Entorno de trabajo.

Paneles de opciones
Repasemos brevemente algunos conceptos bsicos de Ms Outlook. Podemos dividir la interfaz de inicio de Ms Outlook 2013 en 4 zonas
bsicas configurables por el usuario:

A
E D
C

a. Panel de Funciones de Outlook 2013.

b. Cinta de opciones.
c. Panel Central.
d. Vista previa.
 e. Opcionalmente podemos aadir el Panel de Tareas pendientes donde podemos incluir un Calendario, una lista de tareas por
hacer (To do bar) y enlaces directos a Contactos.
El Panel de funciones.
En la ficha VISTA puedes controlar el comportamiento general de las zonas de la interfaz de Outlook.

Notas: Se recomienda utilizar Tareas cuando la ejecucin depende de nosotros en gran medida y es ms o menos panificable y
alternativamente utilizar Calendario cuando las fechas nos las marcan otros y son ms o menos fijas como en citas o eventos.
Aprender ms sobre el uso de Calendarios
El Panel Central.

Para facilitar la bsqueda de mensajes muestra el listado agrupado por fechas. Organizar a gusto (De, Asunto, Recibido, En la carpeta)
Ms Outlook permite almacenar mensajes en varias bandejas, de forma que la bandeja de entrada contenga los mensajes recibidos y la
bandeja de salida los mensajes pendientes de enviarse.
Archivado en lnea.
Haz clic sobre una de las bandejas o carpetas y Windows utilizar el panel de detalle para mostrar los mensajes almacenados en dicha
carpeta.
 Bsquedas en Outlook.

A travs de la caja de bsqueda instantnea de la ficha INICIO podemos localizar un elemento en cualquiera de las vistas de Outlook.
Para localizar un mensaje, seleccionaremos en el panel de la carpeta deseada. Buscar tambin en las subcarpetas y se mostrarn los
hallazgos en el panel de resultados.
En las bsquedas podemos utilizar comodines y caracteres *, ?, , -, etc. Y tambin expresiones como por ejemplo leer: no o tiene
datos adjuntos: si para filtrar los mensajes.
Se puede borrar la bsqueda o filtro una vez realizados pulsado el aspa del final del cuadro de dilogo X.
Podemos aadir ms criterios de bsqueda en Ms filtros del grupo Buscar. Que abrir el cuadro de dilogo Herramientas de
bsqueda.
Es una nueva cinta que permite filtrar a travs de criterios como el mbito, Resultados anteriores de bsquedas*, Refinar a travs
de numerosos filtros y desplegar Herramientas de bsqueda actualizadas como la Indizacin, laOpciones de bsqueda y la Bsqueda
Avanza (Ctrl+Mays+F).

Vista previa de mensajes.

Este panel permite leer el contenido de un mensaje previamente seleccionado en el listado de mensajes. Slo es accesible cuando la
funcin Correo est activada.
Si el mensaje contiene solo texto, podrs leerlo sin problemas, pero si tiene el formato de una pgina web (HTML) puede contener enlaces
a imgenes y en tal caso se muestra por defecto el icono.
La imagen de la derecha muestra la vista previa de un mensaje con varias imgenes no visibles. Si deseas ver el mensaje incluyendo las
imgenes, haz clic en la banda superior de la vista previa o haz clic con el botn derecho sobre el recuadro sin imagen y en el men que
aparece selecciona la opcin Descargar Imgenes.
Ahora la vista previa es mucho ms clara. Por defecto, la vista previa se muestra a la derecha, pero puedes cambiar este comportamiento
o deshabilitarlo. Para cambiar la ubicacin del panel de vista previa haz clic sobre la ficha VISTA / Diseo / Panel de lectura y a
continuacin, haz clic en una de las opciones disponibles:
1. Derecha: Muestra el panel en la seccin derecha.
2. Inferior: Muestra el panel debajo del panel de detalle.
3. Desactivado: Oculta el panel de vista previa.
La Cinta de opciones.
Una de las mejoras incluidas en el interfaz Ms Office 2013 es la cinta de opciones denominada Ribbon.

Click para ampliar

Contiene gran cantidad de opciones que facilitan la tarea de escribir nuevos mensajes. Y permite acceder a las diferentes opciones
utilizando el teclado. Para ello sigue los siguientes pasos:
Haz clic sobre la tecla ALT. Outlook mostrar y pequeo panel con la tecla asociada a cada categora de opciones.

Para utilizar una opcin especfica pulsa ALT + la tecla asociada a la opcin deseada.
Si queremos trabajar en Outlook y tener ms espacio, podemos ocultar temporalmente la cinta de opciones haciendo doble clic en la
ficha activa. Si volvemos a hacer doble clic en la ficha activa se mostrarn de la cinta de opciones completa.
Ficha ARCHIVO.
Si seleccionas la ficha Archivo vers la vista Backstage de Microsoft Office, compuesta por:
Informacin de la cuenta de correo.

Un men de comandos bsicos para trabajar con archivos: Abrir, Imprimir, Guardar

Las opciones del programa ya no estn disponibles en el men Herramientas, haz clic en Opciones dentro del men, para
buscarlas.

Ficha INICIO.
La ficha Inicio se han agrupado muchas herramientas, ya que cambia segn la funcin seleccionada en el Panel de funciones:
Correo.

Calendario y Vista de tabla de calendario.

Contactos.
 Tareas.

Notas.

Diarios (en desuso).

Ficha INICIO / CORREO.

El Grupo Nuevo, donde podemos crear desde un Nuevo mensaje, hasta otros elementos de forma manual como una Cita,
un Contacto, una Tarea y otros menos habituales como un Grupo de contactos, un Anuncio de carpeta (folder), un Fax,
un Formulario InfoPath o un nuevo Archivo de datos de Outlook.
Continuando con el estudio de grupos de herramientas de la ficha Inicio, tenemos al Grupo Eliminar, que permite desde borrar un
mensaje, hasta marcar un elemento como No deseado o Limpiar mensajes redundantes dentro de una conversacin.
El Grupo Responder, permite responder al remitente del mensaje, responder al remitente y al resto de destinatarios y reenviar el
mensaje a otra direccin. Por otro lado podemos, responder con una reunin o con otro tipo de accin como enviar el mensaje como
adjunto, enviarlo como un SMS o realizar una llamada.
Pasos rpidos, nos ayuda automatizar nuestro trabajo con el correo, por ejemplo podemos mover los mensajes a una carpeta
determinada despus de marcarlos como ledos, responde al remitente y elimina el original, marcar un correo como tarea finalizada,
administrar y crear pasos propios personalizados.
El Grupo Mover, los mensajes seleccionados tanto a una carpeta como a Onenote.

El Grupo Etiquetas, para marcar los mensajes como ledos(no ledos, clasificar elementos por categoras, colocar banderas de
seguimiento para recordarnos que tenemos que realizar una determinada accin (al marcar los mensajes aparecern en la barra de
tareas pendientes).
El Grupo Buscar, incluye el cuadro de bsqueda Buscar personas, la herramienta Libreta de direcciones y a la
herramienta Filtros de bsqueda.
Ficha INICIO / CALENDARIO.
En el Grupo Nuevo podemos crear todo lo relacionado con nuevas Citas y Reuniones. Como la solicitud de una nueva tarea.
Con Ir a podemos visualizar Hoy, Siguientes 7 das o pulsado el icono iniciador ir a una fecha determinada.
El Grupo organizar incorpora las opciones Dia, Semana laboral, Semana, Mes y Vista programacin.
Administrar calendarios con Abrir calendario desde la libreta de direcciones, desde la lista de salas, desde Internet Crear calendario
en blanco y abrir calendario compartido. Grupos de calendarios, Calendario de correo electrnico, Compartir para editar los permisos y el
grupo Buscar (personas y libreta de direcciones).
Ficha INICIO / CONTACTOS.
 Grupo Nuevo para crear nuevos contactos y nuevos grupos. Tambin da acceso a generar nuevas citas, reuniones, contactos y
tareas
Grupo Eliminar contactos.

Grupo Comunicar, permite Asignar tareas y llamar.

Vista Actual para Cambiar vista a Personas, Tarjeta de, Tarjeta, Telfono, Lista,

Acciones para combinar correspondencia.

Grupo Compartir contactos y abrir contactos compartidos.

Grupo Etiquetas, para Categorizar, Seguimiento, Establecer como Privado

Grupo buscar para localizar personas y en la libreta de direcciones.

Ficha INICIO / TAREAS.

Grupo Nuevo para tareas, emails y resto de elementos de Outlook.

Eliminar.

Grupo Responder.

Administrar tarea.

Seguimiento.

Cambiar vista.

Acciones.

Etiquetas para categorizar.

Buscar.

Ficha ENVIAR Y RECIBIR.

Presenta por defecto tres grupos de herramientas, la primera de ellas es Enviar y recibir. sta funcionalidad puede realizarse para todas
las carpetas de nuestro cliente de correo o enviar y recibir slo para una determinada carpeta o grupo. La utilidad de sta funcionalidad
reside en que podemos establecer intervalos distintos de tiempo para la descarga de mensajes segn su procedencia o destino.
El Grupo Descargar, puede Mostrar el progreso de la descarga actual de mensajes o Cancelar todo.
Por ltimo, el Grupo servidor, incorpora funciones slo disponibles si estamos en un entorno cliente-servidor con Ms Exchange. Entre las
funcionalidades disponibles tenemos, Descargar encabezados de mensajes, Marcar o desmarcar para descargar y Procesar
encabezados marcados.
Ficha CARPETA.

El Grupo Nuevo incluye el botn de herramienta Nueva carpeta del panel de navegacin y Nueva carpeta de bsqueda.
A travs del Grupo Acciones, podemos cambiar el nombre de una carpeta, copiarla, moverla o eliminarla. Cmo puedes observar stas
acciones tambin disponibles rpidamente con el botn derecho del ratn a travs del men contextual. (Men que obtenemos con el
botn derecho del ratn y que nos informa de todas las posibilidades que tenemos sobre un determinado elemento de la Interfaz.)
El Grupo Limpiar, permite marcar todos los elementos como Ledos, ordenar ymostrar las carpetas en orden alfabtico, Limpiar las
carpetas elimina mensaje redundantes de conversaciones.
Tambin tenemos un Grupo Favoritos para aadir una determinada carpeta en la zona Favoritos del Panel de navegacin.
Y finalmente, el grupo Propiedades, dnde podemos acceder a la configuracin de Autoarchivar, ver los permisos de la carpeta (caso
Ms Exchange) y ver las propiedades de la carpeta.
Ficha VISTA.

El primer grupo de esta ficha es Vista actual e incluye las herramientas Cambiar vista a Compacta, nica y Vista previa, Tambin
podemos a la configuracin de la vista y Restablecer vista.
Mostrar mensajes en conversaciones, es una utilidad muy prctica ya que agrupa los correos por asuntos tratados lo que aporta
cierto orden a nuestras carpetas (folders) repletas de emails.
El Grupo organizacin, permite activar o desactivar la vista precia del mensaje. Ya sabes que es una forma de leer parcialmente el
contenido de un mensaje para as poder decidir qu hacer. La pega es que esta funcionalidad la aprovechan muchos virus para
autoejecutarse.
Organizar por, Fecha, De, Para, Categora, Marca, Tamao, Asunto, Tipo, Datos adjuntos, Cuenta, Importancia. Adems incluye cambiar a
Orden inverso, Aadir columna y Expandir o contraer grupos.
El Grupo diseo, permite configurar las vista de los paneles de lectura, tareas pendientes, etc. para adaptar el entorno de trabajo de la
aplicacin a nuestras necesidades. Incluye al panel de personas que muestra el perfil en redes sociales de nuestros contactos. Para que
funcione previamente hay que establecer la conexin, como por ejemplo Linkedin.
Por ltimo, tenemos el Grupo ventana, para gestionarlas (mostrar/ocultar).
Ficha DESARROLLADOR

(Ver la descripcin de la ficha DESARROLLADOR)

Fichas adicionales.
En Outlook 2013 la cinta de herramientas es contextual: Si por ejemplo insertamos en un mensaje una imagen, al seleccionarlo se
mostrar la ficha Herramientas de imagen:

La Barra de Herramientas de Acceso rpido.

Si utilizas los mismos comandos con frecuencia quiz te interese agregarlos a la barra de herramientas de acceso rpido. Esta se
encuentra en la zona superior izquierda de la ventana de Outlook junto a la barra de Ttulo.

Para personalizar la Barra de herramientas de acceso rpido:

 Haz clic con el botn secundario del ratn sobre el comando que deseas agregar.

Y, a continuacin, hacer clic en Agregar a la barra de herramientas de acceso rpido.

