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CAPITULO II

PROCESO ADMINISTRATIVO

El proceso administrativo surge en la escuela de pensamiento administrativo Neoclsica,


su precursor fue el Dr. Peter Druker, quien tambin es considerado el padre de la
gerenciacin, sus diversas obras sobre este tema las desarrollo en la Universidad de
Stanford en el estado norteamericano de california y su contribucin a la ciencia de la
administracin ha sido invaluable, ya que con su conceptualizacin del proceso
administrativo doto a los administradores profesionales y empricos de la herramienta ms
poderosa que existe para alcanzar objetivos.

Como observamos en el capitulo anterior el mundo ha cambiado y evolucionado, lo mismo


ha sucedido con el proceso administrativo, ya que en los sistemas de economa cerrada,
las estructuras organizacionales eran enormes, en ocasiones obesas por la cantidad de
puestos existentes, la excesiva especializacin del trabajo, lo que contribuyo al desarrollo,
crecimiento y fortalecimiento de las organizaciones sindicales, confusas descripciones de
puestos, la dilucin de responsabilidades, el incipiente alcance de objetivos, enfocados
nicamente a tener enormes inventarios de bienes y productos, ya que su venta estaba
garantizada por el consumo interno, respecto a la aplicacin del proceso administrativo,
haba un encargado de planear, otro de organizar e integrar recursos, otros mas de dirigir y
otro de controlar, lo que provocaba que el proceso no se aplicara como un sistema, sino
como simples funciones aisladas.

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PROCESO ADMINISTRATIVO

ETAPA ESTTICA
Planeacin Organizacin

FUNCIONES INSEPARABLES
Integracin

Direccin

ETAPA DINMICA
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2.1 CARACTERSTICAS BSICAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO.

Esta integrado por cinco fases:


1. PLANEACIN. Determinar un camino a seguir y definir el objetivo.
2. ORGANIZACIN. Desarrollar una estructura para alcanzar el objetivo.
3. INTEGRACIN. Asignar recursos a los puestos de la organizacin.
4. DIRECCIN. Inspirar al personal para que alcance los objetivos.
5. CONTROL. Verificar que lo planeado se cumpla.

Existen dos funciones inseparables que son la PLANEACIN y el CONTROL, un gran numero de
organizaciones sobre todo micro, pequeas y medianas empresas basan su operacin en estas dos
funciones ya que por el simple hecho de presupuestar para hacer algo estn aplicando estas dos
funciones.

El proceso tiene dos fases:


FASE ESTTICA. Comprende la PLANEACIN y la ORGANIZACIN, a estas dos funciones se les
denomina as debido a que es una etapa de diseo y aplicacin intelectual ejecutada por un nmero
reducido de personas.

FASE DINMICA. Abarca la INTEGRACIN, la DIRECCIN y el CONTROL, es la etapa de asignacin


de recursos, coordinacin de esfuerzos del personal, ejecucin de operaciones y control de resultados,
en esta fase participa la totalidad del personal.

De hecho el proceso administrativo se inicia en la etapa de previsin, que se considera el inicio de la


planeacin, ya que es un insumo necesario para poder iniciar el proceso de planeacin-control.
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FUNCIONES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

PLANEACIN ORGANIZACIN INTEGRACIN

Propsito o misin Estructura Recursos materiales


Objetivo Lneas de comunicacin Recursos tecnolgicos
Polticas Lneas de coordinacin Recursos financieros
Estrategias Sistemas del trabajo Elemento humano
Normas Polivalencia Reclutamiento
Procedimientos Multifuncin Seleccin
Programas Perfiles de puestos Contratacin
Presupuestos Descripcin de reas de Induccin
trabajo Formacin profesional
Integracin de clulas de Desarrollo
trabajo Plan de sustitucin
Normas de productividad

DIRECCIN CONTROL
Conocimiento humano
Liderazgo Establecimiento de estndares
Comportamiento Medidas del desempeo
Pirmide de gestin Aplicacin de correcciones
Cadenas productivas
Filosofa del error
Manejo de conflictos
Motivacin

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2.2 PREVISIN

La previsin es el inicio del proceso administrativo.


