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Microsoft Excel Nivel 3

CAPITULO 1
1. Convertir textos en nmeros

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pg. 1


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2. Detectar, Listar y Eliminar duplicados en las listas de


datos

Pg. 2 Elaborado por: Daniel Zegarra


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3. Resaltar duplicados en las listas de datos

4. Mensajes de Error en las frmulas de Excel

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pg. 3


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5. Auditora de Frmulas y Rastrear errores en Excel

6. Grafica de mltiples Ecuaciones

En B4: =$J$4*A4^2+$L$4
En C4: =$K$5*A4+$L$5
En H8: =J6, en H9: =K6, y en H10: =L6
Nombrar los rangos: H8 a, H9 b, H10 cc
En H12: =(-b+Raiz(b^2-4*a*cc))/(2*a) En H13: =K5*H12+L5
En H15: =(-b-Raiz(b^2-4*a*cc))/(2*a) En H16: =K5*H15+L5
En A25 y A26: =H15, en A27 y A28: =H12, en E26: =H16, y en D28: =H13

Pg. 4 Elaborado por: Daniel Zegarra


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7. Actualizar datos desde la WEB en Excel

Para Importar una pagina web en una hoja de Excel y actualizarla cada vez que se
desee:
1. Ficha Datos/Desde Web

2. Escribir en la casilla Direccin: http://cuantoestaeldolar.pe/ (o la pagina web que se


desea importar)
3. Luego hacer clic en el botn Ir que se encuentra al lado derecho.

4. Al aparecer la pgina web deseada, en la esquina superior del lado izquierdo de la


pgina aparecer una flechita negra en fondo amarillo. Hacer clic en ella para
seleccionar el marco que se desea traer, y luego clic en el botn Importar de la
parte inferior derecha.
5. Aparecer entonces la siguiente ventana:

6. Elegir a partir de que celda desea situar la pagina web; por ejemplo la celda clic en
Aceptar. Y listo.

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7. Si posteriormente se desea actualizar los datos que se han importado, seleccione una
celda del rango E3:G12 y luego ingresar a la ficha Datos y hacer clic en el botn
Actualizar.

Pg. 6 Elaborado por: Daniel Zegarra


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8. Grficos combinados

En B18: =DESREF(B4,A18,0)
En C18: =INDICE(C4:C14,$A18), luego copiar esta frmula en D18:Q18
En A1: = ="Ventas en : "&B18&" (miles de paquetes)"

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9. Segmentacin de Datos

Pg. 8 Elaborado por: Daniel Zegarra


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CAPITULO 2
10. La Programacin en Excel
La palabra MACRO est muy ligada a las hojas de clculo desde hace muchos aos atrs
en la poca en que Lotus 123 reinaba en el mundo de las microcomputadoras de escritorio.
Una MACRO, no es sino una secuencia de ordenes escritas en los archivos de las hojas de
clculo para que se encarguen de realizar automticamente aquellas acciones que son
repetitivas en el manejo de nuestros datos. Esto es, si en un trabajo en la hoja, es necesarios
realizar una secuencia de tareas y mas tarde hay que repetir esta secuencia otra vez, y luego
otra vez; convirtindose esto en una rutina; entonces es cuando se hace necesario recurrir a
una MACRO. O sea, un programa que automatice las acciones para no tener que hacerlas
cada vez nosotros en cada ocasin.

a. Para activar la ficha Programador/Desarrollador


Esta es una ficha adicional muy necesaria si es que se quiere trabajar con macros en
Excel. Para activarla haga lo siguientes:
1.- En la ficha Archivo elegir Opciones, y luego Personalizar cinta de opciones
2.- Activar la casilla Programador/Desarrollador ubicada en la lista a la derecha de
la ventana.

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pg. 9


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b. Uso de la grabadora de macros


A pesar que la programacin se realiza internamente utilizando el lenguaje de Visual
Basic, no es necesario que los usuarios de Excel sepan necesariamente el uso de este
lenguaje. Y esto es as, gracias a que existe la posibilidad de que se puedan grabar las
acciones que necesitamos utilizando para ello una grabadora de macros, la cual
almacena en memoria todas las acciones a grabar, e internamente convierte a estas en
un programa en Visual Basic.

Para crear una macro haciendo uso de la grabadora de macros se siguen los siguientes
pasos:

1.- En la ficha Programador hacer clic en el comando Grabar macro.

2.- En la ventana de dilogo que aparece escribir un nombre para la macro a grabar.
Este nombre no deber contener espacios en blanco. Y luego haga clic en Aceptar.

Pg. 10 Elaborado por: Daniel Zegarra


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3.- Al aparecer el botn cuadrado azulen el lado izquierdo de la barra de estado;


realizar cuidadosamente y en forma secuencial, todas las acciones que se desean
grabar.
4.- Para finalizar la grabacin hacer un clic en el comando Detener grabacin de la
ficha Programador, o en el cuadrado azul de la barra de estado.

Nota.- Las macros al ser creadas pueden grabarse en el libro actual, como se puede apreciar en la
ventana de dialogo anterior en la opcin:Este libro , con lo cual la macro solo funcionar en
ese libro; o tambin se pudo elegir en la ventana de dilogo la opcin:Libro de macros
personal, para cuyo caso la macro podra funcionar tambin en todos los libros de Excel; sin
embargo, hay que tener cuidado con esto, pues si se graba en el libro de macros personal esto
har que dicha macro y todas las que se encuentren all sean cargadas en memoria RAM cada
vez que se ingrese a Excel, restando con ello memoria al computador.

Una vez creada, veamos a continuacin como se hace para que la macro funcione:

c. Ejecucin de una macro


Una macro puede ejecutarse con el men Herramientas/Macro/Macros, y en la ventana
de dialogo, seleccionar su nombre y luego elegir el botn Ejecutar.
Sin embargo, un modo mas controlado y fcil de ejecutar una macro es asignndola a
un elemento de imagen, como puede ser a un dibujo de Autoformas, a un botn de
herramientas personalizado o incluso hasta a un grfico.
Para asignar una macro a un botn de Autoformas realizar lo siguiente:

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pg. 11


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1.- Sealar con el mouse el borde del botn y hacer un clic derecho para llamar al
men contextual
2.- En el men elegir la opcin Asignar macro.
3.- Seleccionar el nombre de la macro de la lista y luego clic en Aceptar.
4.- Finalmente haga clic fuera del botn para liberar la seleccin.

Ejercicio N 1: Macro para mover datos

Se va a crear una macro que separe


de una lista de socios a las mujeres,
ponindolas en una columna a la
derecha de los hombres:

1.- Para realizar esto, primero


seleccinela celda B4 que
contiene el nombre de Mara.

2.- En la ficha Programador hacer clic en el comando Grabar macro.

2.- En la ventana de dilogo que aparece


escribir Mujeres como nombre para la
macro a grabar. Y en la casilla Mtodo
abreviado escribir la letra m. Luego
haga clic en Aceptar.

