Coordinador Gestor de rdenes

Recursos Humanos

Atencin y gestin eficiente de

actuaciones en campo.
 Tabla de Contenido

Pag.
Glosario 5
1. Cmo crear un recurso en Agenda SC? 5
2. Cmo importar un recurso en Agenda SC? 8
3. Cmo verificar la importacin de un recurso en Agenda SC? 12
4. Cmo crear un usuario en Agenda SC? 17
5. Cmo asignar un recurso a un usuario? 19
6. Cmo asignar una habilidad a un recurso en Agenda SC? 22
7. Cmo realizar una bsqueda de habilidades por recurso en Agenda SC? 25
8. Cmo realizar una bsqueda de habilidades en Agenda SC? 29
9. Cmo modificar una habilidad de un recurso en Agenda SC? 33
10. Cmo dar de baja una habilidad a un recurso en Agenda SC? 35
11. Cmo asignar subinventarios a un recurso en Agenda SC? 38
12. Cmo definir calendarios en Agenda SC? 41
13. Cmo asignar un calendario a un recurso? 43
14. Cmo asignar turnos de trabajo en Agenda SC? 46
15. Cmo agregar una excepcin a un calendario en Agenda SC? 49
16. Cmo realizar una bsqueda de calendarios en Agenda SC? 51
17. Cmo realizar una bsqueda de turnos en Agenda SC? 55
18. Cmo asignar los tcnicos a un territorio? 58
18. Cmo generar viajes en Agenda SC a los turnos creados? 63
20. Cmo desasignar una Tarea en Agenda SC? 67
21. Cmo dar de baja un calendario en Agenda SC? 69
22. Cmo buscar un recurso en Agenda SC? 72
23. Cmo se da de baja a un recursos en Agenda SC? 76
24. Cmo se da de baja a un usuario en Agenda SC? 80
ANEXO A Fichas Relacionadas 83
ANEXO B Ingreso de un nuevo empleado en agenda SC 84
 Introduccin

Coordinador Gestor de rdenes - Recursos Humanos

Considerando que las personas son los activos ms importantes de la organizacin, es fundamental precisar que
un administrador de Recursos Humanos, es el encargado de gestionar las habilidades y dems informaciones
requeridas en Agenda SC para la asignacin y realizacin de actuaciones por parte del Tcnico de las Empresas
Colaboradoras.

Cules son las principales tareas del Qu interacciones tiene el

coordinador de gestor de rdenes dentro de Coordinador de Gestor de
Agenda SC? rdenes?

Gestor de rdenes: Su interaccin es

Administrar recursos: Definir, modificar y dar de baja directa, debe mantener informacin al
Gestionar agendas y calendarios coordinador de gestor de rdenes de las
Caracterizar recursos: Asignar roles y administrar datos ausencias y cambios de los tcnicos. La
informativos de los recursos informacin que el Administrador de
Administrar habilidades: Definir, modificar y dar de baja Recursos Humanos maneja es
Tratamiento de ausencias previstas / imprevistas indispensable para el proceso de
Crear usuarios y asignar responsabilidades. Agendamiento.

Supervisor: Su interaccin es directa. El

supervisor suministra informacin
importante sobre los recursos y sus
habilidades

Tcnico: Su interaccin no es directa.

 Gestin de Recursos Humanos

El proceso de Gestin de Recursos Humanos est compuesto por las siguientes etapas:

Las actividades que se deben desarrollar en cada una de las etapas son:

Creacin y Modificacin y dada de baja de algn recurso.

Administracin de
caracterizacin de usuarios
recursos 1. Modificar recurso
1. Asignar
1. Crear persona 2. 2. Dar de baja recurso
responsabilidades al
usuario
2. Importar recurso
2. Asignar persona a Modificacin y dada de baja de alguna habilidad.
3. Asignar roles
usuario
1. Modificar una habilidad
4. Ingresar informacin
3. Definir habilidad
adicional de RRHH
2. Dar de baja una habilidad
5. Definir habilidad

Administracin de informacin adicional.

1. Gestionar informacin de recursos

2. Monitorear mdulo
 1. Cmo crear un recurso en Agenda
SC?

CONTENIDO
RECUERDE
Descripcin: La creacin de personas es una actividad indispensable
para el buen funcionamiento de Agenda SC ya que estos sern los La creacin de un recurso en Agenda
recursos que la herramienta emplear para ejecutar sus asignaciones. SC, se realiza dentro de la etapa del
proceso: Creacin y caracterizacin
de recursos

Cada cunto se debe realizar esta actividad? Cada vez que haya
un ingreso de una nueva persona a la empresa, pues de esta manera
se define el acceso que tenga a la herramienta.

Para qu crear un recurso en Agenda SC? Es indispensable definir

a las personas que tendrn acceso a la herramienta, para agregarles la
informacin necesaria y as puedan cumplir sus funciones que le TIPS
corresponden segn su rol.
Para realizar una bsqueda rpida
dentro de la herramienta, se debe
oprimir la tecla F11 (que se encuentra
en el teclado para activarla). Seguido a
esto para ejecutar la bsqueda
ingresar un criterio y oprimir Control +
F11 simultneamente.

Glosario

Rol:Glosario
Papel que desempea una persona o un grupo de personas en una actividad determinada.
 Cmo crear un recurso en Agenda SC?

Para crear un recurso en la herramienta, es necesario:

1. Desde la responsabilidad Administrador de RRHH seguir la ruta: Recursos Humanos / Ingresar y Mantener
Personas.

2. Al acceder a la opcin de ingresar y mantener personas, se debe minimizar la ventana Encontrar Persona.
A continuacin diligenciar los campos principales de la pantalla Persona, teniendo en cuenta que los que
estn de color amarillo son obligatorios.
Los datos que se deben diligenciar en esta aplicacin son:
a) Datos personales: Apellido, Primer nombre, Segundo nombre, Gnero, Accin (recurso
empleado), Tipo de persona, Identificacin.
b) En la pestaa Personal, diligenciar los datos como: Fecha de Nacimiento (al ingresar la
fecha de nacimiento, automticamente se llena el campo edad), Ciudad de Nacimiento,
Regin de nacimiento, Estado, Nacionalidad, Registro de discapacidad y Fechas efectivas
(hacen referencia al tiempo que el recurso estar dentro en Agenda SC, si es por trmino
indefinido, no llenar el campo hasta).
c) Identificador nacional: Permite registrar el nmero de identificacin personal (cdula) del
recurso que se est creando.
d) Diligenciar la informacin del domicilio del recurso, haciendo click sobre el botn Domicilio
 Cmo crear un recurso en Agenda SC?

3. Despus de haber ingresado los campos es necesario guardar la informacin y asignarla al recurso que se est
creando. Para esto hacer click sobre el icono guardar y luego hacer click sobre el botn Asignacin.
4. Ahora ir a la pestaa domicilios, e ingresar la informacin del domicilio de la persona creada y oprimir grabar
 2. Cmo importar un recurso en Agenda
SC?

CONTENIDO
RECUERDE

Descripcin: Es importante importar los recursos que se han creado Importar un recurso en Agenda SC, se
previamente en Agenda SC, para asegurar que los mismos hayan sido realiza dentro de la etapa del proceso:
asignados correctamente y que estn en el mdulo correspondiente. Creacin y Caracterizacin del
Recurso

Cada cunto se debe realizar esta actividad?: Esta actividad debe

realizarse cada vez que se crea un recurso.

Para qu importar un recurso en Agenda SC? Al importar un

recurso se asegura que los datos que fueron ingresados quedaron en
el sistema y que el recurso que se ha creado previamente qued en el
mdulo correspondiente.
TIPS

Para realizar una bsqueda rpida

dentro de la herramienta, se debe
oprimir la tecla F11 (que se encuentra
en el teclado para activarla). Seguido a
esto para ejecutar la bsqueda
ingresar un criterio y oprimir Control +
F11 simultneamente.
 Cmo importar un recurso en Agenda SC?

Para importar un recurso en la herramienta, es necesario:

1. Desde la responsabilidad Administrador de RRHH seguir la ruta: Servicio de Campo / Administrador de

Recursos/ Importar recursos.

