1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar belakang

Kerja Praktek (KP) merupakan tugas wajib bagi seluruh mahasiswa

Jurusan Teknik Informatika Universitas Dayanu Ikhsanuddin Baubau. Kerja

Praktek ini merupakan kurikulim pendidikan yang harus ditermpuh, di mana

bebannya 3 SKS. Kerja Prektek adalah implementasi dari hasil teori

perkuliahan, dimana mahasiswa betul-betul dapat berperan dalam sosial

kemasyarakatan dan mampu mengembangkan diri secara optimal sesuai

dengan bidang keilmuannya.

Mahasiswa sebagai peserta Kerja Praktek di tuntut untuk mampu

mengidentifikasikan, menganalisa dan memecahkan masalah di bidangnya

secara profesional dengan menekankan pada pengembangan ilmu

pengetahuan.

Pelaksanaan Kerja Praktek tahun 2015 merupakan pelaksanaan yang

ke Enam (KP Angakatan VI ), dimana pelaksanaan Kerja Praktek Angkatan

berlangsung selama 2 Bulan, mulai tanggal 11 Maret sampai tanggal 11 Mei

2016. Penempatan peserta di lokasi Kerja Praktek betul-betul sesuai dengan

permasalahan atau kebutuhan masyarakat yang berhubungannya dengan

profesi mahasiswa yang bersangkutan.

Badan Kesatuan Bangsa dan Politik adalah lembaga teknik daerah

yang merupakan unsur pelaksana Pemerintah Kota Baubau.

1
 2

Selain itu, Badan Kesatuan Bangsa dan Politik mempunyai tugas

membantu walikota dan mengkoordinasi perencanaan dan penyusun kebijakan

kesatuan bangsa dan politik.

B. Tujuan Kerja Praktek

Tujuan dari pelaksanaan Kerja Praktek pada Kantor Badan Kesatuan

Bangsa dan Politik Kota baubau:

1. Agar dapat mengaplikasikan ilmu yang di peroleh saat kuliah selama

melaksanakan kegiatan Kerja Praktek pada Kantor KESBANG POL

(Kesatuan Bangsa Dan Politik) Kota baubau.

2. Melatih mahasiswa agar dapat mengidenfikasi dan menangani berbagai

macam permasalahan yang ada selama proses Kerja Praktek berlangsung

sesuai dengan bidangnya.

3. Mahasiswa dapat membandingkan antara teori atau Praktek yang di

peroleh kuliah dengan kenyataan yang ada di lapangan atau dunia kerja.
C. Manfaat Kerja Praktek

Manfaat yang diperoleh dari pelaksanaan Kerja Praktek ini adalah

sebagai berikut :

1. Meningkatkan penerapan ilmu pengetahuan teknologi mahasiswa

sebelum menyelesaikan pendidikannya di Teknik Informatika

Universitas Dayanu Ikhsanuddin Baubau.

2. Meningkatkan kemampuan Mahasiswa dalam mengidentifikasi,

merumuskan dan memecahkan masalah dalam menghadapi masa

depan yang berkaitan dengan profesinya.

D. Sistematika Penulisan Kerja Praktek

Sistematika Penulisan Laporan Kerja Prakter ini adalah sebagai

berikut :

2
 3

BAB I. PENDAHULUAN

Dalam bab ini diuraikan Latar belakang KP, Tujuan KP dan

Manfaat KP, serta sistematika penulisan KP.

BAB II. GAMBARAN UMUM INSTANSI / PERUSAHAAN

Menggambaran tentang kondisi umum kantor tempat Kerja

Praktek, visi dan misi, gambaran umum pegawai kantor tempat

Kerja Prakek dan organisasi tempat Kerja Praktek.

BAB III. Kegiatan Selama Kerja Praktek (KP)

Pada bab ini menjelaskan tentang kegiatan apa saja yang

dilakukan selama melakukan Kerja Praktek diantaranya meliputi

waktu pelaksanaan (KP), Metode kegiatan Kerja Praktek, Analisis

dan Pembahasan.

BAB VI. KESIMPULAN DAN SARAN

Berisi tentang kesimpulan dari kajian kegiatan Kerja Praktek

yang telah dilaksakan dan saran dari penulis yang di harapkan

bisa menjadi masukan yang membangun serta bermanfaat bagi

badan yang bersangkutan.

