Lampiran DPP C2(b)-1

Institut Kemahiran MARA

Sungai Petani, Kedah

INFORMATION SHEET

PROGRAMME : SLS
SESSION : JAN JUN 2014 SEMESTER : 3A & 3B
KCS 3052 - BASIC PROJECT
CODE/COURSE : SHEET NO : IS5
MANAGEMENT
LECTURER : NORAIDA WASHIFA BINTI AHMAD WEEK : 6

TOPIC : UNIT 3 : PROJECT SUPERVISION

3.1 The roles and responsibility of a supervisor.

3.2 Style of leadership.
SUB-TOPIC :
3.3 Style of supervision based on working situation.
3.4 Delegation and distribution of effective work.

After completing the unit, students should be able to :

LEARNING a) Explain definition of supervisory.
OUTCOME : b) Describe three skills required by a supervisor.
c) Explain detail delegation and distribution of effective
work.

3.1 KEPIMPINAN DAN TANGGUNGJAWAB PENYELIA

Kadang-kala seorang Penyelia dinaikkan pangkat ke peringkat

penyeliaan sebagai ganjaran di atas pencapaian prestasinya dan
mempunyai kefahaman yang terhad mengenai rangka pengurusan secara
keseluruhan yang sepatutnya ada dan diperlukan untuk menjadi seorang
penyelia yang berkesan.

Secara tradisionalnya, fungsi penyelia dilihat atau dianggap sebagai

fungsi Polis iaitu mengawal bahagian harta syarikat. Pandangan yang
betul adalah seorang penyelia patut dilihat sebagai Seorang ketua atau
guru yang mengambil berat mengenai kakitangan dan pekerja syarikat.

Penyelia merupakan satu pasukan pengurusan yang penting. Mereka

mengawal aktiviti pekerja dan bertanggungjawab di dalam memastikan
arahan, polisi dan hasrat pengurusan dijalankan atau diikuti oleh orang di
bawah seliaan mereka. Oleh itu tugas seorang Penyelia adalah memastikan
tugasan dijalankan melalui pengurusan yang betul.
 Lampiran DPP C2(b)-1

3.1.1 Definasi Penyelia

a) J. Adair / The Effective Supervisor

Seorang yang dipertanggungjawabkan bagi memastikan daya
pengeluaran dan perkhidmatan berada di dalam kawalan yang
baik di bawah penyeliaannya

b) DD Warick and RA Zawacki, Supervisory Management,Harper

& Row USA.
Seseorang yang mempunyai kakitangan yang melapor diri
atau membuat laporan mengenai kerjanya adalah Penyelia

c) The Industrial Relation Code of Practice UK.

Ahli kepada peringkat pengurusan pertama yang
dipertanggungjawabkan terhadap kumpulan pekerja dan
bertanggungjawab kepada pengurusan pihak atasan

3.1.2 Kedudukan Penyelia

Kemahiran (Skill) sebenar yang digunakan dan diperlukan oleh

Penyelia dan Pengurus adalah sama. Perbezaannya hanyalah
kepada penekanan terhadap pelbagai skill dan cara yang digunakan.

Pengurus - menggunakan perancangan jangka panjang.

Penyelia - menitik beratkan perancangan jadual harian tugasan yang
diperlukan.

KEDUDUKAN JAWATAN
Pengurusan Peringkat Presiden, Pengarah Urusan, Pengerusi
Atasan
Pengurusan Peringkat Pengurus Kilang, Pengarah, Ketua
Pertengahan Jabatan
Pegawai, Pentadbir, Ketua Jurusan,
Pengurusan Penyeliaan
Penyelia

Jadual 1: Kedudukan Penyelia

3.1.3 Penyeliaan Diri

a) Latihan
b) Membina sikap positif
c) Membina keyakinan diri
d) Mendapatkan pengetahuan
e) Membina perasaan tangungjawab
 Lampiran DPP C2(b)-1

3.1.4 Ciri-Ciri Seorang Penyelia

Seorang pekerja teknikal yang ingin menjadi penyelia yang baik

perlu mempunyai sebahagian dari ciri-ciri tersebut iaitu:

a) Pakar.
b) Bangga.
c) Berdisiplin.
d) Keberanian.
e) Petah bertutur.
f) Berdaya utama.
g) Bercita-cita tinggi.
h) Sedia menghadapi risiko.
i) Pandai menyelesaikan masalah.
j) Bagus dalam perhubungan sesama manusia.

3.1.5 Kemahiran Yang Diperlukan Oleh Seorang Penyelia

Tugasan seorang penyelia boleh dibahagikan kepada tiga (3) bidang

yang penting iaitu :

a) Kemahiran Teknikal.
b) Kemahiran Kemanusiaan.
c) Kemahiran Konsep.

3.1.5.1 Kemahiran Teknikal.

Adalah skill yang diperlukan bagi menyiapkan atau menjalankan

tugas seperti seorang mekanik kereta memerlukan skill teknikal bagi
membolehkannya membaiki kereta.

