3.2.6 Poltica de Investimentos 31
MANUAL DO PR-GESTO RPPS (VERSO ATUALIZADA EM 08/12/2016) 3

3.2.7 Comit de Investimentos 32


3.2.8 Transparncia 33
3.2.9 Definio de Limites de Aladas 34
3.2.10 Segregao das Atividades 34
3.2.11 Ouvidoria 35
3.2.12 Diretoria Executiva 35
3.2.13 Conselho Fiscal 36
3.2.14 Conselho Deliberativo 36
3.2.15 Mandato, Representao e Reconduo 37
3.2.16 Gesto de Pessoas 38
3.3 Educao Previdenciria 38
3.3.1 Plano de Ao de Capacitao 39
3.3.2 Aes de Dilogo com os Segurados e a Sociedade 39
ANEXOS 41
1 Exemplos de Classificao, Mapeamento e Manualizao de Processos no RPPS 41
2 Termo de Adeso ao Pr-Gesto RPPS 45
3 Termo de Concesso da Certificao 46
4 Modelo de Cdigo de tica para Entidades Certificadoras 47
5 Grandes reas de Atuao do RPPS 49
6 Quadro Resumo das Aes de Acordo com os Nveis de Aderncia 50
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1 - INTRODUO
1.1 - OBJETIVO DO MANUAL
Os Regimes Prprios de Previdncia Social - RPPS so constitudos mediante lei de cada
ente federativo, com a finalidade de prover os direitos previdencirios dos servidores pblicos
titulares de cargos efetivos da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municpios,
devendo assegurar o carter contributivo e solidrio e o equilbrio financeiro e atuarial, em
consonncia com os preceitos dos artigos 40, 149, 1 e 249 da Constituio Federal.

Atualmente existem no pas cerca de 2.100 RPPS, que contam com quase 10 milhes de
segurados, entre servidores ativos, aposentados e pensionistas, e so responsveis pela gesto
de recursos acumulados da ordem de R$ 180 bilhes.

As Emendas Constitucionais n 20/1998 e n 41/2003 e as Leis n 9.717/1998 e n


10.887/2004 redefiniram o marco institucional dos RPPS, estabelecendo regras gerais de
organizao e funcionamento que proporcionaram significativos avanos na sua gesto e a
segregao e preservao dos recursos a eles vinculados. Contudo, os RPPS ainda apresentam,
tanto do ponto de vista financeiro quanto atuarial, grandes desafios a serem superados para
que possam garantir, com sustentabilidade, a concesso e manuteno dos benefcios
previdencirios aos seus segurados e dependentes.

Com fundamento na atribuio de exercer a orientao, superviso e acompanhamento


dos RPPS e estabelecer e publicar parmetros e diretrizes gerais para sua organizao e
funcionamento, nos termos do art. 9, I e II da Lei n 9.717/1998, e objetivando auxiliar os
entes federativos na melhoria da gesto dos RPPS, por meio do aprimoramento do controle
dos ativos e passivos previdencirios e de uma maior transparncia no relacionamento destes
com os segurados e a sociedade, o Ministrio da Previdncia Social (atualmente Secretaria de
Previdncia - SPREV do Ministrio da Fazenda - MF, por fora da Lei n 13.341/2016) editou a
Portaria MPS n 185/2015, que instituiu o Programa de Certificao Institucional e
Modernizao da Gesto dos Regimes Prprios de Previdncia Social da Unio, dos Estados, do
Distrito Federal e dos Municpios - Pr-Gesto RPPS.

O presente Manual do Pr-Gesto RPPS decorre da previso contida no inciso I do art. 6


da Portaria MPS n 185/2015, e visa definir:
a) O cronograma de implantao do Pr-Gesto RPPS.
b) Os parmetros a serem observados para avaliao e habilitao das entidades
certificadoras.
c) Os procedimentos para adeso ao Pr-Gesto RPPS.
d) Os procedimentos a serem observados para a renovao, suspenso ou cancelamento da
certificao institucional.
e) O contedo de cada uma das aes a serem observadas para obteno da certificao
institucional.

Portanto, este Manual tem por objetivo, sem pretender esgotar a matria, ser um guia
que apresente a proposta e oferea as bases para a melhoria da gesto dos RPPS, auxiliando os
dirigentes e gestores no exerccio de seus deveres legais e no alcance de melhores padres de
desempenho, na busca pela consecuo de sua misso institucional.
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1.2 - NOES DE CERTIFICAO


A certificao um processo de reconhecimento da excelncia e das boas prticas de
gesto destinado a atestar a qualidade e a funcionalidade de produtos, servios, processos
produtivos, gesto ambiental, dentre outros. a avaliao, por entidade externa credenciada,
do sistema de gesto de uma organizao e o reconhecimento de que est de acordo com
determinadas normas de referncia.

A certificao serve para declarar explicitamente que determinada situao verdadeira


e deve ser formal, feita segundo procedimentos padronizados e documentados, devendo ser
reavaliada e renovada periodicamente.

O processo de certificao proporciona benefcios internos e externos organizao.


Externamente, ela pode obter maior credibilidade e aceitao perante outras organizaes
com as quais se relaciona. Internamente, obter um certificado de conformidade ajuda a
conhecer, organizar e melhorar os processos da instituio, evitar o retrabalho, reduzir custos
e alcanar maior eficincia e racionalizao. O gestor consegue ter uma viso abrangente dos
processos e de como eles contribuem para os resultados pretendidos.

Portanto, podem ser enumeradas como vantagens que a certificao proporciona para as
organizaes:
a) Melhoria na organizao das atividades e processos.
b) Aumento da motivao por parte dos colaboradores.
c) Incremento da produtividade.
d) Reduo de custos e do retrabalho.
e) Transparncia e facilidade de acesso informao.
f) Perpetuao das boas prticas, pela padronizao.
g) Reconhecimento no mercado onde atua.

A certificao institucional no se confunde com a certificao individual de qualificao,


pois enquanto esta reconhece a capacitao obtida por um determinado servidor ou gestor,
aquela alcana o conjunto de prticas adotadas por uma organizao. Embora o Pr-Gesto
RPPS dirija-se certificao institucional, a certificao profissional poder ser, em alguns
casos, conforme se ver em determinados tpicos deste Manual, um requisito para que o RPPS
seja institucionalmente certificado, enquanto organizao previdenciria inserida no contexto
da Administrao Pblica.

1.3 - HISTRICO DO PR-GESTO RPPS


A proposta de criao de uma certificao institucional para a gesto dos RPPS, originou-
se de deliberao apresentada na 36 Reunio do Conselho Nacional dos Dirigentes de
Regimes Prprios de Previdncia Social - CONAPREV, ocorrida em abril de 2011, e aprovada na
37 Reunio Ordinria do CONAPREV, em junho de 2011.

As primeiras verses da proposta de certificao foram elaboradas com a participao de


representantes dos RPPS dos Estados do Amap, Amazonas, Distrito Federal, Maranho, Minas
Gerais, Paraba, Paran, Piau, Rio de Janeiro, So Paulo, Santa Catarina, Sergipe, Tocantins e
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dos Municpios de Curitiba, Fortaleza, Rio de Janeiro e So Paulo, alm dos representantes da
Associao Brasileira de Instituies de Previdncia Estaduais e Municipais - ABIPEM e
Associao Nacional de Entidades de Previdncia dos Estados e Municpios - ANEPREM.

A proposta de certificao foi considerada estratgica pelo MPS, razo pela qual foi
includa, em 2013, como um dos componentes do Programa de Apoio Modernizao da
Gesto do Sistema de Previdncia Social - PROPREV - Segunda Fase.

Por meio da Portaria SPPS n 05/2014, de 1 de outubro de 2014, a Secretaria de


Polticas de Previdncia Social - SPPS instituiu o Grupo de Trabalho - GT Certificao, composto
por seus tcnicos e representantes dos RPPS do Estado do Rio de Janeiro e do Distrito Federal
e dos Municpios de Cabedelo - PB, Concrdia - SC, Curitiba - PR, Indaiatuba - SP e Vitria - ES,
tendo como objetivos a definio de critrios de governana voltados certificao
institucional de qualidade e modernizao da gesto dos RPPS e o estabelecimento de
parmetros para o credenciamento das instituies certificadoras, aptas a avaliar e certificar os
RPPS que aderirem ao programa de certificao institucional.

A partir dos debates nas reunies do GT Certificao foi elaborado documento contendo
os critrios de excelncia em gesto dos RPPS, a serem avaliados por entidades certificadoras.
Esse documento foi submetido apreciao de entidades externas, tais como o Instituto
Brasileiro de Governana Corporativa - IBGC, o Instituto de Certificao dos Profissionais de
Seguridade Social - ICSS e a Associao Brasileira das Entidades dos Mercados Financeiros e de
Capitais - ANBIMA.

Durante a 52 Reunio Ordinria do CONAPREV, ocorrida em maro de 2015, foi


apresentada a verso final do documento elaborado pelo Grupo de Trabalho. O CONAPREV,
por meio da Resoluo CONAPREV n 01/2015, manifestou apoio a essa iniciativa e a inteno
de colaborar e apoiar sua implantao, alm de referendar a proposta de minuta de Portaria
destinada a instituir o Pr-Gesto RPPS.

Por meio da Portaria MPS n 185/2015, publicada no Dirio Oficial da Unio em 15 de


maio de 2015, foi institudo o Programa de Certificao Institucional e Modernizao da Gesto
dos Regimes Prprios de Previdncia Social da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos
Municpios, intitulado como Pr-Gesto RPPS.

Essa Portaria estabeleceu as linhas gerais do Pr-Gesto RPPS e atribuiu Secretaria de


Polticas de Previdncia Social - SPPS a responsabilidade de elaborar e publicar o Manual do
Pr-Gesto RPPS, observado o contedo especificado em seu art. 6, I.

Por meio da Portaria SPPS n 03/2015 foi publicada a verso inicial do Manual do Pr-
Gesto RPPS e aberto processo de consulta pblica para apresentao de dvidas, crticas e
sugestes, no perodo de 10 de dezembro de 2015 a 20 de fevereiro de 2016, posteriormente
prorrogado at 21 de maro de 2016, pela Portaria SPPS n 01/2016.

Conforme resultado divulgado no dia 13 de setembro de 2016, no endereo eletrnico


da Previdncia Social na Internet, participaram da consulta pblica 16 colaboradores, alguns
individuais e outros representando diferentes instituies, que apresentaram 123
contribuies, sendo 30 de dvidas e 93 de propostas, das quais 43 foram acatadas, integral ou
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parcialmente, resultando em alteraes no contedo desta verso do Manual do Pr-Gesto


RPPS.

1.4 - CONCEITOS E DEFINIES


O Pr Gesto RPPS um programa de certificao que visa ao reconhecimento das boas
prticas de gesto adotadas pelos RPPS. a avaliao, por entidade certificadora externa,
credenciada pela SPPS, do sistema de gesto existente, com a finalidade de identificar sua
conformidade s exigncias contidas nas diretrizes de cada uma das aes, nos respectivos
nveis de aderncia.

Como procedimento para a melhoria da gesto, por meio da avaliao e estudo dos
processos da organizao, a certificao pressupe o seu diagnstico detalhado, sob uma viso
sistmica, por meio do mapeamento e anlise dos processos de negcio e sua posterior
modelagem, buscando a melhoria dos processos existentes, pela introduo de padres de
qualidade, e sua devida documentao.1

Aps o mapeamento e modelagem dos processos, estes devem ser normalizados, de


acordo com padres predefinidos de qualidade, desempenho (a partir de metas definidas) e
reprodutibilidade. Em seguida, deve ser realizado um plano estratgico, que defina metas,
responsveis e prazos para a implantao das aes correspondentes ao respectivo nvel de
aderncia ao Pr-Gesto RPPS.

Durante a implantao da certificao podem ocorrer tarefas temporrias, a serem


realizadas somente no perodo de preparao para a auditoria de certificao e que no
necessariamente vo ser mantidas pelo RPPS, enquanto outras tarefas introduzidas sero
mantidas permanentemente. Para fins da certificao, alguns processos so concludos num
dado momento e depois apenas reavaliados e ajustados periodicamente.

Tambm deve ser estruturada uma hierarquia de processos, reconhecendo aqueles que
so prioritrios ou de maior risco, diretamente relacionados aos objetivos estratgicos da
instituio (processos finalsticos) e os processos integradores (processos de suporte ou apoio
e processos gerenciais).

A seguir so apresentados alguns conceitos e definies cuja compreenso relevante


para a adequada avaliao e implantao dos procedimentos necessrios obteno da
certificao institucional no mbito do Pr-Gesto RPPS.

1.4.1 - PROCESSO

Processo um conjunto de atividades inter-relacionadas executadas na organizao,


iniciado por eventos internos ou externos, que consome recursos (entrada, input) e gera
resultados (sada, output). Todo processo deve ser relacionado a um objetivo que visa atender,
dentro da estratgia da organizao, a uma determinada demanda. A estrutura de processos
representada por diversos nveis, segundo o modelo de Cadeia de Valor Agregado, que podem
ser decompostos em macroprocessos, processos, subprocessos, atividades e tarefas.

1
Um dos instrumentos utilizados no mapeamento e modelagem de processo o Gerenciamento de Processos de
Negcio (Business Process Management - BPM).
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Podem ser identificadas trs grandes Cadeias de Valor Agregado em um RPPS: a Cadeia
de Valor Operacional, que agrega os processos que direcionam o RPPS para sua finalidade, a
Cadeia de Valor de Gesto, que agrega os processos relacionados gesto e controle do RPPS,
e a Cadeia de Valor de Suporte, que agrega processos que apoiam os demais processos do
RPPS.

Os processos so compostos por atividades inter-relacionadas que solucionam uma


questo especfica, mas no atuam necessariamente em uma sequncia linear ou
unidirecional, pois um processo pode relacionar-se a outros, resultando em um modelo
multidimensional e multidirecional. As atividades que compem os processos so dirigidas por
regras de negcio e vistas no contexto de seu relacionamento com outras atividades e
processos para fornecer uma viso de sequncia e fluxo.

A fim de se obter uma viso sistmica e abrangente, o conjunto de processos de uma


organizao pode ser representado por meio de um diagrama (retrata os principais elementos
de um fluxo de processo, para identificao rpida, mas omite detalhes menores dos fluxos de
trabalho), de um mapa (fornece viso mais abrangente dos componentes do processo, com
maior preciso do que um diagrama, permitindo visualizar o relacionamento com outros
elementos, como atores, eventos e resultados) ou de um modelo (representa um determinado
estado atual ou futuro do negcio e dos recursos envolvidos, como pessoas, informao,
instalaes, automao, finanas e insumos).

No Anexo 1 apresentado um exemplo de classificao de processos em RPPS.

1.4.2 - ATIVIDADE

Representa as etapas e desdobramentos de cada processo e mostra a sequncia de


ocorrncias encadeadas para a consecuo de determinada finalidade, pela transformao dos
insumos (pessoas, materiais, determinaes legais, mtodos, informaes, etc.) em produtos
(bens, servios, anlise, informao). Os produtos especficos so gerados pelas atividades a
partir dos insumos recebidos, de acordo com os objetivos e metas estabelecidos no
planejamento para se chegar aos objetivos definidos. As atividades devem ser descritas no
mapa ou modelo de processos.

1.4.3 - MAPEAMENTO E MODELAGEM DE PROCESSOS

O mapeamento e a modelagem de processos so ferramentas gerenciais que permitem


organizao conhecer e compreender os processos de negcio por ela executados (ou
processos futuros a serem desenvolvidos), identificar informaes, passos, responsveis,
fraquezas e potencialidades, construir indicadores de desempenho e aumentar sua eficcia e
eficincia, com a melhoria do nvel de qualidade dos produtos e servios e do nvel de
satisfao do cliente.

A modelagem de processos de negcio o conjunto de atividades desenvolvidas na


criao de representaes de processos de negcio existentes ou propostos e pode prover
uma perspectiva da totalidade ou de uma poro dos processos operacionais, de suporte e
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gerenciais. Tem por propsito criar uma representao completa e precisa do funcionamento
do processo, com diferentes nveis de detalhamento.

Como resultado so apresentados o modelo de processo e o mapa de processo,


representaes grficas que demonstram o fluxo operacional e a interrelao entre diferentes
processos. O modelo de processo indica todos os passos de um processo e tem a finalidade de
mostrar a sequncia e interao entre estes e cada uma das atividades que os compem.

Para se desenvolver o mapeamento necessrio determinar o processo que ser


mapeado, a ferramenta a ser utilizada, o nvel de detalhamento que se pretende alcanar e, ao
final, realizar a verificao e validao do mapa do processo, para se certificar de que ele foi
corretamente construdo e representa de forma adequada o processo objeto do mapeamento.

No Anexo 1 apresentado exemplo de mapeamento de um processo em RPPS.

1.4.4 - MANUALIZAO, PADRONIZAO OU NORMALIZAO

A manualizao (tambm conhecida como padronizao ou normalizao) a introduo


de normas e padres nos processos, de acordo com padres de conformidade (sejam normas
tcnicas, requisitos legais ou de qualidade), na produo de um bem ou servio.

A manualizao tem como objetivo aprimorar os processos e pode estabelecer normas


para procedimentos, fixar classificaes ou terminologias e mesmo definir a maneira de medir
ou determinar as caractersticas de um produto ou servio.

indispensvel realizar uma anlise do referencial normativo que rege os processos e


adequar as atividades a elas. A normalizao cria padres para execuo dos processos e os
torna impessoais, o que beneficia a organizao ao perpetuar as boas prticas implementadas.

Segundo definio da Associao Brasileira de Normas Tcnicas - ABNT Normalizao


a atividade que estabelece, em relao a problemas existentes ou potenciais, prescries
destinadas utilizao comum e repetitiva com vistas obteno do grau timo de ordem em
um dado contexto.

No Anexo 1 apresentado exemplo de manualizao de um processo em RPPS.

1.4.5 - PLANEJAMENTO

Aps ter sido identificada a estrutura de processos da organizao, deve ser elaborado o
planejamento do processo de certificao, definido em um plano de trabalho. Este deve
contemplar as aes a serem implementadas para a melhoria dos processos e atividades, os
padres e normas a serem adotados, recursos necessrios, metas, responsabilidades e prazos
para concluso.