2. Seleccionar el recurso a importar desde la pantalla seleccionar recursos para la importacin y llenar el
campo:
a) Nro, el cual hace referencia al nmero de la cdula del recurso.

Luego hacer click en la opcin buscar.

3. Seleccionar en la cuadrcula de resultados de la bsqueda el recurso a importar, y hacer click en el botn

iniciar importacin.
 Cmo importar un recurso en Agenda SC?

4. La ventana Definir atributos de recurso se abrir automticamente, hacer click en aceptar. (No es
necesario diligenciar ningn dato en esta ventana)
 Cmo importar un recurso en Agenda SC?

5. Hacer click en el botn Grabar Recurso. Antes de grabar el recurso es importante asegurar que el recurso
est seleccionado en la pantalla, Revisin e importacin de recursos seleccionados como se muestra a
continuacin:
 3. Cmo verificar la importacin de un recurso
en Agenda SC?

CONTENIDO RECUERDE
Verificar la importar de un recurso en
Descripcin: Como se mencion en la seccin anterior, es importante
Agenda SC, se realiza dentro de la
importar los recursos que se han creado previamente en Agenda SC,
etapa del proceso: Creacin y
para asegurar que los mismos haya sido creado y quede en el mdulo
Caracterizacin del Recurso
correspondiente. Por esta razn hay que verificar que se haya
importado el recurso correctamente.

Cada cunto se debe realizar esta actividad? Esta actividad debe

realizarse cada vez que se haya realizado la importacin de un recurso.

Para qu importar un recurso en Agenda SC? Al importar un

recurso se asegura que los datos son correctos y que el recurso que se
ha creado previamente quede en el mdulo correspondiente. Es TIPS
necesario verificar la exportacin del mismo.
Para realizar una bsqueda rpida
dentro de la herramienta, se debe
oprimir la tecla F11 (que se encuentra
en el teclado para activarla). Seguido a
esto para ejecutar la bsqueda
ingresar un criterio y oprimir Control +
F11 simultneamente.
Cmo verificar la importacin de un recurso en
Agenda SC?

Para verificar que se realizo adecuadamente la importacin de un recurso en la herramienta, es necesario:

1. Elegir la responsabilidad Administrador de RRHH y seguir la ruta: Recursos Humanos/ Servicio de

campo /Administracin de Recursos / Recursos.

2. Buscar el recurso a importar desde el campo Nombre de la pantalla Encontrar recursos, una vez
seleccionado el nombre del recurso, agenda SC muestra los datos adicionales ligados al mismo. Finalmente
hacer click en el botn Encontrar.
Cmo verificar la importacin de un recurso en
Agenda SC?

3. Hacer click en el botn Detalle de recurso de la pantalla Resultado de bsqueda de recurso.

4. Seleccionar el rol o roles del recurso que se ha importado en la pestaa Roles, en el campo Tipo de
rol. En el campo Fecha inicial y Fecha Final llenar la fecha en la cual el recurso dispondr de ese rol.
Si es por termino indefinido, no llenar el campo fecha final.
Cmo verificar la importacin de un recurso en
Agenda SC?

5. Seleccionar en el campo Nombre de la pestaa Grupos, el grupo al que pertenece el recurso.

Para guardar la informacin diligenciada, hacer click en el cono Guardar , de la barra de

herramientas.
6. Adems de verificar los datos de la importacin es necesario ingresar datos adicionales, para esto en la
pantalla Recursos, hacer clic en el campo (), que est al lado del nmero de identificacin, como se
muestra a continuacin:
Cmo verificar la importacin de un recurso
en Agenda SC?

Se despliega la pantalla Informacin Adicional de Recursos Especficos de CRM donde se debe

ingresar el grupo al que pertenece el recurso (solo si el recurso es un despachador, si es un tcnico o
almacenista este dato no debe agregarse).

Es importante diligenciar los campos resaltados, para identificar la zona a la que corresponde cada
subinventario y poder visualizar la informacin en los mapas de Servinformacin:
Nmero mvil PDA (terminal mvil) Tcnico
IMEI
Grupo de despacho

Siempre hacer click izquierdo en el botn , para guardar los cambios realizados.
 4. Cmo crear un usuario en Agenda SC?

CONTENIDO
RECUERDE

Descripcin: La creacin de usuarios es una actividad indispensable La creacin de un usuario en Agenda

para el buen funcionamiento de Agenda SC ya que permite el ingreso SC, se realiza dentro de la etapa del
de los recursos a la herramienta donde pueden hacer las consultas proceso: Administracin de
necesarias para llevar su labor diaria. Cuando se crea un usuario Usuarios
teniendo en cuenta su responsabilidad, se le deben asignar unas
responsabilidades como se muestra a continuacin:

TABLA DE RESPONSABILIDADES

Rol Responsabilidad
Administrador de Territorio
Gerente de Despacho TIPS
Administrador
Administrador de RRHH
Supervisor de Tcnicos Si se desea realizar una bsqueda
rpida dentro de la herramienta, se
Administrador de RRHH Administrador de RRHH debe oprimir la tecla F11 (que se
Almacenista Almacenista encuentra en el teclado para activarla).
Gestor de Ordenes Despachador de Field Service Seguido a esto, para ejecutar la
bsqueda ingresar un criterio y oprimir
Servicio de Campo Mvil Control + F11 simultneamente.
Servicio de Campo Inalmbrico
Tecnico
Servicio de Campo-Portal de Tcnico PDA
Portal de servicio de Campo Se debe tener presente que al crear un
usuario en Agenda SC, se le deben
Cada cunto se debe realizar esta actividad? Cada vez que se asignar las responsabilidades
cree un recurso en agenda SC, pues el usuario permite el acceso de asociadas segn su rol (tal como se
las personas a la herramienta. muestra en el cuadro al lado izquierdo
de la pgina)
Para qu crear un usuario en Agenda SC? La creacin de usuarios
es indispensable definir los usuarios de acceso que dichas personas
utilizarn para su ingreso a la herramienta, de esta manera cada
recurso tendr habilitadas las funciones que le corresponden segn su
rol.

Glosario
Rol: Papel que desempea una persona o un grupo de personas en una actividad determinada.
Cmo crear un usuario en Agenda SC?

Para crear un usuario en la herramienta, es necesario:

1. Desde la responsabilidad Administrador de RRHH seguir la ruta: Recursos Humanos / Definir Usuario.

2. En la pantalla usuarios ingresar el nombre y n de cdula del usuario que se va a crear. Introducir la
contrasea que se asignar a ese usuario. La contrasea se debe ingresar dos veces, de esta manera el
sistema rectificar que la misma est bien escrita. No olvidar ingresar el campo persona, para asociar el
usuario con la persona que ha sido creada anteriormente. Por ltimo guardar la informacin seleccionando
el cono guardar .
 5. Cmo asignar un recurso a un
usuario?

CONTENIDO
RECUERDE
Asignar un recurso a un usuario es una
Descripcin: Agenda SC permite asociar los recursos a sus
actividad que se realiza durante la
respectivos usuarios. De esta manera cada persona que se crea en
etapa del proceso: Creacin y
Agenda SC debe estar relacionada a un usuario para que pueda hacer
Caracterizacin del Recurso
uso de la herramienta.

Cada cunto se debe realizar esta actividad? Dentro del proceso

de creacin de una persona en Agenda SC, la asignacin de un
recurso a un usuario se debe realizar posterior a la creacin del recurso
y a la creacin del usuario.

Para qu realizar esta actividad?

TIPS
Si no se asigna un usuario a un recurso, el recurso quedar sin los
privilegios y caractersticas necesarias para desempear su labor. Si se desea realizar una bsqueda
rpida dentro de la herramienta, se
debe oprimir la tecla F11 (que se
encuentra en el teclado para
activarla). Seguido a esto para ejecutar
la bsqueda ingresar un criterio y
oprimir Control + F11
simultneamente.

Glosario

Usuario: conjunto de permisos y de recursos (o dispositivos) a los cuales se tiene acceso dentro de
Agenda SC. Los usuarios pueden tener accesos diferentes dentro de Agenda SC segn el rol que
desempeen

Responsabilidad: En la herramienta Agenda SC la responsabilidad define las funcionalidades a las

que tiene acceso un usuario a partir de los roles que este desempea.
Cmo asignar un recurso a un usuario?

