Rangkuman prsm

RANGKUMAN MATERI PENGELOLAAN

SISTEM REKAM MEDIS II
( PSRM II )

Disusun oleh :

OBERI LASE

11/321013/DPA/04169

D3 REKAM MEDIS SEKOLAH VOKASI

UNIVERSITAS GADJAH MADA
YOGYAKARTA
2012

D3 rekam medis
 Rangkuman prsm

SUBSISTEM IDENTIFIKASI PASIEN

DASAR TEORI

Identifikasi adalah suatu proses pengumpulan datandan pencatatan mengenai

segala keterangan tentang bukti-bukti dari seseorang sehingga kita dapat menetapkan dan
mempersamakan keterangan tersebut dengan individu seseorang., atau dengan kata lain
bahwa dengan identifikasi kita dapt mengetahui identitas seseorang dengan membedakan dari
orang lain. Untuk melakukan suatu idetifikasi memerlukan tiga (3) hal :

1. Mengenali secara fisik :

a) Melihat wajah atau fisik seseorang secara umum
b) Membandingkan seseorang dengan gambar
2. Memperoleh keterangan pribadi
Yang dimaksud dengan keterangan pribadi antara lain :
a) Nama
b) Nama orang tua
c) Nama suami/istri
d) Pekerjaan
e) Alamat
f) Agama
g) Tempat / tanggal lahir
h) Golongan darah
i) Pendidikan,dll
3. Mengadakan penggabungan antara pengenalan fisik dengan keterangan
pribadi,missalnya : KTP , Kartu mahasiswa , Paspor,SIM, dsb

Cara pengumpulan data identifikasi melalui bebarapa cara :

1) Cara pengumpulan identifikasi dapat dilakukan dengan cara :

a) Wawancara langsung dengan sumbernya atau orang lain,
b) Orang yang bersang kutan mengisi formilir identifikasi yang telah disiapkan.
c) Gabungan antar wawancara dengan mengisi formulir,dimana dalam hal ini
seelm formulir diisi maka dilanjutkan dengan wawancara untuk meyakinkan
isian yang telah dibuat dan melengkapi item-item data yang mungkin belum
terisi pada saat pengisian formulir.
2) Keakuratan data identifikasi
a) Data identifikasi dapat tidak akurat/benar karena memang dibuat tidak benar
oleh pengisi formulir dengan tujuan tertentu.
b) Pertanyaan-pertanyaan yang kurang jelas dapat menimbulkan
kesalahpahaman sehingga data yang diperole kurang akurat/kurang jelas.

D3 rekam medis
 Rangkuman prsm

Masalah-masalah yang timbul akibat dari kesalah identifikasi akan menyebabkan

kerugian bagi rumah sakit karena akan terjadi pemborosan waktu, tenaga, materi, ataupun
pekerjaan yang tidak efisien dan lebih jauh akan merugikan pasien itu sendiri, missalnya
kesalahan pemberian obat atau tindakan dsb.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan registrasi :

a) Petugas harus tenang, ramah, sopan dalam melayani pasien.

b) Petugas harus teliti dalam mencatat atau entri data identitas pasien.
c) Harus ada petunjuk tertulis Standart Operasional Procedure (SOP) atau Procedure
Tetap (PROTAP) tentang tata cara pencatatan atau penulisan yang harus diikuti oleh
semua petugas, seperti cara penulisan nama, gelar dsb.