O planejamento de uma organizao pode se dar em diferentes nveis e com diferentes


objetivos: estratgico, ttico ou operacional.
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O planeamento estratgico considera a organizao como um todo, estabelece os


objetivos permanentes ou de longo prazo e as estratgias para alcan-los. Num segundo nvel,
o planejamento ttico, define os objetivos e produtos dos processos. J o planejamento
operacional refere-se organizao das atividades de cada processo, sejam os estratgicos,
estruturantes ou operacionais e de apoio.

1.4.6 - SISTEMA DE QUALIDADE

A implementao do processo de certificao pressupe a adoo de um sistema de


qualidade (tambm referido como boas prticas de gesto), entendido como um conjunto de
normas e padres para os procedimentos que garanta reprodutibilidade, segurana, eficcia,
eficincia e efetividade.

So elementos que compem um sistema de qualidade a melhoria dos procedimentos, a


homogeneidade dos processos e a adequao a padres de conformidade, pelo atendimento a
uma necessidade ou expectativa previamente acordada.

A implantao de um sistema da qualidade ocasiona um profundo efeito revitalizador na


organizao, pois a necessria disciplina associada ao desenvolvimento e documentao de
procedimentos faz com que todos os colaboradores estejam conscientes da importncia das
boas prticas na consecuo de cada tarefa e de como esta tem que ser realizada para garantir
a qualidade dos procedimentos e resultados.
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2 - ASPECTOS GERAIS DO PR-GESTO RPPS


2.1 - OBJETIVOS
Conforme destacado no art. 2 da Portaria MPS n 185/2015, o Pr-Gesto RPPS tem por
objetivo incentivar os RPPS a adotarem melhores prticas de gesto previdenciria, que
proporcionem maior controle dos seus ativos e passivos e mais transparncia no
relacionamento com os segurados e a sociedade.

A implantao das boas prticas de gesto inseridas nas aes que compem os trs
pilares do Programa (Controles Internos, Governana Corporativa e Educao Previdenciria),
cujo contedo ser especificado no ttulo 3 - Dimenses do Pr-Gesto RPPS, contribuir para
a profissionalizao na gesto dos RPPS, a qualificao de seus gestores e a introduo de
padres de qualidade nos processos de trabalho. Tais medidas permitiro maior estabilidade
na gesto e consolidao de avanos, evitando que as naturais mudanas no comando poltico
do ente federativo resultem em descontinuidade ou retrocessos na gesto previdenciria.

As aes que fazem parte do escopo do Pr-Gesto RPPS qualificaro o gestor para o
cumprimento das normas gerais de organizao e funcionamento estabelecidas pela Lei n
9.717/1998 e pelos atos normativos editados pelo Ministrio da Previdncia Social (atualmente
Secretaria de Previdncia do Ministrio da Fazenda), mas ao mesmo tempo permitiro que ele
possa ir alm das exigncias de regulao e superviso.

A transparncia das informaes e a efetiva participao dos beneficirios no


acompanhamento da gesto do RPPS oferecem maior proteo aos fundos previdencirios, em
respeito ao esforo contributivo realizado pelos segurados e pelo ente federativo, favorecendo
a garantia futura do pagamento dos benefcios previdencirios com sustentabilidade e em
observncia aos princpios do equilbrio financeiro e atuarial e da eficincia e economicidade
na utilizao dos recursos pblicos.

A expressiva parcela do oramento pblico destinada manuteno dos RPPS torna a


sua boa gesto elemento essencial para o equilbrio das contas pblicas e a manuteno da
capacidade de os entes federativos implementarem as polticas pblicas de interesse da
coletividade, razo pela qual deve-se garantir o pleno acesso da sociedade a suas informaes.

Como objetivos complementares do Pr-Gesto RPPS podem ser destacados: incentivo


para os segurados conhecerem e acompanharem a gesto do RPPS; definio de padres
efetivos de governana, com documentos e processos preestabelecidos e institucionalizados;
definio de critrios relativos s competncias e habilidades requeridas dos gestores e
membros dos conselhos; definio de padres de controle e de qualidade aplicados gesto
previdenciria.

2.2 - PREMISSAS
A Portaria MPS n 185/2015 estabelece as premissas sobre as quais se assenta o Pr-
Gesto RPPS, que esto a seguir detalhadas.
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2.2.1 - ADESO VOLUNTRIA

De acordo com o art. 3, a adeso ser facultativa e formalizada pelos representantes


legais do ente federativo e da unidade gestora do RPPS, por meio da assinatura do Termo de
Adeso ao Pr-Gesto RPPS (Anexo 2), que dever ser digitalizado e enviado Secretaria de
Previdncia do Ministrio da Fazenda, pelo e-mail progestao.rpps@previdencia.gov.br. A
Secretaria de Previdncia divulgar mensalmente, no endereo eletrnico da Previdncia
Social na rede mundial de computadores - Internet, a relao atualizada dos entes que
formalizaram a adeso.

A formalizao do Termo de Adeso sinaliza a inteno do RPPS de iniciar os


procedimentos preparatrios para a certificao, por meio da adequao de seus processos de
trabalho s exigncias estabelecidas nas diferentes aes que integram as trs dimenses da
certificao (Controles Internos, Governana Corporativa e Educao Previdenciria). Portanto,
a adeso pode ser considerada o passo inicial no processo de certificao, e posteriormente
ser seguida por outras providncias, como a escolha da entidade certificadora, dentre aquelas
previamente credenciadas pela Secretaria de Previdncia, que ir avaliar os processos do RPPS
e o cumprimento dos requisitos para a obteno da certificao.

A participao do dirigente mximo do ente federativo (Prefeito ou Governador) nesse


ato de extrema importncia, pois revela a conscientizao sobre a necessidade de se buscar
o aperfeioamento da gesto previdenciria e o compromisso de implantar aes que estejam
sob a esfera direta de atuao do ente e de apoiar o dirigente do RPPS no conjunto de aes
de responsabilidade da unidade gestora necessrias certificao.

2.2.2 - DIMENSES

O art. 4 define que o Pr-Gesto RPPS contempla trs dimenses, que representam os
pilares sobre os quais a modernizao da gesto se sustentar: Controles Internos, Governana
Corporativa e Educao Previdenciria.

Cada uma dessas trs dimenses possui um grupo de aes relacionadas, a serem
cumpridas pelo RPPS, que se encontram listadas no Anexo da Portaria MPS n 185/2015 e cujo
contedo ser detalhado no Ttulo 3 - Dimenses do Pr-Gesto RPPS, deste Manual.

2.2.3 - NVEIS DE ADERNCIA

Cada uma das aes possui quatro nveis de aderncia, que representam os diferentes
graus de complexidade que podero ser atingidos, desde o Nvel I, mais simples, at o Nvel IV,
mais complexo. A certificao em determinado nvel ser atingida se o ente demonstrar
entidade certificadora que atingiu esse nvel em todas as 24 (vinte e quatro) aes avaliadas.
Sendo atingidos diferentes nveis de aderncia nas aes, a certificao ser determinada pelo
nvel mais simples dentre aqueles atingidos.2

2
Assim, por exemplo, se um RPPS atingiu o Nvel I em 23 (vinte e trs) aes, mas no atingiu nenhum nvel em 1
(uma), ele no obter a certificao. Se outro RPPS atingiu o Nvel IV em 3 (trs) aes, Nvel III em 6 (seis) aes,
o Nvel II em 13 (treze) aes e o Nvel I em 2 (duas) aes, ele obter a certificao no Nvel I.
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No entanto, com o objetivo de que o Programa alcance o seu propsito de incentivar a


melhoria da gesto dos RPPS, at 2019 a certificao ser obtida se atendidos
cumulativamente os seguintes critrios:
a) Para certificao no nvel I ser exigido o atingimento de pelo menos 17 aes (70%); para o
nvel II, de 19 aes (79%); para o nvel III, de 21 aes (87%); para o nvel IV, de 24 aes
(100%).
b) Para os nveis I, II e III, devero ser atingidas pelo menos 50% das aes em cada dimenso
(3 em Controles Internos; 8 em Governana Corporativa e 1 em Educao Previdenciria).

Posteriormente, o RPPS poder buscar obter com a entidade certificadora a certificao


em nvel mais elevado, desde que comprove a evoluo no cumprimento das aes no nvel
desejado, e observado o disposto no item 2.3.2 deste Manual.

Durante a vigncia da certificao o RPPS dever executar procedimentos peridicos de


autoavaliao, com o objetivo de assegurar a manuteno do cumprimento das aes
correspondentes ao nvel em que foi certificado, evitando assim retrocessos em sua gesto e
dificuldades na posterior renovao da certificao.

2.2.4 - TEMPORALIDADE

A certificao ter validade de 3 (trs) anos, devendo ser renovada ao final desse
perodo. Se durante a sua vigncia o RPPS obtiver a alterao para um nvel superior da
certificao, esta ser considerada como nova certificao para fins de contagem do prazo de
validade.

A entidade certificadora emitir o Termo de Concesso da Certificao (Anexo 3) e


divulgar relao dos RPPS por ela certificados, que ser tambm publicada pela Secretaria de
Previdncia, no endereo eletrnico da Previdncia Social na Internet.

2.2.5 - REGULARIDADE PREVIDENCIRIA

O 2 do art. 4 estabelece como precondio para a certificao institucional no Pr-


Gesto RPPS que o ente possua Certificado de Regularidade Previdenciria - CRP vigente,
emitido administrativamente, a partir da demonstrao de que cumpre todas as regras gerais
de organizao e funcionamento dos RPPS, estabelecidas na Lei n 9.717/1998 e nos atos
normativos dela decorrentes.

O RPPS que deixar de manter o CRP administrativo por mais de 90 (noventa) dias ter os
efeitos da certificao institucional temporariamente cancelados. Restabelecida a emisso do
CRP administrativo, a certificao institucional voltar a produzir seus efeitos pelo perodo de
validade remanescente.

2.3 - CERTIFICAO NO PR-GESTO RPPS

2.3.1 - PROCEDIMENTOS PARA CERTIFICAO

Conforme mencionado no Captulo 1.2 deste Manual, a certificao um processo no


qual uma entidade avalia se a organizao ou empresa atende a determinados padres de
MANUAL DO PR-GESTO RPPS (VERSO ATUALIZADA EM 08/12/2016) 14

execuo de processos ou se a produo de produtos ou servios atende a normas tcnicas


predefinidas. A avaliao para sua concesso ocorre por meio da auditoria de certificao dos
processos produtivos ou de gesto e, sendo constatada a conformidade com as diretrizes do
programa, a organizao passa a ser considerada certificada, por determinado prazo.

A certificao no mbito do Pr-Gesto RPPS permitir atestar que um determinado


RPPS que tenha aderido ao programa conseguiu implementar boas prticas de gesto
previdenciria, alcanando os objetivos de melhoria do controle de seus ativos e passivos e
aumento da transparncia no relacionamento com os segurados e a sociedade.

Podem ser enumerados os seguintes requisitos bsicos para o sucesso da adeso ao Pr-
Gesto RPPS:
a) Responsabilidade dos gestores: necessrio o comprometimento por parte do
representante legal do ente federativo e do dirigente da unidade gestora do RPPS, para que
sejam adotadas todas as medidas necessrias implementao do Programa. Recomenda-se
que um servidor seja designado para coordenar e controlar o processo de certificao.
b) Criao de um sistema de qualidade: A certificao requer a adoo de padres de
qualidade, em conformidade com os requisitos estabelecidos em cada uma das aes das
dimenses de Controles Internos, Governana Coorporativa e Educao Previdenciria, de
acordo com o nvel de aderncia pretendido.
c) Documentao do processo de certificao: Todas as atividades referentes ao processo de
certificao (planejamento, cronograma, metodologia, etc.) devem ser documentadas, a fim de
que possa haver verificao posterior pela auditoria de certificao e pelos responsveis pelo
monitoramento no RPPS.
d) Mapeamento, modelagem e manualizao dos processos: Identificao das atividades
componentes dos processos-chave da organizao. As aes de mapeamento e manualizao
dos processos e atividades, dentro da dimenso Controles Internos, visam ao atendimento
deste requisito.
e) Treinamento: Devem ser criados programas de conscientizao e treinamento para os
colaboradores, para que estes conheam e estejam integrados ao processo de certificao.
Este requisito est associado s aes da dimenso Educao Previdncia.
f) Monitoramento: Identificao, definio de metas, criao de indicadores de execuo e
preveno de riscos dos processos-chave da organizao. O monitoramento se relaciona a
algumas das aes da dimenso Governana Coorporativa e cumprir importante papel no
apenas nas etapas destinadas obteno da certificao inicial, mas tambm para sua
manuteno e posterior renovao.
g) Aes corretivas: Investigao e anlise das causas de resultados insatisfatrios e adoo de
medidas para prevenir a reincidncia das situaes de no conformidade.
h) Reviso: Deve ser prevista a reviso sistemtica dos processos e do sistema da qualidade
adotado, por meio de aes evolutivas ou corretivas, sempre que necessrio.

Apresenta-se a seguir um roteiro exemplificativo com as etapas a serem observadas pelo


ente federativo e pela unidade gestora para implantao do Pr-Gesto RPPS e obteno da
certificao institucional:
a) Nvel de aderncia: Aps estudarem o Manual do Pr-Gesto RPPS, em especial o
detalhamento das aes apresentado no Ttulo 3 - Dimenses do Pr-Gesto RPPS, o ente
federativo e a unidade gestora do RPPS devero avaliar a situao de seus processos internos e
definir o nvel de aderncia mais adequado ao seu porte, grau de organizao, recursos a
MANUAL DO PR-GESTO RPPS (VERSO ATUALIZADA EM 08/12/2016) 15

serem dispendidos e complexidade das medidas de adequao necessrias, de modo a


assegurar a plena consecuo dos objetivos pretendidos.
b) Conformidade legal: Considerando que a conformidade do RPPS s obrigaes legais,
definidas pela Lei n 9.717/1998 e atos normativos dela decorrentes, e atestada pelo
Certificado de Regularidade Previdenciria - CRP, precondio para a certificao
institucional, o RPPS dever promover a adequao de eventuais critrios irregulares. Igual
providncia dever ser adotada pelos entes federativos que tenham obtido o CRP por fora de
deciso judicial.
c) Diagnstico situacional: Elaborar o diagnstico da gesto do RPPS a partir de uma viso
sistmica da organizao, contendo a avaliao dos processos, recursos humanos e materiais
disponveis, e identificao dos processos-chave.
d) Termo de Adeso: O ente federativo e a unidade gestora do RPPS devem definir em
documento prprio os compromissos e as obrigaes recprocas, necessrios para o
atingimento da certificao no nvel de aderncia almejado. Em seguida, seus representantes
legais devero assinar em conjunto o Termo de Adeso ao Pr-Gesto RPPS (Anexo 2) e envi-
lo Secretaria de Previdncia, pelo e-mail progestao.rpps@previdencia.gov.br.
e) Elaborao do Plano de Trabalho: O RPPS elaborar Plano de Trabalho para implantao do
Pr-Gesto RPPS, de acordo com o nvel de aderncia pretendido, contendo:
e.1) Critrios de documentao dos procedimentos de implantao e etapas do processo de
certificao.
e.2) Definio das etapas de implantao, prazos e obrigaes do ente federativo e da unidade
gestora do RPPS, e respectivos responsveis.
e.3) Treinamento dos servidores do RPPS e outros colaboradores, divulgao dos objetivos e
mtodos para a implantao dos novos procedimentos.
e.4) Definio dos recursos necessrios e reas prioritrias, a partir de uma viso sistmica da
organizao.
e.5) Identificao, mapeamento, modelagem e manualizao dos principais processos, de
acordo com o nvel de aderncia pretendido, definio dos pontos crticos das atividades e das
responsabilidades.
e.6) Descrio de como se far a adequao dos processos e atividades s diretrizes do
Programa, de acordo com o nvel pretendido.
e.7) Definio de procedimentos de acompanhamento e avaliao permanentes e de aes
corretivas em todos os processos e indicao dos responsveis.
e.8) Cronograma de implantao.
f) Implementao do Plano de Trabalho: Implementar os procedimentos definidos no Plano de
Trabalho.
g) Entidade certificadora: O RPPS selecionar a entidade certificadora, dentre aquelas
credenciadas pela SPPS, e providenciar a sua contratao.
h) Auditoria de certificao: Concluda a implementao das adequaes nos processos de
trabalho do RPPS, a unidade gestora definir com a entidade certificadora o momento em que
se dar a auditoria de certificao.
i) Obteno da certificao: Realizada a auditoria de certificao e constatado que o RPPS
demonstrou a conformidade ao nvel de aderncia pretendido, a entidade certificadora emitir
a correspondente certificao.
j) Comunicao da certificao: A entidade certificadora encaminhar SPPS, pelo e-mail
progestao.rpps@previdencia.gov.br, cpia do Termo de Concesso da Certificao (Anexo 3).
MANUAL DO PR-GESTO RPPS (VERSO ATUALIZADA EM 08/12/2016) 16

2.3.2 - MANUTENO E RENOVAO DA CERTIFICAO

Durante o prazo de validade de 3 (trs) anos da certificao institucional, caber ao


prprio RPPS realizar o monitoramento permanente de seus processos e atividades, buscando
garantir que estes continuem cumprindo os requisitos mnimos estabelecidos em cada uma
das aes nas dimenses de Controles Internos, Governana Corporativa e Educao
Previdenciria, para a manuteno e evoluo das boas prticas de gesto alcanadas.

Caso sejam identificadas situaes de desconformidade, devero ser adotadas as


medidas corretivas necessrias para que os requisitos relacionados quela determinada ao
sejam reconduzidos ao padro exigido pelo nvel de aderncia da certificao vigente.

Se for de seu interesse, o RPPS poder, depois de transcorrido 1 (um) ano de emitida a
certificao vigente e antes do trmino de sua validade, pleitear a alterao de seu nvel de
certificao para um superior, devendo para isso passar por nova auditoria de certificao,
referente s aes que se relacionem ao nvel pretendido. A auditoria para alterao do nvel
da certificao vigente dever ser realizada pela mesma entidade certificadora.

