INSTITUTO SUPERIOR PEDAGOGICO

PUBLICO DE HUARAZ

CARRERA PROFESIONAL: SECRETARIADO

EJECUTIVO

INFORME FINAL DEL PROYECTO

EMPRESARIAL
IMPLEMENTACION Y ORGANIZACIN DEL ARCHIVO
GENERAL DE LA I.E. CORONEL PEDRO PABLO PALACIOS
N 86064 CON EL SOFTWARE SECRETARIA SOFT EN EL
DISTRITO DE PIRA - HUARAZ - 2015

AUTORES:

AGUIRRE LEIVA, Liliana Silvia

FLORES PACPAC, Luz Amrica

PARA OPTAR EL TTULO DE PROFESIONAL

TCNICO EN SECRETARIADO EJECUTIVO

HUARAZ ANCASH PER

2017

1
 Dedicatoria

Quiero dedicarle este trabajo a Dios que me

ha dado la vida y fortaleza para terminar este

proyecto de investigacin, A mis Padres por estar

ah cuando ms los necesit; en especial a mi

madre por su ayuda y constante cooperacin.

Luz y Liliana

2
 Agradecimiento

En primer lugar a Dios por haberme guiado por el

camino de la felicidad hasta ahora; en segundo lugar

a cada uno de los que son parte de mi familia a mi

PADRE y MADRE.

Y a mis hermanos; por siempre haberme dado su

fuerza y apoyo incondicional que me han ayudado y

llevado hasta donde estoy ahora.

Luz y Liliana.

3
 CONTENIDO

Dedicatoria.. 2
Agradecimiento.. 3
Contenido 4
Introduccin.. 7

CAPITULO I
MARCO TERICO

1.1. La archivstica como ciencia del archivo.. 9

1.1.1. Definicin de archivstica... 9
1.1.2. Orgenes y evolucin de la archivstica. 10
1.1.3. Principios de la archivstica..... 11
1.1.4. mbito de la archivstica.. 12
1.1.5. Importancia de la archivstica. 13
1.2. El Archivo. 14
1.2.1. Definicin de archivo.. 14
1.2.2. Teora de las tres edades de los archivos 15
1.2.3. Funciones del archivo.. 16
1.2.4. Tipos de archivos 18
1.2.4.1. El archivo activo 18
1.2.4.2. El archivo central 18
1.2.4.3. Archivo Descentralizado.... 18
1.2.4.4. Archivo Intermedio... 19
1.2.4.5. Archivo Histrico / Permanente 19
1.2.5. Organizacin de los archivos. 19
1.2.6. Enfoque bsico de la organizacin y archivo 21
1.2.7. La gestin documental... 22
1.2.8. La organizacin de documentos en el archivo. 24
1.2.8.1. Organizacin fsico manual. 24
2.3. EL Archivo informatizado.. 27

4
 2.3.1. Qu son los archivos informatizados 27
2.3.2. Caractersticas del archivo computarizado.. 28
2.4. Administracin de documentos en instituciones educativas... 30
2.4.1. Administracin De Documentos.. 30
2.4.2. Ventajas de la Implementacin de la Gestin Documental... 30
2.4.3. Fases de la Gestin Documental 31
2.4.4. Tipos de ordenacin de los documentos... 32
2.4.5. Etapa de gestin del documento. 33
2.5. Documentos administrativos en general motivo de archivo 34
2.6. Documentos de gestin elaborados en la Institucin Educativa. 38
2.6.1. El Proyecto Educativo Institucional 38
2.6.2. El Proyecto Curricular Institucional 39
2.6.3. El Plan Anual de Trabajo... 39
2.6.4. El Reglamento Interno 39
2.6.5. El Informe de Gestin Anual 40
2.6.6. Las constancias ... 40
2.6.7. Certificados de estudios 40
2.6.8. Los inventarios 40
2.6.9. El Certificado de estudios 41

CAPITULO II
MATERIALES Y MTODO
2.1. Tipo de investigacin 42
2.2. Nivel de investigacin. 42
2.3. Diseo del estudio. 42
2.4. Poblacin y muestra de estudio 43
2.5. Mtodos aplicados 43
2.6. Los materiales empleados 44

5
 CAPITULO III
RESULTADOS
3.1. Descripcin Del Software.. 46
3.1.1. Men Principal.. 47
3.1.2. Emisin de documentos. 48
3.1.3. Agendas... 49
3.1.4. Compromisos peridicos.. 50
3.1.5. Eventos 51
3.1.6. Centro de llamadas .. 51
3.1.7. Caja chica... 51
3.1.8. Notificaciones 52

CAPITULO IV
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
4.1. CONCLUSIONES 53
4.2. RECOMENDACIONES.. 54
BIBLIOGRAFA 55
ANEXOS 58

6
 INTRODUCCIN

Seores miembros del jurado: Las integrantes del grupo de estudio de la

Carrera Profesional Tcnico en Secretariado Ejecutivo del Instituto Superior
de Educacin Pblico Huaraz, ponen a su disposicin el informe del
Proyecto Empresarial IMPLEMENTACION Y ORGANIZACIN DEL
ARCHIVO GENERAL DE LA I.E. CORONEL PEDRO PABLO PALACIOS N
86064 CON EL SOFTWARE SECRETARIA SOFT EN EL DISTRITO DE PIRA
- HUARAZ -2014, el mismo que ser sustentado en forma terico-prctico
evidenciando el logro de competencias de acuerdo a las normas pertinentes.

El desarrollo del proyecto, surgi por las dificultades que muestra la

institucin educativa considerada en la muestra de estudio, debido a una
completa desorganizacin en el sistema de archivo, que todava se viene
archivando la documentacin en forma mecnica, manual y tradicional sin
tener en cuenta los criterios tcnicos acorde a los principios de la Ciencia
Archivstica que a estas alturas del Siglo XXI se viene implementando en
todas las organizaciones aprovechando los sistemas informticos.

El objetivo general del proyecto desarrollado fue: Implementar y organizar el

archivo general de la I.E. N 86064 Coronel Pedro Pablo Palacios de Pira-
Huaraz, para ser ingresado al Software Secretaria Soft.. Sus objetivos
especficos: ordenar los documentos, identificar los datos de las entidades
que interactan con la I.E., clasificar los datos de las entidades que
interactan con la I.E., ingresar los datos clasificados de la I.E., orientar al
personal a cargo de secretara sobre los procedimientos a utilizar para la
continua alimentacin organizada de los datos al Software Secretaria Soft en
la Institucin Educativa N 86064 Coronel Pedro Pablo Palacios de Pira-
Huaraz.
La metodologa del desarrollo del proyecto fue de tipo aplicada, dentro del
nivel propositivo aplicado, cuya poblacin y muestra estuvo constituido por

7
la Institucin Educativa N 86064, as como tenindose en cuenta las
particularidades del proyecto, que se viene adecuando al informe de un
trabajo de investigacin de titulacin profesional.

El contenido del presente estudio, se hace conocer en cuatro captulos: El

Captulo I, referente al Marco Terico, que trata sobre la ciencia archivstica,
el archivo, su organizacin, la administracin de documentos, documentos
administrativos, documentos de gestin de la I.E..

El Captulo II, trata lo referente a la metodologa de la investigacin;

considerndose el tipo y nivel de investigacin, su diseo, la poblacin y
muestra, los mtodos de investigacin aplicados y los materiales utilizados.

El Captulo III, trata de los resultados, as como la descripcin del software

Secretaria Soft, incluyndose los antecedentes del proyecto, sus o
Secretaria Soft, donde se inicia con el sistema de secretaria, la atencin al
cliente, tratamiento del trmite documentario, reservas de cita, la emisin
de diferentes documentos de la I.E., organizacin de las agendas y
compromisos, la programacin de los eventos, sistematizacin del centro de
llamadas telefnicas y registro de notificaciones.

El Captulo IV, referente a la presentacin de las conclusiones generales

del informe exponiendo los logros ms significativos alcanzados. En lo
referente a las recomendaciones, se hace llegar al director y encargado de la
secretaria algunos aspectos de su mantenimiento y buen uso del programa.

Finalmente se hacen conocer las referencias bibliogrficas utilizadas, as

como presentndose los anexos correspondientes como las evidencias
fotogrficas.

LAS RESPONSABLES.

8
 CAPITULO I

MARCO TERICO

1.1. La archivstica como ciencia del archivo

1.1.1. Definicin de archivstica

La archivstica, archivologa o archivonoma, es el estudio

terico y prctico de los principios, procedimientos y problemas
concernientes a las funciones de los documentos de archivo y
de las instituciones que los custodian, con el objetivo de
potenciar el uso y servicio de ambos.

Segn Ramos (2008), La archivstica es el estudio terico y

prctico de los principios, procedimientos y problemas
concernientes al almacenamiento de documentos, buscando
que dicha documentacin, se mantenga en el tiempo, pueda ser
consultada y clasificada.
Por otro lado, segn Bustos (2007), la Archivstica, es la ciencia
de los archivos, por tanto es la ciencia que se refiere al origen,
creacin, historia, organizacin, conservacin, administracin,
servicios y funcionamiento de los archivos al servicio de la
administracin, de la historia y de los ciudadanos. A la
Archivstica lo que le interesa es el estudio de los documentos
como conjunto organizado y estructurado que refleja el
funcionamiento de una institucin.

9
 La Archivstica tambin aborda el estudio del contexto de la
informacin archivstica y de los posibles usos que se le puede
dar, razn por la cual est incluida dentro de las Ciencias de la
Informacin, junto con la Biblioteconoma y la Documentacin.
Aunque habitualmente es relacionada con los grandes archivos
pblicos, tambin es de aplicacin a archivos familiares o de
pequeas organizaciones. Tambin es frecuente la perspectiva
de la archivstica como disciplina dedicada preferentemente al
patrimonio documental histrico, pero esta visin resulta
reduccionista pues resulta imprescindible aplicar sus principios
tambin en la gestin documental.

