Anda di halaman 1dari 18

Dokumentasi kebijakan keamanan pangan dan sasarannya

Kebijakan Keamanan pangan

Menurunkan jumlah reject karena kontaminasi logam menjadi sebesar maksimal 0.5%
selama tahun 2017
Menganalisa serta mampu mengevaluasi proses produksi makanan/bahan pangan
sehingga bisa diketahui potensi bahaya yang ditimbulkan
Perbaikan secara terus menerus terhadap proses produksi makanan/bahan pangan dengan
menitikberatkan kepada tahap-tahap proses tertentu atau mata rantai proses produksi yang
dianggap ritis dan rawan bahaya
Mampu memonitoring dan mengevaluasi penangan cara dan proses pengolahan makanan
serta menerapkan sistem sanitasi dalam memproduksi makanan yang benar
Meningkatkan kepedulian seluruh komponen yang terlibat baik bagi regulasi (pemerintah
nasional/internasional), perusahaan produksi pangan/ pengelolaan hasilpangan secara
terintegrasi maupun mandiri terhadap kemanan panganakan hasil pangan yang beredar
dimasyarakat.

Pengendalian dokumen (klausul 4.2.2)

PROSEDUR
PENGENDALIAN DOKUMEN
1 Tujuan
Prosedur ini dibuat untuk mengatur tata cara pengendalian dokumen agar sesuai dengan
persyaratan sistem manajemen mutu.
2 Ruang Lingkup
Prosedur ini berlaku dan digunakan di lingkungan Perusahaan roti manis, dalam hal :
1 pengendalian dokumen internal yang meliputi kegiatan penyusunan, pengesahan,
pengidentifikasian, penerbitan, penggandaan, pendistribusian, pemeliharaan, penarikan,
perubahan atau revisi, dan pemusnahan dokumen,
2 pengendalian dokumen eksternal yang meliputi pengidentifikasian, pemeliharaan dan
pendistribusian dokumen.
3 Tanggung jawab
1 Kepala Perusahaan roti manis bertanggungjawab atas pengesahan dokumen internal dan
pemusnahan dokumen;
2 Para Kepala Bidang (Kabid) bertanggung jawab atas kesesuaian dan kebenaran isi dokumen serta
penetapan pengajuan perubahan dokumen;
3 Para Kepala Subbidang/Subbagian (Kasubbid/Kasubbag) bertanggung jawab atas materi usulan
pembuatan dan/atau pengubahan dokumen;
4 Kepala Subbagian Tata Usaha bertanggung jawab atas pelaksanaan pemusnahan dokumen;
5 Wakil Manajemen bertanggung jawab atas pemeriksaan dan penilaian dokumen,
pengidentifikasian, pemeriksaan dan penyimpanan dokumen;
4 Definisi
Dalam prosedur ini yang dimaksud dengan :
1 Dokumen adalah informasi (data yang ada artinya) dan media pendukungnya (bisa berupa kertas,
file elektronik, dll);
2 Dokumen Internal adalah dokumen yang dimiliki oleh Perusahaan Roti manis untuk
mendokumentasikan kegiatan Perusahaan dalam rangka penerapan SB 77-0001-80:2005.
Dokumen internal berupa:
- Pernyataan Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu;
- Pedoman Mutu;
- Prosedur Mutu dan Prosedur Kerja;
- Instruksi Kerja; dan
- Rekaman dan formulir.
3 Dokumen Eksternal merupakan dokumen yang berasal dari luar Perusahaan Roti manis sebagai
pendukung kegiatan, yang berupa standar, pedoman, dan peraturan;
4 Pengubahan dokumen adalah kegiatan amandemen dan revisi;
5 Amandemen adalah pengubahan minor terhadap suatu dokumen;
6 Revisi adalah pengubahan signifikan terhadap suatu dokumen.
5 Referensi
1 Peraturan Kepala Perusahaan tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Dan Tata Kearsipan Serta
Pedoman Kode Klasifikasinya;
2 Pedoman Mutu Perusahaan Roti manis; dan
3 Prosedur Penyusutan Arsip Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip Perusahaan.
6 Prosedur
1 Penyusunan Dokumen Internal
1 Dalam penyusunan dokumen, perlu diperhatikan beberapa hal sebagai berikut
ini:
a mudah dimengerti dan dibaca oleh personel yang akan menggunakan
