4

Andal Software

DIGITALISASI
Bertumbuh atau Punah ?
DAFTAR ISI

BAB 1. Dunia Mengalami Ketidakpastian ................................ 1 BAB 4. Beberapa Penerapan Analisis ...................................... 13
BAB 2.
1) Mengurangi Keterlambatan Karyawan ... 14

Mengapa Digital Menjadi Ancaman ? .................... 5 2) Cara Mudah Mengelola Seragam ............ 15

3) Cara Mudah Memperbaiki Kehadiran

BAB 3. Apa peranan Digital pada Dunia HR ? ....................... 9 Yang Tidak Lengkap ....................................... 16

1) Membantu Administrasi .............................................

2) Efisiensi Dalam Proses ..................................................
3) Analisis dan Otomatisasi ..............................................
10
11
12
BAB 5.

Apa Hubungan Antara Menggunakan Alat
Yang Tepat Dengan Karir ? ................................................ 17
..

1
Apa yang mendorong semua perubahan ini terjadi, kembali lagi teknologi
mempunyai peran yang sangat besar, sehingga perusahaan perusahaan
yang tidak mau merangkul teknologi sebagai alat untuk bisnis mereka,
sangat mudah untuk diambil pasarnya oleh perusahaan baru sekalipun
yang memanfaatkan digital. Beberapa bulan lalu terjadi supir taksi dari dua
perusahaan taksi cukup besar dan sudah mendominasi pertaksian puluhan
tahun, merasa khawatir dengan taksi online. Permasalahannya adalah
sekarang orang tidak mau lagi untuk menunggu taksi di pinggir jalan, yang
datangnya juga tidak pasti.

DUNIA MENGALAMI
Dengan menggunakan aplikasi online, pemakai taksi sudah dapat

KETIDAKPASTIAN memprediksi kapan taksi yang dipesan akan datang, dan posisi sekarang
ada dimana, nama supirnya siapa, mobilnya apa dan no polisi mobilnya
berapa. Kemudahan ini membuat orang lebih suka memesan taksi lewat
aplikasi online, dan dengan banyaknya orang yang lebih suka memesan
taksi online, maka jumlah penumpang meningkat, secara langsung akan

P
meningkatkan penghasilan supir taksi. Biaya pemeliharaan yang murah,
erubahan kehidupan manusia didorong oleh perkembangan teknologi, pada
karena taksi online tidak memiliki taksi, yang punya taksi adalah supirnya,
masa sekarang ini pertumbuhan teknologi sangat pesat sekali, sehingga
maka biaya pemeliharaan kendaraan jadi murah, dan tidak harus membayar
dunia mangalami ketidakpastian. Terutama di dalam dunia bisnis, yang hari
supir taksi serta memberikan benefit lainnya seperti THR. Jadi biaya operasi
ini mempunyai bisnis yang sudah besar dan mapan, bisa jadi beberapa bulan
taksi online jauh lebih murah dibandingkan dengan taksi resmi. Jadi kalau
kemudian akan muncul pesaing baru yang belum terdengar namanya, tetapi
tuntutan supir taksi resmi yang mengatakan bahwa taksi online tidak bayar
dapat menguasai pasar. Perusahaan handphone terkenal NOKIA, sekarang ini
pajak ? permasalahan utamanya bukan di bayar pajak atau tidak, tetapi
sudah tidak terdengar lagi, padahal beberapa tahun yang lalu mendapatkan
memang biaya operasi taksi online jauh lebih murah.
julukan handphone sejuta umat.

1 - Digital HR helping others grow 2

Salah satu ciri penggunaan teknologi adalah biaya yang murah, kita lihat
misalnya amazon adalah toko buku terbesar di dunia, sekarang ini tidak
hanya menjual buku, tetapi menjual segala barang yang bisa dijual. Amazon
tidak mempunyai toko yang tersebar banyak, dan juga tidak mempunyai
karyawan sebanyak barnes & noble sebuah toko buku terbesar di Amerika.
Tetapi Amazon dapat menyediakan buku yang judulnya tidak terbatas,
sedangkan toko buku konvensional kalau mau menyediakan judul yang
tidak terbatas, harus menyewa tempat yang harganya mahal sekali, sehingga
biaya operasinya juga menjadi mahal, dibandingkan dengan jumlah buku
yang terjual.