Lampiran

Berisi daftar istilah yang di pakai dalam laporan ini.

BAB II

GAMBARAN UMUM INSTANSI

3
 4

A. SEJARA SINGKAT KANTOR BADAN KESATUAN BANGSA DAN

POLITIK (KESBANG POL)

Badan Kesatuan Bangsa dan Politik terbentuk berdasarkan peraturan

daerah nomor 33 tahun 2012. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 33

tahun 2012 tentang Pedoman Pendaftaran Organisasi kemasyarakatan di

Lingkungan Kementrian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah.

Sesuai dengan perda No. 3 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata kerja

Lembaga Teknis Daerah Kota Bau-bau sebagaimana telah diubah dengan

peraturan Daerah Kota Baubau Nomor 3 tahun 2008 tentang organisasi dan

Tata Kerja Lembaga Teknis Daerah kota Baubau, maka dipandang perlu

menetapkan Tugas Pokok dan Fungsi Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Kota

Baubau.
B. BIDANG PEKERJAAN DAN DESKRIPSI TUGAS KANTOR BADAN

KESATUAN BANGSA DAN POLITIK

Badan Kesatuan Bangsa dan Politik adalah lembaga teknik daerah yang

merupakan unsur pelakasana Pemerintah Kota Baubau. Badan dipimpin oleh

seorang Kepala Badan yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada

Walikota melalui Sekretaris Daerah.

Badan Kesatuan Bangsa dan Politik mempunyai fungsi:
a. Koordinasi perencanaan dan penyusunan kebijakan dibidang kesatuan

bangsa dan politik;

b. Singkronisasi pelaksanaan kebijakan dibidang kesatuan bangsa dan politik ;
c. Pengendalian penyelenggaraan kebijakan;
d. Pengelolaan barang milik/kekayaan daerah yang menjadi tanggung

jawabnya;
e. Pengawasan atas pelaksanaan tugasnya;
f. Penyampain laporan hasil evaluasi, saran dan pertimbangan di bidang tugas

dan fungsinya kepada walikota.

4
 5

g. Pelaksanaan tugas tertentu yang diberikan oleh walikota sesuai tugas dan

fungsinya.

Susunan Badan Kesatuan Bangsa dan Polotik terdiri atas:

a. Kepala Badan;
b. Sekretariat;
c. Bidang Kesatuan Bangsa;
d. Bidang Politik dan Hubungan Antar Lembaga;
e. Bidang Penanganan Masalah Aktual;
f. Kelompok Jabatan Fungsional.

Tugas dan Fungsi Sekretariat

Sekretariat sebagaimana dimaksud dipimpin oleh seorang Sekretaris yang

berada dibawah dan bertanggung jawab Kepala Badan.

Sekretariat mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Badan dalam

pelayanan administrasi dan ketatausahaan kepada semua unit kerja di lingkungan

Badan yang meliputi urusan perencanaan, keuangan, kepegawaian, umum dan

perlengkapan., pengelolaan urusan rumah tangga, kehumasan, protokol, hukum

serta urusan pendidikan dan pelatihan.

Sekretariat mempunyai fungsi:

a. Mengkoordinasi perumusan program dinas;

b. Pelaksanaan urusan keuangan, penbedarahaan dan penyusun anggaran;
c. Pengelolaan administrasi perkantoran dan administrasi dan kepegawaian;
d. Penyelenggaraan urusan umum, perlangkapan, rumah tangga, keprotokolan

dan hiburan masyarakat;

e. Penyelengaraan urusan administrasi ketatalaksanaan, hukum, pendidikan

dan pelatihan, serta pelaksanaan kearsipan dan perpustakan;

f. Pelaksanaan koordinasi, pembinaan, pengendalian, monitoring, evaluasi

dan pelaporan pelaksanaan kegiatan dilingkungan Badan;

g. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan sesuai dengan

tugas pokok dan fungsinya.