dokumen tersebut,
b menggunakan kata-kata yang sederhana dan mudah dimengerti oleh
penggunanya,
c menghindari penggunaan kalimat yang panjang dan kompleks,
d menghindari penggunaan kata-kata baru yang artinya belum tentu
dimengerti.
2 Format Prosedur dan Instruksi Kerja
a Format Utama
Format dari suatu Prosedur berisi antara lain:
1 Tujuan,
2 Ruang Lingkup,
3 Tanggung Jawab,
4 Definisi,
5 Referensi,
6 Prosedur,
7 Lampiran-lampiran,
Format dari suatu Instruksi Kerja berisi antara lain:
1 Tujuan,
2 Ruang Lingkup,
3 Pelaksana,
4 Referensi,
5 Langkah Kerja,
6 Lampiran-lampiran.
b Format Kelengkapan
Di setiap Prosedur harus dilengkapi dengan format kelengkapan yang terdiri
dari:
1 Halaman Judul (Lampiran 2)
2 Lembar Distribusi Dokumen (Lampiran 3)
c Identifikasi
Setiap Prosedur dan Instruksi Kerja harus dilengkapi dengan identifikasi
antara lain:
1 Logo Roti dan nama Perusahaan Roti manis
2 Judul Prosedur dan/atau Instruksi Kerja
3 Nomor Prosedur dan/atau Instruksi Kerja
4 Nomor Revisi Prosedur dan/atau Instruksi Kerja
5 Tanggal Penerbitan Prosedur dan/atau Instruksi Kerja
6 Nomor dan Jumlah Halaman Prosedur dan/atau Instruksi Kerja
7 Keterangan: 1 s/d 6 dicantumkan dalam bentuk header disetiap halaman
8 Kolom Pengesahan Prosedur dan/atau Instruksi Kerja memuat: Disiapkan,
Diperiksa dan Disetujui.
d Keterangan
1 Tujuan
Isi dari Tujuan Prosedur dan Instruksi Kerja adalah menjelaskan atau
menggambarkan sasaran kerja secara singkat dan jelas dari obyek yang
akan dibuat prosedurnya atau instruksi kerja dan pertanyaan yang
diperlukan untuk menjawab tujuan dari prosedur dan instruksi kerja
adalah mengapa dokumen ini diperlukan.
2 Ruang Lingkup
Isi dari Ruang Lingkup Prosedur dan Instruksi Kerja adalah
menjelaskan ruang gerak dari prosedur dan instruksi kerja yang akan
dilaksanakan, dan pertanyaan yang diperlukan untuk menjawab isi pada
Ruang Lingkup ini adalah:
dimanakah prosedur dan instruksi kerja ini diberlakukan,
siapakah yang akan menggunakan,
apakah ada keterkaitan dengan Bidang lainnya (interface).
3 Tanggungjawab
Isi dari Tanggung Jawab Prosedur dan Pelaksana Instruksi Kerja
adalah penjelasan tentang identifikasi personel yang bertanggung jawab
termasuk jabatan sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya atas
tercapainya sasaran dari prosedur dan instruksi kerja tersebut.
4 Referensi
Referensi Prosedur dan Instruksi Kerja adalah daftar pustaka yang
digunakan atau berkaitan dengan penyusunan Prosedur dan Instruksi
Kerja tersebut seperti: spesifikasi, standar atau dokumen lainnya yang
diacu oleh manajemen.
5 Definisi
Isi dari Definisi adalah penjelasan kalimat didalam prosedur yang
tidak dimengerti atau istilah yang tidak lazim atau mempunyai arti
khusus atau istilah bahasa asing yang sulit dimengerti.
6 Prosedur
Isi dari Prosedur dan Instruksi Kerja adalah penjelasan langkah-langkah
yang harus diikuti atau dilaksanakan untuk mencapai atau
menyelesaikan apa yang telah ditulis pada tujuan Prosedur dan Instruksi
Kerja tersebut.
7 Lampiran
Lampiran dari Prosedur dan Dokumen Terkait dari Instruksi Kerja bila
diperlukan untuk memperkuat prosedur dan instruksi kerja.
Lampiran dapat berupa :
Keterangan-keterangan yang diperlukan,
Gambar, diagram alir yang diperlukan untuk menjelaskan Prosedur
dan Instruksi Kerja,
Formulir yang diperlukan untuk merekam kegiatan yang disyaratkan
oleh Prosedur dan Instruksi Kerja tersebut.
2 Pengesahan Dokumen
Tanggung jawab pembuatan, pemeriksaan dan pengesahan dokumen sesuai tabel
berikut:

Nomo Jenis Dokumen Disiapkan Oleh Diperiksa Oleh Disetujui Oleh


r
1. Kebijakan dan - - Kepala
Sasaran Mutu Perusahaan Roti
manis
2. Pedoman Mutu Bidang Wakil Manajemen Kepala
Perusahaan Roti
manis
3. Prosedur Mutu Bidang Wakil Manajemen Kepala
Perusahaan Roti
manis
4. Prosedur Kerja Masing-masing Para Kabid Kepala
Subbidang/Subbagia Perusahaan Roti
n manis
5. Instruksi Kerja Masing-masing Para Para Kabid
Subbidang/Subbagia Kasubbid/Kasubbag
n

3 Identifikasi Dokumen
Identifikasi tiaptiap dokumen selain judul adalah dengan penomoran sebagai berikut:
a Pedoman Mutu
PM/OT.01.02/ddd/eeee
PM : Pedoman Mutu
OT.01.02 : Kode Klasifikasi Produksi Pengolahan Roti
ddd : Kode singkatan nama jabatan pimpinan Kepala Perusahaan Roti manis
eeee : Tahun

b Prosedur Mutu dan Prosedur Kerja


PR.aa/OT.01.02/ddd/eeee
PR : Prosedur
aa : Nomor urut Prosedur Pengolahan
OT.01.02 : Kode Klasifikasi Produksi Pengolahan Roti
ddd : Kode singkatan nama jabatan pimpinan Kepala Perusahaan Roti manis
eeee : Tahun
c Instruksi Kerja
IK.bb.aa/OT.01.02/ddd/eeee
IK : Instruksi Kerja
bb : Nomor urut Instruksi Kerja
aa : Nomor urut Prosedur
OT.01.02 : Kode Klasifikasi Produksi Pengolahan Roti
ddd : Kode singkatan nama jabatan pimpinan Kepala Perusahaan Roti
eeee : Tahun
d Formulir
FM.cc.aa/OT.01.02/ddd/eeee
FM : Formulir
cc : Nomor urut Formulir
aa : Nomor urut Prosedur dan/atau Instruksi Kerja
OT.01.02 : Kode Klasifikasi Produksi Pengolahan Roti
ddd : Kode singkatan nama jabatan pimpinan Kepala Perusahaan Roti
eeee : Tahun

e Dokumen Eksternal
ff/gg/ddd/eeee
ff : Nomor dokumen eksternal
gg : Kode Klasifikasi Prosedur Pengolahan Roti
ddd : Kode singkatan nama jabatan pimpinan kepala perusahaan Roti
eeee : Tahun
Keterangan :
PM : Pedoman Mutu
PR : Prosedur
IK : Instruksi Kerja
FM : Formulir

