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PROCEDIMIENTO

NORMA GENERAL SOBRE LA


ADMINISTRACION Y CONTROL DE LA
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PROVISIONES DE COSTOS

NORMA GENERAL PARA LA CENTRALIZACION DE LA ESTRUCTURA DE COSTOS Y LAS PROVISIONES DE


COSTOS

FECHA INICIAL DE FECHA FINAL DE


CODIGO VERSION
VIGENCIA VIGENCIA

MANL-PROC-GACG-001-01 01 01/03/2017

CARGO NOMBRE FECHA

Elaborado por: Supervisor de Mario Saenz Almeida 13/02/2017


Procesos

Revisado por: Gerente Comercial Gilmer Villarreal Panduro

Gerente de
Revisado por: Ricardo Ibaez Rodrguez
Sucursales

Gerente de
Revisado por: Administr. Y control Eleiner Perez Lozano
de gestin

Aprobado por: Cesar Vsquez Velsquez


Gerente General

1. OBJETIVO
La presente norma general tiene como objetivo establecer los criterios que se tendrn en
cuenta al momento de registrar los costos en la estructura de costos, quien debe
administrar los costos y las reas involucradas a provisionar detalle de cada costo y su
forma valida de alcanzarla.

2. ALCANCE
La presente Norma general permitir manejar de forma eficiente y adecuada la estructura
de costos en relacin a las ventas de Prime que efectu Orvisa en cualquiera de sus
sucursales y oficinas.
La estructura de costos debe ser una herramienta nica que incorpore todos los costos
inherentes al bien que se va a ofertar.

3. RESPONSABILIDAD
Personal del rea de Logstica ser la encargada de informar los costos inherentes de los
bienes que es de su administracin directa.
El rea de ventas ventas enviara la informacin que sea de su competencia.
El rea Comercial ser quien compagine toda la informacin que le ser enviada por
las reas de Logstica y Ventas
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El rea de contabilidad ejecutar la revisin documentaria y har cruces de informacin,


as como auditoria inopinadas internas
Las Gerencias tomaran la estructura de costos para hacer la verificacin correspondiente
y la toma de decisiones.
La gerencia de administracin y control de gestin ser quien definir un costo no
considerado en la estructura de costos final.

4. DEFINICIONES

ESTRUCTURA DE COSTOS: Denominado as a la relacin de costos que deben ser


cargados al bien para determinar su valor total al momento de la venta.
PROVISION DE COSTOS: Costos que se cargan al bien y que deben ser
registrados como parte del valor total del bien.
COMPROBANTES DE PAGO: Documentos validados por la administracin
tributaria que sustentan gasto o costo para efecto tributario

5. DESCRIPCIN DE LA NORMA

5.1. La estructura de costos ser administrada por el rea de Logstica, en lo


que concierne a los comprobantes de pago y ser quien llevar el control
de cada concepto registrado en ella, para su contabilizacin.

5.2. El rea de Ventas, con su gerencia de sucursales, enviara al rea Comercial


toda la informacin con su costo respectivo para su registro en la estructura
de costos

5.3. la Gerencia Comercial ser quien ejecutar la consolidacin de la informacin


para la estructura de costos y as tambin ser responsable de costear las
promociones.

5.4. Toda la informacin que debe ser enviada al rea Comercial por parte del rea de
Ventas, lo efectuara mediante un formulario nico denominado FORMATO DE
REQUERIMIENTO, en donde debe de constar los datos del bien, las
promociones, las mejoras, las reparaciones, los repuestos, los servicios, y/u otros
que sern parte del bien al momento de la venta.

5.5. El Asistente de Ventas de la sede central de Iquitos, ser el nico quien enviar
al rea Comercial, el formato de requerimiento.

5.6. El asistente de ventas de Iquitos, ser a su vez quien centralizar de los asistentes
de ventas de sucursales la forma y la manera de envo de toda la informacin que
deba ser registrado en el Formato de Requerimiento.

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5.7. El asistente del rea Comercial ser quien recopilar toda la informacin enviada
mediante formato de requerimiento, por el rea de Ventas y la informacin que
debe de cargar directamente a la estructura de costos por el rea de Logstica.

5.8. El asistente de Logstica Prime ser quien cargue informacin relevante de los
costos que son administrados directa y nicamente por ellos en la estructura de
costos.

5.9. Se tendr en el ambiente del servidor de la empresa una carpeta en donde se


consigne la estructura de costos, para que esta sea revisada o impresa, por todas
las reas de la empresa, ventas, comercial, administracin, Logstica,
contabilidad, etc.

5.10. Una vez remitida la cotizacin al cliente y facturada, la estructura de costos debe
ser finalizada, la misma que se pondr una clave para que la misma no sea
modificada.

