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MANUAL

CONTABLE

COOPECAF
OBJETIVO:

Proporcionar las herramientas para implementar los registros contables que sirvan
de base para una contabilidad llevada de acuerdo a las normas vigentes en lo
legal, scal y nanciero en el pas.

Por qu es importante
tener conocimientos
bsicos de
administracin
nanciera?

Un manual contable facilita los procedimientos


especcos para su contabilizacin y ayuda al
departamento contable a la preparacin de los
estados nancieros.

De esta forma la alta direccin de las


organizaciones cuentan con informacin
contable-nanciera consistente para el
cumplimiento de sus obligaciones legales y
scales y para la toma de decisiones estratgicas.
1. COOPECAFE Manual Contable
TABLA DE CONTENIDO Pag.

Introduccin 4

Seccin 1: Objetivos 5

Seccin 2: Normas de la Organizacin 6

Seccin 3: Estados Financieros de Acuerdos a NIIF


Estados Financieros de Entidades con Propsitos
No Lucrativos

Aspectos Generales
Estado de Posicin Financiera
Normas de Presentacin
Clasicacin de Activos y Pasivos
Clasicacin del Patrimonio Contable
Estado de Actividades 6
Normas de Presentacin
Clasicacin y Estructura del Estado de Activida
des
Cambio Neto en el Patrimonio Contable no Restri
ngido
Sub-Clasicacin de los Ingresos,
Costos y Gastos y Otros Ingresos y Gastos
Fundamentos
Criterios de Reconocimiento
Estado de Flujos de Efectivo
Contabilidad de Fondos

Seccin 4: Contabilidad por Centro de Costos

Introduccin 14
Caractersticas
Objetivos
Ventajas y Desventajas de la Contabilidad
por los Costos y Gastos
Clasicacin de Costos y Gastos
Centros de Costo
COOPACAFE Manual Contable 2.

TABLA DE CONTENIDO Pag.

Seccin 5: Catlogo de Cuentas 16

Seccin 6: Descripcin de Uso


y Manejo de las Cuentas

111. Caja y Bancos


112 Cuentas por Cobrar
114 Inventarios
122 Depreciacin Acumulada
21 Pasivo Corriente 19
22 Pasivo No Corriente
211 Pasivo Contingente (Prestaciones Laborales)
3 Patrimonio y Reservas
4 Ingresos
5 Costos

6 Gastos 25

Costos Fijos 25

Costos Variables

Condiciones que un Costo Fijo Puede Ser Variable 26


Punto de Equilibrio

Seccin 7: Informes Financieros para


el Consejo Directivo, Acreedores y
Agencias Cooperantes

Estado de Situacin Financiera


28
Estado de Actividades
Estado de Flujos de Efectivo
Ejecucin Presupuestaria

Seccin 8: Mantenimiento del Manual 32

3. COOPECAFE Manual Contable


INTRODUCCIN
Un manual contable como el presente, facilita
El propsito del presente Manual Contable los procedimientos especcos para
de COOPECAFE previamente autorizado su
por la Junta Directiva y conforme a lo contabilizacin y ayuda al departament
requerido por el control interno, es o
proporcionar al personal de la contable a la preparacin del producto nal que
organizacin las herramientas son los Estados Financieros, por lo tanto de esta
para que puedan forma el departamento de contabilidad as
implementar los registros como la Junta Directiva deben tener la claridad
contables que sirvan de de entregar y obtener los estados nancieros y
base para una reportes nancieros que sean necesarios, a n
contabilidad llevada de de evitar duplicidad de esfuerzos
acuerdo a las normativas y
vigentes en lo legal y entendimientos en relacin a la informacin
nanciero en el pas. nanciera.

EL PRESENTE MANUAL SE ENCUENTRA DIVIDIDO EN LAS SIGUIENTES SECCIONES:


Seccin 1 Objetivos
Seccin 2 Normas
Seccin 3 Estados Financieros de acuerdo a Normas Internacionales de
Informacin Financiera.
Seccin 4 Contabilidad centros de costos
Seccin 5 Catlogo de cuentas
Seccin 6 Descripcin de uso y manejo de las cuentas
Seccin 7 Informes nancieros para el Consejo Directivo, acreedores,
proveedores y agencias donantes
Seccin 8 Mantenimiento del manual

El presente manual proporciona los lineamientos para preparar la informacin contable de acuerd
oa
Normas Internacionales de Informacin Financiera especialmente en lo que se reere a presentaci
n,
reconocimiento, medicin y revelacin para que la administracin tenga el control interno.
COOPACAFE Manual Contable 4.

El control interno: es un proceso efectuado por destinados a mejorar la eciencia operativa y


el Junta Directiva o el consejo directivo, la asegurar el cumplimiento de las polticas de la
Direccin y el resto del personal, diseado con Asociacin. El control interno es una expresin
el objeto de proporcionar un grado d utilizada con el objeto de describir todas las
e medidas adoptadas por la direccin superior
seguridad razonable en cuanto a la consecucin para dirigir y controlar las operacion
de objetivos, dentro de las siguientes es
categoras: sustantivas y de apoyo en los organismos a su
cargo.
Ecacia y eciencia de las operaciones
Flabilidad de la informacin nanciera y La esencia del control interno est en l
Cumplimiento de las leyes y normas aplicables as
acciones tomadas para dirigir o llevar a cabo la
El concepto de control interno no slo se reere s
a temas nancieros, contables y a la custodia de operaciones. Dichas medidas incluyen corregir
los activos, sino que incluye controles las deciencias y mejorar las operaciones, para
que estn de conformidad con las norma
s
prescritas y con los objetivos planteados.

SECCIN 1: OBJETIVOS

1 Denir los reportes y estados nancieros que sern analizados por la junta directiva, evitando
de esta forma que el departamento contable duplique esfuerzos en preparar otros informes
que no son requeridos pero que son preparados por el departamento contable con la
justicacin de que Son preparados por aquello de que los pidan

2 Denir los reportes que se necesitan en la junta directiva o consejo directivo, evitando de est
a
forma prdida de tiempo en buscar informacin que nunca ha sido preparado por e
l
departamento contable.

3 Facilitar al departamento contable en disear y preparar un catlogo de cuentas que se ajust


e
a las operaciones de la asociacin. Este catlogo de cuentas debera tener la distribucin po
r
centros de costos, gastos, ingresos, pasivos, capital y reservas.

4 Proporcionar a los encargados de contabilidad reglas aprobadas en los


5 Denir cuales estados nancieros y reportes contables deben imprimirse mensualmente,
trimestralmente y anualmente para el anlisis interno y externo.

6 Establecer un sistema contable que permita el control y manejo de los recursos


de
COOPECAFE

5. COOPECAFE Manual Contable

SECCIN 2: NORMAS DE LA ORGANIZACIN

1 El contador es el responsable de llevar a cabo los registros contables y de presentar los


Estados Financieros en el plazo de quince das hbiles siguientes al mes vencido.

2 El gerente nanciero supervisar las operaciones del departamento contable y vericar que
se cumplan con los procedimientos denidos.

3 El gerente nanciero es el responsable de presentar los estados nancieros con el respectivo


anlisis a la junta directiva o consejo directivo.