Nama Jabatan Pimpinan


No. Kode
(Unit Kerja/Unit Pengolah)
1. Pusat Perusahaan Roti Manis
2. Subbidang Tata Usaha
3. Bidang
Subbidang
Subbidang

4. Bidang
Subbidang
Subbidang
5. Bidang
Subbidang
Subbidang

4 Pembuatan dan Penerbitan Dokumen


1 Bidang/Subbidang/Subbagian menyiapkan draft dokumen yang diperlukan
dengan format sesuai 6.1.2,
2 Draft dokumen yang telah disiapkan, diperiksa dan disahkan oleh pejabat yang
berwenang berdasarkan 6.2,
3 Dokumen yang telah disahkan diberi cap MASTER dan disimpan oleh Wakil
Manajemen,
4 Wakil Manajemen membuat Master List/Riwayat atas dokumen baru atau
perubahan yang diajukan, baik dokumen internal (Lampiran 6: Daftar Induk
Dokumen Internal) maupun dokumen eksternal (Lampiran 7 : Daftar Dokumen
Eksternal),
5 Dokumen yang telah dicap MASTER, digandakan dan diberi cap COPY
No.: ..... dan TERKENDALI, kemudian didistribusikan sesuai dengan Daftar
Distribusi penerima dokumen, sedangkan salinan tidak terkendali diberi cap
TIDAK TERKENDALI dan dapat didistribusikan ke pihak-pihak yang
berkepentingan dengan tanda bukti penerimaan salinan (Lampiran 8 : Bukti
Penerimaan Salinan Dokumen),
6 Dokumen eksternal dapat digandakan berupa salinan tidak terkendali dan
didistribusikan ke pihak-pihak yang membutuhkan.
7 Wakil Manajemen bertanggungjawab dalam penerbitan dokumen internal dan
selalu diperiksa keabsahan, nomor, revisi dan jumlah halamannya.
5 Pemeliharaan Dokumen
1 Wakil Manajemen secara berkala, minimal satu tahun sekali, mengidentifikasi
kesesuaian semua dokumen yang digunakan,
2 Apabila ditemukan dokumen yang tidak sesuai dan atau sudah tidak berlaku,
maka Wakil Manajemen menarik dokumen tersebut, diberi cap TIDAK
BERLAKU dan diganti dengan dokumen yang sesuai dan mutakhir (Lampiran 9
: Bukti Penarikan Dokumen),
3 Wakil Manajemen menyerahkan dokumen yang sudah tidak berlaku ke
Subbagian Tata Usaha untuk penyimpanan atau pemusnahan sesuai dengan
kategorinya.
6 Pengubahan Dokumen
1 Bidang/Subbidang/Subbagian dapat mengusulkan pengubahan terhadap suatu
dokumen internal yang diperkirakan mengakibatkan penyimpangan/masalah
terhadap kinerja melalui memo kepada Pejabat yang berwenang mengesahkan
dokumen tersebut (lihat 6.2),
2 Wakil Manajemen bersama Bidang/Subbidang/Subbagian pengusul membahas
dan menetapkan pengubahan dokumen,
3 Proses pengubahan yang bersifat amandemen, dibuat dalam lembar amandemen
sesuai Formulir Amandemen (Lampiran 10: Formulir Amandemen), disetujui
oleh Wakil Manajemen dan Pejabat yang berwenang (lihat 6.2) dan diberi cap
MASTER,
4 Wakil Manajemen menggandakan hasil amandemen, diberi cap COPY No.: .....
dan TERKENDALI dan mendistribusikannya sesuai daftar distribusi dokumen
untuk disisipkan pada dokumen yang di-amandemen.
5 Proses pengubahan yang bersifat revisi dokumen mengikuti Tahapan Pembuatan
Dokumen langkah 6.4.1 s.d. 6.4.3.
7 Pemusnahan Dokumen
1 Wakil Manajemen mengidentifikasi dan mengusulkan pemusnahan dokumen
yang tidak berlaku dan disampaikan kepada Kepala Bidang masing-masing
melalui memo.
2 Wakil Manajemen menyampaikan usulan pemusnahan dokumen yang telah
disetujui oleh Kepala Bidang masing-masing kepada Kepala Perusahaan Roti
Manis Atas perintah Kepala Perusahaan Roti Manis, Kepala Subbagian Tata
Usaha melaksanakan pemusnahan dokumen dan membuat Berita Acara
Pemusnahan sesuai dengan Lampiran 10: Formulir Berita Acara Pemusnahan
Dokumen dengan melampirkan daftar dokumen yang dimusnahkan,.
3 Pemusnahan dokumen dapat dilakukan dengan cara dibakar, dicacah atau
dijadikan bubur kertas, atau cara lain sehingga fisik dan informasinya tidak dapat
dikenali lagi,
4 Dokumen yang dimusnahkan direkam sesuai dengan Lampiran 11: Daftar
Dokumen yang Dimusnahkan.
7 Lampiran
1 Lampiran 1 : Diagram Alir Pengendalian Dokumen
2 Lampiran 2 : Halaman Judul
3 Lampiran 3 : Lembar Distribusi Dokumen
4 Lampiran 4 : Rekaman Dokumen
5 Lampiran 5 : Daftar Induk Dokumen Internal
6 Lampiran 6 : Daftar Dokumen Eksternal
7 Lampiran 7 : Bukti Penerimaan Salinan Dokumen
8 Lampiran 8 : Bukti Penarikan Dokumen
9 Lampiran 9 : Formulir Amandemen
10 Lampiran 10 : Berita Acara Pemusnahan Dokumen
11 Lampiran 11: Daftar Dokumen yang Dimusnahkan/Diserahkan
8 Rekaman
No. Nama Rekaman Uraian Lokasi Masa
Penyimpanan Penyimpanan
1. Daftar Induk Dokumen Master List/Riwayat
Internal dokumen internal baru Wakil 5 tahun
atau perubahan Manajemen