O RPPS que deixar de manter o CRP administrativo por mais de 90 (noventa) dias ter os
efeitos da certificao institucional temporariamente cancelados. Restabelecida a emisso do
CRP administrativo, a certificao institucional voltar a produzir seus efeitos pelo perodo de
validade remanescente.

recomendvel que o processo de renovao da certificao seja iniciado entre o RPPS e


a entidade certificadora com antecedncia mnima de 90 (noventa dias) antes do seu
vencimento, a fim de que no ocorra descontinuidade na condio de RPPS certificado.

2.4 - ENTIDADES CERTIFICADORAS

2.4.1 - ATUAO DAS ENTIDADES CERTIFICADORAS

Embora a instituio e disciplina do Pr-Gesto RPPS sejam de responsabilidade da


Secretaria de Previdncia do Ministrio da Fazenda, no competir a ela conceder diretamente
a certificao, mas sim s entidades que forem por ela credenciadas para atuarem como
certificadoras, aps o devido processo de habilitao, conforme art. 5 e art. 6, I, b e II da
Portaria MPS n 185/2015.

A atuao da entidade certificadora pressupe o necessrio conhecimento da legislao


que disciplina os RPPS, dos principais processos de trabalho que compem suas grandes reas
de atuao e das diretrizes, objetivos e requisitos relativos ao Pr-Gesto RPPS, definidos neste
Manual.

Caber ao RPPS demonstrar entidade certificadora, durante a auditoria de certificao,


que seus processos de trabalho atendem aos requisitos mnimos de conformidade
estabelecidos para o nvel de aderncia pretendido, em cada uma das aes listadas no Ttulo 3
- Dimenses do Pr-Gesto RPPS.
MANUAL DO PR-GESTO RPPS (VERSO ATUALIZADA EM 08/12/2016) 17

A entidade certificadora poder auxiliar o RPPS na adequao de seus processos de


trabalho para o atendimento dos requisitos estabelecidos pelo Pr-Gesto RPPS. No entanto,
ressalvada a atuao em aes de capacitao, por meio da oferta de treinamentos e da
certificao individual de qualificao de servidores e dirigentes da unidade gestora do RPPS, a
relao da entidade certificadora com os RPPS dever estar limitada aos procedimentos
destinados obteno da certificao institucional (obrigatoriamente a auditoria de
certificao e facultativamente a adequao de processos), sendo vedado que ela mantenha
relao comercial de outra natureza com os RPPS, seja de forma direta ou indireta, por meio
de seus proprietrios, dirigentes, colaboradores ou por entidades a ela ligadas.

A auditoria para a certificao nos nveis I e II poder ser realizada por meio de
verificao documental no presencial. Para os nveis III e IV a auditoria de certificao
ocorrer obrigatoriamente com a verificao presencial no ente federativo e na unidade
gestora do RPPS.

2.4.2 - CREDENCIAMENTO DAS ENTIDADES CERTIFICADORAS

No processo de habilitao para fins de credenciamento das entidades certificadoras


sero avaliados os seguintes requisitos mnimos:
a) Experincia da proponente: A entidade dever demonstrar os projetos anteriormente
desenvolvidos na rea de gesto pblica, sejam eles ligados administrao pblica em geral
ou dirigidos especificamente gesto de RPPS. Dever ser apresentado quadro descritivo dos
projetos desenvolvidos, contendo a identificao da entidade atendida, objeto, perodo de
durao, qualificao da equipe tcnica empregada e resultados alcanados.
b) Qualificao tcnica: A entidade dever identificar os colaboradores que comporo a equipe
responsvel pela conduo do projeto de certificao, com seus respectivos currculos,
contendo a formao acadmica e profissional.
c) Estrutura operacional: A entidade dever demonstrar a estrutura que ir alocar ao projeto
de certificao, contemplando pessoal, instalaes, equipamentos, recursos tecnolgicos,
material informativo e capacidade de treinamento, dentre outros.
d) Natureza jurdica: Embora no constitua requisito obrigatrio, desejvel que a entidade
esteja constituda como fundao ou associao civil de direito privado, sem finalidade
lucrativa.
e) Regularidade fiscal: Demonstrao da regularidade fiscal da entidade, por meio de certides.
f) Metodologia de trabalho: A entidade dever apresentar proposta da metodologia de
trabalho a ser utilizada no processo de certificao institucional, em relao qual sero
verificadas a consistncia, abrangncia e aderncia aos objetivos e diretrizes do Pr-Gesto
RPPS. A metodologia de trabalho proposta dever refletir o conhecimento da entidade quanto
legislao que estabelece as normas gerais de organizao e funcionamento do RPPS,
inclusive a competncia dos rgos responsveis pela sua superviso, e quanto s diretrizes,
objetivos e requisitos do Pr-Gesto RPPS.
g) Metodologia para apurao de custos: Proposta tcnica de custo da certificao para os
RPPS contratantes, separada entre auditoria de certificao e adequao de processos,
contendo detalhamento mnimo por nvel de aderncia, porte e localizao dos RPPS.
h) Conflito de interesses: Conforme esclarecido na seo anterior, que trata da atuao da
entidade certificadora, esta no poder ter relao comercial com os RPPS, excetuada aquela
relativa aos procedimentos destinados obteno da certificao institucional e a aes de
capacitao. Essa vedao estende-se aos proprietrios, dirigentes, colaboradores e outras
entidades ligadas entidade certificadora e dever ser atestada por meio de declarao
MANUAL DO PR-GESTO RPPS (VERSO ATUALIZADA EM 08/12/2016) 18

fornecida no processo de habilitao. Seu descumprimento a qualquer tempo ser causa para
descredenciamento da entidade certificadora.
i) Cdigo de tica: A entidade certificadora dever comprometer-se a observar padres ticos
estabelecidos em Cdigo de tica, que ser parte integrante dos contratos firmados com os
RPPS e cujo contedo mnimo observar o modelo constante do Anexo 4.

A Secretaria de Previdncia, em portaria especfica, detalhar os documentos exigidos e


procedimentos a serem observados no processo de habilitao, e designar os servidores que
iro compor a equipe de avaliao das propostas das entidades interessadas em serem
credenciadas como certificadoras no mbito do Pr-Gesto RPPS. A equipe de avaliao
poder emitir solicitaes especficas e realizar diligncias para comprovao das informaes
recebidas.

Os pedidos de credenciamento devero ser analisados no prazo mximo de 180 (cento e


oitenta) dias e a deciso ser publicada por meio de portaria da Secretaria de Previdncia. A
relao das entidades credenciadas permanecer disponvel no endereo eletrnico da
Previdncia Social na Internet.

A portaria com o ato de credenciamento e autorizao para atuao como entidade


certificadora ter validade pelo prazo de 5 (cinco) anos, ao fim dos quais dever ocorrer nova
avaliao, para fins de prorrogao. A autorizao ser revogada antes do trmino de sua
vigncia, caso constatado que a entidade deixou de apresentar os requisitos para habilitao
ou cujo desempenho mostre-se incompatvel com os objetivos e diretrizes do Pr-Gesto RPPS.
A Secretaria de Previdncia poder a qualquer tempo solicitar documentos ou informaes
para avaliar a manuteno dos requisitos.

2.5 - IMPLANTAO DO PR-GESTO RPPS

2.5.1 - CRONOGRAMA DE IMPLANTAO

O Manual do Pr-Gesto RPPS permaneceu em consulta pblica no perodo de 10 de


dezembro de 2015 a 21 de maro de 2016, permitindo aos interessados apresentarem suas
dvidas, crticas e sugestes, pelo e-mail progestao.rpps@previdencia.gov.br, que foram
devidamente analisadas, conforme resultado divulgado no endereo eletrnico da Previdncia
Social, em 13 de setembro.

Oportunamente, a Secretaria de Previdncia divulgar edital de convocao para


audincia pblica, na qual ser apresentada uma sntese dos resultados da consulta pblica e
sero debatidos os parmetros a serem observados para avaliao e habilitao das entidades
certificadoras.

Em at 60 (sessenta) dias aps a realizao da audincia pblica ser publicada portaria


da Secretaria de Previdncia, que:
a) Divulgar a verso final do Manual do Pr-Gesto RPPS.
b) Abrir o prazo para as entidades interessadas enviarem os documentos e informaes
exigidos no processo de habilitao para credenciamento das certificadoras.
c) Permitir que os RPPS passem a encaminhar os Termos de Adeso ao Pr-Gesto RPPS.
MANUAL DO PR-GESTO RPPS (VERSO ATUALIZADA EM 08/12/2016) 19

2.5.2 - CONSULTA PBLICA E AUDINCIA PBLICA

O pargrafo nico do art. 6 da Portaria MPS n 185/2015 prev a possibilidade de


realizao de consulta ou audincia pblica pela SPPS (atual Secretaria de Previdncia), para a
definio dos parmetros a serem observados para avaliao e habilitao das entidades
certificadoras. Com o objetivo de conceder maior transparncia e participao no processo de
formulao do Pr-Gesto RPPS, a SPPS ampliou o alcance da consulta pblica para todos os
aspectos estabelecidos no Manual, preservadas as diretrizes gerais definidas pela Portaria MPS
n 185/2015.

A audincia pblica uma forma de dilogo entre governo e sociedade, para a


construo conjunta de polticas pblicas, que vem sendo utilizada por vrios rgos do
Governo Federal e por suas agncias reguladoras. Consiste na divulgao de propostas de
polticas e sua submisso ao pblico interessado para que, mediante sugestes e crticas dos
cidados, empresas e entidades envolvidas, demais rgos pblicos e organizaes da
sociedade civil, as propostas possam ser aprimoradas para o atingimento de seus objetivos.

Costuma-se dividir o processo relacionado s audincias pblicas em trs etapas: a pr-


audincia pblica, a audincia pblica propriamente dita e a ps-audincia pblica. A seguir,
apresenta-se um breve relato sobre o desenvolvimento dessas etapas ao longo do processo de
formulao do Pr-Gesto RPPS.

Conforme relatado no histrico do Pr-Gesto RPPS (Captulo 1.3 deste Manual), a


proposta inicial do modelo de certificao institucional foi apresentada em 2011, dentro do
CONAPREV, e debatida em Grupo de Trabalho composto por vrios de seus membros.
Posteriormente, quando retomada no segundo semestre de 2014, a proposta foi aprimorada
em grupo de trabalho constitudo pela SPPS, com a participao de representantes de RPPS
das diferentes regies do pas. Nessa etapa, o documento foi tambm submetido apreciao
de entidades externas com atuao no segmento de certificao ou autorregulao.
Finalmente, no primeiro semestre de 2015 o documento final produzido pelo Grupo de
Trabalho e a minuta de Portaria Ministerial para instituio do Programa foram novamente
submetidos apreciao do CONAPREV, que manifestou sua aprovao por meio da Resoluo
CONAPREV n 01/2015, com a subsequente publicao da Portaria MPS n 185/2015.

Observa-se desse breve histrico que a formulao do Pr-Gesto RPPS foi amplamente
debatida com diferentes atores ligados ao universo dos RPPS, e tambm alguns externos a ele,
caracterizando sucessivas fases da pr-audincia pblica. Posteriormente publicao da
Portaria MPS n 185/2015, essa etapa teve continuidade com a reviso do documento e a
elaborao do Manual do Pr-Gesto RPPS pelos tcnicos da SPPS, que voltaram a debater o
contedo e a pertinncia das diretrizes definidas, a conformidade s normas relativas
organizao e funcionamento dos RPPS e a sua aderncia aos padres relativos a programas de
certificao existentes.

A divulgao da verso inicial do Manual do Pr-Gesto RPPS marcou o trmino da pr-


audincia pblica e o incio da etapa de audincia pblica, que foi dividida em duas fases: a
consulta pblica e a audincia pblica propriamente dita.
MANUAL DO PR-GESTO RPPS (VERSO ATUALIZADA EM 08/12/2016) 20

A consulta pblica teve incio com a publicao da Portaria SPPS n 03/2015 e ocorreu no
perodo entre 10 de dezembro de 2015 e 21 de maro de 2016, durante o qual a primeira
verso do Manual do Pr-Gesto RPPS ficou disponvel no endereo eletrnico da Previdncia
Social na Internet, para envio de dvidas, crticas e sugestes dos interessados, pelo e-mail
progestao.rpps@previdencia.gov.br. As contribuies foram analisadas pela Secretaria de
Previdncia, que ao final divulgou o resultado da anlise procedida, contendo: identificao
dos participantes, descrio das contribuies recebidas, comentrios sobre seu contedo e
concluso pelo acatamento ou negativa. Foram recebidas no total 123 contribuies de 16
colaboradores (devidamente identificados pelo nome, RG, CPF, e-mail, telefone, instituio e
vnculo), sendo 30 de dvidas e 93 de propostas, das quais 43 foram acatadas, integral ou
parcialmente, e resultaram em alteraes no contedo do Manual do Pr-Gesto RPPS

Oportunamente, a Secretaria de Previdncia divulgar edital de convocao para


audincia pblica presencial, na qual ser apresentada uma sntese dos resultados da consulta
pblica e sero debatidos os parmetros a serem observados para avaliao e habilitao das
entidades certificadoras. A relao dos participantes dessa audincia e a sntese dos debates
ocorridos ser publicada no endereo eletrnico da Previdncia Social na Internet.

Realizada a audincia pblica presencial, ser iniciada a etapa da ps-audincia pblica,


quando a Secretaria de Previdncia publicar nova Portaria, em at 60 (sessenta) dias,
divulgando a verso final do Manual do Pr-Gesto RPPS, abrindo o prazo para as entidades
interessadas enviarem os documentos e informaes exigidos no processo de habilitao para
credenciamento das certificadoras e permitindo que os RPPS passem a encaminhar os Termos
de Adeso ao Pr-Gesto RPPS. Estaro assim concludas as etapas preparatrias do Pr-
Gesto RPPS, possibilitando o incio de sua efetiva implantao.
MANUAL DO PR-GESTO RPPS (VERSO ATUALIZADA EM 08/12/2016) 21

3 - DIMENSES DO PR-GESTO RPPS


3.1 - CONTROLES INTERNOS
Os controles internos podem ser entendidos como o conjunto de polticas e
procedimentos de uma organizao para garantir uma razovel certeza de que os seus
objetivos estratgicos, operacionais, de conformidade e de evidenciao sejam atingidos. Os
controles internos devem proporcionar organizao que:
a) Os riscos que afetam suas atividades sejam mantidos dentro de patamares aceitveis.
b) Suas demonstraes contbeis e financeiras reflitam adequadamente suas operaes.
c) Seus procedimentos administrativos sejam operacionalizados em conformidade com bons
padres de tica, segurana e economia.

Como funo administrativa, controle interno um sistema de informao e avaliao da


organizao, com a finalidade de assegurar o cumprimento das leis, regulamentos, normativos
internos e diretrizes de planejamento. Os instrumentos adotados pelo controle interno devem
ser capazes de utilizar as informaes disponveis, com o propsito de realizar anlises de
natureza administrativa, financeira e de produtividade concernentes gesto.

Em relao ao aspecto financeiro, o controle interno busca garantir que as


demonstraes financeiras sejam elaboradas de acordo com os princpios contbeis,
preservando a integridade dos registros contbeis, de modo a salvaguardar os ativos
pertencentes instituio ou sob sua responsabilidade.

No setor pblico, os sistemas de controle interno possuem fundamento de natureza


constitucional (art. 31, 70 e 74 da Constituio Federal) e legal (art. 59 da Lei de
Responsabilidade Fiscal e art. 76 a 80 da Lei n 4.320/1964).

As Normas Brasileiras de Contabilidade Aplicadas ao Setor Pblico - NBC T 16.8,


aprovadas pela Resoluo CFC n 1.135/2008, estabelecem os referenciais para o controle
interno no setor pblico, buscando minimizar riscos, dar efetividade s informaes contbeis
e contribuir para o alcance dos objetivos das entidades, com a preservao do patrimnio
pblico. de grande relevncia o conhecimento e a aplicao da NBC T 16.8, pois nela se
define a abrangncia do controle interno, as categorias a que se aplica, sua estrutura,
componentes e procedimentos.

Os requisitos para o controle interno de um RPPS procuram estruturar os procedimentos


administrativos, para que seja possvel a sua verificao e monitoramento permanentes, com
vistas a aperfeioar os processos decisrios e conferir maior transparncia gesto.

O ente federativo e a unidade gestora do RPPS devem buscar o aprimoramento do


sistema de controle interno, com a finalidade de identificar, avaliar, controlar e monitorar os
riscos mais relevantes para o RPPS.

A seguir so descritas as aes e os procedimentos relativos aos Controles Internos, cuja


observncia dever ser verificada pela entidade certificadora no processo de obteno e
renovao da certificao institucional.
MANUAL DO PR-GESTO RPPS (VERSO ATUALIZADA EM 08/12/2016) 22

QUADRO 1 - AES RELACIONADAS DIMENSO CONTROLES INTERNOS


1.1 - Mapeamento das Atividades das reas de Atuao do RPPS
1.2 - Manualizao das Atividades das reas de Atuao do RPPS
1.3 - Capacitao e Certificao dos Gestores e Servidores das reas de Risco
1.4 - Estrutura de Controle Interno
1.5 - Poltica de Segurana da Informao
1.6 - Gesto e Controle da Base de Dados Cadastrais dos Servidores Pblicos, Aposentados e
Pensionistas

3.1.1 - MAPEAMENTO DAS ATIVIDADES DAS REAS DE ATUAO DO RPPS

O diagnstico sobre a organizao deve ser feito a partir do reconhecimento e


mapeamento dos processos executados e no somente pelos resultados obtidos. Os gestores
devem ter uma viso sistmica e abrangente da organizao, por isso, como primeiro passo,
necessrio que sejam mapeados3 os seus processos e atividades.

O gestor dever identificar, dentre as grandes reas de atuao de um RPPS, elencadas


no Anexo 5 deste Manual, aquelas que devero ser mapeadas. De acordo com o nvel de
adeso pretendido, haver necessidade de mapear determinado quantitativo de reas do
RPPS, dentre aquelas indicadas a seguir como prioritrias, sendo no mnimo:
Nvel I: 1 (uma) rea (obrigatria: Benefcios, na concesso de aposentadorias e penses).
Nvel II: 2 (duas) reas (obrigatria: Benefcios; opcional: Financeira ou Investimentos).
Nvel III: 4 (quatro) reas (obrigatrias: Benefcios, Financeira e Investimentos; opcional:
Arrecadao ou Compensao Previdenciria).
Nvel IV: todas as grandes reas elencadas no Anexo 5 deste Manual.