SECCIN 3:
ESTADOS FINANCIEROS DE ACUERDO A ANIIF
ESTADOS FINANCIEROS DE ENTIDADES CON PROPSITOS NO LUCRATIVOS

El cambio experimentado a nivel mundial para Contabilidad (NIC) constituye el desarrollo


la aplicacin de las Normas Internacionales de ms signicativo llevado nunca a cabo en
Informacin Financiera (NIIF) anteriormente el
denominadas Normas Internacionales de mbito de la contabilidad.
La Comisin Europea ha adoptado las NIIF (un obligatorio para los 7.000 grupos cotizados en
cuerpo normativo de elevada calidad, la Unin Europea para el ejercicio contable
comprensible y obligatorio) con carcter 2005.
Lejos de la Unin Europea, existe
un
signicativo nmero de regiones, tales como
Australia, Rusia y Oriente Medio que tambin
estn adoptando las NIIF; junto con otros pases
como Estados Unidos, Canad o innumerables
pases de Centro y Sudamrica donde se van
incorporando paulatinamente.

COOPACAFE Manual Contable 6

Las Normas Internacionales de Contabilidad Estos principios continan su rpida evolucin


(NIC/NIIF) estn transformndose en los como resultado del proyecto de convergencia
principios de contabilidad nanciera ms con las normas contables de Estados Unidos y
ampliamente aceptados en el mundo. por la necesidad de cubrir y dar soluciones a
Alrededor de 100 pases han adoptado las NICs nuevos tpicos y operaciones de empresas.
para la preparacin y presentacin de
informacin contable. A partir de 2005 ms de La denicin de entidad con propsitos no
7.000 empresas de la unin Europea deben lucrativos propuesta por las Norm
reportar sus estados nancieros en as
conformidad con las NICs. Australia, Canad, Internacionales de Informacin Financiera (NIIF)
China, Japn, Rusia y otros pases del Medio denen que estas entidades tienen
Oriente estn adoptando las NICs o tienen principalmente nes de benecio socia
planes para ajustar sus normas contable l.
s Algunas opiniones mencionaron que al hacer
locales a las normas internacionales. El Comit esta aseveracin se estaba dejando fuera a los
de Normas internacionales de Contabilidad sindicatos, cmaras de comercio y colegio
(IASB) y el Comit de Normas Contables de los s
Estados Unidos (FASB) han alcanzado el profesionales.
compromiso de hacer sus principios contables
compatibles y llegar a la convergencia de sus Sin embargo, con la nalidad de que la norma
normas contables, una muestra ms de lasea clara las Normas Internacionales
importancia de las NICs. Como resultado de su de
aceptacin internacional en los aos futuros Informacin Financiera decidieron modicar la
miles de empresas de todo el mund redaccin para establecer que estas entidades
o tienen carcter social y ampliar el nmero d
prepararn la contabilidad de conformidad con e
estas NICs. ejemplos provistos incluyendo a los sindicatos,
colegios profesionales y a las entidades co
n
actividades artsticas, culturales y cientcas, etc.
ASPECTOS GENERALES

De acuerdo con las NIIF, los estados nancieros bsicos


que las entidades con propsitos no lucrativos deben
presentar son:

a. Estado de posicin nanciera,

b. Estado de actividades, y

c. Estados de ujo de efectivo.

d. Las notas a los estados nancieros


son parte integrante de los mismos.

7. COOPECAFE Manual Contable

continuar como negocio en marcha y logr


ar
los nes sociales para los cuales fue creada;

El propsito de los estados nancieros bsicos y


sus notas es proveer al usuario gene
ral
informacin sobre las entidades con propsitos
no lucrativos respecto a:

a. Su capacidad para: mantener su patrimonio,


b. Su posicin nanciera; el e. El desempeo nanciero de
monto y naturaleza de sus su administracin; y
activos, pasivos y patrimonio
contable; f. La forma en que la entidad obtiene y aplica
recursos; obtiene y paga sus
c. Los efectos de las nanciamientos, as como otros factores que
operaciones que modican puedan afectar su liquidez.
el monto y la naturaleza de
sus activos netos; Los estados nancieros y sus notas debe
n
d. El monto y tipo de sus ujos determinarse con base en las Normas d
de efectivo de entrada y de e
salida durante el periodo y la Informacin Financiera, salvo en los casos en
relacin entre ellos; que el alcance de una de ellas se excepte su
aplicacin.

ESTADO DE POSICIN FINANCIERA

El estado de posicin nanciera es un estado nanciero que muestra informacin relativa a


una fecha determinada sobre los recursos y obligaciones de una entidad; presenta los
activos en orden de su disponibilidad, mostrando sus restricciones; los pasivos atendiendo
a su exigibilidad, revelando sus riegos nancieros; as como, el patrimonio contable
clasicado en no restringido, temporalmente restringido y/o permanentemente restringido.

El estado de posicin nanciera proporciona al usuario general informacin sobre la


capacidad de la entidad para proveer bienes y servicios, su liquidez, su habilidad para
cumplir con sus obligaciones y sus necesidades de nanciamiento externo.

COOPACAFE Manual Contable 8.

Normas de presentacin, clasicacin y de


activos y pasivos Aquellos activos que tengan restricciones para
su uso en el corto o largo plazo de
Dentro del estado de posicin nanciera, los ben
activos y pasivos deben presentarse clasicados presentarse en forma segregada del resto d
en corto plazo (circulantes) y largo plazo (no e
circulantes), atendiendo a su disponibilidad y los activos que no tengan restriccion
exigibilidad con base en lo establecido en la es
NIIF relacionado a la presentacin y revelacin. indicando el tipo de restriccin que tienen
Las agrupaciones de partidas y presentacin de :
rubros de forma separada deben llevarse a temporal o permanente.
cabo conforme lo establecido en la NIIF.
Clasicacin del Patrimonio Contable

La NIIF, establece que el patrimonio contable de


las entidades con propsitos no lucrativos
deben clasicarse, en su caso, con respecto a su
tipo de restriccin en:

a. Patrimonio contable no restringido, el cual no


tiene restricciones para que sea utilizado por c . Pa t r i m o n i o contable res
la entidad; es decir, est sustentado por los t r i n g i d o
activos netos no restringidos; permanentemente, el cual est sustentado
por activos permanentemente restringidos,
b. Patrimonio contable restringido cuyo uso por parte de la entidad est limitad
temporalmente, el cual est sustentado por o
por disposiciones que no expiran con el paso
los activos temporalmente restringidos cuyo del tiempo y no pueden ser eliminadas por
uso por parte de la entidad est limitado por acciones de la administracin.
las disposiciones que expiran en el paso del
tiempo o p o r q u e se c u m Las restricciones temporales pueden ser:
plen los
a. De plazo: si establecen que los activos n
p r o p s i t o s establecidos; y,
o
pueden ser usados de inmediato sino hasta
un periodo posterior o despus de cierta
fecha;
9. COOPECAFE Manual Contable b. De propsito: si establecen que lo
s
activos deben de ser utilizados para un
propsito especco; o
c. Una combinacin de las anteriores.
Dentro del patrimonio restringido
temporalmente es usual la presentacin de
partidas individuales para distinguir entre:
a. Restricciones permanentes de propsito;
indica que los activos recibidos deben ser
usados para cierto propsito, preservados y
no vendidos. Por ejemplo: los terrenos u
obras de arte; y

b. Restricciones permanentes de inversin:


indican que los activos recibidos deben
invertirse con la nalidad de proveer una
fuente de ingresos permanentes a la entidad
por los rendimientos de dichos activos.
Estado de Actividades Normas de Presentacin

El estado de actividades es un estado nanciero El estado de actividades debe presentar los


de las entidades con propsitos no lucrativos ingresos, costos y gastos, as como el cambio
que muestra la informacin relativa a sus neto del periodo en el patrimonio contable de
operaciones en un periodo y, por ende, los una entidad con propsitos no lucrativos,
ingresos, costos y gastos, as como el cambio clasicados en: patrimonio no restringido,
neto en el patrimonio contable resultante en el patrimonio temporalmente restringido y
periodo, clasicados por tipo de patrimonio patrimonio permanentemente restringido.
contable (restringido permanentemente,
restringido temporalmente o no restringido).
Clasicacin y Estructura del Estado de
El estado de actividades proporciona Actividades
informacin sobre el resultado de las
operaciones que afectaron al patrimonio
En el estado de actividades deben presentarse
contable sobre la aplicacin de ingresos, costos y
como mnima los niveles siguientes:
gastos en diversos programas y servicios.