2. Daftar Dokumen Daftar Dokumen


Eksternal Eksternal Wakil 5 tahun
Manajemen
3. Bukti Penerimaan Distribusi dokumen
Salinan Dokumen internal dan eksternal Wakil 5 tahun
Manajemen

4. Bukti Penarikan Penarikan dokumen


Dokumen yang sudah tidak berlaku Wakil 5 tahun
Manajemen

5. Amandemen Pengubahan dokumen


Wakil 5 tahun
Manajemen

6. Berita Acara Mulai


Pemusnahan dokumen
Pemusnahan Dokumen yang tidak diperlukan Wakil 5 tahun
atau melebihi masa Manajemen
Pengajuan dokumen internal
simpan
(baru/perubahan)
7. Daftar Dokumen yang Daftar Dokumen yang
Dimusnahkan/ dimusnahkan/Tidak Wakil 5 tahun
Diserahkan diserahkan Manajemen
Selesai
Persetujuan
Lampiran 1
Ya
DIAGRAM ALIR PENGENDALIAN DOKUMEN
Pembuatan

Ya

Perubahan
Tidak

Pengesahan

Dokumen eskternal Master List/Riwayat

Master
Penerbitan Disimpan
Selesai

Penggandaan

Terkendali

Daftar Distribusi
Selesai
Distribusi
Tidak Terkendali

Pihak berkepentingan
Lampiran 2
HALAMAN JUDUL
JUDUL DOKUMEN
TINDAKAN Nama Jabatan Tandatangan Tanggal
Disiapkan

Diperiksa

Disetujui

Lampiran 3
LEMBAR DISTRIBUSI

No. Jabatan Deskripsi Dokumen Tanggal

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Lampiran 4
REKAMAN DOKUMEN
Lokasi Masa
No. Nama Rekaman Uraian
Penyimpanan Penyimpanan
Lampiran 5
DAFTAR INDUK DOKUMEN INTERNAL

