Anda di halaman 1dari 34

KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN

REFORMASI BIROKRASI

Pedoman
Pemetaan Bisnis Proses

Deputi Bidang Kelembagaan dan Tata Laksana


Jakarta, Mei 2016
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA

01 KELEMBAGAAN

02 KEPEGAWAIAN

03 KETATALAKSANAAN

04 PENGAWASAN
DASAR
UU 30/2014
HUKUM
Perpres
PermenPANRB 81/2010
35/2012

PermenPAN Perpres UU 30/2014: Administrasi


7/2015 Pemerintahan
12/2011
Perpres 81/2010: Grand Design
Perpres Reformasi Birokrasi
83/2015 Keppres 103/2001: Organisasi LPNK
Keppres 110/2001: Eselon I BPOM
PermenPAN 12/2011: Pedoman
Penataan Tatalaksana (Business
Process)
PermenPANRB 35/2012: Pedoman
Penyusunan Standar Operasional
Prosedur Administrasi Pemerintahan
8 AREA PERUBAHAN REFORMASI BIROKRASI
(Road Map Reformasi Birokrasi 2015-2019)
AREA PERUBAHAN SASARAN

1 MENTAL APARATUR
Mewujudkan
Birokrasi yang
2 KELEMBAGAAN
Bersih dan
Akuntabel
3 TATA LAKSANA

Birokrasi yang
4 SDM APARATUR
Efektif dan
Efisien
5 AKUNTABILITAS

Birokrasi yang
6 PENGAWASAN
Memiliki
Pelayanan
7 PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN
Publik
Berkualitas
8 PELAYANAN PUBLIK

PermenPANRB 11/2015
UNSUR ORGANISASI PADA KEMENTERIAN

Pemimpin
Staf/Pembantu
Menyelenggarakan Pengawas Pemimpin menyelenggarakan koordinasi
pelaksanaan tugas, pembinaan,
pengawasan internal di
dan pemberian dukungan
lingkungan Kementerian.
administrasi kepada seluruh
unsur organisasi di lingkungan
Kementerian.

Lini/
Menyelenggarakan perumusan dan
Pelaksana pelaksanaan kebijakan di bidangnya, dengan
bidang tugas merupakan sebagian tugas pokok
Kementerian yng disesuaikan dengan tujuan
dan sasaran strategis Kementerian.
menyelenggarakan dukungan yang
bersifat substantif kepada seluruh unsur Pendukung
organisasi di lingkungan Kementerian untuk
mendukung pencapaian tujuan dan sasaran
strategis Kementerian meliputi dan tidak
terbatas pada tugas di bidang penelitian dan
pengembangan, pengembangan sdm, dan
pengelolaan data dan informasi.
Keppres 110/2001
KEPALA

SEKRETARIAT
UTAMA
INSPEKTORAT

DEPUTI DEPUTI DEPUTI


BIDANG PENGAWASAN
BIDANG PENGAWASAN BIDANG PENGAWASAN
DAN PRODUK TERAPETIK
DAN NARKOTIKA, OBAT TRADISIONAL, KEAMANAN PANGAN
PSIKOTROPIKA DAN ZAT KOSMETIK DAN DAN BAHAN
ADIKTIF PRODUK KOMPLIMEN BERBAHAYA

PUSAT
PENGUJIAN OBAT PUSAT PUSAT
DAN MAKANAN PENYIDIKAN OBAT RISET OBAT DAN
NASIONAL DAN MAKANAN MAKANAN
Software
Teknologi

Hardware
Infrastruktur Organisasi

Proses
Operasional
Proses

Proses
Pengembangan Solusi
Proses Bisnis
Individu
Manusia
Budaya
Kepemimpinan
Koordinasi antar unit organisasi di tingkat
Kementerian/Lembaga/Pemda belum berjalan maksimal