Adems, permite evaluar el desempeo de las a. Cambio neto en el patrimonio contable no


restringido,
actividades de la administracin de la entidad
durante el periodo y los esfuerzos llevados a
b. Cambio neto en el patrimonio contable
cabo para alcanzar sus objetivos.
restringido temporalmente,
Los ingresos, costos y gastos deben cumplir con
c. Cambio neto en el patrimonio contable
las deniciones de la NIF A-5, Son ejemplos de
restringido permanentemente, y
ingresos de las entidades con propsitos no
lucrativos los provenientes de: la prestacin de
d. Cambio neto en el patrimonio contable total.
servicios, la venta de bienes y los donativos
recibidos.
En la determinacin de los niveles, cuando los
Son ejemplos de costos y gastos: los del ingresos excedan a los costos y gastos el nivel
debe denominarse incremento en el patrimonio
cumplimiento de los propsitos de la entidad, los
contable, en caso contrario, debe identicarse
de recaudacin de donativos, los generales y los
como disminucin en el patrimonio contable.
donativos otorgados en los trminos de la NIF
E-2, Donativos recibidos u otorgados por
entidades con propsitos no lucrativos.

COOPACAFE Manual Contable 10.

Cambio Neto en el Patrimonio Contable No Restringido


Los ingresos deben presentarse como Los ingresos por donativos recibidos cuyas
aumentos al patrimonio contable no restringido, restricciones se extingan dentro del mismo
a menos que el uso de los activos recibidos se periodo pueden presentarse nicament
encuentre limitado por restricciones, en cuyo e
caso deben clasicarse como aumentos al dentro del patrimonio contable no restringido,
patrimonio contable restringido sin presentarlos como restringidos y lueg
permanentemente o temporalmente, segn o
corresponda. reclasicarlos, siempre y cuando dic
ho
En el caso de los ingresos por la venta de biene tratamiento se haga en forma consistente.
s
o por la prestacin de servicios, los descuentos Los rendimientos sobre inversiones y otros
y bonicaciones otorgados a los clientes, as activos deben presentarse como parte de los
como las devoluciones efectuadas, deben cambios en el patrimonio contable
disminuirse de los ingresos para as obtener el no
importe de los ingresos netos; no obstante, las restringido a menos que el uso de tal
NIIF permiten la presentacin de esos rubros es
por separado. rendimientos se encuentre limitado; en este
caso, deben clasicarse como patrimoni
Los costos y gastos identicables con loso
ingresos no restringidos deben presentarse en contable temporal o permanentement
la seccin de patrimonio contable no e
restringido; por ejemplo, la depreciacin, restringido, segn corresponda. El cambio neto
amortizacin o las prdidas por deterioros de en el patrimonio contable no restringido debe
activos no restringidos. Los gastos no mostrar, entre ellos:
identicables claramente con alguno de los tres
tipos de patrimonio contable deben a. Los ingresos no restringidos; por ejemplo:
presentarse tambin en el patrimonio contable servicios por eventos y exposiciones
no restringido. ,
Cuando el patrimonio o parte del patrimonio colegiaturas, ingresos por regalas cobradas
con restricciones quede libre de stas ya sea por desarrollos cientcos o invento
por el paso del tiempo o porque exista un s,
remanente sin restricciones por ya haber publicaciones y donativos recibidos n
cumplido los propsitos para los cuales se o
recibi el donativo, ese patrimonio debe restringidos.
reclasicarse a la seccin de patrimoni
o b. Las reclasicaciones provenientes d
contable no restringido; dicha reclasicacin el
debe mostrarse dentro del estado de patrimonio contable temporalmente
actividades. restringido, por partidas liberadas de sus
restricciones,

11. COOPECAFE Manual Contable c. Las reclasicaciones provenientes d


el
patrimonio contable permanentemente
restringido, por las cuales se hayan recibido d. Los gastos por servicios por programas
instrucciones especcas de los donantes
o
para su disposicin como donativos no
actividades de apoyo y otros ingresos
restringidos, y;
y
gastos.

Sub-clasicacin de los Ingresos, Costos y fecha en que se consideren


Gastos y Otros Ingresos y Gastos realizados para nes contables
Dentro de cada seccin de patrimonio contable
presentada en el estado de actividades deben
sub-clasicarse los costos y gastos de acuerdo
con uno de los siguientes criterios:
a. Por funcin- que muestra en rubros genricos
los tipos de costos y gastos atendiendo a su
contribucin al logro de las actividades de la
entidad;
b. Por naturaleza- que desglosa los rubros de
costos y gastos, atendiendo a la esencia
especica del tipo de costo o gasto de la
entidad, o
c. Mixta- que muestra los gastos por funcin y
dentro de cada agrupacin presenta el
desglose de gastos de acuerdo con su
naturaleza.
Las NIIF recomienda el uso de una clasicacin
por funcin. Las clasicaciones bsicas por
funcin para entidades con propsitos no
lucrativos son:
a. Los servicios por programas o actividades, y
b. Las actividades de apoyo.

Fundamentos

El postulado bsico de devengacin contable


seala que:

Los efectos derivados de las transacciones que


lleva a cabo una entidad econmica con otras
entidades, de las transformaciones internas y
de otros eventos, que la han afectado
econmicamente, deben reconocerse
contablemente en su totalidad, en el momento
en el que ocurren, independientemente de la
El reconocimiento contable es el proceso que
consiste en valuar, presentar y revelar, esto es,
incorporar de manera formal en el sistema de
informacin contable los efectos de l
as
transacciones, transformaciones internas que
realiza una entidad y otros eventos, que le han
afectado econmicamente, como una partida
de activo, pasivo, capital contable o patrimonio
contable, ingreso costo o gasto.
Por lo anterior, las operaciones que deben ser
reconocidas contablemente por una entidad El reconocimiento de los elementos bsicos de
son: los estados nancieros implica necesariamente
la inclusin de la partida respectiva en
a. Transacciones que llev a cabo con otras la
entidades econmicas; informacin nanciera, formando parte
,
b. Transacciones internas que modicaron la conceptual y cuantitativamente del rubr
estructura de sus recursos o de sus o
fuentes; y respectivo. El solo hecho de revelar no implica
reconocimiento contable.
c. Otros eventos que la afectaron.

Como se seala en las NIIF:


COOPACAFE Manual Contable 12.

Criterios de Reconocimiento o salida de recursos econmicos; y

El reconocimiento contable de una operacin f. Contribuir a la formacin de un juicio valorativo


debe cumplir con los siguientes criterios: en funcin a su relevancia que coadyuve a la
toma de decisiones econmicas.
a. Provenir de una transaccin de la entidad
con otras entidades, de transformaciones Por consiguiente, una operacin debe reunir los
internas, as como de otros eventos seis criterios fundamentales sealados en el
pasados, que le han afectado prrafo anterior y solo debe ser reconocida como
econmicamente; un elemento de los estados nancieros a
l
b. Satisfacer la denicin de un elemento de momento de ser alcanzados todos.
los estados nancieros;
De lo anterior se desprende que al reconocer una
c. Ser cuanticable en trminos monetarios operacin en la informacin nanciera, esta debe
conablemente; representarse tanto conceptual como
numricamente y, por tanto, debe determinarse
d. Estar acorde con su sustancia econmica; una cuanticacin en trminos monetarios a travs
del desarrollo de un proceso formal de valuacin
e. Ser probable que en un futuro ocurra una
considerando los atributos del elemento a ser
obtencin o un sacricio de benecios
valuados y lo que establezcan, a su vez, las NIIF
econmicos, lo que implicara una entrada
particulares relativas. Los atributos se reeren a las caractersticas o
naturaleza del elemento sujeto a reconocimiento y
13. COOPECAFE Manual Contable valuacin, por ejemplo, su naturaleza monetaria y
no monetaria, entre otros.