3.1.2 - MANUALIZAO DAS ATIVIDADES DAS REAS DE ATUAO DO RPPS

Dentre as reas de atuao do RPPS que tenham sido mapeadas, devero ser
selecionados os processos e atividades que sero manualizados4, ou seja, que tero definidos
procedimentos padronizados de execuo, desempenho, qualidade e reprodutividade.

De acordo com o nvel de adeso pretendido, haver necessidade de manualizar


processos e atividades que correspondam no mnimo a:
Nvel I: 30% das reas de mapeamento obrigatrio para o nvel.
Nvel II: 40% das reas de mapeamento obrigatrio para o nvel.
Nvel III: 70% das reas de mapeamento obrigatrio para o nvel.
Nvel IV: 90% das reas de mapeamento obrigatrio para o nvel.

3.1.3 - CAPACITAO E CERTIFICAO DOS GESTORES E SERVIDORES DAS


REAS DE RISCO

Nas grandes reas de atuao do RPPS (Anexo 5) devero ser ofertados cursos e
treinamentos aos gestores e servidores, que proporcionem a estes a capacitao e a obteno
de certificaes individuais de qualificao em relao a suas reas. Tais aes de capacitao

3
Vide conceito no Captulo 1.4 - Conceitos e Definies e exemplo no Anexo 1.
4
Idem.
MANUAL DO PR-GESTO RPPS (VERSO ATUALIZADA EM 08/12/2016) 23

devero alcanar as reas consideradas prioritrias e sujeitas a maior risco, tais como
benefcios, investimentos e gesto atuarial, relacionando-se ao Plano de Ao de Capacitao,
na dimenso Educao Previdenciria.

No entanto, dada a sua criticidade e por possuir um processo de qualificao dos


gestores e servidores dos RPPS em curso, na forma prevista pela Portaria MPS n 519/2011, a
exigncia de qualificao para fins de obteno da certificao institucional ter incio pela
rea de investimentos, na qual sero exigidos como requisitos mnimos, em cada nvel:
Nvel I: O gestor dos recursos do RPPS e a maioria dos membros do Comit de
Investimentos aprovados em exame de certificao organizado por entidade autnoma de
reconhecida capacidade tcnica e difuso no mercado brasileiro de capitais, com contedo
mnimo estabelecido no Anexo da Portaria MPS n 519/2011.
Nvel II: O gestor dos recursos do RPPS e todos os membros do Comit de Investimentos
aprovados em exame de certificao especificado no Nvel I.
Nvel III: Adicionalmente aos requisitos do Nvel II:
a) 1 (um) membro do Conselho Deliberativo, 1 (um) membro do Conselho Fiscal e 1 (um)
membro da Diretoria Executiva aprovados em exame de certificao especificado no Nvel I.
b) O gestor de recursos do RPPS e 1 (um) membro do Comit de Investimentos aprovados em
exame de certificao que, alm do contedo exigido para o Nvel I, contemple mdulos que
permitam atestar a compreenso das atividades relacionadas negociao de produtos de
investimento.
Nvel IV: Adicionalmente aos requisitos do Nvel II:
a) 2 (dois) membros do Conselho Deliberativo, 2 (dois) membros do Conselho Fiscal e todos os
membros da Diretoria aprovados no exame de certificao especificado no Nvel I.
b) A maioria dos membros do Comit de Investimentos aprovados no exame de certificao
especificado na alnea b do Nvel III e o gestor de recursos com certificao que, alm do
contedo exigido no Nvel III, ateste habilidade equivalente quela dos que desempenham
atividades de gesto profissional de recursos de terceiros e de carteiras de ttulos e valores
mobilirios.

3.1.4 - ESTRUTURA DE CONTROLE INTERNO

O ente federativo dever manter funo de controle interno do RPPS, diretamente em


sua estrutura organizacional (nveis I e II) ou na unidade gestora do RPPS (nveis III e IV),
integrada ao seu sistema de controle interno, que ter, dentre outras, a finalidade de avaliar o
cumprimento de metas, programas e oramentos e comprovar a legalidade, eficcia e
eficincia dos atos de gesto.

A funo de controle interno contar com no mnimo um controlador, responsvel pelo


monitoramento e avaliao da adequao dos processos s normas e procedimentos
estabelecidos pela gesto, e dever fornecer capacitao sobre controle interno aos
servidores, para seu aperfeioamento.

O Conselho Deliberativo do RPPS dever definir os critrios que sero observados nos
relatrios produzidos pelo controle interno do RPPS, que permitam aferir a sua qualidade,
relacionados abrangncia dos assuntos a serem objeto de verificao, bem como a sua
funcionalidade, repercusso e alcance.
MANUAL DO PR-GESTO RPPS (VERSO ATUALIZADA EM 08/12/2016) 24

Dever ser observado, de acordo com o nvel pretendido:


Nvel I: Existncia, na estrutura organizacional do ente federativo, de uma rea comum de
controle interno que atenda ao RPPS, com emisso de relatrio semestral que ateste a
conformidade das reas mapeadas e manualizadas. Dever ser capacitado pelo menos 1 (um)
servidor do ente.
Nvel II: Existncia, na estrutura organizacional do ente federativo, de rea comum de
controle interno que atenda ao RPPS, com emisso de relatrio trimestral que ateste a
conformidade das reas mapeadas e manualizadas. Devero ser capacitados pelo menos 2
(dois) servidores do ente.
Nvel III: Existncia, na estrutura organizacional da unidade gestora do RPPS, de rea
especfica de controle interno, com emisso de relatrio trimestral que ateste a conformidade
das reas mapeadas e manualizadas. Devero ser capacitados pelo menos 3 (trs) servidores
da unidade gestora do RPPS, sendo 1 (um) servidor da rea de controle interno, 1 (um)
membro do Comit de Investimentos e (1) um membro do Conselho Fiscal.
Nvel IV: Existncia, na estrutura organizacional da unidade gestora do RPPS, de rea
especfica de controle interno, que se reportar diretamente ao Conselho Deliberativo, com
controlador ocupante de cargo efetivo, que atue tambm como agente de conformidade em
pelo menos uma rea de risco, com emisso mensal de relatrio que ateste a conformidade
das reas mapeadas e manualizadas. Devero ser capacitados pelo menos 3 (trs) servidores
da unidade gestora do RPPS, sendo 1 (um) servidor da rea de controle interno, 1 (um)
membro do Comit de Investimentos e 1 (um) membro do Conselho Fiscal.

3.1.5 - POLTICA DE SEGURANA DA INFORMAO

A informao um ativo essencial da organizao e precisa ser adequadamente


protegida. Conforme definio da Associao Brasileira de Normas Tcnicas - ABNT (ISO
27002), Segurana da informao a proteo da informao de vrios tipos de ameaas,
para garantir a continuidade do negcio, minimizar o risco ao negcio, maximizar o retorno
sobre os investimentos e as oportunidades de negcio.

A adoo de procedimentos que garantam a segurana das informaes deve ser


prioridade constante do RPPS, reduzindo os riscos de falhas, danos e prejuzos que possam
comprometer os objetivos da instituio.

A Poltica de Segurana da Informao uma declarao formal de compromisso do


RPPS com a proteo das informaes sob sua guarda e a formalizao das normas para
segurana. Deve observar os seguintes princpios bsicos:
a) Confidencialidade: Proteo e garantia de que determinadas informaes s so disponveis
a pessoas autorizadas.
b) Integridade: Garantia da exatido das informaes e dos mtodos de processamento.
c) Disponibilidade: Garantia de que os usurios autorizados e os interessados tenham acesso s
informaes.

A Poltica de Segurana da Informao dever ser publicada na Internet e atender aos


seguintes requisitos:
Nvel I: Deve abranger todos os servidores e prestadores de servio que acessem
informaes do RPPS, indicando a responsabilidade de cada um quanto segurana da
informao.
MANUAL DO PR-GESTO RPPS (VERSO ATUALIZADA EM 08/12/2016) 25

Nvel II: Adicionalmente aos requisitos do Nvel I:


a) Indicar regras normativas quanto ao uso da Internet, do correio eletrnico e dos
computadores e outros recursos tecnolgicos do RPPS.
b) Definir procedimentos de contingncia, que determinem a existncia de cpias de
segurana dos sistemas informatizados e dos bancos de dados, o controle de acesso (fsico e
lgico) e a rea responsvel por elas, estando estes procedimentos mapeados e manualizados.
Nvel III: Adicionalmente aos requisitos do Nvel II, dever contar com servidor ou rea de
Gesto da Segurana da Informao, no mbito do ente federativo ou do RPPS, com a
responsabilidade de:
a) Prover todas as informaes de Gesto de Segurana da Informao solicitadas pela
Diretoria Executiva.
b) Prover ampla divulgao da Poltica e das Normas de Segurana da Informao para todos
os servidores e prestadores de servios.
c) Promover aes de conscientizao sobre Segurana da Informao para os servidores e
prestadores de servios.
d) Propor projetos e iniciativas relacionados ao aperfeioamento da segurana da informao.
e) Elaborar e manter poltica de classificao da informao, com temporalidade para guarda.
Nvel IV: Adicionalmente aos requisitos do Nvel III:
a) Manter Comit de Segurana da Informao, no mbito do ente federativo ou do RPPS,
como grupo multidisciplinar com o intuito de definir e apoiar estratgias necessrias
implantao, manuteno e aprimoramento da Poltica de Segurana da Informao, que
dever ser revista periodicamente, no mnimo a cada 2 (dois) anos, conforme prescrio em
normativo interno.
b) Definir procedimentos para auditoria de acesso e rotinas de recuperao de desastres.

3.1.6 - GESTO E CONTROLE DA BASE DE DADOS CADASTRAIS DOS SERVIDORES


PBLICOS, APOSENTADOS E PENSIONISTAS

A atualizao permanente da base de dados cadastrais permite ao ente federativo maior


controle da massa de seus segurados e garante que as avaliaes atuariais anuais reflitam a
realidade dessa base, possibilitando dessa forma a correta organizao e reviso dos planos de
custeio e benefcios, conforme estabelece o artigo 1, inciso I da Lei n 9.717/1998.

A base de dados cadastrais deve ser construda com estrutura (layout) compatvel com o
Sistema de Escriturao Digital das Obrigaes Fiscais, Previdencirias e Trabalhistas - eSocial,
institudo pelo Decreto n 8.373/2014, observados as resolues e manuais aprovados pelo
Comit Gestor, de modo a possibilitar a formao do sistema integrado de dados dos
servidores pblicos referido no art. 3 da Lei n 10.887/2004, por meio da exportao dos
dados dos servidores ativos, dos aposentados e dos pensionistas para o Cadastro Nacional de
Informaes Sociais - CNIS/RPPS, na forma e periodicidade definidas pela Secretaria de
Previdncia.

Alm disso, para cada nvel dever ser observado:


Nvel I: Recenseamento previdencirio no mnimo a cada 3 (trs) anos para aposentados e
pensionistas e a cada 5 (cinco) anos para os servidores ativos, com atualizao no CNIS/RPPS.
Nvel II: Recenseamento previdencirio no mnimo a cada 2 (dois) anos para aposentados e
pensionistas e a cada 5 (cinco) anos para os servidores ativos, com atualizao no CNIS/RPPS.
MANUAL DO PR-GESTO RPPS (VERSO ATUALIZADA EM 08/12/2016) 26

Nvel III: Adicionalmente aos requisitos do Nvel II, estabelecer por meio de instrumento
legal a poltica de recenseamento dos servidores, na qual estejam estabelecidos critrios,
padres e periodicidade para o processo de recenseamento dos servidores ativos, aposentados
e pensionistas.
Nvel IV: Recenseamento previdencirio no mnimo a cada 2 (dois) anos para aposentados e
pensionistas e a cada 4 (quatro) anos para os servidores ativos, com atualizao no CNIS/RPPS,
e:
a) Estabelecer por meio de instrumento legal a poltica de recenseamento dos servidores, na
qual estejam estabelecidos critrios, padres e periodicidade para o processo de
recenseamento dos servidores ativos, aposentados e pensionistas.
b) Estabelecer por meio de instrumento legal a poltica de digitalizao e converso da base
documental em arquivos eletrnicos.

Recomenda-se, para todos os nveis, que aps o primeiro recenseamento previdencirio


seja implantado procedimento de atualizao anual dos dados dos aposentados e pensionistas,
no ms de aniversrio, e que posteriormente se desenvolva procedimento similar para os
servidores ativos.

3.2 - GOVERNANA CORPORATIVA


A governana corporativa diz respeito ao conjunto de processos, polticas e normas
aplicados a uma organizao com o objetivo de consolidar boas prticas de gesto e garantir a
proteo dos interesses de todos aqueles que com ela se relacionam, interna e externamente,
aumentando a confiana de seus investidores e apoiadores. Alguns princpios fundamentais
ligados governana corporativa so a transparncia, equidade, prestao de contas
(accountability) e responsabilidade.

A melhoria da governana do RPPS tem por finalidade assegurar o atingimento de sua


misso institucional, com a preservao dos direitos dos segurados, a proteo dos interesses
do ente federativo instituidor, a adequada gesto do patrimnio e a conformidade aos
requisitos legais estabelecidos pelos rgos de regulao e superviso.

A governana corporativa liga-se a alguns princpios fundamentais, que em relao aos


RPPS podem ser assim referidos:
a) Transparncia: Criar meios adequados e eficientes de divulgao das informaes relevantes
para as partes interessadas, alm daquelas impostas por leis ou regulamentos. A transparncia
proporciona confiana, tanto internamente quanto nas relaes da organizao com terceiros.
b) Equidade: Tratamento justo e isonmico entre os segurados interessados (servidores ativos,
aposentados e pensionistas), o ente federativo e os demais agentes internos ou externos com
os quais se relaciona, como: servidores da unidade gestora, prestadores de servios, agentes
financeiros, sociedade em geral e rgos de superviso, orientao e fiscalizao.
c) Prestao de contas: Os agentes de governana (administradores, gestores, conselheiros)
devem ser responsabilizados pelos seus atos e omisses. A organizao deve criar mecanismos
para que os membros dos rgos administrativos ou representativos tenham como rotina
prestar contas dos atos administrativos a seus controladores ou representados.
d) Responsabilidade corporativa: Zelar para que os recursos dos RPPS no sejam alocados a
outros fins que no aqueles definidos em lei. Tambm denota a adoo de um conjunto de
iniciativas que revelam preocupaes sociais e ambientais, abrangendo desde aes para
MANUAL DO PR-GESTO RPPS (VERSO ATUALIZADA EM 08/12/2016) 27

melhoria da qualidade de vida dos colaboradores at cooperao com aes sociais, mitigao
de impactos ambientais, dentre outras.

A seguir so descritas as aes e os procedimentos relativos Governana Corporativa,


cuja observncia dever ser verificada pela entidade certificadora no processo de obteno e
renovao da certificao institucional.

QUADRO 2 - AES RELACIONADAS DIMENSO GOVERNANA CORPORATIVA


2.1 - Relatrio de Governana Corporativa
2.2 - Planejamento
2.3 - Relatrio de Gesto Atuarial
2.4 - Cdigo de tica da Instituio
2.5 - Polticas Previdencirias de Sade e Segurana do Servidor
2.6 - Poltica de Investimentos
2.7 - Comit de Investimentos
2.8 - Transparncia
2.9 - Definio de Limites de Aladas
2.10 - Segregao das Atividades
2.11 - Ouvidoria
2.12 - Diretoria Executiva5
2.13 - Conselho Fiscal
2.14 - Conselho Deliberativo6
2.15 - Mandato, Representao e Reconduo
2.16 - Gesto de Pessoas

3.2.1 - RELATRIO DE GOVERNANA CORPORATIVA

Deve ser periodicamente disponibilizado pela unidade gestora do RPPS, em seu site, o
Relatrio de Governana Corporativa, instrumento de transparncia e prestao de contas da
gesto, que dever ser previamente submetido anlise e aprovao do Conselho Fiscal e
Conselho Deliberativo.

A seguir so especificadas as informaes que devero constar do relatrio, observados


os requisitos mnimos adiante definidos para cada nvel de certificao.
a) Dados dos segurados, receitas e despesas: Quantitativo de servidores ativos, aposentados e
pensionistas, resumo das folhas de pagamentos, valor da arrecadao de contribuies e
outras receitas, valor do pagamento de benefcios e outras despesas.
b) Evoluo da situao atuarial: Custo previdencirio total, evoluo quantitativa e qualitativa
dos custos por tipo de benefcio, evoluo do resultado relativo ao equilbrio financeiro e
atuarial e do plano de custeio.
c) Gesto de investimentos: Descrio detalhada dos ativos, investimentos, aplicaes
financeiras e do fluxo de entradas e sadas de recursos.

5
Foi alterada a denominao da ao Qualificao do rgo de Direo, referida no Anexo da Portaria MPS n
185/2015, para Diretoria Executiva, sem alterar seu contedo.
6
Foi alterada a denominao da ao Conselho de Administrao, referida no Anexo da Portaria MPS n
185/2015, para Conselho Deliberativo, sem alterar seu contedo. Essa mudana tem por objetivo reproduzir o
modelo de governana das entidades fechadas de previdncia complementar, previsto pela Lei Complementar n
109/2001. No entanto, sero aceitas outras denominaes similares utilizadas pelos RPPS.
MANUAL DO PR-GESTO RPPS (VERSO ATUALIZADA EM 08/12/2016) 28

d) Publicao das atividades dos rgos colegiados: Reunies e principais decises do Conselho
Deliberativo, Conselho Fiscal e Comit de Investimentos.
e) Atividades institucionais: Gesto de pessoal, gesto oramentria e financeira,
gerenciamento do custeio e contratos, controles internos, imagem institucional, cumprimento
de decises judiciais e conformidade, entendida como o atendimento ao conjunto de normas,
regras e padres legais e infralegais estabelecidos.
f) Canais de atendimento: Estatsticas dos canais de atendimento disponibilizados aos
segurados, tais como ouvidoria prpria ou do ente federativo, agncias, postos de
atendimento, atendimento agendado.

