Descripcin:
Sistemas Integrados
Una empresa realiza ms o menos las mismas operaciones, por lo que existe alguna
forma de estandarizarlas, solo nos corresponde brindar la informacin exacta para que
se acople a nuestras necesidades.
Justificacin
OBJETIVOS
Objetivo General:
Objetivos Especficos:
Cumplir con lo estipulado y requerido por las areas involucradas
Administrativa y contable, tanto en tiempo como eficiencia y eficacia.
estableciendo cronogramas de ejecucin, los mismos que sern evaluados en
forma semanal, mensual y anual; para lo cual, se utilizarn mtodos y prcticas
administrativas que incluye el propio sistema Integrado.
Propuesta:
Etapas:
Efectivo 100.00
Ventas 300.00
Bancos 190.00
Definicin de parmetros
Captura de la informacin
Transferencia de la informacin
Sistemas Auxiliares
Se pueden considerar como sistemas auxiliares, todos aquellos sistemas que sean
distintos al sistema contable.
Un sistema auxiliar se puede definir como aquel sistema que maneja en forma operativa
y detallada todas las transacciones comunes a una actividad tpica del negocio v.g.,
produccin, ventas, facturacin, inventarios, cuentas por pagar, etc. Una caracterstica
bsica de un sistema auxiliar es la de manejar informacin en forma detallada.
Por ejemplo, un sistema de cuentas por cobrar maneja en forma detallada varios tipos de
operaciones:
El registro de los derechos que se tienen por cobrar de las ventas que se hacen. (funcin
de facturacin)
El registro de los cobros por los bienes o servicios vendidos o prestados. (funcin de
cobranzas).
Estas operaciones son manejadas por el sistema que procesa las operaciones de
facturacin y cobro a travs de opciones para el operador. En la figura, se muestra un
detalle de las opciones que puede tener un sistema de este tipo.
Ntese que a nivel de los sistemas considerados como auxiliares, el detalle debe ser
mayor que a nivel del almacenamiento de la informacin financiera. En lo que se refiere
al sistema contable, los datos, como se ha dicho en varias oportunidades, deben ser
transferidos en forma resumida, de tal forma que si un usuario desea consultar el
movimiento de algn cliente en particular, deber recurrir al sistema auxiliar23.
Sistema Financiero
Con dichas rentas deben de satisfacer sus gastos bsicos y, la cantidad que exceda a los
mismos, pueden destinarla a incrementar sus consumos o inversiones presentes o, a
guardarla, pensando en consumos e inversiones futuras24. 22
Algunos del sistema de una empresa, que podemos identificar como de administracin y
finanzas son:
Manejo de inversiones
Cuentas por pagar
Compras
Activos Fijos
Inventarios
Bancos
Recursos Humanos
Contabilidad
Manejo de inversiones
Una entidad puede manejar una serie de inversiones bajo distintas modalidades y
monedas. Una empresa transnacional, por lo general, posee inversiones en monedas de
distintas denominaciones, por lo que el departamento de tesorera se ver necesitado de
disponer de una herramienta que le permita controlar administrativamente todas las
operaciones referentes a las inversiones realizadas. Un sistema de inversiones puede
manejar las siguientes funciones de control:
Colocaciones a plazo
Las cuentas por pagar se originan por la necesidad de financiamiento que tiene una
empresa para la adquisicin de bienes y/o servicios necesarios, que le permitan llevar a
cabo el proceso de produccin, o mantener operativamente las funciones de apoyo de
servicios a las distintas unidades del negocio.
Compras
Un sistema de compras surge como una necesidad para controlar todas las adquisiciones
que se realicen, ya sea para el proceso de produccin o para el funcionamiento de las
operaciones de tipo administrativo. Entre las principales funciones de un sistema de
compras podemos enumerar:
Activos Fijos
Aquellas empresas que requieren el uso intensivo de bienes de capital, necesitan llevar
un estricto control sobre el rengln de los activos fijos adquiridos.
Las cifras del rubro de activos fijos para una empresa manufacturera que posea varias
plantas de produccin, junto a los inventarios para la venta por lo general, representan
un monto importante con respecto al total de activos, por lo que surgir la necesidad de
llevar un registro detallado de todos los activos fijos y los inventarios que se posean.
