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U.D.

APLICATIVOS
INFORMTICOS

MICROSOFT OFFICE

MICROSOFT OFFICE EXCEL 2013 (INTERMEDIO)

DOCENTE:
Ing. Fredy Javier Snchez Chiroque

2017
U.D.: Aplicativos Informticos Instituto de Educacin Superior Tecnolgico Pblico OLMOS

Excel Intermedio

CAPACIDAD

Identifica y aplica las funciones de bsqueda de una forma ptima y


eficiente.
Organiza informacin en listas de datos, usando adecuadamente las
opciones de ordenamiento, filtros y validacin de datos.
Analiza y resume datos con un informe de tabla dinmica.
Crea, formatea y modifica la presentacin de un grfico estadstico.

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Funciones Bsicas de Excel

Funciones

Una funcin no viene a ser nada ms que una frmula que ya estn predefinidas por Excel para ahorrarnos
el trabajo de crearla. Estas funciones son ms intuitivas y suelen ser simples como funciones de suma,
promedio, media y avanzadas como las funciones financieras, de pagos, prstamos, etc.

Una funcin como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda, aunque tambin Excel nos ofrece
de un Asistente para utilizarlas as nos va a resultar ms fcil trabajar con ellas.

Si queremos introducir una funcin en una celda:


Situarse en la celda donde queremos introducir la funcin.

Hacer clic en la Ficha Frmulas y elegir la opcin Insertar funcin.

O bien, hacer clic sobre el botn de la barra de frmulas.

Aparecer el siguiente cuadro de dilogo Insertar funcin:

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Aqu podemos
agregar una breve
descripcin de
funcin deseada
Podemos
seleccionar una
categora de
funcin: como
matemtica, fecha
y hora,
estadsticas, etc.

Puede seleccionar la
funcin deseada y
luego Aceptar

Funciones de Fecha y Hora

Las funciones de fecha son muy importante ya que permite obtener la fecha del sistema y as mostrar la
informacin con la fecha actualizada constantemente. Las funciones de fecha mas utilizadas son AHORA,
HOY, AO, MES, DIA, HORA, MINUTO, SEGUNDO.

funcin Descripcin

AHORA Devuelve la fecha y hora actual

Aqu podemos ver la funcin ahora que muestra, el da mes ao y la hora del
sistema.

HOY Devuelve nicamente la fecha del sistema

Devuelve el ao de una fecha establecida, por ejemplo para ver el ao actual


hacemos:
AO
=AO(AHORA())

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Y para ver el ao de nacimiento de una persona podemos hacer:

Funcin

Para obtener
Ao de Nac.

En esta ilustracin podemos apreciar que para la fecha de nacimiento


20/07/1992 de la celda B2 el ao de nacimiento aparece en la celda B4 como
1992.

Devuelve el mes actual o de una fecha dada

MES Mes actual:

=MES(AHORA())

Mes de nacimiento del ejemplo anterior:

=MES(B2)

Devuelve el dia actual o de una fecha dada

DIA Mes actual:

=DIA(AHORA())

Mes de nacimiento del ejemplo del AO:

=DIA(B2)

Devuelve la hora actual o de una hora dada

HORA Hora actual:

=HORA(AHORA())

La hora de ingreso al trabajo es:

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Aqu podemos visualizar que para un ingreso determinado estamos


extrayendo la hora de ingreso, la frmula aparece en la barra de frmulas
como =HORA(B2)

Devuelve el minuto actual o de una hora dada

MINUTO minuto actual:

=MINUTO(AHORA())

Minuto de ingreso del ejemplo anterior:

=MINUTO(B2)

Devuelve el segundo actual o de una hora dada


Segundo actual:
SEGUNDO
=SEGUNDO(AHORA())
Segundo de ingreso del ejemplo anterior:
=SEGUNDO(B2)

Funciones de Texto

Una hoja de clculo est pensada para manejarse dentro del mundo de los nmeros, pero Excel tambin tiene
un conjunto de funciones especficas para la manipulacin de texto.

Estas son las funciones de texto ms utilizadas de Excel.

Funcin Descripcin
Funcin CARCTER(numero) Devuelve el carcter especificado por el nmero de cdigo.

Funcin LIMPIAR(texto) Quita del texto todos los caracteres no imprimibles.


Devuelve un cdigo numrico del primer carcter de una cadena de
Funcin CODIGO(texto)
texto.
Funcin CONCATENAR(texto1; [texto2]; ...) Concatena varios elementos de texto en uno solo.

Funcin MONEDA(nmero, [nm_de_decimales]) Convierte un nmero en texto, con el formato de moneda $ (dlar).

Funcin IGUAL(texto1, texto2) Comprueba si dos valores de texto son idnticos.


Funciones ENCONTRAR(texto_buscado,
dentro_del_texto, [nm_inicial])) Busca un valor de texto dentro de otro (distingue maysculas de mins
culas).
ENCONTRARB
Funcin DECIMAL(nmero, [decimales],
Da formato a un nmero como texto con un nmero fijo de decimales.
[no_separar_millares])
Funciones IZQUIERDA(texto, [nm_de_caracteres])
Devuelve los caracteres del lado izquierdo de un valor de texto.
IZQUIERDAB
Funciones LARGO(texto)
Devuelve el nmero de caracteres de una cadena de texto.
LARGOB
Funcin MINUSC(texto) Pone el texto en minsculas.
Funciones EXTRAE(texto, posicin_inicial,
nm_de_caracteres) Devuelve un nmero especfico de caracteres de una cadena de texto
que comienza en la posicin que se especifique.
EXTRAEB

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Pone en mayscula la primera letra de cada palabra de un valor de


Funcin NOMPROPIO(texto)
texto.
Funciones REEMPLAZAR(texto, posicin_inicial,
nm_de_caracteres)
Reemplaza caracteres de texto.
REEMPLAZARB
Funcin REPETIR(texto, nm_de_veces) Repite el texto un nmero determinado de veces.
Funciones DERECHA(texto,[nm_de_caracteres])
Devuelve los caracteres del lado derecho de un valor de texto.
DERECHAB
Funciones
HALLAR(texto_buscado,dentro_del_texto,[nm_inicial]) Busca un valor de texto dentro de otro (no distingue maysculas de
minsculas).
HALLARB
Funcin SUSTITUIR(texto, texto_original, texto_nuevo,
Sustituye texto nuevo por texto antiguo en una cadena de texto.
[nm_de_ocurrencia])
Funcin TEXTO(valor, formato) Da formato a un nmero y lo convierte en texto.