1.1.2. Orgenes y evolucin de la archivstica

De acuerdo a la informacin proporcionada por Carrillo (2012),

se seala que la archivstica surge como ciencia de los
archivos a principios del siglo XIX ligada al desarrollo terico del
principio de procedencia. Surge cuando se comienza a
reflexionar sobre la disciplina y como ciencia es relativamente
nueva

Entre los aos 1828 y 1835 aparece en Espaa el concepto de

la archivstica como conocimiento de los archivos, tratando de
elaborar teoras y estableciendo principios de los diferentes
mtodos para clasificar los documentos. Inicialmente se conoci
con el nombre de archivologa, como tcnica emprica para la
organizacin y conservacin de archivos. En esa fecha se
conoci tambin como instruccin de archiveros, arte de
archiveros y arte de los archiveros. Surge como ciencia que tiene
unas reglas indelebles, la principal de ellos es seguir como
mtodo el orden que sea ms anlogo a la naturaleza de los
documentos, y no mezclar los archivos provenientes de
organismos diferentes. La archivstica moderna se origin a
partir de la difusin del "Manual para la gestin y descripcin de

10
 archivos", escrito por holandeses como Muller, Feith y Fruin en
1898.

1.1.3. Principios de la archivstica

Los principios son aquellos criterios o normas aceptados hoy por

todos los profesionales de los archivos partiendo de la base de
que el documento es parte de un todo y que aislado no tiene
ningn sentido. Partiendo de esa base, el documento forma
parte de una serie, la cual a su vez forma parte de una seccin,
la cual forma parte del fondo. Los dos principios fundamentales
tal como plantea (Heredia, 2009, p. 5). Son los siguientes:

- Principio de respeto al origen o procedencia de los

documentos: Determina la condicin esencial del archivo
que es su organicidad, es decir, que el conjunto de
documentos reflejen la estructura de la institucin que los
genera y el funcionamiento de la misma. Lo fundamental es
el mantenimiento de la unidad e independencia del fondo, de
su integridad y del carcter jerarquizado de los documentos.
Este principio hace que no exista justificacin alguna para
que la documentacin de un fondo est separada.

- Principio de respeto al orden natural en que fueron

producidos los documentos: Se tiene en cuenta bajo este
criterio los documentos se van produciendo de manera
natural da a da, as como los que se van recibiendo de
forma externa. En ese fluir los documentos van pasando
desde la oficina que genera hasta que se depositan con el
tiempo en el archivo.

- Respeto de los fondos: Este principio implica de

respetar la integridad material e intelectual de cada
fondo de archivos sin intentar separar los unos de los
otros, los documentos que lo componen y sin

11
 repartirlos en categoras artificiales en funcin de su
sujeto. Clasificacin e instrumentos de bsqueda
(Repertorio, inventarios, base de datos, etc.) deben
permitir al investigador, de no perder de vista el vnculo
orgnico que une cada documento a la entidad que lo
ha producido.

1.1.4. mbito de la archivstica

Las prcticas archivsticas han auxiliado siempre la prctica

administrativa, y como disciplina ha pasado de estar al servicio
de la investigacin histrica a adquirir una entidad propia como
ciencia de un marcado carcter interdisciplinar. Adems, su
evolucin tambin ha llevado a una mayor inclinacin de su
atencin al documento de archivo y a las relaciones que lo
caracterizan, en detrimento de la dedicacin a la organizacin y
funcionamiento del Archivo como institucin.

La Archivstica, a decir Cruz (2003) tiene muchos puntos en

comn con la Biblioteconoma y la Documentacin, como la
preocupacin por la variedad de los soportes de la informacin
(papel, cintas magnticas, discos pticos,...), el avance en las
tcnicas de reprografa, la planificacin de la prevencin e
intervencin en incidentes y desastres, la evolucin de las
demandas de informacin de los usuarios, etc. Aunque el objeto
de las tres disciplinas es la informacin, la informacin
archivstica tiene caractersticas propias.

- El documento de archivo se origina natural y fluidamente

dentro de una secuencia que lo relaciona con otros
documentos de archivo; es nico, irrepetible y seriado por
ser producto de una accin continuada en el tiempo; en
algn momento han tenido efectos probatorios de
carcter jurdico-administrativo; es ntegro, ya que debe

12
 ser transmitido y conservado sin alteraciones hasta que
se decida su eliminacin.

- La informacin archivstica es una informacin interna,

previsible y reglada, producida necesaria e
inevitablemente en el desarrollo de las actividades de una
persona fsica o jurdica, como consecuencia de procesos
previamente establecidos por quien la produce, sin que
intervenga en su aparicin ningn tipo de capacidad
creativa.
1.1.5. Importancia de la archivstica

La archivstica es una ciencia relativamente nueva

a diferencia de otras ciencias, esta ha ocupado un lugar muy
importante cuando hablamos de acontecimientos histricos,
pues gracias al desempeo de esta disciplina de
manera emprica hoy podemos conocer los grandes hechos por
los que tuvieron que atravesar nuestros antepasados. Esta
ciencia es importante desde que el hombre tuvo la necesidad de
dejar plasmado sus conocimientos, pensamientos e historia,
puesto que no poda tener todo guardado en su memoria y para
esto vio como nica opcin la escritura.

Es aqu donde toma mayor importancia la conservacin de los

documentos escritos en lugares especficos de forma
organizada y ordenada para luego convertirse en grandes
archivos, los cuales a su vez hicieron crecer la archivista como
ciencia, y el personal encargado de su manejo.

hoy en da la archivstica permite que los documentos sean

vistos de manera fcil y oportuna puesto que esta es la
encargada de mantener los archivos organizados en lugares
adecuados con el fin de prestar un servicio preciso a usuarios

13
 que necesitan suministrar y acceder a la informacin dando la
posibilidad a las personas de conocer el contenido de los
documentos y as detectar testimonios documentales que
confirmen las acciones administrativas, polticas, legislativas
que construyen las sociedades, instituciones y el hombre en
general.

Por tal razn la importancia de esta ciencia reposa en la

buena administracin conservacin y disposicin de los
archivos; ya que permite la toma de decisiones, es fuente de
historia y para la historia, adems de que otorga la posibilidad
de tener un patrimonio cultural y a su vez una identidad nacional
ya definida.
1.2. El Archivo

1.2.1. Definicin de archivo

Segn Heredia (1989), el archivo es uno o ms conjuntos de

documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o institucin
pblica o privada en el transcurso de su gestin, conservados,
respetando aquel orden, para servir como testimonio e
informacin para la persona o institucin que lo produce, para
los ciudadanos o para servir de fuentes de historia.

Archivo es el depsito donde se guardan, organizada y

ordenadamente los testimonios escritos, grficos o
audiovisuales producidos por cualquier institucin pblica o
privada, conservados con el doble fin de garantizar los servicios
de los administrados o de servir de fuentes para la investigacin.

Lozano, (1987) Archivo es el mecanismo o el proceso de

guardar los documentos para que estn protegidos contra el
deterioro, la destruccin, o prdida, de tal forma que facilite la

14
 localizacin de lo guardado en el momento que se solicite (Pg.
38).

Por su parte Segn, Manosalvas (1993), Archivo es El

conjunto de documentos producidos por personas naturales o
jurdicas durante el ejercicio de sus actividades que son
administrados, clasificados y organizados por sistema de archivo
para su conservacin del archivo debe contener los sistemas de
archivo.

1.2.2. Teora de las tres edades de los archivos

De acuerdo a lo planteado por Vargas (2009), el ciclo vital de

los documentos se puede definir como las etapas o ciclos que
atraviesan los documentos desde su proceso de creacin hasta
su disposicin final, siendo esta su eliminacin o su
conservacin permanente.

La teora del ciclo vital de los documentos fue planteada en el

ao de 1947 por una comisin Norteamericana al darse cuenta
de los grandes volmenes de informacin que posean y lo
complejo que era el tema de la localizacin de los documentos
no solo en su organizacin sino tambin en la mayora de las
entidades tanto pblicas como privadas alrededor del mundo.

Segn Gonzlez (2015), esta teora se basa principalmente en

tres etapas por las cuales cruzan los documentos de archivo
dentro de una organizacin, estas son:

- Primera edad llamada tambin edad administrativa:

Cubre desde la creacin del documento y el trmite de la
informacin que contiene. En esta primera edad los
documentos se encuentran en fase de circulacin y
tramitacin de los asuntos iniciados. Aqu la
documentacin forma parte de los archivos de gestin, es
de uso frecuente y se encuentra bajo la responsabilidad y
manejo directo de las unidades administrativas.

15
 - Segunda edad o edad intermedia: informacin que no
es consultada frecuentemente pero que todava tiene un
valor primario o secundario por lo cual deben conservarse
como objeto de consulta. Los documentos ya han perdido
prcticamente la utilidad por la que fueron creados. El
documento o el expediente referente a un asunto debe
conservarse, siendo objeto de consulta o de uso como
antecedente, de manera poco frecuente. Es la fase de
archivo intermedio, en el que el valor primario decrece en
la misma proporcin en que aumenta el valor secundario.

- Tercera edad: Documentos que tienen valor secundario

o permanente, que se puede utilizar como documento
investigativo. El documento adquiere valor permanente,
de manera que su uso ser nicamente por su valor
cultural o de investigacin. Su conservacin ser
definitiva, en condiciones que garanticen su integridad y
transmisin a generaciones futuras.

