Lorena Alves

Lorena Samara
Sueli Pereira Xavier

Gesto da Qualidade

5S E SUA APLICABILIDADE

Una / MG
Maro / 201
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Introduo

Os programas de melhoria contnua so considerados como um diferencial

competitivo, tanto para as grandes quanto para as pequenas empresas. Todas procuram
maneiras e tcnicas para evoluir no mercado, obter lucro, aumentar a produtividade, e
satisfazer os seus clientes.
Um dos programas de melhoria continua o 5s, foi desenvolvido no Japo e
utilizado inicialmente pelas donas de casas ensinando para seus filhos os princpios
educacionais, assim envolvendo todos os membros da famlia na administrao e organizao
do lar. O objetivo deste sistema garantir uma srie de aes e procedimentos, com a
finalidade de conscientizar e promover mudanas de hbitos, preparando o ambiente para o
bem-estar dos clientes, baseando-se na gesto da qualidade. Para isso necessrio que haja
comprometimento de todos do local, para aumentar as chances de sucesso.
O significado de 5s est relacionado a um conjunto de conceitos como: utilizao,
organizao, limpeza, sade e autodisciplina que se tornam pratica fundamenta para todos os
nveis da organizao, ou seja, a obteno do processo educacional e sucesso, considerando
Silva (1996). Neste estudo ser apresentado os conceitos do 5S e como podemos aplic-lo.
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Justificativa

Este estudo pretende, mostrar a importncia de se aplicar o programa, tornando o

ambiente produtivo e melhorando a viso da empresa, e transformando o modo que os
funcionrios veem o local de trabalho tornando-o mais eficiente e visando a busca da
Qualidade Total no processo. Nos dias atuais notrio que em diversas organizaes pblicas
e privadas, nos lares, nas igrejas, nas ruas e at em um pas, a falta de comprometimento da
eficincia devido falta de organizao das ferramentas, dos arquivos fsicos e magnticos,
dos estoques e a boa apresentao das instalaes; como tambm, o bem-estar das pessoas.
Portanto, percebe-se que a implementao do Programa 5S de suma importncia
para o melhoramento do sistema operacional na empresa, que, ao longo do processo, ele
provoca mudanas considerveis no comportamento das pessoas tornando o ambiente bem
apresentado, fcil e seguro de se trabalhar.
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Referencial Terico

Gesto da Qualidade Total

O movimento da qualidade foi implementado primeiramente no Japo,

em 1980 pelos americanos aps a Segunda Guerra Mundial, seus conceitos foram
baseados nos pesquisadores e consultores americanos Juran, Feigenbaum e
Deming chamado de pai da qualidade considerando Daft (2005), suas teorias
foram adaptadas para atingir as potncias industriais. Assim os japoneses
utilizaram as abordagens do controle da qualidade fazendo com que seus
colaboradores da linha de frente das fbricas se envolvessem com o processo.
O departamento de defesa dos EUA conceituou a GQT como atividades
de melhoria continua envolvendo todos em uma organizao em um esforo
totalmente integrado na direo da melhoria do desempenho em cada nvel da
organizao. Esta melhoria de desempenho direcionada para satisfazer objetivos
como qualidade, custo, prazo, misso e objetivos... Essas atividades so focadas
no aumento da satisfao do cliente/usurio menciona Ribeiro (2010).
Destaca Daft (2005), que existem quatro elementos que so importantes
para a gesto da qualidade:
Envolvimento com os colaboradores.
Participao de todos no controle da qualidade.
Foco no cliente, ou seja, busca da satisfao das necessidades.
Superar as expectativas.
Ainda para o autor a gesto da qualidade deve considerar o benchmarketing que
a descoberta de novidades no mercado, as melhorias contnuas que so as pequenas
mudanas em todas as reas da empresa buscando eficincia, qualidade e satisfao dos
clientes.
A filosofia da gesto da qualidade foca no trabalho em equipe, satisfao dos
clientes e diminuio dos custos. Sendo assim a gesto da qualidade importante para o
crescimento e desenvolvimento das empresas. Para isso necessrio passar por
adaptaes, aprimoramentos em busca da qualidade contnua para agregar valor aos
produtos e/ou servios.
Defende Juran (1995), que para uma empresa possuir a qualidade no ambiente
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de trabalho necessria satisfao dos clientes. Para o autor qualidade significa