Unit organisasi masih belum memperhatikan


keterkaitan proses dengan unit organisasi lainnya

Kebijakan yang ada saat ini belum memadai dan masih


menimbulkan perbedaan persepsi dalam pelaksanaannya
Penataan kelembagaan menghasilkan unit-unit organisasi
yang didalamnya memuat tugas dan fungsi

Supaya unit organisasi dapat bekerja secara lebih efisien


dan efektif, maka perlu diikuti dengan pemetaan business
process

Business process (ketatalaksanaan) adl sekumpulan aktivitas


kerja terstruktur & slg terkait yang menghslkan keluaran
yg sesuai dg kebutuhan pengguna (Permenpan No 12/2011)
TERKAIT PERATURAN PERUNDANGAN
TERKAIT PERATURAN PERUNDANGAN
NASIONAL
LEVEL 1 Bisnis Proses Antar Pusat dan Daerah

PUSAT/DAERAH
LEVEL 2 Bisnis Proses antar Kementerian, Lembaga dan
Daerah

KEMENTERIAN/LEMBAGA/PROV/KAB/KOTA
LEVEL 3 Bisnis Proses antar Unit Eselon I pada Kementerian/
Lembaga atau Bisnis Proses antar SKPD

UNIT ESELON I/SKPD


LEVEL 4 Bisnis Proses antar unit eselon II ke bawah pada
Unit Eselon I atau Bisnis Proses pada SKPD
ORGANISASI BPOM
Kemenag sebagai
sub-system
Kemenag sebagai pembangunan
Institusi stand-
alone Kebijakan
Motivasi Teknologi
Informasi O
I
U
N PROSES Ciptakan
Struktur Sumber
T Nilai atau
P BISNIS
Organisasi Daya P Value
U Manusia U
T
T
Aktivitas Fasilitas

Pencapaian Tujuan
Proses dan Sasaran
Organisasi
RUANG LINGKUP

RUANG LINGKUP PENGATURAN


Adalah seluruh proses dalam
penyusunan Peta Bisnis Proses pada
K/L/D.

RUANG LINGKUP PELAKSANAAN


PEDOMAN
Penyusunan peta bisnis proses di seluruh
K/L/D dilakukan dengan melibatkan
seluruh elemen organisasi yang aktif ikut
serta dalam pencapaian visi dan
pelaksanaan misi organisasi
TAHAPAN KERJA PENYUSUNAN
BISNIS PROSES
Persiapan dan Perencanaan
1 (Planning & Preparation)

2 Pengembangan (Development)

3 Penerapan (Implementation)

Pemantauan dan Evaluasi


4 (Monitoring & Evaluation)
TAHAP
PERSIAPAN

Lakukan inventarisasi rencana kerja jangka panjang, rencana


kerja tahunan, visi, misi dan sasaran K/L/D sehingga dapat
diketahui aktivitas (proses kerja) di K/L/D
Kategorikan proses kerja dalam kelompok (folder kegiatan)

PRINSIP
Pengelompokan dilakukan berdasarkan kegiatan bukan
berdasar unit kerja/struktur organisasi
Pengelompokan berdasarkan kesepakatan cara pandang
Semakin sederhana semakin baik
TAHAP
PENGEMBANGAN
Tahap Pemetaan Bisnis Proses (1)

a. Identifikasikan ruang lingkup organisasi yang akan dipetakan


berdasarkan mandat dari visi, misi dan tujuan.
b. Analisis sasaran strategis dalam Renstra dan dijabarkan
menjadi daftar kegiatan.
c. Kategorikan kegiatan ke dalam rumpun kegiatan/proses kerja
menjadi peta bisnis proses.
d. Buatlah kelompok-kelompok kegiatan tsb dalam bentuk
kotak-kotak di dalam peta proses, lalu berikan identitas
proses tsb berupa nomor dan nama proses (bukan nama unit
kerja).
e. Kelompok kegiatan dalam peta proses / peta bisnis proses
tsb dihubungkan dengan garis input dan outputnya, sehingga
terlihat hubungan antar proses dalam lingkup suatu badan
pemerintahan.
f. Setiap kelompok peta bisnis proses diuraikan dalam peta
subproses.
TAHAP
PENGEMBANGAN
Tahap Pemetaan Bisnis Proses (2)