5
 6

Sekretariat terdiri atas 3 Sub Bagian yaitu:

a. Sub Bagian Perencanaan

Sub Bagian Perencanaan mempunyai tugas mengumpulkan bahan pedoman

dan petunjuk teknis penyusunan rencana dan program, melaksanakan dan

mengkoordinasikan penyelenggaraan penyusunan RKA/DPA dan program,

melakukan pengolahan data dan pelaporan internal badan.

b. Sub Bagian Keuangan
Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas mengumpulkan bahan pedoman

dan petunjuk teknis, melakukan pengelolaan administrasi keuangan,

perbendaharaan dan penyusunan/verifikasi pelaksanaan anggaran badan.

c. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
Sub Bagian Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas melaksakan

pengelolaan surat menyurat dan arsip, perlengkapan dan rumah tangga,

urusan kehumasan dan protokol, pengelolahan administrasi kepegawaian,

ketatalaksaan, hukum, pendidikan dan pelatihan.

Tugas dan Fungsi Bidang Kesatuan Bangsa

Bidang Kesatuan Bangsa mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas

Badan dalam penyiapan perumusan kebijakan teknis dan pelaksanaan urusan

pemerintahan yang menjadi kewenangan Badan meliputi fasilitas dan mediasi

urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan Badan meliputi fasilitas dan

mediasa urusan kebangsaan, ideology Negara Kesatuan RI (NKRI) serta urusan

pembaruan Negara.

Bidang Kesatuan Bangsa mempunyai fungsi:

a. Penyusunan Program kerja dan Rencana Kerja Bidang;

6
 7

b. Menyiapkan bahan kebijakan dalam memfasilitasi pelaksanaan kegiatan

Forum Pembaruan Bangsa dan Forum Kerukunan Umat Beragam yang

ada di daerah;
c. Perumusan kebijakan fasilitasi pelaksanaan demokratisasi dan wawasan

kebangsaan;
d. Perumusan kebijakan mediasi dan fasilitasi pelaksanaan hubungan

organisasi dan partai politik;

e. Fasilitasi penyelenggaraan kegiataan sosialisasi yang berkaitan dengan

kerukunan antar umat beragama serta antar suku dan etnis;

f. Penyelaksanaan anggaran kegiatan bidang selaku Pejabat Pembuat

Komitmen (PPK);
g. Pelaksanaan monitoring dan evaluasi kegiatan dalam bidang tugasnya;
h. Penyampaian laporan pelaksanaan tugas kepada Kepala Badan;
i. Pelakasanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan sesuai dengan

tugas pokok dan fungsinya;

Bidang Kesatuan Bangsa terdiri atas 2 (dua) Seksi, yang dipimpin oleh

seorang Kepala Seksi yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada

Kepala Bidang Kesatuan Bangsa, antara lain yaitu:

a. Seksi Kebangsaan
Seksi Kebangsaan mempunyai tugas mengumpulkan bahan kebijakan

koordinasi, petunjuk teknis pembinaan dan memfasilitasi kegiatan

sosialisasi dan Forum dialog dan pimpinan Organisasi keagamaan yang

ada di daerah serta evaluasi penyelenggaraan kegiatan seksi Kebangsaan.

b. Seksi Pembaruan Bangsa
Seksi Pembaruan Bangsa mempunyai tugas mengumpulkan bahan

kebijakan, koordinasi, penyusun petunjuk teknis dan bahan pembinaan

penyelenggaraan pembaruan bangsa dan wawasan kebangsaan, fasilitas

7
 8

kegiatan sosialisasi dan forum dialog dengan pimpinan organisasi

pembaruan (antar kerukunan suku, etnis) yang ada di daerah.

Tugas dan fungsi Bidang Politik dan Hubungan Antar Lembaga

Bidang Politik dan Hubungan Antar Lembaga mempunyai tugas melaksanakan

sebagian tugas Badan dalam menyiapkan perumusan kebijakan teknis dan

pelaksanaan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan Badan yang meliputi

fasilitas dan mediasi pelaksanaan Undang-Undang Politik, pengembangan

demokrasi, Politik, pemilihan umum, serta pelaksanaan fasilitas hubungan antar

Lembaga Legislatif, Eksekutif, Partai Politik dan Organisasi Kemasyarakatan.

