Subsistema de informacin SIVIGILA

SISTEMA NACIONAL DE VIGILANCIA EN SALUD PBLICA

Ficha de notificacin

Datos bsicos
La ficha de notificacin es para fines de vigilancia en salud pblica y todas las entidades que participen en el proceso deben garantizar la confidencialidad de la informacin LEY 1273/09 y 1266/09

1. INFORMACIN GENERAL REG-R02.0000-001 V:06 AO 2016

1.1 Cdigo de la UPGD Razn social de la unidad primaria generadora del dato

Departamento Municipio Cdigo Sub ndice

1.2 Nombre del evento Cdigo del evento 1.3 Fecha de la notificacin (dd/mm/aaaa)

/ /

2. IDENTIFICACIN DEL PACIENTE

2.1 Tipo de documento 2.2 Nmero de identificacin

o RC o TI o CC o CE o PA o MS o AS
*RC : REGISTRO CIVIL | TI : TARJETA IDENTIDAD | CC : CDULA CIUDADANA | CE : CDULA EXTRANJERA |- PA : PASAPORTE | MS : MENOR SIN ID | AS : ADULTO SIN ID
2.3 Nombres y apellidos del paciente

2.4 Telfono 2.5 Fecha de nacimiento (dd/mm/aaaa) 2.6 Edad 2.7 Unidad de medida de la edad 2.8 Sexo
o 1. Aos o 3. Das o 5. Minutos o M. Masculino o I. Indeterminado
/ / o 2. Meses o 4. Horas o 0. No aplica o F. Femenino
2.9 Pas de ocurrencia del caso 2.10 Departamento y municipio de Departamento Municipio 2.11 rea de ocurrencia del caso
procedencia/ocurrencia
o 1. Cabecera municipal o 3. Rural disperso
Cdigo o 2. Centro poblado
2.12 Localidad de ocurrencia del caso 2.13 Barrio de ocurrencia del caso 2.14 Cabecera municipal/centro poblado/rural disperso 2.15 Vereda/zona
Cdigo

2.16 Ocupacin del paciente 2.17 Tipo de rgimen en salud 2.18 Nombre de la administradora de Planes de beneficios
o P. Excepcin o C. Contributivo o N. No Asegurado
Cdigo
o E. Especial o S. Subsidiado o I. Indeterminado/ pendiente Cdigo

2.19 Pertenencia tnica o 1. Indgena o 2. Rom, Gitano o 3. Raizal o 4. Palenquero o 5. Negro, mulato afro colombiano o 6. Otro
2.20 Seleccione los grupos poblacionales a los que pertenece el paciente
Discapacitados Migrantes Gestantes Poblacin infantil a cargo del ICBF Desmovilizados Vctimas de violencia armada
Desplazados Carcelarios Indigentes Madres comunitarias Centros psiquitricos Otros grupos poblacionales

3. NOTIFICACIN
Cdigo del municipio 3.1 Departamento y municipios de residencia del paciente

3.2 Direccin de residencia

3.3 Fecha de consulta (dd/mm/aaaa) 3.4 Fecha de inicio de sntomas (dd/mm/aaaa) 3.5 Clasificacin inicial de caso 3.6 Hospitalizado
o 1. Sospechoso o 3. Conf. por laboratorio
/ / / / o 2. Probable o 4. Conf. Clnica o S o No
o 5. Conf. nexo epidemiolgico
3.7 Fecha de hospitalizacin (dd/mm/aaaa) 3.8 Condicin final 3.9 Fecha de defuncin (dd/mm/aaaa) 3.10 Nmero certificado de defuncin
o 1. Vivo
/ /
o 2. Muerto / /
o 0. No sabe, no responde
3.11 Causa bsica de muerte 3.12 Nombre del profesional que diligenci la ficha 3.13. Telfono

4. ESPACIO EXCLUSIVO PARA USO DE LOS ENTES TERRITORIALES

4.1 Seguimiento y clasificacin final del caso 4.2 Fecha de ajuste (dd/mm/aaaa)
o 0. No aplica o 4. Conf. Clnica o 6. Descartado o D. Descartado por error de digitacin
o 3. Conf. por laboratorio o 5. Conf. nexo epidemiolgico o 7. Otra actualizacin / /

Correos: sivigila@ins.gov.co / ins.sivigila@gmail.com

 INSTRUCTIVO DILIGENCIAMIENTO FICHAS DE NOTIFICACIN
DATOS BSICOS

Definicin
La ficha de notificacin de Datos Bsicos es un instrumento que permite obtener informacin prioritaria de las variables de tiempo, lugar y persona para la notificacin de los diferentes eventos de inters en salud pblica, con el
fin de diferenciar claramente las caractersticas propias de: las poblaciones que se ven asociadas a los eventos notificados (variables universales), los lugares y momentos especficos en los que se presentan.