Untuk dapat mencatat data identifikasi pasien yang lengkap dari pasien maka
perlu disediakan kolom-kolom dan cara pengisiannya/penulisannya.

a) Nomor Rekam Medis

Diisi berdasarkan urutan nomor rekam medis yang sudah disiapkan,sesuain dengan
aturan dari masing-masing rumah sakit.
b) Nama Pasien
Apabila dengan wawancara , penyebutan nama sebaiknya dengan di eja, ini
dilakukan untuk menghindari kesalahan dalam penulisan nama.
Nama pasien harus lengkap (bukan nama panggilan)
Nama sendiri
Bagi pasien wanita yang bersuami, ditulis dengan NAMA SENDIRI baru
diikuti nama suami. Misalnya : Suhatini Suwardjo Ny
Nama marga ditulis dibelakang nama sendiri, misalnya : Oberi lase sdr
Gelar ditulis dibelakang nama, misalnya : Gunarto, Drs
Penulisan nama harus dengan huruf cetak atau huruf kapital
Pencatatan harus menggunakan ejaan yang disempurnakan
c) Alamat
Penulisan alamat sebaiknya ditulis alamat tinggal sekarang ( sesuai dengan KTP ),
dengan mencatat nama jalan, nomor rumah, RT/RW, kelurahan, kecamatan,
kabupaten, atau kota madya dan kode Pos
d) Tempat dan tanggal lahir
Penulisan tempat dan tanggal lahir harus sesuai dengan kartu tanda penduduk (KTP)
pasien serta dicatat secara lengkap
e) Umur
Diisi sesuai isian/kolom yang disediakan,
f) Jenis kelamin
g) Status perkawinan
Dapat dituliskan : A. Kawin, B. Belum/tidak kawin, C. Duda, D. Janda dsb,
h) Agama

D3 rekam medis
 Rangkuman prsm

Terdapat beberapa pilihan :

- Islam - Hindu
- Protestan - Budha
- Katolik - lainnya ......................
i) Pendidikan
j) Pekerjaan
Ditulis pekerjaan pasien dan alamat pekerjaan lengkap dengan nomor telepon
k) KTP
Diisi sesuai dengan nomor KTP dan ditulis dengan lengkap dan jelas
l) Suku bangsa
Diisi sesuai dengan sukunya
m) Nama keluarga terdekat/ nama penanggung jawab pasien
n) Penanggung jawab biaya perawatan
Tulis nama dan alamat jika perorangan tulis hubungan keluarga, jika instansi tulis
nama instansi dan alamatnya.

SUBSISTEM REGISTRASI PASIEN

DASAR TEORI.

Beberapa pengertian register diantaranya :

a. Register adalah suatu penyimpana yang memfasilitasi kemudahan dan ketepatan

pengambilan kembali data.
b. Register adalah buku catatan atau daftar nama atau lain-lain yang disusun secara
sistematik dan urut abjad

Berbagai kepentingan yang dilayani dengan adanya register :

a. Identifikasi indifidu
b. Pelayanan proteksi terhadap individu secara segera
c. Surveilance
d. Epidemiology
e. Perencanaan , pelaksanaan, evaluasi, dan pelayanan
f. Evaluasi terapi
g. Penelitian
h. Pendidikan

Registrasi dapat dibuat dalam bentuk manual dan komputerisasi. Register manual
dibuat dengan melakukan pencatatan pada buku register yang berisi data-data dari keperluan
masing-masing.sedangkan register komputerisasi dapat dilakukan secara online yang
terhubung disetiap pelayanan atau dengan mengisikan data ke dalam komputer. Ada beberapa
ketentuan yang berkaitan dengan pembuatan buku register yaitu :

D3 rekam medis
 Rangkuman prsm

Diisi dalam rangka satu tahun

Dibuat dalam bentuk buku
Sebagai arsip rumah sakit
Disimpan selamanya

Kegunaan dari pembuatan register di saran pelayanan kesehatan, diantaranya :

