KESEPAKATAN AREA PERUBAHAN

DIKLAT KEPEMIMPINAN III POLA KONTRIBUSI

PROVINSI BALI ANGKATAN XIV TAHUN 2017

A. Deskripsi Organisasi

RSUD Kabupaten Karangasem melaksanakan urusan wajib

pelayanan dasar bidang kesehatan khususnya pelayanan

kesehatan tingkat rujukan. Dalam rangka pelaksanaan urusan

wajib tersebut, RSUD Karangasem mempunyai tugas pokok yaitu

(1) melaksanakan upaya kesehatan secara berdaya guna dan

berhasil guna dengan mengutamakan upaya penyembuhan dan

pemulihan yang dilaksanakan secara serasi dan terpadu dengan

peningkatan dan pencegahan serta pelaksanaan upaya rujukan,

(2) melaksanakan pelayanan yang bermutu sesuai standard

pelayanan rumah sakit. Berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 7

Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah

Kabupaten Karangasem, struktur organisasi RSUD Kabupaten

Karangasem terdiri dari Direktur membawahi 1 Bagian, 3 Bidang,

3 Sub Bagian dan 6 Seksi, serta Komite Medik dan 11 Instalasi.

Bidang Pelayanan dan Penunjang Rumah Sakit merupakan

salah satu Bidang dari 3 Bidang yang ada di RSUD Kabupaten

Karangasem. Sesuai dengan Peraturan Bupati Karangasem Nomor

40 Tahun 2014 tentang Uraian Tugas Lembaga Teknis Daerah,

Bidang Pelayanan dan Penunjang Rumah Sakit RSUD Kabupaten

Karangasem mempunyai tugas pokok utama sebagai berikut :

a) Menyusun rencana kegiatan Bidang Pelayanan dan

Penunjang sebagai acuan dalam pelaksanaan tugas;

1
 b) Mengkoordinasikan semua kebutuhan pelayanan medis dan

penunjang medis, melaksanakan pemantauan, pengawasan

penggunaan fasilitas, kegiatan pelayanan medis dan

penunjang medis, pengawasan serta pengendalian

penerimaan dan pemulangan pasien;

c) Melaksanakan supervisi dan koordinasi pelaksanaan

pelayanan pada instalasi yang melaksanakan pelayanan

langsung dan instalasi penunjang pelayanan ;

d) Melaksanakan penyusunan tenaga para medis dan non

medis, alat-alat, obat-obatan dan atau bahan untuk

kebutuhan fasilitas pelayanan medis;

e) Melaksanakan penyelesaian penyusunan fasilitas pelayanan

medis;
f) Melaksanakan pengawasan dan pengendalian

penerimaan dan pemulangan pasien;

g) Melaksanakan pemantauan, pengawasan dan penilaian

penggunaan fasilitas serta kegiatan pelayanan secara

keseluruhan;
h) Mengevaluasi hasil kegiatan Bidang Pelayanan dan

Penunjang secara keseluruhan;

i) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan terkait

dengan pelayanan RSUD Karangasem;

j) Membuat laporan kegiatan dibidang tugasnya secara

berkala sebagai bahan informasi dan pertangungjawaban

pelaksanaan tugas kepada atasan;

B. Organisasi Yang Bermasalah

Dengan memperhatikan uraian tugas pokok dan fungsi

Bidang Pelayanan dan Penunjang Rumah Sakit, dan dari hasil

diskusi dengan para Kepala Seksi dan staf maka area organisasi

2
yang diduga masih bermasalah untuk diprioritaskan dilakukan

upaya perubahan adalah pada pelaksanaan tugas pokok :

Melaksanakan pengawasan dan pengendalian penerimaan dan

pemulangan pasien.