Klau Judul Tang Jumla Jumla Mas Keteran


sul Nomo Pemb Pemeri Penge
Doku gal h h a
dala r uat ksa sah gan
men Terbi Hala Distrib Simp
m Doku
t man usi an
SB men
77
Jakarta,.....................................
Yang mengesahkan Yang membuat

( ) ( )
Lampiran 6
DAFTAR DOKUMEN EKSTERNAL

Judul Nomor Pembuat/ Penerbi Tanggal Jumlah Masa Keterangan


Dokumen Dokume Pengaran t Terbit Halama Simpa
n g n n

Jakarta,.....................................
Yang mengesahkan Yang membuat

( ) ( )
Lampiran 7
FORMULIR BUKTI PENERIMAAN SALINAN DOKUMEN

Nomor : Tanggal :
Manual Mutu Jumlah : Nama : No. Salinan :
Prosedur Jumlah : Nama : No. Salinan :
Instruksi Kerja Jumlah : Nama : No. Salinan :
Formulir Jumlah : Nama : No. Salinan :
Dokumen Jumlah : Nama : No. Salinan :
Eksternal
Dari :
Uraian

Catatan : Yang menerima Yang menyerahkan

( ) ( )

Lampiran 8
FORMULIR BUKTI PENARIKAN DOKUMEN

Nomor : Tanggal
Manual Mutu Jumlah : Nama : No. Salinan :
Prosedur Jumlah : Nama : No. Salinan :
Instruksi Kerja Jumlah : Nama : No. Salinan :
Formulir Jumlah : Nama : No. Salinan :
Dokumen Jumlah : Nama : No. Salinan :
Eksternal
Dari :
Uraian
Catatan : Yang menyerahkan Yang menerima

( ) ( )

Lampiran 9
FORMULIR AMANDEMEN
No Nama dan No. Bidang/Klaus Perubahan Kalimat
Kalimat Lama
. Dokumen ul Baru

Tanggal :
Pejabat yang mengesahkan :
(Nama)
NIP.

Lampiran 10
BERITA ACARA PEMUSNAHAN DOKUMEN
Pada hari ini tanggal bulan Tahun
yang bertanda tangan di bawah ini, berdasarkan penilaian kembali dokumen telah
melaksanakan pemusnahan dokumen sesuai tercantum dalam
Daftar Dokumen yang Dimusnahkan/Diserahkan terlampir lembar, penghancuran
secara total dengan cara
Saksi saksi : Kepala Subbagian Tata Usaha,
Ka. SubBidang terkait ( ........................................)

Ka. Bidang terkait/Wakil Manajeme


Lampiran 11

DAFTAR DOKUMEN YANG DIMUSNAHKAN


NAMA BIDANG : ..............................................................................................
UNIT : ..............................................................................................
NO. DESKRIPSI DOKUMEN TAHUN JUMLAH KETERANGAN
Tanggal :
Wakil Manajemen

(Nama)
NIP.

Pengendalian record (klausul 4.2.3)