Funcin RECORTAR(texto) Quita los espacios del texto.

Funcin MAYUSC(texto) Pone el texto en maysculas.

Ejemplo1:

Se desea obtener el primer carcter, el ltimo carcter, la palabra TECNOLGICO y la palabra


OLMOS del texto INSTITUTO DE EDUCACIN SUPERIOR TECNOLGICO PBLICO OLMOS.

Funcin para
obtener el
primer
carcter

Resultado de
la Funcin
anterior

texto Frmula

Primer =IZQUIERDA(B5,1)
Carcter
Permite empezando por la izquierda del texto de la celda B5 extraer el primer carcter
1, dando como resultado I

Ultimo =DERECHA(B5,1)
Carcter
Permite empezando por la derecha del texto de la celda B5 extraer el ltimo carcter 1,
dando como resultado S

Palabra =DERECHA(B5, 5)
OLMOS
Permite empezando por la derecha del texto de la celda B5 extraer los cinco ltimo
caracteres, dando como resultado la palabra OLMOS

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Palabra =EXTRAE(B5, 14, 9)


EDUCA
CIN Esta funcin se utiliza cuando deseamos extraer caracteres empezando por la parte
media de un texto.

En este caso vamos a extraer la subcadena EDUCACIN para ello le indicamos la


celda B5, la posicin del primer carcter a extraer como se ve en la tabla siguiente

I N S T I T U T O D E E D U C A C I N

1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 2 2
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2

La posicin de la letra E es la 14 y luego indicamos el nmero de caracteres de la


palabra EDUCACIN en este caso son 9.

Ejemplo2:

Se desea unir dos columnas con informacin de Apellidos y Nombres es una sola utilizamos la funcin
CONCATENAR, nos ubicamos en la celda F4 y luego ingresamos la siguiente funcin de texto.
=CONCATENAR(B4 , ", " , C4)
Obteniendo el resultado siguiente para el caso de CASTILLO GARCA, si deseamos para todas las
personas, arrastramos para las dems celdas aplicando referencias relativas.

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Principales Categoras de
Funciones en Excel

Categora de
Funciones

Funciones Funciones Funciones


Matemtica y Estadsticas CONTAR.SI y
Trigonomtrica SUMAR.SI

ALEATORIO MAX CONTAR

POTENCIA MIN CONTAR.SI

PI MEDIANA SUMAR.SI

PRODUCTO MODA

RAIZ

Introduccin al tema

Este segundo tema nos permitir conocer los distintas categoras de


Frmulas en Excel y as ampliar en conocimiento de las funciones bsicas ya
vistas en el Tema anterior, adems de conocer dos de las funciones muy
utilizadas para contar y sumar valores de gran cantidad de datos ingresados
en una hoja de clculo como son las funciones Contar. SI y Sumar. SI.

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2.1. Funciones Matemticas y Trigonomtricas


Estas funciones son de mucha ayuda en las matemticas ya que perite de forma rpida obtener
valores de operaciones que aplicando algn otro tipo de frmula sera difcil su elaboracin, por
ejemplo tenemos funciones como RAIZ() que ingresado un numero automticamente obtiene la
raz cuadrada de dicho nmero. Del mismo modo tenemos funciones trigonomtricas como COS()
que devuelve el coseno de un ngulo dado.

Dentro de las principales funciones Matemticas y Trigonomtricas tenemos:

2.2.1. Funcin ALEATORIO


Esta funcin es muy utilizada cuando deseamos mostrar valores que varen de forma constante, sin
necesidad de volver a ingresar los datos. Se utiliza mucho en simulaciones de casos o para aplicar
algn tipo de criterio estadstico o probabilstico. Esta funcin de vuelve valores comprendidos entre
el nmero cero 0 y el nmero 1. Es decir devuelve valores decimales comprendidos en ese rango.

Por ejemplo, la siguiente funcin ALEATORIO devuelve cualquier valor que est entre 0 y 1.

=ALEATORIO ()

Funcin ALEATORIA

Valor mostrado de la Funcin

Si desea que los valores devueltos sean valores enteros, podemos a dicho nmero generado
multiplicarlo por 100 y el valor obtenido ser un nmero entre 0 a 99.

=ALEATORIO()*100

Frmula ingresada en
la Celda C3

Valor mostrado de la Funcin

NOTA: no olvidar si desea eliminar los decimales puede hacer uso de la opcin Disminuir
Decimales de la Ficha Inicio Grupo Nmeros.

2.2.2. Funcin PI
Esta funcin es muy utilizada cuando deseamos hacer algn calculo geomtrico con la constante
PI y para el cual ya no es necesario ingresar su valor establecido de 3.14.

Por ejemplo: Hallar el rea del crculo cuyo radio es 5 cm.

=PI() * 5 ^ 2

Donde PI() es la constante 3.1416 que nos devuelve automticamente.

