TLS012 - Taller de MS Project 2010 para la Gestin de Proyectos

Sesin 06 Caso Prctico v1

CASO PRCTICO N 06

1. OBJETIVO

El desarrollo del Caso Prctico N 06 busca lograr los siguientes objetivos en el

participante:
- Realizar el Monitoreo y Ajuste de la Programacin.
- Realizar el Monitoreo y Ajuste de los Costos.

2. TEMAS A DESARROLLAR

El Caso Prctico N 06 desarrolla los siguientes temas:

- Monitoreo y Ajuste de la Programacin.

- Monitoreo y Ajuste de los Costos.

Antes de iniciar el desarrollo de Caso Prctico N 06, recordamos revisar

la configuracin del MS Project 2010 de su equipo, para ello utilice el
documento de Gua de Configuracin del MS Project 2010 del curso.
Nota
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3. DESARROLLO DEL CASO PRCTICO

Para desarrollar el Caso Prctico de la Sesin 06 dirjase al CD del curso

>> 4. Casos Prcticos >> Sesin 06, y seleccione la opcin Archivo
de Inicio, dentro de esta carpeta ubique el archivo MS Project -
CP06.mpp, con el cual se desarrollar el Caso Prctico N 06.

Primero revisamos nuestro archivo MS Project, para verificar que se tiene la misma
informacin.
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FIGURA 1: Vista del Diagrama de Gantt

Ahora revisamos el estado del proyecto mediante la Informacin del proyecto,

para as verificar los datos macro del proyecto (duracin, trabajo y costo), el
resultado debe ser similar al que se muestra en la Figura 1.

FIGURA 2: Informacin del proyecto

MONITOREO Y AJUSTE DE LA PROGRAMACIN

Ahora haremos el monitoreo del cronograma del proyecto, en base a esto tambin
podremos identificar que ajustes se necesitan hacer a la programacin.

Revisin del Progreso de la Programacin General

Al revisar la programacin general estamos revisando la fecha de comienzo y fin del

proyecto, en sus escenarios actual, previsto y restante.

Hay dos formas de revisar el progreso de la programacin general:

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1. Forma 1: Vamos al Men Proyecto, nos ubicamos en el grupo

Propiedades elegimos la opcin Informacin del Proyecto, y en la
ventana emergente elegimos el botn Estadsticas, as obtenemos el
siguiente resultado:

FIGURA 3: Revisando el Progreso de la Programacin General

2. Forma 2: Vamos al Men Formato y en el grupo Mostrar u ocultar

seleccionar la opcin Tarea de resumen del proyecto, como se observa
en la Figura 4.

FIGURA 4: Mostrar Tarea resumen del proyecto

El resultado se mostrar en la parte superior del cronograma, como se

observa en la siguiente imagen:

FIGURA 5: Tarea resumen del proyecto

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Revisar la Ruta Crtica

Otra forma de monitorear el proyecto es revisando la ruta crtica, pues puede que
por adelantos o atrasos en las tareas la ruta crtica esta se haya modificado. Para
visualizar la ruta crtica realizamos los siguientes pasos:

1. Nos ubicamos en la pestaa Tarea, en el grupo Ver clic en la opcin

Diagrama de Gantt, y en el men emergente elegir la opcin Gantt de
seguimiento, como se observa en la Figura 6.

FIGURA 6: Visualizar el Gantt de Seguimiento

La ruta crtica del proyecto se observa en color rojo (Ver figura 7). En nuestro caso
la Ruta Crtica es pequea pues el proyecto tiene varias holguras entre las tareas,
esto se da por el tipo de proyecto que estamos desarrollando. En proyectos ms
grandes y complejos la Ruta Crtica ser ms notoria.
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FIGURA 7: Ruta Crtica del Proyecto

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Revisin del Progreso de las Tareas

Al revisar el progreso de las tareas podemos identificar si un proyecto se est

desarrollando segn lo planificado o no. Podemos revisar el progreso de las tareas
de dos formas:

1. Utilizando Filtros: Para ello vamos a la pestaa Vista, y en el grupo Datos

seleccionamos la opcin Filtro, hay muchas opciones para filtrar la
informacin, nosotros revisaremos el estado de las Tareas crticas.

FIGURA 8: Filtrar Tareas Resumen

2. Utilizando Informes: Vamos a la pestaa Proyecto, y en el grupo de

Informes seleccionamos la opcin de Informes, luego en la siguiente
ventana seleccionamos la opcin Actividades actuales, y finalmente
elegimos la opcin Tareas Completadas, como se observa en la Figura 9.
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FIGURA 9: Filtrar Tareas completadas

El resultado que obtenemos es el siguiente:

FIGURA 10: Tareas Resumen

Visualizacin de Lneas de Progreso

LasLneasdeProgresosonunaformagrficadeversilastareasestnpordelantede
la programacin, por detrs o segn lo programado. Ahora veremos cmo estn las
LneasdeProgresoennuestroCasoPrctico,peropreviofiltramoslastareashastala
fechadeestado10demarzo.

Para visualizar la Lnea de Progreso realizamos los siguientes pasos:

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1. Verificar que estamos en el Diagrama de Gantt, luego ir a la pestaa

Formato, en el grupo Formato clic en el botn Cuadrcula, y elegir la
opcin Lneas de Progreso.

FIGURA 11: Opcin Lneas de progreso

2. En la nueva ventana, activar la opcin Mostrar del cuadro Lnea de

progreso actual, y verificar que este seleccionado la opcin En la fecha
de estado del proyecto, como se observa en la Figura 12.