a. Register penerimaan pasien Rajal adalah buku pencatatan yang dibuat pada tempat
pendaftaran pasien Rajal (TPP RJ
Tujuan : untuk memperoleh informasi mengenai identitas pasien, jenis pengujung,
cara pembayaran dari seluruh pasien RJ yang datang melalui TPP RJ
Kegunaan : untuk mengetahui jumlah pengunjung baru dan lama yang mendapatkan
pelayanan di rumah sakit.
b. Register pelayanan pasien RJ adalah buku pencatatan yang dibuat pada unit rawat
jalan ( poliklinik ) masing-masing SMF bagi setiap pasien Rj yang dilayani
Tujuan : untuk memperoleh informasi mengenai identitas pasien cara kunjungan, asal
pasien, cara pembayaran dari seluruh pasien RJ yang dilayani.
Kegunaan : untuk mengetahui beban kerja untuk masing-masing SMF untuk
mengetahui cara pembayaran pasien sebagai arsip pada IRJ/SMF.
c. Register penerimaan pasien rawat inap adalah buku pencatatan yang dibuat pada
tempat penerimaan pasien Ranap ( TPP RI )
Tujuan : untuk memperoleh informasi dari semua pasien Ranap sehingga informasi
dari pasien yang bersangkutan dapat digunakan oleh rumah sakit mupun pasien.
Kegunaan : untuk memonitori pasien yang masuk setiap hari ke ruang Ranap, pindah
intern rumah sakit, sampai pasien tersebut keluar dari rumah sakit.
d. Register persalinan dan abortus adalah buku pencatatan tentang seluruh pasien dengan
kasu persalinan dan abortus
Tujuan : untuk memperoleh informasi semua pasien yang dirawat dengan kasus
persalinan dan abortus
Kegunaan : untuk mengetahui jumlah dan jenis kegiatan yang dilakukan di ruang
persalinan atau abortus sebagai dasar penbuatan laporan extern untuk kegiatan
persalinan/abortus di rumah sakit.

SUBSISTEM PENAMAAN PASIEN

DASAR TEORI

Sistem penamaan dalam pelayanan rekam medis adalah tata-cara penulisan nama
seseorang yang bertujuan untuk membedakan satu pasien dengan pasien lain dan untuk

D3 rekam medis
 Rangkuman prsm

memudahkan dalam pengindeksi kartu indeks utama pasien ( KIUP ). Penulisan nama dan
nomor rekam medis dilakukan pada setiap lembar formulir rekam medis.

Nama seseorang merupakan identitas pribadi yang diberikan oleh orang tuanya
pada saat ia lahir. Penulisan nama pasien di setiap formulir rekam medis sangat penting
artinya agar tidak terjadi kesalahan dalam pelayanan misalnya : tertukarnya berkas rekam
medis pasien satu dengan pasien yang lain.

Beberapa yang harus diperhatikan dalam penulisan nama orang

Indonesia,dianataranya yaitu :

a. Penulisan nama tunggal

b. Penulisan nama lebih dari satu suku kata
c. Penulisan nama keluarga
d. Penulisan nama marga dan suku
e. Penulisan nama wanita yang sudah menikah
f. Penulisan nama babtis
g. Penulisan gelar
h. Penulisan nama singkatan

Penulisan nama ke dalam formulir harus memenuhi persyaratan penulisan untuk

diindeks dan memenuhi kelengkapan nama seseorang.

SUBSISTEM INDEKSING

Dasar Teori

Indeks adalah daftar kata atau istilah penting yang terdapatdalam buku tersusun
menurut abjad yang memberi informasi. Indeks dalam rekam medis meliputi :

Indeks utama pasien

Indeks penyakit ( Rajal dan Ranap )
Indeks operasi
Indeks kematian
Indeks dokter

Indeks utama pasien disebut juga Master Patient Index ( MPI ) yaitu indeks yang
berbasus data pokok mengenai identitas pasien untuk mengidentifikasi semua pasien yang
pernah berobat, kartu indeks utama sering juga disebut KIUP. Data identitas pasien tersebut

D3 rekam medis
 Rangkuman prsm

meliputi : nomor rekam medis, nama pasien, tanggal lahir, jenis kelamin, alamat lengkap,
nama orang tua/wali, dan tahun terkhir berobat.