2.- Al aparecer el botn de Detener grabacin en la barra de estado, realizar lo


siguiente:
Pg. 12 Elaborado por: Daniel Zegarra
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Presionar Ctrl+C
Seleccionar la celda de la derecha (C4)
Presionar Enter (para pegar)
Regresar a la celda de la izquierda (B4)
Presionar [Supr] (para borrar la celda)
Bajar el puntero una celda (a la celda B5)
3.- Finalmente terminar la macro con el botn Detener grabacin.

d. Para ejecutar una macro con la tecla de Mtodo abreviado

Elmodo permite ejecutar la macro en cualquier momento apenas se presione Ctrl + la


tecla que se eligi como mtodo abreviado.
Para probar ejecutar la macro del ejemplo anterior, primero regrese manualmente el
nombre de Mara a la celda B4. Luego ubicar el puntero en la celda B4, y luego presione
Ctrl+m para ejecutar la macro.
Como podr ver, la macro funciona perfectamente desplazando el nombre de Mara a la
columna de las mujeres. Pero no va ha funcionar as de bien cuando queramos mover
los nombres de las dems mujeres.
A continuacin, ubique el puntero sobre el nombre de la siguiente mujer en B6 y vuelva
a presionar Ctrl+m para que la macro mueva a Claudia hacia la derecha.
Pero en esta ocasin, como ve, no ocurre lo que esperbamos. En vez de mover a
Claudia hacia la derecha, la ha movido encima de Mara.

Por qu la macro ha hecho esto?


Veamos lo que ha sucedido:
Cuando una macro graba las acciones que le indicamos, repetir estas mismas acciones
exactamente de la misma manera en que fueron grabadas.
Cuando prendimos la grabadora de macros, Excel aprendi a copiar el contenido de la
celda actual en la celda C4 y luego a borrar la celda B4.

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pg. 13


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Al ejecutar la macro para Claudia, esta fue copiada (segn haba aprendido Excel) a la
celda C4, y luego borr la celda B4.
Lo que debimos hacer entonces al grabar la macro fue decirle a Excel que utilice
referencias relativas y no referencias absolutas, al momento de desplazarse de una
celda a otra.

e. Para grabar una macro Usando Referencias Relativas

Vamos entonces a volver a grabar la macro, pero esta vez usaremos referencias relativas.
Haga entonces lo siguiente:

1.- Seleccione una celda que contenga el nombre de una mujer.


2.- En la ficha Programador hacer clic en el comando Usar referencias relativas y
luego clic en el comando Grabar macro.

2.- En la ventana de dilogo que aparece escribir Mujeres2 como nombre para la
macro. Y en la casilla Mtodo abreviado escribir la letra r. Luego haga clic en
Aceptar.

Pg. 14 Elaborado por: Daniel Zegarra


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2.- Al aparecer el botn de Detener grabacin en la barra de estado, realizar lo


siguiente:
Presionar Ctrl+C
Seleccionar la celda de la derecha
Presionar Enter (para pegar)
Regresar a la celda de la izquierda
Presionar [Supr] (para borrar la celda)
Bajar el puntero una celda
3.- Finalmente terminar la macro con el botn Detener grabacin.

Ahora si:
Ubique el puntero sobre el nombre de cualquier mujer y presione las teclas Ctrl+r, y
ver que la macro ya funciona a la perfeccin, y as lo har para todas las dems
mujeres.

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pg. 15


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f. Uso del Editor de Visual Basic


Para la macro del ejemplo anterior, el programa o subrutina que ha grabado Excel est
escrito en una hoja de Modulo insertada dentro del libro actual de Excel. Pero este
programa no se puede ver estando en la hoja de clculo, sino que es necesario ingresar
a otra ventana de aplicacin llamada Editor de Visual Basic para poder verlo all.

g. Para ingresar al Editor de Visual Basic


Se puede hacer de dos formas:
i. En la ficha del Programador usar el comando Visual Basic,
ii. En la ficha del Programador usar el comando Macros, elegir el nombre de la
macro Mujeres y luego clic en el botn Modificar.

La ventana de Visual Basic


aparecer en la pantalla, y mostrar
al lado izquierdo un rbol
ramificado del proyecto Lista de
Socios, el cual contiene varias
hojas de calculo y una hoja de
Modulo.
Al lado derecho de la ventana se
observan las dos macros grabadas:
Mujeres y Mujeres2.
Observe la diferencia entre la
primera macro grabada con
referencias absolutas y la segunda
que se grab usando referencias
relativas.

Pg. 16 Elaborado por: Daniel Zegarra


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La primera macro menciona exactamente las coordenadas de celda que se usaron en la


grabacin, en cambio la segunda macro utiliza la palabra Offset para referirse a las
celdas donde se desplazar el puntero de celda al ejecutar la macro.

Macro con
referencias
absolutas.

Macro grabada
usando
referencias
relativas.

Para pasar de la ventana de Visual a la ventana de Excel y viceversa, puede presionar


las teclas Alt+F11.

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Ejercicio N 2: Acciones repetitivas con macros

Hay ocasiones en que se necesita en la hoja de calculo repetir un grupo de acciones


muchas veces para diferentes rangos de celda. En estos casos es cuando las macros nos
sern de gran ayuda.
Suponga que se dispone de una lista diaria de clientes que asisten durante un mes a
realizar sus compras a una zapatera, y se desea ordenar esta lista en grupos semanales,
y cada semana ordenada descendentemente segn la cantidad de clientes asistentes. Una
vez ordenada cada semana en orden descendente poner en negrita y de color rojo la
cantidad maxima de personas que asistieron en cada semana.
Veamos como se soluciona este caso con ayuda de las macros:

1ra Parte: Crear la tabla de clientes que asisten a una zapatera.


1.- En una hoja en blanco escriba lo siguiente:

2.- Seleccionando la celda A5, llame al men Formato/Celdas y en la ficha Nmero,


categora personalizada, disee el siguiente formato en la casilla Tipo:
ddddd mmm
La fecha aparecer como: Mi 01 Jun

3.- Luego con el botn


derecho del mouse
arrastre el cuadro de
relleno de la celda A5
hasta llegar a la celda
A26, y cuando al soltar el
botn del mouse aparezca
un men contextual,
elegir la opcin Rellenar
das de la semana, para
copiar la serie de das
laborales del mes de
Junio. (Solo aparecern 5 das laborables en cada semana)

Pg. 18 Elaborado por: Daniel Zegarra


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Luego en la columna B vamos a escribir la


cantidad de personas que asistieron cada da a
la zapatera. Para simular la cantidad de
personas vamos a hacer que Excel escriba
nmeros al azar entre 10 y 150:
4.- Escriba la siguiente formula en la celda
B5:
=10+ENTERO(ALEATORIO()*140)
5.- Ahora copie esta formula haciendo doble
clic en el cuadro de relleno.
Luego convierta el resultado de estas formulas
en valores:
6.- Seleccione el rango B5:B26 y elija el
comando Copiar, luego en el men Pegado
especial, marque la opcin Valores y
Aceptar. Finalmente [Esc].

2da Parte: Dividir las personas en grupos semanales ordenados descendentemente.


Como se explic al principio, se desea una macro que haga lo siguiente:

7.- Primero seleccione la celda A8.


8.- Llame al comando Grabar nueva macrode la ficha Programador
9.- Como nombre para la macro escriba la palabra Grupos y como letra de mtodo
abreviado escriba la letra "k". Luego Aceptar

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pg. 19


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10.- Verifique que se encuentre


activo el comando Usar
referencias relativas.