desempenho do produto, ou seja, quais as caractersticas que possui e porque seus
consumidores/clientes esto adquirindo.
Para conquistar e manter os clientes necessrio adotar estratgia para a
melhoria dos procedimentos. Para Kalkmann (2002) necessrio sair da rotina e alterar
hbitos antigos, estabelecer novos paradigmas e utilizar sempre a qualidade em todas as
tarefas que forem executadas.
A GQT uma abordagem abrangente que visa melhorar a competitividade, a
eficcia e a flexibilidade de uma organizao por meio de planejamento, organizao e
compreenso de cada atividade, envolvendo cada indivduo em cada nvel. As empresas
devem estar sempre voltadas para inovao, em busca da melhoria contnua. Com isso
ser necessria a participao de todos os colaboradores para que consiga atingir o
objetivo final que o crescimento perante o mercado logstico com qualidade produtos e
servios e na qualidade de vida dos colaboradores. til em todos os tipos de
organizao.

Programas da Gesto da Qualidade

Os programas da qualidade servem para busca da melhoria continua, considera

Taublib (1998) que a qualidade significa mudana na postura comportamental com
menor custo e evitando desperdcio. Com o passar do tempo surgiram algumas
metodologias que vo sendo adaptadas com a realidade de cada empresa buscando o
controle da qualidade total.
No quadro a seguir esto representados os programas da qualidade apontados
por Kalkmann (2002):
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Programas da Significados
Qualidade Fabricao da quantidade mnima necessria, no
Just In Time
menor tempo possvel e somente no momento exato
KAIZEN Melhorias dirias baseadas em educao e
Why (Por qu? - justificativa) What (O que? -
treinamento.
5W e 1H etapas) How (Como? - mtodo) Who (Quem?
responsabilidade) Where (Onde? local) When
5s (Quando?
Utilizao, tempo)
Organizao, Limpeza, Sade e
Autodisciplina.
Ciclo PDCA Definir, Executar, Verificar e Atuar.

Quadro 01 - Programas da Qualidade

Fonte adaptada: Kalkmann (2002)

O quadro 01 apresenta os programas da qualidade que podem ser utilizados nas

empresas considerando Kallkmann (2002).
O programa Just In Time uma filosofia baseada na eliminao de desperdcios
no processo de manufatura. Para Alves (2011) esse sistema apresenta um novo conceito
no processo produtivo, para a obteno de estoques bem menores, custo mais baixo e
melhor qualidade, quando comparado aos sistemas convencionais. Alm de eliminar
desperdcios, a filosofia Just In Time procura utilizar a capacidade plena aos
colaboradores delegando a produo de itens de qualidade, atendendo o tempo e o
processo produtivo.
Considerando Arajo e Rentes (2011) KAIZEN significa melhoria contnua do
fluxo de um processo a fim de agregar mais valor aos processos com menos desperdcio.
Para que este programa da qualidade funcione necessria contribuio de todos os
setores.
Na percepo de Segat (2011) o 5W e 1H que deriva de seis palavras citadas no
quadro permite considerar todas as tarefas a serem executadas ou selecionadas de forma
cuidadosa e objetiva, assegurando sua implementao de forma organizada. Podendo
ser conferida mediante um check list sendo que descreve as determinadas atividades que
precisam ser desenvolvidas com no mximo de clareza possvel por parte dos
colaboradores da empresa. Essa verificao diminui a ocorrncia de possveis erros.
No quadro 01 foram apresentados os programas da qualidade que podem ser
utilizadas nas empresas. Neste estudo de caso o programa escolhido foi o 5s. Por ser um
programa de fcil aplicao e por permitir melhorias nos processos e na qualidade de
vida dos colaboradores.
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Programa 5 Sensos

