Puskesmas Kecamatan PENGENDALIAN DOKUMEN DAN

Pasar Minggu REKAMAN drg. Susilowati

NIP. 196309201994032003
No. Dokumen : SOP-ADM-PM/2.3.11 EP.4/01
Terbitan : 1 Oktober 2015
S O P No. Revisi : 00
Tgl. Mulai Berlaku : 5 Oktober 2015
Halaman : 2/2
Kepala Puskesmas
Kecamatan Pasar Minggu :

1. Pengertian Pengendalian dokumen dan rekaman

Puskesmas adalah : sistem pengelolaan
dokumen, yang meliputi sistem penomoran
maupun penyimpanan dokumen
Puskesmas, baik dokumen perkantoran
maupun dokumen akreditasi Puskesmas.
Dokumen aktif adalah : Dokumen frekuensi
pemakaian masih tinggi atau masih dipakai
didalam kegiatan, masih disimpan diunit-unit
pelayanan.
Dokumen inaktif adalah : Dokumen yg
frekuensi pemakaian sudah rendah atau
sudah tidak dipakai, untuk dokumen rekap
medik apabila pasien yg sudah mati atau
meninggal.
Rekaman adalah : dokumen yang yang
menjadi bukti objektif dari kegiatan yang
dilakukan atau hasil yang dicapai di dalam
kegiatan Puskesmas / FKTP dalam
melaksanakan regulasi internal atau
kegiatan yang dilaksanakan.
2. Tujuan Agar peraturan yang dipedomani, kebijakan,
kerangka acuan dan prosedur yang ditetapkan
oleh kepala puskesmas didokumentasikan.
3. Kebijakan SK Kepala Puskesmas Nomor 008 Tahun
2015 tentang Pengendalian Dokumen.
4. Referensi Manajemen kearsipan, Zulkifli amsyah,
Gramedia Pustaka Utama, 1995
Bahan ajar pelatihan manajemen
perkantoran, Depkes RI 2009
5. Alat dan Bahan 1. Alat : ATK
Kompurter

2. Bahan : Kertas F4
6. Langkah Langkah

A. Pengkodean dokumen kelompok pelayanan:

I. Jenis Dokumen
1. Standar Prosedur Operasional dengan kode : SOP,
2. Daftar tilik disingkat: DT,
3. Kerangka Acuan Kerja disingkat: KAK,
4. Surat Keputusan disingkat: SK,
5. Dokumen ekternal disingkat: Ext,
6. Formulir disingkat : F

II. Pengelompokkan Berdasarkan Pokja

1. Administrasi Manajemen disingkat : ADMEN
2. Upaya Kesehatan Masyarakat disingkat : UKM
3. Upaya Kesehatan Peorangan disingkat : UKP
Puskesmas Kecamatan PENGENDALIAN DOKUMEN DAN
Pasar Minggu REKAMAN drg. Susilowati
NIP. 196309201994032003
No. Dokumen : SOP-ADM-PM/2.3.11 EP.4/01
Terbitan : 1 Oktober 2015
S O P No. Revisi : 00
Tgl. Mulai Berlaku : 5 Oktober 2015
Halaman : 2/2
Kepala Puskesmas
Kecamatan Pasar Minggu :

III. PM, dokumen tersebut milik Pasar Minggu

IV. Persyaratan di EP / Poli yang bersangkutan
V. Urutan terbit

Untuk memberi Nomor Dokumen dilakukan dengan sistem :

1. SK Nomor SK Tahun Tahun terbit
2. SOP SOP-UKP*-PM/BPJS**/Nomor urut
3. KAK KAK-Nomor urut
4. Dokumen Eksternal F/diklat/Nomor urut/ext
5. DT DT-UKP*-PM/BPJS**/01
6. Formulir F/PKM-PM/TU**/Nomor urut/nomor revisi
Ket : * terdapat Pokja Admen atau UKP atau UKM
** terdapat di EP atau di Unit

Jika ada usulan perubahan dokumen, di buat dalam Form Lembar Pengantar Usulan
Perubahan Dokumen dengan No form : F-PKM-PM/121/00 dan di buat dalam form
Daftar Dokumen yang Direvisi dengan No form : F-PKM-PM/125/00.

B. Penyimpanan rekaman
1. Dokumen rekam klinik/ medik wajib disimpan sekurang-kurangnya 5 tahun
terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat setelah batas waktu sebagaimana
dimaksud diatas dilampaui. Rekam medik atau klinis dapat dimusnahkan kecuali
ada persetujuan tindakan dan persetujuan lain harus disimpan jangka waktu 10
tahun terhitung dari tanggal dibuatnya.

2. Sistem penyimpanan resep yg telah dilayani di Puskesmas harus dipelihara dan

disimpan minimal 5 tahun dan pada setiap resep harus diberi tanggal :
a. Umum : resep umur,
b. BPJS : untuk resep yang diterima oleh peserta asuransi kesehatan
c. Gratis, jemkesmas, jamkesda, jampersal untuk resep yang diberikan pada
pasien yang dibebaskan dari pembiayaan restibrusi.
3. Penyimmpanan dokumen atau arsip perkantoran sesuai dengan sistem
penyimpanan dokumen/arsip
4. Penyipanan dokument akreditasi disimpan masing-masing kelompok pelayanan
atau program sedangkan diadminitrasi dan manejemen atau admen menyimpan
master dokumen semua pelayanan dan program
C. Sistem penomoran :
1. Penomoran rekaman sesuai dengan aturan penomoran kelompok pelayanan
dilakukan oleh kelompok pelayanan masing - masing disesuaikan dengan sistem
pengkodean yang telah ditentukan.

7. Hal-hal yang perlu diperhatikan

8. Unit terkait Semua unit

9. Dokumen terkait 1. Form Lembar Pengantar Usulan

Perubahan Dokumen (F/PKM-
PM/MR/121/00)
2. Form Daftar Dokumen yang di Revisi (F-
PKM-PM/MR/125/00)