Con independencia de la ficha en que nos encontremos, estos comandos permanecern visibles.
Otra forma de personalizar la barra de acceso rpido es hacer clic sobre la flecha de la barra de acceso rpido, y en el men escoge la
opcin Ms comandos:

A continuacin escoge los comandos que deseas aadir y pulsa el botn Agregar>>:
 La Minibarra de herramientas.

Para conseguir un mtodo ms rpido para dar formato que ir cada vez a la ficha de Inicio y ver las opciones, selecciona el texto y
aparecer la minibarra de herramientas (atenuada).
Si hacemos clic sobre la minibarra de herramientas, se volver activa y podemos escoger opciones de formato para el texto seleccionado.

Qu es un iniciador de cuadro de dilogo?

En la cinta de opciones encontramos todas las opciones necesarias para trabajar con el documento, pero tambin podemos mostrar
cuadros de dilogo ms completos similares a los mostrados en versiones anteriores de Outlook.
Slo hay que pulsar sobre la flecha que aparece en algunos grupos de la cinta de opciones para abrir el cuadro de dilogo. Esta flecha se
denomina Iniciador de cuadro de dilogo:

Ejemplos de cuadros de dilogo:

1. En el grupo Pasos rpidos de la ficha Inicio.

2. Cuadro de dilogo iniciado al editar texto en un nuevo email:

La Barra de tareas pendientes.
1.1.Herramientas de Ms Outlook 2013.
Para ganar en productividad personal podemos realizar como hemos visto pequeas adaptaciones del entorno de MS Outlook a
nuestro estilo y condiciones de trabajo. A la par que podemos adoptar ciertos hbitos que nos ahorrarn tiempo. Se trata de probar
buenas prcticas y configurar tareas que se ejecuten automticamente como los filtros y reglas. (Seguir leyendo).
Por ejemplo puedes activar la Barra de tareas pendientes en diferentes vistas para disponer de una herramienta que te ayude a
planificar tu trabajo. Contiene un calendario, citas prximas, el explorador de fechas y la lista de tareas. Prueba a aadir nuevas
citas haciendo doble clic en un da determinado del calendario.
Para convertir un email en tarea o asignarle prioridad pulsa sobre la bandera que aparece a la derecha del listado de emails del Panel
Central.
El panel de funciones contiene una barra inferior de herramientas. Por defecto, la funcin seleccionada es Correo que muestra un rbol
de carpetas o directorios donde se puede acceder a la bandeja entrada, la bandeja de salida, los elementos enviados, borradores, el
correo electrnico no deseado, las fuentes RSS y la carpeta de bsqueda. Por as decirlo, es el panel principal de trabajo de Outlook On
Premise.

El resto de botones de esta barra nos da acceso a otras funciones accesorias de Outlook como son el Calendario, la gestin de
Contactos y las Tareas. Esta barra contiene adems un botn que despliega un men con herramientas menos habituales como son
las Notas, las Carpetas, los Accesos directos y la configuracin de las Opciones de navegacin que estudiaremos ms adelante.
De momento, prueba a pulsar en cada botn de la barra funciones para observar su funcionamiento.
En la imagen de la derecha podemos observar el resultado de pulsar los diferentes botones de la barra de del Panel de funciones.
Calendario
En la imagen inferior, puedes ver el aspecto del Panel de Detalle con la funcin Calendario seleccionada. Muestra una agenda del da,
semana o mes seleccionado en el panel de opciones.

Podemos compartir instantneas de nuestros calendarios envindolos por email o de forma dinmica a travs de la publicacin en Ms
Office Online (requiere registro). Para ello, ve al grupo Compartir de la cinta de opciones.
Los usuarios de Ms Exchange tienen una serie de opciones opciones adicionales, pudiendo crear diversos calendarios que actualizan su
informacin de manera dinmica, pudiendo aplicar permisos o roles a los participantes.
Asignar colores a las actividades del calendario supone una ayuda visual para la organizacin de las tareas. Puedes hacerlo al crear o
editar una tarea en el icono Clasificar.
Caractersticas.
Podemos crear citas o eventos desde cero o directamente arrastrando mensajes a la Barra de tareas pendientes. Tambin podemos
localizar citas y eventos desde el buscador.
Crear y aceptar reuniones, realizando su seguimiento o cancelacin.
Las vistas de calendario son personalizables. Su color es configurable e incluso aceptan formatos condicionales. Tambin es posible ver
varios calendarios a la vez, bien en de forma paralela o superpuestos.
Trabajar con varios calendarios simultneamente.
Habitualmente los usuarios de Outlook mantienen varios calendarios dependiendo del mbito a controlar. Por ejemplo podemos mantener
un calendario Profesional a la vez de otro Personal como ayuda a conciliar mejor. Los calendarios se pueden mostrar al mismo tiempo y
evitar que se solapen citas.
Para crear un Nuevo calendario pulsamos con el botn derecho sobre Calendario. Si seleccionamos ambos se mostrarn a la
vezpermitindonos mover citas y eventos con slo pinchar y arrastrar:
Si mantenemos una cita a la misma hora en los dos calendarios, bloqueamos esta hora para que ningn compaero del grupo pueda
agregarnos a otros eventos. Es sencillo, realizar esta tarea en Outlook pulsando la tecla control mientras arrastramos un cita de un
calendario al otro, ya se se copiar en los dos.
Organizacin
Para organizar el Calendario podemos:
Ver los niveles detalle. Configurar la semana laboral. Asignar categoras a las citas.

Compartir el calendario (con compaeros que utilicen el mismo servidor).

Definir como privado, pblico o de acceso restringido a determinados grupos o personas.

 Mostrar detalles de nuestras citas, como Fuera de la oficina, Provisional, No disponible, e incluir detalles junto a su
ubicacin. P.e. Sala Pars. Podemos utilizar el buscador para localizar las citas dentro del calendario, p.e. la bsqueda Pars
mostrar todas las entradas que la contenga dentro de calendario.
Indicar Eventos (da completo).

E incluir la zona horaria para el caso de reuniones con zonas horarias diferentes.

En en ARCHIVO / Opciones / Calendario podemos definir todos los aspectos de funcionamiento del calendario, como por ejemplo la
hora laboral (en diferentes colores). Agregar das no laborales o ver el n de semana para cada mes.
(clic para ampliar)
Das no laborables
Por defecto el calendario de Outlook, no incluye festivos o das no laborables. Para aadirlos, en la
fichaARCHIVO seleccionamos Opciones / Calendario:
En el apartado Opciones del Calendario pulsamos el botn Agregar das no laborables

A continuacin podemos seleccionar uno o ms pases, cuyos das no laborables deseemos agregar al calendario y pulsamos Aceptar.
 Notas: Si queremos eliminar algn da no laborable, basta con seleccionarlo en el calendario y pulsar suprimir.

Vistas
Podemos cambiar las vistas del calendario desde la ficha Inicio, en el grupo Organizar a vista Da, Semana, Semana laboral (sin fin
de semana), o Mes completo. La vista Programacin muestra el calendario en una escala de tiempo horizontal.

En la ficha Vista tenemos ms alternativas para cambiar la Vista Calendario habitual a Vista previa, Lista y Activa.
Citas y reuniones
Citas, convocatorias de reunin y eventos:
Para crear una cita pulsamos el botn , de la ficha INICIO.

O hacemos doble clic en un da del calendario.

Se abrir un nuevo formulario donde debemos completar el asunto, ubicacin, hora de inicio y de hora de finalizacin.

En Aviso podemos personalizar cuando queremos que Outlook nos recuerde la cita.

En Mostrar cmo, podemos seleccionar como se mostrar el estado de la cita en el calendario: Disponible, Trabajando en otro
sitio, Provisional, No disponible o Fuera de la oficina.
Por ltimo pulsamos el botn Guardar y cerrar.
Si queremos crear una reunin, adems de los datos introducidos anteriormente, tendremos que indicar los asistentes y recursos como
salas de reuniones.
Para crear una reunin pulsamos el botn , de la ficha INICIO.

En el botn Para, aadimos los asistentes a la reunin. Para ello podemos ayudarnos con la libreta de direcciones.
 Si pulsamos el botn Asistente para programacin, podremos ver la disponibilidad de los asistentes, adems de aadir otros
asistentes y/o salas.
 Igual que para las citas podemos modificar las listas Mostrar cmo y Aviso.

Para finalizar pulsamos el botn Enviar .

Notas: Desde la ficha INSERTAR podemos hacer llegar a los convocados documentos necesarios para la reunin, elementos de Outlook,
firmas y tarjetas de presentacin.
Gestin de tareas
Comparar las citas del Calendario con las tareas diarias resulta muy til, para ello basta mostrar desde la ficha VISTA / Diseo / la Barra
de tareas pendientes.
Cuando el usuario no es el organizador de citas no debe realizar cambios ya que no les llegara al resto de participantes. Pero puede
proponer una nueva hora provisional o rechazarla y proponer una nueva. En cuyo caso se generar un nuevo email.
Exchange nos permite ver varios calendarios de compaeros.

Ver vista programacin cuando se superponen ms de dos.

Ver el seguimiento de los participantes, para ver si ha sido aceptada.

Para encontrar huecos entre varios calendarios, superponemos ambos calendarios.

Para facilitar nuestro trabajo podemos configurar una vista desde el calendario del trabajo semanal, teniendo una visin
general de las tareas a realizar de acuerdo con su importancia.
Podemos incluir filtros al conjunto de tareas desde el encabezado. Ver configuracin filtrar y asignar un filtro. Por ejemplo podemos filtrar
las tareas completadas. En Avanzado definir criterios adicionales, Campos usados frecuentemente completada igual a no as los
ocultamos. Se puede guardar la vista como personalizada, en Administrar vistas.
Notas: La informacin introducida en el Calendario de Outlook es exportable y compatible con el estndar i-Calendar.
Compartir
Si tenemos una cuenta de correo electrnico basada en Exchange, podemos dar permiso a otras personas de la organizacin para que
puedan ver nuestro calendario.
Para compartirlo, hacemos clic en el botn Compartir calendario de la ficha Inicio.

Se crear una invitacin donde podemos indicar la persona con la que queremos compartir el calendario, y el nivel de detalle de la
informacin a enviar.

Compartir por correo

Enviar un calendario por email puede ser til para mostrar nuestra disponiblidad dentro del horario laboral. Para ello, en la
vistaCalendario, hacemos clic en el botn Calendario de correo electrnico de la ficha INICIO / grupo Compartir.
A continuacin podemos seleccionar el Intervalo de fechas que queremos enviar, 7 das, 30 das, o podemos escoger la opcinEspecificar
fechas, para seleccionar un periodo concreto.

En la lista Detalles, podemos seleccionar el nivel de detalle de la informacin que queremos enviar.
Si pulsamos Aceptar, se crear un correo electrnico con el calendario adjunto que el destinatario podr abrir en Outlook, y tambin se
mostrar en el cuerpo del mensaje:
Grupos de calendario
En la ficha INICIO grupo Administrar calendarios tenemos el botn desplegable Grupos de calendario que nos permite crear o
compartir un calendario con un grupo de contactos.
(Clic sobre la imagen para ampliarla)

Notas: Se recomienda utilizar la vista Programacin cuando tenemos acceso a varios calendarios de grupo, para poder cruzar
informacin.
Predicciones
Predicciones meteorolgicas en la cabecera de los calendarios como ayuda a nuestra programacin de citas y reuniones:
Si pulsamos sobre la prediccin del tiempo de un da determinado conseguimos ampliar dicha informacin. Adems en la ventana flotante
tendremos acceso a la informacin completa en lnea del servicio meteorolgico predefinido en Configuracin:
Configuracin
En la ficha Vista / Configuracin de vista avanzada podemos modificar el modo en el que se presenta el calendario. El cuadro de
dilogo se adapta segn el tipo vista activa:

Por ejemplo, para la vista Calendario podemos cambiar el valor de los intervalos de tiempo segn nuestras necesidades en el botn Ms
opciones:
Mejores prcticas para Outlook 2010
Se aplica a: Outlook 2010 Ms... Menos
Importante: Este artculo se ha traducido con traduccin automtica; vea la declinacin
de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versin en ingls de este
artculo aqu.

Este artculo lo escribi el equipo de producto que cre Microsoft Outlook 2010 por la
mejor de las razones posibles: nuestros clientes lo pidieron. Outlook 2010 se dise para
una amplia audiencia con muchas necesidades y estilos de trabajo. Aunque no hay una
sola "manera correcta", sabemos que algunas formas de trabajar con el programa son
ms fciles que otras. Esperamos que, tras conocer los procedimientos recomendados,
tenga la mejor experiencia posible con Outlook.

Esta gua son nuestros consejos para sacar el mximo partido a Outlook 2010. Sin
embargo, no es exhaustiva. Trata algunos escenarios bsicos, a fin de ensearle a
aprovechar Outlook para administrar su informacin.

Esta gua est pensada para personas que:

Trabajan en una empresa grande con un departamento de TI.

Reciben ms de 30 mensajes de correo al da.