O Programa 5S teve sua origem no Japo, quando em Maio de 1950, o professor Kaoru
Ishikawa apresenta um mtodo para combater o desperdcio, e ajudar o pas a se reerguer da
derrota sofrida na Segunda Guerra, e sem recursos naturais. Alm disso nas indstrias
Japonesas haviam muita desorganizao e sujeira, sendo necessrio uma reestruturao.
(ANVISA,2005).
O Japo precisava melhorar a sua produo para ser compatvel com o mercado
mundial, por isso a necessidade de organizar as indstrias. Pases europeus tambm adotaram
o sistema, mas utilizando outros nomes, mas sempre buscando o Sistema da Qualidade Total.
Este programa da qualidade est sendo usado no Brasil desde 1990 em empresas que
buscam especialmente a qualificao de recursos humanos. Geralmente no concludo
o 5s nas empresas quando mal implantado, isso acontece porque acreditam que este
programa ir resolver todos os problemas, e acabam esquecendo-se de investir no
desenvolvimento das pessoas ressalta Abrantes (2007) que enfatiza tambm que quando
o programa da qualidade bem implementado poder trazer diversos benefcios.
O programa 5S visa conscientizar todos da organizao da necessidade e da
importncia da qualidade no ambiente de trabalho. uma reeducao cultural que
necessita contar com o comprometimento das equipes de trabalho para gerar os
resultados esperados. Vislumbra e objetiva termos nas organizaes ambientes limpos,
organizados, com asseio, bem como o bem-estar das pessoas, proporcionando condies
para uma maior produtividade.

Para Kalkmann (2002), esta metodologia foi criada para desenvolver bons hbitos
nas pessoas como os de: higiene, bem-estar, trabalho em grupo, evitar desperdcios e
respeito o prximo. Portanto para que este processo seja bem-sucedido necessrio
educao, treinamentos, disciplina e trabalho em grupo. Ribeiro (1994) afirma que o
resultado do programa depende da disciplina para mudana de hbitos. O autor ainda
argumenta que existem determinados benefcios com a implantao do sistema como:
eliminao do desperdcio, otimizao do espao, racionalizao do tempo, reduo
do estresse, padronizao, melhoria da qualidade, reduo de acidentes, autodisciplina,
base para a qualidade total entre outros benefcios.
No quadro 02 esto representados os 5 sensos apontados por Ribeiro (2010):
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Japons Portugus
Utilizao
1 S Seiri Senso de Arrumao
Organizao
Seleo
Ordenao
2 S Seiton Senso de Sistematizao
Classificao
3 S Seiso Senso de Limpeza
Zelo
Asseio
4 S Seiketsu Senso de Higiene
Sade
Integridade
Autodisciplina
5 S Shitsuke Senso de Educao
Compromisso
Quadro 02 - 5 Sensos
Fonte Adaptado: Ribeiro (2010)

Ressalta Kalkmann (2002), que quando todos os colaboradores estiverem

cumprindo os quatro primeiros sensos estaro preparados para cumprir o ltimo.
Refora Silva (1996, p.55), que uma pessoa autodisciplinada toma a iniciativa para
fazer o que deve ser feito.
Com a implantao de todos os sensos, Santos (2010) ressalta que as
organizaes se encontram preparadas para um posicionamento de futuro desejvel
adotando mudanas de comportamento, e relacionamento interpessoal contribuindo
assim com o desenvolvimento.

Para manter a qualidade ativa Silva (1996) acredita que necessrio que a
empresa pratique e divulgue o 5s para criar qualidade de vida no ambiente de trabalho.