1.2.3. Funciones del archivo

Las funciones que se debe cumplir el archivo fundamentan en

clasificar, organizar, coordinar y conservar los documentos. La
Ley exige estableciendo un plazo mnimo de conservacin, estas
documentaciones se resguardan adecuadamente ordenado,
clasificado, organizado, propiamente de la Institucin para
respectivo fuente de consulta . Una de ella es un centro activo
de la informacin que admite relacionar con nuevos documentos
que ingresa a la Institucin, al mismo tiempo ofrece la consulta
frecuente, tambin reunir ordenadamente todos los documentos
que circulan en la Institucin de forma correcta y dar la garanta
a los usuarios. Asegurar la perfecta conservacin de los
documentos, la rapidez en la localizacin y envo de los

16
documentos requeridos por las diversas dependencias de la
Institucin. Cada documento es clasificado segn su naturaleza,
expurgado, ordenado, seleccionado. Tambin es necesario
cuidar la aplicacin de las polticas de Institucin para facilitar la
consulta, ejecutar los controles necesarios para el adecuado
manejo y conservacin del archivo.

De acuerdo a lo planteado por Ayala (2013), Dentro de la

funciones principales del archivo, se debe asegurara lo
siguiente:

- Recopilar toda la documentacin de clasificar, organizar,

custodiar y conservar los expedientes generadas en los
diferentes departamentos.

- Los instrumentos para el buen procedimiento del archivo

en la Institucin se manejar adecuadamente, ordenado
por dependencia del mismo organismo.

- Gestionar las transferencias documentales de las

Unidades Administrativas.

- Aplicar la evaluacin y seleccin de la documentacin, de

acuerdo con la normativa establecida por la Unidad.
Proporcionar asesoramiento tcnico a los archivos de
gestin e impulsar el manejo del archivo activo.

17
1.2.4. Tipos de archivos

1.2.4.1. El archivo activo

Segn, Artigas, F. (2000): es el conjunto organizado de

informacin de mismo tipo, que puede ser manejado en un
mismo procedimiento, como soporte material de la informacin
que se maneja frecuentemente.

El archivo activo es el conjunto de varios documentos que

ingresa a la Institucin y estn en trmites continuas tanto
internos y externos, que ser recibido por el personal encargado
de recoger los documentos se recibe con el sello de la
Institucin, registra el orden numrico de acuerdo como llegan
los documentos.

1.2.4.2. El archivo central

Es el archivo que recepta y registra de los documentos y

permanece para el siguiente proceso, en el transcurso de cada
expediente considerado documentos pasivos que le transfieren
los archivos de oficina, es la nica dependencia autorizada para
la recepcin de documentos, solicitud y atencin de
requerimientos. Tiene el propsito de administrar las
comunicaciones contribuyendo con la normalizacin de los
procesos de produccin, recepcin, distribucin, seguimiento,
conservacin y eliminacin de los documentos por parte del
archivo general.

1.2.4.3. Archivo Descentralizado

Archivo descentralizado, tiene que contar con las

responsabilidades, de cada departamento tiene su propio
archivo, permite mantener la confidencialidad de los
documentos, puede ser conveniente que otro departamento no
tenga acceso a ellos, rapidez en el acceso a los documentos de
uso inmediato depender quien facilita la informacin de cada

18
 departamento todos tiene acceso al archivo, aunque deba existir
una persona con responsabilidad directa del mismo.

1.2.4.4. Archivo Intermedio

Todos los administradores debern permanecer con sus

documentos transferidos por los archivos centrales hasta
percibir sus valores administrativos, es el encargado de recibir
la documentacin de los archivos administrativos o centrales,
cuando su consulta es ocasional por los usuarios, encargndose
de resguardar los documentos en un tiempo estipulado, hasta su
transferencia al archivo histrico o su eliminacin. Proceden la
valoracin de los documentos, seleccin y expurgo de los
mismos, con el objeto de conservar los pertinentes, Conservar
los documentos que han perdido su valor primario y utilidad por
la cual fueron creados.

1.2.4.5. Archivo Histrico / Permanente

El archivo Histrico son los que conservan la documentacin de

forma permanente por su valor informativo, histrico y cultural.
Tambin nos constituyen la garanta a la administracin de la
sociedad, es la memoria colectiva de una nacin, regin o
localidad, para salvaguardar y difundir el patrimonio documental
como tambin memoria institucional. Este valioso documental se
integra a una sociedad de desarrollo integral y armnico de los
archivos para poner a su disposicin de los investigadores, se le
conocen como centro de informacin de la investigacin y sus
valores histricos, tecnolgicos, ticos, que debe cumplir con
sus funciones administrativas de la institucin.

1.2.5. Organizacin de los archivos

De acuerdo al autor se determina: todos los documentos de

archivo deben registrar para su constancia, siendo necesario de
guardar y custodiarlos documentos que tiene el valor
administrativo, fiscal, legal, cientfico, cabe ser objeto de

19
conservacin. Al respecto Panimboza (2000), indica que en la
organizacin del archivo: Todo archivo recoge la
documentacin recibida y generada en el ejercicio de las
funciones de una institucin y que la preocupacin por el estado
del archivo es una muestra de lo que una entidad cree en su
futuro. Siendo necesario guardar y conservar los documentos
para dejar constancia de lo que se hace para dejar legados de
historia (p. 4).

En un archivo existe una relacin predecible entre la clave

utilizada para identificar al registro en particular y la localizacin
de los documentos dentro del archivo. El ordenamiento lgico de
los mismos no necesita tener ninguna relacin con su secuencia
fsica. Cuando se debe guardar un registro en un archivo activo,
la funcin de mapeo se utiliza para registrarse una direccin que
indica dnde deber almacenarse los expedientes.

a. Secuencia: El archivo secuencial mantiene las

caractersticas bsicas de los documentos, los registros
estn organizados en una secuencia basada en un campo.
Dos caractersticas se aaden: un ndice del archivo para
soportar los accesos aleatorios y un archivo crecida. El ndice
proporciona una capacidad de bsqueda para llegar
rpidamente a las proximidades de un registro deseado. El
archivo de gran volumen es similar al archivo de registro
usado en un fichero secuencial.

b. Sistema alfabtico. Como el nombre mismo lo indica es una

gua que facilita para realizar la clasificacin y organizacin
de las correspondencias alfabticamente, proporcionando
una pauta de fcil acceso a la informacin como: cartas por
responder, informes, respuestas por recibir, llamadas por
hacer, reuniones por convocar o recordatorios. La
localizacin de los archivos se hace en forma eficaz, como

20
 tambin con el ahorro de tiempo, su bsqueda y localizacin
es rpida y fcil.

c. Sistema numrico: este sistema nos facilita para archivar

los documentos siguiendo la secuencia numrica en las
carpetas, y despus registrarlas por orden numrico. Se hace
una ficha con el nombre de cada una y el nmero asignado.
Las fichas se archivarn en orden numrico en las carpetas,
fichero archiveros del mismo. Las ventajas de este sistema
es: ms sencillo encontrar las carpetas y los nmeros de las
carpetas se pueden utilizar para todo tipo de documentos.

1.2.6. Enfoque bsico de la organizacin y archivo

Los enfoques bsicos de la organizacin del archivo se

identifican en la captura, gestin, preservacin y entrega de los
expedientes dentro de una Institucin Pblica. Segn, Gil
(1999) al referirse a la Organizacin y Archivo, indica que: Hay
una idea que debe predominar por encima de todo, y es que los
archivos se deben organizar pensando no slo en el presente
sino tambin en el futuro. (p. 51).

- Captura: El personal encargado recibe todas las

documentaciones de diferentes departamentos, para sus
respectivos trmites, con diferentes asuntos de resolver
en el proceso, los registros de los documentos quedan
guardados para su respaldo.

- Gestin: Se refiere a las distintas etapas de la gestin

documental desde la creacin hasta el almacenamiento,
en la mayora de los casos, los registros de un archivo
secuencial quedan ordenados de acuerdo con el valor de
algn campo de cada registro. Un archivo puede
ordenarse ascendiente o descendientemente con base en
su llave de ordenamiento.

21
 - Preservacin: custodiar todas las documentaciones que
ingresa a la institucin, con el propsito de resguardar la
memoria Institucional, se almacenar sin definir el tiempo
de permanencia de conservacin para su fuente de
consulta.

1.2.7. La gestin documental

Segn, Meja (2001), Gestin Documental como, El conjunto

de instrucciones en que se detallan las operaciones para el
desarrollo de los procesos de la gestin documental al interior
de cada entidad, tales como produccin, recepcin, distribucin,
trmite, organizacin, consulta, conservacin y disposicin final
de los documentos.

La gestin documental es el conjunto de acciones asociadas al

manejo y proceder respecto de la documentacin que genera
una institucin. Normalmente incluye una primera fase, cuando
los documentos estn en proceso de tramitacin, y una segunda
fase, cuando los documentos ya se encuentran tramitados. Las
tareas y procedimientos que se realizan en esta segunda fase
son, propiamente, gestin de archivos. La gestin documental
se inicia a partir de la generacin y/o recepcin del documento,
y se extiende por todo el ciclo de vida que tiene la
documentacin.

Se entiende por gestin documental el conjunto de normas,

tcnicas y prcticas usadas para administrar el flujo de
documentos de todo tipo en una organizacin, permitir la
recuperacin de informacin desde ellos, determinar el tiempo
que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no
sirven y asegurar la conservacin indefinida de los documentos
ms valiosos, aplicando principios de racionalizacin y
economa.

22
La investigadora seala, que la gestin documental se entiende
como un conjunto de documentos y la correcta administracin de
los archivos, tanto la recepcin, trmites, conservacin, final de
los documentos tomar en cuenta las dicciones que est
relacionadas con el concreto funcionamiento de las operaciones
del archivo y el mismo que sirva para la consulta frecuente.