Estado de Flujos de Efectivo

El estado de ujos de efectivo es un estado


nanciero que muestra informacin acerca de las
fuentes y aplicaciones del efectivo en el periodo,
clasicadas por actividades de operacin de
inversin y de nanciamiento.

Por ende, permite conocer el efecto que han


tenido las actividades de la entidad en su efectivo,
evaluar su capacidad para cumplir con sus
obligaciones y conocer sus requerimientos de
nanciamiento.

Las entidades con propsitos no lucrativos deben


presentar como parte de sus estados nancieros
bsicos, el estado de ujos de efectivo elaborado
con base en las NIIF, Estado de ujos de efectivo,
sin que sea necesario separar los conceptos por
cada tipo de patrimonio.

Contabilidad de Fondos

Las NIIF no se oponen a las clasicaciones por


fondos, siempre y cuando se ajusten para cumplir
con las disposiciones de clasicacione
s
establecidas en esta norma. La contabilidad de
fondos comprende un conjunto de
procedimientos contables que resultan en
clasicaciones independientes de cuentas de
balance y resultados por ciertas actividades. La
contabilidad de fondo es establecida por
disposiciones legales, contractuales o acciones
voluntarias de las entidades.

SECCIN 4:
CONTABILIDAD POR CENTRO DE COSTOS

La contabilidad por centro de costos permite distribuir los costos


a los diferentes centros de costos que se denan y se encuentra
integrado por lo siguiente:

1. Introduccin
2. Ventajas y Desventajas
3. Caractersticas
4. Clasicacin

Introduccin

La contabilidad por centro de costos es un El centro de costos permite identicar costos


sistema que permitir a la organizacin lograr por separado dentro de una organizacin, para
mejor control sobre los costos y gastos la cual se llevan registros contables separados,
cargados a los diferentes centros de costos. a estas porciones se les llama centros de
costos. En general un centro de costos es una
El uso de la contabilidad por centro de costos
parte interna que tiene sus propios costos y
est condicionado fundamentalmente por lo
gastos.
siguiente:

a. Que COOPECAFE maneje los costos y


Manejar centros de costos permite obtener el
gastos segregados para los diferentes centros
de costo. estado de ingresos y egresos por separados.

b. Que en los niveles directivos de Debe quedar claro que dentro de


COOPECAFE exista la decisin de establecer la la
contabilidad por centro de costos como nomenclatura se deben establecer los centros
sistema contable de registro, control especcos para obtener buena informacin de
presupuestario y control interno. los estados nancieros de la entidad.

La contabilidad por centro de costos, no se La contabilidad por centro de costos es una


escapa del cumplimiento de los principios cualidad de la contabilidad que integrada al
fundamentales de contabilidad ya sea sistema, permite el registro de las transacciones
adoptando las Normas Internacionales de de uno o ms centros de costos.
Informacin Financiera o registros contables
sobre la base de la Ley de Impuesto Sobre la
Renta y deben ser cumplidos como en
cualquier rea de especialidad
contable.

COOPACAFE Manual Contable 14.

Caractersticas 1. Cdigo de cuentas comn a todos l


os
Algunas de las caractersticas identicadas del centros de costos, lo que facilita
sistema de contabilidad por centro de costos, la
se enumeran a continuacin: formulacin de los estados de consolidacin
y mayor funcionabilidad en el registro de las
operaciones. 3. Identicacin de los diferentes centros de
costos de inters de la organizacin
2. Dinmica integral en el registro de las
operaciones de los distintos centros. Esto se 4. Formas y registros comunes para todos los
reere a que el registro de las operaciones centros de costos que prevean l
de cada centro de costo se realiza de manera as
simultnea e integrada. clasicaciones correspondientes para la
identicacin de cada uno.
Objetivos

1. Conocer el grado de ejecucin y tom


ar
decisiones oportunas para cada uno de los
centros de costos.
2. Identicar las desviaciones favorables
o
desfavorables en cada uno de los centros de
costos para tratar de corregirlos.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA CONTABILIDAD POR LOS COSTOS Y GASTOS


VENTAJAS DESVENTAJAS
Llevar registros por centro de costos La incidencia mayor de las desventajas qu
Permite analizar por separado los centros
e
de costos.
separados. a continuacin se comentan, recae
directamente sobre el contador quien
debe mantener su funcionamiento:
Mayor esfuerzo en el trabajo contable,
generado por lo delicado del manejo del
catlogo de cuentas del programa que
distribuye para los diferentes centros de
costos.
Necesidad de la especializacin del
personal que labora en el departamento
de contabilidad.
Incremento del trabajo, dado el volumen
de las transacciones, que aumenta en la
medida que aumenta la cantidad de
centros de costos y por la necesidad del
cuadre individual de cuentas de cada uno.

Clasicacin de los Costos y Gastos


15. COOPECAFE Manual Contable
La clasicacin de los centros de costos en
COOPECAFE ser de acuerdo a las
distribuciones que se efecten.
Centros de Costo Administracin, Comercializacin, Acopio,
Crditos, etc.
Se denen los centros de costos siguientes:

ACTIVO PASIVO
SECCIN 5
1 2
: 11 ACTIVO CORRIENTE 21 PASIVO CORRIENTE
111 CAJA Y BANCOS 211 CUENTAS POR PAGAR
CATLOGO
D E CUENTAS
111.01 Caja Chica 211.01 Proveedores
111.02 Banco 1 211.02 Caf y Miel de sociados La nome
n 111.03 Banco 2 211.03 Cuota Patrola IGSS clatura p
e 111.04 Banco 3 211.04 Impuesto sobre la renta anual rmitir t
e 211.05 Anticipos recibidos ner un
a 112 CUENTAS POR COBRAR 211.06 IVA por pagar estructu
r 112.01 Prstamos a Asociados 211.07 Bono 14 a denid
a 112.02 Prstamos a Empleados 211.08 Aginaldo para m
112.03 Clientes 211.09 Vacaciones
a ntener l
112.04 Anticipo para viticos y gastos 211.1 Aportaciones Extraordinarias
a consiste
112.05 Anticipo sobre compras 211.19 Otras cuentas por pagar
n cia de l
112.06 Clientes del exterior
a s
112.07 Pagos a cuenta de ISR 212 RETENCIONES
112.08 Retenciones de IVA 212.01 Cuota Laboral IGSS
112.19 Otras cuentas por cobrar 212.02 Impuesto Sobre la Renta
112.99 Reserva de Cuentas Incobrables 212.03 Impuesto al Valor Agregado