Dedican mucho tiempo cada da a usar Outlook 2010 para enviar y recibir mensajes,
y para configurar o asistir a reuniones.

Usa Outlook 2010 con una cuenta de Microsoft Exchange Server.

Independientemente de la configuracin del servidor o el tamao de la organizacin, este
documento le ser de utilidad.
Para administradores de TI
Las frases precedidas del logotipo de Office 2010 son referencias a otros productos de
Microsoft Office 2010, como Microsoft OneNote 2010 y Microsoft SharePoint Server. Las
frases que mencionan Autoarchivar y los archivos de datos de Outlook (.pst) se marcan
con el icono de un archivador . Si su organizacin no implementa estos productos o
caractersticas, puede ignorar estos prrafos sin que ello afecte al resto del documento o
al flujo de trabajo.
En este artculo
Principios bsicos de buena administracin del tiempo

Configurar Outlook 2010: el diseo

Carpetas

Reglas

Barra Tareas pendientes

Notificaciones

Categoras

Pasos rpidos

Controlar la Bandeja de entrada con los cuatro criterios

 Revisin diaria: administracin del tiempo y las tareas

Tareas: hacer el trabajo

Encontrar ese mensaje: bsqueda eficaz

Cmo encontrar un mensaje de una persona en concreto

Escribir mensajes de correo excelentes

Calendario y reuniones

Contactos

Preguntas ms frecuentes

Referencias

Acerca de la autora
Principios bsicos de buena administracin del tiempo
Outlook 2010 es una herramienta que ayuda a administrar los mensajes de correo, el
calendario, los contactos y las tareas. Como tal, se encuentra en el centro no solo de las
comunicaciones, sino tambin de la administracin del tiempo. Para obtener el mximo
provecho de Outlook 2010, le sugerimos algunos principios bsicos:

Reduzca el nmero de lugares donde lee mensajes. Filtre todos los mensajes que
tiene que leer en un solo lugar: su Bandeja de entrada con una serie de reglas.
 Haga caso omiso de algunos mensajes. Use reglas para enviar los mensajes que
tiene que leer a la Bandeja de entrada y deje que el resto llegue intacto a las
carpetas del grupo de contactos (o lista de distribucin). No es necesario (y en el
caso de grandes volmenes, probablemente no pueda) leer todos los mensajes que
le envan. Solo los ms importantes deben ir a la Bandeja de entrada. Puede resultar
til conservar los dems mensajes por si, por ejemplo, se ve involucrado en algn
problema.

Reduzca el nmero de lugares en donde archiva manualmente los mensajes. Reduzca

el esfuerzo mental de archivar basndose en la bsqueda para ubicar mensajes.

Procese los mensajes siguiendo estos cuatro criterios. Al leer un mensaje, decida si
quiere:

Eliminarlo

Darle curso (responder o archivarlo como referencia).

Delegarlo (reenviarlo).

Aplazarlo (mediante categoras y marcas) hasta realizar una segunda revisin de

la lista de tareas.

Reduzca a una la lista de tareas pendientes. Use una sola lista de tareas pendientes y
un solo calendario para administrar lo que tiene que hacer.

Trabaje en lotes. Use categoras que le ayuden a agrupar tareas similares.

 Aplique el sentido comn al envo de mensajes. Siga las recomendaciones y
prohibiciones para escribir mensajes excelentes.

Revise el calendario y las tareas peridicamente.

Aunque no siga todos los procedimientos recomendados que se describen aqu, con que
siga tan solo algunos mejorar su experiencia con Outlook 2010.

Principio de pgina
Configurar Outlook 2010: la disposicin
El primer paso para seguir estos procedimientos recomendados es configurar el sistema
para optimizar la manera en que usa Outlook 2010. Se considera recomendable tener:

El panel de navegacin abierto a la izquierda.

Los mensajes en la vista Conversaciones, con los mensajes enviados directamente a

usted marcados en azul de forma automtica.

Site el panel de lectura a la derecha.

La barra Tareas pendientes abierta en el extremo derecho. Si la resolucin de la

pantalla es menor que 1024 por 768 pxeles, la barra Tareas pendientes se puede
minimizar.

Activa El modo cach de Exchange .

Para obtener ms informacin sobre cmo configurar la disposicin recomendada,

consulte la seccin Preguntas ms frecuentes.
Principio de pgina
Carpetas
Se considera recomendable tener:

Una bandeja de entrada para los mensajes que necesita procesar (tratar). La bandeja
de entrada es para los mensajes que le envan directamente, o que podra ser
importante que lea.

Si recibe muchos mensajes que varios usuarios se envan los unos a los otros, cambie a la
vista Conversaciones. Si no es as, use la disposicin por fecha (la disposicin
predeterminada). Use reglas de formato automtico para volver azules los mensajes
enviados solo a usted.

Una sola carpeta de referencia dentro de la Bandeja de entrada, para todo el material
de referencia que puede tener que consultar ms adelante. Nada se archiva
automticamente (mediante una regla) en esta carpeta. Llame a esta carpeta 1-
Referencia. (Al agregar 1-, ser el primer elemento dentro de la Bandeja de
entrada). Al crear ah esta carpeta, puede quitarla de la vista con solo contraer la
Bandeja de entrada.

Configure esta carpeta para que se archive automticamente cada ao.

Nota: Si esta carpeta se hace demasiado grande (10 000 elementos o ms),
Outlook 2010 podra ralentizarse al entrar en ella.

Una carpeta para mensajes privados, personales o relacionados con su profesin.

Tener una carpeta diferente para la informacin personal y relativa a su profesin le
 da libertad para buscar un mensaje mientras hay alguien cerca, pues no tendr que
preocuparse por que se muestre algn mensaje personal confidencial. Llame a esta
carpeta 2-Personal. Los administradores podran tener una carpeta llamada 3-
Administracin para guardar los comentarios de sus empleados.

Configure estas carpetas para que se archiven automticamente cada ao.

Un conjunto de carpetas para mensajes de grupos de contactos. No tiene por qu

leer todos los mensajes enviados a grupos de contactos (tambin conocidos como
servidores de listas, o listas de correo, o listas de distribucin). Este conjunto de
carpetas es el repositorio de todos los mensajes de grupos de contactos que no se
colocan automticamente en la Bandeja de entrada. Cree en el primer nivel de la
Bandeja de entrada una nica carpeta denominada Grupos de contactos, y luego
cree dentro una subcarpeta para cada tema o grupo de contactos. Por lo general,
basta con una carpeta por grupo de contactos, pero si pertenece a varios grupos
relacionados, plantese recibir todos los mensajes en una misma carpeta.

Contraiga la carpeta Grupos de contactos superior, de modo que no le distraigan los

mensajes sin leer contenidos en las subcarpetas.

Nota: Si tiene que leer todos los mensajes de un grupo de contactos, no cree una
carpeta para l. Estos mensajes deberan ir directamente a la Bandeja de entrada.

Configure las carpetas de grupos de contactos para que se archiven automticamente

cada seis meses, o con mayor frecuencia si se trata de informacin con fecha de
caducidad. Por ejemplo, un grupo de contactos para buscar coches compartidos se
debera archivar a diario.
 Un conjunto de carpetas para fuentes RSS. Como en el caso de los grupos de
contactos, RSS representa otro conjunto de datos que en ocasiones podra contener
informacin interesante, pero que no es necesario leer de forma constante o con la
misma urgencia que los mensajes que le envan directamente. Outlook 2010 crea
estas carpetas automticamente.
Carpetas de bsqueda
Las carpetas de bsqueda son tiles para recopilar informacin de distintas carpetas de
correo y de fuentes RSS. Pueden ser especialmente tiles si necesita recopilar
informacin guardada en diferentes carpetas, por ejemplo, al preparar una reunin
trimestral.

Si recibe un gran volumen de mensajes (ms de 200 al da), las carpetas de bsqueda
pueden ser un buen modo de redistribuir el correo de distintos remitentes.

Favoritos (opcional)
Favoritos da visibilidad a carpetas que de otra manera quedaran enterradas en la lista
de carpetas de correo.

Favoritos, un subconjunto de las carpetas de correo, aparece en la parte superior de la

panel de exploracin. Usar Favoritos no es necesario para que este sistema funcione,
pero si tiene una pantalla pequea, puede minimizar el panel de navegacin y aun as
archivar sus mensajes correctamente arrastrndolos a la barra minimizada, realizar
bsquedas comunes e ir a Calendario, Contactosy Tareas.

Se considera recomendable tener las siguientes carpetas entre sus Favoritos: Bandeja
de entrada, 1-Referencia, Elementos enviados y Elementos eliminados.

Principio de pgina
Reglas
El objetivo de organizar Outlook es reducir la cantidad de "ruido" innecesario en la
Carpeta de entrada y lograr que los elementos ms importantes se muestren en la parte
superior. Las reglas pueden ayudarle moviendo mensajes a distintas carpetas, segn los
criterios que establezca. Las reglas filtran los mensajes que llegan a la Bandeja de
entrada para dejar pasar solo aquellos de lectura obligada.

Se considera recomendable disponer las siguientes reglas (tiene ms detalles sobre cmo
configurarlas en la seccin Preguntas ms frecuentes, al final de este documento):

Respuestas automticas Mueva todas las respuestas a reuniones que no tengan

contenido a Elementos eliminados. Puede ver quin ha aceptado en la pestaa de
seguimiento, dentro de la ventana de la reunin.

Para: M Cualquier mensaje enviado directamente a usted o con su direccin en la

lnea Cc se enva a la Bandeja de entrada y no es procesado por otras reglas, aunque
tambin se enve a un grupo de contactos.
 Convocatorias de reunin enviadas a la Bandeja de entrada Todas las
convocatorias de reunin, aunque se enven a un grupo de contactos, deberan
enviarse a la Bandeja de entrada.

Aplazar elementos enviados Esta regla retrasa los mensajes un minuto o ms.
Cuando use esta regla, asegrese de que los mensajes se han enviado antes que
apagar el equipo.

Nota: Se trata de una regla solo para clientes; no funcionarn en Outlook Web App
(OWA).

Grupos de contactos Cualquier mensaje de correo enviado a un grupo de

contactos se desva a una carpeta de grupo de contactos, salvo que sus palabras
clave sugieran que puede ser importante, en cuyo caso se enva a la Bandeja de
entrada. Los grupos de contactos similares deberan usar la misma regla y
almacenarse en la misma carpeta. Si pertenece a un grupo de contactos del que
debe leer todos los mensajes, no cree una regla para l. Todos los mensajes de
lectura obligada deberan ir directamente a la bandeja de entrada.

El conjunto de reglas debera tener un aspecto parecido al siguiente cuando termine de

organizar.

Principio de pgina
Barra Tareas pendientes
La barra Tareas pendientes es el panel en el lado derecho de Outlook 2010. Muestra un
calendario, las prximas citas y su lista de tareas unificada, que contiene:
 Los mensajes que necesita responder (mensajes marcados).

Contactos a los que necesita llamar (contactos marcados).

Las tareas que surgen espontneamente.

El mtodo recomendado para configurar la barra Tareas pendientes es:

Mostrar un navegador de fechas (activado de forma predeterminada).

Mostrar solo tres citas si tiene una resolucin de pantalla baja o no tiene muchas
reuniones en un da dado (predeterminado).

Mostrar cinco citas si tiene una gran resolucin de pantalla o tiene muchas reuniones
todos los das (cinco o ms).

Mostrar las tareas (activado de forma predeterminada).

Mostrar contactos rpidos (disponible y activado de forma predeterminada si tiene

Microsoft Office Communicator 2007 R2).

La disposicin predeterminada de las tareas es por fecha de vencimiento, pero podra

cambiarlo a la fecha de comienzo, dependiendo de cmo use las marcas. Si quiere ver las
tareas que ha aplazado para el lunes de la semana siguiente, organice por Fecha de
Inicio. Si quiere ver las tareas en el da en que deben acabarse, organice segn la fecha
de vencimiento.
Marca predeterminada
Se considera recomendable establecer su marca de Clic rpido en Hoy (que es el valor
predeterminado).

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Notificaciones
Si recibe muchos mensajes o se distrae fcilmente con los sonidos de notificacin que le
avisan de los nuevos mensajes, recomendamos desactivar las siguientes opciones:

Las alertas de escritorio del correo electrnico

El icono de sobre que aparece en el icono de Outlook en la barra de tareas de

Windows

El cursor cambia brevemente a un sobre

El sonido que acompaa a las configuraciones anteriores

Para cambiar estas configuraciones, haga clic en el botn Archivo, en Opciones y, por
ltimo, en Correo.

En Llegada del mensaje, desmarque todas las casillas de verificacin.