g. Menggambarkan peta sub proses adalah identik dengan membuat subfolder


dalam satu folder proses, dimana setiap kotak proses didetailkan dalam kotak-
kotak subproses dalam lingkup proses tsb.
h. Setiap kotak sub proses yang dihasilkan diberi identitas yang sistematis
mengikuti tata cara yang telah ditentukan dalam format penomoran dalam
panduan ini berupa nomor dan nama proses.
i. Setiap peta subproses menjadi dasar untuk menyusun peta lintas fungsi (cross
functional) yang menggambarkan rangkaian kerja suatu proses beserta unit kerja
pelaksana.
j. Untuk dapat membuat peta lintas fungsi yang jelas, maka diperlukan peta
hubungan (relationship map) yang menggambarkan pelaku sesuai struktur
organisasi untuk setiap subproses yang ada.
k. Berdasarkan peta lintas fungsi (cross-functional map) SOP makro dapat dibuat
dengan rincian siapa, melakukan apa, dengan cara bagaimana (metode), kriteria
yang harus dipenuhi, dan mutu baku.
TAHAP
PENGEMBANGAN
TAHAPAN PEMETAAN

Keseluruhan rangkaian alur kerja yang saling


berhubungan dalam rangka menciptakan nilai
tambah kepada stakeholder
Proses
Sebuah pengelompokkan aktivitas yang
logis dalam satu rangkaian alur kerja /
Sub Proses
proses tertentu
Aktivitas
Serangkaian aktivitas yang dilakukan lintas
unit kerja dalam satu sub proses tertentu.

SOP Makro
Langkah-langkah rinci dibutuhkan untuk
melakukan suatu kegiatan dalam satu unit
Langkah kerja kerja.
SOP Mikro
TAHAP
PENGEMBANGAN
LANGKAH PENYUSUNAN BISNIS PROSES

PETA BISNIS PROSES KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN


REFORMASI BIROKRASI
Pengawasan Peraturan Pemerintah

Peraturan Perundangan
Dukungan SDM

PAN-02 PAN-03 PAN-04 Tata


PAN-01 PAN-05 PAN-06
Penataan dan Pengelolaan Penataan laksana
Penyusunan Penataan tata Peningkatan
Pembinaan SDM Akuntabilitas dan Kelembagaan
Regulasi PAN-RB Laksana Pemerintah Pelayanan Publik
Aparatur Pengawasan Pemerintah
Kementrian /
Distribusi Ortala Kementrian /
Lembaga Publikasi Dukungan SDM Permintaan Dukungan SDM Proses Utama
Undang undang Dukungan SDM Dukungan SDM
Lembaga
Dukungan SDM Dokumentasi
Dukungan SDM
Dokumentasi
Publikas i
PAN-07 PAN-08 PAN-10 PAN-11
PAN-09
Teknologi Pengelolaan Sistem Pengelolaan Pengelolaan SDM PAN-12
Pelayanan Informasi
Komunikasi dan Manajemen dan Administrasi dan dan ORTALA Layanan Hukum
dan Publikasi
Informasi pengawasan Umum KEMENPANRB

Permintaan layanan informasi Dokumentasi Proses Pendukung

Kinerja & Anggaran

PAN-13
Pengelolaan Kinerja Kinerja & Anggaran
dan Anggaran
Kinerja & Anggaran

Proses Perencanaan

PAN-01 PENYUSUNAN REGULASI PAN-RB Title


Phase
Menteri

PAN-01.01 PAN-09 Persetujuan Jumlah Pengesahan Jumlah


Pelayanan Informasi Formasi Formasi
Kepesertaan Pembahasan
dan Publikasi
Harmonisasi Peraturan
Deputi SDM