O quadro 02 apresenta os cinco sensos, que podem possibilitar que as empresas

mantenham as condies necessrias para a melhoria contnua. A implementao feita
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passo a passo, conforme apresentado a seguir:

Processos de Implantao do 5S

Para iniciar a implantao do 5s necessrio fazer um cronograma e definir as

datas das atividades como dia do lanamento, neste dia necessrio sensibilizar todos da
empresa com palestra motivacional, informando sobre a importncia do 5s com a
participao da direo, gestores, multiplicadores para definir o comit da qualidade e
tambm demonstrar comprometimento perante os colaboradores.
O comit da qualidade deve ser formado por pessoas que conhecem
profundamente os conceitos do 5s, e sejam capazes de liderar a equipe para conduzir o
programa como afirma Ribeiro (1994). Estas pessoas sero responsveis pela criao da
estrutura para a implantao do 5s, pelo plano diretor e pelos treinamentos dos lderes da
avaliao do 5s na empresa.
Argumenta Silva (1996), que aps a definio do comit necessrio fazer um
plano para a implantao do programa verificando as etapas que devero ser seguidas,
ou seja, um cronograma. Entretanto Ribeiro (1994) julga que necessrio fazer um
diagnstico na empresa para mostrar a situao atual de cada rea, e assim verificar um
ponto de partida para colocar em prtica o plano de execuo do 5s. Fazer um plano sem
conhecer a realidade, correr o risco de desestimular o grupo, ou tornar o plano
desacreditado. O diagnstico uma auditoria informal que pode ser feita por pessoas
que possuem o conhecimento dos conceitos dos cinco sensos. Ainda o autor ressalta que
o diagnstico deve ser encerrado com uma reunio para verificar quais foram s
concluses dos avaliadores, do comit local e do prprio responsvel pelo processo de
avaliao.
O mesmo autor destaca que importante filmar ou fotografar todo o processo
de implantao, para evidenciar os diversos estgios, motivando a equipe a persistir em
busca de uma melhoria continua e incentivar outras reas que ainda esto com
problemas.

Para a definio do dia do lanamento interessante disponibilizar aos

colaboradores caf da manh, palestras ou almoo, para proporcionar um dia diferente e
ao mesmo tempo mostrar a importncia do programa. Neste mesmo dia argumenta
Ribeiro (1994) pode ser decidido o dia do descarte, ou seja, o dia em que todos
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entram em consenso para verificar o que realmente importante em seu local de

trabalho, departamento e colocar em uma rea determinada o que ser chamada de rea
do descarte ou no prprio lixo o que no ter mais utilidade. Neste local ser colocado
todo o material que deve ser identificado com etiquetas e descrito em uma planilha.
Depois de elaborado o planejamento, Kalkmann (2002) ressalta que
necessrio definir um dia para o descarte e iniciar a implantao do 5s sendo necessrio
fazer a definio das avaliaes que podero ser semanais ou a critrio da empresa. O
avaliador dever seguir um check list para realizar a avaliao sendo que o mesmo
dever ser acompanhado por uma pessoa do setor em questo.
Ainda enfatiza o autor que, com relao manuteno do 5s deve ser feito um
planejamento, definindo qual ser o tempo de cada avaliao, podendo ser semanais,
mensais, semestrais, ou acordo com o objetivo de cada empresa.
Considerando Ribeiro (1994) o comit ou os coordenadores elaboram um
formulrio de avaliao chamado de check list descrevendo os critrios de pontuao,
sistemtica de aplicao, e estabelecimento de metas. Os multiplicadores ou gestores
devero padronizar esse formulrio com o objetivo de servir como ferramenta comum
para toda a empresa.
Ainda para o autor, neste formulrio dever constar a identificao do ambiente
a ser avaliado, responsvel, data da avaliao, itens que sero avaliados, devero possuir
um espao para a pontuao do item, espao para o total de pontos possveis, obtidos e
desejveis, identificao do avaliador e do acompanhante. Vale ressaltar que a
pontuao mxima no quer dizer que o setor est perfeito, tem que manter e melhorar,
considerando que o programa est relacionado com a melhoria contnua.
Entretanto Kalkmann (2002) relata que geralmente os setores sero avaliados
em dupla, o avaliador e um acompanhante. Sempre que o setor for auditado o
responsvel pelo ambiente dever estar presente. O autor ainda informa que o setor a ser
avaliado dever possuir uma placa com identificao, desta forma facilitar a
identificao na hora da avaliao.

