Cmo definir mejor la Estructura

Organizacional y el Soporte de Sistemas de

las empresas, en funcin a los Procesos
de Negocio
Las empresas nacen con la idea de negocio que tienen sus dueos fundadores. Los
empresarios tienen en mente realizar inversiones iniciales en recursos tales como
infraestructura, personal y tecnologa, con el objetivo de recuperar dicha inversin a partir
de las ventas de sus productos y/o servicios. Todo esto significa que lo primero que deben
tener claro los accionistas de las empresas es su modelo de negocio, es decir, los
mecanismos de generacin de ingresos.

Por lo general, los empresarios conocen bastante bien la parte operativa del negocio.
Tienen un buen conocimiento de sus clientes y mercados, as como tambin de las acciones
que debe llevar a cabo el personal para generar los productos o servicios a vender. Una vez
que tienen la idea de negocio, por lo general los accionistas definen su organizacin de
acuerdo a lo que ellos estiman que requerirn en recursos de personal. Organizan sus
empresas y unidades de negocio a partir de las funciones que se llevarn a cabo dentro de
la empresa, y de acuerdo a las reas o departamentos tpicos segn el rubro de la empresa.
El resultado de esta manera de organizar a las empresas es una estructura vertical, donde
los colaboradores conocen bastante bien sus funciones individuales, pero no
necesariamente entienden los procesos de los cuales forman parte, y en algunos casos
tampoco entienden bien el negocio en su conjunto.

Otro problema que surge cuando las empresas se organizan de acuerdo a las funciones y no
a los procesos, es que el soporte de tecnologas de informacin no siempre es el ms
adecuado para el negocio. Las empresas invierten en sistemas que automatizan tareas
puntuales, sin tomar en cuenta los procesos del negocio, que requieren de un soporte
integrado.

Por los argumentos descritos anteriormente, es que en la actualidad las empresas ms

exitosas se han dado cuenta de la necesidad de organizarse a partir de los procesos de
negocio. Los procesos deben ser el punto de partida de toda organizacin. Lo primero que
se debe visualizar una vez que se tiene claro el modelo de negocio, es la cadena de valor de
la empresa. Es fundamental diferenciar aquellos procesos que sern la razn de ser del
negocio (procesos core), de aquellos procesos que servirn de soporte a los primeros
(procesos no core, o procesos de soporte al negocio). A partir de la cadena de valor, que
presenta los grandes macroprocesos empresariales, es que se debe ir identificando todos y
cada uno de los procesos de negocio. El detalle al que se debe llegar es aquel que permita
identificar tareas especficas, responsables, participantes, entradas, salidas, datos e
informacin que debe ser almacenada, y el soporte de sistemas necesario. Como
complemento a los procesos de negocio, los cuales se recomienda estn debidamente
documentados en mapas donde se visualice el flujo de dichos procesos, es importante
definir y documentar los procedimientos a llevarse a cabo.

Una vez que se tienen claramente identificados todos los procesos de negocio, el siguiente
paso es definir la organizacin. Este organigrama no ser desarrollado de acuerdo a
funciones especficas o reas departamentales, sino en base a los procesos del negocio. Esta
manera de organizar las empresas permite que los colaboradores trabajen de manera ms
integrada, ya que todos formarn parte de un proceso del cual son responsables. Cuando
las empresas no estn organizadas en base a procesos, uno de los principales problemas
que se presenta es que las personas solo se hacen responsables de su tarea puntual, y
muchas veces no son capaces de dar respuesta a la situacin en que se encuentra el
proceso, ya que no son encargados de dicho proceso, sino solamente de la tarea puntual
que les ha sido encomendada. La situacin es diferente cuando las empresas se organizan
de acuerdo a los procesos de negocio, ya que para cada uno de estos procesos existe un
dueo del mismo, el cual es responsable del resultado final de dicho proceso. Como
complemento al organigrama de la empresa, es importante definir las funciones de cada
uno de los colaboradores en el documento conocido como Manual de Organizacin y
Funciones (MOF).

Finalmente, cuando se tienen definidos los procesos de negocio, y sobre todo cuando stos
se encuentran debidamente documentados, y las necesidades de informacin han sido
plenamente identificadas, es que se puede determinar el soporte de tecnologas de
informacin ms adecuado para la empresa. Brindar soporte a tareas especficas y aisladas
en diferentes mdulos, no agrega mucho valor al negocio. Por lo general, la informacin es
poco consistente, ya que no se encuentra integrada. En cambio, si se conocen de manera
clara los procesos de negocio, el soporte informtico elegido ser de mucha utilidad para la
empresa, puesto que los datos y la informacin crtica para la empresa se encontrarn
integradas y podrn ser consultadas y utilizadas por los participantes de los procesos de
negocio.

En conclusin, una propuesta de valor para las empresas es organizarse partiendo por los
procesos de negocio. Una vez que los procesos han sido definidos, se puede determinar la
mejor organizacin y el soporte de tecnologas de informacin ms adecuado para el
negocio.

Elaborado por:

Hctor Meneses