Pengendalian Rekaman
1. Pengumpulan Rekaman
Pengumpulan rekaman dilakukan dengan cara pengisian formulir yang telah
disipakna untuk masing-masing kegiatan yang merupakan peragaan dari hasil
aktivitas tiap-tiap bagian/ bidang/ kejurusan terkait
Pegawai atau penanggungjawab yang berwenang memaraf rekaman hasil kegiatan
Setiap bagian/bidang/kejuruan mendokumentasikan rekaman setiap selesai
melaksanakan kegiatannya, sesuai periode waktu dan kegiatan yang diatur oleh
doumen panduan
Kepala bidang/bagian/ ketua kejuruan harus memeriksa terhadap kelengkapan
dari pengisian rekaman tersebut sesuai dengan kolom kegunaan dari tiap formulir
yang telah disiapkan
2. Pengolahan Rekaman
Setiap bagian/bidang/kejuruan melakukan pengolahan data atau informasi dari
hasil rekaman yang diperoleh. Pengolahan dilakukan sebagai bahan untuk
melakukan analisa atau pengembangan sistem pada setiap bagian sesuai dengan
fungsinya
Hasil pengolahan disusun dalam bentuk rekapitulasi untuk selanjutnya menjadi
laporan kegiatansecara periodic ( bulanan atau tahunan )
Data atau informasi yang telah diolah tersebut merupakan suatu peragaan dari
bukti pelaksaan aktivitas yang dilakukan
3. Penyimpanan Rekaman
1. Penyimpanan Rekaman Berupa Cetakan
Setiap bagian/bidang/kejuruan menyimpan rekaman sesuai dengan
fungsi dan lokasi aktivitasnya
Rekaman disimpan pada file dan dipisahkan berdasarkan lokasi,
bagian, dan fungsi formulir dari rekaman itu. Identifikasi dilakukan
dengan pemberian inisial nama dan nomor formulir yang terdapat pada
file tersebut
Penyimpanan rekamaan cetakan bisa disimpan pada media file arsip,
binder arsip, lemari arsip atau ruang arsip
2. Penyimpanan Rekaman Elektronik
Penyimpanan rekaman elektronik dilakukan dengan cara menyimpan
pada file media computer ( berupa hardisk, CD atau server data), file
media suara ( pita rekaman, cakram padat). Untuk memudahkan
pengambilan data maka setiap file harus diberi inisial nam file dank
ode simpannya (nomor, media simpan, folder computer, dan lokasi
simpannya)
Penyimpanan rekaman diberi identitas dan pemisahan lokasi untuk
memudahkan mengidentifikasiulang rekaman dan menghindari
hilangnya rekaman
4. Pemberian Identifikasi Rekaman
Nama/judul formulir rekaman dibuat berdasarkantujuan, lokasiatau unit kerja
dimana rekaman tersebut digunakan
Identifikasi rekaman dapat dilakukan dengan menggunakan nama
kejuruan/bagian, tanggal, nomor atau lainnya.
5. Masa Berlaku Rekaman dan Pemeliharaan
Setiap bagian/bidang/kejuruan/ dapat menentukan masa simpan atau masa berlaku
dari setiap rekaman
Penentuan masa berlaku atau masa simpan dapat berbeda, sesuai dengan
kepentingan aktivitas yang terkait dengan data tersebut dan mengacu kepada
peraturan yang terkait dengan data tersebut
Untuk menjaga kualitas dan kondisi rekaman cetakan dari kerusakan, secara
periosik minimal sekali setahun setiap rekaman diperiksa kondisi kutuhannya
Untuk menjaga kualitas dan kondisi rekaman file elektronik dari kerusakan,
secara periodic minimal sekali seminggusetiap rekaman pada file computer
diperiksa dan dilakukan pembersihan dari ancaman virus data
6. Pemusnaan Rekaman
Pemusnaan rekaman dilakukan dengan mengacu pada masa simpan rekaman yang
telah ditetapkan atau disepakati, sesuai dengan informasi pada daftar
pemeliharaan rekaman
Pemusanaan rekaman dapat dilakukan pada saat masa berlaku rekaman diketahui
telah berakhir.

TINDAKAN Nama Jabatan Tandatangan Tanggal


Disiapkan

Diperiksa
Disetujui

LEMBAR DISTRIBUSI

No. Jabatan Deskripsi Dokumen Tanggal

1. Kepala Salinan 1
2. Kepala Subbagian Tata Usaha Salinan 2
3. Kepala Bidang Salinan 3
4. Kepala Bidang Salinan 4
5. Kepala Bidang Salinan 5
6. Wakil Manajemen Asli