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Los principales operadores aritmticos utilizados son los siguientes segn su tabla de prioridades

Prioridad Operador Aritmtico Descripcin

1 ^ Potencia

2 *,/ Producto y Divisin

3 +,- Suma y Resta

4 AND , O, NO Operadores lgicos Y, O,


Negacin

Pero ante todo la mayor prioridad lo posee los parntesis, por ejemplo es distinto decir:

=2*5+3 aqu el resultado ser 13

Que;

= 2 * (5 + 3) aqu el resultado ser 16, ya que primero desarrollamos lo que est entre parntesis.

2.2.4. Funcin POTENCIA


Permite calcular la potencia de un nmero
Por ejemplo para mostrar la potencia de 2 elevado al cubo (3), podemos hacer
=POTENCIA(2, 3) que va a ser lo mismo que =2^3 cuyo resultado es 8.

2.2.5. Funcin RAIZ(); RCUAD()-> Excel 2010


Esta funcin nos permite obtener la raz cuadrada de un nmero ingresado.
Por ejemplo, si deseamos calcular la raz cuadrada de 9 hacemos:
= RAIZ(9) y el resultado ser 3
En el siguiente ejemplo se va a calcular el valor de la hipotenusa de acuerdo al valor de los
catetos de un tringulo rectngulo.

Frmula ingresada para


calcular la Hipotenusa en
C16

Valor mostrado de la Funcin

2.2.6. Funcin ENTERO


Esta funcin permite ver la parte entera de un nmero.
Por ejemplo si deseamos ver la parte entera de 10.2

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=ENTERO(10.2) resultado ser 10


=ENTERO(10.8) resultado seguir siendo 10, ya que no redondea el valor.

2.2.7. Funcin COS


Esta funcin permite hallar el coseno de un ngulo dado en radianes.
Por ejemplo:

A B

1 Frmula Descripcin (Resultado)

2 =COS(1,047) Coseno de 1,047 radianes (0,500171)

3 =COS(60*PI()/180) Coseno de 60 grados (0,5)

4 =COS(RADIANES(60)) Coseno de 60 grados (0,5)

2.2. Funciones Estadsticas.

Microsoft Excel nos ofrece las funciones estadsticas para realizar clculos utilizando funciones
estadsticas como Promedio, valor Mximo, mnimo, Mediana, Moda, Desviacin Estndar,
Varianza, etc.

2.2.1. Funcin Promedio


Es una de las funciones ms utilizadas en Excel y nos permite obtener el promedio de un rango de
nmeros.

Por ejemplo: revisar el ejercicio presentado en la figura 2.2.

2.2.2. Funcin Max


Esta funcin nos devuelve el valor mximo de un rango de nmeros, por ejemplo la mxima nota o
el precio ms caro de un producto.

Por ejemplo: revisar el ejercicio presentado en la figura 2.2.

2.2.2. Funcin Min


Esta funcin nos devuelve el valor mnimo de un rango de nmeros, por ejemplo la mnima nota o
el precio ms barato de un producto.

Por ejemplo: revisar el ejercicio presentado en la figura 2.2.


2.2.3. Funcin Mediana
Esta funcin devuelve la mediana de una lista de valores. La mediana difiere del promedio en que
es el valor medio de una lista ordenada de nmeros, ahora si son dos los valores medios, la mediana
est dado por el promedio de dichos dos valores.

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Por ejemplo: la mediana de 2, 4, 6 ser 4


Pero la mediana de 2, 5,6, 8 ser 5.5 ya que el promedio de sus dos nmeros medios 5 y 6 es 5.5

Otro ejemplo: revisar el ejercicio presentado en la figura 2.2.

2.2.4. Funcin Moda, MODO-> Excel 2010


Esta funcin es muy utilizada en estadstica y lo que devuelve es el valor que mayor incidencia tiene
y por lo tanto ms se repite.

Por ejemplo si en un aula de estudiantes la nota que ms se repite es 12 entonces podemos decir
que dicho valor de 12 es la moda.

Por ejemplo: revisar el ejercicio presentado en la figura 2.2.

Figura 2.2. Funciones Estadsticas

=PROMEDIO (E2:E6)

=MAX (E2:E6)

=MIN (E2:E6)

=MEDIANA (E2:E6)

=MODA (D2:D6)

2.3. Funciones CONTAR y CONTARA


Esta funcin permite contar el nmero de celdas seleccionadas para un rango de celdas con valores
numricos
Por ejemplo en la figura 2.2 si deseamos contar cuantos promedios existe de alumnos, utilizamos
=CONTAR(E2:E6)

Pero si lo que deseamos es contar el nmero de alumnos, pero como son valores numricos sino
alfanumricos (A-01) entonces se utiliza la funcin CONTARA
=CONTARA(A2:A6)

2.4. Funcin CONTAR.SI


Esta funcin es muy utilizada y nos permite contar ciertos datos de una tabla pero que cumplen un
determinado criterio es decir que cumplan una condicin.

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Por ejemplo en la presente tabla hacemos uso de la funcin de CONTAR.SI para ver cierto criterio
de alumnos.

Funcin
Contar.Si y su
resultado 2

=CONTAR.SI (D2:D6, <18)

=CONTAR.SI.CONJUNTO (D2:D6, >=20, D2:D6,<=30)

La funcin CONTAR.SI.CONJUNTO, se utiliza cuando deseamos contar ciertos datos, en los cuales
se tienen dos o ms criterios, por ejemplo un criterio seria mayor o igual a 20 >=20 y el otro que
sea menor o igual que 30 <=30.

2.5. Funcin SUMAR.SI


Esta funcin permite sumar un rango de nmeros, pero siempre y cuando cumplan un determinado
criterio.

Por ejemplo en la presente tabla hacemos uso de la funcin de SUMAR.SI para ver cierto criterio
de las Ventas Mensuales por Vendedor.