5.11. La estructura de costos debe ser archivada por el asistente de ventas Logstica
Prime, en el file de cada bien, con ella se dejar constancia de lo que se consigne
como provisin de costos en la estructura.

5.12. El asistente de ventas Logstica Prime ser quien codifique la factura por el
concepto previamente provisionada en la estructura de costos y enviara para su
voucher respectivo, poniendo nfasis en los datos del bien prime y en la estructura
de costos.

5.13. El comprobante de pago que no fue considerado en la estructura de costos, debe


pasar por el reconocimiento del rea de ventas, la gerencia comercial, el rea de
contabilidad y ser la Gerencia de administracin y control de gestin el que
define el procedimiento a seguir, si se considera como costo, gasto y/u otro que
se estime conveniente de acuerdo a la magnitud de la omisin.

5.14. Los conceptos ms comunes de provisiones de costos son:


5.15.1. Accesorios
5.15.2. Agencia de aduanas
5.15.3. Bono de Mantenimiento
5.15.4. Bono de Repuestos
5.15.5. Contrabrida
5.15.6. Desaduanaje
5.15.7. Descarga
5.15.8. Filtro AK
5.15.9. Flete Local
5.15.10. Flete exterior
5.15.11. Flete Nacional
5.15.12. Garanta Extendida
5.15.13. Imprevistos
5.15.14. Induccin
5.15.15. Instalacin de Control Elctrico
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5.15.16. Lap top


5.15.17. Manipuleo
5.15.18. Mantenimiento 3000 horas
5.15.19. Manuales
5.15.20. Montaje
5.15.21. Personalizacin
5.15.22. Souvenirs

5.15. El rea de Logstica tendr la responsabilidad de controlar y administrar los costos


(comprobantes y provisiones), la misma que estar en una carpeta en el servidor,
el rea de ventas y comercial establecern el margen para determinar el precio de
venta, por ningn motivo el rea de Logstica establecer mrgenes comerciales
de venta.

5.16. El rea de Ventas con su administracin sern los que revisaran la estructura de
costos a fin de determinar si todos los componentes, repuestos y servicios estn
consignados en ella, de haber algn faltante debern de solicitar su ingreso a la
estructura mediante el formato de requerimiento respectivo, ello antes de la
Facturacin y del cierre de la estructura.

5.17. El rea comercial revisara en la estructura de costos a fin de determinar si las


promociones consignadas son las definitivas y finales, ello antes de la Facturacin
y del cierre de la estructura.

5.18. El formato de requerimiento ser el nico documento con el cual se solicitar la


incorporacin de algn costo a la estructura, y, ser el nico documento con el
que se formalizar dicho pedido, tendr una numeracin correlativa que ser
llevada en estricto cumplimiento por el asistente de ventas de la sede principal.

5.19. Otra forma de requerimiento como correo electrnico simple no ser aceptada
para incorporar costos a la estructura de costos.

5.20. Aquellos comprobantes de pago que registren el IGV, deben ser reconocidos de
acuerdo a la operatividad de la operacin, si la misma se considerara el valor total
de la operacin incluido el IGV o debe ser reconocido solo la base imponible y el
IGV sea respaldo del crdito fiscal, este procedimiento debe ser validado por el
rea de contabilidad para su reconocimiento final y su registro en la estructura de
costos.

5.21. La factura por la venta de bienes, ser validada y aprobada por el rea de ventas
de acuerdo a sus condiciones propias operativas, margen comercial y condiciones
generales de acuerdo con el cliente.

5.22. Se debe tener en cuenta las consideraciones tributarias de cada comprobante de


pago y por cada proveedor que debe ser registrada en la estructura de costos, tales
como de detraccin, retencin, percepcin, etc.
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5.23. De haber caso fortuito o fuerza mayor en los costos o las provisiones de costos
que deben consignarse en la estructura de costos y antes de la facturacin, debe
ser comunicado de inmediato mediante los canales oficiales que se derivan de la
presente norma general, no ser aceptado aquel que no sea remitida fuera de
dichos preceptos, de haberse facturado el bien y dentro de los 2 das hbiles de
haberse ocurrido el hecho y no haber comunicacin formal se dar por cerrado la
estructura de costos.

5.24. El formato de la estructura de costos est definido por etapas para un mejor
control, la primera etapa los costos son definidos por el rea de logstica, la
segunda etapa los costos son definidos por el rea de ventas o la gerencia de
sucursales, la tercera etapa los costos son definidos por la gerencia comercial, con
toda esta informacin se obtiene los costos totales.

5.25. En el formato de la estructura de costos los importes por cada concepto se estn
definiendo en soles para posteriormente y en cada sub concepto convertir los soles
en dlares al tipo de cambio de cierre del mes y del da en que se emite la
cotizacin al cliente.