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Categoras
Las categoras de Outlook 2010 le permiten administrar elementos de muchas maneras
diferentes. Hay tres tipos principales de categora que se recomienda crear:

Proyecto (puede incluir a personas)

Tema

Ubicacin o actividad

Las categoras no son un aspecto necesario en este sistema, pero le facilitarn la vida si
las usa con diligencia. Por ejemplo, pueden ayudarle a identificar ms fcilmente lo que
puede hacer ahora y a agrupar tareas similares, de modo que pueda realizarlas todas a la
vez.

Para crear categoras, haga lo siguiente:

 En cualquier vista, en la pestaa Inicio , en el grupo Etiquetas, haga clic en
Clasificar y, posteriormente, haga clic en Todas las categoras.

Se considera recomendable tener una categora para:

Cada uno de sus subordinados directos y su supervisor, para los elementos que
desea revisar la prxima vez que se renan (por ejemplo, una categora llamada
Supervisor 1:1).

Cada uno de los lugares importantes o los tipos de actividades que realiza, de modo
que pueda ejecutar acciones masivas (una parte til de la administracin de tareas);
por ejemplo:

@Trayecto para las tareas que puede realizar en el camino a casa desde el
trabajo.

@Correo para las tareas que implican mensajes de correo, reuniones o cualquier
otro aspecto de Outlook 2010.

@Casa para las tareas que solo puede hacer en casa.

@Reunin para los elementos que necesita para preparar una reunin.

@Sin conexin para las tareas que lo alejan del equipo, como fotocopiar un
documento.

@En lnea para las tareas que solo puede realizar en lnea, o a travs de un
explorador web.
 @Telfono para las llamadas que tiene que realizar o recibir.

@Leer para las tareas que implican solo leer, no responder. Esta categora es til
para los mensajes largos o los datos adjuntos que tiene que leer, pero a los que
no puede dedicarse inmediatamente.

@En espera para los mensajes o tareas para los que est esperando respuesta,
sin que pueda realizar hasta entonces ninguna accin explcita.

Nota: Usar el smbolo @ resalta las categoras en la lista de categoras. Escribir @ antes
de algunas categoras le ayuda a mantenerlas en lo alto de la lista y le recuerda dnde
debera estar al realizar dicha tarea (por ejemplo, @Telfono es "al telfono").
 Cada tema o proyecto importante, de modo que encuentre fcilmente los mensajes
de un tema determinado, sobre todo si no hay en el cuerpo o en el asunto ninguna
palabra que haga que aparezca en una bsqueda.

Elementos importantes que deben realizarse hoy y no pueden posponerse.

Puede aplicar varias categoras a un mismo elemento; es lo opuesto al archivado, en el

que los elementos solo pueden estar en una carpeta al mismo tiempo. Por ejemplo, un
mensaje importante que quiera tratar con su supervisor antes de responder podra
clasificarse en las categoras @Correo y Supervisor 1:1.

La categora Clic rpido debera ser la que aplique ms a menudo.

Para establecer la categora Clic rpido, haga lo siguiente:

En cualquier vista, en la pestaa Inicio, en el grupo Etiquetas, haga clic en

Clasificar y luego en Establecer clic rpido.

Como ver, las categoras ayudan a que los mensajes y tareas destaquen en la barra
Tareas pendientes, hacen ms eficaces las bsquedas y ayudan a preparar las reuniones.

Nota: Tenga mucho cuidado a la hora de clasificar los mensajes salientes: es posible que
los destinatarios vean las categoras. Si los destinatarios no usan Outlook 2010 o
Exchange Server 2010, podrn ver las categoras que establezca.
Principio de pgina
Pasos rpidos

Los pasos rpidos, una novedad en Outlook 2010, permiten

realizar varias acciones con un solo clic. Son una herramienta til para mantener limpia la
bandeja de entrada y, en general, ser ms eficaz en el uso de Outlook. Siempre que vea
que repite una y otra vez los mismos pasos en Outlook, intente crear un paso rpido.

Nota: Los pasos rpidos solo se aplican a los mensajes.

Se considera recomendable tener los siguientes pasos rpidos. Para obtener ms

informacin, vea Automatizar tareas comunes o repetitivas con pasos rpidos:

Paso
Qu hace Cundo usarla
rpido

Marca el mensaje como

Referenci ledo.
Este es su botn de archivado con un solo clic.
a Lo mueve a la carpeta 1-
Referencia.

Personal Marca el mensaje como Para archivar mensajes personales.

ledo.
Paso
Qu hace Cundo usarla
rpido

Lo mueve a la carpeta 2-
Personal.

Marca el mensaje como

ledo.

Marca el mensaje como Para mensajes de referencia a los que ya ha

Listo
completado. respondido o de los que ya se ha encargado.

Lo mueve a la carpeta 1-
Referencia.

Marca el mensaje como

ledo.

Marca el mensaje como Para mensajes de los que quiere ocuparse ms

Aplazar*
una tarea para hoy adelante.

Lo mueve a la carpeta 1-
Referencia.

*Los pasos rpidos Personal y Aplazar no son pasos rpidos predeterminados.

Pasos rpidos opcionales
Adems de los pasos rpidos de la lista anterior, dependiendo de su trabajo y sus
actividades diarias, le puede interesar crear los siguientes tipos de pasos rpidos:

Paso rpido Qu hace Cundo usarla

Marca el mensaje como

ledo. Clasifica muchos de sus mensajes antes de
Clasificar y archivarlos para ayudarle a encontrarlos ms tarde.
Clasifica el mensaje.
mover Cree uno por cada categora que use con
Lo mueve a la carpeta frecuencia.
1-Referencia.

Marca el mensaje como

ledo.
Marca cosas para distintas fechas, como Maana,
Marcar y
Marca el mensaje. Esta semana, etc. Cree uno por cada marca que use
mover
con frecuencia.
Lo mueve a la carpeta
1-Referencia.

Marcar, Marca el mensaje como Usa unas pocas categoras para ayudarle a entender
clasificar y ledo. el contexto de las tareas. Ejemplo: @Leer: Marca
mover para maana, clasifica con @Categora lectura.
Marca el mensaje.

Clasifica el mensaje.
Paso rpido Qu hace Cundo usarla

Lo mueve a la carpeta
1-Referencia.

Marca el mensaje como

ledo.

Informativo Reenva un mensaje A menudo reenva mensajes de correo a otras

y mover informativo personas (artculos, etc.).

Lo mueve a la carpeta
1-Referencia.

Marca el mensaje como

ledo.

Crea un reenvo a una

Delegado Recibe mensajes destinados a otros.
persona concreta

Lo mueve a la carpeta
1-Referencia.

Crear una tarea con

Tarea datos adjuntos Necesita ms contexto para los mensajes marcados.
Eliminar mensaje
Paso rpido Qu hace Cundo usarla

Debido a las reglas, recibe de forma inadvertida

Marca el mensaje como algunos mensajes de grupos de contacto en la
ledo. Bandeja de entrada. Ejemplo: tiene una regla para
archivar todos los mensajes del grupo de contactos
Grupo de Lo mueve a su carpeta Foo en una carpeta, excepto aquellos en cuyo
contactos Grupo de contactos (o a cuerpo se incluya la palabra barra.
una carpeta Grupo de Ocasionalmente, alguien enva un mensaje al grupo
contactos concreta). de contactos Foo con la palabra barra, pero no es
algo relativo a usted.

Se abre una ventana de A menudo recibe mensajes rpidos a los que debe
Responder respuesta. responder, pero tras lo cual ya no necesita el
y eliminar Eliminar el mensaje mensaje original. Por ejemplo: "Hola, quieres ir a
original comer?". Su respuesta: "Claro!".

Cuando empiece a crear pasos rpidos, ver que puede haber otras maneras de
optimizar el nmero de clics necesarios para conseguir algo. Cuando vea que repite una y
otra vez los mismos pasos, intente crear un paso rpido. A medida que los proyectos
cambien, actualice los pasos rpidos para que acaben siendo todo lo que hace.

Principio de pgina
Controlar la Bandeja de entrada con los cuatro criterios
Una vez configurado el sistema, est listo para comenzar a administrar los mensajes
entrantes. Al convertir la Bandeja de entrada en el centro de recepcin de mensajes
importantes, puede pasar por ella con la certeza de que cada elemento es algo que tiene
que atender.

Para cada mensaje de la Bandeja de entrada:

Si no es importante, elimnelo inmediatamente.

Si puede hacerse en menos de dos minutos, hgalo (responder, archivar, llamar,

etc.).

Si no es para usted o si puede hacerlo, delguelo (reenviar).

Si debe hacerlo, pero se tarda ms de dos minutos (incluida la lectura), aplcelo

(postergar).

Si lo necesita como referencia (aunque decidiese aplazarlo), muvalo a la carpeta de

referencia. El objetivo es reducir el nmero de veces que toque cada mensaje.
Eliminarlo
Elimine los mensajes que no necesita leer. Si es correo no deseado, elimnelo.

Si no desea recibir otro mensaje como parte de esta conversacin, ignrela.

Darle curso: el ejercicio de los dos minutos
Es increble lo que se puede hacer en dos minutos. Por ejemplo, muchos mensajes se
pueden responder en menos de dos minutos. Pero si para atender un mensaje necesita
ms de dos minutos, aplcelo. Para hacerse una idea de lo que dan de s dos minutos,
cronomtrese.

Despus de atender el mensaje, realice una de las siguientes acciones:

Elimnelo si se trata de algo de escasa trascendencia.

Archvelo en una de sus carpetas de referencia (por ejemplo, 1-Referencia)

mediante un paso rpido.

Para mantener un registro de las cosas que ha hecho, especialmente para poder
reflexionar cuando llegue el momento de las revisiones anuales, por ejemplo, use el paso
rpido Hecho, que tambin marca los mensajes como completados.
Delegarlo
A veces recibe un mensaje que en realidad debe atender otra persona. En estos casos,
responda e incluya la persona a la que delega el mensaje en la lnea Para. Si se ve
haciendo esto a menudo, considere la posibilidad de crear un paso rpido que responda y
agregue a la persona delegada a la lnea Para.
Si quiere realizar el seguimiento posterior, mrquelo para s mismo antes de enviarlo. En
la barra Tareas pendientes, maque la tarea con la categora @en espera.
Aplazarlo
Cundo aplazar un mensaje
Aplazar un mensaje significa que lo revisar ms adelante, cuando tenga tiempo.

Razones para aplazar un mensaje:

No puede atenderse en menos de dos minutos.

Tardar un rato en leerlo.

Requerir una respuesta elaborada con cuidado.

Requiere una accin adicional en otro programa (por ejemplo, "Hay que agregarlo al
documento <nombre>")
Cmo aplazar un mensaje: marcarlo
Cuando decida que no tiene tiempo para atender un mensaje inmediatamente, puede
marcarlo:

Si tiene que hacerlo hoy, mrquelo para Hoy (basta con hacer clic en la marca).

Si puede postergarlo durante ms tiempo, haga clic con el botn secundario y

mrquelo para una fecha posterior.

Si necesita hacer referencia al mensaje ms de una vez y quiere tener fcil a acceso
a l, arrstrelo al grupo Ms tarde, en la barra Tareas pendientes. Si no tiene un
 grupo Ms tarde, establezca la marca Fecha de inicio en la tarea en 100 aos en
el futuro. (Use esta marca en contadas ocasiones para que no se convierta en un
atestado "cajn de sastre").

Si se trata de algo que va a necesitar en breve, mrquelo Sin fecha para que
aparezca en la parte superior de la barra Tareas pendientes. Use este grupo con
moderacin y brrelo peridicamente, porque se encuentra en la parte superior de la
lista de tareas.

Adems de marcar un mensaje, puede:

Agregar categoras apropiadas.

Haga clic en el paso rpido Referencia para marcar el mensaje como ledo, si no lo
est ya, y archivarlo en la carpeta de referencia (1-Referencia).

Si se ve aplicando repetidamente las mismas categoras y marcas, cree un nuevo paso

rpido que marque, clasifique y archive.

Un elemento marcado aparece en la barra Tareas pendientes. Al marcarlo y archivarlo en

la carpeta de referencia, ya est procesado y puede quitarlo de la vista. Pero, como se
encuentra en su lista de tareas, puede pasar al siguiente mensaje, sabiendo que ms
adelante volver a los elementos marcados.
Si quiere agregar ms informacin a los elementos marcados
Si la lnea Asunto de un mensaje no proporciona suficiente contexto, puede seguir uno de
estos dos pasos, dependiendo de la cantidad de informacin que deba agregar:
 Cambie el nombre de la tarea haciendo clic en ella en la barra Tareas pendientes, o
haga clic con el botn secundario en la tarea y elija Cambiar nombre de la tarea.
Cambiar el nombre de la tarea no cambia el asunto del mensaje, pero le ayuda a
saber cul es el siguiente paso.

Cree una tarea con el mensaje como un archivo adjunto.