11.- Luego realice los siguientes


pasos:
En la ficha Inicio usar el
comando Insertar/Insertar
filas de hoja
Seleccionar la celda A7 y
presionar las teclas Ctrl+*
para seleccionar la regin actual (A5:B7)
Llamar al comando Datos/Ordenar y elegir ordenar por Columna B, en orden
Descendente y verifique que No se considere tener fila de encabezamiento.
Luego haga clic en el botn Aceptar.

Seleccionar la celda B5 y ponerla en Negrita, y de color de fuente Roja.


Seleccione la celda A14 y haga un clic en el botn Detener grabacin.
13.- Guarde el libro con el nombre de archivo Asistencia.
Con esto ya tendremos ordenado el primer grupo de los das correspondientes a la
primera semana de Julio. Y como el puntero de celda se encuentra en A14, solo bastar
con presionar las teclas Ctrl+k para ejecutar la macro y que esta se encargue de ordenar
el grupo de la segunda semana, y as sucesivamente hasta terminar con el resto del mes.

Pg. 20 Elaborado por: Daniel Zegarra


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Ejercicio N 3: Resultados de una Encuesta

Se desea averiguar cuales son las preferencias de las personas al elegir la marca de
televisores que van a comprar.
Para ello se ha diseado una encuesta con una muestra de varias personas que van a ser
encuestadas en diferentes distritos de la capital de Lima, y de la provincia constitucional
del Callao.

1ra Parte: Diseo de los cuadros de ingreso de datos y clculo de resultados

1.- En la Hoja1 de un nuevo libro disee el cuadro que se muestra a continuacin:

2.- En la Hoja2 del mismo libro anterior disee este otro cuadro de Resultados de la
Encuesta, y luego dele formato a las celdas tal y como se muestra en la figura
siguiente.
3.- Escriba estas formulas en la siguientes celdas:
En I5: =SUMA(B5:H5)
Luego copie esta frmula hacia abajo hasta la fila 33.
En B34: =SUMA(B5:B33)
copie esta frmula hacia la derecha hasta la columna H.
En B35: =SI(I34=0,0,B34/$I34)
copie tambin esta frmula hacia la derecha hasta la columna H.
En B35: =SUMA(I5:I33)
En B35: =SUMA(B35:H35)

4.- Definir los siguientes nombres de rango en ambas hojas:

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pg. 21


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En la Hoja1: B3 Lugar B4:b10 Datos


En la Hoja2: A5:A33 Distritos A4:I35 Cuadro

5.- En la Hoja1 escriba tambin el siguiente cuadro de porcentajes con estas frmulas
en sus celdas:
En B13: =Hoja2!B$35
En B14: =Hoja2!C$35
En B15: =Hoja2!D$35
En B16: =Hoja2!E$35

Pg. 22 Elaborado por: Daniel Zegarra


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En B17: =Hoja2!F$35
En B18: =Hoja2!G$35
En B19: =Hoja2!H$35
En B20: =SUMA(B13:B19)

Como puede verse a travs de las anteriores formulas, este cuadro muestra los totales
acumulados de todos los distritos del cuadro de resultados de la Hoja2, que como en el
aun no hay datos, entonces los porcentajes en la Hoja1 son de 0%. Sin embargo cuando
se empiecen a ingresar los datos de las encuestas, entonces aqu aparecern los
respectivos porcentajes totales.
6.- En la Hoja2 escriba los siguientes datos para el distrito de Ancn:

Regrese a la Hoja1 y en el cuadro de porcentajes aparecern automticamente los


resultados para cada una de las marcas de Televisor.

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pg. 23


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7.- En la Hoja1 seleccione el rango A12:B19 y cree un grfico de columnas como el


que se muestra a continuacin. O si usted lo desea disee cualquiera de los tipos de
grafico que ya conocemos pero que muestre los porcentajes de cada uno de las
marcas de televisor.

8.- Finalmente en la Hoja1


seleccione la celda B3,
llame al comando
Datos/Validacin y en
la casilla Permitir elija
la opcin Lista, luego
en la casilla Origen
escriba =Distritos, y
luego Aceptar.

9.- Guarde este archivo en


disco con el nombre
Encuesta.

Pg. 24 Elaborado por: Daniel Zegarra


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2da Parte:Crear una macro para ingresar los datos de las encuestas

1.- En la celda B3 de la Hoja1 elija con la lista desplegable el nombre de uno de los
distritos. Por ejemplo el distrito de Brea.

2.- Seguidamente escriba para Brea las cantidades de personas que al ser
encuestadas dijeron que compraran televisores de cada una de las marcas.

A continuacin vamos a utilizar la grabadora de macros para los datos que se han escrito
para el distrito de Brea en la Hoja1 sean copiados en el cuadro que se encuentra en la
Hoja2.
Esto significa que la macro deber seleccionar el rango de celdas B4:b10 (llamado
Datos), y copiarlos en la Hoja2 y en las celdas que se encuentran a la derecha del distrito
llamado Brea.
3.- Llame al comando Grabar nueva macro
4.- Escriba como nombre para la macro la palabra CopiarDatos y luego Aceptar
5.- Seguidamente realice los sigyuientes pasos:
Seleccionar el rango llamado Datos
Hacer un clic en el botn de herramientas Copiar, o sino presione Ctrl+C.
Pasar a la Hoja2 y seleccionar la celda A1.

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pg. 25


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en la ficha Inicio usar al comando Buscar y seleccionar/Buscar y en la casilla


Buscar escriba la palabra Brea, hacer un clic en el botn Buscar siguiente y
luego clic en el botn Cerrar.

Esto har que el puntero de celda se ubique sobre la celda que contiene el nombre del
distrito de Brea.
Verifique que se encuentre activo el botn de
herramientas Referencia relativa (sino hacer un
clic sobre l para activarlo)
Utilizando el teclado presione una vez la tecla de desplazamiento a la derecha.
Llamar al comando Pegar/Pegado especial, y en la ventana de dilogo elija la
opcin Valores y adems marque la casilla Transponer, luego Aceptar
Ahora nuevamente desactivar el botn de
herramientas Referencia relativa.
Hacer un clic en la celda A1.
Regresar a la Hoja1 y presionar la tecla Esc
Verificar que se encuentre seleccionado el rango llamado Datos (celdas
A4:A10) y escribir la siguiente frmula:
=BUSCARV(B$3,Cuadro,FILA(A4)-2,0)
y seguidamente presionar la combinacin de teclas Ctrl+Enter con la finalidad
de que la formula ingrese a la vez en todas las celdas del rango Datos.
Seleccionar la celda B3.
Finalmente hacer un clic en el botn Detener grabacin.
6.- Luego asigne la macro CopiarDatos que acaba de crear al grfico que se
encuentra en la Hoja1. Para esto hacer un clic derecho dentro del grfico y con
la opcin Asignar macro elija la macro CopiarDatos y Aceptar. Luego haga un
clic en cualquier celda fuera del grfico para liberar su seleccin.
7.- Presione las teclas Ctrl+G para guardar el archivo.
Nota.- Si en la celda B3 se elije el nombre de un distrito, aparecern entonces los datos de la encuesta
de ese distrito que hayan sido copiados en la Hoja2, como ocurre con los distritos de Ancn y
Brea donde ya se copiaron sus datos, y para los dems distritos que aun no tienen datos

Pg. 26 Elaborado por: Daniel Zegarra


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aparecern las celdas con los valores de cero. Esto se debe a las frmulas BuscarV que se
escribieron en el rango llamado Datos.
De ese modo se podr saber de que distritos ya se han ingresado los datos de su encuesta y de
cuales otros aun faltan ingresar.

