ISOMANIA ®
Publicación de circulación privada para directores de aseguramiento de la calidad de las
empresas clientes y alumnos de los diplomados de ISO9001 realizado por la empresa HERNÁN
JIMÉNEZ & ASOCIADOS. Valor de la revista $10.000.oo.
Cra. 12 #169-50 Interior 193 BOGOTÁ – COLOMBIA. Telefax (0571)6733327 – 313-3210580.
Correo: hernan.jimenez.barrero@gmail.com
PUBLICACIÓN NUMERO 25 del año 2010 publicada el siempre, estas actividades deben de
día 28 de Junio.
estar documentadas dentro del proceso
CONTENIDO comercial de la empresa, es decir el
Gestión de contratistas área que maneja los suministros y las
ISO9001: Mapa de procesos adquisiciones.
TÉCNICAS DE AUDITORIA:
Auditoria de contratistas
EDITORIAL: Outsourcing
GESTIÓN DE CONTRATISTAS
LIQUIDACIÓN
Durante esta fase la empresa termina
de prestar el servicio contratado y se
En contratos complejos es posible evalúan las lecciones aprendidas.
nombrar un interventor administrativo Normalmente el registro lo diligencia el
que se encarga de asegurar el auxiliar de compras como responsable
cumplimiento legal, pagos, aportes del proceso de contratación, con la
parafiscales y un interventor técnico información recibida por el usuario del
que asegura la calidad de las contrato y que hemos denominado
actividades desarrolladas por el “administrador de contrato”.
contratista.
En algunos contratos se exige un plan La evaluación contempla varios tópicos,
maestro de trabajo y un plan de trabajo desde el cumplimiento legal, de medio
detallado semanal que debe culminar la ambiente, calidad, seguridad industrial
semana con la actualización del plan y salud ocupacional. La meta es cerrar
maestro de trabajo con el objeto de los pendientes, asegurar que el
poder garantizar que se cumpla en personal contratado por la empresa
contrato en su totalidad, al mismo contratista no vaya a ser demandada y
tiempo que la entidad pueda adaptarse con ello lleguen a la empresa
a los cambios semanales requeridos. contratante, demandas solidarias en los
Una buena práctica de control del siguientes años por los empleados del
contratista consiste en exigir una charla contratista, los vecinos o los
como mínimo de seguridad semanal en subcontratistas. Para lograr este
la cual se explican los riesgos y la objetivo, debe de trabajar de la mano el
manera de prevenirlos. “administrador del contrato” en
conjunto con el auxiliar de compras
Documentos para esta fase: siguiendo un protocolo que garantiza el
- Procedimiento de contratación y cumplimiento legal del contratista y la
verificación de producto liquidación de pendientes detectados
comprado durante la fase de operación, al mismo
- Contrato proforma tiempo que se cuenta con el tiempo
- Formato de Acta de inicio y necesario para diligenciar la evaluación
reconocimiento de firmas. del contratista.
- Programa de Salud Ocupacional
- Plan de manejo ambiental. Antes de liquidar el monto final y
- Acta de recibo de instalaciones realizar los pagos finales al contratista,
(solamente cuando la empresa es necesario asegurar que no quede
suministre instalaciones, pendiente de ejecución ningún pasivo
ambiental, que al personal se le
HERNÁN JIMÉNEZ & ASOCIADOS Página 5
practique el examen de retiro y si se ambiental exigidos en el
estaban llevando a cabo programas de contrato.
manejo ambiental, se salud ocupacional - Hoja de vida de equipos,
o de seguridad industrial, no quede instalaciones, infraestructura y
ningún pendiente que pueda causar vehículos suministrados por el
demandas solidarias a la empresa contratante y que deben ser
contratante. devueltos. Acta de recibo a
conformidad.
- Pólizas vigentes de pagos de
salarios y prestaciones sociales
en manos del director de
compras o de la persona
responsable en el futuro de
atender ese tipo de posibles
demandas.
BIBLIOGRAFÍA
http://portal.arpel.org/docs/oricominc/espanol/guide3_1
-1.htm
http://sidoe1.ecopetrol.com.co/MotroV2/consulta?accio
n=verDocs&id=77612
Cuando la empresa contratista es http://www.quiminet.com/pr4/Control%2By%2Bmonitor
grande, sus programas seguirán eo%2Bde%2Bsub-
contratistas%2By%2Bproveedores.htm#t_prov
funcionando en otras empresas con las http://www.emagister.cl/tecnicas-exitosas-licitacion-
cuales tengan contratos y a la empresa seleccion-del-mejor-contratista-cursos-2585324.htm
contratante solo le interesa que no http://www.scc-
sekretariat.de/faq/SCCFlyerEnglisch.pdf
queden pendientes que puedan servir a http://www.stanford.edu/dept/EHS/prod/training/checkli
los antiguos trabajadores como pretexto st/gencheck.pdf
OBSERVACIONES
administrador de contrato al
PREGUNTA
cumplimiento de los requisitos
NUMERAL
pactados, incluyendo SISO.