Tambin puede agregar una categora que le permita detectar de un vistazo dnde se
encuentra la prxima accin. Un vistazo rpido a las tareas clasificadas le permite saber
lo que requiere accin inmediata (@Oficina), qu tareas esperan por otras personas
(@En espera) y lo que se tratar en la siguiente reunin (@Reunin).
Cundo atender las tareas aplazadas?
Despus de procesar los mensajes, puede abordar la lista de tareas. Es entonces cuando
responde a los mensajes aplazados.
Simplemente archvelo
A veces recibe un mensaje que no requiere su intervencin, pero que podra necesitar en
el futuro. Un buen ejemplo es un mensaje con instrucciones. Archive estos mensajes en la
carpeta de referencia (1-Referencia) haciendo clic en el paso rpido Referencia. Si
agrega una categora le ser ms fcil encontrar el mensaje despus en caso de que lo
necesite (por ejemplo, @Proyecto). Haga esto antes de archivar con el paso rpido.

Cuando termine de procesar los mensajes, debe tener una Bandeja de entrada limpia y
podr centrarse en el calendario y las tareas.

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Revisin diaria: administracin del tiempo y las tareas
Se considera recomendable reservar tiempo todas las maanas para administrar la lista
de tareas y el calendario. Esto incluye:

Revisin de las citas y reuniones del da y la semana siguiente.

Revisin de las tareas y realizacin de ajustes.

Incorporacin de citas al calendario con el fin de reservarse tiempo para terminar el

trabajo.
Decir que no
A medida que revisa el calendario y la lista de tareas, sea realista sobre lo que puede
llevar a cabo. A veces eso significa decir que no. Algunas ideas para recuperar tiempo
diciendo que no:

Rechace reuniones a las que no tiene que asistir. S, puede hacerlo.

Elimine tareas que no ha de hacer o que sabe que no har.

Enve mensajes para que la gente sepa que trabaja en una respuesta (y asegrese
de marcarlos para s mismo al enviarlos). Es mejor que sepan que va a responder en
un plazo realista que dejar que piensen que se ha olvidado de lo que le pidieron.
Administracin de calendarios
La realidad es que si tiene un da lleno de reuniones, tiene menos tiempo para completar
tareas y escribir mensajes, as que pase tareas a otros das.
Si una tarea va a quitarle mucho tiempo o es algo que ha de realizar (a diferencia de las
tareas que decide que no tiene que realizar), arrstrela de la Lista de tareas diarias al
calendario para reservarle tiempo.
Formas de crear tareas
Mientras avanza a travs de su calendario y tareas, inevitable empezar a pensar ms
cosas que debe hacer. Estas son algunas maneras de crear tareas en Outlook:

Marque el mensaje.

Escriba en el cuadro Escriba una nueva tarea en la parte superior de la lista de

tareas.

Utilice el mtodo abreviado de teclado Ctrl+Mays+K para crear una nueva tarea.

Si va en coche y es legal y seguro hacerlo, use la funcin de memorando de voz del

dispositivo mvil o telfono mvil para grabar las tareas y transcribirlas ms adelante
a la lista de tareas.

Si se encuentra en una reunin, tome notas en OneNote. Los elementos marcados

en OneNote aparecen en la lista de tareas de Outlook 2010.
Formas de administrar tareas
Algunas ideas que pueden ayudarle a atender las tareas:

Agregue las tareas tal como llegan escribiendo en el cuadro Escriba una nueva
tarea de la barra Tareas pendientes, o en la parte superior de lista de tareas, en un
 espacio en blanco de la Lista de tareas diarias, o haciendo clic en Nueva tarea, en la
cinta de opciones.

Borre las tareas que no tiene que hacer. La lista de tareas es su espacio sagrado: no
deje que se contamine o perder su utilidad. En el caso de mensajes marcados que
quiera conservar, haga clic en Eliminar de la lista; de lo contrario, haga clic en
Eliminar.

Marque como completadas las tareas finalizadas para quitarlas de la barra Tareas
pendientes.

Seale las tareas sobre las que puede actuar cambiando el asunto de un mensaje
marcado. Por ejemplo, un mensaje marcado con el asunto No se puede cambiar la
pertenencia a grupos mediante el teclado debera cambiar su nombre a
Responder a Toms, que es la siguiente accin en esta tarea. Para cambiar el
asunto de la tarea, haga clic en el elemento de la barra Tareas pendientes y escriba
un nuevo asunto, o haga clic con el botn secundario y luego haga clic en Cambiar
nombre de la tarea. Cambiar el asunto de la tarea no cambia el del mensaje. Solo
cambia el asunto que ve en la lista de tareas.

Aplique categoras que le ayuden a identificar dnde debe estar para realizar el paso
siguiente y para destacar algunas tareas.

Reorganice las tareas para agrupar tareas similares, como, por ejemplo, tareas con la
misma categora. Para mover una tarea, haga clic en ella en la lista de tareas y
arrstrela. De este modo, puede trabajar al mismo tiempo en tareas similares.
 Arrastre tareas de la Lista de tareas diarias y la barra Tareas pendientes al da en que
planea realizarlas. En el caso de tareas que le llevarn algn tiempo, arrstrelas al
calendario para reservarles el tiempo necesario.

Aunque es bueno ser organizado, no dedique mucho tiempo a priorizar y administrar la

lista de tareas. El proceso de administracin de la lista no debe aduearse de su vida.
Usar el calendario: crear citas para administrar el tiempo
Recuerde que siempre hay ms cosas que hacer que tiempo para hacerlas.

Como parte de una buena administracin del tiempo, necesita tiempo para ocuparse de
los mensajes, administrar las citas y tareas, y pensar en lo que tiene que hacer.

Puede programar este tiempo para s mismo con citas y reuniones peridicas en el
calendario. Debe considerar el calendario como la autntica planificacin de su tiempo; si
programa algo, eso es lo que se compromete a hacer en ese momento.

Tomarse un tiempo para:

Atender los mensajes. Reservar tiempo para ocuparse de los mensajes es

especialmente importante si recibe una gran cantidad de mensajes. Aunque tenga
reglas establecidas para que solo los mensajes importantes aparezcan en la Bandeja
de entrada, sigue necesitando tiempo para atender esos mensajes.

Sugerencia: Para procesar y leer los mensajes, reduzca el desorden minimizando el

panel de navegacin, la barra Tareas pendientes y la cinta. Para ello, haga clic en el botn
Lectura en la barra de estado. Para volver a abrirlo todo, haga clic en Normal
(justo a la izquierda de Lectura).
 Realice una revisin diaria y semanal de las tareas y citas. Consulte el calendario y
las tareas, y evale sus citas y tareas en funcin de sus prioridades. Si el calendario
est muy lleno, es hora de :

Borrar las citas en conflicto, porque no puede estar en dos lugares a la vez.

Programar tiempo para realizar trabajo.

Pensar en lo que hace, si aprovecha bien el tiempo y si establece las prioridades

correctas.

Renase peridicamente con su jefe. Estas reuniones peridicas pueden ayudarle a

explicar en qu trabaja y a reajustar las prioridades cuando sea necesario. Para
configurar una reunin peridica, haga clic en Periodicidad .

Principio de pgina
Tareas: hacer el trabajo
Revisin semanal
La observacin del tiempo y las tareas en conjunto le ayudar a priorizar el trabajo
importante sobre las tareas menos urgentes. Esto le permitir dejar claro a los dems lo
que pueden y no pueden razonablemente esperar que usted realice. La revisin de la
semana pasada y la prxima tambin resulta til para la preparacin de una reunin
semanal con su jefe, o para la elaboracin de un mensaje de correo sobre el estado.
Dnde realizar el trabajo
Despus de procesar los mensajes, el mejor lugar para realizar trabajo de Outlook
(responder mensajes y tareas similares) es en Tareas. Al cambiar a Tareas, no le
distraern los mensajes que lleguen a la Bandeja de entrada.
Proceso masivo de las tareas
A medida que pase por la lista de tareas y el calendario, realice al mismo tiempo tareas
similares. Por ejemplo, si solo dispone de unos minutos, realice todas las llamadas
telefnicas (si son pocas). Aborde las tareas que le suponen mayor esfuerzo (para
algunas personas, eso sera responder mensajes) cuando se sienta ms fuerte. Ocpese
de las tareas que requieren menos esfuerzo, como leer mensajes de estado, al final de la
jornada o en el momento en que se sienta ms cansado. Al "procesar de forma masiva"
las tareas, avanzar simultneamente en todos sus proyectos.

Una manera de procesar de forma masiva tareas es cambiar la organizacin de

Organizado por: fecha de inicio a Organizado por: categoras. Para ello, haga clic
en el encabezado Organizado por y luego haga clic en Categoras.

Nota: Si tiene tareas que impiden que otras personas terminen su trabajo, haga esas
tareas en primer lugar.
Finalizacin de las tareas
Cuando finalice las tareas, mrquelas como completas. Outlook 2010 mantiene
automticamente la lista de las tareas completadas, que supone un resumen til de lo
realizado. Si no necesita mantener un registro de la tarea o el mensaje, elimnelo o quite
la marca.

Trabajar sin conexin

Si tiene mucho trabajo que hacer, plantese la posibilidad de desconectarse para detener
la distraccin continua que producen los mensajes entrantes.

Cuando cambia entre trabajar en lnea y sin conexin, se modifican todas las cuentas de
correo del perfil de Outlook.
 En el grupo Preferencias de la pestaa Enviar y recibir, haga clic en Trabajar sin
conexin.

El comando Trabajar sin conexin queda resaltado cuando trabaja sin conexin.

Haga clic en el Trabajar sin conexin resaltado para volver al modo en lnea.

Principio de pgina
Encontrar ese mensaje: bsqueda eficaz
Cmo encontrar un mensaje de una persona en concreto
Si quiere encontrar un mensaje de una persona determinada, haga clic en el cuadro
Buscar de su carpeta de referencia (por ejemplo, 1-Referencia) y luego, en la pestaa
Bsqueda, haga clic en De.
Escriba el nombre de la persona.

O bien, empiece a escribir el nombre y luego presione la tecla de flecha hacia abajo para
seleccionar De y limitar los resultados.

Cmo encontrar un mensaje con datos adjuntos

Para encontrar un mensaje con datos adjuntos, haga clic en el cuadro Buscar y luego, en
la pestaa Bsqueda, haga clic en Datos adjuntos.

Todos los trminos de bsqueda son aditivos, por lo que si quiere encontrar un mensaje
de alguien con datos adjuntos, haga clic en los comandos de la cinta (De, Con datos
adjuntos) para generar la bsqueda.
Para encontrar mensajes en todo el buzn
A veces no puede encontrar un mensaje buscando nicamente en la carpeta de
referencia, podra tratarse de un mensaje que ya envi o que se archiv incorrectamente.
En estos casos, empiece por buscar en cualquier carpeta (Bandeja de entrada, 1-
Referencia, etc.) y luego haga clic en Intente buscar de nuevo en Todos los
elementos de correo.

Tambin puede hacer clic en Todos los elementos de correo, en la pestaa

Bsqueda.

Si sospecha que lo que busca puede estar en una convocatoria de reunin aceptada (y,
por lo tanto, se encuentra en el calendario), intente aumentar el mbito a Todos los
elementos de Outlook.

Si se encuentra con que suele realizar bsquedas en todo el buzn, puede establecer en
la vista Backstage que el mbito de bsqueda predeterminado sean todas las carpetas.

1. Haga clic en la pestaa Archivo y en Opciones.

 2. Haga clic en Buscar.

3. En Resultados, haga clic en Todas las carpetas.

Para detener la bsqueda

Una vez que haya encontrado el elemento que est buscando y est listo para pasar a la
siguiente tarea, haga clic en junto al cuadro Bsqueda instantnea; o bien, en el grupo
Cerrar de la pestaa Bsqueda, haga clic en Cerrar bsqueda.

Escribir mensajes de correo excelentes

Las siguientes reglas le ayudarn conseguir un aspecto profesional y a transmitir el
mensaje.
Reglas bsicas de mensajes excelentes: recomendaciones
Lea el mensaje antes de enviarlo.

Haga el asunto descriptivo y orientado a la accin. Por ejemplo: Equipo de ventas,

enven propuestas de fechas para la reunin del consejo, siendo Equipo de
 ventas el nombre del grupo y enven la accin. Algunos prefijos tiles son
Informativo y Accin necesaria.

Si se requiere una accin, indique lo que quiere en el cuadro Asunto.

Cambie el asunto del mensaje si el tema de la conversacin vara.

Los mensajes deben ser concisos e ir al grano.

Organice el contenido del mensaje de mayor a menor importancia.

Considere resaltar en negrita la informacin importante.

Coloque los elementos de accin y las preguntas en lneas separadas para que
destaquen.

Al formular preguntas, marque en negrita los nombres de personas. Por ejemplo:

"Toms: cul es el estado del proyecto?

