10 Maret 2017

JOB DESCRIPTION
RETREAT 2K17

1. KETUA PELAKSANA
- Mengkoordinir seluruh kegiatan masing-masing seksi dalam
kepanitian yang di bentuk.
- Mengarahkan dan membimbing kegiatan masing-masing seksi
untuk melaksanakan tugasnya secara tepat, cepat dan
bertanggungjawab.
- Menandatangani surat-surat keluar untuk melancarkan kegiatan
yang di rencanakan.
- Melakukan koordinasi kepada seluruh tugas-tugas yang di jalankan
oleh masingmasing seksi yang ada.
- Menerima dan memberikan laporan atau informasi atas
perkembangan kegiatan yang di laksanakan masing masing seksi.
- Bertanggung jawab atas seluruh rangkaian kegiatan kepanitian.
- Membuat rapat-rapat kepanitian guna memantapkan kelancaran
kegiatan.
- Dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab kepada Ketua
Misdinar selaku penanggung jawab umum.
- Bersama sekertaris dan penanggung jawab umum menjadwalkan
koordinasi dan evaluasi kepanitiaan secara keseluruhan

2. WAKIL KETUA PELAKSANA

- Membantu ketua panitia dalam mengkoordinir seluruh kegiatan
masing masing seksi dalam kepanitian yang di bentuk.
- Bersama-sama Ketua memberikan arahan dan membimbing
kegiatan masing masing seksi.
- Menerima laporan dari tiap-tiap seksi dan mengkoordinasikan
kembali kepada ketua panitia.
- Menggantikan Ketua Panitia untuk memimpin rapat panitia apabila
ketua panitia berhalangan hadir.
- Dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab kepada Ketua
Misdinar selaku penanggung jawab umum.
3. SEKRETARIS
- Menyusun dan mencetak proposal untuk diajukan ke Sie. Liturgi dan
Ketua Misdinar yang kemudian di lanjukan ke Ketua Stasi.
- Menyiapkan konsep surat-surat yang berhubungan dengan
kepanitian
kegiatan baik keluar maupun kedalam panitia.
- Bersama-sama Ketua panitia menandatangani surat-surat keluar.
- Memenuhi kebutuhan dan administrasi dan surat menyurat dari
masing-masing sie.
- Mendampingi Ketua dan atau Wakil ketua dalam memimpin rapat
panitia.
- Menginformasikan dan melaporkan kepada ketua dan wakil ketua
serta seluruh anggota panitia hasil-hasil kesepakatan panitia serta
informasi penting lainnya dari dan untuk panitia.
- Wajib selalu hadir pada rapat maupun saat keadaan tidak
memungkinkan.
- Bersama ketua panitia menjadwalkan koordinasi dan evaluasi
kepanitiaan secara keseluruhan.
- Bertanggung jawab terhadap pendokumentasian arsip.
- Membuat presensi kehadiran koordinasi maupun saat hari H.
- Membuat laporan pertanggungjawaban diakhir kegiatan.

4. BENDAHARA
- Bersama-sama seluruh panitia menentukan dan mencatat
perencanaan sumber-sumber uang masuk ke panitia.
- Mencatat keuangan panitia baik yang masuk maupun keluar secara
tepat dan benar.
- Menerima dan mengeluarkan uang panitia secara
bertanggungjawab.
- Mengumpulkan bukti-bukti penting yang berhubungan dengan
pengeluaran pemasukan keuangan dari dan untuk panitia.
- Dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab kepada Ketua
Panitia
- Wajib selalu hadir pada rapat maupun saat keadaan tidak
memungkinkan.
- Membuat laporan realisasi keuangan panitia dan menyampaikan
kepada seluruh panitia.

5. SIE. ACARA
- Bertanggung jawab membuat, mematangkan dan
mengkoordinasikan konsep acara.
- Merencanakan dan mempersiapkan teknis acara dalam pembuatan
rundown acara rinci dan spesifik.
- Bersama sie. perlengkapan menyusun daftar perlengkapan dan
mengadakannya.