Prever significa adelantarse a los acontecimientos que pueden suceder.
En cualquier sistema administrativo la institucin, organismo o empresa
que no prev situaciones probables de suceder, ya sea por no consultar
las fuentes histricas o no atender los acontecimientos presentes o
futuros, est condenada al fracaso.
EJEMPLO.
.UNA EMPRESA ACTUAL QUE NO CONSIDERE LA POSIBILIDAD
DE UNA DEVALUACIN.

Uno de los activos ms significativos de las organizaciones es la


informacin, sta es la memoria y la fuente para la toma de decisiones.
En este inicio de milenio, el manejo de la informacin se ha vuelto
estratgico y fundamental para la sobrevivencia de los sistemas
administrativos, sociales, econmicos y polticos
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Ahora observemos en el siguiente diagrama cmo se desarrolla
el proceso de prevencin o previsin:

OBJETIVOS RETROALIMENTACIN
PREESTABLECIDOS

PROCESO NUEVOS
DE EJECUCION OBJETIVOS

PREVISION DE
OBTENCION
ACONTECIMIENTOS
DE RESULTADOS FUTUROS

MEDICION EVALUACION DE
DE RESULTADOS INFORMACION

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DESCRIPCIN DEL SISTEMA DE PREVISIN
OBJETIVOS PREESTABLECIDOS
Nos indica lo que se pretende lograr, lo que puede suceder.
PROCESO DE EJECUCIN
Es el ejercicio del programa y presupuesto resultante del proceso de previsin.
OBTENCIN DE RESULTADOS
Es la resultante entre lo previsto y lo obtenido.
MEDICIN DE RESULTADOS
Es la comparacin entre los objetivos predeterminados y los resultados obtenidos, lo que nos lleva
a saber qu tanto nos separamos del objetivo previamente previsto.
EVALUACIN DE LA INFORMACIN
La informacin que se obtiene de los resultados, se manifiesta en unidades de medida, pudiendo
ser las siguientes:
Estados financieros (Resultados en balance o estado de resultados)
Nmero de servicios atendidos
Nmero de unidades producidas
Comparativo contra unidades de productividad y calidad.
Cualquier otra unidad susceptible de ser medida.
PREVISIN EN BASE A RESULTADOS
Dado que la previsin obedece al proceso de toma de decisiones, para que ste tenga sustento
de validez, deber estar soportado por el anlisis de informacin del punto anterior, ya que ser la
base para la determinacin de los nuevos objetivos.
NUEVOS OBJETIVOS
Es la resultante de los seis pasos anteriores, que previamente nutridos con el sistema de
decisiones, permitir ejecutar el alcance de objetivos con mayor certidumbre, reinicindose el ciclo.
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En este punto se enuncian y desarrollan las
funciones y actividades que se ejecutan en el
proceso administrativo, para el desarrollo de
programas de trabajo, ejecucin de proyectos
o toda aquella actividad que involucre el
alcance de objetivos.
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CAPITULO III
DESARROLLO DE FUNCIONES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
DETERMINAR EL CAMINO A SEGUIR Y DEFINIR EL OBJETIVO.
3.1 FUNCIN PLANEACIN Es el apoyo ms importante de la gestin
administrativa, ya que si es aplicado correctamente, la
desviacin del objetivo ser mnima.
PLANEACIN
Proceso Planeacin - Control
PROCESO
PROPOSITO MISIN
INTELECTUAL

DE LA
SISTEMA DE RETROALIMENTACIN
OBJETIVO
PREVISIN PLANEACIN

POLTICAS ESTRATEGIAS

NORMAS PROCEDIMIENTOS

PUNTOS PROGRAMA PROCESO DE

DE CONTROL DESARROLLO
PRESUPUESTO
DE LA

PLANEACIN
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3.1.1 PROCESO INTELECTUAL DE LA PLANEACIN
PROPOSITO O MISIN
Es un deseo de emprender algo, percepcin de reas de oportunidad, actitud para
emprender una misin, aptitud para poder realizarla y el contar con medios tangibles
para lograrlo.