Sin embargo, como la grabadora de macros graba exactamente todas las acciones que
uno realiza, entonces cada vez que se ejecute la macro, sta siempre copiar los datos
de las encuestas para el distrito de Brea e ignorar los dems distritos porque as se
grabaron las instrucciones en la macro.
Para modificar esto hay que ingresar al editor de Visual Basic y alli modificar la
instruccin correspondiente.
8.- Llamar al comando Macrosde la ficha Programador
9.- Seleccionar en la ventana de dialogo el nombre de la macro CopiarDatos y
luego hacer un clic en el botn Modificar que se encuentra a la derecha de la ventana.
Esto abrir el Editor de Visual Basic y mostrar en una hoja de mdulo a la macro
CopiarDatos semejante a la que se muestra a continuacin:

Sub Macro1()
'
' Macro1 Macro
' Macro grabada el 18/09/2008 por Daniel Zegarra
'
Application.Goto Reference:="Datos"
Selection.Copy
Sheets("Hoja2").Select
Range("A1:I1").Select
Cells.Find(What:="Brea", After:=ActiveCell, LookIn:=xlFormulas, _
LookAt:= xlPart, SearchOrder:=xlByRows, SearchDirection:= _
xlNext, MatchCase:=False, SearchFormat:=False).Activate
ActiveCell.Offset(0, 1).Range("A1").Select
Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues, Operation:=xlNone, _
SkipBlanks:=False, Transpose:=True
Range("A1:I1").Select
Sheets("Hoja1").Select
Application.CutCopyMode = False
Selection.FormulaR1C1 = "=VLOOKUP(R3C,Cuadro,ROW(RC[-1])-2,0)"
Range("B3").Select
End Sub

10-- Busque la instruccin que contiene el nombre del distrito de "Brea" y


reemplcela por la instruccin Range("Lugar") tal y como se muestra a
continuacin:
Cells.Find(What:= Range("Lugar"), After:=ActiveCell, LookIn:=xlFormulas, _

11.- Regrese a la Hoja1 de Excel y vuelva a guardar el archivo presionando las teclas
Ctrl+G.

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pg. 27


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Con esto ya estamos listos para ingresar los datos de la encuesta de cualquier otro
distrito.
Por ejemplo haga lo siguiente:
Elija en la celda B3 el nombre de algn otro distrito que an no tenga datos
(debern aparecer las celdas con los valores en cero). Luego escriba encima de los
ceros, los datos de la encuesta en ese distrito. A continuacin seale con el mouse
el grafico de la Hoja1 y haga un clic para ejecutar la macro, con lo cual los datos
escritos se copiarn en el cuadro de la Hoja2.
A medida que vaya ingresando as los datos de las encuestas de los dems distritos, el
grafico ira mostrando los resultados en porcentajes acumulados de todos estos distritos.

Pg. 28 Elaborado por: Daniel Zegarra


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CAPITULO 3
Prctica N 2

Objetivos:
Uso de nombres de rango en formulas y opciones de men
Filtros avanzados
Validacin de entrada de datos
Empleo de las funciones:
BUSCARV, SUMAR.SI., ES.PAR, ES.IMPAR
Frmulas Matriciales
Creacin de grficos y lneas de tendencia
Uso de la Grabadora de Macros
Uso de formatos condicionales

1ra Parte: Creacin del cuadro Movimientos de Almacn


Se va a confeccionar el siguiente Cuadro de Movimientos de un Almacn de Vehculos,
para lo cual siga los pasos que se indican a continuacin.

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pg. 29


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1. En una hoja de clculo de Excel escriba los ttulos, cdigos y nombres de los
vehculos del cuadro Existencia en Almacn. Luego dele formato a los ttulos, tal y
como se muestra a continuacin:

2. De nombre al siguiente rango de celdas:

A3:F7 TABLA

3. En la fila 12 ingrese los datos del primer movimiento de almacn. En la celda B12
escriba la siguiente frmula:

=BUSCARV(A12,tabla,2,0)

4. Complete los datos de los tres primeros movimientos de almacn copiando las LAS
cantidades y fechas respectivamente.
5. Seleccione el rango A12:A14 y con la ficha Datos/Validacin de datos, permitir que
solo se ingresen datos segn la lista ubicada en el rango A4:A7.
6. Seguidamente, para convertir el cuadro de movimientos de almacn en una tabla,
haga lo siguiente:
Seleccione el rango A11:F14 y presione Ctrl+T, luego Aceptar.
Seguidamente con la ficha Datos/Filtro desactive los botones de filtro de la fila
11.

Pg. 30 Elaborado por: Daniel Zegarra


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Y finalmente en la ficha Diseo elegir de la galera el Estilo de tabla medio 15.

7. En la celda F12 escriba la siguiente frmula para calcular el saldo de almacn de cada
vehculo a medida que se registran sus movimientos.

=SUMAR.SI(B$12:[@Vehiculo],B12,D$12:[@Ingreso])-
SUMAR.SI(B$12:[@Vehiculo],B12,E$12:[@Salida])

8. Ahora para ingresar los siguientes movimientos de almacn, solo debe ubicar el
puntero de celda al final de la tabla en la celda F14 y presionar la tecla de tabulacin
una vez. Esto agregar una nueva fila a la tabla copiando el formato y las formulas
en ella y dejndola lista para ingresar el nuevo movimiento de almacn.

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pg. 31


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2da Parte: Creacin de la Tabla de Existencia en Almacn y


Grfico de Movimientos por Vehculo

1. Debemos dar nombre de rango a cada


columna de datos de los movimientos
de almacn, para lo cual haga usted lo
siguiente:
Seleccionar el rango A11:F15 y en la
ficha Frmulas elegir el comando
Crear desde la seleccin: En la
ventana de dilogo que aparece,
desactive la casilla Columna
izquierda y luego Aceptar.

2. Ahora vamos a calcular la existencia de cada uno de los vehiculos a medida que estos
entren y salgan del almacen. Para lograr esto escribir las siguientes formulas:

En D4 =SUMAR.SI(Vehiculo;B4; Ingreso)
En E4 =SUMAR.SI(Vehiculo;B4; Salida)
En F4 =D4-E4

3. Para obtener la ultima fecha de movimiento de un vehculo, escriba la frmula


matricial siguiente:

En C4 =MAX(SI(Vehiculo=B4,Fecha))

Cuando termine de escribir la formula anterior presione la combinacin de teclas


Ctrl+Shift+Enter para que ingrese como una formula matricial. (Si es necesario dele
a la celda el formato personalizado "d-mmm"). Esta frmula se ver entonces en la
barra de formulas encerrada entre llaves, como se muestra a continuacin:

{=MAX(SI(Vehiculo=B4,Fecha))}
Pg. 32 Elaborado por: Daniel Zegarra
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4. Copie estas 4 formulas hacia abajo y luego copie tambin el formato de las celdas
A11:F15 en A3:F7 usando el botn de copiar formato.

5. Seguidamente ingrese los datos de movimientos de los vehculos hasta la fila 35 tal
y como se ve en la siguiente lista. Y cuando lo haga ver que solo deber ingresar en
cada fila el cdigo, la fecha, el ingreso y la salida. El nombre del vehculo y el stock
lo ingresar automticamente Excel.