Satu contoh lagi hotel yang mempunyai kamar terbanyak sekarang bukan
lagi J.W mariot, yang telah mempunyai jaringan hotel seluruh dunia, tetapi
AirBnB. AirBnB adalah aplikasi online yang bekerja sama dengan para
pemilik rumah yang ingin rumahnya dibuat untuk disewakan dalam bentuk
kamar. Banyak hotel konvensional yang mempunyai jaringan luas akan
tergerus pasarnya oleh AirBnB.

Dengan adanya dunia digital sekarang ini, bisnis konvensional mengalami

ketidakpastian, karena pada suatu saat dapat digantikan dengan digital.
Pertanyaannya adalah kapan digital ini akan merambah ke bisnis-bisnis
lainnya, dengan mengganti model bisnisnya yang tidak mungkin pada saat
mengembangkan bisnis tradisional.

3 - Digital HR helping others grow 4

2
Mengambil uang di bank, sebelum ada ATM biaya pengambilan uang di bank
menjadi mahal, karena harus membayar teller, dengan adanya ATM maka
biaya pengambilan uang bagi bank menjadi sangat murah sekali, dan dapat
dilakukan 24 jam, yang menyebabkan peningkatan volume transaksi untuk
bank.

Jaman sebelum digital untuk membuat buku memerlukan waktu yang sangat
lama, karena harus melalui proses pencetakan, dan biaya yang cukup mahal.
Sekarang ini dengan eBook, proses layout masih diperlukan tetapi proses
cetak sudah dihilangkan, sehingga untuk menerbitkan buku jauh lebih murah,
bahkan sudah banyak buku gratis dalam bentuk eBook.

Mengapa dunia digital akan menjadi ancaman ?

Dalam bisnis persaingannya selalu kecepatan dan biaya, dengan meningkatkan
kecepatan yang tinggi dan biaya yang lebih murah, maka hasilnya akan menjadi
MENGAPA DIGITAL lebih murah. Bank telah banyak menerapkan prinsip ini, kalau saya membayar
tagihan kartu kredit di teller akan di kenakan biaya, sedangkan kalau saya bayar

MENJADI ANCAMAN ?
melalui ATM atau internet banking biaya nya kecil sekali atau ada yang gratis.

ATM

D unia digital mengubah banyak hal di dunia ini, karena dengan

menggunakan digital akan menjadi lebih cepat dan murah. Pada saat
saya masih remaja, untuk mengirimkan surat memerlukan waktu berhari-hari
dan membayar perangko yang memang relatif murah. Dengan adanya email,
mengirim surat hanya dalam hitungan detik sudah sampai, dan biayanya
hampir nol.

5 - Digital HR helping others grow 6

Ini menunjukkan bahwa bank menginginkan semua transaksi di dorong
ke ATM, sekarang ini sudah mulai setoran uang tunai tidak harus melalui
teller, cukup lewat ATM. Coba kita bandingkan dengan bank yang tidak
memanfaatkan teknologi ATM untuk mengambil dan menyetor uang, pasti
biayanya akan lebih mahal dan volume transaksinya terbatas sekali. Sehingga
biaya untuk mendapatkan uang menjadi besar, dan tidak bisa meminjamkan
uang dengan bunga yang lebih bersaing.

Tentunya ancaman digital tidak hanya di dunia perbankan, di dunia transportasi

juga sama, kalau seandainya transportasi umum menggunakan aplikasi
untuk pemesanan taksinya, maka pemakai transportasi umum tidak harus
menunggu di pinggir jalan untuk menghentikan transportasi umum tersebut,
cukup melalui smartphone, memesan transportasi umum, kemudian pemesan

Rp
juga tahu kapan transportasi umum tersebut akan tiba. Karena pemesanannya
lebih mudah, maka transportasi umum yang menggunakan aplikasi akan
mendapatkan penumpang lebih banyak dibandingkan transportasi umum
yang harus menunggu di pinggir jalan.

