Anda di halaman 1dari 10

Bab 16

DOCUMENTING RESULTS THROUGH PROCESS


MODELING AND WORKPAPERS

16.1 Internal Audit Documents Requirement

Dokumentasi internal audit mengacu pada laporan audit diterbitkan, rencana kegiatan,
dan bahan lain yang mendukung laporan, lembar kerja audit, key meeting minute, alat audit
dengan bantuan komputer dan teknik (CAATTs) bahan, dan data lain serta informasi untuk
mendukung internal audit. Tentu saja, fungsi internal audit harus menetapkan dan mengikuti
beberapa standar minimum retensi dokumentasi.

SEC mengharuskan bahwa catatan disimpan untuk tujuh tahun setelah auditor
menyimpulkan audit atau mereview laporan keuangan. Untuk internal audit, periode retensi
catatan akan menjadi minimal tujuh tahun setelah laporan audit dikeluarkan. Sebuah fungsi
internal audit harus mengatur untuk mempertahankan semua catatan penting dari internal audit
untuk periode retensi tujuh tahun. Berikut adalah tiga aspek penting dokumentasi internal audit.

Proses pemodelan

Lembar kerja audit

Dokumen manajemen

Internal auditor kadang memulai proses auditnya dari area baru dimana tidak adanya
laporan audit sebelumnya atau belum pernah dilakukan audit pada bagian tersebut dan mungkin
dokumentasi perusahaan yg minim tentang bagian tersebut.Internal auditor perlu mengamati
operasi, laporan tinjauan dan prosedur, dan mengajukan pertanyaan untuk mengembangkan
pemahaman dari proses baru. Dokumentasi yang dihasilkan penting untuk memahami
lingkungan pengendalian internal dan untuk membuat rekomendasi-konsultasi yang
bersangkutan pada saat yang tepat.

16.2 Proses pemodelan

Proses pemodelan adalah cara yang membantu auditor internal menavigasi melalui kegiatan :

1
Dimana kita berada sekarang

Kemana kita harus pergi

Kita berasal darimana

Cara untuk ke tempat tujuan

Proses pemodelan merupakan suatu bentuk peta untuk membantu auditor menavigasi
melalui serangkaian kegiatan yang diamati. Namun, proses pemodelan yang baik adalah jalur
yang menunjukkan bagaimana mendapatkan dari satu titik ke titik lain dengan jalan yang lebih
sederhana. Proses pemodelan merupakan alat penting auditor internal baik untuk review dari
proses perusahaan yang ada dan untuk menyarankan daerah untuk perbaikan.

Model proses bisnis adalah peta untuk membantu mengarahkan internal auditor melalui aktivitas
bisnis.

Dengan diagram tersebut, internal auditor dapat memahami proses bisnis secara utuh.
Dari diagram tersebut juga dapat mengetahui informasi yang detail mengenai input, proses, dan
output yang dibutuhkan. Dari peta sederhana tersebut, dapat diperoleh informasi yang lebih
mendetail melalui proses operasi, mulai dari perencanaan, hutang, piutang, dan lain-lain.

2
(a) Memahami Hirarki Proses Modeling
Setiap bisnis memiliki diagram proses yang mencakup beberapa aktivitas kunci. Internal
auditor harus memahami diagram tersebbut untuk dapat memahami operasional.
Sistem. berhubungan dengan proses yang berhubungan maupun tidak
Proses. secara logis terkoneksi berhubungan dengan aktivitas input, member nilai
tambah, dan menghasilkan output sebagai input bagi proses yang lain
Aktivitas. bagian kecil dari proses yang dilakukan oleh satu departemen
Tugas. langkah yang dibutuhkan untuk menjalankan suatu aktivitas
Pelanggan Eksternal. pihak ketiga di luar yang menerima produk, jasa, atau
informasi
Pelanggan Internal. orang, departemen, atau proses yang menerima output dari
proses sebelumnya
Sebagai bagian dari memahami bisnis, internal auditor harus memahami
bagaimana elemen dari prose situ berhubungan dengan yang lain.

(b) Proses Modeling dan Internal Auditor


Proses modeling adalah alat yang penting bagi internal auditor baik untuk mereview
proses dalam perusahaan yang sudah ada dan member masukan untuk peningkatannya.

Internal auditor dapat mempelajari lebih untuk meningkatkan kemampuan dalam


mengumpulkan informasi dan proses modeling.

16.3 Kertas Kerja Audit Internal

Kertas kerja adalah catatan tertulis untuk mengumpulkan dokumen,laporan,


korespondensi dan bukti material lainnya selama proses audit internal. Istilah kerja adalah istilah
kuno dari auditor yang menunjukkan bukti fisik atau file komputer yang meliputi jadwal,
analisis, dan salinan dokumen sebagai bagian dari audit. Kertas kerja adalah bukti yang bisa
menjelaskan hasil dari internal audit.

Kertas kerja audit internal juga memiliki kekuatan hukum,seperti menjadi bukti dalam
kasus pengadilan, hukum,keperluan dengan pemerintah,dll. Kertas kerja ini adalah catatan utama

3
atas kinerja audit dan terkadang menyediakan bukti apakah sesuatu terjadi atau tidak dalam
proses audit tersebut.