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Funcin
Sumar. Si y su
resultado

=SUMAR.SI (D4:D13,

"Lima", E4:E13)

=SUMAR.SI (F4:F13,">20000", E4:E13) =SUMAR.SI (D4:D13,"Callao", F4:F13)

=SUMAR.SI (D4:D13,"Lima", F4:F13)

Observe que la funcin Sumar.Si tiene tres parmetros bien definidos

=SUMAR.SI (rango_del_criterio, criterio, rango_a_sumar)

El rango de criterio es el rango de los datos que vamos a utilizar en el criterio, por ejemplo para el
caso de Total del Monto de la Categora A:
El rango_del_criterio es C4:C13 porque all estn todas las categoras ya que en el criterio
ingresamos la categora A y el rango_a_sumar es el rango de los valores numricos que vamos
a sumar (siempre debe ser valores numricos el rango_suma).

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Funciones Lgicas y de Bsqueda

3.1. Funciones Lgicas


Estas funciones lgicas son muy utilizadas cuando deseamos evaluar cierta condicin, por ejemplo
si te piden que muestres el mensaje APROBADO si el alumno tiene nota mayor a 10 y
DESAPROBADO si no lo tiene; entonces podemos recurrir a estas funciones lgicas como la
funcin SI que nos permite desarrollar esta clase de situaciones presentadas en las tablas de Excel.

3.1.1. FUNCIN SI
Esta funcin es la ms importante y por ende la ms utilizada funcin lgica. La funcin SI tiene los
siguientes argumentos

=SI( prueba_lgica, valor_si_verdadero, valor_si_falso)

Es la condicin Si la condicin Si la condicin


de debe es verdadera, no se cumple,
cumplirse la funcin entonces
para devolver muestra este muestra este
un valor valor otro valor.
Por ejemplo, Dado el listado de los promedios de los alumnos de Computacin II y deseamos ver
en otra columna si el alumno esta APROBADO (promedio mayor o igual a 10.5) o si el alumno est
DESAPROBADO (promedio menor a 10.5). la siguiente funcin SI nos permitir obtener dicho
resultado.

=SI(C2>=13, APROBADO, DESAPROBADO)

La
funcin
Resultado
SI
de la
Funcin SI

Una funcin SI, tambin puede contener expresiones y otras funciones dentro del valor si verdadero
o valor si falso. Por ejemplo dado un listado de productos con sus respectivos precios podemos
hallar el descuento de 5% a los productos con precio mayor o igual a 50 soles y de 2% a los
productos con precio menor a 50 soles.

=SI(C2>=50, C2 * 5%, C2 * 2%)

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La funcin SI

Resultado de
la Funcin SI

Funciones SI Anidadas

Muchas veces se requiere para una determinada prueba lgica asumir tres o ms criterios y no
solamente 2 criterios, como es en los ejemplos anteriores. Por ejemplo que hubiese pasado si se le
solicitaba que hallar el descuento de acuerdo a la tabla siguiente:

Precio menor 20 0% descuento


Entre 20 y 50 2% descuento
Mayor a 50 5% descuento

En este caso la funcin si vista anteriormente, no podra utilizarse ya que solo acepta dos valores y
no tres valores como es en este caso. Por lo que la solucin est en crear funciones Si anidadas.
Como as:

=SI( prueba_logica1, valor1, SI( prueba_logica2, valor2, valor3))

Si hubiera cuatro valores u opciones la funcin si quedara de la siguiente manera:

=SI( prueba_logica1, valor1, SI( prueba_logica2, valor2, SI(prueba_logica3, valor3, valor4 )))

Para la presente sesin nicamente valor a trabajar como mximo con tres valores por cada
condicin SI, para que les sea ms prctico y entendible las utilizaciones de las funciones SI
anidadas.

Por ejemplo, vamos desarrollando el ejemplo anterior planteado con los descuentos de 0%, 2% y
5% de acuerdo al valor del precio de los productos. Como tenemos tres valores vamos a utilizar la
funcin anidada para tres valores.

=SI( C2 < 20, C2 * 0%, SI( C2 <= 50, C2 * 2%, C2 * 5%))

Frmula y
Resultado funcin
si anidada

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3.1.2. FUNCIN LGICA Y

La funcin lgica Y es til cuando tenemos varios criterios o condiciones establecidas y queremos
determinar un valor ya sea de VERDADERO FALSO si se cumplen o no dichos criterios.

La funcin Y devuelve VERDADERO cuando todas las condiciones son CIERTAS o VERDADERAS.

Y devolver FALSO cuando ALGUNA condicin cualquiera sea es FALSA.

=Y( valor_lgico1;valor_lgico2; ...)

Por ejemplo, si se desea contratar personal para una Empresa XYZ, y se solicita que para ser
CONTRATADOS deben de cumplir los siguiente requisitos.

-tener TITULO

-experiencia mnima 3 aos

-edad mxima 35 aos

En este caso, si un postulante cumple los tres criterios entonces, si estar en la lista de
CONTRATADOS, y si cumple un o dos criterios pero no los tres, entonces no va a ser contratado.
La funcin a emplear sera la siguiente:

=Y(B2="SI",C2>=3,D2<=35)

La funcin Y

Resultado de la
Funcin Y

En este caso puede observar que para el primer postulante A001 el resultado es FALSO ya que
no cumple con los criterios de tener titulo y tampoco en la edad ya que supera los 35 aos.

Ahora si deseamos visualizar en vez de Estado FALSO y VERDADERO deseamos ver NO


APTO y CONTRATAR hacemos lo siguiente. Agregamos a dicha funcin Y la funcin lgica SI.

=SI(Y(B2="SI",C2>=3,D2<=35),Contratar,No Apto)

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3.1.2. Funcin lgica O

La funcin lgica O es til cuando tenemos varios criterios o condiciones establecidas y queremos
determinar un valor ya sea de VERDADERO FALSO si se cumplen o no dichos criterios.