OBJETIVO
Es un fin por alcanzar y debe estar ligado al propsito.
Todos los seres humanos tenemos objetivos y estamos capacitados para lograrlos,
ya sea en forma emprica, que es el camino ms difcil, o con una base cientfica o
acadmica.
Hacer objetivos es la parte ms compleja de la administracin, frecuentemente nos
salimos de la realidad o no consideramos los recursos disponibles.
Hacer objetivos de lo deseable en lugar de lo alcanzable es una garanta de ir al
fracaso.
Para elaborar objetivos, es comn utilizar una tcnica de respuesta a
cuestionamientos, lo que permite tener mayor precisin en el diseo de objetivos.
Cuantificable
Requisitos
Medible
del
Alcanzable
objetivo
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PREMISAS DE PLANEACIN.

Los cuestionamientos a responder son los siguientes:

Qu? en que consiste el objetivo


Por qu? obedece a una necesidad, un deseo, un imperativo,
un capricho
Para qu? es un fin, es un medio, es ambas cosas
Cmo? qu mtodo, tcnica, procedimiento o secuencia va a
requerirse
Cundo? cunto tiempo va a requerir
Dnde? en qu lugar o lugares se ejecutar
Cunto? qu costo implica y de dnde se van a obtener los
recursos
Quin? qu factor humano se requiere
Entre? qu personas o reas estn involucradas

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Las preguntas se responden de acuerdo con el propsito o misin
determinado.

QU
ENTRE POR QU

QUIN PARA QU

OBJETIVO

PLANEACION

CUNTO
CMO

DNDE
CUNDO
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SOPORTE DEL OBJETIVO
Para lograr el objetivo se requiere de dos bases fundamentales:
POLITICAS
Son una lnea de pensamiento a seguir; es el criterio general que orienta la
decisin.
Aportan informacin para la toma de decisiones y regula la conducta de los
miembros de la organizacin.
Ejemplo:
Poltica de la empresa: no hay recontratacin de personal.
El ejercicio de esta poltica, consistir en decidir si una persona contratada en el rea
de Mercadotecnia y liquidada porque la Mercadotecnia se llevar externamente a la
empresa, puede o no ser contratada en el rea de informtica.
La poltica nos gua, el criterio administrativo la aplica o no.
ESTRATEGIAS
Es un concepto de origen militar. Estrategia es un plan general de accin.
Es el fundamento de la actividad y mecnica de las organizaciones, ya que
de stas se desprenden los procedimientos. (Tcticas).
Con estos dos elementos se cierra el proceso intelectual de la planeacin,
que como se observ es una vertiente de propsitos e ideas para alcanzar un objetivo,
no obstante, se vale de las tcticas para efectos de ejecucin.

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3.1.2 Proceso de desarrollo de la planeacin
A continuacin entramos a la etapa dinmica de la
planeacin, debido a su complejidad y por los
recursos que se invierten, debe ser cuidadosamente
ejecutado, ya que el no hacerlo implica:
No alcanzar el objetivo
Generar costos no recuperables
Desgaste de recursos
Falta de credibilidad
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NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
La norma es el primer punto de control de la planeacin, ya que son lineamientos de observancia
general y obligatoria que rige al procedimiento y son el origen de los indicadores de gestin.
El procedimiento est regulado por la norma y es una secuencia de pasos para alcanzar un fin
determinado.
De hecho, toda actividad organizacional se ejecuta con procedimientos.
ORIGEN DE LOS PROCEDIMIENTOS
Son generados por las estrategias, ya que implican accin, al disear estrategias es necesario pensar
que procedimientos se requieren para su ejecucin.
Ejemplo:
PROCEDIMIENTO 2
PROCEDIMIENTO 1 IMPARTICIN DE
PROGRAMACIN CAPACITACIN
DE CAPACITACIN
PROCEDIMIENTO 3
LEVANTAMIENTO DE
PROCEDIMIENTO 9 INFORMACIN
IMPLANTACIN