1. Elegir la responsabilidad Administrador de RRHH y seguir la ruta: Recursos Humanos/ Servicio de

campo /Administracin de Recursos / Recursos

2. Ingresa el apellido o nombre del recurso al que se le va a asignar el usuario en el campo recurso
como se muestra a continuacin, hacer click en el botn Encontrar.
 Cmo asignar un recurso a un usuario?

3. Seleccionar el recurso del listado que se despliega y dar click sobre la opcin Detalles Recurso.

4. En el campo Nombre seleccionar el modo de bsqueda y el sistema automticamente mostrar el

usuario asociado al recurso.
 6. Cmo asignar una habilidad a un
recurso en Agenda SC?

CONTENIDO RECUERDE

La asignacin de una habilidad a un

Descripcin: La asignacin de habilidades, es una actividad
recurso, se realiza durante la etapa del
indispensable para el buen funcionamiento de Agenda SC, ya que de
proceso: Creacin y Caracterizacin
esta manera el planificador determinar las actuaciones a las
del Recurso
personas que tengan las habilidades que se requieren para realizarlas.
Las habilidades se definen en Agenda SC, por medio de un proceso de
configuracin. Sin embargo, hacen parte de las funciones comunes de
trabajo, la asignacin o relacin de estas habilidades con los recursos
que han sido creados.
Dentro de Agenda SC, una habilidad puede ser creada, asignada,
modificada o dada de baja si as lo requiere.

Cada cunto se debe realizar esta actividad? Cada vez que sea TIPS
necesario, pues la asignacin de habilidades en agenda SC determina
las actuaciones que cada tcnico debe hacer. Si se desea realizar una bsqueda
rpida dentro de la herramienta, se
debe oprimir la tecla F11 (que se
encuentra en el teclado para
Para qu asignar una habilidad en Agenda SC? Dentro de Agenda
activarla). Seguido a esto para ejecutar
SC, es indispensable definir las habilidades que posee cada recurso.
la bsqueda ingresar un criterio y
De esta manera, el planificador asignar actuaciones a las personas
oprimir Control + F11
que tengan las habilidades que se requieren para la realizacin de las
simultneamente.
mismas.

Glosario
Habilidades: Competencias, conocimientos, o capacidades del tcnico necesarias para realizar la
actuacin.

Actuaciones: Trabajos o actividades que realiza un tcnico para la instalacin o mantenimiento de

un servicio o producto de Telefnica y que requiere de la salida a terreno. Una actuacin se origina
mediante una orden de trabajo (OT).
Cmo asignar una habilidad a un recurso en
Agenda SC?

Para asignar una habilidad a un recurso en la herramienta, es necesario:

1. Elegir la responsabilidad Administrador de RRHH y seguir la ruta: Recursos Humanos/ Servicio de

campo /Administracin de Recursos / Administracin de habilidades:

2. Para seleccionar el recurso al que se le asignarn las habilidades, buscar el recurso en el campo Nombre
de la ventana de Administracin de habilidades. Debe elegir en el campo Tipo la habilidad que se
asignar al recurso:
Cmo asignar una habilidad a un recurso en
Agenda SC?

3. As mismo, es necesario seleccionar el nombre de la habilidad elegida, debe tenerse presente que una
habilidad puede tener diferentes tipos, los cuales se deben especificar en el campo Nombre. A
continuacin, se podr observar los posibles tipos para la habilidad:

Se debe guardar la informacin, haciendo click en el botn guardar .

 7. Cmo realizar una bsqueda de
habilidades por recurso en Agenda SC?

CONTENIDO RECUERDE
La bsqueda de habilidades por
Descripcin: Esta funcionalidad permite localizar una habilidad
recurso en Agenda SC, se realiza
determinada de las siguientes maneras:
durante la etapa del proceso:
- A travs del listado de recursos que tienen asignada una Creacin y Caracterizacin del
determinada habilidad o tipo de habilidad. Recurso
- A travs del listado de habilidades que tiene asignado un
determinado recurso.

Cada cunto se debe realizar esta actividad? Cada que se necesite

localizar una determinada habilidad o tipo de habilidad

Para qu buscar habilidades por recurso en Agenda SC? La

bsqueda de una habilidad determinada se hace con el fin de
localizarla dentro de Agenda SC.
TIPS

Si se desea realizar una bsqueda

rpida dentro de la herramienta, se
debe oprimir la tecla F11 (que se
encuentra en el teclado para activarla).
Seguido a esto para ejecutar la
bsqueda ingresar un criterio y oprimir
Control + F11 simultneamente.

Glosario

Habilidades: Competencias, conocimientos, o capacidades del tcnico necesarias para realizar la

actuacin.
Cmo realizar una bsqueda de habilidades
por recurso en Agenda SC?

Para realizar una bsqueda de habilidades por recurso en la herramienta, es necesario:

1. Elegir la responsabilidad Administrador de RRHH y seguir la ruta: Recursos Humanos/ Servicio de

campo /Administracin de Recursos / Administracin de habilidades:

2. Se despliega la pantalla Administracin de Habilidades. En la pestaa Recursos seleccionar desde el men

principal la opcin Ver.
3. Se despliega un men de opciones. Seleccionar la opcin Consulta Por Ejemplo.
4. Se despliega un nuevo men de opciones. Seleccionar la opcin Ingresar.
Cmo realizar una bsqueda de habilidades
por recurso en Agenda SC?

5. Activar el modo de bsqueda e ingresar los parmetros en el campo Nombre de la pestaa Recurso:
Cmo realizar una bsqueda de habilidades
por recurso en Agenda SC?

6. Seleccionar desde el men principal la opcin Ver.

7. Se despliega un men de opciones. Seleccionar la opcin Consulta Por Ejemplo. Se despliega un nuevo
men de opciones. Seleccionar la opcin Ejecutar:

8. Se muestra la informacin de algn Recurso que cumpla con los parmetros ingresados. Utilizando las
teclas Ascendente y Descendente, desplazndose hasta hallar el Recurso cuyas Habilidades se desean
consultar.
- Si se desea invertir el tipo de informacin para conocer cules son los recursos que tienen
asignada una habilidad determinada se debe seleccionar la habilidad y hacer click en el botn
Visualizacin Cambio.
 8. Cmo realizar una bsqueda de
habilidades en Agenda SC?

CONTENIDO RECUERDE

Realizar una bsqueda de habilidades

Descripcin: Esta funcionalidad permite localizar una habilidad
determinada de las siguientes maneras: en Agenda SC, se realiza durante la
etapa del proceso: Creacin y
- A travs del listado de recursos que tienen asignada una
Caracterizacin del Recurso
determinada habilidad o tipo de habilidad.
- A travs del listado de habilidades que tiene asignado un
determinado recurso.

Cada cunto se debe realizar esta actividad? Cada que se necesite

localizar una determinada habilidad o tipo de habilidad

Para qu buscar habilidades por recurso en Agenda SC? La TIPS

bsqueda de una habilidad determinada se hace con el fin de
localizarla dentro de Agenda SC. Si se desea realizar una bsqueda
rpida dentro de la herramienta, se
debe oprimir la tecla F11 (que se
encuentra en el teclado para activarla).
Seguido a esto para ejecutar la
bsqueda ingresar un criterio y oprimir
Control + F11 simultneamente.

Glosario

Habilidades: Competencias, conocimientos, o capacidades del tcnico necesarias para realizar la

actuacin.
Cmo realizar una bsqueda de habilidades
en Agenda SC?

Para realizar una bsqueda de habilidades por habilidad en la herramienta, es necesario:

1. Elegir la responsabilidad Administrador de RRHH y siguir la ruta: Recursos Humanos/ Servicio de

campo /Administracin de Recursos / Administracin de habilidades
2. Se despliega la pantalla Administracin de Habilidades. Hacer click en la pestaa Habilidades.