La funcin O devuelve VERDADERO basta que una condicin sea CIERTA o VERDADERA.

Y devolver FALSO nicamente cuando todas las condiciones son FALSAS.

=O( valor_lgico1;valor_lgico2; ...)

Por ejemplo, se desea determinar a qu trabajadores se les tiene que dar alguna Bonificacin, el
criterio a tener en cuenta es el siguiente:

Van a recibir gratificacin:

-todos los casados con o sin hijos

-los solteros que tengan al menos un hijo.

La funcin O

Resultado de la
Funcin O

All tenemos los estados civiles y el nmero de hijos, ahora los criterios que tomamos en cuenta es
que sea Casado que al menos tenga un hijo >=1.

=O(B2="Casado",C2>=1)
En este caso solamente el Trabajador Z-003 y Z-005 no recibirn beneficio ya que ambos son
solteros sin hijos.

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3.1. FUNCIONES DE BSQUEDA


Muchas veces contamos en Excel con Tablas gigantes llena de datos sobre empleados, productos,
pedidos, etc. y se nos solicita encontrar un elemento de toda esa lista de datos. Buscarlo
manualmente va a ser muy difcil y tedioso, por lo que Excel2007 tiene las funciones de bsqueda
que nos permite ubica dichos elementos y luego poderlos procesar o realizar las operaciones que
deseemos.

Entre las principales funciones empleadas en Excel tenemos la funcin BUSCARV y la funcin
BUSCARH.

3.1.1. Funcin BUSCARV - CONSULTAV (EXCEL 2010)


La funcin BUSCARV es la ms utilizada ya que permite buscar elementos en una tabla en forma
vertical, es decir desde la fila mas superior hasta la ltima fila de la tabla.

Su sintaxis es:

=BUSCARV(VALOR_BUSCADO, TABLA, NRO-COLUMNA, CRITERIO)

Generalmente Conjunto de Muy Los criterios son


es un CODIGO datos importante dos:
y que permite organizados considerarlo.
ubicar al en filas y FALSO (0)
elemento en columnas de Indica en que proporciona una
la TABLA donde vamos columna de la bsqueda Exacta.
a obtener los tabla esta el
valor a VERDADERO (1)
valores
mostrar. una bsqueda
aproximada.

Por ejemplo, dado una tabla con el listado de trabajadores, se les solicita que ustedes busquen
para cada trabajador de acuerdo al CODIGO, sus Apellidos, Nombres, Edad y Ciudad.

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En el ejemplo podemos distinguir la tabla con todos los trabajadores, pero nos ubicamos en la celda
B17 y all digitamos la funcin BUSCARV para hallar los APELLIDOS del trabajador 1525.

=BUSCARV(B16,A2:E12,2,FALSO)

De donde:

B16 Es el cdigo a ubicar


en la tabla

A2:E12 Es el rango de datos


de la tabla. No se
considera el
encabezado de la
tabla.

Valor 2 Es la posicin del


apellido en la tabla

Valor FALSO Indica que es una


bsqueda Exacta

Completando los dems datos quedara de la siguiente manera:

=BUSCARV(B16,A2:E12,2,FALSO)

=BUSCARV(B16,A2:E12,3,FALSO)

=BUSCARV(B16,A2:E12,4,FALSO)

=BUSCARV(B16,A2:E12,5,FALSO)

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3.1.1. Funcin BUSCARH - CONSULTAH (EXCEL2010)


La funcin BUSCARV es tambin importante y muy utilizada ya que permite buscar elementos en
una tabla en forma horizontal, es decir desde la columna inicial hasta la columna final de la tabla.

Su sintaxis es:

=BUSCARH(VALOR_BUSCADO, TABLA, NRO-FILA, CRITERIO)

La funcin es similar a la funcin BUSCARV con la diferencia que el tercer parmetro o argumento
ya no es NRO-COLUMNA sino cambia a ser NRO-FILA.

Por ejemplo, se solicita mostrar para cada ao el Precio de las Cotizaciones de las Acciones,
teniendo las siguientes consideraciones: precio mayor, precio menor e intervalo.

=BUSCARH(D9,B3:G6,2,FALSO)

=BUSCARH(D9,B3:G6,3,FALSO)

=BUSCARH(D9,B3:G6,4,FALSO)

En la tabla podemos apreciar los aos organizados en columnas distintas, por lo que la funcin a
utilizar seria BUSCARH, y se pide para un ao dado (ejemplo 2008) hallar los precios dados.

Nos ubicamos en la celda D11 para encontrar el precio mas alto para el ao 2008 y la funcin
seria

=BUSCARH(D9,B3:G6,2,FALSO)
En donde:

D9 Es el ao a consultar
B3:G6 Es la tabla o matriz
Valor 2 Es el indicador de posicin de la fila Mximo (1 esta los aos, 2
FALSO Bsqueda
Mximo, 3 exacta
Mnimo, 4 Intervalo).

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Manejo de Listas, ordenacin y


Filtros
4.1. Listas de datos
Una lista de datos en Excel 2010, est compuesta por una serie de filas con un rtulo de columna,
que identifica a los nombres de cada columna, como puede ser datos de factura o un conjunto de
nombres y nmero de telfono de clientes. La primera fila de la lista tiene rtulos para las columnas.

Por ejemplo el presente listado contiene datos para Cdigo, curso, Turno y NroAlumnos.

4.2. Ordenacin de una Lista


Para ordenar los datos de una lista de datos, en primer
lugar hay que tener en cuenta que Excel maneja todo
el conjunto de datos como si fuera una Base de datos.

