UNIVERSIDAD DEL VALLE

OFICINA DE PLANEACIN Y DESARROLLO

INSTITUCIONAL
REA DE CALIDAD Y MEJORAMIENTO

PROGRAMA DE MEJORAMIENTO
CONTINUO

CALI, 2004
 CONTENIDO
INTRODUCCIN
CONCEPTOS
MAPA DE PROCESOS
FORMATOS DEL PROGRAMA
METODOLOGA PARA LA SOLUCIN DE
PROBLEMAS
Dentro de las recomendaciones planteadas por el proyecto Univalle Siglo
XXI esta la creacin de un Programa de Mejoramiento Continuo de
Procesos que permita a travs de una gestin administrativa y acadmico
administrativa eficiente, garantizar el logro de la Misin de la
Universidad en sus tres componentes bsicos Docencia Investigacin
Extensin, y que contribuya al compromiso Institucional con la Calidad
y su componente de acreditacin.

Es por esto que dentro de la Oficina de Planeacin y Desarrollo

Institucional se cre el rea de Calidad y Mejoramiento cuyo objetivo
esencial es crear, coordinar y difundir dicho programa.

Este documento es una adaptacin al tema, hecha por los funcionarios del
rea de Calidad y Mejoramiento de la Oficina de Planeacin y Desarrollo
Institucional, tomando como base diferentes textos de teoras en
mejoramiento de procesos.
Sistema de Gestin Integral

Sistema de Gestin
Pensamiento
organizacional
Gestin Gestin
Estratgica de Procesos

Desarrollo
integral
armnico

Prcticas, tcnicas Gestin

y herramientas de la Cultura
gerenciales
 Sistema de Gestin Integral
El Sistema de gestin integral plantea la interrelacin entre
la Gestin Estratgica, la Gestin por Procesos y la Gestin
Cultural como mtodo para el logro de un desarrollo
armnico de la Organizacin.

Se parte del pensamiento de la misma como cul es la razn

de ser, cual es el norte de la organizacin y depende mucho
del Gerente que la lidere. As mismo, de acuerdo con el
pensamiento organizacional se realiza el Plan Estratgico
orientado a una organizacin por procesos que involucra
ante todo el cambio cultural de la misma para el logro del
desarrollo.
 Gerencia por Procesos
La Metodologa utilizada por el Programa de Mejoramiento
consiste en la Gerencia de Procesos, herramienta que
permite examinar la dinmica de la Institucin, teniendo en
cuenta que sta se crea con el objeto de llevar a cabo un
propsito, mediante la ejecucin de una secuencia
articulada de actividades.

De esta manera, la Gerencia de Procesos permite alcanzar

una visin sistmica de la Institucin como el trascurrir
continuo de una secuencia artculada de macroprocesos,
procesos y procedimientos tendientes, en ltimas, al logro
del propsito Institucional y buscando, ante todo, la
coherencia entre lo que se anuncia, lo que se hace y lo que
se obtiene.
Estructura Documental
Subsistema:
Gestin por Procesos de la Universidad

Macroproceso:
Agrupacin de procesos.

Proceso:
Qu, Cundo y Quin

Procedimientos:
Cmo

Formatos y Registros:
Resultados, Instructivos, datos,
archivos y libros
Estructura Documental
Sistema:
Conjunto de elementos interrelacionados, entre los cuales existe una cierta cohesin y
unidad de propsito.
Subsistema:
Es cada uno de los elementos que componen la estructura sistemica de la Universidad del Valle.
Cada subsistema a su vez esta conformado por macroprocesos encaminados a prestar un
eficiente y eficaz servicio.
Subsistema:
Son los elementos o partes que integran los subsistemas, los cuales estan conformados por una
serie de procesos relacionados de una manera funcional.
Procesos:
Es cualquier actividad o grupo de actividades que emplee un insumo, le agregue valor a este y
suministre un producto a un cliente externo o interno.
El enlace de varios procesos determina la formacin de un macroproceso
Procedimientos:
Mtodo, actividad o flujo de actividades con que se pretende obtener un resultado.
Los procedimientos pueden ser administrativos u operativos.
Formatos y Registros:
Documentos que evidencia la ejecucin de los procedimientos (formatos,
instructivos, etc.)
Mapa de Subsistemas
Promocin

Lineamientos Mecanismos de
Estratgicos Comunicacin

Servicio
Requerimiento

Validacin

Requerimientos
Suministros
Mapa de Subsistemas
El mapa de Subsistemas de la Universidad representa la organizacin
vista desde un enfoque de Gestin por Procesos, donde se ilustra la
relacin de la Universidad con los usuarios (estudiantes, estado,
comunidad en general).

Los Procesos Operacionales representan la Misin de la Universidad y la

razn de ser de la misma.

Los Procesos de Direccin y Soporte representan la forma de

organizacin de la Universidad para el cumplimiento de los Procesos
Operacionales.