Limite los destinatarios del mensaje a aquellos que necesitan leerlo.

Ponga a aquellos que deben ser informados en la lnea CC.

Ponga a aquellos que deben responder o realizar acciones en la lnea Para.

Utilice una firma cuando corresponda, pero que sea sencilla, breve, profesional y, si
es posible, sin elementos grficos.
 Si quiere una respuesta inmediata, no enve un mensaje de correo. Use el telfono o
un mensaje instantneo.

Si se encuentra en una conversacin de correo electrnico que lleva ms de 10

mensajes sin llegar a una resolucin, considere la posibilidad de organizar una
reunin para tratar el problema. El correo electrnico no siempre es un medio eficaz
para resolver problemas complejos. Con el mensaje seleccionado, en la pestaa
Inicio, en el grupo Responder, haga clic en Reunin.

Haga acuse de recibo de los mensajes que requieren una respuesta ms extensa. Si
est demasiado ocupado para responder inmediatamente de forma desarrollada,
haga saber al remitente que se ocupar del asunto y responder a una hora o fecha
determinadas. Marque la cuestin para ocuparse ms tarde.

Use la Prioridad alta con moderacin.

Si quiere plantear una pregunta y pueden responder varias personas, elija a una
nica persona en vez de enviar la pregunta a un grupo.
Seguimiento: marcar al enviar
Cuando enve un mensaje a alguien de quien necesita una respuesta, haga lo siguiente:

Mrquelo para usted mismo al enviarlo.

Cambie el nombre de la tarea del mensaje marcado en la barra Tareas pendientes

para que comience con Seguimiento.

Mrquelo con la categora @en espera.

Cuando realiza estos tres pasos, sabe que su siguiente accin es enviar otro mensaje
o buscar una respuesta.

Sugerencia: Recordarse que enve otro mensaje suele ser ms eficaz que marcar el
mensaje para el destinatario. De igual modo, si promete hacer algo en un mensaje,
mrquelo para usted, de modo que en la barra Tareas pendientes haya una que se lo
recuerde.
Reglas bsicas de mensajes excelentes: prohibiciones
No use diseos de fondo.

No incluya a su supervisor en todos los mensajes que enve.

No enve mensajes estando enfadado. Es mejor escribirlo, guardarlo en la carpeta de

borradores y retomarlo ms adelante.

No espere una respuesta rpida al enviar mensajes largos (ms de dos prrafos).
 No enve un mensaje de seguimiento cuando no ha transcurrido ni un da despus del
primer mensaje. Si no recibe una respuesta en tiempo debido, pruebe a usar el
telfono o la mensajera instantnea.

No use confirmaciones de lectura o confirmaciones de entrega en todos los mensajes

que enve. selas solo si no est seguro de si los destinatarios recibirn el mensaje.

No ponga marcas o en todos los mensajes que enve. Los destinatarios acabarn
ignorndolos.

No escriba TODO EN MAYSCULAS.

No enve datos adjuntos, enve vnculos. Esta regla se aplica especialmente en las
convocatorias de reunin, ya que los datos adjuntos pueden cargar
significativamente las cuotas de servidor.

No expanda las listas de distribucin. De este modo se dificulta la lectura de los

mensajes y hace que acaben en las carpetas de correo incorrectas en el caso de usar
reglas.

No use el sarcasmo. Su humor podra ser malinterpretado.

No escriba nada que no quiere que sepan todos en su empresa. Nunca se sabe dnde
puede acabar un mensaje.

No use fuentes "divertidas" o cursivas, pues son ms difciles de leer.

 No use el color rojo en las fuentes, pues es ms difcil de leer y puede interpretarse
como una crtica.

Si quiere que lo quiten de un grupo de contactos, no lo haga con Responder a todos.

Nunca.
Consejos para los grupos de contactos (anteriormente denominados listas de distribucin)
Si responde a un grupo de contactos grande, siga todas las recomendaciones sobre lo
que debe y no debe hacerse.

Si necesita ms informacin o est investigando el asunto por separado, responda a todo

el grupo para que sepan que est en ello y luego comunquese separadamente con quien
sea necesario. Asegrese de responder al grupo de contactos cuando el asunto tenga una
resolucin. De esta forma, los dems miembros del grupo podrn referirse a esta
resolucin.
Cmo redirigir a los usuarios
Si alguien enva un mensaje a un grupo de contactos al que usted pertenece y se trata de
un asunto que debera responder mejor otra persona u otro grupo de contactos, haga lo
siguiente:

Responda, incluyendo el grupo de contactos o la persona correctos en la lnea Para.

Haga que las respuestas se enven al grupo de contactos o a la persona correctos.

No ponga al grupo de contactos original en la lnea Cco, porque las reglas de los
dems usuarios no filtrarn su mensaje. Lo que debe hacer es dejar el grupo de
contactos en las lneas Para o Cc.
 Si est cambiando a una nueva funcin y tiene que reenviar mensajes con
frecuencia, configure un paso rpido.
Cmo ser quitado de un grupo de contactos
Si recibe correo de un grupo de contactos al que no quiere pertenecer, enve un mensaje
al administrador de la red o al propietario del grupo de contactos y solicite que lo quiten.
No responda a todo el grupo de contactos. Para averiguar quin es el propietario del
grupo de contactos, haga doble clic en su nombre en la lnea Para.
Cmo insertar comentarios
Agregar comentarios insertados en un mensaje recibido es un modo conveniente de
responder preguntas y tratar directamente un tema. Lo siguiente se considera
recomendable:

1. En el mensaje, mencione que va a responder mediante comentarios. Por ejemplo,

puede escribir "Ver mis comentarios ms abajo".

2. Diferencie su texto del mensaje original. Algunas sugerencias:

o Cambie el color de la fuente.

o Antes de sus comentarios, inserte su nombre o iniciales entre corchetes, por

ejemplo, [Esteban Garca].

o Cambie la fuente a cursivas o negritas, o a ambas.

 3. No elimine nada que no haya escrito usted.

Si solo quiere comentar una pequea parte de un mensaje largo, copie dicha seccin en
su respuesta, usando un color distinto o marcando la cita con comillas, y luego escriba su
respuesta.
Cundo usar Cco
Cuando agrega el nombre de un destinatario al cuadro Cco (copia oculta) de un mensaje,
se enva una copia del mensaje a dicho destinatario, cuyo nombre no ser visible para los
dems destinatarios.

Use la caracterstica CCO para quitar personas de una conversacin de correo cuando
considere que ya no se necesitan mensajes adicionales, o si cambia el tema de la
conversacin.

Por ejemplo, si es una de las cinco personas que recibe una pregunta y quiere responder,
mueva a las otras cuatro personas a la lnea CCO y escriba algo como "Copia oculta
para Juan, Jaime, Jacinto y Julia. Esta es la respuesta...". Los futuros mensajes
sern exclusivamente entre usted y el remitente original.

No use CCO para informar a un tercero (por ejemplo, su supervisor) acerca de un

mensaje confidencial. El tercero podra no darse cuenta de que la copia que ha recibido
es oculta y podra responder a todos, lo que revelara que ha recibido una copia oculta
del mensaje. Los dems podran considerar que su forma de actuar es cuestionable.

En vez de informar a un tercero mediante copia oculta, reenvele el mensaje una vez
enviado.
Principio de pgina
Calendario y reuniones
Cundo es conveniente convocar una reunin?
Convoque una reunin cuando:

Un nuevo grupo de personas se rene por primera vez para trabajar.

Se produce un ir y venir de ms de 10 mensajes relativamente largos entre varias

personas.

Se hace necesario hablar, reflexionar y colaborar.

Convoque una reunin cuando sea la manera ms eficaz de avanzar y deje claro cul
es el objetivo de la reunin antes de convocarla.
A quin invitar
Invite solo a personas que tengan que intervenir. Cada persona adicional que invite
aade complejidad de la reunin, hacindola ms difcil de controlar. Por otro lado, si hay
que tomar una decisin, asegrese de que las principales partes interesadas estn
presentes, o la reunin ser una prdida de tiempo y recursos.
Cmo elegir una hora para reunirse
Elija una hora en la que todos puedan reunirse consultando la informacin de
disponibilidad en el calendario. Use el Asistente para programacin para ver la
disponibilidad de todos los asistentes a la reunin.
La cuadrcula de disponibilidad indica la disponibilidad de los asistentes. Una lnea
vertical verde representa el comienzo de la reunin. Una lnea vertical roja representa el
final de la reunin.

Para ver la el Asistente para programacin al redactar una convocatoria de reunin, haga
lo siguiente:

En la pestaa Reunin, en el grupo Mostrar, haga clic en Asistente para

programacin.

El panel Buscador de salas presenta sugerencias sobre las mejores horas para la
reunin (cuando la mayora de los asistentes estn libres). Para seleccionar una hora,
haga clic en una sugerencia del panel Buscador de salas en la seccin Horas
sugeridas, o seleccione una hora en la cuadrcula de disponibilidad.
Nota: Si el panel Buscador de salas no aparece, en el grupo Opciones de la pestaa
Reunin, haga clic en Buscador de salas.

Si ve que crea reuniones habituales con un mismo grupo de personas, cree un grupo en
el panel de navegacin para poder consultar con ms facilidad su informacin de
disponibilidad. Estos grupos tambin pueden incluir salas, lo que puede facilitar la
bsqueda de una sala disponible en la que reunirse.

Para crear un Grupo de calendario, haga lo siguiente:

En la pestaa Inicio de Calendario, en el grupo Administrar calendarios, haga clic

en Grupos de calendarios y luego en Crear nuevo grupo de calendarios.
Cundo reunirse en persona y no de manera remota
Renase en persona si:

Es la primera vez que el grupo se rene para trabajar.

Se mostrarn o pasarn elementos no electrnicos.

Es una reunin para aportar ideas.

Se trata de una reunin de colaboracin intensiva.

No todos tienen telfono, Office Live Meeting o el software y el equipo adecuados

para una reunin electrnica.

En caso contrario, considere la posibilidad de usar Live Meeting o de reunirse por

telfono.

Sugerencia: Si se viaja al lugar de la reunin, programe en el calendario el tiempo de

viaje anterior y posterior a la reunin.
Cmo manejar documentos relacionados
Al preparar una reunin, suele haber documentos que se quieren compartir antes o
durante la reunin.

Si todos los asistentes se encuentran conectados a su red corporativa, coloque los

documentos en un sitio de SharePoint o en una unidad de red compartida.
 Si cualquiera de los asistentes es ajeno a su empresa (por ejemplo, un proveedor que no
tiene acceso a la intranet), considere la posibilidad de usar un rea de trabajo de
SharePoint.

No enve datos adjuntos en las convocatorias de reunin.

Preparacin de una agenda: dejar que las tareas ayuden
@Reunin es el lugar de centralizacin de los elementos de la agenda .

Cree una nica tarea, mrquela con la categora @Reunin y establezca la fecha de inicio
o la fecha de vencimiento como fecha de la reunin. A medida que se acerque la fecha de
la reunin y se planteen puntos que tratar, agregue comentarios, vietas, y
pensamientos a la tarea cuando se le ocurran. Esta tarea se convertir en la agenda de la
reunin.

Despus de la reunin, marque la tarea como completa y cree nuevas tareas para los
elementos de accin.

Si quiere tratar un conjunto de mensajes o solo un mensaje...

Si hay un mensaje que desee tratar en una reunin, marque el mensaje para el da de la
reunin y mrquelo con la categora @Reunin.

Si son ms de tres los mensajes que desea tratar, no los marque todos porque
contaminara su lista de tareas. Es preferible crear una nueva tarea con el nombre de la
reunin; haga clic con el botn secundario y arrastre los mensajes a la tarea (copindolos
en el proceso). Marque esta tarea con la categora @Reunin.
 Si quiere ms espacio para sus pensamientos...

Si est colaborando con otras personas o simplemente necesita ms espacio para

organizar sus ideas, considere la posibilidad de usar un bloc de notas de OneNote, que
puede compartir mediante un sitio de SharePoint o un servidor local. OneNote 2010
ofrece una mejor experiencia para tomar notas que las tareas de Outlook 2010.
Durante la reunin: cmo colaborar
La herramienta que se usa para colaborar durante una reunin depende de la ubicacin y
el acceso de los participantes.

Si se colabora en un documento y todo el mundo se encuentra en la misma sala, emplee

las caractersticas Control de cambios y Comentarios de Word.

Si va a realizar una presentacin y algunas personas participan de forma remota, utilice

una reunin en lnea y las caractersticas de chat de de Microsoft Lync; o, para reuniones
menos formales, junte a todos los usuarios en un chat en grupo de Microsoft Lync y
comparta su escritorio o un segundo monitor:
 Si quiere colaborar de forma ms directa, puede usar OneNote para que todos tomen
notas juntos en un mismo bloc de notas. Si el bloc de notas no es compartido, enve las
notas en un mensaje una vez acabada la reunin.