Desde el punto de vista del control interno, los activo fijos requieren de custodia y
salvaguarda, por lo que algunas de las principales funciones que podemos identificar
dentro de un sistema de activos fijos son las siguientes:
Inventarios
El sistema de inventarios debe permitir controlar todos los materiales, productos,
repuestos y suministros que mantiene y maneja una empresa. Un sistema de inventarios
conceptualmente maneja dos tipos de movimientos: entradas y salidas. Para cada
movimiento podemos identificar las siguientes operaciones:
Entradas
Salidas
Bancos
Uno de los rubros de los estados financieros sobre los cuales una compaa debe
mantener un estricto control desde el punto de vista operativo y administrativo, lo
constituye el efectivo y sus equivalentes. Desde la sencilla prctica de efectuar
reconteos o arqueos peridicos, hasta el hecho de sistematizar todas las operaciones, se
requiere que existan algunas normas, procedimientos y controles aplicables al efectivo.
Las principales funciones que debe llevar a cabo un sistema para el manejo y control del
mismo son las siguientes:
1. Creacin de bancos en el sistema mecanizado
2. Control sobre las operaciones de cheques manuales
3. Registro de retiros y depsitos
4. Efectuar clculos de la disponibilidad bancaria
5. Control sobre las conciliaciones bancarias
6. Registro y control de notas de dbito y de crdito
7. Generacin automtica de comprobantes contables
Recursos humanos
Muchas veces limitado nicamente a un sistema que tenga la funcin de procesar una
nmina, realmente un sistema de recursos humanos abarca algo ms que una sola
funcin.
Generalmente, los sistemas administrativos de recursos humanos son los que mayores
problemas generan desde el punto de vista de los registros contables, debido a errores en
la transferencia de informacin y porque, en muchos casos, las regulaciones de tipo
legal generan cambios frecuentes en los programas que son usados para el
procesamiento de la nmina. El cuidado que debe existir en este sentido, es el de
asegurar la integridad de los datos cuando son transferidos a los registros financieros.
Algunas de las funciones que debe desarrollar un sistema de gestin de la nmina son
las siguientes:
1. Registro de empleados
2. Definiciones de la estructura organizativa y sus cargos
3. Creacin de tabuladores de sueldo
4. Configuracin de asignaciones y deducciones
5. Registro de movimientos de asignaciones y deducciones
6. Clculo de prestaciones sociales y utilidades
7. Clculo y emisin de liquidaciones
8. Manejo y control de prstamos
9. Control de comisiones a vendedores
10. Control de vacaciones por empleado
11. Emisin de reportes necesarios para entidades gubernamentales.
Contabilidad
Por excelencia, el sistema de contabilidad es el que centraliza y agrupo todos los
movimientos generados por los subsistemas antes descritos. La importancia de un
sistema contable radica en que es la columna vertebral alrededor de la cual se mueven
todos los dems sistemas.
Ejemplos:
Toda empresa necesita en algn momento documentar el trabajo que realizan los
empleados para poder responder entre otras a las siguientes interrogantes: quin?,
cmo?, cundo?, con qu frecuencia?, o por autorizacin de quin? se llevan a cabo
los procesos.
Esta es una razn por la cual, los manuales dentro de una empresa tienen una gran
importancia como herramienta para el manejo y planificacin de los recursos
organizacionales, sean estos recursos humanos o materiales.
Divulgacin:
Ya estando Autorizado por el Gerente General en este caso el seor Cesar Aman
Morales Espinoza, se proceder a realizar una reunin de todo el personal en done se les
dara a conocer la necesidad estudiada y la importancia de implementar un sistema
operativo integrado.
Para lo cual se contara con el apoyo de la empresa proveedora del sistema IT SISTEMP
quienes darn una prev presentacin para que cada persona involucrada tenga el
concepto de lo que se estar implementando.
Evaluacin
Para poder saber si lo aplicado dio el resultado esperado se deben establecer unos
parmetros de evolucin dentro de la empresa entre ellos recomendamos los siguientes.
Contar con un encargado quien provea de los reportes necesarios.
Presentacin justa de estados financieros y procesos administrativos
Disminucin de gastos en compras de papelera, facturas, cheques vaucher.
Pagos puntuales disminucin de inconsistencia por errores en procesos.