113 IVA POR COBRAR 22 PASIVO NO CORRIENTE


113.01 Crdito scal 2011 221 PASIVO LABORAL
113.02 Crdito scal 2012 211.01 Indemnizaciones
113.03 Crdito scal 2013
222 PRESTAMOS OBTENIDOS
114 INVENTARIOS 222.01 Banco del Tesoso, S.A.
114.01 Caf Pergamino 222.02 Personas particulares
114.02 Caf oro
114.03 Caf de segunda 223 FONDOS POR APLICAR
114.04 Caf cereza 223.01 AGENCIA COOPERANTE 1
114.05 Miel 223.02 AGENCIA COOPERANTE 2
114.06 Fertilizantes 223.03 AGENCIA COOPERANTE 3
operaciones y obtener estados nancieros debidamente estructurados. La nomenclatura se
ha
denido en seis niveles siendo los siguientes:
12 ACTIVO NO CORRIENTE 3 PATRIMONIO Y RESERVAS
121 PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO 31 PATRIMONIO INSTITUCIONAL
121.01 Inmuebles 311 APORTE DE ASOCIADOS
121.02 Maquinaria y Equipo 311.01 Aportaciones obligatorias / Aporte de fundadores
121.03 Vehculos 32 RESERVAS
121.04 Mobiliario y Equipo de ocina 321 RESERVAS
121.05 Equipo de computacin 321.01 Reserva Irrepartible
121.04 Herramientas 321.02 Reserva de Educacin
321.03 Reserva de Obras Sociales
321.04 Reserva Institucional
122 DEPRECIACIN ACUMULADA 33 REVALUACIONES
122.01 Inmuebles 331 REVALUACIONES
122.02 Maquinaria y Equipo 332.01 Inmuebles
122.03 Vehculos 332.02 Maquinaria y equipo
122.04 Mobiliario y Equipo de ocina Vehculos
332.03 42
INGRESOS INGRESOS GRAVADOS
122.05 Equipo de computacin 332.04 Otras revaluaciones de activos jos
41 INGRESOS EXENTOS 421 VENTAS EXPORTACIONES
122.04 Herramientas RESUL TADOS
411 VENTAS EXENTAS 421.01 39
Caf Pergamino
411.01 Caf Pergamino 421.02391 RESUL
Caf OroTADOS
OTROS ACTIVOS
411.02123
Caf Oro 391.01
421.03 MielResultados Acumulados
123.01
411.03 Acciones BARNRURAL 391.02
421.09 Resultados de Perodo
Otros
Caf Cereza
123.09
411.04 Otros activos 422 SERVICIOS GRAVADOS
Caf de segunda clase
411.05 Miel 422.01 Intereses sobre crditos a asociados
411.09124 AMORTIZACIN ACUMULADA
Otros 422.02 Mora cobrada a asociados
124.09 Otos activos
412 SERVICIOS EXENTOS 422.03 Arrendamientos cobrados a asociados
412.01 Intereses sobre crditos a asociados 422.09 Otros ingresos gravados
412.02 Mora cobrada a asociados
412.03 Arrendamientos cobrados a asociados 414 DONACIONES
412.09 Otros ingresos exentos 414.01 AGENCIA COOPERANTE 1
413 PRODUCTOS FINANCIEROS 414.02 AGENCIA COOPERANTE 2
413.01 Intereses Bancarios 414.03 AGENCIA COOPERANTE 3
413 OTROS INGRESOS 414.04 AGENCIA COOPERANTE 4
413.01 Intereses Bancarios 414.09 Otros
COOPACAFE Manual Contable 16.
5 COSTO DE VENTAS 514 COSTOS INDIRECTOS
COSTO DE VENTAS 514.06 Bono 14
51 OPERACIONES GRAVADAS
511 COMPRAS 514.07 Cuota patronal IGSS
511.01 Caf Cereza 514.08 Energa Elctrica
511.02 Caf Pergamino 514.09 Reparaciones y Mantenimiento de benecio
511.03 Caf Pergamino 514.1 Repuestos y accesorios
511.04 Miel 514.19 Otros
511.05 Fertilizantes 6 GASTOS
511.09 Otros 61 GASTOS DE COOPERATIVA
513 GASTOS SOBRE COMPRAS 611 GASTOS DE OPERACIN
513.01 Maquila de Caf 611.01 Sueldos
513.02 Fletes 611.02 Bonicacin incentivo
513.03 Compra de costales y canastos 611.03 Aguinaldos
514 COSTOS DIRECTOS 611.04 Vacaciones
514.01 Mano de obra directa e indirecta 611.05 Indemnizaciones
514.02 Bonicacin incentivo 611.06 Bono 14
514.03 Aguinaldos 611.07 Cuota patronal IGSS
514.04 Vacaciones 611.08 Arrendamientos
514.05 Indemnizaciones 611.09 Energa Elctrica
514.06 Bono 14 611.1 Telfono, fax y correo electrnico
514.07 Cuota patronal IGSS 611.11 Honorarios Profesionales
514.08 Energa Elctrica 611.12 Reparaciones y Mantenimiento
514.09 Reparaciones y Mantenimiento de benecio 611.13 Gastos de Limpieza
514.1 Repuestos y accesorios 611.14 Papelera y tiles
514.19 Otros 611.29 Gastos varios
COSTO DE VENTAS 62 GASTOS DE PROYECTOS
51
OPERACIONALES EXENTAS
511 COMPRAS 621 SUELDOS Y PRESTACIONES
511.01 Caf Cereza 621.01 Sueldos
511.02 Caf Pergamino 621.02 Bonicacin 78-89/9-2000/37-2001
511.03 Caf Pergamino 621.03 Aguinaldos
511.04 Miel 621.04 Vacaciones
511.05 Fertilizantes 621.05 Indemnizaciones
511.09 Otros 621.06 Bono 14
17. COOPECAFE Manual Contable
513 GASTOS SOBRE COMPRAS 621.07 Cuota patronal IGSS
513.01 Maquila de Caf 622 GASTOS DE PROGRAMA
513.02 Fletes 622.01 Honorarios Profesionales
513.03 Compra de costales y canastos 622.02 Viticos
514 COSTOS INDIRECTOS 622.03 Papelera y tiles
514.02 Mano de obra directa e indirecta 622.05 Varios
514.02 Bonicacin incentivo 623 GASTOS CORRIENTES
514.03 Aguinaldos 623.01 Luz y agua
514.04 Vacaciones 623.02 Telfono
514.05 Indemnizaciones 623.03 Papelera y tiles
que tengan una relacin directa y correr los cdigos para no tener cuentas dentro de su catlogo que no son neces
arias.

COOPACAFE Manual Contable 18.

SECCIN 6:
DESCRIPCIN DE USO Y MANEJO DE LAS CUENTAS

Con la descripcin del uso y manejo de las cuentas contables permitir al contador determinar
la
naturaleza de los cargos y abonos operados en las diferentes cuentas y servir como un
medio
adecuado de control interno, al indicar lo que el saldo de cada una representa.
Nota: para aquellas organizaciones o cooperativas que no tengan actividades comerciales productivas, eliminar las cuenta
s
111. Caja y Bancos Esta es una cuenta de ttulo y la misma agrup
a
todas las cuentas de cajas chicas, efectivo 111.01 Caja chica:
disponible, bancos locales y del exterior que
forman el efectivo en caja y bancos. COOPECAFE ha creado los costos y gastos de
caja chica para los desembolsos pequeos que
no ameritan la expedicin de un cheque, los
costos y gastos se establecieron segn
la
necesidad del volumen de operaciones y estn
regulados por el manual de procedimientos.

SE CARGA SE ABONA SALDO


Con el saldo con que se abre La cuenta de caja chica se Deudor representa el efecti-
n acreditar con la reduccin vo disponible y a favor de
las operaciones del ejercicio o su disminucin. COOPECAFE a una fecha
contable. Por la emisin de cheques determinada.
La cuenta de caja chica s para los bancos.
e Por notas de cargo emitidas
debitar nicamente cuando por los bancos.
el fondo sea aumentado o
Por ajustes o reclasica-
disminuido.
ciones.
Con los depsitos efectuados
al banco, por cobros Con el saldo existente al
a cierre del ejercicio contable.
clientes, ventas al contado, Con los retiros de inver-
anticipos de clientes y otros siones o desinversiones
ingresos recibidos.
Con las notas de crdito emiti-
das por los bancos.
Con ajustes o reclasica
-
ciones.