Perundang-undangan
Publikasi

Draft UU

Kementrian /
PAN-01.02
Lembaga
SESMEN

PAN-11 Penyusunan UU
Pengelolaan SDM
dan ORTALA
Undang-undang
KEMENPANRB
Kepala Biro SDM &
&Umum

Distribusi ORTALA Undang Undang PAN-01.03 PAN-10 Pengajuan Formasi


Pengelolaan Proses Penerimaan
Dokumentasi
Administrasi dan dan Seleksi
Penyusunan Peraturan
Umum
Pelaksanaan
Kabag SDMO

Analisa Kebutuhan
dan Jumlah pegawai
Peraturan
Menteri
PAN-01.04
Pengembangan
Perencanaan &

Penyusunan Peraturan dan


PAN-07
KASUBAG

Keputusan Menteri Teknologi


Komunikasi dan
Peraturan / Informasi
Keputusan Menteri

PAN-01.05
Publikasi
Penyusunan Surat Edaran
Menteri
TAHAP
PENGEMBANGAN Business Process Map

1 Identifikasi proses

2 Gambar Peta Bisnis Proses

3 Finalisasi Peta Bisnis Proses


TAHAP
PENGEMBANGAN Business Process Map

PETA TATA LAKSANA KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN


REFORMASI BIROKRASI
Pengawasan Peraturan Pemerintah

Peraturan Perundangan
Dukungan SDM

PAN-02 PAN-03 PAN-04 Tata


PAN-01 PAN-05 PAN-06
Penataan dan Pengelolaan Penataan laksana
Penyusunan Penataan tata Peningkatan
Pembinaan SDM Akuntabilitas dan Kelembagaan
Regulasi PAN-RB Laksana Pemerintah Pelayanan Publik
Aparatur Pengawasan Pemerintah
Kementrian /
Distribusi Ortala Kementrian /
Lembaga Publikasi Dukungan SDM Permintaan Dukungan SDM Proses Utama
Undang undang Dukungan SDM Dukungan SDM
Lembaga
Dukungan SDM Dokumentasi
Dukungan SDM
Dokumentasi
Publikasi
PAN-07 PAN-08 PAN-10 PAN-11
PAN-09
Teknologi Pengelolaan Sistem Pengelolaan Pengelolaan SDM PAN-12
Pelayanan Informasi
Komunikasi dan Manajemen dan Administrasi dan dan ORTALA Layanan Hukum
dan Publikasi
Informasi pengawasan Umum KEMENPANRB
Dokumentasi
Permintaan layanan informasi
Proses Pendukung

Kinerja & Anggaran

PAN-13
Pengelolaan Kinerja Kinerja & Anggaran
dan Anggaran
Kinerja & Anggaran

Proses Perencanaan
TAHAP
PENGEMBANGAN Sub Business Process Map

1 Identifikasi sub proses

Harmonisasi peta proses dan


2 peta sub proses

Finalisasi Peta Sub Bisnis Proses


3
TAHAP
PENGEMBANGAN Sub Business Process Map

PAN-11 PENGELOLAAN SDM DAN ORTALA KEMENPANRB

PAN-11.01 PAN-11.04

Penerimaan Perencanaan dan Pengembangan Standar


dan seleksi
Pengadaan SDM Kompetensi PAN-01
Penyusunan
Regulasi PAN-RB
PAN-02
Penataan dan
Pelatihan Pengembangan
Pembinaan SDM
& pelatihan
Aparatur PAN-11.02 PAN-11.05
Distribusi Ortala
Pengembangan Pembinaan dan
SDM Ortala
Pengembangan SDM

PAN-11.03
Administrasi
Kepegawaian
Administrasi dan Informasi
Kepegawaian
TAHAP
PENGEMBANGAN Relationship Map