3. Seleccionar desde el men principal la opcin Ver

4. Se despliega un men de opciones. Seleccionar la opcin Consulta Por Ejemplo

5. Se despliega un nuevo men de opciones. Seleccionar la opcin Ingresar:

6. Ingresar parmetros de bsqueda en algunos de los siguientes campos del rea por: Tipo Habilidad:
Nombre, Descripcin y Desde.
Cmo realizar una bsqueda de habilidades
en Agenda SC?

7. Seleccionar desde el men principal la opcin Ver.

8. Se despliega un men de opciones. Seleccionar la opcin Consulta Por Ejemplo.

9. Se despliega un nuevo men de opciones. Seleccionar la opcin Ejecutar.

Cmo realizar una bsqueda de habilidades
en Agenda SC?

10. Se despliega la informacin de algn Tipo de Habilidad y sus correspondientes listados de Habilidades
que cumpla con los parmetros ingresados. Utilizando las teclas Ascendente y Descendente de teclado,
desplazarse hasta hallar la Habilidad que se desea consultar.
 9. Cmo modificar una habilidad de un
recurso en Agenda SC?

CONTENIDO RECUERDE
Descripcin: Cada recurso puede tener ciertas modificaciones en sus
La modificacin de una habilidad de un
habilidades que le han sido asignadas. Las modificaciones pueden ser
recurso en Agenda SC, se realiza
de carcter informativo al agregar quitar caracterstica en las
durante la etapa del proceso:
habilidades.
Modificacin y dada de baja de
alguna habilidad
Cada cunto se debe realizar esta actividad? Cada vez que se
requiera, pues al realizar modificaciones en las habilidades de los
recursos en Agenda SC, se debe redefinir las actuaciones que cada
tcnico debe hacer.

Para qu asignar una habilidad en Agenda SC? Al realizar

modificaciones o al dar de baja una habilidad, el planificador de
Agenda SC, reasignar actuaciones a las personas que tengan las
habilidades que se requieren para la realizacin de las mismas.

TIPS

Si se desea realizar una bsqueda

rpida dentro de la herramienta, se
debe oprimir la tecla F11 (que se
encuentra en el teclado para activarla).
Seguido a esto para ejecutar la
bsqueda ingresar un criterio y oprimir
Control + F11 simultneamente.
Cmo modificar una habilidad de un recurso en
Agenda SC?

Para modificar una habilidad de un recurso en Agenda SC, es necesario:

1. Seleccionar la responsabilidad Administrador de RRHH y desde all seguir la ruta: Servicio de

Campo/ Administracin de Recursos /Administracin de Habilidades:

2. Seleccionar el recurso al que se le desactivarn las habilidades en el campo Nombre de la ventana

de Admnistracin de habilidades. Registrar en una nueva fila la habilidad que se va a adicionar:
 10. Cmo dar de baja una habilidad a un
recurso en Agenda SC?

CONTENIDO RECUERDE
Descripcin: A cada recurso se le pueden desactivar habilidades que
Desactivar una habilidad de un recurso
le han sido asignadas. Una habilidad asignada puede ser dada de baja
en Agenda SC, se realiza durante la
o incluso se pueden adicionar nuevas habilidades a un mismo recurso.
etapa del proceso: Modificacin y
dada de baja de alguna habilidad
Cada cunto se debe realizar esta actividad? Cada vez que se
requiera, pues al realizar una desactivacin de una habilidad a un
recurso en Agenda SC, se debe redefinir las actuaciones que cada
tcnico debe hacer.

Para qu desactivar una habilidad en Agenda SC? Al realizar TIPS

modificaciones o al dar de baja una habilidad, el planificador de
Agenda SC reasignar actuaciones a las personas que tengan las Si se desea realizar una bsqueda
habilidades que se requieren para la realizacin de las mismas. rpida dentro de la herramienta, se
debe debes oprimir la tecla F11 (que
se encuentra en el teclado para
activarla). Seguido a esto para ejecutar
la bsqueda ingresar un criterio y
oprimir Control + F11
simultneamente.

Es importante tener en cuenta que el

rango de fechas DESDE-HASTA es el
periodo de tiempo en la que la
habilidad estar activa. En el caso de
que el campo HASTA este vacio la
habilidad estar activa por tiempo
indeterminado.

Glosario

Habilidades: Competencias, conocimientos, o capacidades del tcnico necesarias para realizar la

actuacin.
Cmo dar de baja una habilidad a un recurso
en Agenda SC?

Para desactivar una habilidad a un recurso en Agenda SC, es necesario:

1. Seleccionar la responsabilidad Administrador de RRHH y desde all seguir la ruta: Servicio de Campo/
Administracin de Recursos /Administracin de Habilidades:

2. Seleccionar el recurso al que se le desactivar las habilidades en el campo Nombre de la ventana de

Administracin de habilidades

3. Incluye en el campo Hasta la fecha correspondiente al da en el que se va a efectuar la desactivacin.

Cmo dar de baja una habilidad a un recurso
en Agenda SC?

Es importante tener en cuenta que el rango de fechas DESDE-HASTA es el periodo de tiempo en la que la
habilidad estar activa. En el caso de que el campo HASTA este vacio la habilidad estar activa por tiempo
indeterminado.

Hacer click en el botn Guardar .

 11. Cmo asignar subinventarios a un
recurso en Agenda SC?

CONTENIDO RECUERDE
Descripcin: Al asignarle subinventarios al recurso, el departamento
La asignacin de subinventarios a un
de almacn podr controlar la cantidad en mano que posee cada uno
recurso en Agenda SC, se realiza
de los recursos.
durante la etapa del proceso:
Administracin de informacin
adicional
Cada cunto se debe realizar esta actividad? Cada vez que se
requiera, pues al asignar subinventarios se lleva un control de la
cantidad en mano disponible de cada uno de los recursos.

Para qu asignar subinventarios en Agenda SC? Al realizar

asignacin de subinventarios en Agenda SC, se lleva un control de los
materiales que posee cada recurso y que son necesarios para realizar
la actuacin.

TIPS

Es obligatorio activar las casillas de

Domicilio Primario e Inicio Viaje por
Defecto, antes de ingresar los datos en
la pestaa de Subinventario.

Glosario

Sub inventario: Conjunto de materiales disponibles los cuales son asignados a los tcnicos para
llevar a cabo sus actuaciones.
 Cmo asignar subinventarios a un recurso en
Agenda SC?

Para asignar un sub inventario a un recurso en Agenda SC, es necesario:

1. Seleccionar la responsabilidad Administrador de RRHH y desde all seguir la ruta: Administrador de
Recursos / Domicilios y Subinventarios:

enda SC?

2. Seleccionar el recurso al que se le asignarn los inventarios desde el campo Nombre Recurso

3. Diligenciar desde el campo Estilo los datos de domicilio del recurso.

4. Dar click en Aceptar:

Cmo asignar subinventarios a un recurso en
Agenda SC?

Ir a la pestaa Sub inventario y activar las casillas de Domicilio Primario e Inicio Viaje por Defecto, antes
de diligenciar la siguiente informacin:

- Organizacin: EECC propietaria a la que se est asignando el recurso del sub inventario.

- Sub inventario: Permite seleccionar (por cdigo) el sub inventario del tcnico.

-
enda SC?
Condicin: Describe la condicin del los artculos que ingresarn al sub inventario, (nicamente
los artculos que ingresar al sub inventario de devolucin tiene estado defectuoso):

5. Hacer click sobre el botn Guardar

 12. Cmo definir calendarios en Agenda SC?

CONTENIDO RECUERDE

La definicin de calendarios en
Descripcin: Agenda SC permite definir calendarios a cada recurso y
asignar turnos dentro de estos calendarios Agenda SC, se realiza durante la etapa
del proceso: Administracin de
Los mismos permiten definir y ver la disponibilidad de los recursos informacin adicional
para resolver actuaciones. En l se determinan las horas de trabajo
y los tiempos en que cada recurso no est disponible como
ausencias previstas (por ejemplo, das festivos y vacaciones) y
ausencias imprevistas (por ejemplo, enfermedades y causas
personales).