Por ejemplo, si deseamos ordenar los datos por curso,


entonces automticamente los cdigos, turno y nmero
de alumnos se ordenan de acuerdo al orden
establecido para el curso, es decir toda la tabla se
ordena en referencia al nombre del Curso.

Para ordenar los datos nos ubicamos en una celda


dentro de la lista de datos y luego hacemos clic en la
Ficha Datos y luego dentro del Grupo Ordenar y Filtrar
elegimos Ordenar, el cual nos aparece el siguiente
cuadro de dilogo.

Mantener activo
para que se pueda
considerar los
rtulos de

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Es importante que este activo la casilla de verificacin Mis datos


tienen encabezado, para que se pueda considerar los
encabezados Cod, Curso, Turno, NroAlumnos.

Tambin existe un botn llamado Opciones esta opcin nos


permite efectuar criterios de ordenacin ha sea de Arriba hacia
abajo o de izquierda a derecha.

Por defecto es de arriba


hacia abajo (ya que las
listas de datos
generalmente as
ordena los datos por
columnas y los datos en
las filas).

Entonces en Ordenado
por elegimos la columna
por ejemplo Curso, en
ordenar segn elegimos
Valores y en Criterio de ordenacin establecemos si es texto (A a Z de Z a A) y si son nmeros
de (menor a mayor de mayor a menor). Luego al aceptar el cuadro de dilogo se visualiza el
criterio de ordenacin establecido.

Por ejemplo, ordenar por Curso con criterio de ordenacin de A a Z.

Obteniendo como resultado:

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Otro ejemplo; ordenar por Curso en forma ascendente y por NroAlumnos en forma Descendente.
En este caso como hay dos criterios a establecer, agregamos un nuevo Nivel para el criterio
NroAlumnos.

Agregar nivel para


cada nuevo
criterio de
ordenacin a
establecer.

Luego la cuadro Ordenar quedara as.

Finalmente la Lista resultante sera la


siguiente:

Aqu podemos observar que se ah ordenado


por curso y que para cada curso en lo referente
a NroAlumnos muestra ordenado en forma
descendente, por ejemplo para Access
muestra primero los 20 alumnos y al final los
14 alumnos.

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4.3. Validacin de Datos.

Un punto importante que ofrece Excel 2007, es el poder proteger nuestros datos de las Listas y
poderlos validar para que imposibilite el tener que ingresar datos incorrectos en las celdas. As por
ejemplo si se nos ocurre ingresar texto en la columna NroAlumnos Excel nos va a permitir hacerlo,
mientras no hayamos validado dichas celdas, pero si validamos y protegemos el ingreso de los
datos, entonces solo nos permitir ingresar nmeros y ya no texto.

Para aplicar Validacin de datos a una Celda o a un rango de celdas seleccionados, hacemos clic
en la Ficha Datos y luego en el Grupo Herramientas de datos hacemos clic en la opcin
Validacin de datos.

All en Configuracin indicamos que tipo de valores van a ser Permitidos y los datos establecidos
como vlidos

En la ficha Mensaje de entrada, es para indicarle un mensaje de advertencia sobre los datos que
van a ser permitidos ingresar.

Y en la ficha Mensaje de error, se visualiza un mensaje que indica que el dato ingresado es
incorrecto y por lo tanto no es vlido.

Por ejemplo, vamos a validar en NroAlumnos para que nicamente acepte valores entre 0 y 50. Con
un mensaje de entrada y mensaje de error respectivo.

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Selecciono el rango de NroAlumnos desde D4 hasta D23. Luego en Validacion de datos realizo lo
siguiente.

Criterio Especificacin

Especifico permitir nmeros enteros desde 0 hasta 50

Configuracin

Indico el mensaje ingrese nmeros de 0 hasta 50

Mensaje de entrada

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Si ingreso datos incorrectos, que me salga un mensaje de


error.
Mensaje de error

Otro ejemplo, validar el Turno para que de una lista se pueda elegir cualquiera de los tres turnos
(Maana, Tarde, Noche)

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Agrego en las celdas E4 hasta E6 los tres turnos de la lista, luego nos dirigimos a la ficha datos y la
opcin Validacin de datos, y luego aplicamos la siguiente configuracin.

En la cual establecemos una Lista y en origen seleccionamos el Rango de los turnos, haciendo clic
en la Flecha roja, desde C4 hasta C23.

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Tambin configuramos en Mensaje de entrada. Solo se aceptan los turnos de la lista

Y en Mensaje de error. Establecemos el mensaje Por favor seleccione de la lista los datos.

4.4. Filtros.

Aplicar filtros es una forma rpida y fcil de buscar y trabajar con un conjunto de datos de una
lista. Una lista filtrada muestra slo las filas que cumplen el criterio que se especifique para
una columna. Microsoft Excel 2007 proporciona dos comandos para aplicar filtros a las listas:

Filtro , que incluye filtrar por seleccin, para criterios simples

Filtro Avanzado , para criterios ms complejos, en los cuales uno mismo da


los criterios a utilizar en los filtrados.

El filtrado oculta temporalmente las filas o datos, que no se desee mostrar.

Filtros

Para utilizar el Filtro nos servimos de las listas


desplegables asociadas a las cabeceras de campos
(podemos mostrar u ocultar el Filtro en la pestaa
Datos marcando o desmarcando el botn Filtro).

Si pulsamos, por ejemplo, sobre la flecha del campo


Curso, nos aparece un men desplegable como este,
donde nos ofrece una serie de opciones para realizar el
filtro.

Por ejemplo, si slo marcamos Word, se filtrar todos


los registros que tengan Word en el campo Curso y las
dems filas 'desaparecern' de la lista.