19. COOPECAFE Manual Contable

112. Cuentas por Cobrar


SE CARGA SE ABONA SALDO
Con el saldo existente Con el saldo existente a D e u d o r re p re s e n t a e l
al l monto de las cuentas
inicio del ejercicio nalizar el ejercicio por c o b ra r a un
contable. contable. a
Con los crditos a l Con las liquidaciones f e c h a determinada.
os locales.
clientes. Con los descuentos que se
Con los anticipos sobr hagan a los empleados en
planilla.
e
sueldos otorgados al Con el re depsit
personal. o/
Con los anticipos para reposicin del cheque
gastos locales y del rechazado por falta de los
exterior. costos y gastos u otr
o
Con los cargos por otra
concepto.
s
cuentas por cobrar.
Por las ventas al crdito.
Co n los cheque
s SALDO
rechazados por falta de los
costos y gastos u otr
o
concepto.
114. Inventarios

SE CARGA SE ABONA
Con el saldo existente Con las ventas realizadas. Deudor representa el
al Con las donaciones que se monto de inventarios a una
inicio del ejercicio contable. hagan. fecha determinada.
Con las compras realizadas Con las prdidas que s
en el ao.
e
Con las devoluciones tengan.
recibidas.

COOPACAFE Manual Contable 20.


121. Propiedad, Planta y Equipo
Bajo este rubro se registraran
todas aquellas adquisiciones de activos jos que se realicen
con
caracter permanente y para uso propio de COOPECAFE.

SE CARGA SE ABONA SALDO


Con los inventarios iniciales. Por la venta, destrucciones, Deudor representa todos los
Con las compras de bienes bajas, etc., de bienes que bienes de carcter tangible
formaron parte de los para uso exclusivo en
tangibles, al costo de factura
activos al costo, registrando actividades de COOPECAFE
ms los gastos inherentes
una prdida o ganancia en
de instalacin, ete,
venta de activos jos.
trmites, etc.
Con el saldo existente al
cierre del ejercicio contable.

El control auxiliar tendr como objetivo mostrar individualmente cul es el valor invertido en Activ
os
jos.

122. Depreciacin Acumulada

En las cuentas de depreciacin acumulada se registrarn las estimaciones mensuales respectiv


as,
segn la clasicacin del bien, considerando la vida til. El valor sobre el cual se calcul
ar la
depreciacin ser
o por ajuste a lael cuenta.
costo del bien,
aadir
Con ellas mejoras
monto incorporadas con carcter permanente.
mensual

SE CARGA SE ABONA SALDO


Con la venta o retiro del bien
de depreciacin que se
determine, despus de
efectuar el clculo
porcentual.

21. Pasivo corriente

Se registran bajo este rubro todas las obligaciones que se adquieren por concepto de compra
de
maquinaria, materiales, etc., el registro para crear cada una de las cuentas se har mediant
e las
facturas al crdito que se realicen, retenciones efectuadas a los empleados, ingresos por prstam
os
obtenidos, etc., la deduccin ser mediante la emisin del cheque para cancelar o abonar a la d
euda
simplemente una nota de dbito.

21. COOPECAFE Manual Contable

SE CARGA SE ABONA SALDO


Por los pagos efectuados a Con el saldo existente Acreedor representa el
los proveedores / bancos y al monto total pendiente de
acreedores clasicados en inicio del ejercicio contable. pago con vencimientos
sta cuenta y registrado menores de un ao.
s Con las compras efectuadas
previamente. y servicios obtenidos
al
Con los pagos de cuot crdito.
a Con el valor de las cuentas
laboral IGSS, Retenciones de por pagar de las cuales s
Impuesto sobre la renta, etc. e
Que se hayan descontado a tenga conocimiento que
los empleados. pertenezcan al perodo que
se cierra y se paguen en el
Por el saldo existente al cierr siguiente.
e Con los descuentos de cuota
del ejercicio contable. laboral del IGSS y otra
s
retenciones a los empleados
de COOPECAFE.
Con los compromisos
adquiridos como prstamos
obtenidos de los bancos y
que por alguna razn no se
han pagado oportunamente
o que por su naturaleza se
debe registrar el compromiso,
aun cuando no debe pagarse
in m e d i a t a m e n t e (
Pasivo
Con los compromisos
Por el saldo existente al adquiridos,telfono,
Laboral, energa
de los cuales se
elctrica, etc.).
cierre del ejercicio contable. deriven contratos a cumplirse

22. Pasivo No Corriente


Se registran bajo ste rubro todas las obligaciones que se adquieren por concepto de prstamos
a un
plazo mayor de un ao.

SE CARGA SE ABONA SALDO


Por los pagos efectuados Con el saldo existente al Acreedor
representa el
derivadas de las obligaciones inicio del ejercicio contable. monto total pendiente de
mayores de un ao. pago de las obligaciones
con un plazo de
vencimiento mayor a un ao
en un plazo mayor de un
ao.

COOPACAFE Manual Contable 22.

221. Contingente (Prestaciones Laborales)

SE CARGA SE ABONA SALDO

Con el saldo nal d Con el saldo existente Acreedor, representa el


el al monto total pendiente de
perodo por el cierre inicio del ejercicio contable. pago en concepto de
contable. Con las provisiones prestaciones laborales.
Con el pago de de
prestaciones en los meses prestaciones laborales
de julio y diciembre y e (aguinaldo, bono catorce,
l indemnizaciones y
pago de indemnizaciones vacaciones) las cuales s
en casos que corresponda e
de acuerdo al cdigo de hacen mensualmente.
trabajo.
Con ajustes por incrementos
Por ajustes que exista a salarios que tambi
n n
cuando se tenga provisin afectan el pasivo laboral del
en exceso. empleado.

3. Patrimonio y Reservas

Representa:
a. El capital de aportacin obligatoria o aportes iniciales de fundadores
b. Las reservas creadas para los nes legales y especcos de COOPECAFE
c. Los resultados acumulados de perodos anteriores
d. Los resultados del periodo
SE CARGA SE ABONA SALDO
Cuando se tenga prdida del Con el saldo al inicio d Representa el patrimonio y
periodo. el reservas de COOPECAFE
Con las devoluciones a lo perodo.
s Con los incrementos d
asociados, cumplidos todos e
los trmites legales aportes obligatorios o
donaciones de fundadores.
Con los incrementos d
e
reservas por requisito
s
legales o del reglamento
interno.

