LAPORAN ON THE JOB TRAINING (OJT) di BAGIAN ADMINISTRASI JURUSAN

SOSIOLOGI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK (FISIP)

UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG
(23 Februari 6 November 2015)

Diajukan sebagai Hasil Laporan On the Job Training (OJT)

Bidang Keahlian Sekretaris

OLEH :
DIDA DELANI PUTRI
133140507111002

BIDANG KEAHLIAN SEKRETARIS

PROGRAM PENDIDIKAN VOKASI
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
MALANG
2015
 1. LATAR BELAKANG ON THE JOB TRAINING (OJT)

Di dalam dunia kerja kita selalu mendengar istilah pelatihan kerja (training). Pelatihan

kerja banyak digunakan perusahaan untuk meningkatkan Sumber Daya Manusia (SDM)-nya.

Memiliki karyawan yang berpotensi tidak menjamin bahwa karyawan tersebut dapat berhasil

melakukan pekerjaannya. Karyawan harus mengetahui dan memahami serta menguasai

tugasnya dengan baik sesuai dengan keinginan perusahaan sehingga tujuan perusahaan

tercapai. Guna meningkatkan potensi kerja karyawan maka perusahaan memerlukan suatu

pelatihan kerja bagi karyawannya.

Pelatihan kerja yang biasa dikenal dengan pelatihan menurut PP 31 Tahun 2006

tentang Sistem Pelatihan kerja Nasional adalah keseluruhan kegiatan untuk memberi,

memperoleh, meningkatkan serta mengembangkan kompetensi kerja, produktivitas, disiplin,

sikap, dan etos kerja pada tingkat keterampilan dan keahlian tertentu sesuai dengan jenjang

dan kualifikasi jabatan atau pekerjaan. Bermacam-macam metode pelatihan yang dapat

digunakan oleh perusahaan. Salah satu metode yang paling popular sejak lama adalah

metode On the Job Training (OJT).

Dengan dilaksanakan On The Job Training bagi mahasiswa Program Pendidikan

Vokasi ini diharapkan para mahasiswa memiliki sikap kerja yang positif menuju prestasi serta

memiliki gambaran atau pengetahuan dan jenis pelatihan kerja pada setiap perusahaan yang

akan dijalankan selama melaksanakan kegiatan On The Job Training yang nanti pada

akhirnya mahasiswa itu sendiri dapat menyesuaikan diri dengan lingkungan kerja, rekan kerja

dan pekerjaan yang di tekuninya.

 Dalam kegiatan OJT di Program Vokasi ini kami sebagai mahasiswa telah

melaksanakan pelatihan OJT selama 8 bulan atau 2 semester, saya sendiri melaksanakan OJT

di Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik. Dalam Pelaksanaan OJT saya yang berstatus sebagai

mahasiswa bertindak sebagai pelaksana yang tentunya mempersiapkan diri dari segi

pengetahuan yang saya punya, mengembangkan keterampilan, mengadaptasikan diri ke

individu-individu dan lingkungan kerja serta dapat melakukan evaluasi.

1.1 TUJUAN ON THE JOB TRAINING (OJT)

1. Tujuan Umum
a. Mengembangkan keterampilan dan keahlian mahasiswa dalam melaksanakan

pekerjaan sesuai dengan bidang keahliannya.

b. Memperoleh pengalaman kerja secara singkat serta pengaplikasian ilmu yang didapat

pada saat berada di jenjang akademik.

c. Dapat membandingkan antara teori dan partikum yang didapat pada jenjang akademik

dan pada saat dilapangan.

d. Membekali mahasiswa dengan kerangka pemikiran dan pemahaman mengenai

hubungan teori dan penerapan sehingga dapat membantu mahasiswa saat terjun di

masyarakat.
2. Tujuan Khusus
a. Mengetahui tentang proses, teknik dan mekanisme seorang Admin Jurusan di

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik (FISIP) Universitas Brawijaya Malang dalam

melaksanakan kegiatan Administrasi di Jurusan.

b. Mengamati, terlibat dan memahami secara langsung proses, teknik dan mekanisme

kegiatan yang dilakukan oleh Admin Jurusan Sosiologi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu

Politik (FISIP) Universitas Brawijaya Malang.