Flujo grama y cronograma de acuidades realizadas por usuarios del sistema
integral
PLAN DE CUENTAS
CODIG
O DESCRIPCION
10-00-
000 ACTIVOS
11-00-
000 ACTIVOS CIRCULANTES
11-01-
000 DISPONIBLE
11-01-
100 CAJA
11-01-
101 FONDO FIJO
11-01-
102 FONDOS POR RENDIR
11-01-
103 TRASPASO DE FONDOS
11-01-
104 BCO. SANTANDER C.MATRIZ
11-01-
106 BCO. BCI IBEROAMERICANA
11-01-
107 BCO. SANTANDER PUENTE ALTO
11-02-
000 DEPOSITOS A PLAZO
11-02-
100 DEPOSITOS A PLAZO EN $
11-02-
101 DEPOSITOS A PLAZO EN UF
11-02-
102 DEPOSITOS A PLAZO EN US$
11-03-
000 VALORES NEGOCIABLES
11-03-
100 FONDOS MUTUOS
11-03-
101 DEPOSITO A PLAZO
11-03-
102 LETRAS HIPOTECARIAS
11-03-
103 BONOS
11-03-
104 CARTA DE CREDITO
11-04-
000 DEUDORES POR VENTA
11-04-
100 CLIENTES
11-04-
101 RETENCIONES DE ESTADOS DE PAGO
11-04-
102 EEPP POR PAGAR CLIENTES
11-05-
000 DCTOS POR COBRAR
11-05-
100 CHEQUES POR COBRAR
11-05-
101 LETRAS POR COBRAR
11-05-
102 CHEQUES PROTESTADOS
11-05-
103 CHEQUES EN CARTERA
11-06-
000 DEUDORES VARIOS
11-06-
100 PRESTAMOS AL PERSONAL
11-06-
101 ANTICIPOS AL PERSONAL
11-06-
102 ANTICIPOS A PROVEEDORES
11-06-
103 ANTICIPOS A HONORARIOS
11-06-
104 ASIGNACION FAMILIAR POR RECUPERAR
11-07-
000 CTA POR COBRAR EE.RR.
11-07-
100 CTA CTE INMOBILIARIA MANA LTDA.
11-07-
101 CTA CTE INMOBILIARIA MANA D-I LTDA
11-07-
102 CTA CTE INMOBILIARIA LA CASTELLANA LTDA
11-07-
104 CTA CTE CONST. EMEBE LA CASTELLANA
11-07-
105 CTA CTE NUEVA ESPAA S.A.
11-07-
106 CTA CTE N.ESPAA FIP ORIENTE
11-07-
107 CTA CTE N. ESPAA FIP LA GLORIA
11-07-
108 CTA CTE MBDI CORDILLERA
11-07-
109 CTA CTE MBDI C. MATRIZ
11-07-
110 CTA CTE MBDI IBEROAMERICANA
11-07-
111 CTA CTE CONST. DECOMBE IZQUIERDO
11-07-
112 CTA CTE MBDI POST VENTA LM
11-07-
113 CTA CTE MBDI COLON
11-07-
114 CTA CTE MBDI PUENTE ALTO
11-07-
115 CTA CTE MBDI VITACURA
11-07-
116 CTA CTE MBDI ESPAA FIP SAN FRANCISCO
11-07-
117 CTA CTE MBDI SAN MIGUEL
11-08-
000 IMPTOS POR RECUPERAR
11-08-
100 PPM
11-08-
101 IVA CREDITO FISCAL
11-08-
102 IVA CREDITO ESPECIAL 65% EE.CC.
11-08-
103 IMPTO POR RECUPERAR
11-08-
104 CREDITOS POR CAPACITACION
11-08-
105 CREDITOS 4% LEY 18,985 ART. 33 BIS
11-08-
106 DONACIONES
11-08-
107 IVA POR RECUPERAR C.MATRIZ
11-08-
108 IVA POR RECUPERAR IBEROAMERICA
11-08-
109 IVA POR RECUPERAR POST VENTA LM
11-08-
110 IVA POR RECUPERAR COLON
11-08-
111 IVA POR RECUPERAR PUENTE ALTO
11-08-
112 IVA POR RECUPERAR VITACURA
11-08-
113 IVA POR RECUPERAR SAN MIGUEL