Bidang Politik dan Hubungan Antar Lembaga mempunyai fungsi:

a. Penyusunan Program kerja dan Rencana Kerja Bidang;

b. Penyiapan data dan informasi yang berhubungan dengan masalah

pengembangan demokrasi, politik dan hubungan antar lembaga;

c. Perumusan kebijakan fasilitas pelaksanaan hubungan antar lembaga

legislatif dan eksekutif, Partai Politik serta Organisasi dan Lembaga

Kemasyarakatan;
d. Pelaksanaan sistimatisasi data dan informasi berhubungan dengan ideologi,

kehidupan social politik dan hubungan antar lembaga;

e. Pelaksanaan komunikasi, konsultasi dan kerja sama dengan aparat

pemerintah dan pihak terkait dalam rangka penanganan masalah bidang

politik dan hubungan antar lembaga;

f. Penyiapan bahan perumusan kebijakan pelaksanaan Undang-Undang

Politik dan Pemilu serta pengembangan demokrasi yang berlandaskan

Pancasila dan UUD 1945;

g. Pelaksanaan anggaran kegiatan bidang selaku Pejabat Pembuat Komitmen

(PPK);
h. Pelaksanaan monitoring dan evaluasi kegiatan dalam bidang tugasnya;

8
 9

i. Penyampaian laporan pelaksanaan tugas;

j. Pelaksaan tugas lain yang diberikan olah atasan sesuai dengan tugas pokok

dan fungsinya.

Bidang Politik dan Hubungan Antar Lembaga terdiri atas 2 (dua) Seksi yang

dipimpin oleh seorang Kepala Seksi yang berada dibawah dan bertanggung jawab

kepada Kepala Bidang Politik dan Hubungan Antar Lembaga, antara lain yaitu:

a. Seksi Politik, Pengambangan Demokrasi dan Pemilu

Seksi Politik, Pengembangan Demokrasi dan Pemilu mempunyai tugas

mengumpulkan bahan petunjuk teknis dan menyiapkan bahan perumusan

kebijakan fasilitas pelaksanaan Undang-Undang Politik dan pengembangan

demokrasi serta penyelenggaraan pemilihan umum sesuai peraturan

perundang-undangan yang berlaku.

b. Seksi Hubungan Antar Lembaga Legislatif, Eksekutif, Parpol dan Ormas
Seksi Hubungan Antar Lembaga Legislatif, Eksekutif, Parpol dan Ormas

mempunyai tugas mengumpulkan bahan petunjuk teknis dan menyiapkan bahan

perumusan kebijakan fasilitas pelaksanaan hubungan Lembaga, Legislatif,

Eksekutif, Partai Politik dan Organisasi Kemasyarakatan.

Tugas dan Fungsi Bidang Penanganan Masalah Aktual
Bidang Penanganan Masalah Aktual mempunyai tugas melakasanakan

sebagian tugas Badan dalam mengkoordinasikan kebijakan teknis dan

pelaksanaan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan Badan yang meliputi

fasilitas dan mediasi penanganan masalah gangguan ketentraman dan ketertiban

masyarakat, masalah Hak Asasi Manusia dan Sosial Budaya.

Bidang Penanganan Masalah Aktual mempunyai fungsi:
a. Penyusunan Program kerja dan Rencana Kerja Bidang;
b. Penyiapan data dan informasi yang berhubungan dengan masalah

pengembangan HAM, Sosial Budaya dan Kantibmas;

9
 10

c. Penyiapan data dan informasi secara sistimatika yang berhubungan

dengan HAM, Sosial Budaya dan Kantibmas;

d. Perumusan kebijakan, petunjuk teknis pelaksaan urusan pemerintahan

yang menjadi kewenangan Badan meliputi analisa gangguan

ketentraman dan ketertiban masyarakat, hak asasi manusia dan sosial

budaya;
e. Pelaksanaan komunikasi, konsultasi dan kerjasama dengan aparat

pemerintah dan pihak terkait dalam rangka penanganan masalah bidang

HAM, sosial budaya dan Kantibmas;

f. Pelaksanaan anggaran kegiatan bidang selaku Pejabat Pembuat

Komitmen (PPK);
g. Pelaksanaan monitoring dan evaluasi kegiatan dalam bidang tugasnya;
h. Penyampaian laporan pelaksanaan tugas;
i. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas

pokok dan fungsinya.

