EL CONTROL FSICO DE INVENTARIOS

OBJETIVO

El objetivo de contar con un Control Fsico de Inventarios, es el de asegurar en forma confiable

que las existencias fsicas existentes en Almacn sean iguales a las del Sistema de Kardex Fsico, lo
cual permitir:

1) Una adecuada planeacin para la reposicin de stocks, evitando su obesidad.

2) El espacio absolutamente necesario para un buen almacenamiento.

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 3) La transparencia de los rubros de Existencias y Costo de Ventas en los estados financieros.

RESPONSABILIDAD
Si bien, la responsabilidad de la custodia y el control fsico de las existencias, normalmente, est a
cargo del Almacn; la transparencia y veracidad de sus saldos recae en el Departamento de
Contabilidad, debido al impacto directo que tiene sobre el Balance General y los Resultados del ao.

Obviamente la responsabilidad final de ambos recaera en la Gerencia de Administracin y

Finanzas.
CONTROL FSICO DE INVENTARIOS

El Control Fsico de Inventarios, se inicia a partir de un inventario fsico, que segn las
condiciones de las existencias y de los almacenes en donde se encuentran, debe realizarse como una
accin integral y con una metodologa que asegure su xito final.

METODOLOGA DE UN BUEN INVENTARIO FISICO

Las metodologas pueden ser variadas; pero siempre, una buena

metodologa de inventario fsico debe estar dividida en tres fases
importantes claramente definidas. A continuacin describimos
grficamente un tipo de metodologa entre las muchas que puedan
existir dependiendo del tipo de producto, su almacenamiento, su
codificacin y su control contable.
 INVENTARIO FISICO DE
EXISTENCIAS

Ordenamiento previo del stock.

Codificacin del stock por ubicacin.
Verificacin fsica de la ubicacin del stock, de
I. FASE DE
I. FASE DE acuerdo a su codificacin.
ACTIVIDADES
ACTIVIDADES Emisin y colocacin de Tarjetas de Conteo
PRE-LIMINARES
PRE-LIMINARES Fsico.
Verificacin de colocacin de las Tarjetas de
Inventario.
Corte Documentario
Ordenamiento de stock de difcil conteo.

Primer conteo fsico al barrer

I I. FASE Se llenan Tarjetas de Inventario No. 1
I I. FASE
Segundo conteo fsico al barrer, por personal
DE CONTEO
DE CONTEO diferente al primer conteo.
FSICO Se llenan Tarjetas de Inventario No. 2
FSICO

Comparacin de las tarjetas de inventario

Tarjetas de Inventario No. 1 VS Tarjetas de
I I I. FASE DE Inventario No. 2
I I I. FASE DE
VERIFICACIN Comparacin con el Sistema de Krdex
VERIFICACIN
DE CONTEO Tarjetas de Conteo Fsico VS. Sistema de
DE CONTEO
FSICO. Krdex
FSICO.
Actualizacin del Sistema de Krdex al conteo

CONCILIACION CON LOS LIBROS CONTABLES

La informacin resultante del conteo fsico no es un elemento suficiente, pues,

debe compararse con los saldos que tiene el Sistema de Krdex Fsico. A esta
fase se le denomina conciliacin y el objetivo final es la correcta
determinacin de las diferencias que producirn el ajuste contable, de acuerdo
al mtodo de costeo utilizado por la Empresa.

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VALOR AGREGADO DE UN INVENTARIO FSICO

Un Inventario Fsico realizado con una buena metodologa tendr

siempre un valor agregado de:

Tener las existencias totalmente ordenadas y almacenadas en

el lugar elegido por la Empresa.
Tener los almacenes con las existencias totalmente ordenadas y codificadas, respecto a
un Sistema de Cdigo de Ubicacin del Almacn.
Tener exacto conocimiento del stock que tiene la Empresa a la fecha del inventario.
Tener la base de su ajuste contable, con el debido sustento para las autoridades
tributarias.
Contar con el Sistema de Krdex de Almacn totalmente actualizado, respecto a:

Cdigo de ubicacin.
Cdigo de producto.
Saldos correctos.

INCIDENCIA TRIBUTARIA

Este Control es tambin necesario al momento de

preparar la informacin para el Fisco; ya que las
diferencias halladas en los Inventarios tienen un
tratamiento tributario, tanto para el Impuesto General a
las Ventas (IGV), como para el Impuesto a la Renta.
Vale decir, que un inventario fsico de existencias
realizado con una metodologa coherente y que tenga el
sustento competente, evitar sanciones por presuncin de
ingresos omitidos.

ACTUALIZACION DEL CONTROL DE INVENTARIOS

Si bien un inventario fsico total es el inicio de un control fsico de existencias, los inventarios
fsicos permanentes son en definitiva la clave para el buen funcionamiento de un Sistema de
Control de Inventarios. Por lo que, la Gerencia de Contabilidad y principalmente la Gerencia
de Logstica y Administracin, debe siempre realizarlos con la periodicidad que considere
conveniente.

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