11-09-
000 OBRAS EN EJECUCION
11-09-
100 OBRA CORDILLERA I (T.PONIENTE)
11-09-
101 OBRA IBEROAMERICA I
11-09-
102 OBRA CORDILLERA II (T. ORIENTE)
11-09-
103 OBRA IBEROAMERICA II
11-09-
104 OBRA COLON
11-09-
105 OBRA PUENTE ALTO
11-09-
106 OBRA VITACURA
11-09-
107 OBRA COLON
11-09-
108 OBRA SAN MIGUEL TORRE A
11-10-
000 OTROS ACTIVOS CIRCULANTES
11-10-
100 IMPTOS DIFERIDOS
11-10-
101 GARANTIAS RECIBIDAS
11-10-
102 GARANTIAS EMITIDAS
11-10-
103 CTAS CTES MERCANTILES
11-10-
104 CTA CTE OBRA IBEROAMERICA
11-10-
105 CTA CTE OBRA CORDILLERA
11-11-
000 ACTIVOS FIJOS
11-11-
100 TERRENOS
11-11-
101 TERRENO BODEGAS
11-11-
102 TERRENO CASA MATRIZ
11-11-
103 MAQUINARIA Y EQUIPO
11-11-
104 VEHICULO
11-11-
105 MUEBLES Y UTILES
11-11-
106 COMPUTADORES
11-11-
107 SOFTWARE COMPUTACIONALES
11-12-
000 DEPRECIACION ACUMULADA
11-12-
100 DEPRECIACION ACUMULADA TERRENO
11-12-
104 DEPRECIACION ACUMULADA VEHICULOS
11-12-
106 DEPRECIACION ACUMULADA COMPUTADORES
11-13-
000 OTROS ACTIVOS
11-13-
100 INVERSIONES EN EE.RR.
11-14-
000 DEUDORES LARGO PLAZO
11-14-
100 DCTOS Y CUENTA POR COBRAR EE.RR. L/T
11-14-
101 CTA CTE BANCO LA GLORIA
11-15-
000 INTANGIBLE
11-15-
100 PATENTES
11-15-
101 REGISTROS DE MARCAS
11-15-
102 DERECHO DE LLAVE
11-16-
000 CTA CTE SOCIOS
11-16-
100 CTA CTE CONST. EMEBE YCIA LTDA.
11-16-
101 CTA CTE CONST. DE COMBE IZQUIERDO LTDA.
20-00-
000 PASIVOS
21-00-
000 PASIVOS CIRCULANTES
21-01-
100 PRESTAMOS BANCARIOS
21-01-
101 OBLIGACIONES CON BCOS L/P PORCION C/P
21-02-
000 DCTOS POR PAGAR
21-02-
100 LETRAS POR PAGAR
21-02-
101 CHEQUES GIRADOS NO COBRADOS
21-02-
102 PAGARES POR PAGAR
21-02-
103 CHEQUES POR PAGAR
21-03-
000 CUENTAS POR PAGAR
21-03-
100 PROVEEDORES
21-03-
101 ANTICIPO DE CLIENTES
21-03-
102 CHEQUES NO COBRADOS SANTANDER 1
21-03-
103 CHEQUES NO COBRADOS SANTANDER 2
21-03-
104 PROVEEDORES OBRAS
21-04-
000 ACREEDORES VARIOS
21-04-
100 SEGUROS POR PAGAR
21-04-
101 DOCTOS Y CTAS POR PAGAR EE.RR.
21-04-
102 CTA CTE INMOBILIARIA MANA LTDA.
21-04-
103 CTA CTE CONST. EMEBE CONSORCIO
21-04-
104 CTA CTE BCO CORDILLERA
21-04-
105 CTA CTE INMOBILIARIA MANA - DI
21-04-
106 CTA CTE CONST. EMEBE LOS MILITARES
21-04-
107 CTA CTE BCO C.MATRIZ
21-04-
108 CTA CTE CONST. EMEBE C. MATRIZ
21-04-
109 CTA CTE OBRAS IBEROAMERICANAS
21-05-
000 RETENCIONES
21-05-
100 IVA DEBITO FISCAL
21-05-
101 IVA RETENIDO A TERCEROS
21-05-
102 IMPTO 2 CATEGORIA
21-05-
103 IMPTO UNICO
21-05-