3.1.5.2 Kemahiran Kemanusiaan.

Adalah teknik dan cara yang diperlukan untuk bekerja dengan

pekerja bawahannya dengan selesa. Menurut kajian adalah didapati
bahawa 80% dari masalah di tempat kerja berkaitan dengan
masalah kemanusiaan.

3.1.5.3 Kemahiran Konsep.

Adalah skill yang membolehkan seseorang melihat keseluruhan

gambaran organisasi dan boleh merancang dan menyusun kerja
selari dengan objektif keseluruhan organisasi.
 Lampiran DPP C2(b)-1

3.2 GAYA KEPIMPINAN PENYELIA

Terdapat tiga (3) cara gaya kepimpinan penyelia yang popular iaitu :

a) Kuku Besi ( Autocratic )

b) Beban Lepas ( Laissez-Faire )
c) Demokrasi ( Democratic )

3.2.1 Kuku Besi ( Autocratic )

Menentukan semua jenis kerja, dasar, teknik dan aktiviti semasa dan
juga melantik ahli-ahli jawatankuasa sendiri.

3.2.2 Beban Lepas ( Laissez-Faire )

Melepaskan semua aspek kerja atas budibicara ahli-ahli

kumpulannya. Membiarkan orang bawahan membuat dasar,
mengambil keputusan, mengatur kerja dan tidak menegur atau
memberi fikiran melainkan bila ianya ditanya.

3.2.3 Demokrasi ( Democratic )

Melibatkan diri dalam semua aspek kerja sebagi penggalak menurut

kesesuaiannya. Menggalakkan dan membantu orang bawahannya
membuat dasar kerja, berbincang mengenai matlamat kerja,
membenarkan ahli-ahli membuat pemilihan raklan kerja disamping
mempastikan matlamat kerja tercapai.

3.3 GAYA PENYELIAAN PENYELIA MENGIKUT SITUASI KERJA.

Terdapat empat (4) jenis gaya penyeliaan penyelia mengikut situasi kerja
iaitu :

a) Keras.
b) Lembut.
c) Sederhana.
d) Lemah.

3.3.1 Keras.

Terlalu mengutamakan hasil pengeluaran lebih dari manusia. Gaya

ini hanya sesuai dalam situasi krisis atau bagi mencapai matlamat
jangka pendek dalam keadaan tertentu yang memerlukan tindakan
sekali sekala sahaja. Misalnya memenuhi permintaan mendadak.
Sekiranya gaya ini digunakan terus menerus, orang bawahan akan
menjadi terlalu bergantung kepada penyelia, menjadi robot ataupun
patung wayang kulit yang bergerak hanya apabila dalang
menggerakkanya.
 Lampiran DPP C2(b)-1

3.3.2 Lembut.

Terlampau mengutamakan manusia lebih dari pengeluaran. Sesuai

dalam situasi dimana kerja kreatif, persendirian dan perhubungan
manusia adalah penting. Misalnya mentadbir sekumpulan ahli sains
yang membuat kajian, mentadbir sekumpulan pelukis, mengurus
kumpulan sukarela. Penyelia ini bimbang orang bawahannya akan
melakukan kesilapan dan akan kecil hati jika disuruh bekerja lebih.
Lantas beliau sendiri yang akhirnya membuat kerja/tugas yang
sepatutnya dibuat oleh pekerja-pekerjanya.

3.3.3 Sederhana.

Penyelia yakin dan tidak gusar bertindak bagi faedah daya

pengeluaran yang tinggi. Tetapi apabila pekerja mula gelisah
mengalami tekanan, beliau akan cepat bertindak membaiki hati
orang bawahannya. Penyelia ini mungkin dianggap tidak ikhlas atau
paling tidak dianggap sebagai orang tengah sahaja diantara pekerja
dengan pihak pengurusan atasan. Penyelia ini `main politik demi
untuk menghasilkan pengeluaran yang patut dan sekaligus menjaga
hati pekerjanya.

3.3.4 Lemah.

Penyelia ini adalah Pak Turut atau Talam Dua Muka bukan
seorang ketua. Dia hanya menjadi penyampai arahan orang atasan
dan menggunakan topeng kuasa untuk mendapatkan kerjasama
dengan orang bawahan. Bila kegagalan pengeluaran berlaku, ia
akan menyalahkan orang bawahannya. Sesuai bagi tempat kerja
yang mementingkan prosedur yang ketat seperti makmal, bahagian
akaun, tentera dan sebagainya.
 Lampiran DPP C2(b)-1

3.4 DELEGASI DAN PENGAGIHAN KERJA YANG BERKESAN

Keadaan kerja di sesuatu organisasi kadang kala terdapat pertindihan

tugasan di antara sesuatu pihak dengan pihak yang lain. Oleh itu, sesuatu
organisasi perlu mewujudkan konsep delegasi iaitu satu tugas diagihkan
kepada dua individu, mengikut sesetengah spesifikasi, untuk memastikan
tugasan tersebut dapat disiapkan dengan lebih sempurna.