1.2 MANFAAT ON THE JOB TRAINING

1. Bagi Mahasiswa
 a. Dapat memperoleh gambaran dunia kerja yang nantinya berguna bagi mahasiswa

yang bersangkutan apabila telah menyelesaikan perkuliahan sehingga dapat

menyesuaikan diri dengan dunia kerja.

b. Dapat mengaplikasikan ilmu dan keterampilan yang telah diperoleh pada masa kuliah,

menambah wawasan dan pengalaman.

c. Dapat mengetahui perbandingan anatara teori dan ilmu yang diperoleh selama

perkuliahan dengan praktik dilapangan.

d. Meningkatkan kedisiplinan dan tanggung jawab dalam kerja.
1.3 GAMBARAN UMUM FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK (FISIP)

UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG

A. Sejarah Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik (FISIP) Universitas Brawijaya Malang

Program Ilmu Sosial Universitas Brawijaya Malang didirikan pada tanggal 13 November

2003 dengan SK Dirjen Dikti Depdiknas Nomor 3545D/T/2003 prihal ijin penyelenggaraan

program-program Studi baru pada Universitas Brawijaya jenjang Program Sarjana (S1)

Program Studi Sosiologi dan Program Studi Ilmu Komunikasi. Selanjutnya Profram Ilmu

Sosial dibentuk dibentuk pada tanggal 3 Februari 2004 melalui SK Rektor Nomor:

002A/SK/2004 sebagai wadah kedua program studi tersebut dan sebagai embrio berdirinya

Fakultas Ilmu Sosial di Universitas Brawijaya, kemudian kedua program studi tersebut

memperoleh ijin perpanjangan tertanggal 30 Agustus 2006 berdasarkan SK Dikti No.

3227/D/T/2006 untuk Program Studi Sosiologi sedangkan Program studi Ilmu Komunikasi

berdasarkan SK Dikti No. 3228/D/T/2006 tertanggal 30 Agustus 2006.

Dalam perkembanagan, melalui SK Dikti No. 1504/D/I/2007 tertanggal 22 Juni 2007

dan SK Dikti No. 1621/D/T/2007 tertanggal 6 Juli 2007. Program Studi Psikologi dan

Hubungan Internasional telah dibuka di Program Ilmu Sosial. Selama 4 tahun terakhir,

Program Ilmu Sosial telah berubah statusnya menjadi Fakultas Ilmu Sosial yang telah

ditetapkan dengan SK Dikti pada tanggal 29 Februari 2008 denga SK Nomor: 536/D/T/2008,

tentang usul pembukaan Fakultas Ilmu Sosial pada Universitas Brawijaya dan ditetapakan
dengan SK Rektor tertanggal 8 April 2008 nomor: 090/SK/2008 tentang pendirian Fakultas

Ilmu Sosial Universitas Brawijaya dengan 2 jurusan dan 4 program studi yaitu:

1. Jurusan Sosiologi:
A. Program Studi Sosiologi
2. Jurusan Ilmu Komunikasi:
B. Program Studi Ilmu Komunikasi,
C. Program Studi Ilmu Psikologi,
D. Program Studi Hubungan Internasional.

Dengan memandang kebutuhan stakeholder dan kebutuhan masyarakat, maka pada

tanggal 6 Februari 2006 dengan SK Dikti Nomor: 141/D/T2009 Fakultas Ilmu Sosial telah

membuka program baru yaitu Program Studi Ilmu Politik. Telah lengkapnya program studi

yang ada di Fakultas Ilmu Sosial ini, maka pada tanggal 8 April 2009 telah ditetapkan hari

bersejarah bagi Fakultas Ilmu Sosial Universitas Brawijaya dikarenakan pada tanggal tersebut

FIS telah berubah namanya menjadi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik yang telah

ditetapkan dengan SK Rektor No. 102/SK/2009 tertanggal 8 April 2009.

1.4 VISI DAN MISI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK (FISIP)

UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG

Visi

Menjadi Fakultas unggul berstandar internasional dan berjiwa entrepreneur di bidang

sosial dan politik yang mampu berperan aktif dalam pembangunan bangsa melalui proses

pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.

Misi

1. Mengembangkan pendidikan di bidang Sosiologi, Ilmu Komunikasi, Hubungan

Internasional, Psikologi, Ilmu Politik dan Ilmu Pemerintahan serta mengupayakan

pemanfaatannya dalam proses pembangunan nasional.