Identifikasi terhadap permasalahan pada tugas pokok tersebut

dapat dilihat dari kesenjangan yang terjadi antara kondisi yang

diinginkan dengan kondisi yang saat ini dihadapi sebagai berikut:

1. Kondisi saat ini

a) Situasi pendaftaran pasien yang tidak nyaman;

b) Respon Time pendaftaran pasien yang lama ;

c) Terdapat Identitas ganda (satu orang pasien memiliki

lebih dari satu nomor rekam medik) pada Billing system;

d) Masih ada pasien berobat tanpa menghadirkan pasien

langsung (sering terjadi pada pasien yang mencari surat

rujukan atau surat keterangan sehat);

e) Kualitas pelayanan pasien masih kurang;

f) Ruang tunggu pendaftaran masih belum cukup;

g) Kualitas petugas administrasi di pendaftaran masih

kurang;

h) Waktu tunggu dokumen rekam medik ke masing-masing

poliklinik masih lama;

i) Pasien yang berobat harus melalui antrean yang lama di

pendaftaran dan poliklinik;

j) Pemanfaatan billing system yang belum maksimal di

pendaftaran;

k) Input data pasien di pendaftaran masih lama;

l) Disiplin pegawai yang rendah;

3
 m) Tidak adanya informasi dan komunikasi;

n) Fasilitas pendaftaran yang masih kurang;

o) Metode kerja yang masih konvensional;

p) Kurangnya pengawasan SDM

2. Kondisi Yang Diinginkan

a) Situasi pendaftaran pasien yang nyaman;

b) Respon Time pendaftaran pasien yang cepat;

c) Identitas pasien yang tercatat pada Billing system

tunggal;

d) Kehadiran pasien langsung pada saat datang

berobat tanpa diwakilkan

e) Pelayanan pasien yang berkualitas;

f) Ruang tunggu pendaftaran yang memadai;

g) Petugas administrasi di pendaftaran yang

berkualitas;

h) Waktu tunggu dokumen rekam medik ke masing-

masing poliklinik yang cepat;

i) Tidak terdapat lagi antrean pasien yang lama di

pendaftaran dan poliklinik;

j) Pemanfaatan billing system yang maksimal di

pendaftaran;

k) Input data pasien di pendaftaran yang cepat;

l) Disiplin pegawai yang tinggi;

m) Optimalnya informasi dan komunikasi;

n) Fasilitas pendaftaran yang memadai;

o) Metode kerja yang berbasis teknologi informasi;

p) Pengawasan terhadap SDM dilakukan secara rutin.

4
C. Permasalahan

Berdasarkan atas kesenjangan yang terjadi antara kondisi

saat ini dengan kondisi yang diinginkan sebagaimana

tersebut di atas, maka permasalahannya adalah : Belum

optimalnya Proses Pelayanan Pendaftaran Pasien di

RSUD Kabupaten Karangasem.

D. Area Organisasi Yang Menjadi Area Perubahan

1. Gejala-Gejala

Indikasi atau gejala-gejala belum optimalnya proses

pelayanan pasien di RSUD Karangasem terutama pada saat

pendaftaran ditunjukkan oleh :

a. Antrean panjang di pendaftaran

b. Identitas ganda pada billing system

c. Ruang tunggu pendaftaran sempit

d. Respon petugas pendaftaran lama

e. Pasien berobat diwakilkan oleh keluarga

f. Prosedur pendaftaran panjang

g. Waktu input data lama

h. ...

2. Area Perubahan

Dari permasalahan tersebut di atas, maka area organisasi

yang diharapkan akan terjadi perubahan adalah pada area

manajemen dibidang pelayanan dan penunjang yang

difokuskan pada tata laksana dan tata kerja pendaftaran

pasien.

5
E. Inovasi

Inovasi yang direncanakan sebagai solusi terhadap

permasalahan belum optimalnya proses pelayanan pasien di

RSUD Kabupaten Karangasem adalah sebagai berikut :

Menggunakan sistem pendaftaran finger print yang

dikoneksikan ke Billing system.

Adapun manfaat yang diharapkan dapat diperoleh dari inovasi

tersebut di atas adalah :

Tercapainya sistem pendaftaran pasien yang terintegrasi,

akurat, efektif, dan efisien demi pelayanan pendaftaran

pasien yang optomal di RSUD Kabuapten Karangasem

Demikian proses identifikasi permasalahan untuk

melahirkan inovasi sebagai bahan Rancangan Proyek Perubahan

dalam rangka memenuhi tugas Diklat Kepemimpinan III Pola

Kontribusi Angkatan XIV Tahun 2017 Propinsi Bali yang

dilaksanakan untuk dapat memperoleh kesepakatan dari mentor.