104 IMPOSICIONES
21-05-
105 REMUNERACIONES POR PAGAR
21-05-
106 HONORARIOS POR PAGAR
21-05-
107 AFP POR PAGAR
21-05-
108 ISAPRES POR PAGAR
21-05-
109 INP POR PAGAR
21-05-
110 MUTUAL DE SEGURIDAD
21-05-
111 CCAF POR PAGAR
21-05-
112 CREDITOS CCAF
21-05-
113 SERVICIO MEDICO
21-05-
114 SEGUROS DE VIDA
21-05-
115 SEGUROS DE CESANTIA POR PAGAR
21-05-
116 RETENCIONES VARIAS
21-06-
000 PROVISION
21-06-
100 PROVISIONES IMPUESTO RENTA
21-06-
101 PROVISION PPM
21-06-
102 PROVISIONES VARIAS
21-06-
103 FACTURACION ANTICIPADA
21-07-
000 OTROS PASIVOS CIRCULANTES
21-07-
100 RESPONS. POR GARANTIAS RECIBIDAS
21-07-
101 RESPONS. POR GARANTIAS EMITIDAS
21-07-
102 DEUDA BCO BCI LA GLORIA
21-08-
000 PASIVOS A LARGO PLAZO
21-09-
000 DCTS POR PAGAR L/P
21-10-
000 COSTO IND. OBRAS EN EJECUCION
21-10-
100 COSTO IND. OBRAS N.E CORDILLERA
21-10-
101 COSTO IND. OBRA IBEROAMERICANA
21-10-
102 COSTO IND. OBRA PUENTE ALTO
22-00-
000 ACREEDORES VARIOS L/P
23-00-
000 DOCTOS POR PAGAR EE.RR. L/P
24-00-
000 PATRIMONIO
24-01-
000 PATRIMONIO
24-01-
100 CAPITAL SOCIAL
24-01-
101 REVALORIZACION CAPITAL PROPIO
24-01-
102 RESULTADOS ACUMULADOS
24-01-
103 RESERVAS DE UTILIDADES
24-01-
104 OTRAS RESERVAS
24-01-
105 CTA PARTICULAR SOCIO
24-07-
000 RESULTADO DEL EJERCICIO
24-07-
100 RESULTADO EJERCICIO ANTERIORES
24-07-
101 RESULTADO EJERCICIO AO 2005
24-07-
102 RESULTADO EJERCICIO AO 2006
24-07-
103 RESULTADO EJERCICIO AO 2007
30-00-
000 RESULTADO PERDIDA
31-00-
000 COSTO DE EXPLOTACION
31-10-
000 COSTO DE OBRA
31-10-
100 COSTO OBRA CORDILLERA PONIENTE
31-10-
101 COSTO OBRA IBEROAMERICA I
31-10-
102 COSTO POST VENTA
31-10-
103 COSTO OBRA CORDILLERA ORIENTE
31-10-
104 COSTO P.VENTA NEC PONIENTE
31-10-
105 COSTO P. VENTA NEC ORIENTE
31-10-
106 COSTO P. VENTA IBEROAMERICA I
31-10-
107 COSTO P. VENTA IBEROAMERICA II
31-10-
108 COSTO OBRA IBEROAMERICA II
31-10-
109 AVANCES SUB CONTRATOS POR CANCELAR
31-10-
110 COSTO OBRA PUENTE ALTO
31-11-
000 GASTOS DE ADM. Y VENTAS
31-11-
100 SUELDOS Y SALARIOS
31-11-
101 HONORARIOS
31-11-
102 ASESORIAS TECNICAS
31-11-
103 FERIADO PROPORCIONAL
31-11-
104 CONSUMOS BASICOS
31-11-
105 UTILES DE ESCRITORIO
31-11-
106 NOTARIA Y LEGALES
31-11-
107 SUSCRIPCIONES Y PUBLICACIONES
31-11-
108 BENEFICIOS DEL PERSONAL
31-11-
109 SERVICIOS COMPUTACIONALES
31-11-
110 ESTACIONAMIENTOS
31-11-
111 GASTOS CAJA CHICA
31-11-
112 PATENTE COMERCIAL
31-11-
113 GASTOS GENERALES
31-11-
