RUNDOWN ACARA & PERSIAPAN WISUDA SARJANA ITSB TAHUN 2016

Time Duration Description Logistic Person In Charge NOTES

05.30 08.00 150 Pengecekan / Persiapan Akhir Seluruh Panitia Catatan Khusus
(di lembar terpisah)
08.00 08.45 90 Kedatangan undangan Sidang Senat Terbuka Wisuda Sie. Protokoler Catatan Khusus Protokoler (1)
(di lembar terpisah)
Pintu sisi utara :
Wisudawan
Orang tua wisudawan (undangan)
Pintu sisi selatan :
Tamu VVIP (45)
o Yayasan 28
o MUSPIDA 7
o PT Smart Tbk 2
o APP 2
o Kopertis 1
o ITB 5
Tamu VIP (77)
o Senat - 33
o Dosen Tetap - 44
08.45 09.00 10 Welcome Speech Mic
09.00 09.05 5 Pimpinan ITSB dan Senat Memasuki Ruangan Mic Podium, Mic Padus, Sie. Acara Catatan Khusus Protokoler (2)
(Diiringi Lagu : Gaudeamus Igitur) Pedel LO Pimpinan ITSB & (di lembar terpisah)
Senat :
Koord. Padus
09.05 09.10 5 Pembukaan Sidang Senat Mic Podium Sie. Acara
09.10 09.20 10 - Lagu Indonesia Raya Mic Podium, Mic Padus Sie. Acara
- Mengheningkan Cipta dipimpin oleh Rektor ITSB Koord. Padus
09.20 09.30 10 Laporan Ketua Panitia Wisuda ITSB 2015 dan Panitia Mic Podium
PMB ITSB 2015
09.30 10.30 60 Penyerahan Ijazah oleh Rektor, didampingi oleh Map Ijazah Wisudawan Sie. Acara, Sie. Peralatan, Catatan Khusus Protokoler (3)
Dekan, dan Kaprodi Sie. Protokoler (di lembar terpisah)
Pembawa Baki :
Pemberi Ijazah kpd
 Time Duration Description Logistic Person In Charge NOTES
Rektor :
10.30 10.35 5 Janji Wisudawan ITSB Naskah Janji Wisudawan Sie. Acara
Pemberi Naskah :
10.35 10.40 5 Lagu Bagimu Negeri Mic Padus Koord. Padus
10.40 11.05 25 Sambutan-sambutan : Sie. Acara
5 Wakil Wisudawan : Mic Podium Sie. Acara
10 Rektor : Prof. Dr. Ir. Ari Darmawan Pasek Mic Podium Sie. Acara
10 Yayasan ITSB : Prof. Dr. Ir. B. Kombaitan, M.Sc. Mic Podium Sie. Acara
11.05 11.10 5 Hymne ITSB Mic Padus Koord. Padus
11.10 11.50 40 Pidato Pembekalan oleh :Prof. Intan Ahmad, Ph.D. Sie. Acara
11.50 11.55 5 Pembacaan Doa oleh : Mic Podium Sie. Acara
11.55 12.00 5 Penutupan Sidang Senat Mic Podium Sie. Acara
12.00 12.05 5 Pimpinan ITSB dan Senat Meninggalkan Ruangan Sie. Acara
12.05 12.30 25 Foto Bersama Pimpinan dan Senat ITSB Sie. Acara Catatan Khusus Protokoler (4)
Sie. Dokumentasi (di lembar terpisah)

Sie. Perlengkapan dan Dekor

membantu mengkondisikan /
membereskan panggung untuk sesi
foto bersama
12.30 - selesai Santap Siang Sie. Konsumsi Catatan Khusus Protokoler (5)
(di lembar terpisah)

Sie. Konsumsi memastikan konsumsi

telah mulai disiapkan saat sesi foto
bersama
Sie. Konsumsi mengatur konsumsi
agar sesuai undangan (wisudawan &
orang tua serta VVIP & VIP)
Catatan Khusus Pengecekan / Persiapan Akhir (dimulai H-1)
1. Sie Dekorasi :
o Layout ruangan (panggung & susunan kursi)
o Tata panggung (meja, kursi, mimbar, bendera)
o Dekor bunga area panggung
o Pemasangan backdrop+garuda+foto pres wapres
2. Sie Logistik/Perlengkapan :
o Kelengkapan toga senat (h-1 sudah diangkut dan disiapkan di ruang ganti)
o Kelengkapan kostum panitia (blazer ITSB)
o Kelengkapan logistik seremoni (pedel, baki, bendera+penyangga, map ijazah
wisudawan)
o HT handsfree (?)
o Lighting ruangan
o Sound system (termasuk instalasi mic)
o Pemasangan layar (termasuk pengkabelan)
3. Sie Dokumentasi :
o Video (?)
o Cek akhir posisi fotografer untuk dokumentasi :
(1) seremoni
(2) pemberian selamat wisudawan
4. Sie Protokoler :
o Koordinasi akhir penempatan dan tugas