A su vez, los Procesos de Direccin plantean los lineamientos estratgicos

para el cumplimiento de la misin y establecen los mecanismos de
retroalimentacin entre los Procesos Operacionales y los usuarios. Los
Procesos de Soporte reciben los requerimientos para la ejecucin de los
Procesos Operacionales y son los encargados de suministrarlos de una
forma efectiva.
Mapa de Macroprocesos
Promocin PROCESOS DE DIRECCIN

GESTIN DEL GESTIN DE LA

CONTROL ASESORA

Lineamientos Mecanismos de
Estratgicos Comunicacin

PROCESOS MISIONALES Servicio

Requerimiento
DOCENCIA INVESTIG. EXTENSIN
Validacin

Requerimientos
Suministros

PROCESOS DE SOPORTE
GESTIN SERV. GESTIN GESTIN
COMUNIDAD ADMINIST. ACAD.-ADTVA
Mapa de Macroprocesos
Cada uno de los Subsistemas se dividen en reas de Gestin (Control, Asesora,
Acadmico-Administrativa, Administrativa y de Servicios a la Comunidad).
Estos Macroprocesos son la agrupacin de los procesos de la Universidad que
interactan para el cumplimiento de la razn de ser de la misma.
Gestin del Control: Representa la interaccin de los procesos que realizan
la evaluacin de la planeacin, ejecucin y control de los procedimientos para
el logro de la misin.
Gestin de la Asesora: Representa la interaccin de los procesos que
asisten, asesoran y aconsejan para la efectiva ejecucin de los Procesos
Operacionales de la Universidad.
Gestin Acadmico-Administrativa: Representa la interaccin de los
procesos soportes del quehacer acadmico.
Gestin Administrativa: Representa la interaccin de los procesos de apoyo
para la racionalizacin de los recursos, fortalecimiento financiero y apoyo al
crecimiento humano y construccin de la comunidad acadmica.
Gestin de Servicios a la Comunidad: Representa la interaccin de los
procesos de apoyo a la Comunidad Universitaria en la prestacin de servicios
para su bienestar.
Mapa de Procesos

Planeacin y Sistema Jurdico

Ejecucin de Institucional
Auditorias

Control y Apoyo a la
Gestin
Mapa de Procesos
Comunicaciones
Institucionales

Servicios de Gestin de
Sistematizacin y Relaciones
Comunicaciones Institucionales

Procesos
Diseo y Control Asociados a la
de la Planta Planeacin
Fsica Institucional

Plan General de
Inversiones
Mapa de Procesos
Gestin del
Recurso
Humano

Gestin de Gestin
Servicios Financiera

Gestin de
Bienes
Mapa de Procesos
Procesos
Relacionados
con Asuntos
Estudiantiles Procesos
Uso de Nuevas Relacionados
Tecnologas y con Asuntos
Educacin Profesorales
Virtual

Gestin de
Procesos
Asociados a los Gestin de
Programas Biblitecas
Acadmicos

Gestin de la
Gestin de la
Extensin
Investigacin
Mapa de Procesos

Servicios de
Salud

Cultura,
Salud Recreacin y
Ocupacional Deporte

Desarrollo Restaurante
Humano
Formatos del Programa

Solicitud para Elaborar, Actualizar o Dar

de Baja Documentos.

Levantamiento de Procesos y
Procedimientos

Norma de Proceso o Procedimiento

Formatos del Programa
Formatos del Programa
Oficina de Planeacin y
FORMATO DE LEVANTAMIENTO
Desarrollo Institucional DE PROCESOS Y
rea de Calidad y Mejoramiento PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCESO / PROCEDIMIENTO: FECHA:

PROCESO PROPUESTO
OBJETIVO

ALCANCE

DEFINICIONES

POLTICAS Y CONDICIONES GENERALES

N de
Descripcin de la Actividad Responsable Dependencia Punto de Control
Orden

Equipo Levantamiento del Proceso

Formatos del Programa
Metodologa para la Solucin de Problemas en la
Universidad del Valle

El Ciclo PHVA y la Ruta de la

Calidad
 Estrategia gerencial para apoyar la
excelencia institucional a travs de la
optimizacin / transformacin de los
procesos de manera planificada, organizada,
integrada y sistmica, en procura de mayor
calidad y competitividad.
AGENTES FACILITADORES RESULTADOS

L P En las
I Personas
R personas C
D
O L
E Polticas y C En los clientes A
R Estrategias E V
A
Z S E
G Alianzas y O S
S En la sociedad
O Recursos

APRENDIZAJE
 PROCESO / VALOR
PROBLEMA (S) PROPUESTA (S)
PROCEDIMIENTO AGREGADO
 Pag 1 de 2

PROFESIONAL RESPONSABLE RECTOR -

AREA CALIDAD EQUIPO DE APLICACIN
FUNCIONARIO VICERRECTOR- JEFE DE AREA
Y NORMALIZA- PERIODO DE
MEJORAMIENTO CIN PRUEBA JEFE DE AREA

INICIO

1 2 3

Instalar
Diligenciar Elaborar la
equipo de
solicitud norma
normalizacin

5 4
Revisar
conformidad Realizar
con norma consenso
fundamental
6 7

Llevar a
Transcribir
periodo de
la norma
prueba

A
 Pag 2 de 2

PROFESIONAL RESPONSABLE RECTOR -

AREA CALIDAD EQUIPO DE APLICACIN
FUNCIONARIO VICERRECTOR- JEFE DE AREA
Y NORMALIZA- PERIODO DE
MEJORAMIENTO CIN PRUEBA JEFE DE AREA

8 9
Transcribir
definitiva- Aprobar
mente la la norma
norma
10 11

Distribuir Difundir
la norma la norma

12
Controlar
la rotacin
y
archivar
13
Realizar
manteni-
miento con
usuario

FIN
L
O
G
R
O
MEJORA-
S MIENTO
CONTINUO

APLICACIN
Y CONTROL
&Fortalecimiento
institucional

DESPLIEGUE
&Autocontrol
APROBACIN

PROPUESTA &Difusin
LEVANTA-
MIENTO
Y &Formalizacin
ANLISIS
&Deber ser

&Conocimiento
y evaluacin

TIEMPO