Si est tomando notas o elaborando la minuta de la reunin, tambin puede usar

OneNote para insertar detalles de la reunin de Outlook a las notas. Despus de la
reunin, puede enviar las notas a los asistentes a travs de un mensaje.
Cmo finalizar una reunin peridica
Cuando una serie de reuniones se agote, en lugar de cancelar la reunin, que quitar
todas las instancias histricas de la reunin, cambie el patrn de periodicidad para que
finalice en la ltima repeticin de la reunin. Para ello, haga clic en el botn Periodicidad
y cambie la fecha de finalizacin.
Cundo y cmo compartir el calendario
Es posible que no tenga que compartir su calendario, ya que todos los miembros de su
organizacin pueden ver cuando usted est libre u ocupado pero no necesariamente ver
el contenido o el asunto de las citas y reuniones. Pero puede compartir fcilmente su
calendario con su equipo si quiere que puedan ver todas las citas y reuniones.

Tal vez quiera que otra persona administre su calendario en su nombre, por ejemplo, un
asistente que pueda aceptar o rechazar reuniones por usted. En ese caso, puede delegar
su calendario. Si delega el calendario, elija solo una persona: no convierta a todos en
delegados del calendario. Tener ms de un delegado puede producir errores en el
calendario.

Cree un calendario de SharePoint para actividades de grupo al que todos tengan acceso,
en vez de compartir su propio calendario. Por ejemplo, cree un calendario en un sitio de
SharePoint para realizar un seguimiento de las vacaciones de los participantes.

Enve su calendario en un mensaje cuando configure reuniones con personas cuya

disponibilidad no puede consultar, como aquellos ajenos a su empresa.

Nota: Que el calendario se comparte depende de la versin de Microsoft Exchange

Server que ejecute el sistema y de la forma en que el administrador configure el servidor.

Principio de pgina
Contactos
Cundo usar contactos de Outlook 2010 en un entorno corporativo
Aunque trabaje en una compaa con una lista global de direcciones, habr ocasiones en
las que desee mantener un contacto en Outlook 2010. Cree contactos para:

Las personas que sean externas a la compaa.

Los personas de quienes quiera recordar algo o a cuyo contacto desee agregar
informacin, como su cumpleaos.

Las personas que quiera sincronizar con su telfono mvil, sobre todo si este no se
conecta con su libreta de direcciones de la empresa, o en caso de que no tenga
conectividad.
Cundo crear un grupo de contactos en Outlook 2010
Cree grupos de contactos (antes conocidos como listas de distribucin personales) en
Outlook 2010 cuando quiera que le resulte ms fcil enviar mensajes a un grupo de
personas de fuera de la empresa. Para todos los grupos de la empresa, cree un grupo de
contactos pblico (pregunte al administrador de TI cmo hacerlo).

Principio de pgina
Preguntas ms frecuentes
Qu son los pasos rpidos?
Los pasos rpidos, una novedad en Outlook 2010, permiten realizar varias acciones con
un solo clic. Son una herramienta til para mantener limpia la bandeja de entrada y, en
general, ser ms eficaz en el uso de Outlook. Siempre que vea que repite una y otra vez
los mismos pasos en Outlook, intente crear un paso rpido.
Nota: Los pasos rpidos solo se aplican a los elementos de correo (por ejemplo, los
elementos en su Bandeja de entrada).
Por qu mostrar el panel de lectura a la derecha y no la parte inferior (o desactivarlo)?
La lectura de una columna larga y estrecha de texto es ms fcil que la de una seccin
corta y ancha. Esto se debe a que es ms fcil mover los ojos hacia abajo que de
izquierda a derecha en un trecho largo, lo que puede obligarle a mover la cabeza y el
cuello y traducirse en fatiga. Es mejor tener activado el panel de lectura, para que no
tenga que abrir cada mensaje para leer su contenido.
Qu hacer con las carpetas que he ya no necesite?
La lista del panel de navegacin debe reservarla para las carpetas que use con
frecuencia. Si est llena de carpetas que usted ni siquiera reconoce, mueva todo el correo
a la carpeta de referencia y elimine las carpetas existentes.
Cmo puedo volver azules todos los mensajes que me enven a m?
1. En la pestaa Ver, en el grupo Vista actual, haga clic en Configuracin de la
vista.

1. En el cuadro de dilogo Configuracin de vista avanzada, haga clic en Formato

condicional.
 1. En el cuadro de dilogo Formato condicional, haga clic en Agregar.

2. En el cuadro Nombre, escriba Yo y haga clic en Fuente.

3. En el cuadro de dilogo Fuente, en Color, haga clic en Azul y luego en Aceptar.

4. En el cuadro de dilogo Formato condicional, haga clic en Condicin.

5. En el cuadro de dilogo Filtro, marque la casilla de verificacin Donde me

encuentro junto a como nico destinatario (lnea Para) y luego haga clic en
Aceptar en todos los cuadros de dilogo abiertos.
Cundo debo usar la vista de conversaciones?
La vista de conversaciones resulta til cuando:

Comprueba los mensajes con poca frecuencia y, por lo tanto, tiene ms mensajes
que ver al mismo tiempo.
 Hay muchos hilos de mensaje con gran cantidad de discusin de un lado a otro.

Necesita ver el contexto de quin responde a quin.

Recibe gran cantidad de mensajes.

Al ver los mensajes en la vista de conversaciones, puede detectar fcilmente qu

conversaciones tienen mayor cantidad de discusin de un lado a otro. En estos casos, tal
vez prefiera leer y responder solo el ltimo mensaje de la conversacin. Tambin puede
seleccionar una conversacin entera y actuar en ella. Por ejemplo, puede haber una larga
serie de mensajes en los que el ltimo diga simplemente, "Gracias, esto responde a mi
pregunta", por lo que puede eliminar toda la conversacin.

Tambin puede ver mensajes de otras carpetas cuando se encuentra en la vista de

conversaciones, lo cual resulta muy til cuando reciba un mensaje nuevo en una larga
conversacin: puede ver todo el historial, incluidas sus respuestas.
Debo mantener juntos los mensajes personales y profesionales?
La reduccin del nmero de lugares donde leer mensajes no significa que deba mezclar
sus mensajes personales y de trabajo. Un procedimiento recomendado es usar cuentas
de correo independientes para las comunicaciones de trabajo y personales. Sin embargo,
debe reducir el nmero de direcciones de correo con las que tiene que tratar.
Afortunadamente, con Outlook 2010, puede ver varias cuentas simultneamente. Puede
ver sus mensajes de trabajo (Exchange Server) en un archivo de datos y sus cuentas de
Outlook.com (con Outlook Connector) y Google Mail en otro, todo ello trabajando en el
mismo perfil de Outlook 2010.
Cmo me ayudan los estados ledo y no ledo?
Los estados ledo y no ledo de Outlook 2010 muestran rpidamente qu mensajes se han
ledo al menos una vez y cules no. Sin embargo, los estados ledo y no ledo de
mensajes pueden activarse fcilmente haciendo clic cerca de los mensajes, por lo que no
constituyen un registro perfecto, tan solo una herramienta.

Para marcar rpidamente un mensaje como ledo, presione el mtodo abreviado de

teclado Ctrl+Q. Para marcarlo como no ledo, presione Ctrl+U.
Por qu no es suficiente el estado ledo/no ledo?
Algunas personas intentan usar los estados ledo y no ledo para indicar que un mensaje
es nuevo o un elemento de referencia. Pero el estado no ledo es poco fiable, porque en
cuanto un mensaje pierde el foco (al hacer clic en otro mensaje), se marca
automticamente como ledo y con demasiada frecuencia otros dispositivos (telfonos,
por ejemplo) marcan los mensajes como ledos. Inevitablemente, los mensajes volvern a
leerse y repercutir en el esfuerzo mental de averiguar lo que necesita hacer con ellos. El
uso del estado no ledo/ledo como la "lnea" entre esos elementos de la Bandeja de
entrada que son "tareas" y los que simplemente no se han procesado tiende a
desaparecer cuando se reciben muchos mensajes, algunos de los cuales nunca se leern
porque mirando el asunto puede saberse que no es necesario leerlos. En la Bandeja de
entrada resulta mucho ms eficiente pasar por los mensajes y decidir qu hacer con cada
uno de ellos. Cuando salga de la Bandeja de entrada no debe quedar nada "no ledo".
Por qu debo archivar mis mensajes?
Un procedimiento recomendado consiste en tener un repositorio centralizado para los
mensajes, de manera que se pueda volver a ellos despus de "atenderlos". Al tener un
nmero limitado de carpetas en las que buscar (1-Referencia y 2-Personal), no tiene
que preocuparse de archivar incorrectamente un mensaje o tener que copiarlo en varias
carpetas cuando corresponde a ms de un tema o proyecto.

Esto no quiere decir que no sea necesario examinar los mensajes que se encuentran
todos en un tema o proyecto determinado. Outlook 2010 ofrece mejores herramientas,
como las categoras y las carpetas inteligentes, por lo que se pueden realizar bsquedas
ms eficaces.
Por qu debo tener solo una carpeta de referencia?
Al tener una sola carpeta, no es necesario peguntarse en qu carpeta se encuentran los
mensajes, y sabe que todo el contenido de esta carpeta es algo que ya examin antes y
quiso conservar.

Tener varias carpetas significa que cada vez que archiva un mensaje, se ve forzado a
decidir qu carpeta usar. Esto resulta an ms complicado si hay ms de una carpeta
apropiada por mensaje. Dado que muchas carpetas no se usan cuando hay varias
opciones, se crea desorden.

Aunque tal vez parezca que dejar todos los mensajes en la Bandeja de entrada no tiene
mucha importancia, hay un coste oculto que paga cada vez que mira un mensaje y se
pregunta, "Es esto algo que he de atender o solo est aqu como referencia?". Tambin
se gana tranquilidad teniendo una Bandeja de entrada solo con cosas nuevas. La Bandeja
de entrada es un lugar que otras personas pueden manipular; lo que usted coloca en la
carpeta de referencia depende estrictamente de usted.
Por qu debo tener carpetas diferentes para grupos de contactos?
Distintas tasas de archivado Debera tener carpetas diferentes para distintos
grupos de contactos en funcin del tema y la frecuencia del archivado automtico.
Por ejemplo, si se encuentra en un grupo de contactos de uso compartido del
automvil, los mensajes de la carpeta Uso compartido del automvil se deberan
eliminar diariamente. Los mensajes de un grupo de contactos que trate un tema
relacionado con el trabajo se deberan archivar con menos frecuencia, por ejemplo,
una vez al ao.

Agrupacin eficiente de las conversaciones Cuando dispone de carpetas

independientes para grupos de contactos temticos, puede ver todas las
conversaciones agrupadas. Si es necesario, puede buscar con eficacia en una
carpeta.
Por qu necesito carpetas independientes para grupos de contactos y RSS?
Los mensajes enviados a listas de distribucin grandes y fuentes RSS puede saturar
fcilmente su Bandeja de entrada. Trate estas fuentes de informacin como si fueran un
gran peridico: podra haber un artculo til o interesante, pero leerlo entero llevara un
tiempo considerable. Deje que las reglas le ayuden a leer lo que es ms interesante y
pertinente para usted.
Qu grupos de contacto deben ir a una carpeta en lugar de mi Bandeja de entrada?
Son buenas candidatas para una regla y una carpeta las listas de distribucin que:

Reciben gran cantidad de mensajes.

Se dirigen a muchas personas.

Los mensajes de nivel corporativo con noticias importantes (por ejemplo, del director
general) y los mensajes del departamento de TI sobre inactividad del servidor no deben ir
a una carpeta. Los mensajes para un grupo de contactos que slo ocasionalmente tiene
contenido til o interesante, independientemente de la frecuencia, deben tener una regla
y una carpeta
Cmo puedo configurar reglas para RSS?
Si se suscribe a varias fuentes RSS, trtelas como otra lista de distribucin. Mueva los
elementos interesantes (lo que se determina mediante palabras clave) a la Bandeja de
entrada; deje que todo lo dems se archive automticamente en carpetas RSS.
Qu debo hacer si tengo directivas de retencin o un archivo en lnea de Exchange Server?
Utilice la solucin de su organizacin en vez de Autoarchivar y, como siempre, siga la
directiva corporativa. Si la directiva corporativa dicta que se tengan varias carpetas para
cada tipo de objeto, hgale caso.
Cmo se configura la regla respuestas automticas"?
1. Haga clic en la pestaa Archivo.

2. Haga clic en Administrar reglas y alertas.

3. En el cuadro de dilogo Reglas y alertas, haga clic en Nueva regla.

4. En el Asistente para reglas, en Iniciar desde una regla en blanco, elija Aplicar
regla a los mensajes que recibo y luego haga clic en Siguiente.