FIGURA 12: Configurar las Lneas de progreso

3. El resultado ser el siguiente:

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FIGURA 13: Lneas de progreso del Cronograma

MONITOREO Y AJUSTE DE LOS COSTOS

Revisin de los Costos Totales Generales

Al revisar los costos totales generales estamos revisando los datos del proyecto
correspondientes a los costos actuales, previstos, reales y restantes.
Hay dos formas de revisar los costos totales generales:
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1. Forma 1: Vamos al Men Proyecto, en el grupo de Propiedades elegimos

la opcin Informacin del Proyecto, y en la ventana emergente elegimos
el botn Estadsticas, as obtenemos el siguiente resultado:

FIGURA 14: Revisando los Costos Totales Generales

2. Forma 2: Vamos al Men Formato y en el grupo Mostrar u ocultar

seleccionar la opcin Tarea de resumen del proyecto (como se observa en
la Figura 4 ms arriba). El resultado se mostrar en la parte superior del
cronograma, como se observa en la siguiente imagen:

FIGURA 15: Tarea resumen del proyecto

Revisin de la Variacin de los Costos

La revisin de la variacin de los costos nos sirve para revisar que tareas han
presentado una variacin en los costos, ya sea esta superior o inferior al costo
presupuestado. Para visualizar esta variacin debemos ubicarnos en la tabla de
Costos, realizando los siguientes pasos:

1. Verificar que nos ubicamos en el Diagrama de Gantt o cualquier vista de

tareas.
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2. Ir a la parte superior izquierda de la tabla y hacer clic, en el men emergente

de tablas seleccionar la opcin Costo, como se observa en la Figura 16:

FIGURA 16: Visualizar tabla Costo

3. Luego podremos visualizar la Tabla de Costo

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FIGURA 17: Tabla Costo

Revisin de los Costos fuera del Presupuesto

Sideseavisualizarloscostosqueexcedenalpresupuestooriginaldelproyecto,yasea
deunrecursoounatareaespecfica,lolograremosaplicandofiltros.ParanuestroCaso
Prcticovisualizaremosloscostosfueradelpresupuestodetodoelproyecto,entonces
hacemoslosiguiente:

1. Ir a la pestaa Vista, ubicarse en el Datos, luego dirigirse al botn de Filtros,

y seleccionar la opcin Ms filtros, como se observa en la Figura 18.

FIGURA 18: Opcin Ms filtros

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2. En el cuadro de dilogo Ms filtros, hacer clic en la opcin Costo mayor que

el presupuestado y despus clic en Aplicar.

FIGURA 19: Opcin Ms filtros

3. El resultado ser el siguiente:

FIGURA 20: Tareas con Costo fuera del Presupuesto

Revisin del Rendimiento del Costo utilizando el Anlisis de Valor Ganado

El MS Project nos ofrece 3 tablas de Valor Ganado en relacin a las tareas (Valor
acumulado, Indicadores de costo del valor acumulado e Indicadores de
programacin de valor acumulado) y una tabla de Valor acumulado en relacin a la
Hoja de recursos.

En Valor Ganado es representando en el MS Project como Valor

Acumulado.
Nota
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Primero revisaremos el anlisis del valor ganado en las tareas, para ello realizamos
los siguientes pasos:

1. Ubicarnos en el Diagrama de Gantt o cualquier vista correspondiente a las

tareas.
2. Ubicarnos en la esquina superior izquierda del Diagrama de Gantt, y hacer
clic derecho, en el men emergente seleccionar la opcin ms tablas, en la
nueva ventana buscar la opcin Valor acumulado y clic en Aplicar, como
se observa en la Figura 21.

FIGURA 21: Seleccionar Tabla Valor Acumulado

3. El resultado es el siguiente:
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FIGURA 22: Tabla Valor Acumulado

Ahora mostraremos el mismo resultado del Valor Acumulado pero distribuido a nivel
de los recursos, para ello realizamos los siguientes pasos:

1. Ubicarnos en la Hoja de Recursos o cualquier vista correspondiente a los

recursos.
2. Ubicarnos en la esquina superior izquierda de la Hoja de Recursos, y hacer
clic derecho, en el men emergente seleccionar la opcin ms tablas.

FIGURA 23: Hoja de Recursos - Ms tablas

3. En la nueva ventana buscar la opcin Valor acumulado y clic en Aplicar,

como se observa en la Figura 24.
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s
FIGURA 24: Ms tablas

4. El resultado final de la Tabla Valor Acumulado para los recursos ser el

siguiente:

FIGURA 25: Valor Acumulado a nivel de Recursos

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PREGUNTAS DE CIERRE

1. Para sus proyectos qu tipo de monitoreo le resulta ms conveniente, el de

programacin o el de costos?
2. Qu informacin le proporciona las Lneas de Progreso?
3. A qu tipo de tareas debe dar prioridad para realizar los ajustes?

TAREAS ADICIONALES

Para el Monitoreo de la Programacin emitir lo siguiente:

1. Vista de Tareas Retrasadas.
2. Vista de Tareas Incompletas.
3. Vista de Progreso retrasado o Pospuesto.
4. Informe de Tareas Crticas.
5. Tabla de Indicadores de programacin de valor acumulado de las tareas.

Para el monitoreo de los Costos emitir lo siguiente:

1. Tabla de Indicadores de costo del valor acumulado de las tareas.