6. A medida que ingrese estos datos podr ver tambin en el cuadro superior de
existencia de almacn que los saldos finales de stock de cada vehculo se actualizan
automticamente.

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pg. 33


Microsoft Excel Nivel 3

7. Crear luego el grfico de columnas tal como en la figura siguiente. Para esto seleccione
los rangos C3:C7 y D3:F7 y luego convirtalos en un grfico de columnas utilizando
la ficha Insertar/Grafico de Columnas. (ubique el grfico al lado derecho y no deber
pasar de la fila 14)

8. Guarde el libro en disco dndole al archivo el nombre: Almacn de Vehculos.

3ra Parte: Obtencin del Kardex de un vehculo

9. Copie el titulo de A9:F9 en H15:M15. Seguidamente, obtenga una copia del rango
A11:B12y pguelaa partir de la celda H17. Luego copie tambin los ttulos de
A11:F11 a partir de la celda H20.
10. En H15 escriba la formula: ="Kardex del Vehiculo: "&I18.
La hoja deber verse como se muestra a continuacin.

Pg. 34 Elaborado por: Daniel Zegarra


Zavaleta
Microsoft Excel Nivel 3

11. Defina luego los siguientes nombres de rango:

A11:F35 LISTA
H17:I18 CRITERIO
H20:M20EXTRAER

12. Elegir el cdigo HP-101 en la celda H18 y luego


con la ficha Datos/Avanzadas, escribir lo
siguiente en la ventana de dialogo:

13. Haga un clic en Aceptar y observe el resultado obtenido del Kardex, que deber ser
igual a la siguiente imagen:

Nota.- Para continuar con esta Prctica, verifique que este visible la ficha Programador. Si no es as deber
hacer lo siguiente:
1. Utilice la ficha Archivo/Opcionesyse abrir la siguiente ventana:

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pg. 35


Microsoft Excel Nivel 3

2. En ella elegir a la izquierda Personalizar cinta de opciones, y al lado derecho activar la casilla
Programador, y finalmente Aceptar. La Cinta de opciones deber mostrar entonces la ficha Programador
tal como se ve a continuacin:

4ta Parte: Creacin de una macro para obtener el Kardex de cada


vehculo

Con ayuda de la grabadora de macros vamos a crear una macro para que obtenga
automticamente el kardex de un vehiculo.

Pg. 36 Elaborado por: Daniel Zegarra


Zavaleta
Microsoft Excel Nivel 3

14. Ubicar el puntero en la celda H18 y en la ficha


Programador hacer clic en Grabar macro.
15. En la ventana que aparece escribir como
nombre de macro: Kardex, y luego clic en
Aceptar. Con lo cual se habr encendido la
grabadora de macros.
16. Realizar las siguientes acciones:
Usar la ficha Datos/Avanzadas
Marcar la opcin Copiar a otro lugar
En los cuadros de texto correspondientes escribir los nombres LISTA, CRITERIO
y EXTRAER.
Hacer un clic en el botn Aceptar.

17. Inmediatamente apague la grabadora de macros con la ficha Programador y un clic


en el comando Detener grabacin.
18. Luego se deber crear un botn para ejecutar la macro. Usando la ficha
Insertar/Formas/Rectngulo, dibuje el botn, dele formato y con un clic derecho
dentro del botn/Modificar texto, agrguele el texto Obtener Kardex. Luego
vuelva a hacer clic derecho dentro del botn/Asignar macro, y seleccionando la
macro Kardex en la ventana que aparece hacer clic en Aceptar.

19. Para probar la macro, elija en la celda H16 un nuevo cdigo de vehculo, y luego
haga un clic sobre el botn de la macro. Observe como se obtiene el Kardex del
vehculo elegido.
20. Ahora que la hoja tiene una macro creada, hay que guardar el archivo nuevamente en
disco pero con un formato especial para archivos de Excel que contienen macros.
Para hacer esto, haga usted lo siguiente:
En la ficha Archivo, hacer clic en la opcin Guardar como

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pg. 37


Microsoft Excel Nivel 3

En la ventana Guardar como, escribir un nombre para el


archivo, y en la casilla Tipo elegir la opcin Libro de
Excel habilitado para macros. Luego hacer clic en
Guardar.

Nota.- Si no se graba el archivo como Libro habilitado para macros la macro se borrara y no ser
grabada dentro del archivo.

Para ver la macro escrita en el Editor de Visual Basic:


21. En la ficha Programador/Macros, seleccionar el nombre de la macro Kardex y
luego haga clic en el botnModificar situado a la derecha de la ventana.

Pg. 38 Elaborado por: Daniel Zegarra


Zavaleta
Microsoft Excel Nivel 3

Se abrir la ventana del Editor de Visual Basic y mostrara una hoja de modulo al
lado derecho con las instrucciones de la macro Kardex que escribi
automticamente la grabadora de macros

Nota.- Para ingresar directamente al Editor de Visual Basic tambin puede hacerlo presionando las
teclas Alt + F11.

Formato condicional para dar color a las lneas del kardex:


22. Para dar formato condicional a las lneas del kardex a fin de que muestre el fondo
con lneas grises y blancas haga lo siguiente:
Seleccionar el rango H21:M35 y en la ficha Inicio elegir el comando Formato
condicional/Administrar reglas.
En la ventana de dialogo hacer clic en el botn Nueva regla y elegir la opcin
Utilice una frmula que determine las celdas para aplicar formato. Y en la casilla
de texto escribir la siguiente frmula:

=Y(NO(ESBLANCO($H21)),ES.IMPAR(FILA($H21)))

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pg. 39


Microsoft Excel Nivel 3

Luego haga clic en el botn Formato, En la ficha Bordes elegir Contorno, en la


ficha Relleno elegir el color gris claro, luego Aceptar y Aceptar otra vez. Se ver la
siguiente ventana entonces:

Hacer nuevamente un clic en el botn Nueva regla y elegir la opcin Utilice una
frmula que determine las celdas para aplicar formato seguidamente escriba la
siguiente formula como segunda condicin de criterio:
=Y(NO(ESBLANCO($H21)),ES.PAR(FILA($H21)))
Pero en esta ocasin, en el botn de Formato, en la ficha Bordes elija Contorno,
pero en la ficha Relleno ya no le ponga color gris claro, sino elija la opcin Sin color.
Luego Aceptar y Aceptar otra vez.La ventana de formato condicional mostrar las
siguientes dos reglas:

Finalmente haga clic en Aceptar.Las lneas del kardex se vern entonces as:

Pg. 40 Elaborado por: Daniel Zegarra


Zavaleta
Microsoft Excel Nivel 3

5ta Parte: Obtencin del Grfico de Variacin de Stock

23. Seleccionar los rangos J21:J35 y M21:M35en forma mltiple, y crear el grfico del
tipo Lneas/Linea con marcadores. Ubique este grfico tal como se muestra a
continuacin y luego dele formato.

24. Seleccione el titulo Stock del grafico y en la barra de frmulas escriba el signo =,
luego con el mouse haga un clic en la celda I21, (observe como en la barra de
formulas aparecer =Almacen!$I$21, tal como se puede observar en la imagen
anterior), entonces presione Enter. Con esto se tendr un ttulo variable que cambiar
segn el kardex del vehculo que se est graficando.
25. Una vez creado el grfico se le aadir una lnea de tendencia. Sealar la lnea
graficada y con un clic derecho llame a su men contextual y elija la opcin Agregar
lnea de tendencia, y en la ventana que aparezca hacer clic en Cerrar. Luego
seleccionada la lnea de tendencia dar formato a esta lnea ingresando a la Ficha
Formato/Estilos de forma, tal como se observa en la figura siguiente.

