Anda di halaman 1dari 27

PELAKSANAAN AUDIT

DAN
PELAPORAN HASIL AUDIT
OLEH:
HISAR SIRAIT
(TIM SPMI KOPERTIS WILAYAH III)

DISAMPAIKAN PADA
PELATIHAN CALON AUDITOR MUTU INTERNAL
UNIVERSITAS ATMAJAYA
JAKARTA, 24 JANUARI 2017
TAHAPAN PELAKSANAAN AUDIT terdiri dari
1. PERSIAPAN

2. PELAKSANAAN AUDIT DOKUMEN

3. PELAKSANAAN AUDIT KEPATUHAN / LAPANGAN

4. PENYUSUNAN LAPORAN HASIL AUDIT

5. PEMANTAUAN TINDAK LANJUT


TAHAPAN PERSIAPAN PELAKSANAAN AUDIT
TAHAPAN Persiapan
1. Mempelajari Kebijakan SPMI.

2. Mempelajari Standar SPMI.

3. Mempelajari Penangungjawab dan Pelaksana Standar.

4. Mempelajari Manual/Prosedur SPMI.

5. Mempelajari Rencana Kerja Semesteran (RKS) dan atau Rencana Kerja


Tahunan (RKT).

6. Mempelajari Laporan Realisasi RKS/RKT sebagai hasil pelaksanaan internal


control.
TAHAP PELAKSANAAN AUDIT DOKUMEN
Audit dokumen adalah tahapan penyusunan/perumusan checklist
atau daftar tilik yang digunakan sebagai panduan/pedoman
pelaksanaan audit kepatuhan/lapangan.

CHECKLIST (DAFTAR TILIK) = PROGRAM KERJA AUDIT, terdiri dari:


Sasaran standar
Hal/aspek yang akan ditanyakan
Dokumen terkait dengan sasaran standar
Catatan lain yang dianggap perlu diklarifikasi pada saat audit kepatuhan
Setiap auditor membuat checklist berupa daftar pertanyaan yang
disusun berdasar hasil audit dokumen untuk diverifikasi lebih
lanjut dalam audit lapangan/visitasi/kepatuhan.

Setiap auditor harus menyusun checklist yang didasarkan atas:


RKS/RKT
Realisasi RKS/RKT
Bukti Kinerja/Dokumen Terkait
MANFAAT CHECKLIST/DAFTAR PENGECEKAN

1. Membantu auditor melakukan audit kepatuhan.

2. Membantu auditor untuk menyusun catatan-catatan selama audit.

3. Memastikan kelancaran audit.

4. Sebagai alat bantu utama pada saat penyusunan laporan audit.


TAHAPAN PELAKSANAAN AUDIT KEPATUHAN
AUDIT KEPATUHAN adalah audit lapangan yang dilakukan oleh
auditor untuk memverifikasi/memvalidasi.

Auditor melakukan audit dengan berpedoman pada checklist yang


telah dibuat pada saat audit dokumen/desk evaluasi/audit sistem.

HASIL AUDIT KEPATUHAN = RINGKASAN TEMUAN AUDIT =


KERTAS KERJA AUDIT
Proses Pelaksanaan Audit Kepatuhan

Ketua tim auditor memperkenalkan seluruh anggota tim kepada


auditee

Ketua tim auditor menyampaikan tujuan audit dan lingkup audit.

Ketua tim auditor menyampaikan jadwal audit untuk kemudian


disetujui oleh teraudit dan dijadikan sebagai patokan pelaksanaan
audit.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pelaksanaan audit
kepatuhan

1. Setiap Auditor harus melaksanakan audit sesuai rencana yang


telah disepakati sesuai dengan program audit.

2. Setiap Auditor harus menggunakan daftar pertanyaan /check list


untuk menemukan fakta.

3. Setiap auditor harus menyampaikan pertanyaan secara


sistematik dan jelas untuk menemukan fakta.

4. Setiap auditor harus selalu mencocokkan temuan audit dengan


bukti-bukti di lokasi.

5. Setiap Auditor harus selalu menjaga hubungan baik dengan


teraudit.
HAL-HAL YANG PERLU DICHECK PADA SAAT MELAKSANAKAN
AUDIT KEPATUHAN/LAPANGAN.