Masukkan unit kerja yang


1 terlibat

Menuliskan setiap unit kerja


2 yang terlibat

3 Finalisasi
TAHAP
PENGEMBANGAN Relationship Map
REGULASI & STANDAR
RELATIONSHIP MAP

MOT-01 MOT-02 MOT-03


PENGELOLAAN PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN STANDARISASI DAN PERLINDUNGAN KONSUMEN MENJAGA KETERSEDIAAN BAHAN POKOK & PENGUATAN
JARINGAN DISTRIBUSI NASIONAL

BIRO
ROGANPEG DIT. STANDARDISASI DIT. WASBARJAS DIT IMPOR DIT. BAPOKSTRA
HUKUM
UNIT-UNIT ES. II
UNDANG-UNDANG BAPPEBTI
PPMB DIT FAS EKSIM PPMB PUSAT HUMAS DIT. METROLOGI
PERATURAN STANDAR

REKOMENDASI IMPOR
UNIT-UNIT ES. II DIT.
DIT. METROLOGI DIT. BINUS DIT. METROLOGI DIT. WASBARJAS
DITJEN PDN DKM & PDN

UNIT-UNIT ES. II UNIT-UNIT ES. II DIT PERLINDUNGAN LAPORAN


DITJEN DAGLU ITJEN IV DIT. LOG DIS SET DITJEN PDN
DITJEN SPK KONSUMEN

PEMERINTAH UNIT-UNIT ES. II UNIT-UNIT ES. II


DIT IMPOR PUSDATIN
DITJEN PEN DITJEN KPI MOT-05
PERBAIKAN IKLIM USAHA PERDAGANGAN
UNIT-UNIT ES. II UNIT-UNIT ES. II UPT METROLOGI UNIT-UNIT ES. II
SETJEN BP2KP LEGAL TERKAIT
DEKINTAM DEKTAN
UNIT-UNIT ES. II
ITJEN
DIT. IMPOR PUSDATIN
PEMERINTAH
PENGAJUAN BANTUAN, PENGADUAN,
PERMINTAAN INFORMASI BIRO HUKUM PUSDIKLATDAG
MOT-06
MOT-04
PENGEMBANGAN AKSES PASAR
PENINGKATAN EKSPOR NON MIGAS
UNIT-UNIT ESELON II DIT.
DITJEN PEN
SET. DITJEN PEN DIT. P2C PUSDAPI BIRO HUKUM DKM & PDN

UNIT-UNIT ES. II UNIT-UNIT ES. II


PELAKU USAHA DIT. KPE DIT. P2EKRE DIT FAS EKSIM DIT. IMPOR DITJEN SPK DITJEN PDN

UNIT-UNIT ES. II
UNIT-UNIT ES. II DIT. EKSPOR
DIT. P2IE DEKINTAM DEKTAN SETJEN
DITJEN DAGLU

DIT. UNIT-UNIT ES. II UNIT-UNIT ES. II


DIT. PENGAMANAN DIT. KS BILATERAL
DKM & PDN DITJEN KPI DIT. BINUS BAPPEBTI SURAT IJIN BANTUAN/ BIMBINGAN
PERDAGANGAN
PENGAWASAN INFORMASI
PUSAT HUMAS PUSDATIN DIT FAS EKSIM SET DITJEN DAGLU
DIT. KPE PUSDATIN

