Sistem informasi pembelian digunakan untuk melaksanakan pengadaan barang kebutuhan perusahaan.

Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian adalah prosedur permintaan pembelian,
prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok, prosedur order pembelian, prosedur
penerimaan barang, prosedur pencatatan utang dan prosedur distribusi pembelian.

Pada sistem pembelian umumnya diperlukan informasi-informasi sebagai berikut :

1. Jumlah barang yang harus dipesan.
2. Jumlah order pembelian yang diterbitkan setiap periode.
3. Barang yang diorder yang belum diterima barangnya.
4. Jumlah hutang yang akan jatuh tempo (0-30, 31-60, 61-90, lebih 90hari).
5. Informasi pembelian berdasarkan barang, supplier, maupun faktur atau urutan pembelian.
6. Informasi hutang berdasarkan supplier, maupun urutan pembayaran hutang.

Bukti-bukti yang umum ada dalam transaksi pembelian :

1. Permintaan pembelian
2. Purchase Order
3. Surat Jalan
4. Bukti Penerimaan Barang
5. Faktur Pembelian

Sebuah sistem informasi pada suatu perusahaan umumnya memiliki aktivitas-aktivitas sebagai berikut :
1. Permintaan pembelian dari bagian yang membutuhkan, misalnya bagian gudang.
2. Pemesanan barang ke suplier oleh bagian pembelian.
3. Penerimaan barang dan dokumen dari supplier.
4. Pencatatan barang masuk.
5. Pencatatan hutang jika pembelian dilakukan secara kredit.
6. Pembayaran hutang jika pembelian dilakukan secara kredit.

Berikut ini merupakan salah satu contoh penerapan sistem informasi pembelian kredit :
 Keterangan :
1. Bagian gudang membuat SPP (Surat Permintaan Pembelian) rangkap 2. Lembar 1 dikirim ke bagian
pembelian, lembar 2 disimpanoleh bagian gudang sebagai arsip.
2. Bagian pembelian menerima SPP lembar 1 dari bagian gudang. Berdasarkan SPP lembar 1, maka
bagian pembelian membuat SPPH (Surat Permintaann Penawaran Harga).
3. SPPH tersebut dikirim ke supplier, kemudian supplier membuat SPH (Surat Penawaran Harga). SPH
tersebut dikirim kebagian pembelian, berdasarkan SPH tersebut bagian pembelian membuat SDP (Surat Daftar
Pembelian) untuk kemudian dikirim ke pimpinan untuk mendapat persetujuan.
4. Jika pimpinan menyetujui SDP tersebut maka SDP yang telah disetujui dikirim kembali ke bagian
pembelian. Jika tidak disetujui maka akan kembali ke transaksi awal.
5. Berdasarkan SDP yang telah disetujui maka bagian pembelian membuat SOP (Surat Order Pembelian)
rangkap 4. Lembar 1 dikirim ke supplier, lembar 2 dikirim ke bagian keuangan, lembar 3 dikirim ke bagian
gudang dan lembar 4 disimpan sebagai arsip.
6. Supplier menerima SOP lembar 1 dari bagian pembelia. Kemudian supplier membuat faktur rangkap
2. Lembar 1 dikirim beserta barang pesanan ke bagian pembelian, lembar 2 disimpan sebagai arsip.
7. Bagian pembelian menerima faktur beserta barang pesanan dari supplier, kemudian faktur dan barang
dikirim ke bagian gudang.
8. Bagian gudang menerima barang dan mencatat barang masuk berdasarkan SOP lembar 3 dan
membuat LPB (Laporan Penerimaan Barang) rangkap 3. Lembar 1 dikirim ke bagian pembelian, lembar 2 dan
faktur dikirim ke bagian keuangan, lembar 3 disimpan sebagai arsip.
9. Bagian keuangan menerima SOP lembar 2, faktur serta LPB lembar 2 dari bagian gudang.
10. Berdasarkan SOP lembar 2, faktur dari bagian pembelian serta LPB lembar 2, bagian keuangan
membuat Laporan Pembelian Kredit (LPK) rangkap 2. Lembar 1 diserahkan ke pimpinan, lembar 2 disimpan
sebagai arsip.

Dengan adanya sistem informasi pembelian kredit dapat membantu pencatatan pembelian kredit berjalan lebih
efektif dan efisien. Serta membantu pengolahan datanya dapat akurat dan tepat waktu. Dengan sistem yang
baik diharapkan akan meningkatkan kinerja perusahaan dan juga produktivitas perusahaan dan karyawan.