Consideraciones generales
Para el diligenciamiento de la ficha de datos bsicos, es importante tener en cuenta los aspectos que se numerarn a continuacin, con el fin que la informacin all consignada cumpla con los criterios de calidad y veracidad del dato:
1. Diligencie con letra imprenta, clara y legible; recuerde que la ficha de notificacin es un DOCUMENTO MDICO LEGAL, por lo tanto es necesario que evite enmendaduras o tachones durante su diligenciamiento.
2. Utilice preferiblemente esfero de tinta negra para el diligenciamiento de la ficha de notificacin.
3. La ficha debe ser diligenciada en su totalidad.
4. Tenga en cuenta que dependiendo la variable puede o no tener mltiples opciones de respuesta. Por lo anterior, las variables cuyas categoras estn designadas con un (crculo) significa que esa variable tiene una NICA opcin
de respuesta. Por el contrario las variables que estn sealadas con un (cuadrado), significa que tiene mltiples opciones de respuesta.
5. Escriba una letra o nmero por casilla.
6. Verifique que las variables Cdigo de evento y nombre del evento, coinsidan.
7. Verifique que las variables cdigo de UPGD, nmero de identificacin, tipo de documento y cdigo del evento, estn diligenciadas correctamente, con el fin de evitar contratiempos en la notificacin.
8. Recuerde que cuando el evento requiere datos complementarios es necesario diligenciar tambin la ficha de datos especficos "Cara B", la cual encontrar en la pgina web del INS, con el nombre del evento.

1. INFORMACIN GENERAL OBLIG

VARIABLE CATEGORAS Y DEFINICIN CRITERIOS SISTEMATIZACIN

Dilligencie el cdigo de habilitacin del prestador.

Tenga en cuenta:
Departamento: se relaciona con el cdigo del departamento al que
pertenece la institucin (cdigo DANE).
Municipio: los tres dgitos sumados a los anteriores, identifican el
Municipio donde se enuentra ubicada la institucin.
Cdigo: el primer dgito de este grupo, corresponde al nmero
asignado cuando la institucin se encuentra en el registro de
habilitacin de prestadores de salud (REPS). Tenga en cuenta que si la Registre el cdigo de habilitacin por e mdulo de caracterizacin de
1.1 Cdigo de UPGD UPGD pertenece a la Polica Nacional el dgito debe ser 7. Si UPGD antes de iniciar la notificacin. SI
pertenece a fuerzas militares debe ser 8. Si son unidades informadoras Recuerde clasificar la UPGD como Activa = Si.
que no tienen cdigo de habilitacin debe ser 9. Los cuatro dgitos
siguientes son asignados por el departamento-municipio cuando son
unidades informadoras; de lo contrario son asignados por el REPS.
Sub-ndice: identifica el nmero de sede al que pertence la institucin
cuando la UPGD tiene ms de una. Cuando terminan en 80, se
relacionan con UPGD que pertencen al ejrcito nacional; 81, a la
Armada; 82, a la fuerza area; 83, hospital militar; y 99, identifican los
establecimientos penitenciarios y carcelarios.

Nombre del evento y cdigo de acuerdo al listado de clasificacin * Tener en cuenta que el nombre y el cdigo del evento deben coincidir
1.2 Nombre del evento SI
establecido por el Instituto Nacional de Salud. para evitar confusiones durante la sistematizacin.

* La fecha de notificacin debe ser mayor o igual a la fecha de inicio de

1.3 Fecha de notificacin Fecha en la que se est informando el evento. Formato da-mes-ao SI
sntomas y consulta.

2. IDENTIFICACIN DEL PACIENTE

Se relaciona con el tipo de documento de identidad que tiene el

paciente que est siendo notificado. Diligencie una sola opcin en esta
variable.
Tenga en cuenta que si es menor de edad sin identificacin debe
2.1 Tipo de identificacin ingresar el nmero de identificacin de la madre con el consecutivo * El tipo de documento debe ser consistente con la edad del paciente. SI
respectivo al nmero de nacimiento.
Si es mayor de edad sin identificacin debe incluir el cdigo del
departamento + cdigo de Municipio y el consecutivo definido por el
Entidad Territorial o UPGD.