Los calendarios se componen de:

- Turnos: para representar jornadas laborales.
- Excepciones: para representar ausencias previstas.
TIPS
Cada cunto se debe realizar esta actividad?: Cada vez que se
necesario, debido a que se requiere la previa creacin de un calendario Si se desea realizar una bsqueda
para poder asignar turnos a los recursos. rpida dentro de la herramienta, solo
se debe oprimir la tecla F11 (que se
encuentra en el teclado para activarla).
Para qu definir calendarios en Agenda SC? : Al definir calendarios Seguido a esto para ejecutar la
en Agenda SC, se puede realizar la asignacin de turnos, de tal bsqueda ingresar un criterio y oprimir
manera que en el planificador sabr el rango horario en donde puede Control + F11 simultneamente.
asignar tareas a cada recurso.
Recuerde que primero se deben definir
calendarios para luego asignar los
turnos a los recursos dentro de estos
calendarios.

Glosario
Planificador: Funcionalidad de AGEnDA SC que realiza la asignacin automticamente de las
actuaciones a los diferentes tcnicos, teniendo en cuenta su disponibilidad de horario, habilidades y
materiales asignados
 Cmo definir calendarios en Agenda SC?

Para definir calendarios en Agenda SC, es necesario:

1. Seleccionar la responsabilidad Administrador de RRHH y desde all seguir la ruta: Servicio de

Campo/ Administracin de Recursos /Administracin de Calendarios / Definir Calendarios:

2. En la ventana calendario diligenciar la siguiente informacin:

- Nombre: Corresponde al nmero de cdula del recurso

- Tipo: permite asignar la clase de calendario que se est creando

- Fechas efectivas: permite asignar un rango de fechas en las que el calendario estar activo (la
fecha de inicio es la misma fecha de creacin del calendario y la fecha final no es obligatoria ya
que los calendarios podran no vencerse)

3. Hacer click en el botn Guardar

 13. Cmo asignar un calendario a un
recurso?

CONTENIDO RECUERDE
La asignacin de calendarios a
Descripcin: Agenda SC permite asignar un calendario a cada recurso
recursos es una actividad que se
y de esta manera identificar el calendario que tiene cada una de las
realiza desde la etapa del proceso:
personas creadas en Agenda SC
Administracin de informacin
adicional
Cada cunto se debe realizar esta actividad?: Cada vez que se
est creando una nueva persona en Agenda SC.
Dentro del proceso de creacin de un recurso, la asignacin de un
calendario a un recurso se debe hacer posterior a: la creacin e
importacin del recurso, la creacin y asignacin del usuario y la
definicin del calendario.

Para qu asignar calendarios a recursos en Agenda SC? : Para

que la persona creada en Agenda SC posea todos los privilegios y TIPS
caractersticas necesarias para ser parte del sistema.
Si se desea realizar una bsqueda
rpida dentro de la herramienta, solo
se debe oprimir la tecla F11 (que se
encuentra en el teclado para activarla).
Seguido a esto para ejecutar la
bsqueda ingresar un criterio y oprimir
Control + F11 simultneamente.

Glosario

Planificador: Funcionalidad de AGEnDA SC que realiza la asignacin automticamente de las

actuaciones a los diferentes tcnicos, teniendo en cuenta su disponibilidad de horario, habilidades y
materiales asignados
Cmo asignar un calendario a un recurso?

1. Seleccionar la responsabilidad Administrador de RRHH y desde all seguir la ruta:

administracin de Recursos, Administracin de Calendarios, Asignar Recursos:

2. Buscar el calendario a asignar de la siguiente manera: oprimir el botn F11, ingresar el nombre del
calendario (el nombre de calendario, corresponde al nombre que se le asign al calendario en el momento
de la definicin del mismo. Paso anterior), oprimir de forma simultnea los botones Control y F11, de esta
manera Agenda SC ejecutar la bsqueda y traer los datos del calendario creado:

Control + F11
Cmo asignar un calendario a un recurso?

3. Elegir la siguiente informacin:

Tipo: Tipologa del recurso a asignar al calendario
Recurso: Nombre del recurso relacionado al calendario:

4. Hacer click en el botn Guardar

 14. Cmo asignar turnos de trabajo en
Agenda SC?

CONTENIDO RECUERDE

La asignacin de un calendario en
Descripcin: Agenda SC permite asignar calendarios a cada recurso
despus de que estos han sido creados. De esta manera el planificador Agenda SC, se realiza durante la
sabr el rango horario en donde puede asignar tareas a cada recurso. siguiente etapa del proceso:
Administracin de informacin
adicional

Cada cunto se debe realizar esta actividad?: Cada vez que se

necesario, debido a que al asignar un calendario a un recurso, se podr
asignar turnos a los mismos.

Para qu definir calendarios en Agenda SC?

Al asignar calendarios en Agenda SC, se puede realizar la asignacin TIPS

de turnos, de tal manera que en el planificador sabr el rango horario
en donde puede asignar tareas a cada recurso. Si se desea realizar una bsqueda
rpida dentro de la herramienta, solo
se debe oprimir la tecla F11 (que se
encuentra en el teclado para activarla).
Seguido a esto para ejecutar la
bsqueda ingresar un criterio y oprimir
Control + F11 simultneamente.

Glosario

Calendarios: Entidad que determina la agenda del tcnico. Con el calendario es posible conocer la
disponibilidad que tiene un tcnico para resolver una actuacin

Planificador: Funcionalidad de AGEnDA SC que realiza la asignacin automticamente de las

actuaciones a los diferentes tcnicos, teniendo en cuenta su disponibilidad de horario, habilidades y
materiales asignados
Cmo asignar un calendario en Agenda SC?

Para asignar un calendario en Agenda SC, es necesario:

1. Seleccionar la responsabilidad Administrador de RRHH y desde all seguir la ruta: Administracin
calendario, Asignar turnos y excepciones:

2. Buscar el recurso al que se le asignar el turno: registrando el numero de cdula del recurso en el campo
nom calend
3. Desde la pestaa turnos diligenciar la siguiente informacin:
Secuencia: corresponde al consecutivo del turno
Nombre: corresponde al nmero del turno que se va a asignar
Duracin: lapso de tiempo de vigencia de asignacin del turno al recurso.
Cmo asignar un calendario en Agenda SC?

4. Hacer click en el botn Guardar

 15. Cmo agregar una excepcin a un
calendario en Agenda SC?

CONTENIDO RECUERDE
Descripcin: Esta funcionalidad permite dar de alta ausencias Agregar una excepcin a un
previstas. Estas son ausencias que se conocen con antelacin y que, calendario en Agenda SC, se realiza
por lo tanto pueden ser introducidas en Agenda SC antes de que se en la siguiente etapa del proceso:
produzcan. Las ausencias previstas son tenidas en cuenta por Agenda Administracin de informacin
SC en el proceso de despacho. adicional

Las ausencias previstas se crean mediante excepciones.

Una vez definida la ausencia prevista se asigna al calendario de un

Tcnico. Para que el despacho tenga conocimiento de dichas
excepciones y pueda planificar las tareas correctamente, se debe
ejecutar una solicitud de actualizacin de calendarios.

Cada cunto se debe realizar esta actividad?: Cada vez que se

requiera, debido a que las ausencias se conocen con antelacin y por TIPS
lo tanto pueden ser introducidas en Agenda SC antes de que se
produzcan. Si se desea realizar una bsqueda
rpida dentro de la herramienta, solo
se debe oprimir la tecla F11 (que se
Para qu definir excepciones en Agenda SC? : Para que el encuentra en el teclado para activarla).
despacho tenga conocimiento de dichas excepciones y pueda planificar Seguido a esto para ejecutar la
las tareas correctamente, se debe ejecutar una solicitud de bsqueda ingresar un criterio y oprimir
actualizacin de calendarios. Control + F11 simultneamente

Glosario

Excepciones: Una excepcin es un perodo de tiempo determinado en el que tcnico no est

disponible (por ejemplo, un da festivo).

Calendarios: Entidad que determina la agenda del tcnico. Con el calendario es posible conocer la
disponibilidad que tiene un tcnico para resolver una actuacin
Cmo agregar una excepcin a un calendario
en Agenda SC?