Adapun manfaat dari KIUP yaitu :

Untuk mencari kembali data identitas pasien terutama nomor rekam medis,
Untuk mencari kembali data identitas pasien terutama nomor rekam medis guna
keperluan retensi ( penyusutan ) berkas rekam medis.
Sebagai alat bantu menyusun laporan kunjungan pasien

Indeks penyakit yaitu : indeks tentang penyakit tertentu yang telah ditetapkan
diagnosis penyakit oleh dokter dan kode diagnosis penyakit oleh perekam medis. Dilihat dari
asal pasien maka diagnosis dibagi menjadi 2 yaitu : indeks penyakit Rajal dan indeks
penyakit Ranap. Ketentuan penulisan indeks penyakit yaitu :

Setiap jenis penyakit menggunakan kartu yang sama

Setiap nama penyakit diikuti dengan penulisan kode ICD

Adapun manfaat dari indeks penyakit yaitu :

Menelusuri nomor RM dan nama pasien dengan penyakit yang sama untuk disediakan
berkas RM-nya guna berbagai keperluan,
Menyusun laporan morbilitas berdasarkan umur, jenis kelamin, alamat, hasil
pelayanan (sembuh, dirujuk, mati < 48 jam dan >48 jam ), dokter yang menangani
dan bagaimana cara pembayaran pasien dalam memperoleh pelayanan tersebut
Sebagai sumber data untuk statistik rumah sakit
Sebagai sumber data untuk keputusan-keputusan manajemen setelah data tersebut di
olah.

Indeks operasi atau indeks tindakan yaitu : indeks tentang tindakan medis tertentu
sesuai dengan tindakan yang dilakukan dokter pada pelayanan Rajal dan Ranap. Indeks
operasi dibagi menjadi 2 yaitu : indeks operasi Rajal dan Ranap. Ketentuan penulisan indeks
operasi yaitu :

. Setiap janis operasi menggunakan kartu yang sama

Setiap nama operasi diikuti dengan penulisan kode ICOPIM
( Internasional Classification Of Procedure In Medicine )

Kegunaan dari indeks operasi yaitu :

Menelusuri nomor RM dan nama pasien dengan jenis operasi yang sama

D3 rekam medis
 Rangkuman prsm

Menyusun laporan jenis operasi berdasarkan umur, jenis kelamin, alamat, hasil
pelayanan ( sembuh, dirujuk, mati <48 jam dam >48 jam /,dokter yang menangani
dan bagaimana cara pembayaran pasien dalam memperoleh pelayanan tersebut.

Penyimpanan indeks penyakit dan indeks operasi dapat dilakuan dengan 2 cara
yaitu : penyimpanan indeks secara sederhana dan secara silang. Penyimpana indeks secara
sederhana yaitu : tata cara penyimpanan berdasarkan pada kode diagnosis utama atau kode
jenis tindakan utama dengan berpatokan urut abjad , sedangkan penyimpanan indeks secara
silang yaitu : pada kartu utama diberi catatan yang menunjuk pada pasien yang sama dengan
cara penulisan kode penyakit atau operasi yang besamaan dengan diagnosis atau operasi
utama.

Indeks kematian yaitu : indeks tentang sebab kematian penyakit tertentu sebagai
hasil pelayanan pasien di Rajal dan gawat darurat. Ketentuan penulisan indeks kematian yaitu

Setiap sebab kematian menggunakan kartu yang sama

Setiap sebab kematian diikuti dengan penulisan kode yang ditunjukkan pada ICD
revisi ke 10

Adapun manfaat dari indeks kematian diantaranya yaitu :

Menelusuri nomor RM dan nama pasien dengan sebab kematian yang sama
Menyusun laporan sebab kematian ( morbilitas ) berdasarkan umur, jenis kelamin,
mati<48 jam dan 48 jam, dokter yang menangani