114 INSUMOS COMPUTACION
31-11-
115 SEGUROS
31-11-
116 GASTOS COMUNES OFICINA
31-11-
117 MANTENCION VEHICULOS
31-11-
118 TELEFONO FAX COMUNICACIONES
31-11-
119 ELECTRICIDAD - AGUA - GAS
31-11-
120 ARRIENDOS
31-11-
121 SERVICIOS DE INTERNET
31-11-
122 DEPRECIACIONES
31-11-
123 IMPRENTA, PAPELERIAS
31-11-
124 GASTOS BODEGAS
31-11-
125 ARRIENDOS DISPENSADOR
31-11-
126 REPARACIONES OFICINAS
31-11-
127 GASTOS GENERALES OBRAS
31-11-
128 GASTOS SUPERVICION OBRA
31-11-
129 ARTICULOS ASEO
31-11-
130 GASTOS CURSOS DE CAPACITACION
31-11-
131 GASTOS VEHICULOS
31-11-
132 APORTE PATRONAL
31-11-
133 MANTENCION Y EQUIPOS
31-11-
134 OTRAS REMUNERACIONES
31-11-
135 BIENESTAR SOCIAL
31-11-
136 GASTOS OFICINA 71
31-11-
137 GASTOS DE REPRESENTACION
31-11-
138 SOLICITUD DE MATERIALES I CONSTRUYE
31-11-
139 FOTOCOPIAS
31-11-
140 GASTOS OFICINA 72
31-12-
000 GTOS FUERA DE LA EXPLOTACION
31-12-
100 GTOS BANCARIOS
31-12-
101 INTERESES Y REAJUSTES PAGADOS
31-12-
102 DSCTOS OTORGADOS
31-12-
103 COMISIONES PAGADAS
31-12-
104 AMORTIZACIONES
31-13-
000 OTROS GTOS FUERA DE LA EXPLOTACION
31-13-
100 PERDIDAS EN VENTA ACTIVO FIJO
31-13-
101 INTERESES ACREEDORES
31-13-
102 MULTAS E INTERESES PAGADOS
31-13-
103 PERDIDA EN VENTA INVERSION
31-13-
104 GTOS RECHAZADOS
31-13-
105 IMPTOS PAGADOS
31-13-
106 ACCIDENTES Y DETERIOROS DE ACTIVOS
31-13-
107 IMPTO A LA RENTA
31-13-
108 GTOS FOTOCOPIADORA
31-13-
109 DONACIONES
31-13-
110 GTOS RECHAZADOS
40-00-
000 RESULTADO GANANCIA
41-00-
000 INGRESO DE EXPLOTACION
41-01-
000 VENTAS
41-01-
100 VENTAS N.E. CORDILLERA
41-01-
101 VENTA N.E. LA GLORIA
41-01-
102 VENTAS VARIAS
41-01-
103 VENTAS OBRAS PUENTE ALTO
41-01-
104 MATERIALES EN STOCK BODEGAS
42-00-
000 INGRESOS FUERA DE LA EXPLOTACION
42-01-
000 INGRESOS FUERA DE EXPLOTACION
42-01-
100 INTERESES Y REAJUSTES BANCARIOS
42-01-
101 INTERESES A CLIENTES
42-01-
102 DSCTOS OBTENIDOS
42-01-
103 COMISIONES COBRADAS
42-01-
104 REAJUSTE CREDITO FISCAL
42-01-
105 UTILIDAD VENTA ACTIVO FIJO
42-01-
106 UTILIDAD EE.RR.
42-01-
107 OTROS INGRESOS
42-01-
108 INGRESOS POR GASTO GRALES OBRAS
42-01-
109 INGRESO POR SUPERVISION OBRA
42-01-
110 INGRESO POST VENTA OBRA CORDILLERA
42-01-
111 INGRESA POST VENTA OBRA IBEROAMERICA
43-00-
000 CORRECCION MONETARIA
43-01-
000 CORRECCION MONETARIA
43-01-
100 CORRECCION MONETARIA
43-01-
101 AJUSTE DIFERENCIA CAMBIO UF
43-01-
102 AJUSTE DIFERENCIA CAMBIO PESOS
43-01-
103 CUENTA DIFERENCIA CAMBIO 04