5.26. El tipo de cambio que se establecer en la estructura de costos ser el que se


utilice a nivel corporativo, se revisar la misma de acuerdo a la necesidad de
obtener saldos en dlares para una toma de decisiones o una cotizacin formal.

5.27. La determinacin del precio de venta o valor de venta del bien, ser el establecido
por las reas que tienen injerencia propia en ella, los mismos que son la parte final
de la estructura de costos y est de acuerdo a sus parmetros ya establecidos
corporativamente.

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6. FLUJOGRAMA DE ESTRUCTURA DE COSTOS - ACTUAL

FLUJO OPERATIVO DE ESTRUCTURA DE COSTOS ACTUAL


PROCESOS INVOLUCRADOS

INICIO

Representante de Se autoriza Vendedor formaliza Vendedor trabaja su


Solicita autorizacin Indica a Cliente el
ventas inicia ofrecimiento al ofrecimiento al propio cuadro de
por ofrecimiento Precio de Venta
negociacion cliente ciiente estructura de costos

Vendedor realiza en Asistente de ventas Asistente de ventas


Asistente de ventas Asistente Comercial Cliente formaliza la
otro formato su toma costos referidos y/o vendedor
verifica cuota inicial formaliza la compra enviando
propia estructura de solo de los datos solicita asignacin
y orden de compra asignacin del bien OC
costos cargados del DBS del bien

Se aprueba
Datos de ambas Estructura de costos Asistente comercial Conta bilidad lo
estructura de costos
estructuras muchas aprobada se enva a lo enva a enva al rea de
de Asistente de
veces no coinciden asistente comercial Contabilidad Logstica
ventas

FIN
Fase

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7. FLUJOGRAMA DE ESTRUCTURA DE COSTOS PROPUESTO POR PROCESOS

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8. FORMATO DE ESTRUCTURA DE COSTOS


ESTRUCTURA DE COSTOS
DATOS BASICOS DEL BIEN FECHA : 21/02/2017
DESCRIPION :
MODELO : ORIGEN :
ORDEN : SERIE :
FAMILIA : AO :
ADICIONALES
DESCRIPION :
MODELO : ORIGEN :
ORDEN : SERIE
AO ::
CLIENTE :

OFICINA :

ESTRUCTURA DE COSTOS

COSTOS AREA DE LOGISTICA


SOLES DOLARES
COSTOS DE IMPORTACION 0 0
COSTO FLETE MARITIMO DE IMPORTACION 0
COSTO SEGURO DE IMPLORTACION 0
COSTO ADUANAS DE IMPORTACION 0
COSTO POR DESCARGA MARITIMA 0
COSTO POR FELETE ADUANEREO 0
COSTO POR AD VALOREM 0
REPUESTOS DAOS/ FALTANTES 0
SERVICIOS DE TERCEROS DAOS/ FALTANTES 0
MATERIALES DAOS/ FALTANTES 0
DEDUCIBLE DE SEGURO DAOS/ FALTANTES 0
MANO DE OBRA DAOS/ FALTANTES 0
REVISION DE CAJA DE ACCESORIOS 0
REVISION DE ACCESORIOS DE CONTROL ELECTRONICO 0
REPUESTOS ESTANDARIZACION 0
SERVICIOS DE TERCEROS ESTANDARIZACION 0
ACOPLE DE TRANSMISION 0
MANO DE OBRA + INSTALAR OFF BOARD 0
BOOKING PROCESS FEE 0
INLAND FREIGHT 0
FORWARDER FEES 0
TERMINAL HANDLING CHARGE 0
INTERNATIONAL FREIGHT 0
INSURANCE 0

COSTOS POR TRASLADOS A NIVEL NACIONAL 0 0


COSTO POR TRANSPORTE TERRESTRE 0
COSTO POR TRANSPORTE AEREO 0
COSTO POR TRANSPORTE FLUVIAL 0
COSTO POR MANIPULEO 0

COSTOS POR TRASLADOS A NIVEL INTERNO (LOCALIDAD) 0 0


COSTO POR TRANSPORTE TERRESTRE 0
COSTO POR TRANSPORTE FLUVIAL 0
COSTO POR MANIPULEO 0

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COSTOS AREA DE VENTAS (GERENCIA DE SUCURSALES)

COSTOS DE ACCESORIOS 0 0
CONTROL ELECTRONICO 0
TRANSMISION MARINA 0
CONTROL MORSE 0
CABLES MORSE 0
CABLES ELECTRONICOS 0
REPUESTOS PERSONALIZACION 0
SERVICIOS DE TERCEROS PERSONALIZACION 0
MATERIALES PERSONALIZACION 0
MANO DE OBRA PERSONALIZACION 0