2. Mewujudkan keunggulan fakultas yang memiliki daya saing dan mutu di bidang Ilmu

Sosial dan Ilmu Politik berstandar Internasional.

3. Mengembangkan sistem perkuliahan yang adaptis dan sensitif terhadap

perkembangan teknologi dan Ilmu berbasis komitmen moral dan berjiwa entrepreneur.
4. Mewujudkan pelayanan prima pada stakeholders melalui pengembangan kegiatan

pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.

1.5 GAMBARAN UMUM TEMPAT OJT
A. Sejarah Program Studi Sosiologi

Program Studi Sosiologi merupakan embrio Jurusan Sosiologi di Universitas Brawijaya

Malang. Pendirian Program Studi Sosiologi bermula dari pengajuan proposal studi kelayakan

pendirian. Proposal studi kelayakan pendirian dirumuskan dengan berdasar pada Surat Tugas

Rektor Nomor 956/J10/AK/2002 tertanggal 22 April 2002. Perumusan proposal studi

kelayakan Program Studi Sosiologi ini dapat diselesaikan pada 31 Agustus 2002.

Proposal studi kelayakan yang telah disusun selanjutnya ditindaklanjuti dengan Surat

Rektor tentang pengajuan pendirian Program Studi Sosiologi. Pengajuan ini didasarkan pada

Surat Rektor No. 2459/J10/AK/2002 tertanggal 31 Agustus 2002 tentang pengiriman

proposal studi kelayakan ke Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi di Jakarta. Proposal ini

kemudian memperoleh balasan resmi dengan Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi. Surat

Keputusan tersebut memuat pernyataan bahwa usulan pendirian Program Studi Sosiologi di

Universitas Brawijaya layak untuk diselenggarakan. Kelayakan ini disahkan dengan Surat

Keputusan dengan Nomor 2/33/D2/2002 tertanggal 24 September 2002 tentang Pertimbangan

untuk Pembukaan Program Studi Sosiologi (S1).

 Penyelenggaraan Jurusan Sosiologi Universitas Brawijaya Malang dilaksanakan berdasar

pada keputusan DIKTI. Dalam memenuhi kebutuhan tersebut Ketua Program Ilmu Sosial

melalui SK No. 608/J10.1.16/KP/2007 pada tanggal 02 Agustus 2007 membentuk tim

penyusunan proposal perubahan Program Studi menjadi Jurusan dengan SK Ketua Program.

Proposal perubahan ini dikirim ke DIKTI dengan surat pengantar Rektor

No.0038/J10/AK/2008 tanggal 05 Januari 2008. Surat ini kemudian memperoleh balasan dari

Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi dengan surat No. 1713/D/T/2008 perihal Pembukaan

Status Prodi Sosiologi Menjadi Jurusan Sosiologi Universitas Brawijaya. Dalam surat

tertanggal 09 Juni 2008 tersebut menyatakan tidak berkeberatan dengan usulan Pembukaan

Jurusan Sosiologi Universitas Brawijaya. Selain itu dijelaskan pula mengenai keputusan

pembukaan Jurusan Sosiologi Universitas Brawijaya cukup dibuat oleh Rektor.

Perpanjangan Ijin Program Studi Sosiologi yang kedua dilakukan pada tahun 2010.

Perpanjangan ini dilakukan dengan nomor 2377/D/T/K-N/2010. Keputusan Rektor tersebut

memberikan ijin bagi Jurusan Sosiologi untuk perpanjangan ulang ijin penyelenggaraan

program studi sampai 30 Agustus 2014.

1.6 VISI DAN MISI PROGRAM STUDI SOSIOLOGI UNIVERSITAS BRAWIJAYA

MALANG

Visi Jurusan Sosiologi

Menjadi jurusan unggul yang berperan aktif bagi pengembangan masyarakat melalui

proses pendidikan, penelitian dan pengabdian serta menjadi pusat informasi ilmiah di

bidang sosiologi dengan berbasis kearifan sosial dan budaya.