7 - Digital HR helping others grow 8

3
1) Membantu Administrasi
Pada awal Andal Software berdiri di tahun 1988, software masih dianggap
sebagai pembantu dalam melakukan perhitungan. Ciri khas di era ini adalah
manusia sibuk melakukan data entry kedalam komputer dan komputer
yang akan melakukan perhitungan. Karena memang menghitung dengan
komputer akan lebih cepat prosesnya.

Pada saat itu ada operator komputer, dan tugas dari operator tersebut
hanya data entry, dan melakukan proses. Hasil dari data entry tersebut
adalah hasil perhitungan yang akan di cetak, yang biasanya disebut report
(laporan).

APA PERANAN DIGITAL

PADA DUNIA HR ?

D ari pengamatan saya di dunia HR, masih banyak yang mempermasalahkan

ketepatan perhitungan dan proses. Sebetulnya dalam mengadopsi
digital dapat dibagi beberapa era, karena Andal software sendiri mengalami
pergantian era demi era setelah 28 tahun berdiri.

9 - Digital HR helping others grow 10

2) Efisiensi dalam proses
Tahapan berikutnya adalah untuk meningkatkan efisiensi, maka komputer
digunakan sebagai alat untuk membantu memotong proses dalam mata
rantai pekerjaan. Pemotongan proses ini akan mempercepat pekerjaan.
Sehingga komputer melekat pada setiap orang yang ada didalam mata-
rantai proses. Dan jabatan operator hilang, yang ada adalah user.
User menggunakan komputer untuk mempercepat proses yang harus
dia lakukan, kalau operator hanya memasukan data, tetapi user ikut
dalam mata rantai proses. Misalkan administrator pabrik, menggunakan
komputer untuk memasukan pergantian shift, Surat Perintah Lembur.
Dan kepala bagian menggunakan komputer untuk melakukan persetujuan
lembur, persetujuan ijin tidak masuk, atau ijin ganti shift. Laporan dapat
dihasilkan disetiap bagian dari proses yang memerlukan, dan setiap bagian
mempunyai hak akses kedalam program yang berbeda, sesuai dengan
kewenangannya.
11 - Digital HR
3) Analisis dan otomatisasi
Kemampuan digital dalam mengolah data yang besar, menyebabkan
banyaknya data yang dapat digunakan untuk analisis. Dunia HR sekarang
ini harusnya bukan lagi berbicara ketepatan data, tetapi bagaimana dapat
menggunakan data tersebut untuk melakukan analisis, dan dari hasil
analisis tersebut dapat untuk membuat strategi untuk meningkatkan
kinerja perusahaan.
Andal Software yang sudah memiliki jumlah pemakai software sebanyak
500 perusahaan, sudah mulai mendapatkan banyak masukan tentang
kebutuhan analisis tersebut. Mengapa analisis ini sangat dibutuhkan ?
karena memang tuntutan persaingan yang ketat dalam meningkatkan
produktifitas perusahaan. Ada banyak pekerjaan yang dapat disederhanakan
sehingga waktu yang seharusnya digunakan untuk administrasi, dapat
digunakan hal lain yang lebih mempunyai nilai. Seperti memasukan data
di spreadsheet untuk menghitung berapa banyak pakaian seragam yang
harus dipesan sesuai dengan ukurannya ? dibandingkan dengan pekerjaan
menganalisa vendor pembuat pakaian seragam mana yang paling bagus
dan murah ? maka pekerjaan yang kedua nilainya akan lebih tinggi
dibandingkan dengan hanya melakukan pengetikan ke spreadsheet.
helping others grow 12
4
1)
BEBERAPA PENERAPAN
ANALISIS
Mengurangi Keterlambatan Karyawan

Suatu perusahaan manufaktur, karyawan produksinya mulai banyak yang

terlambat, sehingga menggangu produksi. Seharusnya bisa mulai jam 7.00
pagi, mesin baru bisa produktif sekitar jam 7.15, keterlambatan 15 menit
akan mempengaruhi jumlah produksi yang cukup besar

13 - Digital HR
Kemudian bagian HR mengusulkan agar karyawan yang terlambat dapat
di hukum dengan memberikan potongan keterlambatan. Pemotongan
keterlambatannya berjenjang krang dari 5 Menit, lebih dari 5 menit, dan lebih
dari 10 menit, masing masing dipotong, 5,000, 10,000 dan 15,000.