Elegir uno de estos


modelos

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pg. 41


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26. Finalmente guarde nuevamente el archivo en disco presionando las teclas Ctrl+G.

Pg. 42 Elaborado por: Daniel Zegarra


Zavaleta
Microsoft Excel Nivel 3

Prctica N 3
Objetivos:
Se van a confeccionar y controlar en diferentes hojas de un Libro de Excel, los siguientes
cuadros:
Factura
Lista de Precios.
Lista de Clientes

Una empresa importadora de artefactos elctricos desea calcular y emitir sus ventas por
Factura. Para esto dispone de una lista de precios y una relacin de varios clientes con
quienes realiza regularmente sus ventas de artefactos al por mayor.
Para iniciar el ejercicio abra el archivo Facturas.xlsx. Este archivo como ver contiene tres
hojas de clculo: Factura, Precios y Clientes.

El modelo de la Factura que se muestra aqu deber permitir hacer las siguientes acciones
en la pantalla:

o Poder elegir el nombre de una lista de clientes para ponerlo en la factura.

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pg. 43


Microsoft Excel Nivel 3

o Al elegir un cliente, su direccin y RUC debern aparecer automticamente en la


factura
o Los precios de los artculos aparecern en la factura al elegir los artculos.
o Finalmente la factura deber mostrar el total de la venta no solo en nmeros, sino
tambin este mismo total expresado en letras. Pero este total deber aparecer
automticamente en la factura apenas este sea calculado:

Nota.- La conversin del monto en letras ser obtenida con la ayuda del archivo LETRAS.XLS que fue
realizado en un ejercicio previo incluido en este manual.

Antes de confeccionar la Factura, primero empezaremos por hacer la lista de precios y la lista
de los clientes.

1ra Parte: Creacin de la Lista de Precios

1. En una hoja de clculo de Excel, a la cual se le pondr el nombre Precios, escriba la


siguiente lista de precios, tal y como se muestra en la figura anterior.
2. En esta hoja, definir los siguientes nombres de rango:
B4:B14 ARTICULO
A3:C14 PRECIOS

Pg. 44 Elaborado por: Daniel Zegarra


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Microsoft Excel Nivel 3

2da Parte: Creacin de la Lista de Clientes

3. En otra hoja de clculo del mismo libro actual, la cual tendr como nombre Clientes,
escriba la siguiente relacin tal y como se muestra a continuacin:

4. En esta hoja, definir los siguientes nombres de rango:


A4:A10 CLIENTE
A3:C10 CLIENTES

3ra Parte: Creacin de la Factura de Venta

5. En otra hoja a la cual se le llamar Factura, est el modelo de la factura con los ttulos,
colores de relleno, bordes y anchos de columna tal y como se muestra en la figura:

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pg. 45


Microsoft Excel Nivel 3

Luego en esta hoja se deber hacer lo siguiente:


6. Seleccionar las celdas C7:D7 y unirlas con el botn de Combinar y centrar, luego en
esta celda escribir la frmula:
=SI(ESBLANCO(C8),"",HOY())
Luego darle el formato personalizado: d" de "mmmm" de "yyyy.
7. Seleccionar las celdas C8:D8 y unirlas con el botn de Combinar y centrar. Luego
validar esta celda con el men Datos/Validacinde datos para que permita mostrar una
lista cuyo origen sea el rango: =CLIENTE.
8. Unir C9:D9 con Combinar y centrar y luego all escribir la frmula:
=SI(ESBLANCO(C8),"",BUSCARV(C8,Clientes,3,0))
9. En la celda F9 escribir la frmula:
=SI(ESBLANCO(C8),"",BUSCARV(C8,Clientes,2,0))
10. Unir E6:G7 con Combinar y centrar y darle el nombre de rango NFACTURA, y
luego crear para esta celda el formato personalizado siguiente:"N001-"0000
11. Seleccionar el rango B12:B21 y darle el formato personalizado: 00
12. En la celda C12 escribir la siguiente formula y copiarla hacia abajo:
=SI(ESBLANCO(D12),"",DESREF(Precios!A$3,COINCIDIR(D12,
ARTICULO,0),0))
13. Seleccionar el rango D12:E21 y con el men Datos/Validacin permitir ingresar una
lista cuyo origen sea el rango llamado =ARTICULO.
14. En la celda F12 escribir la formula:
=SI(ESBLANCO(D12),"",BUSCARV(C12,PRECIOS,3,0))
Luego copiar esta frmula hacia abajo con el cuadro de relleno hasta la fila 21.

Pg. 46 Elaborado por: Daniel Zegarra


Zavaleta
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15. En la celda G12 escribir la frmula:

=SI(ESBLANCO(D12);"";B12*F12)

Luego copiar esta frmula hacia abajo con el cuadro de relleno hasta la fila 21.
16. El rango F12:G21 deber tener el formato de estilo millares, y las celdas F12 y G12
el formato de estilo moneda.
17. En la celda G23 escribir la frmula:

=SI(CONTAR(G12:G21)=0;"";SUMA(G12:G21))

Y darle el formato estilo moneda.


18. En la celda F24 escribir la 18% y luego darle a esta celda el formato personalizado
IGV 0%
19. En la celda G24 escribir la frmula:

=SI(ESNUMERO(G23);G23*F24;"")

Y darle el formato estilo millares.


20. En la celda G25 escribir la frmula:

=SI(ESNUMERO(G23);G23+G24;"")

Y darle el formato estilo moneda.


21. Luego a esta celda G25 darle el nombre de rango TOTAL
22. Finalmente guarde este archivo con el nombre Factura.

4ta Parte: Traer la hoja que convierte nmeros en letras

23. Teniendo en la pantalla el archivo Factura.xlsx,


abrir el archivo Letras.xlsx
24. En el archivo Letras.xlsx hacer un clic derecho
en la etiqueta de hoja llamada Convertidor, y
en el men contextual elegir la opcin Mover o
copiar

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pg. 47


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25. En la ventana de dialogo que aparece, en


la opcin Al libro: elegir el nombre de
archivo Factura.xlsx y en la opcin
Antes de la hoja: seleccionar (mover al
final) tal como se muestra en la figura
adjunta, y luego hacer clic en Aceptar.

Esto har que se copie la hoja Convertidor


dentro del libro Factura.xlsx
26. En esta hoja Convertidor, verificar que la
celda B6 tenga el nombre de rango
LETRAS.
27. En la celda B2 de la hoja Convertidor, escribir la formula: =TOTAL
28. En la hoja Factura, seleccionar las celdas C23:E25 y unirlas con el botn de
Combinar y centrar. Luego alinear esta celda con el men contextual Formato de
Celdas y en la ficha alineacin elegir alinear horizontalmente a la Izquierda, y
verticalmente a la parte Superior.
29. Escribir en la celda C23 la frmula: =LETRAS.
Esto har que el valor numrico del total de la factura de la celda G25 aparezca
convertido en letras en la celda C23.
30. Vuelva a guardar el archivo Factura.xlsx presionando las teclas Ctrl+G.
Pg. 48 Elaborado por: Daniel Zegarra
Zavaleta
Microsoft Excel Nivel 3

5ta Parte: Para Modificar la Lista de Precios

Habiendo calculado la factura, ahora vamos a ver como modificar los precios de los
artefactos elctricos en la hoja Precios. Para esto vamos a confeccionar una especie de
ventana de dialogo con la finalidad de que en ella se pueda elegir el porcentaje de aumento
o disminucin de los precios, y con un botn Aceptar, hacer que una macro modifique los
precios.