Tujuan keseluruhan dari kertas kerja adalah untuk mendokumentasikan bahwa audit yang
tepat telah dilaksanakan mengikuti aturan standar profesional. Di bawah ini termasuk fungsi
utama dari Kertas kerja audit :

Dasar dalam perencanaan audit. Kertas kerja dari auditor sebelumnya menyediakan
informasi bagi auditor saat ini dalam melaksanakan review jika areanya sama. Informasi tersebut
bisa berkaitan dengan entitas,evaluasi atas internal kontrol,penganggaran dan waktu, program
audit yang digunakan, dll.

Pencatatan atas kerja audit yang dilakukan. Kertas kerja menjelaskan kinerja audit
saat ini dan menyediakan referensi atas program audit.

Digunakan selama proses audit. Kertas kerja berperan dalam memutuskan sebuah
tindakan audit yang dilakukan.

Menjelaskan situasi atas kepentingan khusus. Ketika kinerja audit dilakukan, akan
terjadi situasi-situasi tertentu dimana diperlukan penyesuaian dengan kebijakan atau
prosedur,keakuratan,efisiensi,kinerja personal dan penghematan biaya.

Mendukung kesimpulan audit spesifik. Dokumentasi ini membantu dalam pencarian


bukti aktual.

Sumber referensi. Kertas kerja bisa mejawab pertanyaan tambahan yang diajukan oleh
manajemen atau eksternal auditor.

Penilaian staff. Kinerja anggota staf selama proses audit termasuk kemampuan auditor
untuk mengumpulkan dan mengolah data, mengevaluasi data, dan mengambil kesimpulan
semuanya tampak dalam kertas kerja.

Koordinasi audit. Auditor internal mungkin akan bertukar kertas kerja dengan auditor
eksternal karena keduanya saling bergantung pada hasil kerja keduanya.

4
(a) Workpaper Standards

Adapun standar yang harus dimiliki sebuah workpaper dalam audit harus mencakup
yakni:
Relevance to audit objectives
Condensation of detail
Clarity of presentation
Workpaper accuracy
Action on open items
Standards of form

(b) Workpapers formats

Exhibit 16.5 menunjukkan kertas kerja yang dipersiapkan secara manual dari
audit operasional atas observasi persediaan fisik.

5
(c) Workpaper document organization

Untuk kebanyakan internal audit, kertas kerja dapat dipisahkan dalam beberapa area
audit:

(I) File permanen

Beberapa data mungkin mencakup:

Keseluruhan chart audit atas unit audit

Chart dari akun dan elativ dari kebijakan utama dan prosedur

Laporan keuangan mengenai entitas potensial yang berguna untuk data


analitis

Salinan dari laporan audit terakhir, program audit yang digunakan

Informasi tentang audit unit

Informasi logistic untuk membantu auditor selanjutnya

(II) File administrative

Workpaper relative files mungkin tidak dibutuhkan untuk audit kecil.

(III) File prosedur audit

Listings of completed audit procedures

Completed questionnaries

Description of operations procedures

Review activities

Analysis and schedules pertaining to financial statements. Pada audit yang


berorientsi pada keuangan, variasi khusus dari kertas kerja berhubungan
dengan pengesahan untuk keakuratan dari laporan keuangan atau saldo akun.

6
Enterprise documents. Ada beberapa dokumen perusahaan, seperti diagram
perusahaan, notulen rapat, pernyataan atau prosedur kebijakan tertentu,
kontrak, dan sebagainya. Auditor tidak boleh memasukkan sluruh dokumen
ke dalam kertas kerja. Dokumen yang dimasukkan harus relevan dan
membanu auditor dalam proses maupun pengambilan keputusan.

Finding points sheet, supervisor notes, or draft of reports. Point sheets


menjelaskan sifat dari temuan audit sama baiknya dengan referensi kertas
kerja ke kinerja audit secara detail harus termasuk dalam file prosedur audit
meskipun salinannya telah diteruskan ke file administrative.

Audit bulk files. Internal audit seringkali .menghasilkan sejumlah besar


barang bukti, yang mana harus dipertahankan tapi tidak dimasukkan dalam
kertas kerja utama.

Kertas kerja merupakan dasar untuk dokumentasi audit dari satu audit atau auditor
ke selanjutnya dan juga berarti alat komunikasi dengan eksternal auditor perusahaan.
Konten kertas kerja harus disiapkan secara konsisten untuk seluruh audit.

(d) Workpaper Preparation Techniques

Proses persiapan kertas kerja yang rinci menunjukkan internal auditor megikuti
keseluruhan standar departemen audit untuk persiapan kertas kerja dan juga membuat
kertas kerja mudah diikuti dan dipahami. Persiapan kertas kerja baik menggunakan
sistem manual atau pun sistem berbasis computer, kertas kerja audit harus berisi
pengindeksan tertentu dan standar notasi yang akan mengizinkan untuk dengan mudah
mereview oleh professional audit lainnya yang berminat.