DIT. PENGAMANAN
PUSDAPI DIT. P2IE DIT. KS ASEAN PPMB
PERDAGANGAN PUSKA KSPI

UNIT-UNIT ES. II
PPMB
TERKAIT PUSKA PDN DIT. WASBARJAS PELAKU USAHA

DUKUNGAN PENGKAJIAN KEBIJAKAN


REGULASI & STANDAR DUKUNGAN INFORMASI &
SOSIALISASI
DUKUNGAN TIK

DUKUNGAN PENGKAJIAN KEBIJAKAN


DUKUNGAN ADMINISTRASI & UMUM

MOT-07 MOT-08 MOT-09


TEKNOLOGI INFORMASI & KOMUNIKASI PELAYANAN INFORMASI DAN PUBLIKASI RISET DAN PENGEMBANGAN

DUKUNGAN KELEMBAGAAN & STRATEGI


UNIT-UNIT ES. II UNIT-UNIT ES. II UNIT-UNIT ES. II

PENGAWASAN INTERNAL
PUSDATIN PUSAT HUMAS PUSDATIN
DITJEN PDN DITJEN PDN DITJEN PDN

UNIT-UNIT ES. II UNIT-UNIT ES. II UNIT-UNIT ES. II UNIT-UNIT ES. II UNIT-UNIT ES. II UNIT-UNIT ES. II
BAPPEBTI DITJEN DAGLU BAPPEBTI DITJEN DAGLU BAPPEBTI DITJEN DAGLU
PENGADUAN,

DUKUNGAN RENCANA & ANGGARAN


PERMINTAAN INFORMASI UNIT-UNIT ES. II UNIT-UNIT ES. II UNIT-UNIT ES. II

DUKUNGAN INFORMASI & SOSIALISASI


UNIT-UNIT ES. II UNIT-UNIT ES. II UNIT-UNIT ES. II INFORMASI, PERLINDUNGAN KONSUMEN
DITJEN PEN DITJEN KPI DITJEN PEN DITJEN KPI DITJEN PEN DITJEN KPI

UNIT-UNIT ES. II UNIT-UNIT ES. II UNIT-UNIT ES. II UNIT-UNIT ES. II UNIT-UNIT ES. II PUSKA PDN
ITJEN BP2KP ITJEN BP2KP ITJEN
DUKUNGAN SDM

DUKUNGAN KELEMBAGAAN & STRATEGI


UNIT-UNIT ES. II UNIT-UNIT ES. II UNIT-UNIT ES. II UNIT-UNIT ES. II UNIT-UNIT ES. II UNIT-UNIT ES. II
DUKUNGAN TIK

MASYARAKAT DITJEN SPK SETJEN DITJEN SPK SETJEN DITJEN SPK SETJEN

PUSKA DAGLU PUSKA KSPI


MOT-11
PENGELOLAAN SDM
SET. BP2KP
ROGANPEG PUSDIKLATDAG
MASYARAKAT
REGULASI & STANDAR

MOT-10 UNIT-UNIT ES. II UNIT-UNIT ES. II MOT-12


DITJEN DAGLU
DUKUNGAN SDM

PENGELOLAAN ADMINISTRASI DAN UMUM BAPPEBTI LAYANAN HUKUM

DUKUNGAN KELEMBAGAAN & STRATEGI


UNIT-UNIT ES. II BIRO HUKUM -
BIRO UMUM BIRO KEUANGAN UNIT-UNIT ES. II PUSDAPI
DITJEN KPI SETJEN
DITJEN PEN
UNIT-UNIT ES. II UNIT-UNIT ES. II UNIT-UNIT ES. II UNIT-UNIT ES. II UNIT-UNIT ES. II UNIT-UNIT ES. II
BAPPEBTI DITJEN DAGLU BP2KP BAPPEBTI DITJEN DAGLU
ITJEN
DUKUNGAN ADMINISTRASI & UMUM

UNIT-UNIT ES. II UNIT-UNIT ES. II UNIT-UNIT ES. II UNIT-UNIT ES. II UNIT-UNIT ES. II UNIT-UNIT ES. II
DITJEN PEN DITJEN KPI DITJEN SPK SETJEN DITJEN PEN DITJEN KPI