Amlapura, 8 Maret 2017

Menyepakati / Menyetujui

Peserta Diklat Mentor:

Direktur RSUD Kabupaten

Karangasem,

6
 dr. I Gusti Bagus Putra Pertama dr. I Wayan Suardana, M.Repro

NIP. 19710608 200604 1 006 NIP. 196202271989011003

KEGIATAN PADA TAHAP TAKING OWNERSHIP-

BREAKTHROUGH I PESERTA DIKLAT PIM III

Nama Peserta : dr. I Gusti bagus Putra Pertama

Instansi : RSUD Kabupaten Karangasem

7
 Rencana Area Perubahan : Sistem pendaftaran pasien Finger

Print

HARI/ Kegiatan yang dilakukan Output Paraf Mentor

TGL

Amlapura, Juni 2017

Peserta Diklat PIM III

dr. I Gusti Bagus Putra Pertama

NIP. 19710608 200604 1 006

FORMAT 1. IDENTIFIKASI DAN VALIDASI ISU AKTUAL DAN SUBSTANTIF

LEMBAGA SESUAI DENGAN ISU STRATEGIK

ISU TRATEGIK : Peningkatan Pelayanan pasien melalui

system pendaftaran Finger print

8
NAMA ESELON PESERTA DIKLAT : Bidang Pelayanan dan Penunjang

INSTANSI : RSUD Kabupaten Karangasem

NO ISU AKTUAL SUBSTANTIF KRITERIA ISU VALID*

PROBLEM KEKHAL LAYAK AKTUAL
LEMBAGA
ATIK AYAKAN
A PENGEMBANGAN ORGANISASI
1
2
3
4
B PENGEMBANGAN SUMBER DAYA

APARATUR
1
2
3
4
C PENGEMBANGAN MANAJEMEN

PELAYANAN DAN PENUNJANG

1
2
3
4

*) ISU DISEBUT VALID BILA ISU TERSEBUT SESUAI DENGAN KE 4 KRITERIA ISU

FORMAT 2. KLARIFIKASI DAN PENETAPAN PRIORITAS ISU AKTUAL

SUBSTANTIF LEMBAGA DENGAN MATRIKS USG

ISU TRATEGIK : Peningkatan Pelayanan pasien melalui

system pendaftaran Finger print

NAMA ESELON PESERTA DIKLAT : Bidang Pelayanan dan Penunjang

INSTANSI : RSUD Kabupaten Karangasem

9
 NO ISU AKTUAL SUBSTANTIF NILAI SKA LA (1-5) RANKI
URGENCY SERIOU GROW JLM
LEMBAGA NG
S TH
A PENGEMBANGAN ORGANISASI
1
2
3
4
B PENGEMBANGAN SUMBER DAYA

APARATUR
1
2
3
4
C PENGEMBANGAN MANAJEMEN

PELAYANAN DAN PENUNJANG

1
2
3
4

KETERANGAN

NILAI 1 = SANGAT KURANG GAWAT/SERIUS/BERDAMPAK NILAI 4 = GAWAT/SERIUS/BERDAMPAK

NILAI 2 = KURANG GAWAT/SERIUS/BERDAMPAK NILAI 5 = SANGAT GAWAT/SERIUS/BERDAMPAK

NILAI 3 = CUKUP GAWAT/SERIUS/BERDAMPAK

DIPILIH PANKING I UNTUK SETIAP KELOMPOK ISU

FORMAT 3. PENETAPAN PRIORITAS ISU AKTUAL SUBSTANTIF LEMBAGA

DENGAN METODE KOMPARASI

ISU TRATEGIK : Peningkatan Pelayanan pasien melalui

system pendaftaran Finger print

NAMA ESELON PESERTA DIKLAT : Bidang Pelayanan dan Penunjang

INSTANSI : RSUD Kabupaten Karangasem

NO ISU AKTUAL SUBSTANTIF UNSUR YANG LEBIH BOB RANK

ORG 1 YAN 1 SDM 3 YAN 3 JML

10
KODE LEMBAGA NU OT ING

FAKT

OR
ORG 1
YAN 1
SDM 3
YAN 3

KETERANGAN :

JUMLAH NU
BF (BOBOT FAKTOR) = X 100%
TOTAL NU

11