23. COOPECAFE Manual Contable

4. Ingresos
Bajo este rubro se clasicarn los ingresos por venta de caf, miel y productos derivados de caf
y
miel, los cuales tendrn cada un cdigo por separado y otros provenientes del giro habitual
de
COOPECAFE.
SE CARGA SE ABONA SALDO

Por regularizacin al nal del Con las ventas que se haga Representa el monto total de
ejercicio contable n los ingresos obtenidos en el
Generacin de intereses con mes, trimestre, semestre
la colocacin de capital para en el ao.
inversiones.
Con los intereses ganado
s
en cuentas bancarias locales
y acreditadas a las respectiva
s
cuentas bancarias.
Con los otros ingresos que s
e
tengan por el giro habitual
de COOPECAFE.
5. Costos inciso a) del artculo 23 del libro I, Impuest
Bajo este rubro se clasicarn los costos por la o
sobre la Renta.
compra de caf, miel todos los costos
necesarios para el proceso y almacenamiento Los contribuyentes estn obligados a registrar
del caf, miel y fertilizantes, provenientes del los costos y gastos de las rentas afectas y de la
giro habitual de COOPECAFE. Cabe mencionar s
que si tienen operaciones gravadas y exentas, rentas exentas en cuentas separadas, a n de
deben hacer la separacin de las compras para deducir nicamente los que se reeren
operaciones gravadas y exentas cuando stas a
se puedan identicar claramente, ahora sino operaciones gravadas. En caso el contribuyente
podemos invidualizar las transacciones se no haya llevado este registro conta
distribuyen en funcin del porcentaje de ventas ble
gravadas y exentas conforme lo establece la Ley separado, la Administracin Tributaria
de Actualizacin Tributaria, Decreto 10-2012, determinar de ocio los costos y gastos n
o
deducibles, calculando los costos y gastos en
forma directamente proporcional al total de
gastos directos entre el total de rent
as
gravadas, exentas y no afectas.

SE CARGA SE ABONA SALDO


Con los costos individuales Por regularizacin al nal del Representa el monto total de
que se tengan. ejercicio contable. los costos de ventas
obtenidos en el mes,
trimestre, semestre en el
ao.

COOPACAFE Manual Contable 24.

SECCIN 6:
GASTOS

Bajo ste rubro se har la distribucin y aplicacin del gasto de acuerdo al presupuesto aprobad
oy
acuerdo al catlogo de cuentas. No se permite aperturar ms cuentas de las all denidas. La per
sona
encargada de distribuir el gasto, debe tener el criterio suciente para hacer la distribuci
n y
aplicacin del gasto contable incluso de los gastos de proyectos. Los procedimientos a utilizar ser
n:
SE CARGA SE ABONA SALDO
Con el pago de sueldos Por la regularizacin al nal Deudor y representa el total
y del perodo contable a de gastos incurridos por
prestaciones laborales y efecto de determinar la COOPECAFE de una fecha a
dems gastos incurridos y diferencia entre costos y otra.
se aplican de acuerdo a l gastos.
a
caracterstica del gasto
correspondiente.
Por ajustes en correcciones
contables.

Los costos y gastos reportados pueden dividirse en costos jos y costos variables. Las caractersti
cas
de cada uno de ellos son:

COSTOS FIJOS
Son aquellos costos que la empresa debe cantidad determinada, independiente del
pagar independientemente de su nivel de volumen de negocio.
operacin, es decir, produzca o no produzca
debe pagarlos. Ejemplo: el alquiler de las ocinas. La empresa
tendr que pagar todos los meses el mism
Un costo jo, es una erogacin en que la o
empresa debe incurrir obligatoriamente, aun alquiler con independencia del
cuando la empresa opere a media marcha, o no comportamiento de sus ventas.
lo haga, razn por la que son tan importantes
en la estructura nanciera de cualquie Otros costos jos: el sueldo de la secretaria del
r Presidente, el coste de nanciacin de lo
empresa. s
equipos informticos, la minuta anual de
Son aquellos que no dependen del nivel de l
actividad de la empresa, sino que son una abogado, la retribucin del asesor scal, etc.

25. COOPECAFE Manual Contable

COSTOS VARIABLES variaciones del volumen de produccin o nivel


de actividad, se trata tanto de bienes como de
Es aquel que se modica de acuerdo servicios. Es decir, si el nivel de activid
a ad
decrece, estos costos decrecen, mientras que si Punto de Equilibrio
el nivel de actividad aumenta, tambin lo hace
esta clase de costos. El punto es denominado tambin punto neutro
donde la empresa o entidad alcanza cubri
Ejemplo: la produccin de una botella de agua: r
Los costos variables seran el envase, el agua, el todos sus costos y gastos, pero no tiene utilidad
es decir donde en un periodo de tiempo no
tapn y la comisin bancaria del vendedor. Son gana ni pierde.
aquellos que van ntimamente relacionados. Es
decir que si se produce y vendemos una botella Para identicar el punto de equilibrio basta
de agua, necesariamente vamos a utilizar un dividir sencillamente la suma de los gastos jos
envase, un tapn, agua y pagar la comisin del dentro del porcentaje del margen
vendedor. de
ganancia y para saber el margen de ganancia e
s
Condiciones que un Costo Fijo puede ser obtener un estado de resultados que muestra el
Variable: margen de ganancia despus de restar la
s
a. Los costos jos de una compaa que ventas al costo de ventas.
produce y vende botellas de agua seran:
personal de produccin, obligadamente se Ejemplo: una empresa que vende caf mi
les debe pagar por tenerlo en la planta aun l
cuando no haga absolutamente nada, ahora quintales de caf a Q 1,000, sus ven
tas
si al empleado se le paga por produccin ascienden a Q1,000,000 que representan el
entonces ese gasto se convierte en variable. 100%. Los mil quintales de caf fuer
on
b. Los costos jos de agua, luz, alquiler de comprados en Q 800, es decir el costo de caf
bodega, depreciaciones de mquinas son asciende a Q 800,000 equivalente al 80% que
gastos jos, sin embargo la produccin se se convierten en costos variables (porque para
puede hacer en otra compaa donde vender caf se necesita comprar caf) por l
o
vamos a pagar por servicio de envasado, tanto el margen de ganancia es de Q 200,000
entonces all ya no pagamos agua, luz, que representa el 20% ( si se hubiera comprad
bodega, no necesitamos mquinas sino que o
pagamos un servicio de envasado y se el doble de caf el margen de ganancia hubier
convierte en un gasto variable. a
sido siempre del 20%, pero en quetzale
s
hubiera sido Q 400,000. Para comprar y vender
el caf se necesit pagar al personal sueldos,
prestaciones laborales y sociales Q 100,000,
luz, agua, telfono, gastos de ocina, papelera,
seguro, etc. Equivalente a Q 50,000 que seran
los gastos jos totales por Q 100,000.
COOPACAFE Manual Contable 26.
COOPECAF
ESTADO DE RESULTADOS
POR ELde
Reejado en un estado AO TERMINADO
resultados EL 31 DEdeDICIEMBRE
quedara DE 2012
la siguiente forma:
CIFRAS EXPRESADAS EN QUETZALES
DESCRIPCIN TOTAL PORCENTAJE
Venta de caf 1,000,000.00 100.00%
Costo de ventas 800,000.00 80.00%
Descifrado: Gastos
Ganancia m arginal jos Q.150,000, margen de equivalente
200,000.00 a Q.600,000 manteniendo e
20.00%
ganancia
Gastos de 20%. Al dividir el total de los gastos l150,000.00
operacin 15.00%
jos de Q.150,000 dentro del margen de margen de ganancia del 20% con los mismos
Ganancia neta antes de impuestos 50,000.00 5.00%
ganancia que es el 20% da como resultado gastos de Q.150,000 el resultado hubiera sido
de
COOPECAF cer
ESTADO DE RESULTADOS o,
POR EL AO TERMINADO EL 31 DE DICIEMBRE DE 2012 es
CIFRAS EXPRESADAS EN QUETZALES de
DESCRIPCIN TOTAL PORCENTAJE cir
si
Venta de caf 1,000,000.00 100.00%
ng
Costo de ventas 800,000.00 80.00% an
Ganancia m arginal 200,000.00 20.00% ar
Gastos de operacin 150,000.00 15.00% ni
Ganancia neta antes de impuestos 50,000.00 5.00% per
Q.750,000. Eso signica que si se hubieran der
vendido 750 quintales en Q 1,000 y comprados .
esos mismos 750 quintales en Q.800
Veamos el estado de resultados:

27. COOPECAFE Manual Contable

SECCIN 7:
INFORMES FINANCIEROS PARA EL CONSEJO
DIRECTIVO, ACREEDORES Y AGENCIAS COOPERANTES
Estos informes son el producto nal del deben ser preparados de una manera
departamento de contabilidad por lo tanto
adecuada para el lector de los estado en resumen, mientras que para ot
s ros
nancieros es decir que para los miembros del requerimientos deben estar con todas su
Consejo de Administracin deben prepararse s
integraciones.
Los modelos de estados nancieros son los
siguientes:

Estado de Situacin Financiera


Muestra la posicin nanciera, el modelo es el siguiente:
COOPECAFE
ESTADO DE SITUACION FINANCIERA
AL 31 DE DICIEMBRE DE 20XX
CIFRAS EXPRESADAS EN QUETZALES
ACTIVO
ACTIVO CORRIENTE VALOR %
Caja y Bancos (nota 4) 50,000 3.22%
Cuentas por Cobrar (nota 5) 250,000 16.08%
Inventarios (nota 6) 125,000 8.04%
SUMA EL ACTIVO NO CORRIENTE 425,000 27.33%
ACTIVO NO CORRIENTE
PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
Total propiedad, planta y equipo neto (nota 7) 125,000 8.04%
OTROS ACTIVOS
Inversiones a largo plazo (nota 6.2) 1,000,000 64.31%
Otros activos 5,000 0.32%
TOTAL DEL ACTIVO 1,554,999 100.00%
PASIVO
CORRIENTE
Cuentas por pagar (nota 8) 200,000 12.86%
NO CORRIENTE
Cuentas por pagar a largo plazo (nota 8) 150,000 9.65%
Prstamos bancarios (nota 9) 800,000 51.45%
TOTAL PASIVO 1,150,000 73.96%
CAPITAL Y RESERVAS
CAPITAL INICIAL 100,000 6.43%
Reservas 200,000 12.86%
Resultados acumulados 104,999 6.75%
TOTAL CAPITAL Y RESERVAS 404,999 26.04%
TOTAL PASIVO, CAPITAL Y RESERVAS 1,554,999 100.00%
COOPACAFE Manual Contable 28.

Estado de Actividades
Deber hacerse la distribucin contable de los ingresos, costos y gastos a las diferentes subcuent
as a
n de mostrar en detalle los ingresos y gastos de acuerdo a la separacin presentada
en la
nomenclatura.

A continuacin se muestran el modelo de estado de resultados de la Asociacin:

COOPECAFE
ESTADO DE ACTIVIDADES
POR EL AO TERMINADO EL 31 DE DICIEMBRE DE 20XX
CIFRAS EXPRESADAS EN QUETZALES

INGRESOS VALOR %

VENTAS 2,000,000 100.00%

(-) COSTO DE VENTAS 1,600,000 80.00%

GANANCIA BRUTA 400,000 20.00%

GASTOS DE OPERACIN

Gastos de Administracin 125,000 6.25%

Gastos de Venta 155,000 7.75%

T otal de Gastos de Operacin 280,000 14.00%

Gastos nancieros 80,000 4.00%

Ganancia neta 40,000 2.00%

29. COOPECAFE Manual Contable


Estado de Flujos de Efectivo

Deber hacerse haciendo la separacin de los ujos de efectivo por actividades de operacin, inversin y
nanciamiento. El modelo es el siguiente:

COOPECAFE
ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO
POR EL AO TERMINADO EL 31 DE DICIEMBRE DE 20XX
CIFRAS EXPRESADAS EN QUETZALES
Resultado del perodo 40,000
Conciliacion de la utilidad neta con el Flujo de efectivo
Depreciaciones 12,000
Total 12,000
FLUJO DE EFECTIVO POR ACTIVIDADES DE OPERACIN
Disminucin de cuentas por cobrar
Aumento en inventarios
Aumento de depsitos en garanta
Aumento de certicados de deposito
Aumento de cuentas por pagar
10,000 (12,000) (1,000) (5,000)
15,000
Efectivo provisto por actividades de operacin 7,000
Flujo de efectivo por actividades de Inversin
Compra de maquinaria y equipo (3,000)
Compra de vehculos (5,000)
Compra de herramientas (2,000)
Compra de mobiliario y equipo (2,000)
Compra de equipo de computacin (1,500)
Efectivo provisto por actividades de inversin (13,500)
Flujo de efectivo por actividades de Financiamiento
Inversiones BANRURAL (100,000)
Aportaciones obligatorias (2,000)
Prstamos bancarios (200,000)
Total de ujo de efectivo por actividades de nanciamiento (302,000)
FLUJO DE EFECTIVO EN EL AO (296,500)
FLUJO DE EFECTIVO AL INICIO DEL AO 346,500
FLUJO DE EFECTIVO AL FINAL DEL AO 50,000

COOPACAFE Manual Contable 30

Ejecucin Presupuestaria
Deber hacerse identicando cada una de los gastos presupuestados versus lo ejecutado. El mod
elo
es el siguiente:

ASOCIACIN COOPECAFE
EJECUCIN PRESUPUESTARIA
POR EL AO TERMINADO EL 31 DE DICIEMBRE DE 20XX
CIFRAS EXPRESADAS EN QUETZALES
DESCRIPCIN PRESUPUESTO
GASTO SALDO
Salarios XXX XXX XXX
Bono catorce XXX XXX XXX
Vacaciones XXX XXX XXX
Indemnizaciones XXX XXX XXX
Aguinaldo XXX XXX XXX
Cuota patronal IGSS XXX XXX XXX
Bonicaciones XXX XXX XXX
Papelera y tiles XXX XXX XXX
Telfono y correos XXX XXX XXX
Luz y Agua XXX XXX XXX
Honorarios Profesionales XXX XXX XXX
Viticos XXX XXX XXX
Reparacin de Vehculos XXX XXX XXX
Reparaciones y mantenimiento XXX XXX XXX
Gastos de ocina XXX XXX XXX
Seguros XXX XXX XXX
Combustibles y lubricantes XXX XXX XXX
Reuniones de personal XXX XXX XXX
Reuniones de Junta Directiva XXX XXX XXX
TOTALES XXX XXX XXX

La columna del presupuesto deber mostrar el saldo del presupuesto muestre el monto del
presupuesto del ao y la columna del gasto real presupuesto pendiente de ejecucin durante el
deber mostrar la acumulacin de gastos a una transcurso del ao. Este reporte deber
fecha determinada, para que la columna del
prepararse por lo menos cada trimestre.

31. COOPECAFE Manual Contable


SECCIN 8:
MANTENIMIENTO DEL MANUAL

La actualizacin del presente manual de El incumplimiento del presente manual ser


COOPECAFE recae en el contador a quien se le sancionado con llamada de atencin verbal la
asigna la responsabilidad de hacer los ajustes primera vez, llamada de atencin por escrito la
durante todo el ao para que los cambios segunda vez, receso de tres das
aprobados sean implementados a partir del sin
siguiente ao. No solamente debe considerarse remuneracin para la tercera vez y despid
las altas y bajas en el catlogo de cuentas sino o
todas las consideraciones a nivel tcnico para la cuarta vez conforme conforme a l
relacionado a las Normas Internacionales de o
Informacin Financiera de aspecto scal regulado en el reglamento interno.
relacionado a la Ley de Impuesto Sobre la
Renta, Impuesto al Valor Agregado, Impuesto
de Solidaridad, Cdigo Tributario, etc.

COOPACAFE Manual Contable 32.