Para agregar una excepcin a un calendario en Agenda SC, es necesario:

1. Seleccionar la responsabilidad Administrador de RRHH y desde all seguir la ruta: Servicio de Campo/
Administracin de Recursos /Administracin de Calendarios / Asignar Turnos y Excepciones.
2. Buscar el recurso al que se le asignar el turno: registrando el nmero de cdula del recurso en el campo nom
calend.
3. Desde la pestaa Excepciones diligenciar la siguiente informacin:
Nombre: Nombre de la excepcin
Motivo: Causante de la excepcin o bloqueo
Fechas efectivas: Lapso de tiempo durante el cual el bloqueo ser efectivo
 16. Cmo realizar una bsqueda de
calendarios en Agenda SC?

CONTENIDO RECUERDE

La bsqueda de calendarios en
Descripcin: Esta funcionalidad permite localizar calendarios. Se
Agenda SC, se realiza durante la
pueden realizar bsquedas de calendarios en Agenda SC
siguiente etapa del proceso:
atendiendo a los siguientes parmetros:
Administracin de informacin
- Nombre del calendario. adicional
- Descripcin del calendario.
- Tipo de calendario (corporativo, personal o de algn otro tipo).
- Fechas de Vigencia.

Cada cunto se debe realizar esta actividad?: Cada vez que se

requiera. Cuando el Administrador de Recursos Humanos desee
conocer las actuaciones asignadas dentro de un calendario las
caractersticas de los mismos.
TIPS

Para qu realizar bsquedas de calendarios en Agenda SC? La
bsqueda de calendarios se realiza para llevar un seguimiento de la
actuaciones que hay planificadas en los mismos. Esto permite llevar
una organizacin y control de las actividades que deben realizar los
tcnicos en su da a da.
Si se desea realizar una bsqueda
rpida dentro de la herramienta, solo
se debe oprimir la tecla F11 (que se
encuentra en el teclado para activarla).
Seguido a esto para ejecutar la
bsqueda ingresar un criterio y oprimir
Control + F11 simultneamente.

Glosario
Calendarios: Entidad que determina la agenda del tcnico. Con el calendario es posible conocer la
disponibilidad que tiene un tcnico para resolver una actuacin
Cmo realizar una bsqueda de calendarios
en Agenda SC?

Para realizar una bsqueda de calendarios en Agenda SC, es necesario:

1. Seleccionar la responsabilidad Administrador de RRHH y desde all seguir la ruta: Administracin de

calendarios /Definir Calendarios.

2. En la pantalla Calendario seleccionar desde el men principal la opcin Ver

3. Se despliega un men de opciones. Seleccionar la opcin Consultar Por Ejemplo
4. Se despliega un nuevo men de opciones. Seleccionar la opcin Ingresar:
Cmo realizar una bsqueda de calendarios
en Agenda SC?

5. Los campos Nombre, Tipo, Descripcin, Fechas Efectivas/ De, Fechas Efectivas/ A se muestran de
color gris. Ingresar parmetros de bsqueda en cualquiera de estos campos:

6. Se despliega un nuevo men de opciones. Seleccionar la opcin Ejecutar:

Cmo realizar una bsqueda de calendarios
en Agenda SC?

7. Se despliega la informacin de algn Calendario que cumpla con los parmetros ingresados. Utilizando
las teclas Ascendente y Descendente desplazarse hasta hallar el Calendario cuya informacin se desea
consultar:
 17. Cmo realizar una bsqueda de
turnos en Agenda SC?

CONTENIDO RECUERDE
Descripcin: Esta funcionalidad permite localizar calendarios. Se
La bsqueda de turnos en Agenda SC,
pueden realizar bsquedas de calendarios por recurso en Agenda
se realiza durante la siguiente etapa
SC atendiendo a los siguientes parmetros:
del proceso: Administracin de
- Nombre del calendario. informacin adicional
- Descripcin del calendario.
- Tipo de calendario (corporativo, personal de algn otro tipo).
- Fechas de Vigencia.

Cada cunto se debe realizar esta actividad?: Cada vez que se

requiera. Cuando el Administrador de Recursos Humanos desee
conocer las actuaciones asignadas dentro de un calendario las
caractersticas de los mismos.
TIPS

Para qu realizar bsquedas de calendarios en Agenda SC?
La bsqueda de calendarios se realiza para llevar un seguimiento
de la actuaciones que hay planificadas en los mismos. Esto permite
llevar una organizacin y control de las actividades que deben
realizar los tcnicos en su da a da.
Si se desea realizar una bsqueda
rpida dentro de la herramienta, solo
se debe oprimir la tecla F11 (que se
encuentra en el teclado para activarla).
Seguido a esto para ejecutar la
bsqueda ingresar un criterio y oprimir
Control + F11 simultneamente.

Glosario

Calendarios: Entidad que determina la agenda del tcnico. Con el calendario es posible conocer la
disponibilidad que tiene un tcnico para resolver una actuacin
 Cmo realizar una bsqueda de turnos en
Agenda SC?

Para realizar una bsqueda de turnos en Agenda SC, es necesario:

1. Seleccionar la responsabilidad Administrador de RRHH y desde all seguir la ruta: Administracin de
Calendarios/ Definir Turnos:

2. Se despliega la pantalla Definir Turnos , luego seleccionar desde el men principal abrir

3. Se despliega un men de opciones. Seleccionar la opcin Definir Turnos

4. Los campos Nombre, Descripcin, Fechas Efectivas/ De, Fechas Efectivas/ A se muestran de color
gris. Ingresar parmetros de bsqueda en cualquiera de estos campos:
Cmo realizar una bsqueda de turnos en
Agenda SC?

5. Seleccionar desde el men principal la opcin Ver

6. Se despliega un men de opciones. Seleccionar la opcin Consulta Por Ejemplo

7. Se despliega un nuevo men de opciones. Seleccionar la opcin Ejecutar:

8. Se despliega la informacin de algn Turno que cumpla con los parmetros ingresados. Utilizando las
teclas Ascendente y Descendente desplazarse hasta hallar el Turno que se desea consultar.
18. Cmo asignar los tcnicos a un territorio?

CONTENIDO RECUERDE

La asignacin de territorios es una

Descripcin: Todos los tcnicos que se crean en agenda SC como un actividad que se realiza dentro de la
recurso, deben ser asignados a un territorio par que de esta manera el siguiente etapa del: Administracin
sistema pueda asignarle actuaciones. de informacin adicional

Cada cunto se debe realizar esta actividad?: Cada vez que se

est creando un nuevo tcnico en Agenda SC, o cuando alguno de los
tcnicos creados necesite una reasignacin a un territorio diferente.

Para qu asignar territorios?: Para que los tcnicos creados tengan

todas las especificaciones necesarias y agenda SC permita asignarle Agenda SC no permite la asgiancin
de un tcnico a 2 territorios diferentes.
actuaciones.

Si un tcnico no tiene territorios asignados, su nombre no aparecer en

el panel de pneles ni en el diagrama de Gantt TIPS

Si se desea realizar una bsqueda

rpida dentro de la herramienta, solo
se debe oprimir la tecla F11 (que se
encuentra en el teclado para activarla).
Seguido a esto para ejecutar la
bsqueda ingresar un criterio y oprimir
Control + F11 simultneamente.

Las bsqueda de un recurso se puede

ejecutar ingresando en el campo
nombre el nombre del recurso a
consultar en medio de el smbolo de
porcentaje: ejemplo: %SILVIA% y
oprimir la tecla TAB.
Cmo asignar los tcnicos a un territorio?

1. Ingresar a la responsabilidad administrador de territorios y seguir la ruta: Administracin de

territorios, Administracin de territorios y territorios:

2. En la pestaa territorios, seleccionar la opcin Servicio y luego dar click en el botn Ir:
Cmo asignar los tcnicos a un territorio?

3. Seleccionar la opcin ampliar todo para visualizar el rbol completo:

4. Seleccionar el territorio en el que se asignar el tcnico. Ingresar a Actualizar, seleccionando el

territorio a modificar con el cono de lpiz:
Cmo asignar los tcnicos a un territorio?