Os critrios de pontuao dever ser estabelecidos pelo comit e caso julgue

importante poder atribuir pesos diferentes para os itens a serem avaliados menciona
Ribeiro (1994). Uma observao que o autor apresenta em seu livro que os itens mais
fceis de serem trabalhados devero possuir o peso menor, j os itens de maior
complexidade, devero possuir peso maior.
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Ainda para o autor a divulgao dos resultados deve ocorrer sempre mostrando
os pontos positivos, destacando as reas que esto em conformidades ao programa da
qualidade. Deve-se ser feito um quadro para mostrar a pontuao dos setores e o placar
geral.
Ressalta o autor que aps cada avaliao do 5s dever ser feita uma reunio
para discutir a eficcia dos planos das atividades, ou seja, devero fazer um plano de
ao para correo dos pontos que esto no-conformes e definio de novas metas.
O quadro 02 apresenta os cinco sensos, que podem possibilitar que as empresas
mantenham as condies necessrias para a melhoria contnua. A implementao feita
passo a passo, conforme apresentado a seguir:

Primeiro Passo: Seiri (utilizao/Seleo)

Para Ribeiro (2010), o objetivo desta etapa eliminar tudo que seja desnecessrio. A
regra geral : selecionar o que importante e descartar o resto. E para evitar o descarte de
coisas que venha a ser necessrias, necessrio criar uma rea para descartar ou armazenar
por um tempo.

Identificao Providncias
Se usado toda hora Manter o material ao alcance das mos para o uso imediato.
Se usado todo dia Colocar os materiais prximos execuo do servio.
Se usado toda semana Colocar o material em um deposito ou almoxarifado.
Se no h uma Colocar no arquivo inativo ou deposito de sucata.
frequncia de uso
Se for desnecessrio
Quadro 03
Fonte Adaptado: Vieira (2010)

Benefcios do Senso de utilizao segundo Vieira (2010):

Liberao de espao.
Evitar a compra de materiais em duplicidade para ter melhor controle do material
necessrio.
Reduo do tempo de procura por material.
Diminuio do cansao fsico e mental, repe mais rapidamente o material.
Realoca materiais que podem ser usados e aproveitados por outros setores.
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Dicas importantes, Vieira (2010)

Evitar guardar coisa desnecessrias, para no ocupar espao das coisas que realmente
precisa.
Antes de descartar alguns objetos definitivamente, ver se til a outras pessoas. Para
isso descarta-los em um local que seja visvel a outros. Objeto pesados identific-los.
Materiais quebrados que dar para utilizar, fazer reparao destes.
Para que seja visto as mudanas que foram feitas tire fotos ou vdeos do antes e do
depois.
Sempre lembrar que selecionar um processo continuo, portanto, sempre h a
necessidade de avaliar os resultados atravs de auditorias de 5S.

Segundo passo: Senso de Ordenao (Seiton)

O Senso de ordenao nesse segundo passo tem como objetivo colocar as coisas que
sobraram aps a separao nos devidos lugares para que seja achado facilmente quando
precisar. A figura 4 apresenta um quadro com algumas orientaes para a disposio de
objetos em funo da frequncia de uso deles Vieira (2010).

Frequncia de uso Ordenao

Se usado toda hora Colocar no prprio local de trabalho
Se usado todo dia Colocar prximo ao local de trabalho
Se usado toda semana Colocar no almoxarifado etc.
Se no necessrio Descartar, disponibilizar
Quadro 04
Fonte Adaptado: Vieira (2010)

Segundo o autor padronizar a nomenclatura de tudo, para evitar que o mesmo objeto
tenha vrios nomes. Todas as coisas devem ter seu prprio local. Deve usar etiquetas ou
rtulos padronizados para facilitar a reposio de objetos em seus locais especficos.
Armrios, gavetas, mesas, tomadas, telefones, ferramentarias, locais onde se guardam as
ferramentas de manuteno devem ter etiquetas de identificao. Aps usar qualquer
ferramenta, documento ou material colocar no local onde estava.

