Ejemplo de una poltica de

crdito y cobranza
Jue, 10/07/2014 - 7:00am
Por:
Salvador Bauelos
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Archivado en: | El arte de cobrar | Agencia de Cobranza | crdito y cobranza

EL ARTE DE COBRAR

Salvador Bauelos
https://twitter.com/amerexonline
Es cofundador y presidente de AFS-Internacional, agencia de cobranza y factoraje de cuentas por cobrar,

especializada en transporte de carga y comercio exterior.

Hace un par de semanas escrib en esta columna el artculo Factor comn de una
cobranza exitosa. Recib algunos correos con preguntas, comentarios de apoyo y
comprensin sobre cmo establecer las polticas de crdito y cobranza.
Creo que el tema ser ms fcil de comprender a travs de un ejemplo. Antes de
empezar a hablar sobre el contenido de una poltica es importante estar conscientes
de que cada empresa es diferente y, por ende, cada poltica de crdito y
cobranza es diferente. Por eso mismo es muy comn que las empresas no cuenten
con una.
Hay varias razones para contar con una poltica de crdito y cobranza, entre las
cuales podemos incluir los siguientes beneficios:
Enfocarse en los aspectos ms importantes. El manejo de cuentas por cobrar no
es una tarea sencilla; suele suceder que los ejecutivos se distraen de las aspectos
importantes por atender otros menos importantes.
Consistencia en el trato de los clientes. Cuando se cuenta con una poltica de
crdito y cobranza se vuelve ms sencilla y lgica la toma de decisiones porque se
tienen criterios predeterminados. Esto puede crear una sensacin en sus clientes de
que estn recibiendo un trato ms justo.
Consistencia en su propia empresa. A travs de las polticas se establece por
escrito qu es lo que se espera de cada uno y se dan cuenta de que son parte de un
mismo equipo.

Antes de crear una poltica de crdito y cobranza, primero deber de

contestar las siguientes preguntas:
- Cul es la misin?
- Cuales son los objetivos?
- Quin tiene responsabilidades especficas en el departamento de crdito y
cobranza, y cules?
- Cmo ser evaluado el crdito?
- Cmo se manejar la cobranza?
- Cules son los trminos de crdito?
- Qu tipo de clientes tiene, empresas o personas fsicas?
- Cul es el perodo en que prescribe la accin legal en su pas o estado?

Las 6 partes de una poltica de crdito y cobranza

He dividido en seis principales secciones la poltica de crdito y cobranza. Muchos
dividen su poltica hasta en 8 9 secciones, pero creo que hay algunas secciones
que pueden ser combinadas perfectamente o incluirse en otras.

1. Misin
2. Objetivos
3. Responsabilidad
4. Evaluacin de crdito
5. Trminos de crdito
6. Cobranza

Misin

La parte ms importante de una poltica de crdito es la definicin de la misin en

su departamento. Bsicamente es definir qu se desea lograr y el por qu existe. La
misin proporcionar la base o contexto sobre las cuales las polticas se
formularn.
Por ejemplo, una misin podra redactarse de la siguiente manera:
El Departamento de Crdito es responsable de mantener una alta calidad en sus
cuentas por cobrar. Es nuestra poltica el proporcionar crdito a todos los posibles
solicitantes. El Departamento de Crdito intentar descartar a los clientes que
resultaran en una morosidad obvia. Vamos a proporcionar mecanismos flexibles
para proteger nuestras cuentas por cobrar sin poner en peligro la relacin con
Ventas.

Objetivos
Los metas son lo que se desea lograr; lo que usted quiere que su poltica de crdito
logre para para su empresa.

Puede escribir un conjunto especfico de objetivos numricos de la siguiente

manera:
Nuestros objetivos son limitar la morosidad al ____% de las ventas totales, los das
de venta en cartera (DSO) a ____ das, y la antigedad de cobranza no mayor al
____% ms all de 60 das. Revisar todos los lmites de crdito de ms de $ _____.
Tambin vamos a reducir los costos del departamento de crdito en $ _____.

Tambin puede manejar el enfoque de escribir objetivos genricos:

Todos los clientes con 15 das de mora sern contactados por correo electrnico.

Todos los clientes con 20 das de mora sern contactados por telfono.

Cuentas en las siguientes situaciones se asignarn con una agencia de

cobranza que haya sido aprobada por el gerente de crdito:
- Cuentas de ms de 90 das de edad sin actividad de pago en los 3 meses
anteriores.
- Cuentas de menos de 90 das de edad que no contesten a los mensajes en un
perodo de dos semanas o que su correo se devuelva.
- Cuentas de menos de 90 das de edad con negativa total de pago.
- Cuentas con dos o ms promesas de pago incumplidas sin importar su edad.
- Cuando el cliente informa que no podr pagar dentro de los trminos acordados y
se rehsa a dar una fecha especfica de pago o un plan de pagos realista, sin
importar su edad.

Todas las solicitudes de crdito se actualizarn y sern revisadas cada 6 meses.

La siguiente semana continuar con las dems secciones y les compartir un link
para que puedan descargar gratuitamente un ejemplo completo de una poltica de
crdito y cobranza.
Hasta la siguiente!

El autor dirige la primer agencia de cobranza especializada en el transporte de

carga en Amrica Latina: AFS International (www.afs-int.com) y es autor de los
libros Cobranza Eficiente en el Transporte de Carga y Credit & Collections in
the Freight Industry Handbook - www.freightcollections.com.