Sumber :
Mulyadi 1997. Sistem Akuntansi Edisi 3. Bagian Penerbit Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN. Jogjakarta
Aktivitas utama perusahaan dagang adalah melakukan penjualan dan
pembelian produk baik secara tunai maupun kredit. Umumnya mereka tidak
melakukan perubahan bentuk produk.

Atas produk yang dijual oleh perusahaan tersebut maka akan dikenakan PPN.
Perusahaan akan membukukan pajak tersebut sebagai PPN Keluaran. Bila
diilustrasikan dalam sebuah gambar adalah seperti di bawah ini :

Proses Transaksi Jual Beli

Bila barang di toko dan gudang stoknya tinggal sedikit maka perusahaan akan
melakukan pembelian ke supplier.

Kapan perusahaan melakukan pembelian kembali produk yang akan dijual?

Untuk menjaga keberlangsungan usahanya, perusahaan memerlukan jumlah
tertentu yang harus selalu tersedia di gudang.

Batas minimum biasanya ditetapkan oleh perusahaan sendiri, misalnya 20% dari
jumlah persediaan yang seharusnya. Penetapan batas itu biasanya berdasarkan
pada pengalaman waktu-waktu sebelumnya.

Bila persediaan produk sudah mendekati atau menyentuh batas minimum, maka
perusahaan akan melakukan pembelian produk ke produsen. Prosedur dan siklus
pembelian bisa digambarkan sebagai berikut:

Proses Pembelian Barang

Ilustrasi dari gambar di atas adalah perusahaan akan mengisi kembali produk-
produk di gudang dengan melakukan pembelian ke suplier, prinsipal atau
produsen.

Saat melakukan pembelian, ada PPN atas produk yang dibeli tersebut. Dan
perusahaan akan mencatatnya sebagai PPN masukan.
Dengan menerapkan sistem pembelian kredit yang baik maka perusahaan akan
memiliki data-data yang valid mengenai pembelian, yaitu informasi mengenai asal
produk, produk mana yang persediaannya kurang, faktur pembelian yang sudah
jatuh tempo, analisis hutang piutang, dan penjadwalan pembayaran.

Sehingga masalah seperti persediaan yang menumpuk, masalah penjadwalan

pembayaran hutang dan giro yang dibayarkan, karena kurangnya informasi dapat
dihindari.

Bagian yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian kredit adalah :

1. Pembelian
2. Penerimaan

3. Gudang

4. Akuntansi

Yuk kita bahas prosedur apa saja yang dilakukan di tiap bagian

Bagian #1. Pembelian

Bagian pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi

mengenai supplier dan harga produk, menentukan supplier, dan mengeluarkan
order pembelian kepada supplier yang dipilih.

Prosedur yang dilakukan di bagian pembelian pada sistem pembelian kredit adalah
sebagai berikut :

1. Menerima surat permintaan pembelian barang dari bagian gudang.

2. Membuat surat order pembelian ( SOP ) untuk supplier, contoh surat order
pembelian bisa dilihat di paragraf berikutnya.

3. Mendistribusikan surat order pembelian untuk supplier, bagian gudang,

akuntansi, dan bagian penerimaan.

4. Mengisi surat jalan dan mengirimkan ke bagian penerimaan.

5. Menerima faktur penjualan dari supplier melalui bagian penerimaan.

 6. Memeriksa faktur penjualan dari supplier untuk memastikan sudah sesuai
dengan surat order pembelian.

7. Menerima laporan penerima barang dari bagian gudang.

8. Mengirimkan faktur penjualan dan laporan penerimaan barang ke bagian

akuntansi.

Bagan alir atau contoh flowchart pembelian kredit yang menjelaskan prosedur di
bagian pembelian atau logistik adalah sebagai berikut :

flowchart sistem pembelian kredit pada perusahaan distribusi minuman ringan.

Bagian #2. Penerimaan

Bagian penerimaan bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap

jenis, mutu dan kualitas produk yang diterima dari supplier guna menentukan
dapat atau tidaknya produk tersebut diterima oleh perusahaan.

Prosedur yang dilakukan di bagian penerimaan pada sistem pembelian kredit

adalah sebagai berikut :

1. Menerima Surat Jalan dari bagian pengadaan.

2. Mengambil produk yang dibeli dari gudang prinsipal, produsen, atau suplier.

3. Memeriksa produk yang akan diterima dari prinsipal.

4. Mengirimkan produk ke gudang dan menyerahkan produk dengan dilampiri

copy Surat Jalan.