La gestin documental consiste, en el tratamiento y

conservacin que se da a los documentos, desde el principio de
su ciclo de vida, es decir, la produccin del mismo, hasta su
eliminacin o conservacin permanente, todo esto siguiendo las
diversas etapas que constituyen el ciclo de vida de los
documentos.

Segn Rhoads (1985), reconoce tres etapas en la gestin de

documentos:

* Creacin de los documentos

* Utilizacin y mantenimiento

* Eliminacin del documento.

Y considera como elementos indispensables para dicha gestin

como la automatizacin y la reprografa.

De acuerdo con Roberg (1992), la gestin de documentos se

debe entender como un sistema que tiene como objetivos
principales la eficacia y la rentabilidad, la cual define como el
conjunto de las operaciones y de las tcnicas relativas a la
concepcin, el desarrollo, la implementacin y la evaluacin de
los sistemas administrativos necesarios, desde la creacin de los
documentos hasta su transferencia al archivo permanente.

23
1.2.7. La organizacin de documentos en el archivo

1.2.7.1. Organizacin fsico manual

Los elementos constitutivos de un archivo fsico son dos: el

conjunto de documentos y el conjunto de relaciones que median
entre ellos. El sitio de un documento de archivo est en el seno
de un proceso funcional, del cual es un elemento, por mnimo
que sea. Nunca se ha de concebir como un elemento aislado,
siempre posee un carcter unitario que slo se hace claro
cuando ha conservado el puesto que le corresponde dentro del
conjunto de los dems documentos que lo acompaan. La
organizacin del archivo de forma no informatizada conlleva una
serie de tareas concatenadas que podemos definir en tres
apartados:

- Clasificar los fondos: consiste en establecer diversas

clases o agregados documentales en funcin de su
procedencia, es decir, del autor que los ha creado.

- Ordenar los documentos dentro de cada agrupacin o

serie documental, y estas mismas, uniendo unos con
otros conforme a la unidad de orden establecida para
cada caso.

- Elaborar un cuadro o esquema de clasificacin que ponga

de relieve la estructuracin dada al fondo.

a. La clasificacin: consistir en agrupar jerrquicamente

los documentos de un fondo mediante agregados o
clases, desde los ms amplios a los ms especficos, de
acuerdo con los principios de procedencia y orden
original. Tres son los elementos que podemos considerar
en la clasificacin de los documentos: las acciones a que

24
 stos se refieren, la estructura orgnica de la
dependencia que los produce y los asuntos o materias
sobre las que versan:

- Las acciones. Toda organizacin o entidad es creada

con unos fines, para lo cual se dota de unas atribuciones
o competencias suficientes como para lograr los fines.

- La estructura orgnica. Cualquier entidad necesita

asimismo una organizacin para conseguir sus fines, es
decir, una estructura organizativa que le permita un
funcionamiento idneo.

- Los asuntos o materias. Este es un elemento que no

deriva directamente de la entidad sino de la percepcin
que se tenga de la misma, esto es, de los asuntos o
materias que cada cual crea observar tanto en sus
actividades como en su organizacin.

A la hora de organizar un archivo, se pueden establecer tres

tipos de clasificacin:

* La clasificacin funcional: Las funciones de la entidad

que genera o ha generado el fondo de archivo son los
elementos tomados en consideracin para clasificar los
documentos. Siguiendo este criterio, en primer lugar
agruparemos la documentacin de acuerdo con las
actividades de las que son resultado. Una vez agrupada
toda la documentacin en series, stas deben ser
reunidas bajo clases ms amplias que recojan todas las
actividades emparentadas por ser fruto de una misma
funcin.

* La clasificacin orgnica: En este sistema las series se

agrupan de acuerdo con las diferentes divisiones
administrativas o estructura orgnica de la entidad,
reproduciendo sus servicios, secciones, unidades Los

25
 expedientes se agrupan segn la actividad de la que son
resultado. Slo a partir de este nivel es posible establecer
una clasificacin orgnica, la cual se realizar
jerrquicamente desde las unidades administrativas
bsicas hasta las divisiones ms amplias.

* Clasificacin por materias: Este tipo de clasificacin es

el resultado del anlisis del contenido de los documentos,
esto es, de los asuntos o materias sobre los que versan.

b. La organizacin:

La organizacin de un fondo no termina en la clasificacin,

sino que se completa con la disposicin de los distintos
elementos, esto es, la ordenacin. Es una tarea material
consistente en relacionar unos elementos con otros de
acuerdo con un criterio establecido de antemano, bien
sea la fecha, las letras del alfabeto, los nmeros.

La ordenacin se aplica sobre diversos elementos o en

diferentes niveles: los documentos, los expedientes, las
series, etc. Los documentos se ordenan en el seno de los
expedientes, siguiendo la lgica de su tramitacin que,
generalmente coincidiendo con su secuencia cronolgica.
Los expedientes, a su vez, se ordenan dentro de las
series siguiendo la misma lgica. Por su parte, las series
y las dems agrupaciones documentales se ordenan
teniendo en cuenta su jerarqua, comenzando por las
principales y terminando con las accesorias, aunque no
siempre es posible establecerla objetivamente. Los
mtodos de ordenacin dependen del criterio establecido:
pueden ser las letras del abecedario, las fechas de los
documentos, la secuencia de los nmeros, o la
combinacin de varios de ellos (como es el caso del
alfanumrico).

26
 c. Ubicacin y/o instalacin de documentos

La instalacin de los documentos en el depsito es una

tarea ntimamente relacionada con la organizacin de
fondos y consiste en la ubicacin fsica de todo fondo
mediante unidades de instalacin, ya sean cajas, legajos,
o libros. Las cajas y los legajos son agrupaciones de
expedientes, en forma de paquetes o protegidos por un
envase, as ubicados en las estanteras para ofrecer
mayor proteccin a los documentos y resistencia a los
agentes nocivos. Antes de introducir un expediente en su
correspondiente caja, procede identificarlo a fin de saber
cul es su ubicacin fsica, para ellos se le otorga una
signatura que haga referencia a la unidad de instalacin
que lo contiene y a su orden dentro de sta. La instalacin
de cajas, legajos y libros puede hacerse segn dos
mtodos: 1. Consiste en reconstruir el cuadro de
clasificacin en el depsito, estableciendo espacios
reservados para las secciones, subsecciones, series, etc.
2. El sistema de numeracin continua, el ms indicado
para todo archivo en crecimiento, numera las unidades de
instalacin mediante dgitos arbigos desde el uno en
adelante.

2.3. EL Archivo informatizado

2.3.1. Qu son los archivos informatizados

Los archivos tambin denominados ficheros (file); es una

coleccin de informacin (datos relacionados entre s),
localizada o almacenada como una unidad en alguna parte de la
computadora. Los archivos son el conjunto organizado de
informaciones del mismo tipo, que pueden utilizarse en un
mismo tratamiento; como soporte material de estas
informaciones.

27
2.3.2. Caractersticas del archivo computarizado

Las caractersticas principales que tiene el archivo

computarizado en funcin a sus principales funciones son las
siguientes:

- Los archivos como coleccin de datos sirve para la

entrada y salida a la computadora y son manejados con
programas.

- Los archivos pueden ser contrastados con Arrays y

registros; Lo que resulta dinmico y por esto en un registro
se deben especificar los campos, l nmero de elementos
de un arrays (o arreglo), el nmero de caracteres en una
cadena; por esto se denotan como "Estructuras
Estticas".

- En los archivos no se requiere de un tamao

predeterminado; esto significa que se pueden hacer
archivos de datos ms grandes o pequeos, segn se
necesiten.

- Cada archivo es referenciado por su identificador (su

nombre.).

- Independencia de las informaciones respecto de los

programas

- La informacin almacenada es permanente

- Un archivo puede ser accedido por distintos programas en

distintos momentos

- Gran capacidad de almacenamiento.

Las principales caractersticas de esta estructura son:

Independencia de las informaciones respecto de los programas,
la informacin almacenada es permanente.

28
Un archivo puede ser accedido por distintos programas en
distintos momentos, y gran capacidad de almacenamiento.
La principal estructura que se utiliza para almacenar los datos
en dispositivos de almacenamiento son los ficheros electrnicos,
cuya organizacin se basa en la de los ficheros manuales. Un
fichero es un conjunto de informacin sobre un mismo tema y
organizada de forma que permita el acceso. Se compone de
registros.

Existen dos clases de ficheros:

a. Permanentes

Son los que contienen informacin relevante para el

programa. Existen tres clases de ficheros permanentes:

- Fichero maestro: contiene los datos indispensables

para el funcionamiento de una aplicacin determinada y
muestra el estado actual de la misma, por ejemplo, el
catlogo de una biblioteca.

- Fichero constante: contiene un tipo de datos de carcter

fijo, por ejemplo, un fichero que contuviese un alista de
autoridades.

- Fichero histrico: es el fichero donde van los registros

eliminados del fichero maestro.

b. Temporales

Contienen informacin relevante para determinado programa,

pero no para la aplicacin en su conjunto. Sus datos proceden
de los ficheros permanentes, como por ejemplo: una consulta.
Existen dos tipos de ficheros temporales:

- Intermedios: son los que almacenan resultados de un

programa que han de ser utilizados por otro programa en
una misma aplicacin.

29
 - De resultados: en los que se almacenan ficheros
elaborados que se destinan a un dispositivo de salida
(impresora...etc.)

Operaciones con un fichero

- Creacin: consiste en definir su estructura (campos, longitud

de los campos, clave...).

- Actualizacin: Consiste en tres operaciones:

- Insercin de registros: Introducir los datos correspondientes.

- Borrado: Suprimir uno o varios registros.

- Modificacin: Cambiar la informacin correspondiente a uno

o varios registros.