Para cada nvel de certificao o Relatrio de Governana Corporativa dever observar:


Nvel I: Periodicidade anual, contemplando pelo menos as informaes referidas nas alneas
a, b e c acima.
Nvel II: Periodicidade anual, contemplando pelo menos as informaes referidas nas
alneas a, b, c, d e e acima.
Nvel III: Periodicidade semestral, contemplando pelo menos as informaes referidas em
todas as alneas acima.
Nvel IV: Periodicidade trimestral, contemplando pelo menos as informaes referidas em
todas as alneas acima.

3.2.2 - PLANEJAMENTO

A unidade gestora do RPPS deve incorporar o planejamento sua rotina de gesto e


desenvolver Plano de Ao ou Planejamento Estratgico, ao qual dever ser dada ampla
divulgao, contemplando as aes a serem implementadas, metas para melhoria de cada
processo, responsabilidades e prazos, bem como o monitoramento qualitativo de seus
resultados. Dever ser dada ampla divulgao s principais diretrizes do Plano de Ao ou
Planejamento Estratgico, bem como aos resultados de sua anlise qualitativa. Para cada nvel
de certificao sero observadas as seguintes exigncias:
Nvel I: Apresentar Plano de Ao Anual, contendo as metas a serem atingidas no exerccio
para as reas de gesto de ativos e passivos, no mnimo quantitativas, possibilitando o
acompanhamento dos resultados pretendidos, com nfase na rea de benefcios.
Nvel II: Apresentar Plano de Ao Anual, contendo as metas a serem atingidas no exerccio
para todas as grandes reas de atuao do RPPS, referidas no Anexo 5 deste Manual, no
mnimo quantitativas, possibilitando o acompanhamento dos resultados pretendidos.
Nvel III: Elaborar e publicar em seu site o Planejamento Estratgico para o perodo de 5
(cinco) anos, com reviso anual.
Nvel IV: Elaborar e publicar em seu site o Planejamento Estratgico para o perodo de 5
(cinco) anos, vinculando-o ao plano oramentrio e ao Plano Plurianual - PPA, com reviso
anual.

3.2.3 - RELATRIO DE GESTO ATUARIAL

O Relatrio de Gesto Atuarial constitui importante ferramenta de monitoramento dos


resultados atuariais dos planos de custeio e de benefcios e de gerenciamento do RPPS. Para
cada nvel de certificao dever ser observado:
MANUAL DO PR-GESTO RPPS (VERSO ATUALIZADA EM 08/12/2016) 29

Nvel I: Elaborao do Relatrio de Gesto Atuarial, contemplando a anlise dos resultados


das avaliaes atuariais anuais relativas aos trs ltimos exerccios, com comparativo entre a
evoluo das receitas e despesas estimadas e as efetivamente executadas.
Nvel II: Idem ao Nvel I.
Nvel III: Elaborao do Relatrio de Gesto Atuarial, contemplando, adicionalmente aos
requisitos dos Nveis I e II, o estudo tcnico de aderncia7 das hipteses biomtricas,
demogrficas, econmicas e financeiras do plano de benefcios dos RPPS, que dever ser
aprovado pelo Conselho Deliberativo e, obrigatoriamente, embasar as hipteses atuariais
adotadas na avaliao atuarial.
Nvel IV: Adicionalmente aos requisitos do Nvel III, elaborao, aprovao e comprovao
do cumprimento do Plano de Trabalho Atuarial8.

3.2.4 - CDIGO DE TICA DA INSTITUIO

O Cdigo de tica um instrumento no qual so retratados a misso, a viso e os


princpios de uma determinada organizao, devendo ser difundido entre seus colaboradores,
para que estes tenham cincia de suas responsabilidades. Por meio dele possvel conhecer os
valores cultivados pela instituio e a funo que ela exerce na sociedade.

A unidade gestora do RPPS dever elaborar o Cdigo de tica, disponibiliz-lo em seu site
e lev-lo ao conhecimento dos seus servidores, dos segurados e de partes relacionadas,
reafirmando assim o compromisso dos gestores do RPPS com uma atuao responsvel,
transparente e sustentvel.

Para cada nvel de certificao almejado dever ser observado:


Nvel I: Elaborao do Cdigo de tica e sua divulgao aos servidores do RPPS, segurados
(servidores ativos, aposentados e pensionistas), aos membros dos rgos colegiados e partes
relacionadas (fornecedores, prestadores de servio, agentes financeiros e outros).
Nvel II: Adicionalmente aos requisitos do Nvel I, efetuar revises anuais do Cdigo de tica.
Nvel III: Adicionalmente aos requisitos dos Nveis I e II, promover aes de capacitao
relativas ao Cdigo de tica com os servidores do RPPS, segurados (servidores ativos,
aposentados e pensionistas) e membros dos rgos colegiados.

7
O estudo tcnico de aderncia dever observar, no mnimo, o contedo exigido para as Entidades Fechadas de
Previdncia Complementar, nos termos da Resoluo CGPC n 18/2006 e da Instruo Normativa PREVIC n
07/2013. O estudo tcnico ter validade mxima de 3 (trs) anos, excetuando-se a seo referente taxa de juros
e crescimento salarial, cuja validade mxima ser de 1 (um) ano. Dever conter a data de realizao do estudo,
data do cadastro, anlise e validao da consistncia dos dados cadastrais, descrio e justificativa da
metodologia e demais informaes utilizadas nos testes de aderncia e adequao, parecer conclusivo do aturio
acerca do conjunto de hipteses mais adequado e aderente ao plano de benefcios e atestado de validao,
expedido pelo gestor de recursos do RPPS, relativo s informaes de investimento utilizadas no estudo tcnico.
8
O Plano de Trabalho Atuarial o documento no qual devem estar elencadas todas as obrigaes atuariais do
RPPS, com identificao do processo a ser seguido, os responsveis por cada etapa, o nvel de responsabilidade e
participao de cada ator (tcnicos e gestores do RPPS, aturio, Conselho Deliberativo, gestor da rea de
administrao de recursos humanos do ente federativo, representante legal do ente federativo, dentre outros) e
os prazos a serem cumpridos. Inclui a obteno e crtica da base de dados, proposio e aprovao das hipteses
atuariais, elaborao dos documentos atuariais exigidos e estudos complementares e a aprovao dos resultados
da avaliao atuarial pelos rgos colegiados. Objetiva promover uma gesto mais efetiva das obrigaes atuariais
do RPPS, com maior tempestividade e qualidade, devendo ser aprovado pelo Conselho Deliberativo no incio de
cada exerccio.
MANUAL DO PR-GESTO RPPS (VERSO ATUALIZADA EM 08/12/2016) 30

Nvel IV: Adicionalmente aos requisitos do Nvel III, constituir Comisso de tica e elaborar
relatrio de ocorrncias por ela tratadas e de eventuais propostas de reviso ou atualizao do
Cdigo de tica.

3.2.5 - POLTICAS PREVIDENCIRIAS DE SADE E SEGURANA DO SERVIDOR9

Sem prejuzo do cumprimento das obrigaes legais cabveis, a unidade gestora do RPPS
e o ente federativo devem atuar de forma coordenada com o objetivo de adotar medidas
preventivas, que visem reduo dos riscos inerentes ao ambiente de trabalho e das situaes
que provocam o adoecimento e a incapacidade laborativa dos servidores. Devem ser
implantados os controles e documentos obrigatrios exigidos para a concesso de
aposentadoria especial por exposio a agentes nocivos, sempre que possvel buscando adotar
medidas protetivas que eliminem ou minimizem as situaes de risco que geram o direito
concesso desse benefcio.

As exigncias para cada nvel de certificao so as seguintes:


Nvel I: Implantar aes isoladas em sade do servidor, que contemplem:
a) Realizar exames mdicos admissionais dos aprovados em concurso pblico, como requisito
para posse e nomeao.
b) Manter servio de percia mdica na unidade gestora do RPPS ou no ente federativo, por
servidores do quadro efetivo ou contratados por meio de terceirizao.
c) Realizar aes educativas para reduo dos acidentes de trabalho.
Nvel II: Adicionalmente aos requisitos do Nvel I, implantar aes preparatrias em sade
do servidor, que contemplem:
a) Elaborar Laudo Tcnico de Condies Ambientais do Trabalho - LTCAT.
b) Elaborar e fornecer o Perfil Profissiogrfico Previdencirio - PPP atualizado aos servidores
que trabalhem em ambientes com exposio a agentes nocivos.
Nvel III: Adicionalmente aos requisitos do Nvel II, implantar aes preparatrias em sade
do servidor, que contemplem:
a) Manter servio de percia oficial em sade na unidade gestora do RPPS ou no ente
federativo, por servidores do quadro efetivo ou contratados por meio de terceirizao, com
equipe multidisciplinar.
b) Elaborar estudo epidemiolgico, contendo as potencialidades e desafios da ateno sade
e segurana do servidor.
c) Publicar lei ou decreto estabelecendo a Poltica de Ateno Segurana e Sade do Servidor.
Nvel IV: Adicionalmente aos requisitos do Nvel III, institucionalizar o Sistema de Gesto de
Sade do Servidor, contemplando:
a) Realizar aes em sade do servidor com base nas necessidades levantadas em estudo
epidemiolgico.
b) Apresentar relatrio anual de execuo das aes em sade do servidor.
c) Realizar exames peridicos de sade do servidor, no mnimo a cada 3 (trs) anos.

9
Considerando a complexidade para a implantao desses procedimentos em muitos entes federativos, essa ao
somente ser verificada para fins de concesso da certificao institucional a partir de 2018, em relao aos
requisitos relacionados para os Nveis I e II, e de 2019, para os requisitos adicionais dos Nveis III e IV. No entanto,
o RPPS dever elaborar Plano de Ao que descreva os prazos previstos para implantao dos procedimentos
necessrios ao cumprimento dos requisitos exigidos para o nvel de certificao desejado.
MANUAL DO PR-GESTO RPPS (VERSO ATUALIZADA EM 08/12/2016) 31

3.2.6 - POLTICA DE INVESTIMENTOS

A Poltica de Investimentos um dos processos estratgicos do RPPS, pois a adequada


administrao dos ativos fundamental para que se assegure a sua sustentabilidade. Sua
formulao encontra-se prevista nos art. 4 e 5 da Resoluo CMN n 3.922/2010 e
representa instrumento para a observncia dos princpios de segurana, rentabilidade,
solvncia, liquidez, diversificao, adequao natureza de suas obrigaes e transparncia na
aplicao dos recursos, e na avaliao de seus riscos. Seu contedo deve ser disponibilizado
anualmente Secretaria de Previdncia do Ministrio da Fazenda, por meio do Demonstrativo
da Poltica de Investimentos - DPIN, conforme art. 1 da Portaria MPS n 519/2011, art. 22 da
Portaria MPS n 402/2008 e art. 5, XVI, g da Portaria MPS n 204/2008.

A Poltica de Investimentos (ou Plano Anual de Investimentos) no se limita


obrigatoriedade de elaborao de um documento anual, mas se constitui em importante
instrumento de planejamento, por definir o ndice referencial de rentabilidade a ser buscado
pelos gestores no exerccio seguinte, estabelecer estratgias de alocao, diretrizes e metas de
investimentos, bem como permitir monitorar ao longo do ano, por meio de relatrios de
acompanhamento, os resultados que forem sendo alcanados durante a sua execuo.

So elementos mnimos da Poltica de Investimentos:


a) Anlise da conjuntura econmica, cenrios e perspectivas do mercado financeiro; objetivos
e diretrizes que orientam a gesto do fundo para o ano seguinte; cenrios que pautam as
projees financeiras, tendo em vista os limites de enquadramento para aplicao por
segmento e modalidade, definidos na Resoluo CMN n 3.922/2010.
b) Definio das estratgias de alocao; resultados esperados das projees financeiras;
limites mnimos e mximos de enquadramento e estratgias de investimento para cada
segmento de aplicao financeira.
c) Gesto de investimentos, considerando sua estrutura, propostas de aprimoramento,
critrios de credenciamento para escolha das instituies financeiras e dos produtos
financeiros onde os recursos do RPPS sero aplicados.

Dada a sua relevncia, a Poltica de Investimentos e os relatrios de acompanhamento


dos resultados devero ser disponibilizados no site do RPPS, a fim de conferir maior
transparncia ao processo, permitindo a consulta por qualquer interessado. Na elaborao e
execuo da Poltica de Investimentos devero ser observadas cautelas que mitiguem riscos
por situaes de conflito de interesses.

Alm dessas orientaes gerais, dever ser observado, para cada nvel de certificao:
Nvel I: Elaborao de relatrios mensais, acompanhados de parecer do Comit de
Investimentos e aprovao do Conselho Fiscal, de acompanhamento da rentabilidade e dos
riscos das diversas modalidades de operaes realizadas na aplicao dos recursos do RPPS e
da aderncia das alocaes e processos decisrios de investimento Poltica de Investimentos.
Nvel II: Adicionalmente aos requisitos do Nvel I: elaborao de plano de ao mensal com
o cronograma das atividades a serem desempenhadas relativas gesto dos recursos;
elaborao de relatrios mensais de diligncias de verificao dos lastros relativos aos ttulos
ou a papis includos em operaes estruturadas adquiridas por meio de veculos de
investimento, e de acompanhamento sistemtico da situao patrimonial, fiscal, comercial e
jurdica das instituies investidas e do desempenho dos papis por elas emitidos.
MANUAL DO PR-GESTO RPPS (VERSO ATUALIZADA EM 08/12/2016) 32

Nvel III: Adicionalmente aos requisitos do Nvel II: elaborao de estudos de gerenciamento
de ativos e passivos, a partir de modelos matemticos de gesto do ativo e das taxas de juros
do passivo (asset liability management - ALM), visando otimizao das carteiras de
investimento; elaborao de relatrio de acompanhamento da implementao das estratgias
de carteiras especficas para os compromissos do plano com seus segurados e beneficirios.
Nvel IV: Adicionalmente aos requisitos do Nvel III: criao, dentro da estrutura do RPPS, de
rea com a funo especfica de acompanhamento e monitoramento contnuo dos riscos de
todas as posies dos recursos investidos, do cumprimento dos indicadores definidos por
segmento de alocao e produto, de anlise diria do comportamento do mercado, incluindo a
performance de produtos e de instituies gestoras de carteiras.

3.2.7 - COMIT DE INVESTIMENTOS

O Comit de Investimentos o rgo colegiado do RPPS que tem por atribuio


especfica participar do processo decisrio de formulao e execuo da Poltica de
Investimentos, tendo seus requisitos bsicos de instituio e funcionamento estabelecidos no
art. 3-A da Portaria MPS n 519/2011. Sua atuao deve ser disciplinada em regimento
interno, aprovado pelo Conselho Deliberativo, e seus membros devem atender aos requisitos
de qualificao, padres ticos de conduta e autonomia nas decises.

O Comit de Investimentos deve se reunir com periodicidade mnima mensal, para


deliberar sobre as alocaes dos recursos financeiros, observados os limites estabelecidos na
Resoluo CMN n 3.922/2010 e na Poltica de Investimentos, e para apresentao dos
resultados financeiros, avaliao da conjuntura econmica e do desempenho da carteira de
investimentos.

Em suas reunies, o Comit de Investimentos dever avaliar e tomar suas decises


embasado nos seguintes aspectos:
a) Cenrio macroeconmico.
b) Evoluo da execuo do oramento do RPPS.
c) Dados atualizados dos fluxos de caixa e dos investimentos, com viso de curto e longo prazo.
d) Propostas de investimentos e respectivas anlises tcnicas, que devero identificar e avaliar
os riscos de cada proposta, includos os riscos de crdito, de mercado, de liquidez, operacional,
jurdico e sistmico.

O Comit de Investimentos dever contar com a seguinte composio, conforme o nvel


de certificao:
Nvel I: Mnimo de 3 (trs) membros, que mantenham vnculo funcional com o ente
federativo ou com a unidade gestora do RPPS.
Nvel II: Idem ao Nvel I.
Nvel III: Mnimo de 5 (cinco) membros, que mantenham vnculo funcional com o ente
federativo ou com a unidade gestora do RPPS.
Nvel IV: Mnimo de 5 (cinco) membros, que mantenham vnculo funcional com o ente
federativo ou com a unidade gestora do RPPS, sendo a maioria servidores efetivos e segurados
do RPPS.
MANUAL DO PR-GESTO RPPS (VERSO ATUALIZADA EM 08/12/2016) 33

3.2.8 - TRANSPARNCIA

A transparncia nas organizaes diz respeito existncia de polticas e procedimentos


continuados e permanentes que permitam fornecer informaes aos diversos interessados
segundo critrios gerais de acesso, uso e entendimento. Estudos internacionais demonstram
que maiores nveis de transparncia esto diretamente ligados ao fortalecimento do controle
social e reduo dos desvios e da corrupo.

Na Administrao Pblica a transparncia desdobramento do princpio da publicidade e


tem sido gradualmente fortalecida por novos diplomas legislativos, dentre os quais pode ser
citada a Lei n 12.527/2011 - Lei de Acesso Informao - LAI, que estabeleceu importantes
diretrizes, como: a observncia da publicidade como preceito geral e do sigilo como exceo; a
divulgao de informaes de interesse pblico, independentemente de solicitao; a
utilizao de meios de comunicao viabilizados pela tecnologia da informao; o fomento a
uma cultura de transparncia; o desenvolvimento do controle social.

Os documentos e informaes mnimos a serem divulgados pelo RPPS em seu site esto
a seguir relacionados, sendo em regra obrigatrios para os Nveis I a IV, exceto quando
expressamente ressalvado:
a) Regimentos internos e atas dos rgos colegiados (Conselho Deliberativo, Conselho Fiscal e
Comit de Investimentos).
b) Certides negativas de tributos: Certido de Dbitos Relativos a Crditos Tributrios
Federais e Dvida Ativa da Unio e Certido de Regularidade do FGTS.
c) Certificado de Regularidade Previdenciria - CRP e links para acesso, no endereo eletrnico
da Previdncia Social na Internet, ao Extrato Previdencirio e aos demonstrativos obrigatrios
previstos no art. 5, XVI da Portaria MPS n 204/2008.
d) Composio mensal da carteira de investimentos, por segmento e ativo.
e) Cronograma de aes de educao previdenciria.
f) Cronograma das reunies dos rgos colegiados (Conselho Deliberativo, Conselho Fiscal e
Comit de Investimentos).
g) Cdigo de tica.
h) Demonstraes financeiras e contbeis (periodicidade: Nveis I e II: semestral; Nvel III -
trimestral; Nvel IV - mensal).
i) Avaliao atuarial anual.
j) Informaes relativas a procedimentos licitatrios e contratos administrativos.
k) Relatrio de avaliao do passivo judicial (apenas Nveis III e IV).
l) Plano de Ao Anual (Nveis I e II) ou Planejamento Estratgico (Nveis III e IV).
m) Poltica de Investimentos.
n) Relatrios de controle interno (Nveis I e II: semestral; Nvel III: trimestral; Nvel IV: mensal).
o) Relao das entidades escolhidas para receber investimentos, por meio de credenciamento.
p) Relatrios mensais e anuais de investimentos10.
q) Acrdos das decises do Tribunal de Contas sobre as contas anuais do RPPS.