5. Setelah memeriksa produk dan kelengkapannya, bagian gudang

menandatangi Surat Jalan saat menerima produk.

6. Menyerahkan copy surat jalan dan faktur penjualan ke bagian logistik dan
bagian akuntansi.

7. Mengarsip copy surat jalan dan faktur penjualan.

Flowchart yang menjelaskan prosedur sistem akuntansi pembelian di bagian

penerimaan barang adalah sebagai berikut :
flowchart sistem akuntansi penerimaan barang perusahaan distribusi minuman ringan

Bagian #3. Gudang

Bagian gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian

sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan produk
yang telah diterima oleh bagian penerimaan.

Prosedur yang dilakukan di bagian gudang adalah sebagai berikut :

 1. Membuat surat permintaan pembelian (SPP) berdasarkan informasi tentang
re-order point yang tercantum dalam kartu gudang dan daftar penerimaan
isi.
2. Mengirimkan surat permintaan pembelian ke bagian pembelian
barang/logistik.

3. Meng-arsipkan surat permintaan pembelian.

4. Menerima surat order pembelian dari bagian pembelian/logistik sebagai

pemberitahuan mengenai pesanan yang telah dilaksanakan dan sebagai
pemberitahuan untuk menerima barang dari supplier.

5. Meng-arsipkan surat order pembelian.

6. Menerima barang beserta laporan penerimaan barang dari supplier.

7. Mencatat laporan penerimaan barang ke dalam kartu gudang.

8. Mengirimkan laporan penerimaan barang ke bagian pembelian/logistik

diteruskan ke bagian akuntansi.

Flowchart yang menjelaskan prosedur sistem akuntansi pembelian di bagian

gudang adalah sebagai berikut :
 flowchart sistem akuntansi gudang pada perusahaan distribusi minuman ringan

Bagian #4. Akuntansi

Bagian akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah bagian pencatat
hutang dan bagian pencatat persediaan.

Bagian pencatat utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke

dalam register bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen
sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan hutang atau
menyelenggarakan kartu utang sebagai buku pembantu hutang.
Dan kabar baiknya pembahasan tentang pengelolaan hutang piutang secara
berseri dan lengkap ada di artikel berikut ini :

1. Cara pengelolaan hutang piutang usaha

2. Cara menentukan dan menghitung cadangan kerugian piutang
3. Analisa umur piutang

Sedangkan bagian pencatat persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga

pokok persediaan barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan.

Prosedur yang dilakukan di bagian akuntansi adalah sebagai berikut :

1. Menerima laporan penerimaan produk dari bagian penyimpanan/gudang.

2. Menerima faktur pembelian dari prinsipal melalui bagian pengadaan produk.

3. Membandingkan laporan penerimaan produk, surat-surat order pembelian

dan faktur pembelian.

4. Mencatat pembelian kredit tersebut ke kartu hutang.

5. Mencatat produk yang dibeli ke kartu persediaan.

6. Membuat jurnal pembelian kredit berdasarkan bukti-bukti tersebut.

Contoh jurnal pembelian sebagai berikut :Persediaan xxx
PPN xxx
Hutang dagang xxx

7. Mengarsipkan laporan penerimaan produk, surat order pembelian, surat

jalan, dan faktur pembelian menurut tanggal.

Bila dilihat bagan alir sistem akuntansi pembelian atau flowchart pembelian pada
bagian akuntansi adalah sebagai berikut :
 flowchart sistem akuntansi pembelian perusahaan distribusi minuman ringan

Dan dokumen yang digunakan dalam prosedur sistem pembelian kredit adalah
sebagai berikut :

1. Surat Permintaan Pembelian

 Contoh Surat permintaan pembelian

2. Surat Order Pembelian (SOP)

 Contoh surat order pembelian (SOP)

3. Laporan Penerimaan Barang

 Contoh Laporan Penerimaan Barang

4. Daftar Persedian Isi

 Contoh Daftar Persediaan Isi

5. Surat Jalan
 contoh surat jalan

Demikianlah pembahasan tentang sistem akuntansi serta SOP pembelian kredit

pada perusahaan distribusi minuman ringan.

Bagi yang membutuhkan file flowchart dan form-form sistem pembelian kredit
seperti yang ada dalam artikel ini silahkan isi komentar di bawah ini. File flowchart
dalam MS Visio dan file form dalam MS Excel.