NCF
NOTAS DE CAMPO
OBSERVACIONES
un contratista?
PREGUNTA
NUMERAL
¿Cómo determina
NCF
la comunicación
necesaria entre el
contratista y la
empresa
contratante?
¿Se cuenta con ¿Cómo determina
metodología de las necesidades de
manejo del comunicación
cambio? entre el
¿Cuál es la contratista y las
metodología partes
empleada para la interesadas?
gestión del riesgo? ¿Cómo define qué
¿Cómo determina indicadores debe
los riesgos de las reportar el
actividades a contratista?
contratar? ¿Cómo define el
¿Cómo identifica tratamiento de las
los requisitos acciones
ambientales que correctivas por
debe de cumplir parte del
un contratista contratista?
como parte de sus ¿Cómo define el
labores tratamiento de las
operativas? preventivas
¿Cómo determina correctivas por
los requisitos parte del
legales que deberá contratista?
cumplir un ¿Lleva a cabo
contratista? algún control
¿Cuales con las sobre las
competencias del revisiones por la
director de dirección
servicio o director realizadas por el
de proyecto? contratista?
¿Cómo determina
las competencias
del personal que
debe suministrar
HERNÁN JIMÉNEZ & ASOCIADOS Página 10
FASE OPERACIONAL NOTAS DE CAMPO
Mientras el servicio se presta,
normalmente el administrador del
OBSERVACIONES
contrato es el responsable de asegurar
PREGUNTA
que se cumplan todos los requisitos
NUM
NCF
del contrato, incluyendo los SISO.
Normalmente está entrenado como
administrador de contratos mediante
un curso de 40 horas, el cual incluye
el aprender a evaluar riesgos, manejo
objetivos claros y
de consignas de seguridad industrial conocidos por todo
para trabajo rutinario y administración el personal de medio
del esquema de permisos de trabajo ambiente?
para labores no rutinarias. Cuando el ¿Exige programa de
administrador de contratos no está salud ocupacional al
entrenado en esta labor, solicita apoyo contratista?
al área de HSE para que suministre un ¿Exige plan de
inspector que haga control aleatorio calidad al
sobre las actividades diarias, basados contratista?
¿Cómo determina el
en el panorama de riesgo o en los
control operacional
permisos de trabajo en ejecución en el
de un contratista?
momento de la inspección. El reporte Entreviste a por lo
es entregado por HSE al administrador menos el 8% del
de contrato que es la autoridad que personal del
debe de reportar cualquier anomalía o contratista aplicando
aplicar sanciones al contratista por no las preguntas
cumplimiento de los términos o señaladas al final de
requisitos de SISO establecidos en el este documento (2)
momento de adjudicación del ¿Cómo determina el
manejo y
contrato.
participación de
emergencias que
NOTAS DE CAMPO debe atender un
contratista?
¿Cómo se entera y
OBSERVACIONES
cabo frente a un
producto no
NUM
NCF
conforme?
¿Cómo se entera y
qué acciones lleve a
cabo frente a un
¿Existe una política servicio no
de SISO visible? ¿Es conforme?
conocida por todo el ¿Cómo se entera y
personal? qué acciones lleve a
¿Cuenta con una cabo frente a una
política de manejo emergencia
del medio ambiente? ambiental?
¿Cuenta con ¿Cómo e entera y
objetivos claros y qué acciones lleve a
conocidos por todo cabo frente a un
el personal de SISO? incidente del
¿Cuenta con personal de un
contratista?
HERNÁN JIMÉNEZ & ASOCIADOS Página 11
liquida y antes de pagarlo se asegura
NOTAS DE CAMPO
que no quede ningún pasivo
ambiental, de salud ocupacional o de
OBSERVACIONES
seguridad industrial en el cual se
PREGUNTA
pueda ver comprometida en forma
NUM
NCF
NOTAS DE CAMPO
OBSERVACIONES
a cabo en la
PREGUNTA
investigación de
NUM
NCF
incidentes?
¿Cuál es la autoridad
para aplicar
sanciones al
contratista?
Notas: Las políticas pueden ser ¿Cuál es el estado
integrales, al igual de que los objetivos del del programa de
sistema de gerencia. salud ocupacional?
¿Qué investigaciones
(2) Entrevista al 8 % de los de incidentes están
empleados del contratista: en curso o
pendientes?
1. Conoce la política de su empresa y los ¿Cuál es la
principales peligros de su oficio. contabilidad de
estado ambiental?