- Consulta: Cualquier acceso a uno o varios registros para

conocer su informacin o tratarla.

2.4. Administracin de documentos en instituciones educativas

2.4.1. Administracin De Documentos

Las instituciones educativas tienen un constante movimiento de

documentos que entran y salen; cada vez son ms abundantes
y variados, por lo que se hace necesario conservarlos en la
mejor forma con el fin de usar u ofrecer la informacin o datos
con la mayor rapidez y exactitud

2.4.2. Ventajas de la Implementacin de la Gestin Documental

La aplicacin de un programa de gestin documental permite un

incremento exponencial de la productividad empresarial, ya que
facilita la ubicacin y el manejo de la informacin adems que
reduce en gran medida, el exceso de documentos que
generalmente se conservan en las organizaciones y que no son
importantes para la misma. Sistemas (2005), comenta algunas
de estas ventajas de la siguiente forma

30
 - Reduccin del tiempo de consulta de un documento en papel.
-Reduccin del tiempo de consulta de documentos electrnicos.
- Reduccin de los costes de archivado
- Reduccin de la recuperacin de un documento.
- Acceso concurrente a un documento.
- Mejora de atencin a los clientes.
- Reduccin de costes legales.
- Reduccin de costes de acceso a la documentacin.

- Posibilidad de integrarse con subsistemas de gestin

documental especficos.

- Incremento en la satisfaccin de los usuarios internos.

2.4.3. Fases de la Gestin Documental. Para desarrollar un

Programa de Gestin Documental se deben realizar las
siguientes fases:

* Investigacin preliminar sobre la Institucin y sus fuentes

documentales. Comprende la recoleccin de informacin
sobre: la historia institucional, desde su creacin hasta la
actualidad; las disposiciones legales y actos administrativos que
han regulado las funciones y los cambios estructurales de la
entidad a travs de sus existencia; la normatividad tanto interna
como externa que afecta el desarrollo de las actividades propias
de la Institucin; los manuales de procedimiento que condicionan
la aplicacin de las funciones, la circulacin interna y externa de
los documentos durante su produccin, trmite y servicios.

* Compilacin de la Informacin Documental. Esta fase

consiste en el levantamiento de los inventarios de los archivos
de oficina en su estado natural, tal como han sido formados por
cada una de las unidades administrativas productoras de
documentos. Esto nos permite conocer el estado real de la

31
 documentacin para definir ms adelante los criterios y procesos
de clasificacin, ordenacin, descripcin, trmite, produccin
consulta que se establecen para la informacin corriente y
normalizacin.

* Anlisis e interpretacin de la informacin compilada.

Finalizada la etapa de recoleccin de la informacin, se procede
a su evaluacin, apoyndose para ello en un grupo de trabajo
interdisciplinario (especialista en Jurdica, especialista en el rea
Administrativa y un Archivista) que pueda conceptuar sobre la
importancia del documento y la informacin desde el punto de
vista legal, fiscal, administrativo, tcnico e histrico.

2.4.4. Tipos de ordenacin de los documentos

Segn Navarro (2012), los documentos pueden ordenarse de

diferente manera esto permite seleccionar un criterio por el cual
los expedientes o documentos sern situados de manera
correlativa:

. La ordenacin alfabtica suele tener como referente principal

los apellidos de una persona o la razn social de una empresa y
utiliza las letras del abecedario como criterio de ordenacin. Es
el idneo, por ejemplo, para series de expedientes personales,
como es el caso del personal contratado de una empresa.

. La ordenacin numrica responde habitualmente a un

sistema de cdigos que permiten identificar inequvocamente un
documento concreto. Por ejemplo, el nmero asignado a una
factura o un recibo, el nmero de un expediente, el nmero de
registro de entrada o salida de la correspondencia, etc. Es el
sistema ms utilizado en las tareas ms vinculadas a la
contabilidad y las tareas administrativas comunes.

32
 . La ordenacin geogrfica o topogrfica permite la
ordenacin de elementos en funcin de su situacin en una zona
o territorio; sera el sistema empleado por un agente de la
propiedad inmobiliaria para ordenar los inmuebles de una zona
ya que empleara la secuencia localidad, barrio o distrito, calle,
etc.

. La ordenacin por materias parte del contenido de los

documentos y refleja los asuntos o temas tratados por ellos. Si
existe abundante documentacin es preciso elaborar listas
alfabticas de materias. Es un sistema adecuado para ordenar
estudios, informes, dossieres y memorias tcnicas,
agrupndolos por reas temticas.

2.4.5. Etapa de gestin del documento.

Como su nombre lo indica es donde se reciben los documentos

para iniciar su trmite administrativo. En esta etapa se debe
seguir los siguientes procedimientos:

Recibo de la correspondencia

Al recibir la correspondencia se debe anotar en la parte posterior

del documento, la fecha y la hora de recibido.

Se debe registrar el recibido ya sea en un archivo electrnico,

una lista, un cuaderno o un tarjetero, que es lo ms conveniente.
Hay que confeccionar una tarjeta para cada institucin o persona
con los datos siguientes: la fecha de la carta, el nombre de
remitente (institucin), el asunto y el departamento o persona
que se encargar de su resolucin. Si el documento no tiene
fecha debe archivarse en una carpeta de la seccin de
documentos recientes.

33
 Etapas de archivo del documento

Para localizar la documentacin rpida y eficientemente se

seguirn los siguientes pasos:

Revisin y limpieza de los documentos. Para archivar la

documentacin recibida es conveniente hacer una limpieza
rpida de la misma. Se deben quitar grapas, ganchillos, ligas y
documentos respectivos para guardar solo lo que interesa.

2.5. Documentos administrativos en general motivo de archivo

La actividad administrativa se distingue por su carcter documental, es

decir, por reflejarse en documentos que constituyen el testimonio de la
mencionada actividad. Los documentos administrativos son el soporte
en el que se materializan los distintos actos de la Administracin
Pblica, la forma externa de dichos actos. Segn Bustillos (2010), los
documentos administrativos vienen a ser el soporte de la
administracin en el que se materializan los distintos actos de la
Administracin Pblica.

- El oficio: El oficio es un documento protocolar. Se usa con la

finalidad de comunicar y coordinar acciones, invitar, pedir
informacin, contestar, remitir documentos, agradecer o tratar
asuntos diversos de trabajos administrativos. Es un tipo de
documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas,
rdenes, informes, o tambin para llevar a cabo gestiones de
acuerdos, de invitacin, de felicitacin, de colaboracin, de
agradecimiento, etctera. Estas redacciones se utilizan en
instituciones como: ministerios, embajadas, municipios, colegios
profesionales, sindicatos y oficinas de gobierno, entre otros.

- La solicitud: Es un documento por medio del cual se pide el goce

de un derecho, beneficio o servicio que se considera que puede ser
atendido. El derecho a peticin en caso de Per est amparado por
el Art.2 inciso.20,de la actual Constitucin Poltica que manifiesta
que toda persona tiene derecho a formular peticiones ,individual o

34
 colectivamente ,por escrito ante la autoridad competente, la que
est obligada a dar al interesado una respuesta tambin por escrito
dentro del plazo legal, bajo responsabilidad.

- El Memorando: Es una comunicacin escrita en forma breve y

diplomtica de uso interno de las empresas o instituciones, en el
que se recuerdan hechos y razones para que se tengan presentes
en algn momento, ya sean instrucciones, informacin o peticin.
La mayora de las oficinas cuentan con formatos especficos de
memorndum, pero si no fuese as se elaborar en media hoja con
los siguientes elementos: Membrete, fecha, destinatario, asunto,
firma, referencias finales.

- Constancias: La constancia es un documento similar al certificado,

los dos acreditan la veracidad de hechos o situaciones que se han
dado o se dan en la realidad. La constancia se usa en las
instituciones tanto pblicas como privadas. Se redacta en papel A4
o en formulario preparado, a propsito, para cada caso. (Las
constancias que se expiden en formularios se suelen enumerar
correlativamente).

- Actas: El acta es un escrito o modalidad de comunicacin escrita

que tiene por objeto dejar constancia de lo tratado, sucedido y
acordado en una junta o reunin. Se extiende en hojas o folios
sueltos, o bien en libros destinados expresamente para ese
propsito. El Acta es documento probatorio de hechos que han
sucedido en la realidad y que sirven de sustento para nuevas
acciones como puede ser para la expedicin de resoluciones, envo
de circulares, oficios, etc.

- EL Dictamen: Es un documento tcnico que contiene la opinin

autorizada de un especialista, rgano de asesora o comisin
especial sobre un asunto concreto que requiere tratamiento
especializado, como puede ser un problema legal, contable,
medico, de ingeniera o tcnico logstico. Los que emiten el

35
 dictamen reciben el nombre de "peritos" quienes vienen a ser
personas versadas en una disciplina cientfica, especialidad, arte u
oficio.

- Certificados: Es un tipo de texto administrativo empleado para

constatar un determinado hecho. En el proceso de solicitud de un
puesto de trabajo, en especial cuando se trata de una institucin
oficial, los certificados son fundamentales para demostrar la
formacin y la experiencia. Es un tipo de texto que se produce
normalmente a instancias de quien lo recibe, y por una persona con
autoridad suficiente dentro de la institucin para establecer que se
ha cumplido con lo afirmado en el documento.

- La carta: Es un medio de comunicacin escrito por un emisor

(remitente) enviada a un receptor (destinatario). Normalmente, el
nombre y la direccin del destinatario aparecen en el anverso del
sobre. El nombre y la direccin del remitente aparecen en el reverso
del mismo (en el caso de sobres manuscritos) o en el anverso (en
los sobres preimpresos). Existen cartas sin remitente, en las que
no est anotada la direccin de quien enva la carta, bien por olvido
o por omisin consciente del remitente. La carta puede ser un texto
distinto para cada ocasin, ya que el mensaje es siempre distinto.
En ese sentido, slo en parte puede considerarse texto plenamente
expositivo.