10
Devem ser divulgados na Internet relatrios mensais de investimentos, contendo a posio da carteira por
segmentos e ativos, por tipo de risco, por instituio financeira e por limites da Resoluo CMN n 3.922/2010 e
da Poltica de Investimentos. Tambm deve ser divulgado relatrio anual de investimentos, com a consolidao de
todas as informaes relativas ao ano anterior, incluindo a conjuntura econmica, os resultados alcanados em
relao s metas estabelecidas, o comportamento do fluxo de caixa e das aplicaes financeiras, a composio do
ativo, a evoluo do oramento e a composio da carteira de imveis, se houver.
MANUAL DO PR-GESTO RPPS (VERSO ATUALIZADA EM 08/12/2016) 34

3.2.9 - DEFINIO DE LIMITES DE ALADAS

Por meio da definio de aladas so estabelecidos critrios e limites para a tomada de


decises relativas a atos administrativos que envolvam recursos oramentrios ou financeiros
do RPPS, possibilitando o compartilhamento de responsabilidades entre seus dirigentes.

No que se refere aos investimentos, a legislao do ente federativo deve disciplinar as


esferas de atuao do Conselho Deliberativo e do Comit de Investimentos e estabelecer
limites de alada para aprovao de alocaes e desinvestimentos, cabendo ao Conselho
Deliberativo referendar decises do Comit, caso este possua essa atribuio.

A definio de limites de aladas dever ser publicada no site do RPPS e observar como
requisitos mnimos para cada nvel de certificao:
Nvel I: Obrigatoriedade de no mnimo 2 (dois) responsveis assinarem em conjunto todos
os atos relativos a investimentos.
Nvel II: Idem ao Nvel I.
Nvel III: Obrigatoriedade de no mnimo 2 (dois) responsveis assinarem em conjunto todos
os atos relativos gesto de ativos e passivos e a atividades administrativas que envolvam
concesses de benefcios, contrataes e dispndios de recursos, conforme limites de alada
definidos em ato normativo editado pela unidade gestora do RPPS.
Nvel IV: Adicionalmente aos requisitos do Nvel III, elaborar e divulgar relatrios de exceo
que registrem os casos em que os limites de alada no tenham sido observados, com a devida
justificativa.

3.2.10 - SEGREGAO DAS ATIVIDADES

A segregao de atividades ou funes em diferentes setores e responsveis tem por


objetivo evitar que um nico agente tenha autoridade completa sobre parcela significativa de
uma determinada transao (aprovao da operao, execuo e controle), reduzindo assim o
risco operacional e favorecendo a governana corporativa e os controles internos.

Assim, por exemplo, em uma unidade gestora de RPPS, enquanto a rea de


investimentos mantm o foco no acompanhamento do mercado para melhor tomada de
deciso, a rea administrativo-financeira executa as atividades operacionais de oramento,
pagamentos, controles de recebimentos e registros contbeis. De igual forma, na gesto de
benefcios, uma determinada rea cuida da anlise dos requerimentos para habilitao e
concesso, enquanto outra fica responsvel pela implantao, manuteno e pagamento dos
benefcios.

Para cada nvel de certificao devero ser atendidos os seguintes requisitos mnimos de
segregao de atividades, possvel entre setores ou pessoas, a depender do porte do RPPS:
Nvel I: Segregao das atividades de habilitao e concesso de benefcios das atividades
de implantao, manuteno e pagamento de benefcios.
Nvel II: Idem ao Nvel I.
Nvel III: Segregao das atividades de habilitao/concesso de benefcios das atividades
de implantao, manuteno e pagamento de benefcios e segregao das atividades de
investimentos das atividades administrativo-financeiras.
Nvel IV: Idem ao Nvel III.
MANUAL DO PR-GESTO RPPS (VERSO ATUALIZADA EM 08/12/2016) 35

3.2.11 - OUVIDORIA

A Ouvidoria um servio institucional para consultas, dvidas, reclamaes, denncias,


elogios e solicitaes, que proporciona uma via de comunicao permanente entre a
instituio e as pessoas ou grupos que nela possuem participao, investimentos ou outros
interesses. Seu funcionamento dever observar os requisitos abaixo, cabendo ao Conselho
Deliberativo avaliar periodicamente a qualidade dos resultados de sua atuao:
a) Os gestores devero utilizar os relatrios por ela produzidos para aprimorar os servios e a
administrao do RPPS, analisando as sugestes, elogios, crticas, reclamaes e denncias
recebidas, e acolhendo aquelas que forem pertinentes.
b) Assegurar a confidencialidade e o sigilo dos registros.
c) Encaminhar as demandas aos setores responsveis e tomar as providncias necessrias.
d) Prover as informaes necessrias aos demandantes sobre suas solicitaes.
e) Promover avaliao sobre o grau de satisfao dos segurados quanto ao atendimento.
f) Acompanhar as providncias tomadas pelos gestores e os prazos para cumprimento.

A Ouvidoria dever ser implantada em parceria com o ente federativo ou pela prpria
unidade gestora do RPPS, de acordo com o nvel de certificao pretendido:
Nvel I: Disponibilizao no site do ente federativo ou do RPPS de um canal de comunicao
no modelo fale conosco.
Nvel II: Adicionalmente aos requisitos do Nvel I, no mnimo 1 (um) servidor exercendo a
funo de Ouvidor na estrutura do ente federativo ou da unidade gestora do RPPS.
Nvel III: Adicionalmente aos requisitos do Nvel I, no mnimo 1 (um) servidor efetivo
exercendo a funo de Ouvidor na estrutura do ente federativo ou da unidade gestora do
RPPS.
Nvel IV: Adicionalmente aos requisitos do Nvel I, no mnimo 1 (um) servidor efetivo
exercendo a funo de Ouvidor na estrutura da unidade gestora do RPPS, com certificao de
Ouvidor e com procedimentos de atuao devidamente definidos em ato especfico.

3.2.12 - DIRETORIA EXECUTIVA

A Diretoria Executiva11 do RPPS dever ser disciplinada pela legislao local e seus
membros devero ter formao educacional de nvel superior, observadas as especificaes
abaixo, de acordo com o nvel de certificao.
Nvel I: Nvel superior para todos que compem a Diretoria Executiva.
Nvel II: Nvel superior para todos que compem a Diretoria Executiva. Pelo menos 1 (um)
membro dever ser segurado do RPPS.
Nvel III: Nvel superior para todos que compem a Diretoria Executiva, com formao ou
especializao em rea compatvel com a atribuio exercida. Pelo menos 1 (um) membro
dever ser segurado do RPPS.
Nvel IV: Nvel superior para todos que compem a Diretoria Executiva, com formao ou
especializao em rea compatvel com a atribuio exercida e certificao em gesto
previdenciria, por exame ou experincia. Pelo menos 1 (um) membro dever ser segurado do
RPPS.

11
Conforme mencionado anteriormente, foi essa ao teve sua denominao alterada para Diretoria Executiva.
MANUAL DO PR-GESTO RPPS (VERSO ATUALIZADA EM 08/12/2016) 36

3.2.13 - CONSELHO FISCAL

O RPPS dever obrigatoriamente manter Conselho Fiscal, cuja periodicidade das reunies
e funcionamento sejam disciplinados pela legislao local, contemplando pelo menos as
seguintes atribuies:
a) Zelar pela gesto econmico-financeira.
b) Examinar o balano anual, balancetes e demais atos de gesto.
c) Verificar a coerncia das premissas e resultados da avaliao atuarial.
d) Acompanhar o cumprimento do plano de custeio, em relao ao repasse das contribuies e
aportes previstos.
e) Examinar, a qualquer tempo, livros e documentos.
f) Emitir parecer sobre a prestao de contas anual da unidade gestora do RPPS, nos prazos
legais estabelecidos.
g) Relatar as discordncias eventualmente apuradas, sugerindo medidas saneadoras.

O Conselho Fiscal dever atuar com independncia e autonomia em relao Diretoria


Executiva e ao Conselho Deliberativo e sua estrutura observar os seguintes requisitos
mnimos, de acordo com o nvel de certificao:
Nvel I: Pelo menos 1 (um) representante dos segurados.
Nvel II: Idem ao Nvel I.
Nvel III: Composio paritria entre os representantes dos segurados e do ente federativo,
tendo a maioria dos membros formao de nvel superior, com a presidncia do Conselho
Fiscal sendo exercida por um dos representantes dos segurados, que ter o voto de qualidade.
O Conselho Fiscal dever adotar as seguintes prticas:
a) Elaborao, publicao e controle sobre a efetivao de plano de trabalho anual,
estabelecendo os procedimentos, o cronograma de reunies, o escopo a ser trabalhado e os
resultados obtidos.
b) Elaborao de parecer ao relatrio de prestao de contas, no qual devem constar os itens
ressalvados com as motivaes, recomendaes para melhoria e reas analisadas.
Nvel IV: Composio paritria entre os representantes dos segurados e do ente federativo,
todos com formao superior ou especializao em rea compatvel, com a presidncia do
Conselho Fiscal sendo exercida por um dos representantes dos segurados, que ter o voto de
qualidade. O Conselho Fiscal dever adotar as prticas referidas para o Nvel III.

3.2.14 - CONSELHO DELIBERATIVO

O RPPS dever obrigatoriamente manter Conselho Deliberativo12, cuja periodicidade das


reunies e funcionamento sejam disciplinados pela legislao local, contemplando pelo menos
as seguintes atribuies:
a) Aprovar o Plano de Ao Anual ou Planejamento Estratgico.
b) Aprovar e definir as polticas relativas gesto atuarial, patrimonial, financeira,
oramentria, jurdica e execuo do plano de benefcios do RPPS.
c) Aprovar o Cdigo de tica do RPPS.
d) Acompanhar as metas financeiras e atuariais e os indicadores de gesto definidos nos planos
de ao.

12
Conforme mencionado anteriormente, foi adotada a denominao Conselho Deliberativo como padro para o
rgo superior de deliberao colegiada do RPPS.
MANUAL DO PR-GESTO RPPS (VERSO ATUALIZADA EM 08/12/2016) 37

e) Analisar e homologar as propostas de atos normativos relativos ao RPPS e ao funcionamento


dos rgos e instncias consultivas e deliberativas.
f) Ter acesso aos resultados das auditorias dos rgos de controle e superviso e acompanhar
as providncias adotadas.
g) Atuar como ltima instncia de alada das decises relativas gesto do RPPS.

O Conselho Deliberativo e a Diretoria Executiva possuem atribuies que se inter-


relacionam, mas no se confundem: enquanto o Conselho delibera sobre as polticas e
diretrizes estratgicas do RPPS, a Diretoria executa, ou seja, pratica os atos de gesto que
permitiro a implementao das polticas.

A estrutura do Conselho Deliberativo observar os seguintes requisitos mnimos, de


acordo com o nvel de certificao:
Nvel I: Pelo menos 1 (um) representante dos segurados.
Nvel II: Idem ao Nvel I.
Nvel III: Composio paritria entre os representantes dos segurados e do ente federativo,
tendo a maioria dos membros formao de nvel superior, com a presidncia do Conselho
Deliberativo sendo exercida por um dos representantes do ente federativo, que ter o voto de
qualidade. O Conselho Deliberativo dever adotar as seguintes prticas:
a) Elaborao, publicao e controle da efetivao de plano de trabalho anual, estabelecendo
os procedimentos, o cronograma de reunies, o escopo a ser trabalhado e os resultados
obtidos.
b) Elaborao de relatrio de prestao de contas que sintetize os trabalhos realizados e
apresente as consideraes que subsidiaram o Conselho Deliberativo a apresentar seu
relatrio de prestao de contas.
Nvel IV: Composio paritria entre os representantes dos segurados e do ente federativo,
todos com formao superior ou especializao em rea compatvel, com a presidncia do
Conselho Deliberativo sendo exercida por um dos representantes do ente federativo, que ter
o voto de qualidade. O Conselho Deliberativo dever adotar as prticas referidas para o Nvel
III.

3.2.15 - MANDATO, REPRESENTAO E RECONDUO

Caber legislao local disciplinar o processo de escolha dos membros da Diretoria


Executiva, do Conselho Deliberativo e do Conselho Fiscal, observadas as seguintes diretrizes,
comuns a todos os nveis de certificao:
a) Os membros do Conselho Deliberativo e do Conselho Fiscal tero mandato, com durao
mnima de 1 (um) e mxima de 3 (trs) anos, conforme definido na legislao local, somente
podendo ser substitudos nas situaes definidas na legislao.
b) Ser admitida a reconduo, limitada ao mximo de trs mandatos consecutivos para o
mesmo Conselho, como forma de assegurar sua renovao peridica.
c) Para se preservar o conhecimento acumulado, os mandatos dos membros dos Conselhos
no sero coincidentes, permitindo que a renovao da composio ocorra de forma
intercalada e no integral.
d) Quando a legislao local estabelecer que a escolha de membros da Diretoria Executiva,
Conselho Deliberativo ou Conselho Fiscal ocorrer por meio de processo eleitoral, devero ser
proporcionados os meios para que haja ampla participao dos segurados e para que estes
tenham acesso s propostas de atuao dos candidatos.
MANUAL DO PR-GESTO RPPS (VERSO ATUALIZADA EM 08/12/2016) 38

Alm das diretrizes acima e dos requisitos mnimos previstos nas sees 3.2.12, 3.2.13 e
3.2.14 deste captulo, cada nvel de certificao dever contemplar:
Nvel I: Definir na legislao o processo de escolha para composio da Diretoria Executiva,
do Conselho Deliberativo e do Conselho Fiscal.
Nvel II: Idem ao Nvel I.
Nvel III: Adicionalmente aos requisitos dos Nveis I e II, os membros da Diretoria Executiva
tero mandato, somente podendo ser substitudos nas situaes definidas em lei, e devero
apresentar anualmente prestao de contas ao Conselho Deliberativo.
Nvel IV: Adicionalmente aos requisitos do Nvel III, os membros da Diretoria Executiva se
submetero a contrato de gesto, devendo anualmente ser dada publicidade aos resultados
relativos ao seu cumprimento.

3.2.16 - GESTO DE PESSOAS

Caber legislao local definir o quadro de pessoal do RPPS, de acordo com o seu porte,
e estabelecer objetivos de gesto de pessoal, qualificao e treinamento.

Devero ser observados os seguintes requisitos mnimos de composio do quadro de


pessoal, para cada nvel de certificao:
Nvel I: A unidade gestora do RPPS dever possuir pelo menos 1 (um) servidor efetivo com
dedicao exclusiva, ainda que cedido pelo ente federativo.
Nvel II: A unidade gestora do RPPS dever possuir quadro prprio, ocupado por servidores
efetivos (pelo menos 1 - um), comissionados ou cedidos pelo ente federativo.
Nvel III: A unidade gestora do RPPS dever possuir quadro prprio, ocupado por servidores
efetivos (pelo menos 50% do quadro), comissionados ou cedidos pelo ente federativo.
Nvel IV: Adicionalmente aos requisitos do Nvel III, dever contar em seu quadro de pessoal
com 1 (um) servidor ocupante do cargo de aturio e 1 (um) servidor efetivo com dedicao
exclusiva na rea de investimentos.

3.3 - EDUCAO PREVIDENCIRIA


A educao previdenciria diz respeito ao conjunto de aes de capacitao,
qualificao, treinamento e formao especfica ofertadas aos servidores pblicos do ente
federativo, da unidade gestora do RPPS, aos segurados e beneficirios em geral (servidores
ativos, aposentados e pensionistas), aos gestores e conselheiros e aos diferentes profissionais
que se relacionam ou prestam servios ao RPPS, a respeito de assuntos relativos
compreenso do direito previdncia social e de seu papel como poltica pblica, gesto,
governana e controles do RPPS nos seus mais variados aspectos (gesto de ativos e passivos,
gesto de pessoas, benefcios, investimentos, oramento, contabilidade, finanas, estruturas
internas e externas de controle, dentre outros).

Tambm so contempladas pela educao previdenciria as aes de divulgao das


informaes relativas ao resultado da gesto do RPPS para os diferentes rgos e entidades
integrantes do governo do ente federativo, para instituies pblicas e privadas e para a
conjunto da sociedade.

Finalmente, esto relacionadas educao previdenciria as aes relacionadas


melhoria da qualidade de vida dos segurados do RPPS, como a promoo da sade, preveno
MANUAL DO PR-GESTO RPPS (VERSO ATUALIZADA EM 08/12/2016) 39

de doenas, educao financeira, planejamento e transio para a aposentadoria, vida durante


a aposentadoria e envelhecimento ativo.

A seguir so descritas as aes e os procedimentos relativos Educao Previdenciria,


cuja observncia dever ser verificada pela entidade certificadora no processo de obteno e
renovao da certificao institucional.

QUADRO 3 - AES RELACIONADAS DIMENSO EDUCAO PREVIDENCIRIA


3.1 - Plano de Ao de Capacitao
3.2 - Aes de Dilogo com os Segurados e a Sociedade

3.3.1 - PLANO DE AO DE CAPACITAO

O RPPS dever desenvolver plano de ao de capacitao para os servidores que atuem


na unidade gestora, seus dirigentes e conselheiros, com os seguintes parmetros mnimos:
Nvel I:
a) Formao bsica em RPPS para os servidores, dirigentes e conselheiros.
b) Treinamento dos servidores que atuem na rea de concesso de benefcios sobre as regras
de aposentadorias e penso por morte.
Nvel II: Adicionalmente aos requisitos do Nvel I:
a) Treinamento para os servidores que atuem na rea de investimentos sobre sistema
financeiro, mercado financeiro e de capitais e fundos de investimentos.
Nvel III: Adicionalmente aos requisitos do Nvel II:
a) Treinamento em gesto previdenciria para os servidores, dirigentes e conselheiros,
contemplando legislao previdenciria, gesto de ativos, conhecimentos de aturia, controles
internos e gesto de riscos.
b) Programa de Educao Previdenciria que sistematize as aes realizadas e a realizar
(planejamento, pblico alvo, mecanismos de capacitao permanente).
Nvel IV: Adicionalmente aos requisitos do Nvel III:
a) Preparao dos servidores e dirigentes para obteno de certificao individual de
qualificao nas respectivas reas de atuao.