Para dibujar la ventana de dilogo:


1. Con la ficha Insertar/Formas/Rectngulo dibujar un rectngulo sobre las celdas F4:G14.
Luego dele formato color claro.

2. En la parte superior derecha del rectngulo disear un elemento de formulario del tipo
Control de nmero, para que vinculada a la celda E4, se encargue de aumentar o disminuir
el valor de esta celda, desde un mnimo de 0 hasta un mximo de 100, y con incrementos
de 1. Luego utilice este botn de Control de nmero para escribir en la celda E4 el numero
12.
3. En la celda E5 escribir la formula: =E4/100, luego dele a esta celda el formato de
porcentaje.
4. A la izquierda del botn de Control de nmero, dibuje un rectngulo, y estando aun
seleccionado el rectngulo, haga clic en la barra de formulas y escriba all el signo igual (=),
luego haga un clic en la celda E5 (aparecer la formula =$E$5) y entonces presionar Enter.
Esto har que dentro del rectngulo aparezca el mismo porcentaje que se ha calculado en la
celda E5.
5. Dibuje 2 botones de opcin como se muestra en la figura anterior, y escriba en ellos las
palabras Aumentar y Disminuir respectivamente. Luego haga un clic derecho en uno de los
botones y elija la opcin Formato de control. Con la ventana de dialogo que aparece,
vincular el botn con la celfda E7.
6. En la celda E6 escribir la formula: =ELEGIR(E7,1+E5,1-E5)
7. Por ultimo dibuje un botn de macro Aceptar, pero no le asigne an ninguna macro.

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pg. 49


Microsoft Excel Nivel 3

Para crear la macro ModificarPrecios:

8. En la ficha Programador elegir Grabar macro, y darle como nombre


ModificarPrecios, luego Aceptar.

9. Entonces grabar las siguientes acciones en la macro:


Seleccionar la celda E6
Presionar Ctrl+C
Seleccionar el rango llamado PRECIO
En el comando Pegar/Pegado especial, elegir Valores y Multiplicar, y luego
Aceptar
Presionar la tecla ESC
Clic en C2 o en cualquier celda vacia.
Finalmente apagar la grabadora de macros con el botn Detener grabacin.

10. Asignar esta macro al botn Aceptar de nuestra ventana de dilogo.

Para modificar la macro ModificarPrecios:

11. En la ficha Programador elegir el comando Macros, seleccionar la macro


ModificarPrecios y hacer clic en el botn Modificar. Esto har que ingresemos al Editor
de Visual Basic, y alli veremos la siguiente macro:

12. Vamos a agregar 2 lineas ms al principio de esta macro, para que nos muestre una ventana
pidindonos una confirmacin de la orden cada vez que queramos modificar los precios.
Escriba entonces estas dos lineas que aparecen en negrita al principio de la macro:
Pg. 50 Elaborado por: Daniel Zegarra
Zavaleta
Microsoft Excel Nivel 3

Sub ModificarPrecios()

Rpta=Msgbox(Seguro desea modificar los precios?,vbYesNo)


If Rpta=vbNo then Exit Sub
Range("E6").Select
Selection.Copy
Application.Goto Reference:="PRECIO"
Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues, Operation:=xlMultiply, _
SkipBlanks:=False, Transpose:=False
Application.CutCopyMode = False
Range("C2").Select
End Sub

Cuando ejecute la macro ModificarPrecios aparecer entonces esta ventana de dilogo:

Si elige Si se modificarn los precios, y si elige No la macro terminar sin hacer nada.

6ta Parte: Para Crear Nuevas Facturas y Registrar las Ventas

1. Regrese a la ventana de Excel y en la hoja Factura dibuje al lado derecho dos botones para
ejecutar las macros tal como se muestra a continuacin:

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pg. 51


Microsoft Excel Nivel 3

Para Preparar el Registro las Ventas:


Cada vez que se realiza una venta y se calcula una Factura, los datos de esta Factura debern
copiarse en un Registro de Ventas. Los datos que all se deben copiar son los siguientes: el
N de la Factura, la Fecha, El nombre del Cliente, el monto del IGV y el monto Total de la
Factura.

2. Inserte una nueva hoja en el libro y pngale como nombre Registro, tal como se ve en la
figura anterior.
3. En esta hoja llamada Registro, escribir los ttulos tal y como se muestra en la figura
siguiente. Luego al rango A4:A5 dele el nombre de rango NFAC.
4. A continuacin vamos a convertir el registro de ventas en una tabla. Para esto, seleccione
el rango A3:E5 y presione Ctrl+Q, marque la casilla que indica que la lista tiene
encabezados, y luego Aceptar.

Para crear la macro NuevaFactura:


5. Regresar a la hoja Factura. Luego, en la ficha Programador elegir Grabar macro, y darle
como nombre NuevaFactura, luego Aceptar.
6. Entonces grabar las siguientes acciones en la macro:
a. Seleccionar el rango B12:B21, y presionar la tecla [Supr]
b. Seleccionar el rango D12:E21, y presionar la tecla [Supr]
c. Seleccionar el rango NFACTURA y escribir la formula:
=MAX(NFAC)+1 y presionar Enter
d. Seleccionar nuevamente el rango NFACTURA
e. En el comando Pegar/Pegado especial, elegir Valores, y luego Aceptar
f. Presionar la tecla ESC
g. Seleccionar la celda C8, y presionarla tecla [Supr]
Finalmente apagar la grabadora de macros con el botn Detener grabacin.

7. Asignar esta macro al botn Nueva Factura.

Pg. 52 Elaborado por: Daniel Zegarra


Zavaleta
Microsoft Excel Nivel 3

Para crear la macro que Registra la Factura:


Para copiar los datos de cada Factura en el Registro de Ventas, se va a recurrir a una Macro
con el fin de automatizar esta tarea que es repetitiva para cada vez que se realiza una venta.
Pero en esta ocasin la macro no la vamos a crear con la grabadora de macros, sino, la
vamos a escribir directamente en el Editor de Visual Basic.