ESTRATEGIA
CAPACITACIN E PROCEDIMIENTO 4
PROCEDIMIENTO 8 INTERVENCIN ANALISIS DE
APROBACIN INFORMACIN

PROCEDIMIENTO 7
REVISIN Y PROCEDIMIENTO 5
AJUSTES ESTRUCTURACIN DE
PROCEDIMIENTO 6
PROCEDIMIENTOS
INTEGRACIN DE
PROCESOS
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DISEO Y DESARROLLO DE PROCEDIMIENTOS
Son necesarios porque describen detalladamente los pasos a seguir para
ejecutar funciones y tareas necesarias para la operacin y administracin
Importancia de de organizaciones
Permiten documentar ordenadamente los procesos de trabajo para que
los el personal cumpla puntualmente con sus responsabilidades
Procedimientos Son medios de control para la medicin del desempeo
As como efectivos auxiliares de capacitacin para la unificacin de criterios
de las personas

Formalizan los procesos de la organizacin


Hacen ms comprensibles las polticas y permiten la unificacin de
criterios.
Proporcionan fuentes de referencia, minimizando errores y
ahorrando tiempo en consultas innecesarias.
Delimitan la autoridad y responsabilidad correspondiente a cada
paso en las operaciones.
Utilidad de los
Incrementan la coordinacin y simplificacin del trabajo evitando
Procedimientos la duplicidad de funciones.
Facilitan la supervisin del trabajo, ya que basta observar el
cumplimiento del procedimiento establecido y analizar solo las
desviaciones.
Mejoran las relaciones interpersonales, dando ms sentido al trabajo
propio y valor al de los dems, al conocer la secuencia completa de
varias operaciones relacionadas.
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Al detectar operaciones crticas, que aumentan el riesgo
de tropiezos en un proceso.
Al existir operaciones complicadas que presentan un
alto grado de error.
Cuando se Al tener un nivel de quejas o devoluciones muy
deben elaborar alto. Al existir excesiva rotacin de personal
los Al presentarse una incorrecta ejecucin en las funciones
procedimientos del personal que impiden la operacin.
Al ser necesario el aumento de control
Al pretender obtener una certificacin de calidad.

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Proceso decisorio para desarrollar
Surgimiento de la necesidad procedimientos

Evaluacin de la utilidad

NO

Aceptable Cancelar

SI

Someter la idea a
los involucrados
NO

Aceptable Cancelar
SI

Someterlo a instancias
superiores

NO

Aceptable Cancelar
SI

Iniciar desarrollo

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Este proceso nos ayuda a evaluar la necesidad real de contar
con procedimientos para algn proceso.

Es importante hacer este ejercicio, ya que lo peor que nos puede suceder
es llenarnos de procedimientos burocrticos e intiles.
En esta situacin aplicara la mxima que reza:

No hay situacin ms estril, que hacer con mucha eficiencia lo


que no sirve para nada

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Deben ser escritos en infinitivo.
Las reglas se identificarn con indicadores alfabticos.
Las funciones se identificarn con indicadores
numricos, no importando si cambia de rea ejecutora,
con la finalidad de simplificar la diagramacin.
Tcnicas Se deben describir todas las funciones que se
ejecutarn, incluso las obvias.
Respetar el formato, acomodo de informacin,
codificacin y ubicacin de diagramas o formatos, para
que se simplifique la integracin de manuales.