Catatan Khusus Sie. Acara (7 orang) :

1. MC (2 orang)
2. Pembawa baki map ijazah
3. Pemberi map kepada Rektor
4. Pembawa naskah janji wisudawan
5. Pembaca doa
6. Pembawa pedel
Catatan Khusus Tim Protokoler
o 1 orang anggota tim protokoler mahasiswa bertindak sebagai koordinator untuk antisipasi
pembagian tugas saat terjadi hal-hal di luar skenario
o 23 orang anggota tim protokoler mahasiswa bertugas dalam 5 (lima) pos berikut :

1. Penerima Tamu pada akses masuk venue/hotel : (4)

LOBBY undangan VVIP dan VIP 2 orang (didampingi oleh humas)
DROP OFF wisudawan & orang tua 2 orang
TUGAS :
menerima undangan saat masuk venue hotel dan mengarahkan ke ballroom
setelah pk.08.45 bertugas di area pre-function/foyer sebagai keamanan di LUAR
BALLROOM untuk mengkondisikan tamu non-undangan agar duduk di kursi yang
telah disediakan serta agar tidak ikut masuk ke dalam ballroom

2. Penerima Tamu & Penjaga Pintu pada akses masuk ballroom (FILTER TAMU MASUK
BALLROOM) : (4)
PINTU SELATAN undangan VVIP dan VIP 2 orang (koordinasi dengan humas)
PINTU UTARA wisudawan & orang tua 2 orang
TUGAS :
screening undangan untuk masuk ke dalam ruang ballroom :
o registrasi wisudawan
o pengecekan undangan (orang tua/keluarga yang dapat masuk ballroom)
o menerima tamu VVIP dan VIP ke dalam ballroom (koordinasi dengan humas)
PENERIMA TAMU TIDAK MENINGGALKAN POSISINYA (setelah mengarahkan
undangan untuk masuk ke dalam ballroom, selanjutnya untuk mencapai area
tempat duduk akan dibantu oleh Pemandu Tamu di dalam ballroom)
penerima tamu juga bertanggung-jawab sebagai penjaga pintu di LUAR BALLROOM
setelah proses penerimaan tamu selesai
o di pk. 08.45 SEMUA PINTU MASUK BALLROOM HARUS DITUTUP, TIDAK ADA
LAGI UNDANGAN YANG MASUK RUANGAN
o selama acara wisuda berlangsung, PINTU BALLROOM HARUS SELALU DALAM
KEADAAN TERTUTUP DAN TIDAK ADA UNDANGAN MAUPUN PANITIA YANG
KELUAR MASUK BALLROOM
3. Pemandu Undangan (BERGERAK DI DALAM RUANG BALLROOM) : (10)
TUGAS :
menerima undangan saat masuk ruang ballroom setelah melewati screening di pintu
masuk
mengarahkan undangan (1) VVIP; (2) VIP non-Senat (dosen tetap); (3) Wisudawan;
dan (4) Orang Tua Wisudawan ke area tempat duduk
mengarahkan undangan VIP Senat ke area ruang fitting
memandu mobilisasi wisudawan per-prodi saat sesi pemberian ucapan selamat
(pembagian map ijazah, pemindahan tali toga wisudawan)
memandu mobilisasi wisudawan per-prodi saat sesi foto bersama prodi

PEMBAGIAN TUGAS DALAM SUSUNAN ACARA :

