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Organizacin de Grupos

Tarea II

Planificacin y Organizacin de los eventos.

Tumistrial Pierna
11-5447

Marzo 30 ,2016
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ndice

Pagina
Introduccin 3
Investiga 4
Pre-Eventos 5
Etapas > Eventos Post-Eventos 9
Conclusin 10
Bibliografa 11
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Introduccin

Los organizadores de eventos son los que se encargan de organizar todos los pasos
de una conferencia o exposicin que va desde negociar, promover hasta coordinarla.

Siguiendo con el orden de lo que voy a desarrollar tenemos lo relacionado con la

produccin, el montaje, la ejecucin y las evaluaciones del proyecto.

Y terminando el desarrollo del tema hablar de las etapas que estn relacionadas con
los eventos y los pasos a seguir para que los mismos sean exitosos y rentables.

Espero que el contenido del mismo pueda ayudar a desarrollar ideas en base a lo
aprendido.
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Investiga

Que es el OPE?

Segn lo encontrado se define como Los organizadores profesionales de eventos que

se encargan de promover, negociar, coordinar conferencias y exposiciones. Estos se
encargan de las logsticas de los mismo, que van de donde se celebrara el evento, el
alojamiento el transporte, hostelera, y los viajes dentro de un presupuesto.; y deben
asegurarse que el evento se desarrolle sin novedad.

Funciones del OPE

Son las gestiones previas al evento y

tiene como objetivo principal la
Produccin preparacin de las logsticas del mismo.
Uno de los sistemas de organizacin de
eventos ms utilizados es SISOE, que les
facilita al OPE la planeacin y la ejecucin
de los mismos.

Equipos, recursos tcnicos y humanos,

materiales que se utilizan en donde se
Montaje realizara un evento.

Ejecucin Es el paso donde los participantes de un

evento estn en el lugar y al mismo
tiempo, comparten las logsticas
planificadas.

Desmontaje Orden para el retiro de los materiales y

elementos que se utilizaron en el evento.
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Momento en el que se establece el grado

Evaluacin de resultados
de cumplimiento de los objetivos
establecidos y la eficiencia de las
prestaciones. Esta es una de las etapas
ms importantes del post-evento, donde
se conoce si se ha cumplido con el minino
de requisitos requeridos y previstos y el
rendimiento de ellos. En ellos se utiliza,
ROI o Return On invesrment.

Describe las diferentes etapas de un Eventos

1. Cules son las etapas del pre-eventos: Describe los paso a paso.

1. Definir objetivo del Evento, tipo y Nombre

Determinar que se quiere alcanzar con la realizacin del Evento
El nombre de ser:

Corto y llamativo

Adecuado al propsito que se persigue con la realizacin del evento

En algunos casos es conveniente ubicarlos en el contexto, local, regional, nacional o

internacional
2. Nombra comits organizadores

Coordinador General: es el responsable general del desarrollo del evento. Supervisa las
laborales de las comisiones y, es el enlace de estas con la mxima autoridad de la
institucin responsable del Evento.

Comisiones de Trabajo: son equipos de personas que contribuyen a cumplir los pasos
del eventos sistematizadamente

Comisin de logstica: se encarga de todas aquellas actividades inherentes al apoyo

que operativita y hace posible la ejecucin del evento.

Transporte
Alojamiento
Alimentacin
Secretarias
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Servicios Generales
3. Comisin Tcnico - Acadmica
Entre sus responsabilidades se pueden mencionar:
Elaborar las normas para la presentacin de trabajos en el evento, y seleccionarlos en funcin
de estas
Revisar el temario a desarrollar
Determinar metodologa de trabajo
Coordinar la reproduccin y distribucin de las ponencias
Comisin de Promocin. Relaciones Publicas y Protocolo
Atiende las actividades que abarcan la promocin y difusin del evento
Se encarga de las relaciones interinstitucionales que derivan de la ejecucin del Evento
Todo lo relacionado con protocolo y asistencia a lo participante en el evento
Comisin de Festejos y Recreacin
Planifica y coordina:
Lo relativo a la celebracin de cocteles y fiestas
Los tours y excursiones para los participantes en el evento
La presentacin de grupos artsticos y culturales en el evento
3. Seleccin de la fecha:
Se debe tener en cuenta
Si hay suficiente margen de tiempo para la organizacin requerida
Evitar que coincida con la fecha de una actividad similar o dirigida al mismo tipo de pblico
Horario y frecuencia de los transportes
Si es mejor programar las actividades durante la semana o a finales de estas.

4. Determinar el nmero y el tipo de Asistentes al Eventos.

Expositores o Ponentes: Son los encargados de hacer las disertaciones durante el evento
Participantes: Personas que asisten al evento en calidad de pblico
Acompaantes: No estn directamente relacionados con el evento, acompaan a ponentes,
delegados o invitados especiales
Delegados: Asisten al evento en representacin de una empresa, institucin o grupo particular
Invitados especiales: Personas que por su prestigio, reconocimiento cientfico, social o
poltico, le confieren notoriedad al evento
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5. Seleccin el Lugar o Lugares de realizacin.