2
 - Membuat konsep acara agar lebih baik, misalnya dengan
mengundang orang ahli yang dibutuhkan dalam melancarkan
rangkaian acara.
- Melakukan koordinasi internal acara kepada sie lain agar tercipta
pembagian tugas yang jelas.
- Bertanggung jawab kepada ketua panitia.
- Bertanggung jawab terhadap keberlangsungan acara pada hari H.

6. SIE. HUMAS
- Mengkonsep dan membuat media publikasi kegiatan ( misalnya
dalam bentuk pamflet, leaflet, brosur, spanduk, baliho, poster,
undangan sesuai dengan kebutuhan kegiatan) dan
menyebarkannya kepada pihak terkait.
- Membuat list kebutuhan dan anggaran yang terkait dengan promosi
acara.
- Mengurus perizinan yang diperlukan untuk keberlangsungan acara
(tempat, perlengkapan).
- Bekerjasama dengan sie dokumentasi untuk publikasi kegiatan.
- Melakukan koordinasi internal humas agar tercipta pembagian
tugas yang jelas.

7. SIE. DOKUMENTASI
- Bertugas dalam pembuatan pamflet dan bekerjasama dengan sie
humas untuk publikasi kegiatan.
- Menyediakan, memproses dan memproduksi dokumentasi kegiatan
dalam bentuk foto ataupun video, serta mempersiapkan sertifikat
untuk panitia dan peserta acara.
- Melakukan tugas-tugas yang ditugaskan oleh ketua panitia dan
berkoordinasi dengan sie lainnya secara kooperatif.
- Bertanggung jawab terhadap dekorasi ruangan (jika diperlukan
ruangan untuk keberlangsungan acara).
- Bertanggung jawab membimbing dan mengarahkan peserta selama
kegiatan berlangsung.
- Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada ketua panitia.

8. SIE. PERLENGKAPAN
- Mengumpulkan list perkap yang dibutuhkan acara dari semua sie.
- Mengadakan hubungan / kontrak perjanjian dalam hal peminjaman /
penyewaan peralatan.
- Bertanggung jawab atas pemeliharaan/perawatan dan
pengembalian peralatan perlengkapan kegiatan.
- Menyiapkan perlengkapan dan peralatan yang dibutuhkan.
- Melakukan koordinasi internal perkap agar tercipta pembagian
tugas yang jelas.

3
 - Melakukan tugas-tugas yang ditugaskan oleh ketua panitia.
- Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada ketua panitia.

9. SIE. KONSUMSI DAN P3K

- Membuat estimasi dana yang dibutuhkan untuk konsumsi & P3K.
- Berkoodinasi dengan bendahara terkait list kebutuhan dan
anggaran.
- Menyiapkan dan mengatur menu makanan (ringan dan berat)
termasuk penjadwalannya.
- menyiapkan dan membereskan alat-alat konsumsi yang dibutuhkan.
- Mengkontrol distribusi konsumsi pada hari H.
- Bertanggung jawab terhadap kesehatan/penanganan darurat
peserta dan panitia.
- Melakukan koordinasi internal konsumsi & P3K agar tercipta
pembagian tugas yang jelas.
- Bertanggungjawab kepada Ketua Panitia.

10. SIE. TRANSPORTASI DAN KEAMANAN

- Menyediakan dan menyiapkan sarana transportasi bagi kebutuhan
kegiatan.
- Mengatur dan mempersiapkan penataan seluruh kegiatan serta
sarana-sarana yang berkaitan dengan keamanan kegiatan.
- Melakukan koordinasi internal transkam agar tercipta pembagian
tugas yang jelas.

11. SIE. DANA USAHA

- Membuat list dana dan anggaran yang dibutuhkan untuk acara
keseluruhan.
- Membuat list usaha untuk mendapatkan dana dan target bulanan.
- Bertanggung jawab terhadap usaha mencari dana serta sponsorship
yang telah direncanakan.
- Bertanggung jawab mencari sumber pendanaan kegiatan melalui
kerjasama dengan lembaga pemerintah, swasta maupun donasi
perorangan.
- Bertanggung jawab membuat laporan pertanggung jawaban untuk
lembaga yang bersedia kerjasama.
- Bertanggung jawab dengan ketua panitia.