3.3.2- AES DE DILOGO COM OS SEGURADOS E A SOCIEDADE

As aes de dilogo com os segurados e a sociedade devero contemplar, conforme o


nvel de certificao:
Nvel I:
a) Elaborao de cartilha dirigida aos segurados que contemple os conhecimentos bsicos
essenciais sobre o RPPS e os benefcios previdencirios, que dever ser disponibilizada em
meio impresso e no site do RPPS.
b) Realizao de pelo menos uma audincia pblica anual com os segurados, representantes
do ente federativo (Poder Executivo e Legislativo) e a sociedade civil, para exposio e debates
sobre o Relatrio de Governana Corporativa, os resultados da Poltica de Investimentos e da
Avaliao Atuarial.
Nvel II: Adicionalmente aos requisitos do Nvel I:
a) Seminrios dirigidos aos segurados, com conhecimentos bsicos sobre as regras de acesso
aos benefcios previdencirios.
b) Aes preparatrias para a aposentadoria com os segurados.
MANUAL DO PR-GESTO RPPS (VERSO ATUALIZADA EM 08/12/2016) 40

Nvel III: Adicionalmente aos requisitos do Nvel II:


a) Aes de conscientizao sobre a vida aps a aposentadoria e o envelhecimento ativo com
os segurados.
Nvel IV: Adicionalmente aos requisitos do Nvel III:
a) Aes de educao previdenciria integradas com os Poderes.
b) Seminrios dirigidos aos segurados, com conhecimentos bsicos sobre finanas pessoais.
MANUAL DO PR-GESTO RPPS (VERSO ATUALIZADA EM 08/12/2016) 41

ANEXOS
ANEXO 1 - EXEMPLO DE CLASSIFICAO, MAPEAMENTO E MANUALIZAO DE
PROCESSOS NO RPPS

EXEMPLO DE CLASSIFICAO DE PROCESSOS EM UM RPPS

Os RPPS tm a obrigao legal de apresentar periodicamente um conjunto de


informaes que atendem s exigncias legais sobre sua gesto, por meio do Sistema de
Informaes dos Regimes Pblicos de Previdncia Social - CADPREV, utilizado pela
Secretaria de Previdncia para a sua superviso. Alm disso, os RPPS devem buscar a
obteno e manuteno do Certificado de Regularidade Previdenciria - CRP, que atesta o
cumprimento dos critrios e exigncias estabelecidos na Lei n 9.717/1998, relativos s
normas gerais de organizao e funcionamento a serem por eles observadas. Todas essas
obrigaes legais e normativas originam rotinas internas que devem ser organizadas em
processos e atividades pelo RPPS.

1. Objetivo Estratgico: O objetivo de um RPPS assegurar o pagamento dos benefcios


previdencirios aos seus segurados. Esse objetivo deve ser alcanado tanto no presente
como no futuro, sendo para isso necessria a adequada gesto de ativos e de passivos, para
manter a sustentabilidade do RPPS, traduzida nos comandos constitucional e legal pela
exigncia de observncia do Equilbrio Financeiro e Atuarial.

2. Processos-Chave/Macroprocessos: Aqueles que afetam diretamente a consecuo dos


seus principais objetivos, como a Gesto de Ativos e a Gesto de Passivos.
Como exemplo, podem ser citados:
a) Gesto de Ativos: definio do plano de custeio; arrecadao das contribuies; aplicao
dos recursos segundo parmetros estabelecidos pelo Conselho Monetrio Nacional.
b) Gesto de Passivos: gesto dos segurados e de suas bases de dados; concesso de
benefcios nos termos da legislao; manuteno e pagamento dos benefcios.

3. Processos Estruturantes: Rotinas relacionadas ao cumprimento das exigncias legais e


normativas do RPPS e ao atendimento das exigncias estabelecidas pelos rgos de
superviso e controle, como o envio dos demonstrativos obrigatrios com informaes para
o CADPREV e o atendimento a solicitaes da Secretaria de Previdncia e dos Tribunais de
Contas.

4. Processos de Apoio: Rotinas administrativas para o funcionamento do RPPS, como a


administrao de pessoal, recursos tecnolgicos, manuteno de bens, dentre outros.
MANUAL DO PR-GESTO RPPS (VERSO ATUALIZADA EM 08/12/2016) 42

EXEMPLO DE MAPEAMENTO DE UM PROCESSO - AUDITORIA DE LEGATRIOS


MANUAL DO PR-GESTO RPPS (VERSO ATUALIZADA EM 08/12/2016) 43

EXEMPLO DE MANUALIZAO DE PROCESSO DE UM RPPS

Processo: Auditoria de Legatrios


Definir Unidade Gestora/ Executora: Gerncia de Benefcios
Definir Unidade Atendida: Gerncia de Atendimento

1.REGULAMENTAO UTILIZADA: Lei n (...)

2.OBJETIVO: Definir procedimentos para o Processo de Auditoria de Legatrios, visando


atualizar as informaes existentes na base de dados de beneficirios.

3.TERMOS UTILIZADOS:
Ex-segurados: Os titulares de cargo de provimento efetivo do ente federativo que j tenham
falecido.
Legatrio: Pessoa designada a receber penso, em testamento ou pessoalmente.

4.SIGLAS UTILIZADAS: D.O. - Dirio Oficial.

5.DISPOSIES GERAIS
A execuo do Processo de Auditoria de Legatrios deve seguir os mtodos descritos neste
Manual Normativo. O processo ser feito pela rea definida como responsvel.

6. PROCESSO DE AUDITORIA DE LEGATRIOS:

6.1 ELABORAO DA LISTAGEM DE LEGATRIOS


A rea responsvel encaminhar a listagem com os nomes dos legatrios para a rea que
analisar a base de dados, descartando os legatrios falecidos (de acordo com a base do
SISOB). A nova listagem ir constituir a base de dados para o recadastramento de legatrios.
6.2 CONVOCAO DE LEGATRIOS
O sistema informar os legatrios que devero ser convocados, por meio de telegramas de
convocao, com aviso de recebimento - AR.
Os telegramas enviados a endereos no vlidos sero encaminhados rea responsvel,
que ir verificar nos sistemas se h outro endereo para envio e reenviar. Caso no seja
encontrado outro endereo para envio do telegrama, a convocao ser feita por publicao
em Dirio Oficial - D.O.
Se o telegrama foi recebido, o legatrio ter 15 (quinze) dias para tomar cincia da
suspenso da penso e apresentar defesa, caso queira.
Caso o telegrama no tenha sido recebido, sero feitas 3 (trs) tentativas de entrega e se
esta no se efetivar, a convocao ser via publicao no D.O.
6.3 RECEBIMENTO DO TELEGRAMA DE CONVOCAO
Aps o envio dos telegramas de convocao, haver duas situaes possveis:
6.3.1 - Se o legatrio tiver recebido o telegrama de convocao, ter 15 (quinze) dias,
contados da data de recebimento, para comparecer, tomar cincia do corte e apresentar
defesa, caso deseje.
6.3.2 - Caso o legatrio no tenha recebido o telegrama de convocao, ser convocado
para cincia do corte e apresentar defesa, caso queira, via publicao no D.O. e ter prazo
de 15 (quinze) dias, aps a data da publicao, para comparecer ao RPPS.
MANUAL DO PR-GESTO RPPS (VERSO ATUALIZADA EM 08/12/2016) 44

6.4 COMPARECIMENTO PARA CINCIA DO CORTE DO BENEFCIO


Aps a convocao, o legatrio dever comparecer para assinar o termo de cincia e
apresentar os originais e cpias dos documentos (RG, CPF, comprovante de residncia), que
sero analisados no prazo de 15 (quinze) dias a contar do recebimento da convocao.
Se o legatrio residir fora do Estado, dever enviar pelos Correios a documentao e o termo
de cincia, disponvel no site, com assinatura reconhecida por autenticidade, bem como sua
defesa.
Se for impossibilitado de locomoo, dever proceder de acordo com as orientaes acima e
apresentar laudo mdico constatando a impossibilidade.
O legatrio poder ser representado por procurador, que dever se apresentar com os
seguintes documentos: termo de curatela; procurao; cpias autenticadas dos documentos
do legatrio; defesa; documentos pessoais do procurador (RG, CPF e comprovante de
residncia).
6.5 No comparecimento para cincia podero ocorrer as seguintes situaes:
a) Comparecer e tomar cincia por escrito.
b) Comparecer, mas se recusar a tomar cincia por escrito.
c) Comparecer, assinar o termo de cincia e no apresentar defesa.
d) Assinar o termo de cincia e apresentar defesa.
e) Assinar o termo de cincia e renunciar a direito de apresentar defesa.
6.6 Se aps o perodo estabelecido no for apresentada defesa, o benefcio ser suspenso.
6.7 APRESENTAO DA DEFESA PELO LEGATRIO - Situaes possveis:
a) Deferimento.
b) Indeferimento.
MANUAL DO PR-GESTO RPPS (VERSO ATUALIZADA EM 08/12/2016) 45

ANEXO 2 - TERMO DE ADESO AO PR-GESTO RPPS

ENTE FEDERATIVO
NOME CNPJ

ENDEREO N COMPLEMENTO

BAIRRO UF CEP

E-MAIL TELEFONE

RESPONSVEL LEGAL CARGO

DATA INCIO GESTO RG CPF

UNIDADE GESTORA DO RPPS


NOME CNPJ

ENDEREO N COMPLEMENTO

BAIRRO UF CEP

E-MAIL TELEFONE

RESPONSVEL LEGAL CARGO

DATA INCIO GESTO RG CPF

Os representantes legais do ente federativo e da unidade gestora do RPPS, acima qualificados,


resolvem, nesta data, aderir ao Programa de Certificao Institucional e Modernizao da
Gesto dos Regimes Prprios de Previdncia Social da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e
dos Municpios - Pr-Gesto RPPS, institudo pela Portaria MPS n 185/2015, manifestando
cincia e concordncia em relao s diretrizes, objetivos, requisitos e procedimentos
estabelecidos para o Programa e comprometendo-se a adotar as providncias necessrias para
sua implantao, visando obteno da certificao institucional do Regime Prprio de
Previdncia Social - RPPS.

Municpio - UF, DD de MMMMMMMM de AAAA

__________________________________________ _________________________________________
REPRESENTANTE LEGAL DO ENTE FEDERATIVO REPRESENTANTE LEGAL DA UNIDADE GESTORA
MANUAL DO PR-GESTO RPPS (VERSO ATUALIZADA EM 08/12/2016) 46

ANEXO 3 - TERMO DE CONCESSO DA CERTIFICAO

ENTE FEDERATIVO
NOME CNPJ

RESPONSVEL LEGAL CARGO

UNIDADE GESTORA DO RPPS


NOME CNPJ

RESPONSVEL LEGAL CARGO

ENTIDADE CERTIFICADORA
NOME CNPJ

E-MAIL TELEFONE DATA CREDENCIAMENTO SPPS

RESPONSVEL LEGAL CARGO

DATA INCIO GESTO RG CPF

Certifico que o RPPS acima identificado cumpriu as exigncias estabelecidas no Programa de


Certificao Institucional e Modernizao da Gesto dos Regimes Prprios de Previdncia Social
da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municpios - Pr-Gesto RPPS, institudo pela
Portaria MPS n 185/2015, demonstrando ter adotado adequadas prticas de gesto
previdenciria relativas a Controles Internos, Governana Corporativa e Educao
Previdenciria.

NVEL DA CERTIFICAO VALIDADE DA CERTIFICAO

Municpio - UF, DD de MMMMMMMMM de AAAA

_______________________________________________
REPRESENTANTE LEGAL DA ENTIDADE CERTIFICADORA

Cientes da certificao recebida e do compromisso de monitorar os processos e atividades do


RPPS, para manter prticas de gesto compatveis com os requisitos do nvel alcanado.

Municpio - UF, DD de MMMMMMMM de AAAA

__________________________________________ _________________________________________
REPRESENTANTE LEGAL DO ENTE FEDERATIVO REPRESENTANTE LEGAL DA UNIDADE GESTORA
MANUAL DO PR-GESTO RPPS (VERSO ATUALIZADA EM 08/12/2016) 47

ANEXO 4 - MODELO DE CDIGO DE TICA PARA ENTIDADES CERTIFICADORAS

CDIGO DE TICA DA ENTIDADE CERTIFICADORA

1. INTEGRIDADE: A integridade nas relaes com as demais organizaes um pr-requisito


para o crescimento sustentvel do negcio e de relacionamentos de longo prazo.
2. COMPROMISSO: A entidade tem o compromisso de conduzir-se de maneira justa,
honesta e legal com seus colaboradores, funcionrios, clientes, fornecedores, parceiros de
negcios e as comunidades onde opera.
3. LEGALIDADE: A entidade no tolerar comportamentos ilegais por ou em nome dos seus
membros, funcionrios, clientes, fornecedores ou parceiros de negcios. Esto proibidas
quaisquer prticas que visem incrementar os negcios, que no sejam por meio da legtima
oferta de bons servios.
4. CONFIDENCIALIDADE: A entidade compromete-se a:
a) No divulgar informaes confidenciais de seus contratos a terceiros.
b) Manter sigilo sobre as informaes cadastrais, financeiras, contbeis e atuariais dos
parceiros e clientes.
c) Manter sigilo sobre as informaes de seus empregados, clientes, fornecedores.
5. RESPONSABILIDADE SOCIAL: A entidade dar prioridade preveno dos riscos sade e
segurana de seus funcionrios e outros afetados pelas suas atividades.
6. COMPETITIVIDADE: A entidade atuar de forma eficiente, porm honesta e justa, em
conformidade com este Cdigo de tica e do aparato legal do pas, comprometendo-se a:
a) No favorecer um cliente ou fornecedor em detrimento de outro, exceto por motivos
estritamente comerciais.
b) No se envolver em prticas comerciais restritivas ou outras formas anti-competitivas.
c) No prejudicar a reputao ou a f pblica de terceiros, mesmo que concorrentes.
7. COMPROMISSO ANTICORRUPO: A entidade assume o compromisso permanente de
adotar prticas anticorrupo, de rejeitar qualquer participao em atos de corrupo ativa
ou passiva e de no oferecer ou aceitar incentivos, recompensas, favores ou vantagens
(suborno ou propina) com a finalidade de alcanar fim ilcito ou imprprio. Diante de tal
compromisso, dever fornecer informaes e orientaes aos colaboradores sobre como
reconhecer e lidar com tentativas de suborno. As prticas anticorrupo da entidade
abrangero todos os trabalhadores, incluindo aqueles com contratos temporrios e prazos
fixos, agentes, consultores, membros de comits, parceiros de negcios e quaisquer outras
pessoas ou organizaes que realizem servios para ou em nome da entidade, em qualquer
local.
7.1 - PRESENTES E HOSPITALIDADE:
Os empregados, agentes e outros representantes so proibidos de dar ou receber dinheiro
ou presentes que possam ser interpretadas como subornos. No proibida a hospitalidade
normal e apropriada, como refeies compartilhadas ou encontros e conversas em locais
pblicos, desde que haja discernimento sobre a convenincia e custos.
Pode haver troca de brindes ou consumveis, de baixo valor monetrio. Presentes com
maiores valores so propensos a causar conflitos de interesse. Um presente pessoal (que se
pode levar para casa ou desfrutar pessoalmente), pode dar a impresso de ter como
objetivo influenciar a objetividade ou o julgamento imparcial.
Hospitalidade corporativa, como almoos de negcios, jantares, bebidas, evento social ou
outras reunies em um contexto social no so considerados presentes, se o objetivo da
reunio relaciona-se com a empresa.
MANUAL DO PR-GESTO RPPS (VERSO ATUALIZADA EM 08/12/2016) 48

A entidade deve manter os registros financeiros e controles internos adequados para


evidenciar seus negcios e a razo dos pagamentos a terceiros, inclusive despesas com
hospitalidade.
7.2 - PRTICAS NO ACEITVEIS:
a) Dar ou prometer pagamento, presente ou hospitalidade com a expectativa de vantagem
comercial ou para recompensar uma vantagem comercial.
b) Dar ou prometer pagamento, presente ou hospitalidade a um funcionrio pblico, agente
ou representante para facilitar ou acelerar um procedimento de rotina.
c) Ameaar ou retaliar contra funcionrio ou terceiro que trabalha em nome da organizao,
que se recusou a cometer um delito de suborno.
7.3 - PREVENO:
a) A preveno, deteco e comunicao de tentativas de suborno e outras formas de
corrupo so de responsabilidade da entidade. Deve ser registrado por meio confidencial se
h suspeita de que essa situao ocorreu ou pode ocorrer.
b) O colaborador deve ser encorajado a informar sobre quaisquer suspeitas de corrupo, ou
se acreditar que vtima de outra forma de atividade ilegal.
c) Deve ser assegurado que ningum sofra qualquer tratamento prejudicial, como resultado
de se recusar a tomar parte em suborno ou corrupo que ocorreu, ou poder ocorrer.
8. DISPOSIES GERAIS:
a) desejvel a criao de um canal de comunicao confidencial para denncias,
permitindo que funcionrios e pessoas de fora da entidade denunciem anonimamente
quaisquer prticas que considerem ser uma violao do Cdigo de tica ou outras aes
imprprias.
b) Este Cdigo de tica deve ser formalmente informado a todos os colaboradores, que
devero atestar sua compreenso e aceitao, e recebero atualizaes regulares sobre
como implementar e aderir s prticas nele disciplinadas.
c) A organizao e os empregados devem cumprir rigorosamente este Cdigo de tica e
todas as leis aplicveis referentes aos assuntos dispostos. A organizao ser responsvel
pelo monitoramento e esclarecimento de eventuais infraes.
d) Este Cdigo de tica deve ser incorporado aos contratos comerciais firmados pela
entidade, demonstrando os padres por ela defendidos e praticados.
MANUAL DO PR-GESTO RPPS (VERSO ATUALIZADA EM 08/12/2016) 49