Otra opcin, es usar los Filtros de texto, donde se despliegan una serie de opciones:

En cualquier opcin, accedemos a una ventana donde podemos elegir dos condiciones de
filtro de texto, y exigir que se cumpla una condicin o las dos. Excel evaluar la condicin
elegida con el texto que escribamos, y si se cumple, mostrar la fila. Usaremos el carcter
? para determinar que en esa posicin habr un carcter, sea cual sea, y el asterisco * para
indicar que puede haber o no un grupo de caracteres.

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En el ejemplo de la imagen, solo se mostrarn los registros cuyo Curso comienza con la
letra W.

Para indicarnos que hay un filtro activo, la flecha de la lista desplegable cambia de icono.

Para quitar el filtro, volvemos a desplegar la lista y elegimos la opcin (Seleccionar Todo),
reaparecern todos los registros de la lista. Tambin podemos quitar el filtro pulsando en
Borrar filtro en la ficha Datos.

Filtro Avanzado

El comando Filtro avanzado permite filtrar una lista en su lugar, como el comando Filtro, pero
no muestra listas desplegables para las columnas. En lugar de ello, tiene que escribir los
criterios segn los cuales desea filtrar los datos en un rango de criterios independiente situado
sobre la lista. Un rango de criterios permite filtrar criterios ms complejos.

Ejemplo 1

Vamos a crear un filtro avanzado para la Lista Aulas en Actividad. Para lo cual en las primeras
filas vamos a agregar nuevas filas en blanco y alli creamos la siguiente tabla.

Esa tabla nos indica el criterio a tener en cuenta, en este primer ejemplo vamos a filtrar a
todos los cursos de Word que tienen menos de 20 alumnos (<20).

Ahora una vez establecidos esos datos, hay que tener en cuenta lo siguiente si en la misma
fila colocamos Word y <20 (fila 3) el resultado del filtro utiliza la condicin Y que quiere decir
que debe cumplir los dos casos para mostrarse.

Si por el contrario en la fila 3 tenemos Word y en la fila 4 colocamos <20 el resultado se va a


dar para cualquier elemento que cumpla cualquiera de las dos condiciones es decir, va a
utilizar la condicin lgica O.

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Luego nos ubicamos dentro del listado de datos y luego hacemos clic en la ficha datos y luego
Avanzados

Aparece la siguiente ventana.

En el cual el rango de la lista es desde A6 hasta D26 y hay que establecer el rango de criterios
que sera desde B2 hasta C3 y luego aceptar.

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Produciendo el siguiente resultado.

Si desea borrar un filtro avanzado aplicado hacemos clic en la opcin Borrar de la pestaa Datos

4.5. FORMATO CONDICIONAL

El formato condicional sirve para que dependiendo del valor de la celda, podamos mostrar
sus resultados en distintos formatos de colores, y asi poder identificar mas rpidamente sus
valores obtenidos, por ejemplo marcar de rojo las notas desaprobadas y de azul las
aprobadas, etc.

El formato condicional suele utilizarse para resaltar errores,


para valores que cumplan una determinada condicin, para
resaltar las celdas segn el valor contenido en ella, etc...

Cmo aplicar un formato condicional a una celda:

- Seleccionamos la celda a la que vamos a aplicar un


formato condicional.

- Accedemos al men Formato condicional de la pestaa


Inicio.

Aqu tenemos varias opciones, como resaltar algunas


celdas dependiendo de su relacin con otras, o resaltar
aquellas celdas que tengan un valor mayor o menor que
otro.

Utiliza las opciones Barras de datos, Escalas de color y


Conjunto de iconos para aplicar diversos efectos a determinadas celdas.

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Nosotros nos fijaremos en la opcin Nueva regla que permite crear una regla personalizada
para aplicar un formato concreto a aquellas celdas que cumplan determinadas condiciones.

Nos aparece un cuadro de dilogo Nueva regla de formato como el que vemos en la
imagen.

En este cuadro seleccionaremos un tipo de regla. Normalmente querremos que se aplique


el formato nicamente a las celdas que contengan un valor, aunque puedes escoger otro
diferente.

En el marco Editar una descripcin de regla deberemos indicar las condiciones que debe
cumplir la celda y de qu forma se marcar.

De esta forma si nos basamos en el Valor de la celda podemos escoger entre varias
opciones como pueden ser un valor entre un rango mnimo y mximo, un valor mayor que,
un valor menor que y condiciones de ese estilo.

Los valores de las condiciones pueden ser valores fijos o celdas que contengan el valor a
comparar.
Si pulsamos sobre el botn Formato... entramos en un cuadro de dilogo donde
podemos escoger el formato con el que se mostrar la celda cuando la condicin se
cumpla. El formato puede modificar, el color de la fuente de la letra, el estilo, el borde
de la celda, el color de fondo de la celda, etc.

Al pulsar sobre Aceptar se crear la regla y cada celda que cumpla las condiciones se
marcar. Si el valor incluido en la celda no cumple ninguna de las condiciones, no se le
aplicar ningn formato especial.

Si pulsamos sobre Cancelar, no se aplicarn los cambios efectuados en el formato


condicional.

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Por ejemplo, mostrar para los nmeros de alumnos mayor o igual a 20 de color azul y si es
menor a 20 de color rojo. Primero seleccionamos el rango de los NroAlumnos. Y luego
aplicamos el formato establecido

Luego el resultado obtenido ser.

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Manejo de Tablas Dinmicas y Grficos

5.1. Tablas Dinmicas


Una Tabla dinmica en Excel 2010, nos permite obtener informacin de un listado de datos
de una manera muy fcil. Las tablas dinmicas permiten mostrar resmenes de datos,
atendiendo a uno o varios criterios a tener en cuenta para su agrupacin. Es dinmica porque
nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentacin de
los datos, visualizando o no los datos origen, etc.

Para crear una Tabla dinmica, primero nos ubicamos en cualquier celda dentro del listado
de datos.