Misi Jurusan Sosiologi

Dalam upaya mewujudkan Visi tersebut Jurusan Sosiologi FISIP-UB memiliki Misi

sebagai berikut:

1. Mewujudkan Jurusan sebagai pusat unggulan di bidang Sosiologi

Pembangunan, Lingkungan dan Media yang berstandar internasional Sebagai

suatu proses bagi upaya menuju world class university, sejalan dengan misi

Universitas Brawijaya maka Jurusan Sosiologi juga terus berupaya mampu

menggarahkan bagi pencapaian standar nasional dan secara bertahap menuju standar

internasional

2. Mewujudkan fungsi dan tata kelola jurusan dalam menghasilkan lulusan yang

kompeten, mandiri dan berdaya saing di bidang Sosiologi. Dalam proses tata

kelola dan fungsi organisasi jurusan, maka diarahkan untuk menghasilkan lulusan

yang kompeten, mandiri dan berdaya saing sehingga mampu berkompetisi di pasar

dan memiliki kemampuan pengembangan.

3. Mengoptimalkan sistem perkuliahan, penelitian dan pengabdian masyarakat

yang adaptif dan sensitif terhadap perkembangan ilmu dan teknologi berbasis

komitmen moral, spiritual dan berjiwa entrepreneur. Proses belajar mengajar

merupakan core business dari Jurusan Sosiologi, oleh karenanya dalam pelaksanaan

proses tersebut harus selalu mengikuti perkembangan kontemporer keilmuan

disamping secara aksiologis memberikan mamfaat sebesar-besarnya bagi

pembangunan masyarakat.

4. Mengembangkan kajian, publikasi ilmiah dan penerapannya di bidang sosiologi

dan lintas disiplin ilmu serta mengupayakan pemanfaaannya dalam proses

pembangunan nasional. Proses pengembangan institusi/kelembagaan di Jurusan

 Sosiologi diarahkan secara integratif agar proses pembelajaran melalui pendidikan,

penelitian dan penngabdian masyarakat selaras dan sinergi dalam upaya mendukung

tujuan pembangunan nasional.

5. Mewujudkan pusat layanan dokumentasi sosial sebagai sarana pengembangan

masyarakat berbasis kearifan social dan budaya (local wisdom).

6. Mengembangkan kemitraan strategis dengan stakeholders dalam pendidikan,

penelitian/riset dan pengabdian kepada masyarakat yang berkualitas dan

profesional.

1.7 TUGAS POKOK STAFF ADMINISTRASI JURUSAN

1. Membantu Pimpinan Jurusan dalam penyusunan rencana serta pelaksanaan kegiatan

yang terkait dengan administrasi akademik;

2. Melakukan pendokumentasian data akademik setiap mahasiswa;

3. Melakukan koordinasi dengan KaSubbag Akademik terkait dengan ketertiban

administrasi dalam proses belajar mengajar;

4. Menghimpun dan mengarsip soal-soal serta nilai ujian semester;

5. Mengajukan permohonan surat-surat keputusan (SK) terkait kegiatan akademik

(misal: SK mengajar, SK Dosen wali, dan sebagainya);

6. Menyiapkan form-form isian terkait dengan kegiatan dalam proses belajar mengajar;

7. Menjalankan segala kegiatan lain yang terkaitdengan administrasi akademik;

8. Menyampaikan laporan secara periodik kepada atasan langsung.

2. KEGIATAN SELAMA OJT
2.1 Waktu dan Tempat Pelaksanaan OJT
a. Pelaksanaan On The Job Training (OJT) Tahun 2015 dilaksanakan di bagian

Administrasi Jurusan Sosiologi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik (FISIP)
 Universitas Brawijaya Malang yang bertempat di Jalan Veteran Malang, 65145

Indonesia.

No Telp. (+62341) 551611; Fax: (+62341) 570038

Email: fisip@ub.ac.id

b. Sedangkan waktu pelaksanaan OJT dilaksanakan selama 8 bulan terhitung mulai 23

Februari sampai dengan 6 November 2015. Jam kerja peserta OJT disesuaikan dengan

jam kerja pada bagian Administrasi Jurusan Sosiologi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu

Politik (FISIP), yaitu 5 hari kerja dalam satu minggu, mulai dari hari Senin sampai

Jumat. Sedangkan Sabtu dan Minggu libur. Jam kerja untuk hari Senin sampai Kamis

dimulai pukul 08.00-16.00 WIB dengan waktu istirahat pukul 12.00-13.00 WIB,

sedangkan pada hari Jumat jam kerja dimulai pukul 08.00-16.30 dengan waktu

istirahat mulai pukul 11.00-13.00 WIB.