1. Memastikan tanggungjawab teraudit selaku pelaksana standar.

2. Memastikan pengetahuan dan pemahaman teraudit tentang


Kelengkapan Dokumen SPMI, termasuk RKS/RKT yang menjadi
tanggungjawab teraudit.

3. Memastikan Efisiensi dan efektivitas operasi yang dijalankan


teraudit.

4. Memastikan kemampuan auditi melakukan tindakan koreksi.


Yang Harus Dicatat saat visitasi

1. Contoh-contoh ketidaksesuaian terhadap standar

2. Contoh-contoh ketidaksesuaian terhadap dokumentasi.

3. Aspek dari operasi yang menyimpang /cenderung mengarah kepada


ketidaksesuaian
Pernyataan temuan mengikuti kaidah PLOR

Problem (masalah yang ditemukan)

Location (lokasi ditemukan problem)

Objective (bukti temuan)

Reference (dokumen yang mendasari)


CARA MELAKUKAN AUDIT

Mintalah pelaksana menjelaskan tahap-tahap operasional atau instruksi kerja dan


lakukan pengecekan apakah pekerjaan dilaksanakan sesuai dengan instruksi kerja.

Amati pekerjaan yang sesungguhnya dilakukan dan bandingkan dengan buku


manual/prosedur SPMI dan Instruksi kerja.

Pilihlah salah satu kegiatan, kemudian ikutilah semua tahap untuk melihat apakah
pekerjaan telah dilakukan sesuai dengan prosedur/instruksi kerja.

Pilihlah salah satu dokumen, pelajari proses dan hasil yang diharapkan, kemudian
bandingkan dengan pekerjaan sesungguhnya.
SETELAH MENYELESAIAKAN AUDIT KEPATUHAN DILAKUKANRAPAT
PENUTUPAN KEGIATAN AUDIT
1. Ketua bersama anggota tim auditor mengadakan rapat penutupan audit bersama
teraudit membahas temuan audit untuk disepakati

2. Ketua tim auditor dan teraudit bersama-sama menandatangani daftar temuan


audit.

3. Ketua tim auditor menutup acara audit

4. Tim auditor membuat laporan audit

5. Ketua tim auditor menyerahkan laporan audit kepada Client


PENYUSUNAN LAPORAN HASIL AUDIT
Sebelum membuat laporan audit dilakukan pertemuan tim auditor
tanpa teraudit.

1. Dipimpin oleh Ketua Tim Auditor


2. Melengkapi formulir ketidaksesuaian
3. Meninjau semua ketidaksesuaian
4. Tinjauan secara kolektif terhadap ketidaksesuaian untuk mengidentifikasi
temuan major
5. Mempersiapkan kesimpulan audit
6. Mempersiapkan agenda (closing) meeting
LAPORAN AUDIT:

1. Harus berdasarkan fakta

2. Harus ringkas dan jelas

3. Tidak memasukkan opini

4. Tidak memasukkan sebab-sebab ketidaksesuaian


ISI LAPORAN AUDIT MUTU INTERNAL

1. Latar Belakang
2. Maksud, tujuan dan ruang lingkup audit
3. Rincian program audit, auditor, tanggal dan area audit
4. Identifikasi dokumen referensi (KEBIJAKAN SPMI, MANUAL SPMI,
STANDAR SPMI, RKS/RKT)
5. Ringkasan temuan
6. Pengamatan ketidaksesuaian dan bukti pendukung
7. Rekomendasi Rencana tindak lanjut perbaikan.
RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN DAN TINDAKAN KOREKSI
OLEH PIHAK TERAUDIT/MANAJEMEN

Kajiulang Manajemen adalah suatu rapat dengan periode waktu


tertentu yang bertujuan untuk membahas tindak lanjut temuan,
dipimpin langsung oleh pimpinan, dan dihadiri oleh seluruh
jajaran manajemen.

Tindakan koreksi adalah tindakan untuk meniadakan sebab-


sebab ketidaksesuaian terhadap standar/rencana dan
mencegah pengulangan ketidak sesuaian dikemudian hari dalam
rangka peningkatan mutu secara berkelanjutan.