UNIT-UNIT ES. II UNIT-UNIT ES. II UNIT-UNIT ES. II UNIT-UNIT ES. II


UNIT-UNIT ES. II
ITJEN BP2KP PPMB ITJEN BP2KP
DITJEN PDN
DUKUNGAN TIK

UNIT-UNIT ES. II UNIT-UNIT ES. II UNIT-UNIT ES. II UNIT-UNIT ES. II


ROKUM DIT. METROLOGI

PENGAWASAN INTERNAL
DITJEN SPK SETJEN DITJEN SPK SETJEN

UNIT-UNIT ES. II UNIT-UNIT ES. II


DITJEN PDN BBPPEI DITJEN PDN

DUKUNGAN PENGKAJIAN KEBIJAKAN


DUKUNGAN RENCANA & ANGGARAN

MOT-13
PENGELOLAAN RENCANA & ANGGARAN
UNIT-UNIT ES. II UNIT-UNIT ES. II UNIT-UNIT ES. II UNIT-UNIT ES. II
ROREN BIRO KEUANGAN
BAPPEBTI DITJEN DAGLU DITJEN PEN DITJEN KPI

UNIT-UNIT ES. II UNIT-UNIT ES. II UNIT-UNIT ES. II UNIT-UNIT ES. II UNIT-UNIT ES. II
ITJEN BP2KP DITJEN SPK SETJEN DITJEN PDN
DUKUNGAN SDM

DUKUNGAN KELEMBAGAAN & STRATEGI


MOT-14
DUKUNGAN TIK

PENATAAN ORGANISASI
DUKUNGAN ADMINISTRASI & UMUM

UNIT-UNIT ES. II UNIT-UNIT ES. II UNIT-UNIT ES. II UNIT-UNIT ES. II UNIT-UNIT ES. II

DUKUNGAN INFORMASI & SOSIALISASI


ROGANPEG
ITJEN BAPPEBTI DITJEN DAGLU DITJEN PEN DITJEN KPI

PENGAWASAN INTERNAL
DUKUNGAN KELEMBAGAAN & STRATEGI
UNIT-UNIT ES. II UNIT-UNIT ES. II UNIT-UNIT ES. II UNIT-UNIT ES. II

DUKUNGAN RENCANA & ANGGARAN

DUKUNGAN PENGKAJIAN KEBIJAKAN


BP2KP DITJEN SPK SETJEN DITJEN PDN
REGULASI & STANDAR

MOT-15
PENGELOLAAN DAN PENINGKATAN SISTEM MANAJEMEN
UNIT-UNIT ES. II UNIT-UNIT ES. II UNIT-UNIT ES. II UNIT-UNIT ES. II
ROREN PUSHAKA
BAPPEBTI DITJEN DAGLU DITJEN PEN DITJEN KPI

PUSDATIN UNIT-UNIT ES. II UNIT-UNIT ES. II UNIT-UNIT ES. II BIRO HUKUM


INSPEKTORAT III
DITJEN SPK SETJEN DITJEN PDN

ROGANPEG PUSKA PDN PUSKA DAGLU PUSKA KSPI INSPEKTORAT I INSPEKTORAT II

INSPEKTORAT IV
TAHAP
PENGEMBANGAN Cross Functional Map

Gambarkan garis horisontal yang


1 menunjukkan fungsi yang terlibat

2 Beri nama tiap fungsi yang terlibat

3 Identifikasi langkah kerja

Berikan keterangan bagi semua


4 masukan dan keluaran

5 Finalisasi
TAHAP
PENGEMBANGAN Cross Functional Map
PAN-01.02.CFM.01 Penyusunan UU
Perguruan Tinggi/
Pakar
Biro Hukum
ASDEP Terkait

Penyusunan Pembahasan
Naskah Naskah
Akademis Akademis
K/L Terkait

Pembahasan
RUU dengan
Stake Holder
Deputi Terkait

Penyusunan Draft Pembahasan Pembahasan


Pembahasan
RUU Final RUU RUU dengan dengan
dengan DPR
DPR PANJA
SESMEN
Menteri PAN