5. En el paso 1, marque la casilla de verificacin Utiliza el nombre del formulario.

(Es posible que tenga que desplazarse hacia abajo para encontrar esta opcin).
6. En el paso 2, haga clic en Nombre del formulario y luego elija Respuesta para
aceptar una reunin Aceptar Respuesta a la reunin y respuesta provisional
a una reunin. Despus de agregar los dos formularios, haga clic en Cerrar y
despus en Siguiente en la ventanaAsistente para reglas. Asegrese de
seleccionar Formularios de aplicacin de la lista en la parte superior del cuadro de
dilogo, o es posible que pierda Aceptar Respuesta a la reunin y respuesta
provisional a una reunin.

1. Elija la siguiente excepcin: Excepto si el cuerpo contiene palabras especficas.

2. En el paso 2, haga clic en Palabras especficas, escriba un espacio y luego haga

clic en Agregar y en Aceptar.

3. Haga clic en Finalizar.

Cmo se configura la regla Para: yo?
1. Haga clic en la pestaa Archivo.

2. Haga clic en Administrar reglas y alertas.

3. En el cuadro de dilogo Reglas y alertas, haga clic en Nueva regla.

4. En el Asistente para reglas, en Iniciar desde una regla en blanco, elija Aplicar
regla a los mensajes que recibo y luego haga clic en Siguiente.

5. Marque la casilla de verificacin Donde mi nombre est en el cuadro Para o CC

y luego haga clic en Siguiente.

6. Elija la condicin Detener el procesamiento de ms reglas (es posible que tenga

que desplazarse hacia abajo para encontrar esta opcin) y luego haga clic en
Finalizar.
Cmo configuro la regla "invitaciones a reuniones enviadas a la Bandeja de entrada"?
1. Haga clic en la pestaa Archivo.

2. Haga clic en Administrar reglas y alertas.

3. En el cuadro de dilogo Reglas y alertas, haga clic en Nueva regla.

4. En el Asistente para reglas, en Iniciar desde una regla en blanco, elija Aplicar
regla a los mensajes que recibo y luego haga clic en Siguiente.
 5. Seleccione la condicin Invitacin o actualizacin para una reunin (es posible
que tenga que desplazarse hacia abajo para encontrar esta opcin) y luego haga clic
en Siguiente.

6. Seleccione la accin Detener el procesamiento de ms reglas (es posible que

tenga que desplazarse hacia abajo para encontrar esta opcin) y luego haga clic en
Finalizar.
Cmo configuro la regla "diferir elementos enviados"?
1. Haga clic en la pestaa Archivo.

2. Haga clic en Administrar reglas y alertas.

3. En el cuadro de dilogo Reglas y alertas, haga clic en Nueva regla.

4. En el Asistente para reglas, en Iniciar desde una regla en blanco, elija Aplicar
regla a los mensajes que enve y luego haga clic en Siguiente.

5. Haga clic en Siguiente nuevamente para aplicar esta regla a todos los mensajes que
enve.

6. Seleccione Diferir la entrega un nmero de minutos.

7. En el paso 2, haga clic en Un nmero de y luego en Aceptar en el cuadro de

dilogo Entrega diferida. (El cuadro Minutos muestra un valor predeterminado de
1 minuto).

8. Haga clic en Siguiente.

 9. Elija la siguiente excepcin: Excepto si est marcado como Importancia.

10. En el paso 2, haga clic en Importancia y elija Importancia alta.

11. Haga clic en Siguiente y denomine a esta regla Elementos enviados.

12. Haga clic en Finalizar.

Nota: Esta es una regla solo de cliente, lo que significa que no funcionar cuando
Outlook 2010 no se est ejecutando.
Cmo se configura la regla listas de distribucin"?
Para cada lista de distribucin o grupo de contactos del que sea miembro y cuyos
mensajes no tenga que leer, cree una regla.

1. Haga clic en la pestaa Archivo.

2. Haga clic en Administrar reglas y alertas.

3. En el cuadro de dilogo Reglas y alertas, en la pestaa Reglas de correo

electrnico, haga clic en Nueva regla.

4. En el Asistente para reglas, bajo Mantenerse organizado, elija Mover a una

carpeta los mensajes de una persona y luego haga clic en Siguiente.

5. Marque la casilla de verificacin de personas o grupo.

6. En el paso 2, haga clic en "personas" o en "grupo pblico", agregue el grupo de

contactos y luego haga clic en Siguiente.
 7. Marque las casillas de verificacin Moverlo a la carpeta especificada y Detener
el procesamiento de ms reglas. (Es posible que tenga que desplazarse hacia
abajo para encontrar esta opcin).

8. En el paso 2, haga clic en Especifique y seleccione la carpeta de la lista de

distribucin apropiada y luego haga clic en Siguiente.

9. Elija las siguientes excepciones: excepto si mi nombre est en el cuadro Para o

Cc y Excepto si el asunto o el cuerpo contienen palabras especficas.

10. En el paso 2, haga clic en Palabras especficas y escriba las palabras clave
que que le haran desear leer el mensaje. Por ejemplo, si est en una lista de
distribucin para problemas generales pero hay algunos de los que solo usted se
ocupa, escriba palabras clave sobre estos problemas. Haga clic en Agregar y luego
en Aceptar.

11. Haga clic en Finalizar.

Sugerencia: Si no hay ningn motivo por el que quiera que un mensaje de correo
enviado a este grupo de contactos se enve a su Bandeja de entrada, plantese la
posibilidad de pedir que lo quiten del grupo de contactos.

Nota: Repita los pasos del 2 al 10 para cada conjunto de listas de distribucin (una regla
por carpeta).
Por qu debo usar reglas?
Con el tiempo, es probable que reciba cada vez ms y ms mensajes. No puede leer
todos los mensajes que recibe, ni debe intentarlo. En vez de eso, lea solo los importantes.
Las reglas le ayudarn a priorizar los mensajes importantes y reducir las distracciones al
mnimo.

Sugerencia: Que le hayan enviado un mensaje (a usted o a una lista de distribucin a la

que est suscrito) no significa que tenga que leerlo, ni que se espere una respuesta.
Qu fechas establecen las marcas
Paso
Qu hace Cundo usarla
rpido

Hoy Hoy Hoy

Maana Maana Maana

Dentro de dos das o el ltimo da de la semana laboral, lo El ltimo da de

Esta
que ocurra primero. (Con la configuracin predeterminada, el la semana
semana
lunes da como resultado el mircoles; el martes, el jueves). laboral

La El ltimo da de
prxima El primer da de la prxima semana laboral la prxima
semana semana laboral
Qu debo hacer con las tareas y el correo marcado de hace varios aos que hay en mi barra Tareas pendientes?
Si no est usando activamente las tareas o marcas para ningn fin, seleccione todos los
elementos, haga clic con el botn secundario y elija Eliminar. Esta accin eliminar tareas
antiguas y quitar el indicador de los mensajes y contactos marcados, sin eliminarlos.
Qu debo hacer con las categoras que no se usan?
Elimine todas las categoras que no piense usar. El mismo conjunto de categoras se
aplica a todos los elementos, por lo que si usa una categora para los contactos,
consrvela.
Cul es la mejor manera de elegir colores?
Al crear categoras de color, estudie bien los colores que elige. Por ejemplo, no elija el
mismo color para @telfono que para @correo electrnico, pero elija colores similares
(tonos de verde, por ejemplo) para todas las 1:1 categoras. Con el tiempo, podr ver la
lista de tareas y determinar por el color si la tarea requiere en ese momento que realice
alguna accin. Por ejemplo, si @Casa es prpura y usted se encuentra en el trabajo, no
puede realizar ninguna tarea prpura.
Por qu he de programar tiempo para m mismo?
Al programar tiempo para s mismo en el calendario, se actualizar su informacin de
disponibilidad y es menos probable que dems cuenten con usted en ese tiempo. Si tiene
un calendario muy apretado, esta puede ser la nica forma de que le quede tiempo para
hacer su trabajo.

Tambin le ayuda a comprometerse a realizar el trabajo: si lo incluye en el calendario, se

obligar a hacerlo en ese tiempo. Si alguien programa alguna actividad en su tiempo de
trabajo, asegrese de reprogramar su tiempo. No se haga trampas!
Cmo puedo manejar los 10.000 mensajes de mi Bandeja de entrada?
Si tiene ms de 20 elementos en la Bandeja de entrada, procese la ltima semana de
mensajes y luego seleccione los dems mensajes y muvalos a la carpeta 1-Referencia.
S, puede hacerlo, y se sentir muy bien.
Por qu recibo tantos mensajes?
Si se siente abrumado por los mensajes, es probable que reciba ms de los que puede
resolver, y tal vez tenga que configurar reglas ms restrictivas. Intente analizar la
procedencia de los mensajes organizndolos por la lnea De y luego contraiga todos los
encabezados. Lee mensajes de grupos de contactos que no tiene que leer? Si es as,
cree una regla. Si cambia de vista, no olvide volver a cambiarla.
Dispongo de 10 minutos: qu debo leer primero en mi Bandeja de entrada?
Si cuenta con poco tiempo, puede, por ejemplo, leer entre reuniones los mensajes azules:
los que le han enviado directamente. Estos mensajes suelen esperar de usted que realice
el paso siguiente y son las ms importantes.
Con qu frecuencia debo leer mis mensajes?
Para muchos de nosotros, leer mensajes es casi una adiccin. Dedique 20 minutos por la
maana a repasar los mensajes y luego centre su atencin en la revisin diaria de la lista
de tareas. Despus, contine con sus tareas del da. Si limita el tiempo que dedica a leer
mensajes a una vez por la maana y otra al final del da puede mejorar
significativamente su productividad. Pruebe a hacerlo durante toda una semana y lo
comprobar.
Cmo puedo administrar tareas complicadas?
Algunas tareas requieren ms espacio para la planificacin. Para estas tareas, utilice
OneNote. Por ejemplo, si est planificando un proyecto con varios pasos, tareas anidadas,
etctera, OneNote es una herramienta ms adecuada.

Si solo desea recordar algunas tareas relacionadas, enumrelas en el cuerpo de la tarea.

Si hay mensajes relacionados, arrstrelos a la tarea.
Debo mantener juntas las tareas personales y profesionales?
Si es posible, mantenga las tareas personales y profesionales en un solo lugar. Si
mantiene una sola lista reduce el nmero de sitios en los que tiene que buscar lo que
tiene hacer. Aunque ya tenga una sola lista, use categoras para diferenciar las tareas
personales de las de la empresa y administrar la lista con eficacia. Las tareas personales
se almacenarn en el servidor Exchange de la empresa y podran verlas en el
departamento de TI, as que incluya solo tareas personales apropiadas en la lista.
Cul es el problema de memorizar las tareas?
Recordar las tareas de memoria no funciona. Resulta liberador depender de Outlook 2010
y no de su sobrecargada cabeza para recordar las tareas. Puede dejar de dedicar su
inteligencia a recordarse las tareas ("De acuerdo, no olvides enviar a Antonio un mensaje
sobre las plantillas, enviar a Antonio un mensaje sobre las plantillas...") y centrarse en las
actividades que tiene delante.
Por qu apuntar mis tareas en Outlook 2010?
Porque una lista de tareas en Outlook 2010 funciona mejor que una lista en papel:

Las listas en papel no se actualizan automticamente.

Las listas en papel no se pueden reorganizar fcilmente.

Puede usar Outlook Web App para ver la lista de tareas desde cualquier parte.

Outlook 2010 se integra con OneNote 2010 y Microsoft SharePoint Server, y con su
dispositivo/telfono mvil.

Las listas en papel se pueden perder fcilmente.

Avanzado: cmo puedo crear una carpeta de bsqueda para los mensajes de correo?
Puede acceder fcilmente a un conjunto de mensajes sobre un tema determinado para
una reunin. Cree una categora para la reunin y luego cree una carpeta de bsqueda
con los siguientes criterios: "categora <nombre>", "no completado" y "de un perodo de
tiempo determinado". Cuando reciba mensajes sobre este tema, mrquelos con la
categora. Tras la reunin, marque como completados los mensajes que se han tratado.

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Referencias
Encontrar gran cantidad de libros y filosofas excelentes sobre la administracin del
tiempo en las fuentes siguientes:
Libros y otros recursos
McGhee Productivity Solutions, que ofrece servicios de consultora y productos de
eLearning

Getting Things Done (GTD) System, disponible en David Allen & Company

Control total de das laborable usando Microsoft Outlook por Michael Linenberger

Lifehacker Sugerencias y descargas para hacer cosas

Recursos adicionales en lnea
Controlar la Bandeja de entrada: organizar mensajes por conversacin, curso de
aprendizaje de Outlook 2010

Familiarizarse con el Calendario de Outlook, curso de formacin de Outlook 2010

 How Bill Gates Works, revista Fortune 500 en CNNMoney.com

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