Bidang Penanganan Masalah Aktual terdiri atas 2 (dua) yang dipilih oleh

Kepala Seksi yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala

Bidang Penanganan Masalah Aktual, yaitu antara lain:

a. Seksi Analisis Gangguan Ketentraman dan Ketertiban Masyarakat

Seksi Analisis Gangguan Ketentraman dan Ketertiban Masyarakat

mempunyai tugas mengumpulkan bahan penyusunan pedoman dan

petunjuk teknis dan menyiapkan bahan perumusan fasilitas pelaksanaan

analisa dan penanganan masalah/gangguan ketentraman dan ketertiban

masyarakat berdasarkan data dan informasi yang akurat serta

bekerjasama dengan pihak terkait

b. Seksi Hak Asasi Manusia dan Sosial Budaya
Seksi Hak Asasi Manusia dan Sosial Budaya mempunyai tugas

mengumpulkan bahan petunjuk teknis dan menyiapkan bahan

10
 11

perumusan kebijakan dalam fasilitas pelaksanaan dan penanganan hak

asasi manusia dan sosial budaya sesuai dengan peraturan perundang-

undangan dan norma sosial yang berlaku dimasyarakat.

Kelompok Jabatan Fungsional

Di lingkungan Badan Kesbang dan Politik dapat dibentuk Kelompok

Jabatan Fungsional sesuai kebutuhan berdasarkan Peraturan Perundang-undangan

yang berlaku.

Kelompok Jabatan Fungsional dilingkungan Badan mempunyai tugas

melaksanakan sebagian tugas Badan sesuai dengan keahlian dan kebutuhan

berdasarkan Peraturan Perundang-undangan yang berlaku.

Kelompok Jabatan fungsional dipimpin oleh seorang tenaga Fungsional

senior yang ditunjuk, beradav dibawah dan pertanggung jawab kepada Kepala

Badan. Jenis Tenaga Fungsional ditentukan berdasarkan kebutuhan beban kerja

sesuai peraturan Perundang-Undangan yang berlaku. Jenis dan jenjang Jabatan

Fungsional ditentukan berdasarkan Peraturan Perundang-undangan yang berlaku.

C. Tempat dan Kedudukan Instansi

Badan Kesatuan Bangsa dan Politik memiliki gedung kantor yang terletak

di Jalan Muh. Husni Thamrin Nomor 20 A Kelurahan Wale Kecamatan Wolio

Kota Baubau.

11
 12

BAB III
KEGIATAN SELAMA KERJA PRAKTEK

A. Waktu Pelaksanaan Kerja Praktek

Kegiatan kerja praktek ini dimulai pada tanggal 8 Maret 2016 sampai dengan

12 Mei 2016. Hingga KP ini dilaksanakan setiap hari Senin ampai dengan hari

Sabtu, dimulai pada pukul 08.00 WITA sampai dengan pukul 14.00 WITA, atau

disesuaikan dengan kebutuhan.

B. Metode Kegiatan Kerja Praktek

Kerja praktek pada kantor Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Kota Baubau

dilakukan pada Bagian Politik dan Hubungan Antar Lembaga Seksi Politik,

Pengembangan Demokrasi dan Pemilu sesuai yang dinstruksikan oleh Kepala Sub

Bagian Sekretariatan. Berikut ini adalah metode yang penulis lakukan dalam

upaya mengumpulkan informasi dan data yang dibutuhkan:

1. Observasi
Pada tahap observasi ini dilakukan pengamatan pada bagian Politk dan

Hubungan Antar Lembaga, Seksi Politik. Sehingga dapat diketahui dengan

jelas bagaimana prosedur pengelolaan surat masuk dan keluar pada Kantor

Badan Kesatuan Bangsa dan Politik.

12
 13

2. Wawancara
Dalam wawancara ini dilakukan pada pegawai yang khusus menangani

tentang masalah yang ada di kantor tersebut.

3. Kegiatan Kerja Praktek
a. Melakukan pengagendaan surat masuk dan surat keluar pada buku agenda,
b. Melakukan analisis terhadap alur prosedur surat masuk dan surat keluar,
c. Selain itu juga sebagai kegiatan tambahan dilakukan berbagai macam

kegiatan seperti membantu memberikan penjelasan mengenai komputer bagi

pegawai yang belum begitu menguasai komputer, melakukan perbaikan

terhadap komputer-komputer yang mengalami kerusakan, sharing printer

kantor, menjadi operator komputer dan lain sebagainya.

4. Kepustakaan
Selain observasi dan wawancara, dilakukan pengumpulan informasi dengan
cara membaca buku-buku literatur yang berhubungan dengan permasalahan
yang dihadapi dan juga mengkopi file dokumen dalam bentuk softcopy.