Reglas No hacer procedimientos en las rodillas, es necesario


para elaborar involucrar a las personas que ejecutan las funciones,
procedimientos sin importar su nivel o ubicacin en la organizacin.
Humansticas Involucrar al personal, esto los har sentir motivados
y tomados en cuenta, lo que trae los siguientes
beneficios:

Se reduce la resistencia al cambio.


Las personas se sienten comprometidas.
Se simplifican el desarrollo del
procedimiento.
El riesgo de un rechazo en la implantacin se
minimiza.
Sentirn orgullo por haber participado en un
proyecto exitoso.

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2. Nombre del documento

3. Clave del documento


4. Revisin
1, Logotipo
5. Emisin

CONTENIDO PROPUESTO
1. 1. Propsito
2. 2 .Alcance

6. Desarrollo
CONTENIDO PROPUESTO

Propsito
Alcance
Responsable
Reglas
Procedimiento
Diagramas de flujo
Formatos
Documentos relacionados
Glosario de trminos
Cambios

7. Elabor 11. Paginacin


n/N

8. Revis 9. Revis 10. Autoriz

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EJEMPLO DE PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTO: Levantamiento de informacin
PROPSITO: Obtener informacin acerca de las actividades que realizan en
determinadas reas para la estructuracin de los manuales de operacin y calidad.

REGLAS DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO


a. La bsqueda de informacin 1. Consultar medios electrnicos para
circunscribir a las reas de la obtencin de informacin observando
Secretaria de unidad. la regla a.
b. En el caso de la Secretara de
Unidad se aplicaran entrevistas 2. Detectar las probables actividades.
para detectar sus actividades.
c. Para las reas operativas, se 3. Contactar al personal responsable
aplicar un cuestionario como de las reas.
medio de recopilacin y 4. Aplicar entrevista y cuestionario de
delimitacin de informacin. acuerdo con las reglas b y c.
d. Para anlisis de informacin ver 5. Recopilar informacin
PRXX-MPXX-PCXX-PRO. 6. Revisar la informacin.
7. Determinar est completa?
7.1. No, volver a contactar
al personal
7.2 .Si, analizar la informacin
segn la regla d.
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APOYOS GRAFICOS DE LOS PROCEDIMIENTOS
Para facilitar la comprensin e interpretacin de los procedimientos, es recomendable elaborar
diagramas de flujo, para lo cual hay sistemas mundialmente conocidos como los siguientes.
Sistema OTIDA, creado por la Asociacin Internacional de Ingeniera, avalado por la Organizacin
Internacional del Trabajo (OIT) de la Organizacin de las Naciones Unidas (ONU).
La simbologa bsica del sistema es la siguiente:
Operacin

Transporte

Inspeccin
D Demora

Archivo o almacenaje

T Inicio de flujo Lnea de flujo formal

Lnea de correlacin
Cierre de flujo
Documento Funcin

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Cualquier organizacin puede crear su propia
simbologa y para su uso debe cumplir con las
siguientes recomendaciones:

Que se difunda en toda la organizacin.

Que aplique para todas las reas.

Que sea un sistema nico y uniforme.

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El diagrama de flujo del procedimiento anteriormente ejemplificado
sera como sigue:

1
Consultar medios electrnicos para la
obtencin de informacin observando la
regla a.
2
Detectar las probables actividades.

3
Contactar al personal responsable de las
reas.
4

Aplicar entrevista y cuestionario de


acuerdo a las reglas b y c.
5

Recopilar informacin.

6
Revisar la informacin.

7.1
NO
7 Volver a contactar al personal
Esta completa?
7.2
SI

Analizar la informacin segn la letra d.


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INTEGRACIN DE PROCESOS

Actualmente los sistemas administrativos se operan por procesos.

Ejemplo: Supongamos un proceso de mantenimiento.