COSTOS DE ARMADO Y TRANSPORTE 0 0


FLETE NACIONAL SUCURSAL 0
FLETE NACIONAL CLIENTE 0
COSTOS DE MANIPULEO Y DESCARGA 0

COSTOS DE ADICIONALES 0 0
GARANTIA EXTENDIDA EPP 0
GP LINK 0
GUARDAS 0
BUCK UP 0
ENFRIADORES 0
REPUESTOS 0
FILTROS Y LUBRICANTES 0
MATERIALES 0

COSTOS DE OTRAS PROVISIONES 0 0


LAPTOP 0
DONACIONES 0
MANUALES DE OPERACIN Y MANT, PARTES 0
CAPACITACION PARA OPERACIN (16Hrs) 0
CAPACITACION PARA TENICOS MANTENIMIENTO (16Hrs) 0
CAPACITACION OPERACIN DE GP LINK 0

COSTOS DE INSPECCION 0 0
CHECK IN 0
CHECK OUT 0

COSTOS DE PRE ENTREGA 0 0


MATERIALES ESTANDARIZACION PRE ENTREGA 0
MANO DE OBRA PRE ENTREGA 0

COSTOS DE ENTREGA Y GARANTIA COMERCIAL 0 0


PROVISION DE ENTREGA TCNICA 0
PROVISION DE GARANTA COMERCIAL 0

COSTOS GERENCIA COMERCIAL

COSTOS PROMOCIONES 0 0
COSTO PROMOCION 1 0
COSTO PROMOCION 2 0
COSTO PROMOCION 3 0
COSTO PROMOCION 4 0
COSTO PROMOCION 5 0
COSTO PROMOCION 6 0
COSTO PROMOCION 7 0
COSTO PROMOCION 8 0
COSTO PROMOCION 9 0

TOTALES GENERALES DE LA ESTRUCTURA DE COSTOS 0 0

DETERMINACION PRECIO DE VENTA

MARGEN CONTABLE

PRECIO LISTA CRM #

VALOR VENTA DEL BIEN

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9. FORMATO REQUERIMIENTO DE INGRESOS DE COSTOS


FORMATO REQUERIMIENTO DE COSTOS
DATOS DEL BIEN FECHA : 21/02/2017
DESCRIPION :
MODELO : ORIGEN :
ORDEN : SERIE :
FAMILIA : AO :
OFICINA :

AREA DE VENTAS (GERENCIA DE SUCURSALES)

COSTOS DE ACCESORIOS 0
CONTROL ELECTRONICO 0
TRANSMISION MARINA 0
CONTROL MORSE 0
CABLES MORSE 0
CABLES ELECTRONICOS 0
REPUESTOS PERSONALIZACION 0
SERVICIOS DE TERCEROS PERSONALIZACION 0
MATERIALES PERSONALIZACION 0
MANO DE OBRA PERSONALIZACION 0

COSTOS DE ARMADO Y TRANSPORTE 0


FLETE NACIONAL SUCURSAL 0
FLETE NACIONAL CLIENTE 0
COSTOS DE MANIPULEO Y DESCARGA 0

COSTOS DE ADICIONALES 0
GARANTIA EXTENDIDA EPP 0
GP LINK 0
GUARDAS 0
BUCK UP 0
ENFRIADORES 0
REPUESTOS 0
FILTROS Y LUBRICANTES 0
MATERIALES 0

COSTOS DE OTRAS PROVISIONES 0


LAPTOP 0
DONACIONES 0
MANUALES DE OPERACIN Y MANT, PARTES 0
CAPACITACION PARA OPERACIN (16Hrs) 0
CAPACITACION PARA TENICOS MANTENIMIENTO (16Hrs) 0
CAPACITACION OPERACIN DE GP LINK 0

COSTOS DE INSPECCION 0
CHECK IN 0
CHECK OUT 0

COSTOS DE PRE ENTREGA 0


MATERIALES ESTANDARIZACION PRE ENTREGA 0
MANO DE OBRA PRE ENTREGA 0

COSTOS DE ENTREGA Y GARANTIA COMERCIAL 0


PROVISION DE ENTREGA TCNICA 0
PROVISION DE GARANTA COMERCIAL 0

AREA GERENCIA COMERCIAL

COSTOS PROMOCIONES 0
COSTO PROMOCION 1 0
COSTO PROMOCION 2 0
COSTO PROMOCION 3 0
COSTO PROMOCION 4 0
COSTO PROMOCION 5 0
COSTO PROMOCION 6 0
COSTO PROMOCION 7 0
COSTO PROMOCION 8 0
COSTO PROMOCION 9 0

AUTORIZADO POR : APROBADO POR:

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