(1) Sesi kedatangan undangan
o 2 orang pemandu wisudawan ke area tempat duduk
o 2 orang pemandu orang tua wisudawan ke area tempat duduk
o 2 orang pemandu undangan VIP non-Senat (dosen tetap) ke area tempat duduk
o 2 orang pemandu undangan VVIP ke area tempat duduk (koordinasi dengan
humas untuk undangan di sofa dan di kursi)
o 2 orang pemandu undangan VIP Senat ke area ruang fitting toga
(2) Selama upacara wisuda berlangsung (di luar sesi pemberian ucapan selamat
kepada wisudawan dan sesi foto bersama prodi)
o tim protokoler berdiri menyebar di belakang area tempat duduk orang tua
o bertindak sebagai kemananan di dalam ruangan ; mencegah undangan bergerak
keluar-masuk ballroom atau mondar-mandir di dalam ballroom >> selalu
arahkan undangan untuk kembali ke tempat duduknya
o bersiap-siap untuk mengantisipasi hal-hal di luar rencana dan mengambil
tindakan sesuai kebutuhan
(3) Sesi pemberian ucapan selamat kepada wisudawan
o 10 orang bertindak sebagai pendamping / LO prodi (2 LO untuk prodi TPS, TPP,
PWK serta 1 LO untuk prodi DPI, TMM, TM, ET)
o mengarahkan wisudawan per-prodi untuk berdiri dan keluar dari blok tempat
duduk, kemudian membentuk barisan di sisi timur panggung
 o sesuai urutan panggilannya, mengarahkan wisudawan untuk berbaris dekat
panggung kecil untuk menerima map ijazah, ucapan selamat, dan pemindahan
tali toga
o memberi isyarat kepada setiap wisudawan untuk maju dan naik ke panggung,
setiap 20 detik (berkoordinasi dengan MC)
o setelah semua wisudawan selesai menerima ucapan selamat, LO prodi
memastikan kembali semua wisudawan sudah kembali ke tempatnya
(4) Sesi foto bersama prodi (setelah penutupan upacara wisuda)
o 10 orang bertindak sebagai pendamping / LO prodi (2 LO untuk prodi TPS, TPP,
PWK serta 1 LO untuk prodi DPI, TMM, TM, ET)
o mengarahkan wisudawan per-prodi untuk berdiri dan keluar dari blok tempat
duduk, kemudian membentuk barisan di sisi timur dan barat panggung
bergantung pada lokasi tempat duduk prodi
o sesuai urutan panggilannya, mengarahkan wisudawan untuk naik ke atas
panggung, serta membentuk barisan sesuai ketinggian
o setelah wisudawan prodi selesai melakukan foto bersama, LO prodi memastikan
kembali semua wisudawan kembali ke tempatnya
(5) Sesi santap siang
o tim protokoler bertindak sebagai pemandu undangan untuk santap siang sesuai
bagiannya
o 6 orang memandu wisudawan dan orang tua ke arah meja makan
prasmanan di bagian belakang area tempat duduk untuk mengambil
makanan dan membantu mengarahkan kembali ke tempat duduk semula
untuk makan (2 orang memandu wisudawan, 4 orang memandu orang tua)
o 4 orang memandu undangan VVIP dan VIP (termasuk senat) ke arah ruang
makan VIP (1 orang memandu VVIP, 1 orang memandu VIP Senat, 2 orang
memandu VIP Dosen Tetap)

4. Fitting Toga : (3)

TUGAS :
(h-1) mempersiapkan set properti toga senat, termasuk pemasangan peniti pada
jubah untuk persiapan pemasangan kalung serta pemisahan kalung
(hari-h) membantu anggota senat dalam mengenakan toga (jubah, dasi kupu-kupu,
toga dan kalung) serta menanggalkannya setelah selesai acara
 saat sedang tidak bertugas selama acara berlangsung, tim fitting toga dapat
membantu penyiapan map wisudawan untuk diserahkan kepada rektor atau
membantu keamanan di dalam ballroom

5. Pemandu Senat : (2)

TUGAS :
(h-1) bersama tim acara (koordinasi dengan kesekretariatan) mempersiapkan skema
barisan senat dalam memasuki ruang ballroom, naik ke panggung dan duduk di
tempat masing-masing
(hari-h) mengkondisikan barisan senat sebelum memasuki ruang ballroom serta
membantu mengarahkan barisan senat naik ke panggung dan menuju barisan kursi
masing-masing, serta membantu mengarahkan barisan senat di bawah panggung
saat acara selesai, NAMUN TIDAK IKUT DI SAMPING BARISAN SENAT SAAT MASUK /
KELUAR BALLROOM DAN TIDAK IKUT NAIK KE PANGGUNG.
selama acara berlangsung,berdiri di bagian belakang area tempat duduk atau
berdiri/duduk di belakang MC siap mengantisipasi kebutuhan darurat di area
panggung
pada sesi pemberian ucapan selamat kepada wisudawan, membantu mengarahkan
Rektor, Dekan, Kaprodi untuk menuju panggung bawah (jika diperlukan)