Indeks dokter yaitu indeks tentang nama dokter yang melayani pasien di rumah-
sakit atau puskesmas di Rajal maupun Ranap. Ketentuan penulisan indeks dokter yaitu :

Setiap nama dokter menggunakan kartu yang sama

Setiap nama dokter diikuti dengan penulisan kode dokter yang ditetapkan oleh
institusi pelayanan kesehatan yang bersangkutan

Kegunaan dari indeks dokter yaitu :

Mengevaluasi kinerja dokter dalam memberikan pelayanan kepada pasien

Menghitung angka kredit guna promosi atau demosi dokter berdasarkan penilaian
kinerja tersebut

D3 rekam medis
 Rangkuman prsm

SUBSISTEM PENOMORAN BERKAS

REKAM MEDIS

DASAR TEORI

Sistem penomoran dalam pelayanan rekam medis yaitu : tata-cara penulisan

nomor yang diberikan kepada pasien yang datang berobat sebagai bagian dari identitas
pribadi pasien yang bersangkutan. Nomor rekam medis memiliki kegunaan yaitu

Sebagai petunjuk pemilik berkas rekam medis yang bersangkutan

Untuk pedoman dalam tata-cara penyimpanan berkas rekam medis
Sebagai petunjuk dalam pencarian berkas rekam medis yang telah tersimpan di filing

Nomor rekam medis terdiri dari 6 digit yang terbagi menjadi 3 kelompok,dimana
masing-masing kelompok terdiri dari 2 angka. Dengan demikian maka dijumpai kelompok
angka awal, tengah dan akhir, enam angka tersebut mulai dari 00-00-00 s/d 99-99-99.

Ketika pasien datang berobat, petugas rekam medis harus memberikan nomor
RM dan mencatatnya ke dalam beberapa formulir RM yaitu

Kartu identitas berobat ( KBI )

KIUP
Formulir data dasar pasien
Formulir masuk-keluar pasien
Buku register pendaftaran pasien

Ada 3 sistem pemberian nomor rekam medis yaitu :

1. Pemberian nomor secara seri ( Serial Numbering System )

2. Pemberian nomor cara unit ( Unit Numbering System )
3. Pemberian nomor cara seri unit ( Serial Unit Numbering System )

Institusi pelayanan kesehatan mempunyai kebebasan untuk memilih sytem

penomoran yang akan dipergunakan dalam penyelenggaraan rekam medis. Tentu saja dengan
mempertimbangkan masing-masing kelebihan dan kekurangannya.

1. Pemberian nomor secara seri ( Serial Numbering System )

2. Pemberian nomor cara unit ( Unit Numbering System )
3. Pemberian nomor cara seri unit ( Serial Unit Numbering System )

SUBSISTEM PENYIMANAN DAN PENJAJARAN

D3 rekam medis
 Rangkuman prsm

BERKAS REKAM MEDIS

DASAR TEORI
Untuk kepentingan penyimpanan, berkas rekam medis tidak sama dengan folder
atau map pada umumnya. Pada berkas rekam medis memilik lidah yang di gunakan untuk
menulis nomor rekam medis dan menmpelkan kode warnanya. Ketika folder disimpan, lidah
tersebut ditonjolkan keluar sehingga akan tampak nomor RM kode warna diantaranya
beberapa berkas RM.
Penyimpanan berkas rekam medis bertujuan untuk :
Mempermudah dan mempercepat ditemukan kembali berkas rekam medis yang di
simpan dalm rak filling
Mudah mengambil dari tempat penyimpanan
Mudah dalam pengembaliannya
Melindungi berkas rekam medis dari bahaya pencurian, bahaya kerusakan fisik,
kimiawi dan biologi.

Syarat berkas rekam medis dapat disimpan yaitu : apabila pengisian data hasil
pelayanan pada lembar formulir rekam medis telah terisi dengan lengkap dan telah dirakit
sedemikian rupa sehingga riwayat penyakit seorang pasien urut secara kronologis.