Ciudad Sede

Instalaciones especficas donde se realiza el evento:

Capacidad

Comodidad

Iluminacin

Equipos

Acceso

6. Elaboracin Cronograma de Actividades

Programas:
Tcnicos o Cientficos
Duracin Social
Objetivos Para Acompaantes
De visitas tcnicas
Tursticos
7. Estimacin de recursos

Humanos: Personal profesional, especializado y obrero que se requiere para la realizacin del
evento
Tcnico: Equipos de sonido, grabacin, Interpretacin simultnea, apoyo audiovisual,
computadoras, comunicaciones y reproduccin; as como formatos, afiches, programas,
cronogramas, etc.
Materiales:
Implementos necesarios (lpices, carpetas, mesas, sillas) y las instalaciones a utilizar
8. Elaborar Presupuesto y determinar Fuentes de Financiamiento
Egresos Ingresos
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Publicidad y promocin Espacios Publicitarios

Impresos y Originales Actividades especiales
Alojamiento Venta de comidas y bebidas
Alquiler y Montaje de Salones Concesiones para venta
Transporte Cuotas de registro al evento
Eventos Sociales Donaciones y patrocinios
Recursos Humanos Venta de boletos para actividades
Servicios profesionales sociales, artsticos, culturales
Y Deportivos
Papelera
Alquiler de equipos
Otros

9. Promocin del Evento

Medios de Comunicacin
Correo directo
Publicidad Impresa (volantes, aviso de prensa)

10. Diseo y Elaboracin de Impresos

11. Seleccin y Capacitacin del Persona
12. Adquisicin o Contratacin de material, Equipos y Servicios
Registro de los participantes
Realizacin del Acto de Inauguracin
Realizacin de Coctel de bienvenida
Implantacin del Programa General de Actividades
Clausura del evento
Realizacin de eventos social de despedida
Traslado de los participantes a los terminales de salidas
Evaluacin
Opinin Evaluacin
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Participantes Comparacin cualitativa y

Expositores o ponentes cuantitativa entre lo programado
Comit organizador lo ejecutado y lo alcanzado

2. Etapas del Evento

Comienza cuando la organizacin se traslada a la sede del evento y finaliza luego del
desarme de las instalaciones temporarias del evento.

Esta es la etapa con ms responsabilidad donde se requiere toda la coordinacin y

supervisin, para que este est en la marcha correcta, con las funciones delegadas a
cada responsable de rea con las logsticas bien planificadas y con la agenda a seguir.

1. Armado

2. Acreditacin de los asistentes

3. Agenda de actividades del evento

4. Desarme

3. Etapas del Pos-Evento.

Retirados los asistentes se recogern carpetas, equipos y lo que se haya

utilizado

Aclarar inquietudes que hayan sucedido durante la ejecucin del evento

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Elaborar una lista por separado de acciones que deben seguirse

Comunicar a los interesados sobre las decisiones derivadas de la reunin

Enviar el borrador por separado a la persona encargada de su revisin, el cual

digitado a doble interlnea con el fin de dejar espacio para hacer correcciones si
es necesario.

Agradecer a las personas que colaboraron a la realizacin del evento.

Conclusin

Al concluir este informe me queda los conocimientos de lo que es un OPE y de los

procedimientos que el mismo debe desarrollar como expertos en la organizacin de los
eventos y los pasos que tienen que seguir para el mismo.

No obstante, en el desarrollo y en la lectura del material verifique que los pasos de un

pre-evento, son fundamentales para que el mismo tenga un desarrollo satisfactorio
para la empresa que les contracto, puesto que las logsticas son muy especficas para
cada paso del evento.

En el mismo desarrollo le sobre el sistema de organizador de eventos donde este

facilita a OPE a la planeacin y la ejecucin de los mismos, en todos los pasos y
procesos que necesite.

Espero que este informe haya sido desarrollado de acuerdo a lo requerido, indicndole
que es bueno siempre tener facilitadores que se preocupen por el aprendizaje de sus
alumnos, muchas gracias por las informaciones indicadas.
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Bibliografa

Procedimientos operativos Empresas organizadoras de eventos. (Lcda. Maribel

Lrez Salazar. (Material Colgado en IN). (
https://es.slideshare.net/laresal/los-eventos-y-sus-etapas

Evenbrite. Etapas de los eventos. (desconocido)

www.eventbrite.com.ar/blog/antes-del-evento/etapas-de-los-eventos-a-grandes-
rasgos-que-sucede-en-cada-una/

Reyes, Yaquelin. (2017). MATERIAL DE APOYO A LA UNIDAD 2. Santiago:

Desconocido.