8. Ingrese al Editor de Visual Basic con las teclas Alt+F11.


9. Ubquese al final de la macro NuevaFactura y debajo de la sentencia End Sub escriba lo
siguiente:

10. Regresar a Excel y en la hoja Factura asignar esta macro al botn Registrar Factura.
11. A continuacin pruebe ejecutar ambas macros. Primero ejecute la macro NuevaFactura y
cree una factura. Luego ejecute la macro RegistrarFactura.
Si todo sale bien, en el Registro de ventas, las facturas debern aparecer como en la siguiente
imagen:

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pg. 53


Microsoft Excel Nivel 3

Para evitar registrar una factura dos veces:


Si habiendo registrado una factura, se vuelve a ejecutar la macro RegistrarFactura estando
en la pantalla la misma factura, esta sera registrada dos veces. Para evitar esto, hay que
realizar la siguiente modificacin en la macro RegistrarFactura en el Editor de Visual Basic.
12. Ingrese al Editor de Visual Basic con las teclas Alt+F11.
13. Ubque la macro RegistrarFactura y agregue las siguientes 7 lneas que a continuacin se
muestran en negrita:
Sub RegistrarFactura()
NFACTURA = Range("NFACTURA")
Fecha = Range("FECHA")
Cliente = Range("C8")
IGV = Range("IGV")
Total = Range("TOTAL")
Sheets("Registro").Select
Range("A3").Select
While ActiveCell <> Empty
If ActiveCell = NFACTURA Then
Rpta = MsgBox("Esta Factura ya ha sido registrada antes, " _
& "Desea reemplazar este registro?", vbYesNo + vbCritical)
If Rpta = vbNo Then Sheets("Factura").Select: Exit Sub
GoTo Sigue
End If
ActiveCell.Offset(1, 0).Select
Wend
Sigue:
ActiveCell = NFACTURA
ActiveCell.NumberFormat = """0001""-0000"
ActiveCell.Offset(0, 1) = Fecha
ActiveCell.Offset(0, 2) = Cliente
ActiveCell.Offset(0, 3) = Format(IGV, "#,##0.00")
ActiveCell.Offset(0, 4) = Format(Total, "#,##0.00")
Sheets("Factura").Select
MsgBox ("La Factura ha sido registrada exitosamente")
End Sub

Al ejecutarse la macro Registrar, si la factura se intenta registrar por segunda vea aparecer la
siguiente ventana de dialogo:

Si la respuesta es Si, se volvera a registrar reemplazando la linea del registro anterior de la


factura. Si la respuiesta es No, la macro no registrar nada y se regresar a la hoja Factura.

Pg. 54 Elaborado por: Daniel Zegarra


Zavaleta
Microsoft Excel Nivel 3

ANEXOS
Teclas de Funcin en Microsoft Excel

Tecla Funcin Shift Ctrl Alt

Abrir ventana de Abrir o cerrar el Insertar una hoja de


F1
ayuda Panel de Tareas grafico
Modificar el Men
Modificar la celda
F2 comentario de la Archivo/Guardar
activa
celda activa como
Men
Pegar un nombre en Pegar una funcin Definir un nombre
F3 Insertar/Nombre/Cr
una formula en una formula de rango
ear
Repetir el ultimo
Repetir la ultima Cerrar la ventana Cerrar la ventana de
F4 Buscar (Buscar
accin del libro actual Excel
siguiente)
Men Restaurar el tamao
F5 Ir a
Edicin/Buscar de la ventana
Ir a la primera
Ir a la siguiente
F6 Ir al siguiente Panel Ir al Panel Anterior ventana del libro
ventana del libro
anterior
Men Herramientas/ Mover la ventana
F7
Ortografa del libro actual
Ampliar una Agregar selecciones Cambiar el tamao Mostrar la ventana
F8
seleccin de celdas mltiples de celdas de la ventana de dilogo Macro
Calcular todas la Minimizar la
Calcular la hoja
F9 hojas de todos los ventana del libro
activa
libros abiertos activo
Maximizar o
Activar la barra de Presentar un men
F10 restaurar la ventana
men contextual
del libro actual
Insertar una nueva Insertar una hoja de Abrir el Editor de
F11 Crear un grafico
hoja de calculo Macros (Excel 4.0) Visual Basic
Men Archivo/ Men Archivo/ Men Archivo/
F12
Guardar como Guardar (Ctrl+G) Abrir

Tecla Funcin Shift Ctrl Alt

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pg. 55


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Formato de Archivos de Excel

Formato Extensin Descripcin

Libro de Excel .xlsx Es el formato de archivo predeterminado de Office


Excel 2010 basado en XML. Este archivo no puede
almacenar cdigo de macros de VBA ni hojas de
macros de Microsoft Office Excel 4.0 (.xlm).

Libro de Excel .xlsm Es el formato de archivo de Office Excel 2010 basado


(cdigo) en XML y habilitado para macros. Almacena cdigo de
macros de VBA y hojas de macros de Excel 4.0 (.xlm).

Libro de Excel .xlsb Es el formato de archivo binario (BIFF12) de Office


binario Excel 2010.

Plantilla .xltx Es el formato de archivo de Office Excel 2010


predeterminado para una plantilla de Excel. No puede
almacenar cdigo de macros de VBA ni hojas de
macros de Excel 4.0 (.xlm).

Plantilla (cdigo) .xltxm Es el formato de archivo habilitado para macros de


Office Excel 2010. Almacena cdigo de macros de
VBA y hojas de macros de Excel 4.0 (.xlm).

Libro de Excel 97- .xls Es el antiguo formato de archivo binario (BIFF8) de


Excel 2003 Excel 97 - Excel 2003.

Plantilla de Excel .xlt Es el formato de archivo binario (BIFF8) de Excel 97 -


97- Excel 2003 Excel 2003 para una plantilla de Excel.

Libro de Microsoft .xls Es el formato de archivo binario (BIFF5) de Excel


Excel 5.0/95 5.0/95.

Hoja de clculo .xml Es el formato de archivo de hoja de clculo XML 2003


XML 2003 (XMLSS).

Datos XML .xml Es el formato de datos XML.

Complemento de .xlam Es el complemento basado en XML y habilitado para


Excel macros de Office Excel 2010, un programa
complementario que est diseado para ejecutar cdigo
adicional. Admite el uso de proyectos de VBA y hojas
de macros de Excel 4.0 (.xlm).

Cuando en Excel 2010 se abren archivos de versiones anteriores, estos archivos mostrarn en
el ttulo de la ventana el mensaje: [Modo de compatibilidad], indicando as que si el archivo
est guardado en el antiguo formato xls, entonces no se podrn guardar en l las nuevas opciones
de la versin Excel 2010.

Pg. 56 Elaborado por: Daniel Zegarra


Zavaleta
Microsoft Excel Nivel 3

Cdigos ASCII para caracteres especiales:

Combinaciones de teclas especiales:

Alt + Enter.- Para escribir en la siguiente lnea dentro de la celda actual.


Ctrl + Enter.- Para escribir un mismo dato simultneamente en todas las celdas
previamente seleccionadas.
Ctrl + asterisco.- Para seleccionar la regin actual. (Llmese regin a un grupo
rectangular de celdas ocupadas consecutivamente).
Ctrl + G.- Guarda el documento actual en el mismo destino donde fue guardado
la ltima vez.
Ctrl + espacio.- Selecciona ntegramente todas las columnas del rango seleccionado.
Shift + espacio.- Selecciona ntegramente todas las filas del rango seleccionado.
Ctrl + Shift + espacio.- Selecciona ntegramente todas las celdas de la hoja actual.
Ctrl + Shift+ ; .- Escribe la fecha actual en la celda activa.
Ctrl + Shift+ : .- Escribe la hora actual en la celda activa, pero como un dato del tipo
texto.
Ctrl + flecha.- Desplaza el puntero de celda hasta la ltima celda ocupada en la
direccin de la flecha.
Ctrl + Shift + flecha.- A partir de la celda actual selecciona todas las celdas hasta la ltima
celda ocupada en la direccin de la flecha.
Ctrl + T.- Para convertir en tabla el rango de una lista previamente
seleccionada.

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta Pg. 57