Ditinjau dari pemusatan atau enyatuan berkas rekam medis, maka cara
penyimpananya di bagi menjadi 2 cara yaitu :

1. Sentralisasi

Sistem penyimpanan berkas RM secara sentralisasi yaitu suatu sistem

penyimpanan dengan cara menyatukan formulir-formulir RM milik seorangpasien ke dalam
satu kesatuan ( folder ).

Kelebihan cara ini yaitu :

a. Data dan informasi hasil-hasil pelayana dapat berkesinambungan karena

menyatu dalam satu folder sehingga riwayatnya dapat dibaca seluruhnya
b. Mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan penyimpana rekam
medis
c. Mengurangi jumlah biaya yang dipergunakan untuk peralatan dan ruangan
d. Tata kerja dan peraturan mengenai kegiatan pencatatan medis mudah
distandarisasi

D3 rekam medis
 Rangkuman prsm

e. Memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas penyimpanan, karena

DRM milik seorang pasien berada dalm satu foder
f. Mudah menerapkn sistem unit record

Kekurangannya yaitu :
a. Petugas menjadi lebih sibuk karena harus menangani unit rawat jalan dan unit
rawat inap
b. Filling ( tempat penyimpanan ) berkas RM harus jaga 24 jam kaeran sewaktu-
waktu diperlukan untuk pelayanan di UGD yang buka 24 jam
c. Tempat penerimaan pasien harus bertugas selama 24 jam, karena KIUP akan
digunakan sewaktu pasien datang tak membawa KIB
2. Desentralisasi

Sistem desentralisasi yaitu suatu sistem penyimpanan dengan cara memisahkan

milik seorang pasien antara berkas RM Rajal, UGD dan Ranap pada folder tersendiri.
Biasnya berkas RM Rajal disimpan di satu tempat penyimpanan atau poliklinik masing-
masing, sedangkan berkas RM pasien rawat darurat dan Ranap disimpan di unit RM.

Kelebihannya yaitu :

a. Efisiensi waktu, sehingga pasien mendapat pelayanan lebih cepat

b. Beban kerja yang dilaksanakan oleh petugas lebih ringan

Kekurnganya yaitu :

a. Terjadi duplikasi dalam pembuatan rekam medis,

b. Biaya yang diperlukan untuk peralatan dan ruangan lebih banyak
c. Cara sentralisasi lebih baik daripada desentralisasi. Tetapi pelaksanaanya
sangat tergantung pada situasi dan kondisi masing-masing rumah sakit
d. Karena keterbatasan tenaga yang terampil
e. Kemampuan dana rumah sakit

Penjajaran Berkas Rekam Medis

Penjajaran berkas rekam medis mengikuti urutan nomor RM dengan 3 cara yaitu :
(a). Sistem nomor langsung ( Straight numerical filling ), (b). Sistem angka akhir ( Terminal
digit filling ), (c). Sistem angka tengah ( Middle digit filling ).

1. Straight numerical filling ( SNF )

D3 rekam medis
 Rangkuman prsm

Sistem penjajaran dengan nomor langsung yaitu : suatu sistem penyimpanan

berkas RM dengan mensejajarkan berkas RM berdasarkan urutan langsung nomor RM-nya
pada rak penyimpanan.

Kelebihan yaitu :

a. Bila sekaligus mengambil 50 buah Rm dengan nomor yang berurutan dari rak
untuk keperluan pendidikan, penelitian, atau untuk di inaktif akan sangat
mudah
b. Mudah melatih petugas-petugas yang harus melaksanakan pekerjaan
penyimpanan tersebut

Kekuranganya yaitu :

a. Petugasnya harus memperhatikan seluruhangka nomor rekam medis sehingga

mudah terjadi kekeliruan menyimpan.
b. Terjadinya kosentrasi berkas rekam medis pada rak penyimpanan untuk
nomor besar yaitu nomor rekam medis dengan nomor terbaru
c. Pengawasan kerapian penyimpanan sangat sukar dilakukan

2. Terminal digit filling ( TDF )

Sistem penjajaran angka akhir yaitu suatu sistem penyimpanan berkas rekam
medis dengan mensejajarkan berkas RM berdasarkan urutan nomor RM pada 2 angka
kelompok terakhir.