Benefcios do Senso de Ordenao:

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Rapidez e facilidade na busca de documentos e objetos;

Controle sobre a funo de cada pessoa precisa desempenhar;
Reduo de acidentes;
Facilidade na comunicao
Evita compra de materiais desnecessrios;
Facilidade nos pedidos para repor o estoque;
Ambiente de trabalho bem apresentvel

Dicas Importantes:

Utilize o conceito de que, s vezes, um melhor;

Tenta somente uma cpia em um nico local;
Tenha um dia para cada tipo de reunio;
Siga as regras os procedimentos e normas.

Terceiro Passo: Senso de Limpeza (Seisou)

Logos aps a eliminao dos itens desnecessrios e ordenao dos itens necessrios,
nesse passo o objetivo retirar sujeiras, criando regras.
Para Vieira (2010), o senso de limpeza no se limita em s limpar poeiras ou varrer
cho. Cada um aps o uso do equipamento deve deixa-lo nas melhores condies possveis.
Deve limpar qualquer sujeira, jogar todo ou qualquer lixo em seus devidos locais.

Benefcios do Senso de Limpeza;

Ambiente mais agradvel

Controle sobre a conservao do material
Eliminao de desperdcios

Dicas Importantes:

Inspecione e verifica se o material est em perfeitas condies de uso:

Mais importante que limpar no sujar;
Estabelea horrio para limpeza e fazer diariamente;

Quarto Passo: Senso de Higiene (Seiketsu)

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Neste quarto passo, refere-se as condies de trabalho fsicas e mentais adequadas

sade. Cuidar da sade e da higiene, respeitar as opinies dos colegas, evitar fofocas, boatos e
brincadeiras de mal gosto, falar com as pessoas e no das pessoas, siga as normas de
organizao Vieira (2010).

Benefcios do Senso de Higiene;

Equilbrio mental e fsico;

Melhora na convivncia e no ambiente;
Melhora quanto a imagem da empresa tanto interno como externo;
Melhora no nvel de satisfao e motivao de todas as pessoas da
organizao;

Quinto Passo: Senso de Autodisciplina (Shitsuke)

Enfim o ltimo passo manter tudo em ordem, a manuteno dos quatro anteriores,
autodisciplina prega melhoria continua, sempre dar para melhorar.
Para Vieira (2010) os benefcios do Senso de Autodisciplina so;
Cumprimento dos procedimentos operacionais;
Alto analise e busca de aperfeioamento dos envolvidos;
Empregados motivados;
Manuteno dos quatro S implantados.

Dicas Importantes;

Explicar as pessoas o porqu de determinadas tarefas;

O elogio e reconhecimento so formas de incentivo e motivao;
Uma das formas para manter o 5S so auditorias nos setores, onde deve ser
anotado os pontos fortes e fracos.
As auditorias tm que serem feitas em intervalos mximos de 3 meses.
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Concluso

O 5S tem sido utilizado cada vez mais utilizado em todo mundo, principalmente no
Japo, onde tem sido aplicado at mesmo no ambiente familiar. O 5S uma ferramenta
simples, baixo custo e apresenta resultados a curto prazo, sendo aplicvel em qualquer setor
industrial. O maior ganho que o 5S proporciona a mudana de comportamento das pessoas e
do ambiente da empresa. Economia, organizao, limpeza, higiene e disciplina. Estes fatores
so fundamentais para elevar e garantir a produtividade. Alm disso, implantar o 5S uma
boa maneira de melhorar o seu Gerenciamento da Rotina e ter resultados cada vez melhores e
pode ser implantado em qualquer tamanho de organizao ou tipo de segmento.