C. Analisis Dan Pembahasan

Untuk mencapai tujuan penelitian sesuai dengan yang diharapkan dalam

penyusunan laporan kerja praktek ini dan untuk diperoleh suatu kesimpulan maka

data yang telah terkumpul akan dianalisis dengan mengamati mengenai kriteria

hal-hal yang diperlukan dalam suatu penyajian. Data yang telah dikumpulkan

akan dianalisis dengan menggunakan teknik deskriptif, adalah pembanding antara

teori dengan hasil penelitian tentang prosedur pengelolaan surat masuk dan surat

keluar pada Kantor Badan Kesatuan Bangsa dan Politik

a. Pengelolaan Surat Masuk
Dalam pengelolaan surat masuk diperlukan langkah-langkah yang baik dan

sistematis. Adapun pengelolaan surat masuk adalah sebagai berikut:

1. Penerimaan

13
 14

Surat pertama kali diterima atau diambil dari mahasiswa yang datang

tersebut. Tugas penerima adalah:

a. Menerima surat dari mahasiswa, yang berisi tentang surat tujuan

penelitian tugas akhir,

b. Membuat surat pengantar mahasiswa ke tempat penelitian,
c. Menggolongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian,
d. Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah

diterima.
2. Penyortiran
Penyortiran dapat dilakukan berdasarkan atas golongan surat biasa, rutin dan

rahasia.
3. Pencatatan
Setelah surat dicatat, distempel (dicap) serta memeriksa ketepatan jenis

ataupun jumlah lampiran yang harus diterima maka langkah berikutnya

adalah melakukan pencatatan.

4. Mengagendakan surat masuk
Mengagendakan surat masuk adalah kegiatan mencatat surat masuk dan

surat keluar kedalam buku agenda (buku harian). Setiap surat yang masuk

dicatat dan diberi nomor agenda surat masuk.

5. Pengarahan dan penerusan

Surat-surat yang perlu diproses lebih lanjut, harus diarahkan dan diteruskan

kepada pejabat yang berhak mengolahnya.

6. Penyampaian surat
Penyampaian surat dilakukan oleh petugas pengarah yang dilaksanakan

dengan langkah-langkah sebagai berikut :

a. Surat yang sudah berdisposisi terlebih dahulu dicatat dalam buku agenda.
b. Menyampaikan surat terlebih dahulu melalui buku agenda yang

bersangkutan.
c. Petugas pengarah mengembalikan kepada petugas untuk dicatat dalam

buku pengarahan.
7. Penggandaan

14
 15

Penggandaan surat dapat dilakukan dengan mesin fotocopi.

8. Penyimpanan berkas atau arsip surat masuk
Penyimpanan berkas atau arsip surat dari pimpinan dilakukan oleh unit

pengolah dengan mempergunakan metode kearsipan yang berlaku pada

instansi tersebut. Untuk lebih jelasnya, berikut ini Arus atau Tata aliran

Pengelolaan Surat Masuk.

Penyetoran dan
penyortiran

Surat Dinas Surat Pribadi disampaikan

Kepada yang bersangkutan

Penggandaan
Surat Dinas
Bukan
Rahasia
Surat Dinas
Langsung
disampaikan Pendistribusian Surat
Kepada

Pendisposisian Surat

Penyimpanan Surat

Gambar 3.1 Arus atau Tata aliran Pengelolaan Surat Masuk.

Keterangan gambar :

15
 16

1. Setelah surat masuk diterima oleh petugas penerima selanjutnya akan dipilah
menjadi 2 macam, yaitu:
a. Surat pribadi dapat langsung ditujukan kepada yang bersangkutan.
b. Surat dinas dapat dibedakan antara surat sangat rahasia/rahasia dan bukan
rahasia, kemudian diserahkan kepada Agendaris.
2. Selanjutnya oleh agendaris surat yang sifatnya rahasia akan langsung
disampaikan kepada pimpinan dan untuk surat yang sifatnya bukan rahasia
oleh agendaris dibuka. Selanjutnya Agendaris akan membaca isi suratnya
terus dicatat pada buku agenda.
3. Kemudian surat akan dibaca oleh pimpinan untuk diposisi. Biasanya disposisi
dibubuhkan di bagian kiri bawah yang kosong atau bagian kiri atas sebelum
salam pembuka. Disposisi berupa : alamat disposisi, isi disposisi, paraf dan
tanggal disposisi. Selesai didisposisi oleh pimpinan, surat akan disalurkan ke
alamat disposisi (biasanya Kepala Bagian).
4. Kepala bagian (alamat disposisi) setelah membaca isi surat akan memproses
surat tersebut sesuai dengan disposisi yang dibubuhkan pimpinan. Apabila
surat telah selesai diolah, Kepala Bagian akan membubuhkan disposisi di
bawah disposisi yang telah ada. Selanjutnya surat diserahkan kepada arsiparis.
5. Selanjutnya Arsiparis akan mencatat surat pada buku arsip sesuai dengan
pokok soal.