Cuando se desconoce el nmero de documento del paciente, utilice la

opcin MS y AS, segn corresponda.
Si es mayor de 18 aos utilice AS, si es menor de 18 aos utilice MS.
Para este ltimo ingrese el documento de la madre y consecutivo de Diligencie la variable, de lo contrario el sistema no permitir continuar con
2.2 Nmero de identificacin SI
nacimiento. el ingreso de la informacin.
Para mayores de 18 aos utilice el cdigo del Departamento + cdigo
de Municipio y el consecutivo definido por el Entidad Territorial o
UPGD.

* El primer nombre y primer apellido son obligatorios para el sistema, de

2.3 Nombres y apellidos del paciente Corresponde a los nombres y apellidos del paciente. lo contrario no le permitir continuar con la sistematizacin de la SI
informacin.

Corresponde al nmero telefnico (fijo o celular) donde pueda ubicarse

al paciente. * Si no es posible obtener el nmero telefnico, diligencie esta variable
2.4 Telfono Tenga en cuenta el diligenciamiento correcto de la variable debido a SIN INFORMACIN. De lo contrario se tomar arbitrariamente durante la SI
que si es necesario contactar al caso se realizar con base a la sistematizacin de la ficha.
informacin ingresada en la ficha.

Para el evento de Bajo peso al nacer, mortalidad perinatal y sfilis

congnita los datos en la ficha de datos bsicos deben ser los de la Diligencie la variable, de lo contrario el sistema no permitir continuar con
2.5 Fecha de nacimiento SI
madre. el ingreso de la informacin.
Formato da-mes-ao.

Reporte la edad cumplida. Si se desconoce indague la fecha de

2.6 Edad El sistema calcula la edad si se tiene la fecha de naciento. SI
nacimiento.

* En los casos donde el tipo de identificacin sea CC, TI o CE se toma la

unidad de medida 1.
* Tenga en cuenta que la variable debe coincidir con el tipo de
Cantidad estandarizada en la que se mide el tiempo que ha vivido una
2.7 Unidad de medida de la edad identificacin del paciente, de lo contrario el sistema no permitir continuar SI
persona desde el nacimiento.
con el ingreso de la informacin.
la unidad de medida 0="no aplica" solo puede ser utilizada para el evento
215 defectos congnitos, cuando el diagnstico se realiza prenatal

Se relaciona con el sexo del paciente relacionado con la notificacin.

M = Masculino
F = Femenino * Tener en cuenta que al sistematizar la informacin se digita la variable
2.8 Sexo I = Indetermiando TAL CUAL aparece en la ficha de notificacin, debido a que no existe una SI
Los eventos Mortalidad Perinatal y Bajo Peso al Nacer capturan datos regla de validacion que permita validarla con el nombre del paciente.
de la madre.
El sexo I=Indeterminado aplica para Defectos Congnitos

* Tener en cuenta el diligenciamiento correcto de esta variable en la ficha,

Indage al caso o familiar del mismo, respecto al pas donde ocurri la
2.9 Pas de ocurrencia del caso debido a que su ausencia se tomara por defecto en el sistema como SI
exposicin al evento de inters en salud pblica a notificar.
"pas de donde ocurre el caso : Colombia"

Revisar que el Municipio coincida con el Departamento. Recuerde que

Ingrese el nombre del departamento y municipio de donde
2.10 Departamento y municipio de procedencia/ocurrencia pueden haber coincidencias en el nombre del Municipio en diferentes SI
proviene/ocurre el caso.
Departamentos.

1. Cabecera Municipal: es el rea geogrfica que est definida por un

permetro urbano, cuyos lmites se establecen por acuerdos del
Concejo Municipal. Corresponde al lugar en donde se ubica la sede
administrativa de un municipio.
2. Centro Poblado: Se define como una concentracin de mnimo * Variable de nica seleccin. No se puede ingresar al sistema ms de
2.11 rea de ocurrencia del caso SI
veinte (20) viviendas contiguas, vecinas o adosadas entre s, ubicada una categora.
en el rea rural de un municipio o de un Corregimiento Departamental.
3. Rural Diperso: es el rea que se caracteriza por la disposicin
dispersa de viviendas y explotaciones agropecuarias. No cuenta con un
trazado o nomenclatura de calles, carreteras, avenidas y dems.

Ingrese el nombre de la localidad donde ocurri el caso.