Contohnya :

48 12 06

(angka ke 3) (angka ke 2 ) ( angka ke 1 )

Kelebihannya yaitu :

a. Penambahan jumlah dokumen rekam medis selalu terbesar secar merata ke

100 kelompok ( section ) di dalam rak penyimpanan
b. Para petugas penyimpanan tidak akan terpaksa berdesak-desak di satu tempat
dimana rekam medis harus disimpan di rak
c. Para petugas dapat diserahi tanggung jawab untuk sejumlah section tertentu
misalnya, ada 4 petugas masing-masing diserahi : section 00-24, section 25-
49, section 50-74

D3 rekam medis
 Rangkuman prsm

d. Pekerjaan akan terbagi rata mengingat setiap petugas rata-rata mengerjakan

sejumlah RM yang hampir sama setiap harinya untuk setiap section

Kekuranganya yaitu :

a. Latihan dan bimbingan bagi petugas penyimpanan dalam hal sistem angka
akhir,mungkin lebih lama di bandingkan latihan menggunakan sistem nomor
langsung,
b. Membutuhkan biaya awal lebih besar karena harus menyiapkan rak
penyimpanan terlebih dahulu.
3. Middle digit filling ( MDF )

Sistem penjajaran dengan sistem angka tengah yaitu : suatu sistem penyimpanan
berkas rekam medis dengan mensejajarkan berkas rekam medis berdasarkan urutan nomor
rekam medis pada 2 angka kelompok tengah. Cara menjalankanya sama denga TDF, yang
membedakannya yaitu pada saat penyimpanan berkas RM. Dalm hal ini angka yang terletak
di tengah-tengah menjadi angka pertama, pasangan angka yang terletak paling kiri menjadi
angka ke dua, dan kelompok angka paling kanan menjadi angka ketiga. Kelebihan dan
kekuranganya sama dengan TDF.

SUBSISTEM RETENSI BERKAS

REKAM MEDIS

DASAR TEORI

Menurut depkes RI 1997, Penyusutan rekam medis adalah suatu kegiatan

pengurangan arsip dari rak penyimpanan dengan cara:

Memindahkan arsip rekam medis inaktif dari rak aktif ke rak inaktif dgn cara
memilah sesuai dgn tahun kunjungan terakhir

Memikrifilekan berkas rekam medis inaktif sesuai kebutuhan yg berlaku

Memusnahkan berkas rekam medis yg telah dimikrifilm dengan cara sesuai ketentuan

Membuat berita acara pemindahan dan pelaksanaan pemusnahan arsip setelah

mendapat persetujuan dari pimpinan

Adapun hal-hal yang harus diperhatikan dalam kegiatan retensi yaitu :

D3 rekam medis
 Rangkuman prsm

Ketersediaan ruang penyimpanan

Tingkat penggunaan rekam medis kasus-kasus yang terkait masalah hukum biasanya
disimpan lebih dari 20 th misalnya kasus pembunuhan. Penganiayaan, pemerkosaan,
pengguguran dsb.

Cara penilaian berkas rekam medis yaitu :

Berkas yg dinilai adaalah berkas rekam medis yang telah inaktif selama 2 tahun

Lembar yg dipilah:

RMK

Resume

L operasi

L identifikasi bayi

L persetujuan dan laporan kematian

Berkass rekam medis tertentu disimpan diruang berkas rekam medis inaktif

Lembar rekam medis sisa dan rusak siap dimusnahkan

D3 rekam medis