Luego nos dirigimos a la ficha Insertar y hacemos clic en Tabla dinmica y luego en el
submen elegimos nuevamente Tabla Dinmica.

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Al seleccionar dicha opcin nos va a aparecer un cuadro de dilogo donde indica el rango
de celdas seleccionadas para crear la tabla dinmica.

Si no aparece este rango, tenemos


que hacer clic en flecha roja de la
derecha y seleccionar todos los

Posteriormente podemos elegir que la tabla dinmica se visualice en una nueva hoja de
clculo (por defecto) o que se mantenga en la hoja de clculo existente. Luego de aceptar
el cuadro de dilogo, nos visualice la siguiente hoja de clculo.

En la cual aparecen cuatro secciones:

seccin Descripcin

Coloque campos de fila Para colocar los datos de un campo del listado que
aqu deseamos que aparezca en las Filas. Por ejemplo
nombre de los productos

Coloque campos de Para colocar los datos del listado en las columnas de
columna aqu la hoja. Por ejemplo la lnea de los productos

Coloque datos aqu Para que muestre los valores (generalmente


numricos) de acuerdo a los criterios de las filas y

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las columnas, por ejemplo el precio de los productos


por lnea.

Coloque campos de Generalmente cuando queremos generar una tabla


pgina aqu dinmica pero por un criterio determinado por
ejemplo colocar los proveedores y que se muestre
todos los productos pero para un determinado
proveedor.

Y en la parte derecha de la hoja aparece el siguiente panel

Aparece los encabezados


(campos) de cada
columna de la tabla

2 Se colocan los
4 Opcional. Se coloca campos que van en las
el campo que filtrar a columnas (si se les
toda la tabla dinmica solicita)

3 Importante colocar
1 Se colocan los los campos que van en
campos que van en las los valores. Es
filas numrico y obligatorio
colocarlo.

.Si deseamos Mostrar u ocultar dicho panel de Listado de campos de tabla dinmica, hacemos clic
en la ficha opciones grupo Mostrar u ocultar opcin Lista de campos.

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Por ejemplo, vamos a crear una Tabla Dinmica, que me permita mostrar a todos los productos con
sus respectivos Precios.

Lo que hacemos es arrastrar el campo PRODUCTO al


Rtulo de fila de la parte inferior del panel, y el campo
PRECIO al recuadro llamado Valores.

Automticamente van a aparecer dichos campos con sus


respectivas cajas de verificacin activadas.

Y finalmente el resultado obtenido va a ser el siguiente.

Otro ejemplo, mostrar los Precios de los Productos, con sus respectivos proveedores.

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En este caso la tabla va a ser de doble entrada, es decir a la izquierda aparece los productos, a la
parte superior los proveedores y en medio estn sus respectivos precios de los productos.

Ahora supongamos que deseamos mostrar al final no el Total general, osea la suma de todos los
precios, siden el Promedio de todos los precios, en este caso hacemos clic en suma de precios
del panel Lista de campos de tabla dinmica y elegimos la opcin configuracin de campo de valor

Y nos aparece la siguiente cuadro de dilogo, en el cual vamos a elegir Promedio.

En el cual el resultado obtenido va a ser el siguiente.

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En donde el Total general es el Promedio y ya no la Suma de los Precios.

5.2. Grficos Dinmicos


Para crear una grfica de nuestra tabla dinmica deberemos primeramente estar ubicados dentro
de nuestra tabla dinmica y luego hacer clic en el botn Grfico dinmico de la pestaa
Opciones.

Luego nos aparece el cuadro de dilogo Insertar Grfico, en el cual debemos elegir el tipo de
grfico (Columna, lineal, circular, etc.) y el respectivo subtipo (columnas agrupadas, columnas
apiladas, circular, grfico circular 3D, etc.).

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Luego de seleccionar los tipos de grficos aceptamos y nos muestra en la misma hoja de
clculos de la Tabla dinmica el grfico dinmico generado.

Por ejemplo, ac tenemos el grfico dinmico generado para nuestra segunda tabla dinmica.

Este grfico si deseamos mostrarle en una hoja de clculo diferente, lo que hacemos en
seleccionar el grfico y luego hacer clic en la opcin Mover Grfico del Grupo Ubicacin de
la Pestaa Diseo.

Luego aparece el cuadro de dilogo Mover Grfico y elijo la opcin Hoja Nueva y luego
Aceptar.

Seleccionar
Hoja nueva y
digite
nombre de

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Generndose la nueva hoja de clculo Grfico1

Al seleccionar dicho grfico podemos hacer uso de las siguientes pestaas del Excel.

Pestaa Descripcin

Se utiliza para cambiar el Tipo de grfico, aplicar un diseo


rpido, Estilo del grfico o mover el grfico
DISEO

Cuando deseamos agregarle un ttulo, rtulos a los ejes


horizontales o verticales, posicin de la leyenda, agregar
PRESENTACION valores a cada una de las barras (etiqueta de datos),
personalizar las lneas verticales y horizontales, etc.

Utilizamos para aplicar estilo a las formas, aplicar relleno


color de contorno, estilos de fuente, tamao, etc.
FORMATO

Se utiliza para actualizar los datos, borrar datos o mostrar


la lista de campos.
ANALIZAR

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Por ejemplo para nuestro grfico en la pestaa diseo vamos a aplicar el Estilo de diseo
42.

Y nuestro grfico va a quedar as.

Luego vamos a la pestaa Presentacin y agregamos el Titulo Productos

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Luego agregarle el eje horizontal llamado Productos y el eje vertical llamado Precios.

Luego el grfico debera quedar as.

Ttulo del grfico

Encima del grfico

Rtulo de eje
vertical, ttulo
girado

Rtulo de eje
horizontal,
ttulo bajo el
eje

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