Tenga en cuenta que esta variable aplica para los Distritos como
* Depende de la categora seleccionada en la variable 2.11 "cabecera
2.12 Localidad de ocurrencia Bogot, Municipios como Medelln y Cal, entre otros; los cuales estn SI
municipal"
sectorizados internamente segn el departamento de planeacin
municipal.
* Depende de la categora seleccionada en la variable 2.11 "cabecera
2.13 Barrio de ocurrencia del caso Ingrese el nombre del barrio donde ocurri el caso. municipal". La codificacin depende de la tabla de barrios definidos por la SI
entidad territorial.

Nombre del rea de ocurrencia del caso seleccionado en la variable

2.14 Cabecera municipal/centro poblado/rural disperso * Depende de la categora seleccionada en la variable 2.11 SI
2.11

* Depende de la categora seleccionada en la variable 2.11 "rural

2.15 Vereda/zona Ingrese el nombre de la vereda o zona donde ocurri el caso. SI
disperso"

Variable de texto donde debe dligenciar la ocupacin que refiere el * La codificacin de la ocupacin est a partir de la Clasificacin
2.16 Ocupacin del paciente SI
paciente. Internacional Uniforme de Ocupaciones (CIUO 88)

Se relaciona con el rgimen de afiliacin al sistema general de

seguridad social en salud, en el que se encuentra el caso que est
siendo notificado o su acudiente.
Variable de nica respuesta.
P = Excepcin: rgimen de seguridad social de los afiliados al Fondo
Nacional de prestaciones Sociales del magisterio, de servidores
pblicos de Ecopetrol as como los servidores pblicos de
universidades pblicas
C = Conributivo: sistema de salud mediante el cual todas las
personas vinculadas a travs de contrato de trabajo, los servidores
pblicos, los pensionados y jubilados y los trabajadores independientes * Para la sistematizacin de la informacin, se toma una sola categora de
2.17 Tipo de rgimen en salud SI
con capacidad de pago, hacen un aporte mensual (cotizacin) al respuesta.
sistema de salud.
E = Especial: regmenes de seguridad social de los afiliados a la
Polica Naciona, Fuerzas Militares, Armada, Fuerza Area.
S = Subsidiado: El Rgimen Subsidiado es el mecanismo mediante el
cual la poblacin ms pobre, sin capacidad de pago, tiene acceso a los
servicios de salud a travs de un subsidio que ofrece el Estado.
N = No asegurado
I = Indeterminado/ pendiente: esta opcin debe ser utilizada
exclusivamente para ajuste por las EAPB, cuando el caso no
corresponde a esta y requiere verificacin en el nivel nacional

* Para la sistematizacin de la informacin se tiene en cuenta el nombre

Ingrese el nombre de la empresa que presta los servicios de salud al
2.18 Nombre de la administradora de salud de la administradora que debe coincidir con la categora seleccionada en SI
caso.
la variable 2.17
 "La pertenencia tnica se define como patrimonio cultural compartido
por un grupo de personas".
* Para la sistematizacin de la informacin se tiene en cuenta la categora
Tenga en cuenta que esta variable se diligencia con base a lo que el
2.19 Pertenencia tnica nica diligenciada en la variable. SI
caso manifiesta, mas no a la percepcin de quien est diligenciando la
ficha.
Variable con categora nica de respuesta.
La variable tiene mltiples opciones de respuesta que se pueden
diligenciar dependiendo de lo referido por el caso o de lo observado * Para la sistematizacin de la informacin se hace necesario marcar la/s
2.20 Seleccione los grupos poblacionales a los que pertenece
por quien est diligenciando la ficha de notificacin. categoras de respuesta necesarias segn corresponda. Si no pertenece SI
el paciente
Si no pertenece a algn grupo poblacional, se sugiere sealar la opcin a algn grupo se toma como "otros grupos poblacionales"
"otros grupos poblacionales".

3. NOTIFICACIN

Nombre del departamento y municipio donde reside el paciente al

3.1 Departamento y municipio de residencia del paciente SI
momento de la notificacin.

Direccin donde se encuentra ubicada la residencia del paciente al

3.2 Direccin de residencia SI
momento de la notificacin

* Para sistematizar la informacin tenga en cuenta que la fecha de

Formato da/mes/ao. Se diligencia la fecha en la que consult el consulta NO puede ser mayor a la fecha de notificacin. Si esto sucede
3.3 Fecha de consulta SI
paciente por el evento. se tomar como error en el sistema y no se podr continuar con la
digitacin de la ficha de notificacin.