Pengajuan
Usulan RUU
RB

ke Baleg DPR
RI
TAHAP
PENGEMBANGAN

SOP Makro dan SOP Mikro

Format SOP Makro dan SOP Mikro


dapat mengikuti Peraturan Menteri
PAN dan RB Nomor 35 Tahun 2012
tentang Pedoman Penyusunan
Standar Operasional Prosedur
(SOP) Administrasi Pemerintahan
TAHAP
PENERAPAN

Pengendalian dokumen terkait implementasi sistem ketatalaksanaan organisasi


meliputi :
a. Pengesahan Dokumen
Keseluruhan dokumen yang dihasilkan dalam sistem ketatalaksanaan organisasi
perlu mendapatkan pengesahan sebelum diterbitkan dan diterapkan.
Pengesahan dokumen level A dan B dilakukan oleh pimpinan badan
pemerintahan.
Pengesahan dokumen level C dan D diatur terpisah sesuai dengan kebutuhan
organisasi dan sesuai ketentuan peraturan yang berlaku.
b. Pendistribusian dokumen
Pendistribusian dokumen dilakukan melalui hard copy dan soft copy. Tata cara
pendistribusian perlu diatur dalam SOP Makro tersendiri untuk menjamin
pihak-pihak yang berkepentingan dengan penerapan sistem ketatalaksanaan
organisasi mendapatkan dokumen secara akurat.
Unit kerja pengendali perlu menyimpan 1 set dokumen induk sebagai master
file dari sistem ketatalaksanaan organisasi.
TAHAP
PENERAPAN

c. Penyimpanan, Penempatan dan Pemanfaatan Dokumen


Semua unit kerja menempatkan dokumen pada area kerja yang mudah
dilihat, dicari, dan dibaca oleh pengguna.
Bila terjadi perubahan dokumen, unit pengendali wajib menarik dokumen
yang tidak berlaku dan mengupdate dengan dokumen yang terbaru.

d. Perubahan Dokumen
Perubahan Dokumen sistem bisnis proses organisasi dapat dilakukan karena
adanya perubahan tugas pokok dan fungsi, dan/atau perubahan strategi
dan kebijakan badan pemerintahan.
Perubahan Dokumen sistem ketatalaksanaan organisasi dapat berasal atas
inisiatif perubahan yang datang dari unit kerja.
Dokumen yang telah diubah harus mendapatkan pengesahan ulang
sebelum diterbitkan.
TAHAP
PEMANTAUAN &
LANGKAH MELAKSANAKAN AUDIT
EVALUASI
a. Merencanakan dan mempersiapkan aktivitas audit
pembentukan tim audit dan penentuan ketua tim audit, penyusunan jadwal audit,
peranan dan alokasi masing-masing tim audit, beserta dengan tujuan audit, ruang
lingkup, metode audit, kriteria audit dan dokumen-dokumen referensi.
b. Pelaksanaan aktivitas audit
Metode yang dapat digunakan dalam memperoleh informasi adalah dengan:
Interview;
Observasi; dan
Review dokumen.
c. Pelaporan audit
Pelaporan audit sekurang-kurangnya mencakup:
Tujuan audit;
Ruang lingkup;
Temuan audit beserta dengan bukti; dan
Kesimpulan audit.
d. Melaksanakan follow-up audit
Perlu dilakukan untuk memastikan perbaikan atau pun tindakan korektif dan preventif yang telah
dilakukan
REKOMENDASI

Perlu dilakukan pemetaan rencana kerja jangka


panjang, rencana kerja tahunan, visi, misi dan sasaran
BPOM sehingga dapat diketahui aktivitas (proses
kerja
Optimalisasi penyusunan dan pelaksanaan Bisnis
Proses pada BPOM untuk meningkatkan efisiensi
dan efektivitas organisasi