Pertanyaannya adalah apakah dengan dilakukan pemotongan orang yang

terlambat semakin sedikit, sama atau semakin banyak ?

helping others grow 14

2) Cara Mudah Mengelola Seragam

Seragam karyawan di suatu perusahaan ada dua macam, staff kantor dan
pabrik. Walaupun hanya ada dua macam, tetapi antara karyawan lelaki
dan perempuan seragamnya berbeda, serta ada ukuran dari XL, L, M, dan
S. Setiap akan membuat pakaian seragam bagian HRD akan melakukan
pendataan, dan pekerjaannya menjadi sangat banyak.
3) Cara mudah memperbaiki kehadiran yang tidak lengkap
Setiap penarikan data kehadiran dan mesin pencatat kehadiran tidaklah
selalu bagus, selalu ada saja data yang tidak lengkap. Bagian HRD selalu
disibukkan untuk melengkapi data kehadiran ini, dan pekerjaannya
memakan waktu yang cukup lama, karena harus diperiksa satu persatu.
Cara mudah untuk mengerjakan pekerjaan ini adalah dengan
menggunakan filter yang disediakan di Andal PayMaster.

Pivot Table Pemesanan ke Penjahit.

Bagaimana caranya agar mengelola seragam ini menjadi lebih mudah ?,

dengan menggunakan Andal PayMaster dan menggunakan Custom Field
maka setiap karyawan bisa dimasukan ukuran pakaiannya, sedangkan
data Pria dan Wanita, dan data Staff kantor dan Pabrik pun sudah ada.
Pada saat akan memesan pakaian ke penjahit, Andal PayMaster dapat
mengeluarkan laporan jumlah pakaian beserta ukuran dan bagiannya.
Untuk membagikan pakaian dapat membuat laporan per departemen,
dan laporan nama karyawan per departemen serta ukuran.

Pivot Table untuk Pembagian Seragam ke masing-masing Department.

15 - Digital HR helping others grow 16

5
Sebagai contoh operator backhoe (alat untuk menggali) dibandingkan dengan
tukang gali, jauh lebih mahal operator backhoe, tetapi kalau dilihat dari hasil
pekerjaannya, menggali selokan per meternya akan lebih murah menggunakan
backhoe dibandingkan dengan tukang gali.

APA HUBUNGAN ANTARA

MENGGUNAKAN ALAT YANG TEPAT
DENGAN KARIR ?
Sama halnya dengan pekerjaan di HR dan Payroll, kalau menggunakan alat
yang tidak tepat dalam hal ini adalah software, masih banyak manualnya, atau
hasil perhitungan masih harus dihitung ulang, maka pekerjaan tersebut tidak
terlalu mempunyai nilai, dibandingkan dengan menggunakan software yang

M enggunakan alat yang tepat dalam mengerjakan setiap pekerjaan

yang harus kita kerjakan, akan membuat pekerjaan lebih mudah dan
lebih produktif. Biasanya yang diambil alih oleh alat adalah pekerjaan yang
memang perhitungannya sudah benar dan pengerjaan data entry-nya juga
lebih mudah, sehingga bagian HR dapat fokus pada pekerjaan HR.

bersifat rutin, sehingga alat mampu untuk menggantikan. Sedangkan manusia Bila seorang HR atau Payroll, dapat fokus dipekerjaannya bukan pada alatnya,
mampu untuk mengerjakan hal-hal yang bersifat pemikiran, ide, konsep dan maka kemampuannya akan meningkat, sehingga akan menambah nilai, pada
kreativitas. saat pindah pekerjaan dapat menikmati penghasilan yang jauh lebih baik lagi.

17 - Digital HR helping others grow 18