- Hoja de Vida Corporativa: Es un documento que se genera dentro

de la organizacin y se registra la informacin del personal que
labora dentro de la organizacin especificando, informacin laboral,
acadmica, y competencias de la persona. Y es registrada y
archivada por el departamento de Talento Humano de la compaa.

- El Informe: Es un documento por el cual se hace conocer el

avance o la culminacin de acciones encomendadas o la
ocurrencia de hechos considerado de inters. El informe tiene
carcter de declaracin jurada, quiere decir que la persona que

36
 informa debe informar la verdad de lo contrario podr ser
sancionado administrativa y penalmente. La autoridad puede pedir
que personas particulares informen sobre sus hechos o situaciones
que conocen y que consideren tiles para esclarecer para
solucionar problemas. Segn los casos el informe puede ser breve
o pormenorizado, por lo tanto, de extensin variable, pudiendo
abarcar incluso varias pginas. As mismo puede ser elaborado y
firmado por ms de una persona e ir acompaada de cuadros,
fotografas, videos, grabaciones, testimonios, declaraciones,
resmenes, disquete, separatas, facturas, recibos, u otros
documentos. Para sustentar la informacin que se proporciona.

- La Directiva: Es un documento tcnico-normativo que orienta las

acciones de los servidores de la administracin pblica en el
cumplimiento de sus funciones o en la ejecucin de tareas
encomendadas. Generalmente la directiva complementa o precisa,
en forma minuciosa, disposiciones contenidas en un reglamento o
una resolucin.

- El Memorial: Se conoce con el nombre de memorial, ms

comnmente como solicitud o representacin de un escrito
solicitado por los particulares a los funcionarios pblicos con el fin
de declarar hechos que la ley exige o bien para solicitar algo en
ejercicio del derecho de peticin. Este documento carece de saludo
o vocativo, se compone de un prrafo inicial en el que el remitente
expresa su nombre, domicilio y dems caractersticas personales.
Seguidamente se exponen en uno o ms prrafos, el contenido de
la declaracin o peticin. La frase de cierre consiste en una
expresin como justicia "que espero me sea concedida" o
simplemente es justicia o atentamente.

37
2.6. Documentos de gestin elaborados en la Institucin Educativa

2.6.1. El Proyecto Educativo Institucional

Segn el Ministerio de Educacin (2016), de acuerdo con la Ley N.

28044, Ley General de Educacin y su Reglamento, el Proyecto
Educativo Institucional es el instrumento que orienta la gestin de la
institucin educativa. Especficamente, se trata de un instrumento de
planificacin a mediano plazo que brinda orientaciones para la
elaboracin de otros documentos de gestin como el Plan Anual de
Trabajo (PAT), el Proyecto Curricular de la Institucin Educativa (PCI)
y el Reglamento Interno (RI).

El PEI es un instrumento de gestin de la institucin educativa a

mediano y largo plazo, enmarcado dentro del proyecto educativo
nacional. Define la identidad de la institucin educativa y ayuda a
orientar, conducir y definir la vida institucional. La elaboracin de un PEI
no puede ser concebida al margen de una concepcin de proyecto
histrico socio-cultural y de desarrollo nacional. Asume un carcter
perspectivo, que recupera y sintetiza la historia e identidad institucional,
y prospectivo, centrado en la visin de sociedad en la que aspiramos
vivir. Es el sello que identifica y caracteriza a la institucin y es el
resultado del compromiso asumido por la comunidad educativa, en
torno a concepciones propias, respecto a la tarea de educar. Se
constituye en herramienta de cambio y de transformacin; por lo tanto
es un proceso permanente de reflexin y construccin colectiva. Es
reconocida, adems, como una herramienta que permite alcanzar y
proponer en equipo acuerdos que orienten y guen los procesos y
prcticas que se desarrollan en la institucin educativa; por tal motivo,
es integral y abarca la vida institucional como totalidad.

38
2.6.2. El Proyecto Curricular Institucional

Tal como seala Crdenas (2009), el Proyecto Curricular

Institucional, es el conjunto de decisiones articuladas y compartidas
por el equipo docente de un centro educativo, tendiente a dotar de
mayor coherencia a su actuacin, concretando el diseo curricular
jurisdiccional en propuestas globales de intervencin didctica,
adecuadas a su contexto especfico. La construccin del Proyecto
Curricular Institucional consiste en generar y contrastar
sistemticamente en la prctica un conjunto de concepciones,
intenciones y estrategias educativas. Es tan importante la propuesta
pedaggica que se disea, como su desarrollo y realizacin singular en
el aula. Esto supone un docente con una actitud investigadora que
posee competencias metodolgicas para disear y contextualizar
planes de accin curricular y estudiar empricamente los resultados de
su prctica pedaggica.

2.6.3. El Plan Anual de Trabajo

Es un instrumento de gestin de corto plazo que viabiliza la ejecucin

del Proyecto Educativo Institucional. Contiene un conjunto de acciones
o actividades organizadas y cronogramadas que la comunidad
educativa debe realizar para alcanzar los objetivos propuestos por la
institucin educativa en el plazo de un ao. En este sentido subrayamos
que se trata de un plan operativo.

2.6.4. El Reglamento Interno

Es un instrumento orientador que contiene los derechos, obligaciones

y responsabilidades de todos los miembros de la comunidad educativa.
Tendr en cuenta las diversas normas legales sobre la materia, las
cuales se complementan, especifican y adecan segn la naturaleza,
dimensin y organizacin de la institucin. Necesidades internas de la
institucin educativa, respondiendo a los propsitos institucionales y

39
regulando las actividades administrativas e institucionales en
orientacin a las actividades pedaggicas.

2.6.5. El Informe de Gestin Anual

Es el resultado del proceso de autoevaluacin de la gestin en la

Institucin educativa con participacin de los actores educativos en
base a lo establecido en el PEI y los indicadores de desempeo
establecidos colectivamente. El director evala y registra logros y
avances en los procesos pedaggicos y en el uso de recursos. Se
elabora por lo menos una vez al ao, fundamentalmente al finalizar el
periodo fiscal. La estructura que tiene es la siguiente: Resolucin
Directoral, el ndice, la Introduccin, los datos generales,
Organizacin, Objetivos anuales, Actividades desarrolladas,
financiamiento segn fuentes Recursos directamente recaudados,
donaciones transferencias.

2.6.6. Las constancias: Son documentos que expide la institucin

educativa por diversos conceptos siendo los principales: Constancia
de vacancia, Constancia de Matrcula, Constancia de estudios,
Constancias de pagos, Constancia de asistencia, constancia
disciplinaria, constancia de no adeudos econmicos, constancia de
biblioteca, constancia de los talleres entre otros.

2.6.8. Los inventarios: Es una relacin detallada, ordenada y valorada

de los elementos que componen el patrimonio de una empresa o
persona en un momento determinado. Es detallada porque se
especifican las caractersticas de cada uno de los elementos que
integran el patrimonio. El inventario de la Institucin Educativa es la
relacin de bienes tangibles que se tiene en una determinada fecha.
Los inventarios en las instituciones educativas tienen que tener en
cuenta todos los bienes que posee como infraestructura, mobiliario,
equipos, biblioteca, laboratorio entre otros.

40
2.6.7. Certificados de estudios: El Certificado de estudios es un
documento oficial que expide la institucin educativa de cualquier
nivel educativo. En educacin bsica se otorga al finalizar un grado
o nivel de estudios. En educacin superior, es un documente que
contiene el total de asignaturas aprobadas, el total de crditos cursados
y el promedio de las calificaciones obtenidas y puede ser: Certificado
Parcial. Si an no has cubierto el total de asignaturas del plan de
estudios de tu carrera. Certificado Completo. Si has cubierto el 100%
de los crditos y las asignaturas.

Es un documento que contiene la informacin o acreditacin de un

hecho real y que ha sido previamente comprobado o verificado por la
persona que lo expide.

Lo que se dice o afirma del certificado se da por cierto o realizado, que

existe, o que es as en la realidad y los hechos. Cualquier certificacin
que falte a la verdad constituye delito, y quien la otorga es sancionado
por las leyes penales de nuestro pas.

41
 CAPITULO II

MATERIALES Y MTODO

2.1. Tipo de investigacin

Teniendo en cuenta la propuesta de Zorrilla (2005), esta investigacin

corresponde a una investigacin aplicada, en el sentido que depende
de los descubrimientos y avances de la investigacin bsica y se
enriquece con ellos, pero se caracteriza por su inters en la aplicacin,
utilizacin y consecuencias prcticas de los conocimientos. La
investigacin aplicada busca el conocer para hacer, para actuar, para
construir, para modificar.

2.2. Nivel de investigacin

El estudio efectuado por las propias caractersticas que presenta

corresponde a un Proyecto Productivo, que segn Snchez (2001)
que tienen por objetivo impulsar el desarrollo de la organizacin o
establecimiento con la intencionalidad de optimizar sus servicios
para una mejor atencin al pblico usuario como se persigue en este
caso.

2.3. Diseo del estudio

El estudio efectuado correspondi al de una investigacin propositiva-

aplicada, en el sentido que frente a la problemtica detectada, el
equipo investigador plante la propuesta del Proyecto de
Implementacin y organizacin del Archivo General con el
Software Secretaria Soften en la I.E. N 86604 Coronel Pedro
Pablo Palacios de Pira.

42
 El diseo del estudio se sistematiza del modo siguiente:

M---------------------------O

DONDE:

M : La muestra de estudio I.E. I.E. N 86604 Coronel Pedro

Pablo Palacios de Pira.