PREVENTIVO

EJECUCION
PLANEACION PROGRAMACION DE
ADQUISICION DE
TRABAJOS
MANTENIMIENTO INSUMOS FUERZA DE
TRABAJO

CORRECTIVO

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PROGRAMA
Es el conglomerado de objetivo, estrategia, normas y procedimientos, su
representacin debe ser grfica utilizando grficas de Gantt, red de ruta
crtica, sistemas de programacin lineal o cualquier otro medio que permita
mantener el control del programa de manera objetiva.

A continuacin veremos un ejemplo de programa:

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PROGRAMA
OBJETIVO: Crear una empresa enfocada en la
distribucin de comida italaiana, localizada en Av. 20
de Noviembre en el centro de la Ciudad de Mxico,
cuyas operaciones comenzarn entre el 1 de julio y
el 15 de octubre de 2017 con una inversin inicial de
$1,000,000.00. POLTICA: toda persona involucrada en el desarrollo de SGC, debe ser capacitada.

ESTRATEGIA: Revisin anlisis y correccin de manuales de capacitacin.


para la intervencin en el desarrollo de SGC.

CALENDARIO EN MESES PRESUPUESTO


ACTIVIDADES JUL AGO SEP OCT ESTIMADO REAL
1 Programacin de capacitacin. $500,00
$700,00
2 Imparticin de capacitacin. $2,500,00

3 Levantamiento de informacin. $3,000,00

4 Anlisis de informacin. $2,000,00

5 Estructuracin de procedimientos. $9,000,00

6 Integracin de procesos. $4,500,00

7 Revisin y ajustes. $2,500,00

8 Aprobacin. $1,000,00

9 Implantacin. $1,500,00

COSTO ESTIMADO $26,500,00


COSTO REAL
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Estructura de presupuestos formulacin
Presupuestal.
PRESUPUESTO
Se define como la expresin numrica de un programa.
El presupuesto es la base real del control.
PRESUPUESTO
FUENTE
ESTADISTICA
INGRESOS
O
VENTAS

PRESUPUESTO
DE
PRODUCCION DE
SERVICIOS

ADQUISICION
COMPRA DE
EROGACIONES GASTOS DE
INSUMOS
EJECUCION DE EQUIPO
40% FUERZA DE
SERVICIOS 15%
(1) 5%
TRABAJO 10%

PRESUPUESTOS PRESUPUESTOS DE
20%
DE CASTOS DE GASTOS DE
VENTAS (2) ADMINISTRACION
ABASTECIMIENTOS DIVERSOS, COMPRA DE SERVICIOS, CONSERVACION, PREPARACION DE EQUIPO.

CONSIDERAR, SUELDOS DE PERSONAL, GASTOS DIVERSOS, SERVICIOS DIVERSOS E IMPUESTOS.

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Aplicacin del proceso planeacin - control en la pirmide de
gestin organizacional.

NIVELES GESTION TIPO DE DECISION CONTROL

DECISIONES FUNDAMENTADAS EN LA
FIJACION DE OBJETIVOS, POLITICAS Y DE GESTION
ESTRATEGIAS A MEDIANO Y LAGO GLOBAL
ALTA
ESTRATEGICA PLAZO
DIRECCION
DECISIONES TOMADAS A LA VISTA DE
LAS INTERRELACIONES FUNCIONALES
DE GESTION
MANDOS DESARROLLA, PROCEDIMIENTOS, PLANES
LOGISTICA PROGRAMAS Y PRESUPUESTOS A CORTO FUNCIONAL
SUPERIORES PLAZO.

DECISIONES TOMADAS A LA VISTA DE


MANDOS LOS OBJETIVOS Y LOS RESULTADOS DE CONTROL
TACTICA CONCRETOS. OPERACIONAL
MEDIOS DIRIGE PROGRAMAS Y PRESUPUESTOS

DECISIONES SOBRE PROBLEMAS


DE EJECUCION
CRTICOS.
EJECUTANTES OPERATIVA DEL TRABAJO
SE EJECUTA, SE HACE.

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