(I) Pengindeksan Kertas Kerja dan Referensi Silang\

Referensi silang mengacu pada penempatan nomor indeks kertas kerja acuan
lainnya dalam jadwal kertas kerja yang diberikan.

(II) Tanda Centang (tick marks)

7
Tanda centang adalah bentuk notasi manual auditor yang telah berkembang selama
bertahun-tahun, terutama untuk audit keuangan

(III) Referensi untuk Sumber Audit Eksternal

Auditor mungkin perlu merujuk undang-undang atau peraturanuntuk mendukung


pekerjaan audit mereka.

(IV) Workpaper Rough Notes

Saat melakukan wawancara, auditor internal sering membuat catatan yang sangat
kasar untuk ditulis dibuku pribadi mereka, yang hanya dapat dibaca oleh auditor. Catatan
ini diperlukan untuk meninjau ulang setiap kertasCatatan ini diperlukan untuk meninjau
ulang setiap kertasja yang akan mereka nilai.

(e) Proses Review Kertas Kerja

Semua kertas kerja harus melalui proses tinjauan audit internal independen untuk
memastikan bahwa pekerjaan yang diperlukan telah dilakukan, dijelaskan dengan benar,
dan temuan audit tersebut didukung secara memadai. CAE (Chief Audit Executive) yang
melapor kepada komite audit, memiliki tanggung jawab keseluruhan untuk tinjauan ini
namun biasanya delegasi yang bekerja untuk anggota pengawasan dari departemen audit
internal.

Bukti tinjauan pengawas ini harus terdiri dari inisial dan tanggal resensi pada
setiap lembar kertas kerja yang ditinjau. Beberapa fungsi audit internal menyiapkan

8
daftar periksa memorandum atau kertas kerja untuk mendokumentasikan sifat dan tingkat
tinjauan mereka. Bagaimanapun, harus ada bukti terdokumentasi bahwa semua kertas
kerja telah menerima tingkat tinjauan pengawasan yang tepat.

16.4. Manajemen Arsip Dokumen Audit Internal

Upaya untuk mendokumentasikan proses atau untuk mendeskripsikan proses audit


internal melalui perangkat lunak yang efektif tidak memiliki banyak nilai, kecuali fungsi internal
memiliki fungsi penyimpanan dokumen yang mencakup semua produk kerjanya, termasuk
catatan auditor, salinan risalah rapat, berkas IT, dan lainnya. Ketika kita beralih dari bisnis yang
tidak memakai banyak kertas dan audit internal lingkungan , kebutuhan penyimpanan dokumen
ini telah menjadi tantangan yang besar saat ini daripada dulu ketika memakai banyak catatan
kertas.

Selanjutnya membahas beberapa praktik pengelolaan dokumen penting yang diperlukan


untuk fungsi audit internal di lingkungan laptop auditor dan jaringan nirkabel saat ini:

Standar dokumen dan proses peninjauan

Audit internal perlu menetapkan standar untuk perangkat lunak yang digunakan,
konfigurasi komputer laptop, dan standar dokumen dan template umum. Tujuan dari
proses dokumentasi audit internal harus menghilangkan semua dokumen kertas yang
terpisah. Proses formal dan aman harus ditetapkan untuk setiap audit yang terjadwal.

Backup, keamanan, dan kontinuitas

Backup, keamanan, dan kontinuitas merupakan area yang paling kritis dan
memiliki resiko yang tinggi untuk sistem audit internal berbasis laptop. Kita seharusnya
tidak menghubungkan laptop audit ke badan auditor internal. Tindakan pengamanan yang
kuat harus diterapkan agar sistem tetap aman. Prosedur juga harus ditetapkan agar file
audit internal di-backup dan diunduh ke sistem server internal secara reguler.

9
Hardware & software resource management

Dengan relatively efficient dan lower cost resources yang tersedia, tidak ada
alasan kenapa fungsi internal audit tidak memiliki sistem server terdedikasi untuk tujuan
internal audit.

CAATT Repository

Setiap usaha yang dibuat grup dan organisasi semua material yang berhubungan
dengan CAATT dengan catatan workpaper internal audit.

Audit reports, risk management, & internal audit administration

Internal audit membutuhkan persiapan dan distribusi material besar-besaran,


termasuk laporan audit, analisis manajemen risiko, anggaran belanja, dan komunikasi
dengan komite audit.

16.5 Pentingnya Mendokumentasikan Internal Audit

Dokumentasi yang cukup dibutuhkan untuk menampilkan keseluruhan proses internal


audit. Bab ini menekankan pada pentingnya kertas kerja audit untuk aktivitas internal audit
sebaik proses untu k menampilkan deskripsi dari aktivitas perusahaan. Kemampuan untuk
mempersiapkan deskriptif dan efektivias kertas kerja sebagai kunci dari internal CBOK yang
diminta. Dalam hal ini semua internal auditor dari CA sampai staff audit, harus menyesuaikan
diri dengan banyak peralatan TI yang disediakan untuk mendeskripsikan dan
mendokumentasikan proses internal audit.

10