b. Pengelolaan Surat Keluar

Prosedur pengelolaan surat keluar yang baik hendaknya menggunakan
langkah-langkah sebagai berikut :
1. Pembuatan konsep surat
Konsep surat disebut juga dengan istilah draft. Konsep surat disusun dan
dibuat sesuai bentuk surat yang benar atau yang dikehendaki pimpinan.
2. Pengetikan
Apabila konsep surat telah mendapat persetujuan dan memperoleh kode atau
nomor surat, diserahkan kepada unit pengolah. Kemudian kepala unit
pengolah harus tekun dan teliti dalam memeriksa hasil pengetikan konsep

16
 17

surat tersebut hingga konsep surat tersebut menjadi bentuk surat yang sesuai
dengan ketentuan yang ada, setelah melalui koreksi kesalahan.
3. Mengetik surat dalam bentuk akhir
Konsep yang telah disetujui pimpinan kemudian diketik dalam bentuk akhir
pada kertas berkepala surat atau kop surat.
4. Penandatanganan
Net surat itu kemudian disampaikan kepada pimpinan, atau pejabat yang
berewenang untuk menandatangani.
5. Pencatatan
Dalam pencatatan ini kegiatan-kegiatan yang dilakukan yaitu sebagai
berikut :
a. Surat yang telah ditandatangani, dicap disertai kelengkapan lainnya, seperti
lampiran dan amplop.
b. Surat dinas resmi ini lebih dulu dicatat dalam agenda oleh petugas yang
disebut agendaris.
c. Surat dinas telah selesai dicatat dalam buku agenda, kemudian surat tersebut
siap untuk dikirim.
6. Pengiriman surat
Pengiriman surat dapat dilakukan dengan dua macam cara yaitu dikirim
secara langsung atau melalui pos.
7. Penyimpanan surat
Lembar utama dikirim ke alamat yang dituju, sedangkan lembar kedua
disimpan dengan menggunakan sistem kearsipan yang dipakai oleh suatu
organisasi.

Perintah/Intruk Pembuatan
si Konsep Persetujuan konsep
Pembuatan surat surat
Penomoran Surat

Pengetikan dan
Penelitian surat

17

Dikir
 18

Pencatata Penandatanga
n nan

Tembusa Arsiparis Ekspedit Asli

n or

Diarsipka
n

Gambar 3.2 Arus atau Tata aliran Pengelolaan Surat Keluar.

Keterangan gambar :
1. Pembuatan surat diawali dengan adanya perintah atau instruksi dari pimpinan
kepada Unit Pengolah.
2. Unit Pengolah kemudian membuat konsep surat.
3. Konsep surat kemudian diserahkan kepada pimpinan untuk mendapatkan
persetujuan.
4. Konsep surat yang sudah disetujui oleh pimpinan kemudian diserahkan ke
bagian Verbalis untuk mendapatkan nomor surat.
5. Konsep surat diserahkan kepada juru tik dan siap untuk diketik.
6. Tugas juru ketik kemudian adalah :
a. Mengetik konsep tersebut rangkap dua (satu untuk dikirim dan satu untuk
diarsipkan).
b. Setelah selesai pengetikan, juru ketik membubuhkan paraf pada lembar
konsep.
c. Menyerahkan naskah surat kepada Sekretaris atau Kepala Tata Usaha
untuk dicocokkan dengan konsep surat.
Apabila naskah surat tidak sama dengan konsep maka naskah akan
dikembalikan kepada juru tik untuk diketik ulang, tetapi apabila naskah
surat sudah sesuai dengan surat maka Sekretaris dan Kepala Tata Usaha