2.2 Kegiatan OJT di bagian Administrasi Jurusan Sosiologi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu

Politik (FISIP) Universitas Brawijaya Malang.

Di berbagai Fakultas tentunya terdapat Ruang Administrasi Jurusan yang

bertujuan untuk membantu berbagai kebutuhan mahasiswa, salah satunya di Fakultas

Ilmu Sosial dan Ilmu Politik (FISIP) Universitas Brawijaya Malang. Seperti tempat

dimana saya melaksanakan kegiatan OJT, yaitu Ruang Administrasi Jurusan Sosiologi

disana terdapat beberapa kegiatan yang betujuan untuk membantu mahasiswa didalam

perkuliahan. Ada beberapa kegiatan rutin yang setiap harinya pasti dilakuakan karena

kegiatan tersebut sudah menjadi tugas seorang admin jurusan dan ada juga yang

hanya kegiatan tambahan saja.

Kegiatan rutin yang dilakuakan adalah:
1. Melayani mahasiswa membuat surat ijin penelitian skripsi, penelitian mata kuliah,

surat ijin PKN/KKN, surat tugas untuk dosen penguji skripsi dan PKN/KKN dan

surat tugas untuk dosen pembimbing skripsi.

2. Melayani mahasiswa melengkapi berkas ujian skripsi dan PKN/KKN.
 3. Membuat berkas berita acara untuk ujian skripsi dan PKN/KKN.
4. Mengarsip surat masuk, surat tugas, dan berita acara ujian.
5. Mengantar surat-surat ke Pembantu Dekan I untuk di tanda tangani.

Kegiatan tambahan yang dilakukan adalah:

1. Menyiapkan konsumsi untuk ujian skripsi yang biasa dilakukan setiap minggu ke

3.
2. Menyiapkan konsumsi dan membuat daftar hadir rapat apabila diadakan rapat

jurusan.
3. Mengantar undangan ke ruang dosen.
4. Mengantar nilai ujian skripsi dan PKN/KKN pada bagian akademik.
5. Merekap hasil evaluasi kinerja dosen setiap pergantian semester.
6. Membuat dan menempel pengumuman untuk pengajuan dosen pembimbing

skripsi.

3. KESIMPULAN DAN SARAN

3.1 Kesimpulan

On The Job Training (OJT) adalah aktivitas akademik di luar kampus yang sudah

terancang dalam program pendidikan di Perguruan Tinggi yang mendapat bimbingan dari

dosen untuk melaksanakan kuliah keahlian pada suatu perusahaan atau instansi yang sesuai

dengan bidang keahlian untuk memperoleh pengetahuan dan ketrampilan yang dapat

diaplikasikan dalam dunia kerja.

Kegiatan tersebut diperlukan mahasiswa karena dapat melatih langsung mahasiswa untuk

terjun langsung di dunia kerja, dapat menyesuaikan diri dengan lingkungan, rekan dan

pekerjaan yang dilakukan selain itu juga dapat memperoleh ilmu baru mengenai kegiatan
administrasi jurusan disebuah fakultas serta memahami setiap proses kegiatan yang dilakukan

di instansi tersebut.

Kegiatan yang dilakukan selama melakukan On The Job Training (OJT) di Fakultas Ilmu

Sosial dan Ilmu Politik (FISIP) meliputi kegiatan surat-menyurat, pengarsipan, administrasi

perkantoran, praktik komputer, praktik kesekretariatan dan praktik komputer adapun kegiatan

tambahan yang di dapat meliputi menyajikan konsumsi untuk ujian, mengantar undangan dan

merekap hasil evaluasi kinerja dosen.

3.2 Saran

Dari hasil kegiatan On The Job Training (OJT) yang telah dilaksanakan di Fakultas

Ilmu Sosial dan Ilmu Politik (FISIP), penulis memberikan saran:

A. Bagi Vokasi:
1. Lebih mempersiapkan pelaksanaan OJT,
2. Lebih memperjelas prosedur pelaksanaan kegiatan OJT.
B. Bagi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik (FISIP):
1. Ada baiknya dilaksanakan rolling bagian untuk melaksanakan kegiatan OJT tidak

hanya di satu bagian saja,

2. Meningkatkan pelayanan terhadap mahasiswa atau mahasiswi magang.