3.4.1 Definasi Delegasi

Pemindahan kuasa dari seorang ketua kepada pekerjanya bagi

membolehkan pekerja membuat keputusan atau pemindahan kuasa
untuk membuat keputusan dari satu peringkat tertinggi kepada
peringkat yang lebih rendah apabila ketua tidak dapat melakukan
tugasan atas sebab tertentu.

3.4.2 Peringkat Delegasi

Setiap tugas dilaksanakan dalam tiga (3) keadaan iaitu:

a) Tanggungjawab.
b) Kuasa.
c) Akauntabiliti.

3.4.2.1 Tanggungjawab.

Apabila menjalankan kerja, ia dilakukan dengan penuh

tanggungjawab ataupun bagi memenuhi tanggungjawab yang
ditetapkan. Tanggungjawab ini adalah amanah yang diberikan
kepada seorang individu sahaja.

3.4.2.2 Kuasa.

Dalam keadaan ini, tugas yang dilaksanakan adalah lebih kepada

membuat keputusan yang perlu berkenaan kerja. Apabila pengurus
mempunyai tanggungjawab dan kuasa, sudah tentu pengurus boleh
memutuskan bagaimana kerja ataupun tugasan itu mahu dijalankan.
Sebagai contoh, tanggungjawab setiausaha ialah menyediakan
sesetengah laporan. Tetapi, apabila setiausaha diberi kuasa
membentangkannya, setiausaha itu perlu membuat keputusan
berkenaan cara membentangkan laporan itu.

3.4.2.3 Akauntabiliti.

Akauntabiliti merujuk individu yang bertanggungjawab serta

menanggung risiko akibat keputusan yang diambil berkenaan kerja
yang dilaksanakan, walaupun orang lain yang melaksanakan
ataupun membuat keputusan itu.
 Lampiran DPP C2(b)-1

3.4.3 Kenapa Delegasi Itu Penting

a) Melapangkan masa ketua untuk melakukan kerja baru yang

lebih mencabar.
b) Memperbaiki skil membuat keputusan yang lebih cemerlang.
c) Membangun dan menggalakkan pekerja
d) Menambahkan komitmen/kerjasama atau semangat
kesungguhan bekerja dikalangan pekerja.
e) Memperbaiki dan menambahkan kemesraan hubungan
dikalangan pekerja dan ketua

3.4.4 Faktor Bagi Menentukan Proses Delegasi.

a) Kebolehan dan kecekapan pekerja

b) Kepentingan keputusan yang akan dibuat.
c) Beban tugas atau kerja seorang ketua.

3.4.5 Proses Delegasi

3.4.5.1 Menentukan tugasan yang hendak di delegasikan.

3.4.5.2 Memilih siapakah dan kenapakah beliau dipilih.
a) Mempunyai kebolehan untuk melakukan tugas
tersebut.
b) Mempunyai keyakinan diri untuk melakukannya.
c) Mampu melakukan tugas tambahan ini.
3.4.5.3 Mengurangkan beban kerja sediada.
3.4.5.4 Menyediakan pengganti semasa ketiadaan ketua.
3.4.5.5 Membangunkan semangat dan pengetahuan kakitangan.

3.4.6 Perkara Yang Perlu Dibincangkan Dengan Pekerja Yang

Ditugaskan.

3.4.6.1 Persetujuan melakukan tugasan.

3.4.6.2 Menerangkan tugasan.
3.4.6.3 Menguji kefahaman pengganti.
3.4.6.4 Berbincang bagaimana hendak melakukan tugasan.
3.4.6.5 Memberi latihan kepada pekerja yang diganti.
3.4.6.6 Menentukan mengenai tarikh perbincangan seterusnya.
3.4.6.7 Menetapkan tarikh perbincangan akhir.

3.4.7 Perkara Yang Tidak Perlu Didelegasikan

3.4.7.1 Perkara-perkara rahsia, keselamatan dan polisi yang dibatasi

oleh orang atasan.
3.4.7.2 Perkara-perkara yang membabitkan disiplin atau pengurusan
pekerja secara lansung.
 Lampiran DPP C2(b)-1

EXERCISE :

1. Berikan definasi Penyelia menurut J.Adair, the effective Supervisor?

2. Berikan dua contoh jawatan pengurusan peringkat pertengahan ?

3. Apakah yang dimaksudkan dengan Kemahiran Teknikal?

4. Sebutkan tiga cara Gaya Kepimpinan penyelia yang popular?

5. Berikan dua sebab mengapa delegasi itu penting kepada seseorang?

6. Mengapakah ketua tidak mahu menjalankan delegasi atau

pengagihan kerja kepada pekerja bawahannya?

REFERENCE:

1. Noss - MLVK
2. Peruntukan Utama Akta Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan 1994 -
JKKP
3. Module Supervisory Skill Bahagian Pendidikan& Latihan. (Kemahiran )
MARA
4. James B. Ditworth (1992) Operation Managements Design, Planning &
control for Manufacturing & Services.
5. Abdullah Hassan & Ainon Mohd (1998) Komunikasi Untuk Pemimpin.