2. Ha recibido entrenamiento en el manejo de
¿La liquidación de
productos químicos y de los equipos de riesgo.
los trabajadores del
3. ¿Sabe cómo conservar su capacidad auditiva? contratista es legal?
¿Los pagos de ley se
4. ¿Cómo debe actuar en caso de cortaduras y
realizaron
de infecciones?
oportunamente
5. ¿Qué riesgos eléctricos existen? ¿Dónde están hasta el día de
los tacos? cancelación del
contrato?
6. ¿Existe un plan de emergencia? ¿Dónde está
¿Se realizaron los
el punto de reunión?
exámenes de salud
7. ¿Cómo actuar en caso de un accidente de un de retiro o de
compañero? finalización del
contrato?
8. ¿Debe seguir algunas normas de ergonomía? Observaciones:
9. ¿Ha recibido información sobre algún tipo de
ejercicio de pausas activas que debe llevar a Notas:
cabo?
10. ¿Cuáles son las reglas de seguridad de las BIBLIOGRAFÍA
http://www.ingeconcreto.com/supervision.htm
herramientas que usa?
http://kidshealth.org/parent/firstaid_safe/home/househ
11. ¿Las señales en la pared para que sirven’ ¿Qué old_checklist_kitchen.html
indican? http://www.collierprepares.org/CollierPrepares/www.co
llierprepares.org_files/4550%20water%20checklistEng
12. ¿Qué riesgos existe en esta área? SP.pdf
http://www.safetyseal.net/what_is_vsc.asp
FASE LIQUIDACIÓN
Durante esta fase se termina el
contrato, la empresa contratista lo
HERNÁN JIMÉNEZ & ASOCIADOS Página 12
o al director por parte de la empresa contratista,
se vuelve a diligenciar el reconocimiento de
EDITORIAL firmas en la sección final de acta y se colocan
todos los datos, sobretodo la fecha del cambio,
pues a partir de ese momento cambia la
delegación por parte de representante legal.
HERNAN JIMENEZ BARRERO Toda la información sobre el manejo de los
Gerente General contratos en sus diversas fases, los formatos a
emplear y la localización de toda la información
El outsourcing es una modalidad de contrato que en el disco duro del computador servidor debe
facilita la operación de la empresa mediante la de estar documentada, preferiblemente en un
contratación de otras entidades que pueden manual del interventor o manual del
desarrollar eficientemente y a muy bajo costo un administrador de contratos. Es un documento
servicio en sus instalaciones. corto y muy claro, que las personas pueden
Se realiza n contrato entre las dos entidades por emplear consultar en la red de computadores de
días, semanas, meses o años según sea más la entidad en formato PDF y disponible en la
conveniente y la empresa que contrata nombra Intranet.
un “interventor” o “administrador de contrato”
que es un funcionario de su nomina, HERNÁN JIMÉNEZ BARRERO
debidamente delegado por el representante legal GERENTE GENERAL Y CONSULTOR
HJ & ASOCIADOS
para realizar esa labor, pues los contratos los
firman los dos presentantes legales de la
empresa contratante y contratista. Pero la Bibliografía
empresa que recibe el servicio debe de nombrar http://herjim.wordpress.com/2010/02/26/gerencia-
integral/
oficialmente y con delegación directamente del
gerente, a un responsable de velar por sus
intereses que es el denominado “administrador
de contrato”.
La empresa contratista nombra a un director de
proyecto que es el responsable y delegado por el
representante legal para ejecutar el contrato en
las instalaciones del cliente. No es necesario que
este el director de proyecto todo el tiempo en las
instalaciones del cliente, para contratos de
cuantías menores, pero para contratos críticos y
con cuantías que superan el millón de dólares al
mes es deseable que se cuente con un director
de tiempo completo.
Legamente, en la primera acta queda esta
delegación de “administrador de contrato”
realizada por la empresa contratante y descrita
en el acta de inicio, con nombres, cargo celular,
cedula de ese designado para administrar el
contrato y por el otro lado, el director de
proyecto suministrado por el contratista con sus
datos.
Las firmas presentadas en esa acta sirven como
“reconocimiento legal de firmas”, es decir que
sirven como modelo para después poder
comparar otros documentos posteriores como
“originales” y “aprobados”. Esta figura es
importante para entregas parciales, sanciones,
liquidaciones parciales, pagos de anticipos,
liquidaciones y demás momentos críticos
definidos en el cronograma del servicio que se
debe prestar.
Si durante la ejecución del proyecto se hace
necesario cambiar al “administrador de contrato”
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Nota: Puede solicitar sin ningún compromiso cotizaciones en el correo electrónico relacionado:
hernan.jimenez.barrero@gmail.com o sandra.piedad.nieves@gmail.com
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