BAB IV

PENUTUP

A. Kesimpulan

Manajemen Persuratan dengan memanfaatkan teknologi informasi berupa

media komputer telah banyak diterapkan di beberapa organisasi di masa modern

seperti saat ini. Hal tersebut menjadi sangat wajar karena perkembangan

teknologi pada masa kini telah berjalan sangat cepat sehingga menuntut setiap

elemen organisasi dengan beban pekerjaan yang ada untuk menggunakan

teknologi tersebut. Akan tetapi untuk menajamen persuratan dalam kenyataan

yang ada di lapangan, penggunaan media komputer tersebut belum sepenuhnya

dimanfaatkan. Seperti yang telah terjadi di Kantor Wilayah Kementerian Agama

D.I. Yogyakarta, penggunaan aplikasi tata persuratan dalam rangka pelaksanaan

manajemen persuratan masih belum berjalan sesuai dengan yang seharusnya.

Akibatnya proses pelaksanaan manajemen persuratan khususnya untuk surat

keluar masih harus dilaksanakan dengan sistem manual.

Berdasarkan pernyataan tersebut maka tidak sepenuhnya penggunaan

teknologi informasi dalam pelaksanaan manajamen persuratan dapat terlaksana

secara maksimal karena pasti ada konsekuensi tersendiri pada saat diterapkan

dalam suatu lembaga dalam hal ini Kanwil Kementerian Agama D.I Yogyakarta.

Akan tetapi konsekuensi tersebut dapat dihindari dengan cara menggunakan

metode manajemen persuratan secara manual jika terdapat hal-hal yang sangat

mendesak misalnya untuk surat yang sifatnya segera. Selain itu konsekuensi dari
 68

tidak bisa digunakannya aplikasi tata persuratan dalam pengurusan surat keluar

dapat dihindari dengan cara memanfaatkan teknologi informasi yang ada yaitu

menggunakan media komputer walaupun bukan dalam bentuk aplikasi khusus

persuratan tetapi menggunakan progam Microsoft excel(pengolah angka).

Dengan penggunaan progam tersebut akan tetap memberikan kelancaran dalam

proses pengurusan surat keluar karena memudahkan dalam penemuan kembali

walaupun tidak secanggih jika menggunakan aplikasi.

Manajemen persuratan di Kanwil Kementerian Agama D.I Yogyakarta

memang belum dapat dilaksanakan secara maksimal khususnya surat keluar akan

tetapi dengan adanya penggunaan sistem aplikasi pada pengurusan surat masuk

memberikan manfaat karena sehingga pada saat proses pelaksanaannya menjadi

lebih lancar. Pada intinya proses pengurusan surat baik itu secara manual atau

secara elektronik atapun keduanya tentunya terdapat kelebihan dan

kekurangannya yang akan diperoleh. Pemilihan metode tersebut semuanya

tergantung bagaimana suatu organisasi dapat memilih secara bijaksana, dengan

disesuaikan pada kebutuhan dari organisasi yang bersangkutan. Jadi kebijakan

suatu organisasi dalam menentukan metode pengurusan surat akan menentukan

kelancaran dalam proses dan layanan yang akan diberikan kepada masyarakat.

Oleh karena itu suatu organisasi harus benar-benar mempertimbangkan dengan

seksama metode yang paling tepat agar tujuan utama dalam pelaksanaan

manajemen kearsipan dapat terwujud.

 69

B. Saran

Dari kendala-kendala yang dihadapi penulis saat melakukan praktek kerja

lapangan tentunya ada saran-saran yang akan diberikan agar dapat memberikan

perkembangan kepada lembaga yang bersangkutan dalam hal ini Kantor Wilayah

Kementerian Agama D.I. Yogyakarta. Adapun saran-saran yang kiranya dapat

dijadikan pertimbangan bagi lembaga dalam pelaksanaan manajemen persuratan

diantaranya adalah sebagai berikut:

1. SDM yang melaksanakan manajemen persuratan akan lebih baik dan efektif

jika diprioritaskan pada satu orang pegawai yang khusus untuk menangani

pengurusan surat masuk dan surat keluar. Hal tersebut bertujuan agar

pekerjaan dapat terorganisir tanpa ada beban pekerjaan lain sehingga hasilnya

akan maksimal. Jika ada pekerjaan lain selain menangani surat masuk dan

surat lebih baik jika porsinya tidak terlalu banyak

2. Aplikasi Tata Persuratan Kanwil Kementerian Agama D.I Yogyakarta agar

lebih dikembangkan khususnya untuk pengurusan surat keluar. Pengurusan

surat keluar sebaiknya segera diterapkan menggunakan aplikasi agar

pelaksanaannya menjadi lebih cepat dan efektif . Tujuannya agar pegawai

dari unit pengolah yang ingin mengurus surat keluar tidak perlu

mengunjungi unit kearsipan terlebih dahulu yaitu Sub Bagian Umum.

 70

3. Perangkat-perangkat pendukung pelaksanaan manajemen persuratan akan

lebih baik jika ditambah atau diganti dengan yang lebih canggih seperti alat

untuk melakukan proses alih media yaitu scanner. Alat scanning yang

digunakan saat ini masih tergolong lambat sehingga saat proses scanning

untuk surat-surat yang berlembar-lembar masih membutuhkan waktu yang

cukup lama.