ANEXO 5 - GRANDES REAS DE ATUAO DO RPPS

NOME DEFINIO EXEMPLOS DE MANUAIS A DESENVOLVER POR REA


ADMINISTRATIVA rea de suporte administrativo aos setores Contratos, compras, licitaes, material de almoxarifado, imveis, bens
internos da unidade gestora. patrimoniais, recursos humanos, protocolo, arquivo geral, servios gerais.
ARRECADAO rea de controle dos repasses das contribuies Controle de repasse de contribuies e aportes, cobrana de dbitos em
previdencirias e aportes. atraso, parcelamentos de dbitos, servidores licenciados, cedidos ou
afastados sem remunerao.
ATENDIMENTO rea de servios de atendimento aos servidores, Atendimento presencial aos segurados, atendimento telefnico, ouvidoria.
aposentados e pensionistas.
ATUARIAL rea de estudos e acompanhamento dos Acompanhamento atuarial, elaborao de relatrio de gesto atuarial.
resultados das avaliaes atuariais.
BENEFCIOS rea de concesso, implantao, manuteno e Anlise e concesso de benefcios, gesto da folha de pagamento.
pagamento dos benefcios previdencirios.
COMPENSAO rea de atividades especficas de compensao Procedimentos de envio e anlise de requerimentos via sistema
PREVIDENCIRIA previdenciria, como regime instituidor - RI ou COMPREV.
regime de origem - RO.
FINANCEIRA rea da gesto e controle financeiro. Tesouraria, oramento, contabilidade geral.
INVESTIMENTOS rea de estudos, tomada de deciso e Operaes de investimentos, anlises de risco e gesto dos ativos
acompanhamento dos resultados das aplicaes mobilirios e imobilirios, elaborao da poltica de investimentos.
dos recursos do RPPS.
JURDICA rea de consultoria e defesa judicial da unidade Pareceres em processos de contratao, processos de concesso de
gestora do RPPS. benefcios e reviso de legislao, defesa em processos judiciais e
cumprimento de decises judiciais.
TECNOLOGIA DA rea de apoio de informtica e manuteno de Segurana, acesso e operacionalizao dos sistemas de informtica e das
INFORMAO bases de dados. bases de dados.
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ANEXO 6 - QUADRO RESUMO DAS AES DE ACORDO COM OS NVEIS DE ADERNCIA13

Dimenses Aes e Requisitos Nvel I Nvel II Nvel III Nvel IV


Mapeamento das Atividades das reas de Atuao do RPPS (Seo 3.1.1 - pg. 22)
4 reas
2 reas
(Benefcios, Financeira e
1 rea (Benefcios +
reas do RPPS a serem mapeadas. Investimentos + Arrecadao Todas as reas
(Benefcios) Financeira ou
ou Compensao
CONTROLES INTERNOS

Investimentos)
Previdenciria)
Manualizao das Atividades das reas de Atuao do RPPS (Seo 3.1.2 - pg. 22)
Atividades mapeadas que devem ser
Mnimo de 30% Mnimo de 40% Mnimo de 70% Mnimo de 90%
manualizadas.
Capacitao e Certificao dos Gestores e Servidores das reas de Risco (Seo 3.1.3 - pg. 22)14
2 (dois) membros do
1 (um) membro do Conselho
Gestor de Gestor de Conselho Deliberativo, 2
Deliberativo, 1 (um) membro
Recursos e maioria Recursos e todos (dois) membros do
do Conselho Fiscal, 1 (um)
Certificao bsica. dos membros do os membros do Conselho Fiscal e todos os
membro da Diretoria e
Comit de Comit de membros da Diretoria e
demais membros do Comit
Investimentos Investimentos demais membros do
de Investimentos
Comit de Investimentos
Gestor de Recursos e 1 (um) Maioria dos membros do
Certificao intermediria.
membro do Comit de Comit de Investimentos

13
Este quadro resumo destina-se a utilizao como guia de referncia rpida dos requisitos aplicveis a cada ao e nvel de certificao. A descrio completa dos requisitos deve ser
consultada no Ttulo 3 - Dimenses do Pr-Gesto RPPS.
14
Entende-se por:
a) Certificao bsica: Aprovao em exame de certificao organizado por entidade autnoma de reconhecida capacidade tcnica e difuso no Mercado Brasileiro de Capitais, com
contedo mnimo estabelecido no Anexo da Portaria MPS n 519/2011. Exemplo: ANBIMA CPA-10 e APIMEC CGRPS.
b) Certificao intermediria: Aprovao em exame de certificao que, alm do contedo exigido para a certificao bsica, contemple mdulos que permitam atestar a
compreenso das atividades relacionadas negociao de produtos de investimento. Exemplo: ANBIMA CPA-20.
c) Certificao avanada: Aprovao em exame de certificao que, alm do contedo exigido para a certificao intermediria, ateste habilidade equivalente quela dos que
desempenham atividades de gesto profissional de recursos de terceiros e de carteiras de ttulos e valores mobilirios. Exemplo: ANBIMA CGA.
MANUAL DO PR-GESTO RPPS (VERSO ATUALIZADA EM 08/12/2016) 51

Dimenses Aes e Requisitos Nvel I Nvel II Nvel III Nvel IV


Investimentos
Certificao avanada. Gestor de Recursos
Estrutura de Controle Interno (Seo 3.1.4 - pg. 24)
No ente federativo que atenda ao RPPS,
com relatrio semestral, e pelo menos 1 X
(um) servidor capacitado.
CONTROLES INTERNOS

No ente federativo que atenda ao RPPS,


com relatrio trimestral, e pelo menos 2 X
(dois) servidores capacitados.
No RPPS, com relatrio trimestral, com 3
(trs) servidores capacitados, sendo 1
(um) servidor da rea de controle interno
X
do RPPS, ao menos 1 (um) membro do
Comit de Investimentos e (1) um
membro do Conselho Fiscal.
No RPPS com controlador ocupante de
cargo efetivo que atue tambm como
agente de conformidade em pelo menos
uma rea de risco, vinculada diretamente
ao Conselho Deliberativo, com emisso de
relatrio mensal, alm de contar com pelo X
menos 3 (trs) servidores capacitados,
sendo 1 (um) servidor da rea de controle
interno do RPPS, 1 (um) membro do
Comit de Investimentos e 1 (um)
membro do Conselho Fiscal.

Dimenses Aes e Requisitos Nvel I Nvel II Nvel III Nvel IV


MANUAL DO PR-GESTO RPPS (VERSO ATUALIZADA EM 08/12/2016) 52

Dimenses Aes e Requisitos Nvel I Nvel II Nvel III Nvel IV


Poltica de Segurana da Informao (Seo 3.1.5 - pg. 24)
Abranger todos os servidores e prestadores de
X X X X
servios que acessem informaes do RPPS.
Indicar regras para uso dos recursos de TI
(equipamentos, internet, e-mail). Definir X X X
procedimentos de contingncia.
Prover todas as informaes de Gesto de
CONTROLES INTERNOS

Segurana da Informao - GSI. Prover ampla


divulgao da poltica e normas de GSI. Promover
X X
aes de conscientizao da GSI. Propor projetos e
iniciativas relacionados GSI. Elaborar e manter
poltica de classificao da informao.
Manter Comit de Segurana da Informao no
X
mbito do ente federativo ou RPPS.
Definir procedimentos de auditoria e de
X
recuperao de desastres.
Gesto e Controle da Base de Dados Cadastrais dos Servidores Ativos, Aposentados e Pensionistas (Seo 3.1.6 - pg. 25)
Recenseamento de aposentados e pensionistas. A cada 3 anos A cada 2 anos A cada 2 anos A cada 2 anos

Recenseamento de servidores ativos. A cada 5 anos A cada 5 anos A cada 5 anos A cada 04 anos
Poltica de recenseamento. X X
Poltica para digitalizao e converso de
X
documentos em arquivos eletrnicos.
MANUAL DO PR-GESTO RPPS (VERSO ATUALIZADA EM 08/12/2016) 53

Dimenses Aes e Requisitos Nvel I Nvel II Nvel III Nvel IV


Relatrio de Governana Corporativa (Seo 3.2.1 - pg. 27)
Elaborao e publicao de relatrio, com
Anual Anual Semestral Trimestral
contedo mnimo varivel por Nvel.
Planejamento (Seo 3.2.2 - pg. 28)
Gesto de ativos e
Plano de Ao Anual, com metas por rea. Todas as reas
passivos
Com reviso anual,
GOVERNANA CORPORATIVA

vnculo ao Plano
Planejamento Estratgico para o perodo de 5
Com reviso anual Oramentrio e ao
anos.
Plano Plurianual -
PPA
Relatrio de Gesto Atuarial (Seo 3.2.3 - pg. 28)
Comparativo 3
Comparativo 3
ltimos exerccios,
Comparativo 3 Comparativo 3 ltimos exerccios e
Elaborao do Relatrio de Gesto Atuarial. estudo tcnico de
ltimos exerccios ltimos exerccios estudo tcnico de
aderncia e Plano de
aderncia
Trabalho Atuarial
Cdigo de tica da Instituio (Seo 3.2.4 - pg. 29)
Conhecimento pelos servidores, conselheiros e
membros dos Comits, fornecedores e prestadores X X X X
de servio.
Avaliao anual para reviso de contedo. X X X

Promover aes de capacitao com servidores,


X X
segurados, conselheiros e membros dos comits.
Apresentar relatrio de ocorrncias tratadas no
mbito de Comit de tica, indicando necessidades X
de eventuais revises e atualizaes.
MANUAL DO PR-GESTO RPPS (VERSO ATUALIZADA EM 08/12/2016) 54

Dimenses Aes e Requisitos Nvel I Nvel II Nvel III Nvel IV


Polticas Previdencirias de Sade e Segurana do Servidor (Seo 3.2.5 - pg. 29)15
Aes isoladas em sade do servidor. X
Aes preparatrias em sade do servidor. X
Implantao de aes preparatrias em sade do
X
servidor e elaborao de Estudo Epidemiolgico.
GOVERNANA CORPORATIVA

Institucionalizao do Sistema de Gesto de Sade


X
do Servidor.
Poltica de Investimentos (Seo 3.2.6 - pg. 30)
Elaborao de relatrios mensais. X
Plano de ao mensal. X
Estudos de gerenciamento de ativos e passivos. X
Criao de rea especfica para acompanhamento
X
dos riscos.
Comit de Investimentos (Seo 3.2.7 - pg. 31)
Membros vinculados ao ente federativo ou ao 5, sendo a maioria
3 3 5
RPPS. segurados do RPPS
Transparncia (Seo 3.2.8 - pg. 32)
Acrdos dos Tribunais de Contas referentes s
X X X X
prestao de contas do RPPS.
Atas dos rgos colegiados na Internet. X X X X

Avaliao atuarial anual. X X X X

15
Polticas previdencirias de sade e segurana do servidor: aes dos Nveis I e II com verificao a partir de 2018; aes adicionais dos Nveis III e IV com verificao a partir de
2019.
MANUAL DO PR-GESTO RPPS (VERSO ATUALIZADA EM 08/12/2016) 55

Dimenses Aes e Requisitos Nvel I Nvel II Nvel III Nvel IV


Certides negativas de tributos. X X X X

Cdigo de tica. X X X X
Composio mensal da Carteira de Investimento,
X X
por ativo e segmento.
Cronograma das aes de educao previdenciria. X X X X
Cronograma de reunies dos conselhos e comit
GOVERNANA CORPORATIVA

X X X X
na Internet.
Demonstraes financeiras e contbeis: a
divulgao das demonstraes dever ser realizada Semestral Semestral Trimestral Mensal
por meio da Internet.
Informaes concernentes a procedimentos
X X X X
licitatrios e contratos administrativos.
Link para acesso ao CADPREV, para consulta aos
X X X X
demonstrativos obrigatrios e extrato do CRP.
Planejamento estratgico. X X

Plano de ao anual. X X
Poltica de investimentos. X X X X
Polticas e relatrios de controle interno. Semestral Semestral Trimestral Mensal
Regimento interno dos rgos colegiados.
Relao entidades credenciadas investimentos. X X X X
Relatrio de avaliao do passivo judicial. X X
Relatrios mensais e anual de investimentos. X X X X
Definio de Limites de Aladas (Seo 3.2.9 - pg. 33)
Assinatura de 2 (dois) responsveis nos atos de
X X
investimentos.
MANUAL DO PR-GESTO RPPS (VERSO ATUALIZADA EM 08/12/2016) 56

Dimenses Aes e Requisitos Nvel I Nvel II Nvel III Nvel IV


Assinatura de 2 (dois) responsveis nos atos de
gesto de ativos e passivos e atos que envolvam
concesso de benefcios, contrataes e dispndios X X
de recursos, conforme limites definidos em ato
normativo da unidade gestora do RPPS.
Elaborao e divulgao de Relatrio de Exceo. X
GOVERNANA CORPORATIVA

Segregao das Atividades (Seo 3.2.10 - pg. 33)


Segregao das atividades de habilitao e
concesso de benefcios daquelas de implantao, X X X X
manuteno e pagamento de benefcios.
Segregao das atividades de investimentos das
X X
administrativo-financeiras.
Ouvidoria (Seo 3.2.11 - pg. 34)
Canal no site. X X X X
01 servidor no ente ou RPPS na funo de Ouvidor. X
01 servidor efetivo no ente ou RPPS na funo de
X
Ouvidor.
01 servidor efetivo no RPPS na funo de Ouvidor
X
com certificao.
Diretoria Executiva (Seo 3.2.12 - pg. 34)
Formao em nvel superior. X X X X
Pelo menos 1 (um) membro segurado do RPPS. X X X
Formao ou especializao em rea compatvel. X X
Certificao em gesto previdenciria. X
MANUAL DO PR-GESTO RPPS (VERSO ATUALIZADA EM 08/12/2016) 57

Dimenses Aes e Requisitos Nvel I Nvel II Nvel III Nvel IV


Conselho Fiscal (Seo 3.2.13 - pg. 35)
Mnimo 1 (um) Mnimo 1 (um)
Representao dos segurados. Paritria Paritria
representante representante
Formao em nvel superior. Maioria Todos
Presidncia exercida por representante dos
X X
segurados, com voto de qualidade.
Elaborao, publicao e controle sobre a
efetivao de plano de trabalho anual,
GOVERNANA CORPORATIVA

estabelecendo os procedimentos, o cronograma de X X


reunies, o escopo a ser trabalhado e os resultados
obtidos.
Elaborao de relatrio de controle interno que
sintetize os trabalhos realizados e apresente as
consideraes que subsidiaram o Conselho Fiscal a
apresentar seu parecer ao relatrio de prestao X X
de contas, no qual devem constar os itens
ressalvados com as motivaes, recomendaes
para melhoria e reas analisadas.
Conselho Deliberativo (Seo 3.2.14 - pg. 36)
Mnimo 1 (um) Mnimo 1 (um)
Representao dos segurados. Paritria Paritria
representante representante
Formao em nvel superior dos membros. Maioria Todos
Presidncia exercida por representante do ente
X X
federativo, com voto de qualidade.
Elaborao, publicao e controle sobre a
efetivao de plano de trabalho anual,
estabelecendo os procedimentos, o cronograma de X X
reunies, o escopo a ser trabalhado e os resultados
obtidos.
MANUAL DO PR-GESTO RPPS (VERSO ATUALIZADA EM 08/12/2016) 58

Dimenses Aes e Requisitos Nvel I Nvel II Nvel III Nvel IV


Elaborao de relatrio de prestao de contas que
sintetize os trabalhos realizados e apresente as
consideraes que subsidiaram o Conselho X X
Deliberativo a apresentar seu relatrio de
prestao de contas.
Mandato, Representao e Reconduo (Seo 3.2.15 - pg. 37)
Definio em norma legal dos procedimentos de
GOVERNANA CORPORATIVA

composio da Diretoria Executiva e dos X X X X


Conselhos.
Mandato dos membros dos Conselhos com no
X X X X
mnimo 1 (um) e mximo 3 (trs) anos.
Definio de mandato para a Diretoria Executiva. X X
Diretoria Executiva submetida a contrato de
X
gesto.
Gesto de Pessoas (Seo 3.2.16 - pg. 37)
No mnimo 1 (um) servidor efetivo com dedicao
exclusiva unidade gestora do RPPS, ainda que X
cedido.
Possuir quadro prprio de servidores, ocupado por
servidores efetivos (pelo menos 01), comissionados X
ou cedidos.
Possui quadro prprio de servidores da unidade
gestora do RPPS, composto ao menos com 50% de X X
servidores efetivos.
Quadro de pessoal com no mnimo 1 (um) servidor
ocupante do cargo de aturio e 1 (um) servidor X
com dedicao exclusiva na rea de investimentos.
MANUAL DO PR-GESTO RPPS (VERSO ATUALIZADA EM 08/12/2016) 59

Dimenses Aes e Requisitos Nvel I Nvel II Nvel III Nvel IV


Plano de Ao de Capacitao (Seo 3.3.1 - pg. 38)
Formao bsica em RPPS para servidores,
X X X X
dirigentes e conselheiros.
Treinamento aos servidores que atuam na rea de
X X X X
concesso de benefcios.
Capacitao dos servidores que atuam na rea de
X X X
investimentos.
EDUCAO PREVIDENCIRIA

Treinamento em gesto previdenciria para


X X
servidores, dirigentes e conselheiros.
Programas de Educao Previdenciria. X X
Preparao dos servidores e dirigentes para
X
certificao individual de qualificao.
Aes de Dilogo com os Segurados e a Sociedade (Seo 3.3.2 - pg. 39)
Cartilha previdenciria dirigida aos segurados. X X X X
Audincia pblica anual para divulgao do
Relatrio de Governana, dos resultados da Poltica X X X X
de Investimentos e da Avaliao Atuarial.
Seminrios dirigidos aos segurados referentes a
X X X
regras de acessos aos benefcios.
Aes de pr-aposentadoria. X X X

Aes de ps-aposentadoria e envelhecimento


X X
ativo.
Aes de Educao Previdenciria integradas com
X
os Poderes.
Seminrio dirigidos aos segurados, com
X
conhecimentos bsicos sobre finanas pessoais.