18
 19

akan membubuhkan paraf kecil sebagai tanda penelitian (tanda taklik) di

sebelah kiri atas bagian tanda tangan.
7. Naskah surat kemudian diserahkan kepada pimpinan yang memberikan
instruksi untuk ditandatangani.
8. Setelah ditandatangani, surat asli dan tembusan diserahkan ke bagian Verbalis
untuk dicatat di buku verbal atau buku agenda. Surat keluar kemudian dicap
dan diperiksa kelengkapannya seperti lampiran dan sampul surat. Surat asli
diserahkan ke bagian ekspedisi, sedangkan tembusan diserahkan ke bagian
arsip.
9. Surat asli oleh ekspeditur dicatat dalam buku ekspedisi kemudian dilipat dan
dimasukkan ke dalam sampul surat.
10. Tembusan surat oleh Arsiparis dicatat dalam buku arsip kemudian diarsipkan
menggunakan sistem kearsipan yang dipergunakan di kantor tersebut.

D. Dokumentasi Kerja Praktek

Gambar 3.3 Kerja Lapangan mencat dalam rangka kegiatan MTQ

19
 20

Gambar 3.4 Kerja Lapangan mencat dalam rangka kegiatan MTQ

Gambar 3.5 Disposisi Surat Keluar

20
 21

BAB IV

PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan tentang Prosedur Pengelolaan

Surat Masuk dan Surat Keluar pada Kantor Kesatuan Bangsa dan Politik, maka

dapat diambil kesimpulan sebagai berikut :

1. Prosedur pengelolaan surat masuk dan keluar pada Kantor Kesatuan

Bangsa dan Politik bisa dikatakan baik dan lancar, meskipun pencatatan

surat hanya tergantung pada buku agenda, dan pegawai yang mengelola

surat hanya satu orang (pengelola tunggal). Prosedur pengelolaan surat

masuk pada Kantor Kesatuan Bangsa dan Politik: 1) menerima surat; 2)

membuka surat; 3) membaca surat; 4) mencatat surat; 5) pendisposisian

surat; 6) mengarahkan surat dan; 7) penyimpanan surat. Sedangkan untuk

prosedur pengelolaan surat keluar pada Kantor Kesatuan Bangsa dan

Politik terdiri dari: 1) pembuatan konsep surat; 2) persetujuan konsep

surat; 3) pengetikan surat; 4) penandatangan surat; 5) pencatatan surat; 6)

21
 22

pemberian capdinas; 7) penyampulan surat; 8) pengiriman surat dan; 9)

penyimpanan.
2. Kendala-kendala dalam pengelolaan surat masuk dan surat keluar,

kendala dalam pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada Kantor

Kesatuan Bangsa dan Politik diantaranya adalah :

a. Terkadang tidak semua surat diserahkan ke petugas pengelola surat untuk

diarsipkan, tetapi masih disimpan di masing-masing bidang yang

berkepentingan atau tujuan dari surat tersebut.

b. Terkadang petugas lupa memberi nomor surat keluar, dan ada alamat

tujuan yang salah.

c. Terkadang ada pegawai yang meminjam surat dan pada waktu

pengembalian surat tersebut pegawai yang meminjam surat itu

mengembalikan surat sendiri tanpa memberi tahu petugas pengelola surat

dan terjadi kesalahan tempat dalam mengembalikan surat, Sehingga pada

waktu surat diperlukan kembali surat tersebut susah diketemukan.

B. Saran

Adapun saran dari kegiatan kerja praktek ini yaitu :

1. Petugas arsiparis (pengolah) harus lebih teliti dan kreatif dengan cara

melakukan pengecekan setiap surat masuk dan keluar seperti mendata

semua surat yang masuk sesuai pokok bidang yang dituju, dan mengecek

setiap surat yang akan dikirim seperti apakah nomor surat sudah

diberikan, semua itu agar pengelolaan surat menyurat dapat berjalan

dengan baik tanpa ada kesalahan.

2. Petugas pengelola harus selalu melakukan kontrol terhadap para pegawai

yang masih membawa surat yang dipinjam yang seharusnya surat tersebut

22
 23

harus segera dikembalikan ke petugas pengelola surat untuk diarsipkan,

serta harus dilaksanakan penataan arsip sesuai prosedur yang telah

ditetapkan, sehingga apabila suatu saat surat tersebut dibutuhkan, maka

surat tersebut dengan mudah untuk diketemukan.

23