O : Observacin o evaluacin de la problemtica

P : Propuesta aplicada para superar el problema.

2.4. Poblacin y muestra de estudio

Siguiendo las recomendaciones de Gutirrez (2007), en este tipo de

estudios, por caracterizarse de ser unimuestrales la poblacin
pasa a ser la muestra. Por ello la I.E. se convierte en poblacin y
muestra de la investigacin efectuada.

2.5. Mtodos aplicados

El trabajo de investigacin se desarroll a travs de los siguientes

mtodos de investigacin:

- Aplicado: por la razn que se tuvo que aplicar o desarrollar la

propuesta del Proyecto de Implementacin y organizacin
del Archivo General con el Software Secretaria Soften en la
I.E. N 86604 Coronel Pedro Pablo Palacios de Pira.

43
 - Analtico: Se utiliz este mtodo al tener que descomponer las
variables del estudio para dos procesos bsicos. Primero en la
determinacin de las dimensiones e indicadores para
determinar los correspondientes tems. En segundo trmino, para
organizar los temas y contenidos del marco terico.

- Sinttico: Este mtodo permiti la recomposicin de las partes

de las variables como la parte terica con la parte prctica que
determin fundamentos que permitieron determinar las
conclusiones del estudio productivo.

- Inductivo: El gran valor inductivo est dado precisamente por que

ayud a establecer generalizaciones en las conclusiones, sobre
la base de los fenmenos singulares, lo que posibilit
desempear un papel esencial en el proceso de investigacin,
tanto a nivel terico como aplicado.

- Deductivo: Este mtodo se utiliz en el momento del anlisis

de la realidad problemtica as como tambin en otras etapas de
la investigacin ya que este mtodo parte de leyes y principios
generales para explicar y solucionar problemas particulares.

2.6. Los materiales empleados

La elaboracin de este tipo de proyecto, por las propias
caractersticas que tuvo exigi utilizar un conjunto de materiales
que se pueden clasificar del modo siguiente:

Material de escritorio: Con la adquisicin y uso de papel bond,

lapiceros, correctores, flderes y carpetas para la organizacin
del archivo manual.

44
 Material bibliogrfico: Para la elaboracin del estudio, se exigi
la adquisicin de material bibliogrfico como libros, textos, entre
otros materiales que permiti extraer informacin imprescindible
para el estudio.

Material computarizado: Se tuvo que utilizar la computadora

(Laptop), la impresora, USB, y fundamentalmente el Programa
Software Secretaria Soften que fue instalado en las
computadoras de la direccin y secretara para utilizar el Archivo
Informtico.

Material de evidencias: Se utilizaron cmaras fotogrficas para

obtener evidencias de las diferentes actividades realizadas en la
institucin educativa con la intencin de lograr los objetivos
propuestos.

45
 CAPITULO III

RESULTADOS

3.1. Descripcin del software

El proyecto consisti en implementar y organizar el archivo general de la I.E.

86064 CORONEL PEDRO PABLO PALACIOS DE PIRA.

Para lo cual, se utiliz el Software SECRETARIA SOFT el cual fue instalado

a la computadora de la Direccin, nuestro trabajo consisti en organizar sus
datos fsicos y alimentar esta informacin digitalizada en el software, teniendo
en cuenta los criterios profesionales de organizacin y registro.

El Software SECRETARIA SOFT cuenta con una ventana de inicio en el cual

se identifica al usuario y sus privilegios.

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Adems cuenta con diferentes opciones para el manejo de datos cuyo men
Principal cuenta con las siguientes opciones:

3.1.1. Men principal

MENU PRINCIPAL
ATENCION AL CLIENTE
EMITIR DOCUMENTOS
AGENDAS
COMPROMISOS PERIODICOS
EVENTOS
MANTENIMIENTO DE USUARIOS

Describiremos cada opcin:

1) Atencin al cliente: Cuenta con las siguientes sub opciones

ATENCION AL CLIENTE
INICIAR TRAMITE
SEGUIMIENTO DE TRAMITE
RESERVAR CITA

a. INICIAR TRMITE.- en el cual la secretaria registra un trmite,

similar a los cuadernos de mesa de partes utilizados
tradicionalmente, pero en este caso digitalmente y asistido por
una ventana que ayudara y guiara el fcil registro de los datos.

b. SEGUIMIENTO DE TRMITE.- en el cual la secretaria atiende

al pblico para revisar el estado de algn trmite, cuya respuesta

47
 del software es inmediata con el historial de provedos que se
fueron dando por los funcionarios correspondientes.

c. RESERVA DE CITA.- en el cual la secretaria registra la peticin

de algn cliente de reunirse con algn funcionario de la
empresa, indicndole la fecha, la hora y el asunto, el cual ser
comunicado al funcionario en su respectivo modulo.

SEPARAR CITA Cargo: Administrador V AREA: Administracion

CODIGO CITA: 369-2015 HISTORIAL DE CITAS PENDIENTES

TIPO SOLICITANTE: Proveedor V FECHA: 15/08/2015

Hora Ini Hora Fin Solicitante Tipo Asunto
SOLICITANTE: 09:00 09:30 Juan Vargas Proveedor Varios
09:00 09:30 Juan Vargas Proveedor Varios
ATENCION: Administrador 09:00 09:30 Juan Vargas Proveedor Varios
09:00 09:30 Juan Vargas Proveedor Varios
ASUNTO: 09:00 09:30 Juan Vargas Proveedor Varios
FECHA: 16/08/2015
Hora Ini Hora Fin Solicitante Tipo Asunto
Fecha: 09:00 09:30 Juan Vargas Proveedor Varios
09:00 09:30 Juan Vargas Proveedor Varios
Hora Inicio: Hora Final: 09:00 09:30 Juan Vargas Proveedor Varios
09:00 09:30 Juan Vargas Proveedor Varios
Nro. Folios: 09:00 09:30 Juan Vargas Proveedor Varios

Observacion:

Registrado:

Registrar Cancelar Ver Disponibilidad >> <<Ocultar

En este caso no apliquemos esta opcin en el proyecto puesto

que las dems reas no se encuentran interconectadas en red.

3.1.2. Emisin de documentos: cuenta con cinco sub opciones

EMITIR DOCUMENTOS
OFICIO
OFICIO MULTIPLE
CARTA
MEMORANDUM
MEMORANDUM MULTIPLE

d. OFICIO.- al elegir esta opcin se muestra una ventana en la cual

se podr registrar los datos de algn oficio emitido, con sus
datos como numeracin, destinatario, fecha, Asunto.

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 e. OFICIO MULTIPLE.- al elegir esta opcin se muestra una
ventana en la cual se podr registrar los datos de algn oficio
mltiple emitido, con sus datos como numeracin, destinatarios,
fecha, Asunto.
f. CARTA.- al elegir esta opcin se muestra una ventana en la cual
se podr registrar los datos de alguna carta emitida, con sus
datos como numeracin, destinatarios, fecha, Asunto.
g. MEMORANDUM.- al elegir esta opcin se muestra una ventana
en la cual se podr registrar los datos de algn memorndum
emitido, con sus datos como numeracin, destinatarios, fecha,
Asunto.
h. MEMORANDUM MULTIPLE.- al elegir esta opcin se muestra
una ventana en la cual se podr registrar los datos de algn
memorandum mltiple emitido, con sus datos como numeracin,
destinatarios, fecha, Asunto.

3.1.3. Agendas: Cuenta con las opciones para bsqueda de nmero

telefnico, nombres completos, DNI, Direccin y algn otro dato
relevante y necesario, para lo cual el sistema puede mostrar los datos
de sus clientes, proveedores, trabajadores, aliados estratgicos y/o
terceros que se encuentren registrados en el sistema.

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 BUSCAR POR: NOMBRE V RELACION: TODOS V
TELEFONO EMPLEADO
CLIENTE
BUSCAR: Juan Go PROVEEDOR

NOMBRE TELEFONO1 TELEFONO2. TELEFONO3 TIPO ENTIDAD CARGO DIRECCION

Juan Perez 45641564 456466 465456 PROVEEDOR
Juan Ascue 415465 42525 456415 CLIENTE

Editar Datos Ver Detalles Cancelar

3.1.4. Compromisos Peridicos

Esta opcin nos permite tener controlado los pagos y compromisos que
se debe realizar peridicamente para el buen funcionamiento de la
empresa como son: pagos por servicios de agua, fluido elctrico,
internet, alquileres, etc.

REGISTRO DE PAGOS PERIODICOS

IdPago Proveedor Servicio Contratado Period/Pago Programacion de Pago Comentario Agregar
1 Hidrandina Electricidad Mensual Los dias 14 de Cada Mes Local Parque Fap
Cancelar

HISTORIAL DE PAGOS
IdHistorial Monto Fecha Responsable

50
3.1.5. Eventos: Con esta opcin podemos crear algn evento como alguna
reunin, ordinaria o extraordinaria, y convocar a los miembros que
tenemos en la agenda.
CREAR EVENTO REGISTRAR ASISTENCIA CONCLUSIONES

Evento N 015 - 2015 .

Titulo: REUNION

Descripcin:

Agenda: +

Convocante: .

Fecha: ..

Hora:

Lugar:

Observacion:

Convocados: +

Enviar Conv.

Crear Cancelar

3.1.6. Centro de llamadas: Con esta opcin tendremos los datos a la mano
para identificar a la llamada entrante y ver el historial de trmites que
tenga para dar informacin al instante con datos sobre sus trmites. (no
se implement por no ser necesario)

3.1.7. Caja chica: Con esta opcin tendremos el registro de los gastos con el
fondo de caja chica que se maneja, estos gastos son para
eventualidades presentadas. (No se implement por no ser necesario)

51
3.1.8. Notificaciones: Con esta opcin podremos enviar notificaciones a los
diversos grupos de trabajadores mediante su respectivo modulo. (No se
implement por no contar con las computadoras en Red)

Inicialmente a la instalacin del software los datos vienen vacos y el sistema

no puede interactuar eficientemente, por lo que nuestra tarea es con un criterio
profesional implementar y organizar los datos de la I.E. 86064 Coronel Pedro
Pablo Palacios de Pira para ser digitados correctamente al software
SECRETARIA SOFT.