* Para sistematizar la informacin tenga en cuenta que la fecha de inicio

Formato da/mes/ao. Se diligencia la fecha en la que el paciente inici de sntomas NO debe ser superior a la fecha de consulta y a la fecha de
3.4 Fecha de inicio de sntomas SI
sntomas del evento. notificacin. Si esto sucede se tomar como un error en el sistema y no
se podr continuar con la digitacin de la ficha de notificacin.

En la notificacin inicial, seleccione nicamente una categora de la

varible.
Se relaciona con la clasificacin en la que cataloga el caso al momento
de la notificacin. *Para la sistematizacin, los valores permitidos en esta variable dependen
3.5 Clasificacin inicial del caso SI
Se recomienda conocer cules son los criterios definidos en cada uno del evento que se va a notificar.
de los protocolos de evento. Ej. Para notificacin individual por
Chukingunya se pueden seleccionar las categoras 1 = Sospechoso o 3
= Confirmado por laboratorio.

Marque con una X la opcin segn corresponda. * Ingrese la informacin solicitada, de lo contrario el sistema no permitir
3.6 Hospitalizado SI
Hospitalizacin debida al evento que se est notificando. continuar con el ingreso.

Formato da/mes/ao. Se diligencia la fecha en la que el paciente fue * Tenga en cuenta que para la sistematizacin la fecha de hospitalizacin
3.7 Fecha de hospitalizacin SI
hospitalizado como consecuencia del evento que se est notificando. no puede ser inferior a la fecha de consulta, ni a la fecha de notificacin.

Variable de nica seleccin.

0 = Solo aplica cuando se capte el caso por BAI y se desconoce el
dato, o para defectos congnitos cuando la unidad de medida es "0"
* Tenga en cuenta que para la sistematizacin de la informacin se debe
1 = Vivo
3.8 Condicin final diligenciar la condicin final del paciente al momento de la notificacin, la SI
2 = Muerto
cual se derive del evento que se est notificando.
Tenga en cuenta que este criterio puede ser utilizado como variable de
ajuste cuando posterior a la notificacin, el paciente fallece a causa del
evento notificado.

Formato da/mes/ao. Se diligencia la fecha en la que el paciente * Se diligencia dependiendo de la respuesta de la variable 3.8 "2 =
3.9 Fecha de defuncin SI
fallece como consecuencia del evento que se esta notificando. Muerto".

Nmero consecutivo que aparece en la parte superior derecha del * Se diligencia dependiendo de la respuesta de la variable 3.8 "2 =
3.10 Nmero de certificado de defuncin certificado de defuncin diligenciado si la "3.8 Condicin final" es 2 = Muerto". Debe estar diligenciado el registro, de lo contrario el sistema no SI
Muerto" permitir contiuar con la sistematizacin de la ficha.

3.11 Causa bsica de muerte Diagnstico CIE X, que ocasion la muerte del caso. * Se diligencia una vez la respuesta de la variable 3.8 sea "2 = Muerto" SI

* Para la sistematizacin de la informacin debe diligenciar los datos

3.12 Nombre de profesional que diligencia la ficha Nombre de la persona que diligenci la ficha de notificacin en la UPGD solicitados, de lo contrario el sistema no permitir el ingreso de la ficha de SI
notificacin.

* Para la sistematizacin de la informacin debe diligenciar los datos

3.13 Telfono Nmero telefnico de contacto de la persona que realiza la notificacin. solicitados, de lo contrario el sistema no permitir el ingreso de la ficha de SI
notificacin.

4. ESPACIO EXCLUSIVO PARA USO DE LOS ENTES TERRITORIALES

Estos son los valores que se relacionan para definir la clasificacin final
del caso, posterior de obtener resultados de laboratorio o anlisis del
caso.
Corresponde a la clasificacin definitiva del caso.
0 = No aplica
3 = Confirmado por laboratorio
4 = Confirmado por clnica
4.1 Seguimiento y clasificacin final del caso SI
5 = Confirmado por nexo epidemiolgico
6 = Descartado: puede ser por criterio epidemiolgico, por laboratorio,
porque no cumple la condicin del caso, etc.
7 = Otra actualizacin: quiere decir que se puede modificar cualquier
campo excepto cdigo de evento, Upgd, numero de id, fecha de
notificacin. Esto, despus de haber notificado el caso.
D = Error de digitacin

Fomato da/mes/ao; corresponde con la fecha en la que se ajust la

4.2 Fecha de ajuste SI
clasificacin del caso.