5. Una vez seleccionada la opcin actualizar, aparecer una pantalla que permitir visualizar el flujo de
la creacin o modificacin de un territorio. Esta pantalla se denomina pantalla de detalles:

La opcin asignar recursos es la nica que se debe modificar en el momento de realizar la asignacin
de un territorio a un recurso. Para pasar a esta pestaa, se debe dar click en la opcin siguiente:

6. Dar click en la opcin agregar otra fila:

Cmo asignar los tcnicos a un territorio?

7. En la Nueva fila en el campo recurso, ingresar el nombre del recurso que se asignar al territorio y
dar click sobre el cono de bsqueda (lupa)

Nota: asegurar de ingresar el nombre entre el smbolo porcentaje como se muestra a continuacin:

8. Dar click en terminar.

 18. Cmo generar viajes en Agenda SC a
los turnos creados?

CONTENIDO RECUERDE
La asignacin de territorios es una
Descripcin: Los viajes son los espacios fsicos que representan el
actividad que se realiza dentro de la
turno de trabajo diario de un tcnico. siguiente etapa del proceso:
Agenda SC permite crear viajes a los tcnicos por medio de un Administracin de informacin
concurrente. Dicho concurrente corre automticamente una vez a la adicional
semana, sin embargo, si se requiere crear viajes de forma inmediata,
Agenda SC perime correr este concurrente de forma manual.

Cada cunto se debe realizar esta actividad?: Cada vez que se

est creando un tcnico nuevo.
Cuando se hagan modificaciones al calendario de un tcnico, turno de
trabajo o excepciones relacionadas al mismo.
Agenda SC no permite la asgiancin
Cuando se desee hacer una asignacin autorizada a largo plazo y no de un tcnico a 2 territorios diferentes.
existan viajes creados al recurso

Para qu crear viajes?: Para que los tcnicos creados tengan todas TIPS
las especificaciones necesarias y agenda SC permita asignarle
actuaciones. De igual manera para que Agenda SC identifique los Si se desea realizar una bsqueda
cambios o modificaciones que se han hecho a un calendario, turno de rpida dentro de la herramienta, solo
trabajo o excepciones relacionadas al mismo. se debe oprimir la tecla F11 (que se
encuentra en el teclado para activarla).
Seguido a esto para ejecutar la
bsqueda ingresar un criterio y oprimir
Control + F11 simultneamente.

Las bsqueda de un recurso se puede

ejecutar ingresando en el campo
nombre el nombre del recurso a
consultar en medio de el smbolo de
porcentaje: ejemplo: %SILVIA% y
oprimir la tecla TAB.
Cmo generar viajes en Agenda SC a los
turnos creados?

1. Desde la responsabilidad de Despachador hacer click en Asignar Turnos/ Excepciones, se desplegar

la ventana donde se puede revisar los turnos asignados a los tcnicos:

2. Actualizar los viajes del tcnico, mediante la opcin de servicio de campo/ men Ver/ opcin
solicitudes/ generar nueva solicitud, como se muestra:
Cmo generar viajes en Agenda SC a los
turnos creados?

3. Seguir la ruta Servicio de Campo/ Configuracin Servicios de Campo / Generar viajes de field service:

A continuacin se despliega la ventana Parmetros, donde se debe ingresar las fechas en las que se va a
actualizar. Es importante recordad que esta fecha no debe ser muy amplia (debe ser entre el rango de 1 a
3 semanas). Una vez completa la informacin requerida hacer click en Aceptar:
Cmo generar viajes en Agenda SC a los turnos
creados?

Para finalizar, en la ventana Generar viajes de Field Service, es necesario ingresar el nombre del tcnico al
que se le cre el viaje, luego hacer click en Ejecutar:

4. Revisar por la opcin del Gantt, que el tcnico tenga disponible todos los viajes que le han sido creados:
 20. Cmo desasignar una Tarea en Agenda
SC?

CONTENIDO RECUERDE

Desactivar una tarea en Agenda SC,

Descripcin: Como se enunci anteriormente el primer paso para dar se realiza durante la siguiente etapa
de baja a un recurso es la Designacin de Tareas. del proceso: Administracin de
La desactivacin de tareas debe realizarse con la responsabilidad informacin adicional
de Administrador de despacho o Despachador. Las dems
operatorias se ejecutan con la responsabilidad de Administrador de
Recursos Humanos.

Cada cunto se debe realizar esta actividad?: Cada vez que se

quiera dar de baja a un recurso.

Para qu dar de baja a recursos en Agenda SC? :Para que no se
le pueda hacer asignacin de actuaciones a un recurso que no se
encuentre en Agenda SC.
TIPS
Si se desea realizar una bsqueda
rpida dentro de la herramienta, solo
se debe oprimir la tecla F11 (que se
encuentra en el teclado para activarla).
Seguido a esto para ejecutar la
bsqueda ingresar un criterio y oprimir
Control + F11 simultneamente.

Recuerde que para dar de baja a

un recurso, previamente se debe
seguir los siguientes pasos:
- Desactivar manualmente todas
las tareas que tenga
asignadas el recurso.
- Desactivar el calendario.
- Desactivar los roles del
recurso en los grupos.
- Desactivar el recurso de la
cuadrilla, en caso de
pertenecer a una.
- Dar de baja el recurso en los
territorios en los que estaba
incluido para que no puedan
asignarle actuaciones.
Cmo desasignar una Tarea en Agenda SC?

Para desactivar una tarea en Agenda SC, es necesario:

1. Seleccionar la responsabilidad Gerente de Despacho y hacer click en aceptar. Luego se desplegar

la pantalla Centro de Despacho.
2. Selecciona el recurso y posicionarse sobre la tarea que se desea desactivar haciendo click sobre el
botn derecho del mouse para poder manipularlo.
3. All se despliega un men de opciones en donde se debe seleccionar la opcin: Anular Programacin
de Tareas:
 21. Cmo dar de baja un calendario en
Agenda SC?

CONTENIDO RECUERDE
Desactivar un calendario en Agenda
Descripcin: Como se enunci anteriormente el segundo paso para
SC, se realiza durante la etapa del
dar de baja a un recurso es la Designacin de Calendarios.
proceso: Administracin de
informacin adicional
Cada cunto se debe realizar esta actividad?: Cada vez que se
quiera dar de baja a un recurso

Para qu dar de baja a recursos en Agenda SC? Es importante dar

de baja a un recurso en Agenda SC cuando se requiera, para que no
se le pueda hacer asignacin de actuaciones en los calendarios.

TIPS
Si se desea realizar una bsqueda
rpida dentro de la herramienta, solo
se debe oprimir la tecla F11 (que se
encuentra en el teclado para activarla).
Seguido a esto para ejecutar la
bsqueda ingresar un criterio y oprimir
Control + F11 simultneamente.

Recuerde que para dar de baja a

un recurso, previamente debes
seguirse los siguientes pasos:
- Desasignar manualmente
todas las tareas que tenga
asignadas el recurso.
- Desasignar el calendario.
- Desasignar los roles del
recurso en los grupos.
- Dar de baja el recurso en los
territorios en los que estaba
incluido para que no puedan
asignarle actuaciones.
 Cmo dar de baja un calendario en Agenda
SC?

Para desactivar un calendario en Agenda SC, es necesario:

1. Desde la responsabilidad Administrador de RRHH seguir la siguiente ruta: Administracin de

Recursos / Definir Calendarios:

2. A continuacin se despliega la pantalla Administrar Recursos. Ingresar el nombre del calendario que
se desea desactivar en el campo Nom Calend.

3. Ingresar o seleccionar en el listbox Recursos/ Fechas Efectivas/ A la fecha en la que se desea que el
calendario se inactive:
Cmo dar de baja un calendario en Agenda
SC?

4. Hacer click en el cono Grabar de la barra de herramientas.

 22. Cmo buscar un recurso en Agenda
SC?

CONTENIDO RECUERDE

Descripcin: Esta funcionalidad permite localizarla de un recurso o un

Buscar un recurso en Agenda SC, se
conjunto de recursos determinado para poder conocer tanto la
realiza durante la siguiente etapa del
informacin bsica del mismo como informacin adicional. De esta
proceso: Administracin de
manera se puede conocer los roles asignados a un recurso, los grupos
informacin adicional
a los que pertenece (en el caso que perteneciera a algn grupo) y los
roles que desempea el recurso dentro del grupo. En la herramienta es
posible realizar bsquedas de recursos a travs de nombres o
categoras.