52
 CAPITULO IV

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

4.1. CONCLUSIONES

* A nivel de diagnstico, se encontr que en la Institucin

Educativa N 86064 Pedro pablo Palacios de Pira-Huaraz,
un archivo completamente desorganizado y de tipo manual, es
decir que no aplicaban tecnologa nueva para organizar y
sistematizar mejor la documentacin.

* Existi la imperante necesidad primero de organizar todo el

archivo por categoras de documentos en relacin al tiempo,
antes de ingresar al programa. Con tal efecto se tuvo que
organizar las carpetas para sistematizar el archivo y pasar a la
mquina ya con informacin sistematizad y organizada.

* Se instal el software SECRETARIA SOFT, con las siguientes

caractersticas de atencin al pblico: el inicio de todo tipo de
documentos para su trmite, su seguimiento y situacin final.
Tambin se consigna la reserva de citas, la emisin de
diferentes documentos de la I.E., organizacin de las agendas
y compromisos, la programacin de los eventos, sistematizacin
del centro de llamadas telefnicas y registro de notificaciones.

* Tambin otorgando la sostenibilidad al proyecto se ense al

personal a cargo los procedimientos a utilizar para la continua
alimentacin organizada de los datos al software SECRETARIA
SOFT.

53
4.2. RECOMENDACIONES

* El director debe disponer que algunos documentos de menor

inters y de aos anteriores que por diversos motivos en funcin
al tiempo que no fueron ingresados, sean registrados y tener
el archivo total en la computadora bajo el al software Secretaria
Soft.

* El personal de secretaria debe utilizar permanentemente el

software Secretaria Soft, explorando algunas funciones que
muy bien tambin se pueden utilizar no solamente para el
archivo documentaria de la institucin educativa, sino acopiar
informacin del diagnstico y realidad comunal para disponer
de informacin necesaria para efectos de planificacin e
implementacin de proyectos.

* Se debe tener en cuenta que el software Secretaria Soft, como

todo programa informtico requiere tener disponible una
computadora o laptop en las mejores condiciones y capacidad
de resolucin, por lo que debe dar mantenimiento permanente
al equipo, as como actualizar la versin del software Secretaria
Soft para optimizar sus beneficios en bien de la gestin
administrativa de la institucin educativa.

54
 BIBLIOGRAFA

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Zorrilla, A. (2005). Introduccin a la metodologa de la investigacin.

Mxico,: Aguilar Len y Cal, Editores.

57
ANEXOS

58
ANEXO 1. RESOLUCION DE APROBACION DEL PROYECTO

59
ANEXO 2. CERTIFICADO DE CONCLUCION DEL PROYECTO

60
61
ANEXO 2: DATOS GENERALES DEL PROYECTO

1.1. TITULO

IMPLEMENTACION Y ORGANIZACIN DEL ARCHIVO GENERAL

DE LA I.E. CORONOL PEDRO PABLO PALACIOS N 8604 CON EL
SOFTWARE SECRETARIA SOFT EN EL DISTRITO DE PIRA -
HUARAZ

1.2. PALABRAS CLAVE

Tema : Organizacin
Especialidad : Secretariado
Objetivo : Implementar
Mtodo : Cientfico.

1.3. PERSONAL INVESTIGADOR:

FLORES PACPAC, LUZ AMERICA

AGUIRRE LEIVA, LILIANA SILVIA

1.4. UNIDAD ACADEMICA A LA QUE PERTENECE EL

PROYECTO

Instituto Superior Pedaggico Pblico de Huaraz.

Especialidad de Secretariado.

1.5. ORGANO O INSTITUCION RESPONSABLE DEL PROYECTO

1) I.E. N 86064 CORONEL PEDRO PABLO PALACIOS

DE PIRA
2) INSTITUTO SUPERIOR PEDAGOGICO PUBLICO DE
HUARAZ

62
1.6. BENEFICIARIOS

DIRECTOS

I.E. 86064 CORONEL PEDRO PABLO PALACIOS DE PIRA

INDIRECTOS

Usuarios de la I.E. 86064 CORONEL PEDRO PABLO

PALACIOS DE PIRA como son:
a. Padres de familia.
b. Profesores y personal administrativo.
c. Alumnado

63
1.7. UBICACIN DEL PROYECTO
DEPARTAMENTO : ANCASH
PROVINCIA : HUARAZ
DISTRITO : PIRA

64
 II. DESCRIPCION DEL PROYECTO

ANTECEDENTES DEL PROYECTO:

Con Resolucin Directoral I.S.E.P. Hz N 399 se aprob el proyecto

IMPLEMENTACION Y ORGANIZACIN DEL ARCHIVO GENERAL DE LA
I.E. CORONOL PEDRO PABLO PALACIOS N 8604 CON EL SOFTWARE
SECRETARIA SOFT EN EL DISTRITO DE PIRA - HUARAZ

OBJETIVOS DEL PROYECTO:

2.1. Objetivo General

Implementar y Organizar el archivo general de la I.E. 86064
CORONEL PEDRO PABLO PALACIOS DE PIRA para ser
ingresados al software SECRETARIA SOFT.

2.2. Objetivos Especficos

Ordenar los documentos de la I.E. 86064 CORONEL PEDRO
PABLO PALACIOS DE PIRA.
Identificar los datos de las entidades que interactan con la I.E.
86064 CORONEL PEDRO PABLO PALACIOS DE PIRA.
Clasificar los datos de las entidades que interactan con la I.E.
86064 CORONEL PEDRO PABLO PALACIOS DE PIRA.
Ingresar los datos clasificados de la I.E. 86064 CORONEL PEDRO
PABLO PALACIOS DE PIRA
Ensear al personal a cargo los procedimientos a utilizar para la
continua alimentacin organizada de datos al software
SECRETARIA SOFT.

RESEA HISTORICA DE LA I.E:

La Institucin Educativa N 86064 PEDRO PABLO PALACIOS de Pira, se

ubica al oeste de la provincia de Huaraz, Regin Ancash en la cordillera
negra, a 57 kilmetros de distancia en plena carretera Huaraz Yupash
Pira- Pampas Grande, en una altitud de 3600 msnm. En sus inicios se crea

65
Como Escuela Elemental de Educacin Primaria N 3376, aproximadamente
en el ao 1942. Luego se ampli con la denominacin de Escuela Primaria
de Varones N 340 Crnl. Pedro Pablo Palacios con R.M. N 2858 del 06-
06 1964, siendo su primer director el profesor Napolen Henos troza, as
mismo se cre la Escuela de Mujeres N 356, despus del Sismo de 31
de Mayo de 1970. Ambas escuelas se fusionaron en C.E. N 86064, Segn
R.M. N 1116- 31 Marzo 1971, amplindose los servicios educativos de
Educacin Secundaria de menores por gestin de una comisin pro
creacin del colegio mixto, logrndose con la R.Z. N 0714 del 26 de Mayo
de 1978 como C.E.B N I-II-III N 86064 auto sostenido por los padres de
familia del 1 al 5 grado de Educacin Secundaria, luego se la fusiona en
Escuela Primaria y Secundaria de menores en merito a la R.Z. N 0315 del
03 de Mayo de 1983, con presupuesto estatal con su director Fidel Tefilo
La Rosa Snchez, quien posteriormente gestion su nombre original
CORONEL PEDRO PABLO PALACIOS de Pira, formalizando con la R.D.D.
N 0493, de Octubre de 1986; a la fecha cuenta con 73 aos en educacin
primaria y 37 aos en secundaria, que arrojan 32 promociones de los cuales
muchos de ellos han sobresalido profesionalmente en el mbito nacional.
Los terrenos se encuentran debidamente saneados en el registro pblico con
N 00019755 (ficha) y ttulo N 23093 inscritos en el marges de bienes del
Ministerio de Educacin. Los cuales fueron donados por la comunidad
campesina de Pira y personas notables. Su rea total es de 35,848.26 m2,
valorizado en S/. 306, 907.47 nuevos soles, de los cuales su rea construida
es de 1445.50 m.
Actualmente tiene 8 secciones en Educacin Primaria y 7 en secundaria,
haciendo un total de 233 alumnos. Cuenta con 21 Profesores, 01 auxiliar de
Educacin, 04 administrativos y su Director titular el Lic. Yulffo Robles Lpez.

Cuenta con AIP, Laboratorio y Biblioteca Escolar, lo que hace posible brindar
una Educacin acorde al avance cientfico y tecnolgico.

Como Institucin Educativa ha logrado muchos xitos en diferentes eventos

de carcter educativo, cultural, deportivo y cvico patritico. Sus estudiantes,

66
maestros, personal administrativo y padres de familia hacen de esta
comunidad educativa un lugar donde se cultivan y practican los valores,
identificndose con las tradiciones y costumbres de Pira y el Per. El anhelo
principal es la construccin de un Complejo educativo.

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ANEXO 3 : PANEL FOTOGRFICO

Foto 01.- Archivos fsicos organizados en files y estantes de madera.

Foto 02.- Integrantes del grupo con el Director de la I.E.

68
Foto 03.- Instalacin del Software Secretaria Soft en la PC de la Direccin.

Foto 04.- Organizacin fsica de los archivos.

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5.2. PRINCIPALES DOCUMENTOS DE LA I.E.

70
71
72
73
74
75