Cada cunto se debe realizar esta actividad?: Esta actividad debe

realizarse cuando sea necesario.

TIPS
Para qu importar un recurso en Agenda SC?: Al buscar un
recurso se pueden conocer los roles que tiene asignados, los grupos a Si se desea realizar una bsqueda
los que pertenece (en el caso que perteneciera a algn grupo) y los rpida dentro de la herramienta, solo
roles que desempea el recurso dentro del grupo. En la herramienta es se debe oprimir la tecla F11 (que se
posible realizar bsquedas de recursos a travs de nombres o encuentra en el teclado para activarla).
categoras. Seguido a esto para ejecutar la
bsqueda ingresar un criterio y oprimir
Control + F11 simultneamente.
Cmo buscar un recurso en Agenda SC?

Para buscar un recurso en la herramienta, es necesario:

1. Desde la responsabilidad Administrador de RRHH seguir la ruta: en la pestaa Funciones hacer

doble click en las opciones Administrador de Recursos/ Recursos:

2. Se despliega la pantalla Encontrar persona Ingresar o seleccionar en el list box Nombre el nombre
del recurso que se desea encontrar.
- Si se desea, en vez de utilizar el campo Nombre para localizar al recurso, puede utilizarse el
campo Categora siguiendo el procedimiento igual al descripto.

3. Hacer click en el botn Encontrar:

 Cmo buscar un recurso en Agenda SC?

4. Se despliega la pantalla Resultados Bsqueda Recurso que contiene el listado de recursos que satisfacen los
parmetros de bsqueda ingresados.
- Si se utiliza el campo Nombre para realizar la bsqueda se visualiza nicamente el recurso
seleccionado.
- Si se utiliza el campo Categora para realizar la bsqueda se visualiza el listado de recursos de
la categora seleccionada.
5. Seleccionar el recurso deseado.
6. Hacer click en el botn Detalles Recurso:
 Cmo buscar un recurso en Agenda SC?

7. Se despliega la pantalla Recurso que muestra informacin del recurso seleccionado.

- Si se desea obtener informacin adicional se debe hacer click en el Flexfield ubicado en el rea
Recurso a la izquierda del botn Visualizar:
 23. Cmo se da de baja a un recursos en
Agenda SC?

CONTENIDO RECUERDE

Dar de baja un recurso en Agenda SC,

Descripcin: Esta funcionalidad permite dar de baja un recurso. Para
ello, previamente deben seguirse los siguientes pasos: se realiza en la siguiente etapa del
proceso: Modificacin y dada de
- La reasignacin de tareas debe realizarse con la baja de algn recurso
responsabilidad de Administrador de despacho o Despachador.
- Las dems operaciones se ejecutan con la responsabilidad de
Administrador de RRHH.

Cada cunto se debe realizar esta actividad?: Cada vez que se

requiera. Ya sea que se de baja al recurso porque fue promovido o
porque se retir de la empresa.

Para qu dar de baja a recursos en Agenda SC? : Es importante TIPS

dar de baja a un recurso en Agenda SC cuando se requiera, para que
no se le pueda hacer asignacin de actuaciones.
Si se desea realizar una bsqueda
rpida dentro de la herramienta, solo
se debe oprimir la tecla F11 (que se
encuentra en el teclado para activarla).
Seguido a esto para ejecutar la
bsqueda ingresar un criterio y oprimir
Control + F11 simultneamente.

Recuerda que para dar de baja a

un recurso, previamente debes
seguirse los siguientes pasos:
- Desactivar manualmente
todas las tareas que tenga
asignadas el recurso.
- Desactivar el calendario.
- Desactivar los roles del
recurso en los grupos.
- Dar de baja el recurso en los
territorios en los que estaba
incluido para que no puedan
asignarle actuaciones.
Para dar de baja a un recurso en Agenda SC, es necesario:
Cmo se da de baja a un recursos en Agenda SC

1. Seleccionar la responsabilidad Administrador de RRHH y desde all seguir la ruta: Servicio de Campo
/ Administracin de Recursos/ Recursos:

2. Se despliega la pantalla Encontrar Recursos. Ingresar o seleccionar en el list box Nombre el recurso
que se desea dar de baja. Si se desea, en vez de utilizar el campo Nombre para localizar al recurso, puede
utilizarse el campo Categora. Despus hacer click en el botn Encontrar.
Cmo se da de baja a un recursos en Agenda
SC?

3. Se despliega la pantalla Resultados Bsqueda Recurso que contiene el listado de recursos que
satisfacen los parmetros de bsqueda.
- Si se utiliza el campo Nombre para realizar la bsqueda se visualiza nicamente el recurso
seleccionado.
- Si se utiliza el campo Categora para realizar la bsqueda se visualiza el listado de recursos de
la categora seleccionada.

4. Seleccionar el recurso que se desea dar de baja. Hacer click en el botn Detalles Recurso:

5. Se despliega la pantalla Recurso que muestra la informacin detallada del recurso seleccionado:
Cmo se da de baja a un recursos en Agenda
SC?

6. En la pantalla Recurso ingresar o seleccionar en el campo Fecha Final del rea Recurso la fecha de baja del
recurso.

7. Hacer click en el cono Grabar de la barra de herramientas:

 24. Cmo se da de baja a un usuario en
Agenda SC?

CONTENIDO RECUERDE

Dar de baja a un usuario en Agenda

Descripcin: Una vez que se hayas dado de baja al recurso, es
conveniente limitar el usuario que le corresponde. Se procede a la baja SC, se realiza durante la siguiente
usuario siguiendo los pasos que se detallan en la siguiente operacin. etapa del proceso: Modificacin y
dada de baja de algn recurso

Cada cunto se debe realizar esta actividad?: Cada vez que se da

baja a un recurso.

Para qu dar de baja a usuario en Agenda SC? : Es importante dar

de baja a un usuario en Agenda SC cuando se requiera, para restringir
el acceso del mismo a la herramienta y para que no se le pueda hacer
asignacin de actuaciones.
TIPS

Si se desea realizar una bsqueda

rpida dentro de la herramienta, solo
se debe oprimir la tecla F11 (que se
encuentra en el teclado para activarla).
Seguido a esto para ejecutar la
bsqueda ingresar un criterio y oprimir
Control + F11 simultneamente.
Cmo se da de baja a un usuario en Agenda
SC?

Para dar de baja a un usuario en Agenda SC, es necesario:

1. Haz click en el icono de responsabilidad , el cual se encuentra en la parte superior izquierda de la

pantalla, a continuacin se despliega el listado de responsabilidades, haz click en la responsabilidad:
administrador de RRHH y seguir la ruta: Recursos humanos, Definir Usuario:

2. En la pestaa usuarios es necesario seguir los pasos en la siguiente secuencia.

- Ingresar en el campo nombre el nmero de cdula del usuario que se va a crear.
- En el campo contrasea, Introducir la contrasea que se asignar a ese usuario. La contrasea
debe ingresarse 2 veces, de esta manera el sistema rectificar que la misma est bien escrita.
- Guardar la informacin diligenciada hasta el momento y esperar a que el estado cambien a
activo
- En el campo Persona, realizar la bsqueda de la persona que a la que se le asignar este usuario
- En la pestaa responsabilidades directas elegir las responsabilidades que tendr el usuario
dentro del sistema, de esta manera el sistema restringe el acceso a diferentes responsabilidades
segn las personas y sus funciones.
Cmo se da de baja a un usuario en Agenda
SC?

- Guardar la informacin seleccionando el cono guardar

3. Para dar de baja a el usuario de un recurso, se debe llenar en el campo de Fechas Efectivas, la
fecha hasta, la cual indica la fecha lmite para que el usuario pueda realizar las operaciones con la
responsabilidad:

.
 ANEXO A: Fichas Relacionadas

Nmero Tipo Nombre de Ficha

1 Novedad InfoExtra RRHH
2 Novedad Generacin de viajes
ANEXO B: Ingreso de un nuevo
empleado en agenda SC