Anda di halaman 1dari 70

CAPA AUDIT BADAN POM DAN BALAI BESAR POM SEMARANG 2013

Berita Acara Pemeriksaan tertanggal 20 Februari 2014

Nama Industri Farmasi = PT. Zenith Pharmaceuticals


Alamat = Jl. Tambak Aji I, Semarang
Tujuan Inspeksi = Inspeksi rutin Tim dari Badan POM dan Balai Besar POM Semarang Terkait Rencana Keikutsertaan Dalam Pra-Kualifikasi WHO
Tanggal Inspeksi = 18 - 20 Februari 2014

Root Cause CAPA


No. Temuan Syarat Kategori PIC
Analysis Tindakan Perbaikan Status Time Line Tindakan Pencegahan Status Time Line
A. Quality System
1 Penyimpangan kritis M Belum Dilakukan pengolahan Closed Jan-14 Perubahan mesin Huttlin Closed Apr-14 Produksi,
hendaklah dipastikan untuk didapatkannya ulang pada Zetamol menjadi Super Mixer dan R&D, QA
diselidiki dan diselesaikan proses produksi tablet yang TMS revisi CPB
sampai penyimpangan tidak yang optimal Disolusi
Adanya penyimpangan berulang
terjadi lagi. menggunakan
pada produksi Zetamol Tablet (TMS
mesun Huttlin
Disolusi pada 15 bets produk).
Penyimpangan terjadi karena masih
dilakukannya orientasi produk
menggunakan mesin Huttlin (baru).
Terhadap semua bets tersebut
hanya dilakukan tindakan korektif.
Tidak ada linkage ke prosedur
CAPA dan pengendalian perubahan
sebagai tindak lanjut penyimpangan
tersebut.
2 Prosedur tertulis hendaklah M HULS belum Revisi SOP Open Juli 14 NA NA NA QC & R&D
disusun dan diikuti untuk mencakup HULS penyelidikan HULS.
Dari penelusuran terhadap produk melakukan investigasi level 2. Investivigasi
antara Bufacaryl yang tidak penyimpangan. jika penyimpangan
memenuhi syarat waktu hancur terjadi di bagian
telah dilakukan tindak lanjut sesuai produksi,
dengan petunjuk SOP Penyelidikan dilanjutkan dengan
HULS nomor SOP/FI/002.06/QA form
tanggal 24 Januari 2014. SOP penyimpangan.
tersebut belum mencakup
investigasi jika penyimpangan
terjadi di bagian produksi (HULS
level 2).
3 Hendaklah diberikan M Pada SOP PTP Revisi PTP Zenilev Closed Maret 14 Revisi SOP PTP Closed Maret 14 Produksi,
tanggapan terhadap sebelumnya belum 2011 R&D, QA,
penyimpangan yang terjadi, memasukkan QC
kesimpulan dan penyimpangan
rekomendasi perbaikan. mutu sebagai
Pada dokumen Kajian Tahunan aspek yang dibahas
Produk Zenilev tahun 2011 dan pada APR
2012 terdapat penyimpangan pada
parameter waktu hancur. Belum
ada rekomendasi tindakan
perbaikan terhadap hal tersebut
4 Saat menerapkan M Protap Melengkapi dokumen Closed Juni 14 Merevisi Protap Closed Juli 14 QA &QC
perubahan yang disetujui, pengendalian lain yang belum pembuatan dokumen di
hendaklah diambil tindakan perubahan telah berubah terutama area pembuatan obat,
untuk memastikan bahwa menyebutkan terkait Program menambahkan poin
semua dokumen yang "dokumen terkait Pengambilan Contoh "dokumen terkait" pada
Pengendalian Perubahan belum terpengaruh oleh perubahan yang perlu direvisi", Air. template dokumen dan
berjalan efektif, terdapat perubahan tersebut direvisi. namun SOP prosedurnya serta
SOP namun tidak diikuti dengan pembuatan penerapan ketelitian lebih
perubahan dokumen lain yang dokumen belum dalam mengkaji dokumen
terkait, misalnya pada form menyebutkan yang perlu direvisi saat
pengendalian perubahan nomor "dokumen terkait ada usulan perubahan
CD-166/2013 terkait usulan yang perlu dibuat dokumen.
perubahan Program Pengambilan atau direvisi.
Contoh, tidak diikuti dengan usulan
perubahan terhadap dokumen lain
yang terkait misalnya IK Cara
Pengambilan Contoh Air. Hal ini
penyebabkan prosedur
pengambilan contoh air tidak sesuai
dengan program pengambilan
contoh air yang telah direvisi
5 Belum semua penyimpangan
ditangani sesuai prosedur
penyimpangan, antara lain:

a Produk hendaklah ditangani M Penyimpanan Memindahkan Zenilev Closed Juni 14 Menyimpan produk jadi Closed Juni 14 Gudang,
dan disimpan dengan cara produk jadi harus ke gudang dengan sesuai dengan spesifikasi QA
yang sesuai untuk sesuai dengan suhu 15-25C produk jadi yang telah
Penyimpangan terhadap mencegah pencemaran, spesifikasi prosuk ditetapkan
penyimpanan Zenilev kecampurbauran dan jadi yang telah
(Levofloxacine 500 mg) yang pencemaran silang ditetapkan
disimpan pada gudang dengan
spesifikasi 15-25C karena gudang
produk jadi suhu kamar penuh.
Sesuai SOP Penyimpanan Produk
menyatakan bahwa Zenilev
semestinya disimpan di gudang
dengan spesifikasi < 30C.
b Hendaklah dilakukan M Belum ada tindakan Membuat Risk Open Juli 14 Switch ke genset otomatis Closed Juli 14 Produksi,
pemantauan faktor yang pencatatan saat Analysis dan dan membuat SOP QA, dan
mungkin berdampak terjadi pemadaman pencatatan apabila penanganan saat mati Teknik
Pemadaman listrik secara tiba-tiba terhadap mutu produk. listrik dan genset terjadi pemadaman listrik
tidak pernah dicatat dan dilakukan masih manual listrik
kajian terhadap dampak yang
ditimbulkan baik terhadap system
ataupun mutu produk, misal
terjadinya kebocoran pada selang
untuk memasukkan garam dalam
system EDI pengolahan air. Genset
yang tersedia manual.
rtaan Dalam Pra-Kualifikasi WHO

Bukti

CPB Zetamol, Lembar


pengolahan ulang Zetamol
PTP Zenilev, SOP PTP

IK Cara Pengambilan Contoh


Air, Protap pembuatan
dokumen di area pembuatan
obat

Foto
SOP penanganan saat mati
listrik
CAPA AUDIT BADAN POM DAN BALAI BESAR POM SEMARANG 2013
Berita Acara Pemeriksaan tertanggal 20 Februari 2014

Nama Industri Farmasi = PT. Zenith Pharmaceuticals


Alamat = Jl. Tambak Aji I, Semarang
Tujuan Inspeksi = Inspeksi rutin Tim dari Badan POM dan Balai Besar POM Semarang Terkait Rencan
Tanggal Inspeksi = 18 - 20 Februari 2014

CAPA
No. Temuan Syarat Kategori Root Cause Analysis
Tindakan Perbaikan Status Time Line Tindakan Pencegahan
B. Quality Assurance
1 Program dan jadwal pelatihan Catatan pelatihan hendaklah m Protap pelatihan sudah Mendokumentasikan Closed End Juni 2014 Monitoring pelatihan
tahunan disusun oleh masing- dibuat dan penilaian terhadap terdapat poin Evaluasi secara periodik setiap karyawan departemen
masing departemen, untuk efektivitas program pelatihan Efektivitas Pelatihan, hanya pelatihan QA bersama atasan
disampaikan kepada QA. hendaklah dibuat secara saja dokumentasi belum yang besangkutan
Program untuk melaksanakan periodik. dilakukan secara periodik.
monitoring tersebut tidak
tercantum dalam SOP Pelatihan
(No. SOP/PLT/001.06/QA
tertanggal 13 Mei 2013).

2 Sudah ada sistem penilaian Hendaklah dibuat parameter m Parameter ditentukan mengganti form Open End Agust Monitoring pelatihan
efektifitas pelatihan berdasarkan untuk melakukan penilaian berdasarkan dari nilai penilaian dengan 2014 karyawan departemen
performa personil selama 3 bulan pada saat pelatihan pretest dan postest (apabila mencantumkan QA bersama atasan
setelah pelatihan, namun form personalia efektifitas pelatihan diukur parameter yang dinilai yang besangkutan
penilaian yang tersedia tidak dengan tes tertulis), namun
menyebutkan parameter yang apabila pelatihan dilakukan
dinilai sehingga mendapatkan hanya praktek/lain-lain,
kategori penilaian M maka kategori penilaian
(Memuaskan) dan TM (Tidak M/TM ditentukan oleh
Memuaskan) trainer yang bersangkutan

3 Rencana pelatihan yang disusun Pelatihan awal dan m Program pelatihan dibuat Membuat program Open End Agust Monitoring pelatihan
masing-masing departemen berkesinambungan bagi oleh masing-masing pelatihan berdasarkan 2014 karyawan departemen
masih bersifat sangat umum dan personil di departemennya departemen didasarkan Training Need Analysis QA bersama atasan
belum berdasarkan Training dilaksanakan dan diterapkan pada protap yang berlaku di setiap departemen yang besangkutan
Need Analysis sesuai kebutuhan. pada masing-masing
departemen
4 Protap pemilihan manufacturer M Protap sudah tersedia, Melakukan pelatihan Open Juli 2014 Memberikan timeline
bahan baku belum tersedia. Hendaklah ada prosedur hanya saja belum berlaku di terkait protap tersebut untuk setiap
tertulis dalam melakukan PT Pabrik Farmasi Zenith kepada pihak yang pendistribusian
pemilihan maupun bersangkutan, agar dokumen
persetujuan pemasok, protap dapat segera
terutama pemasok untuk diberlakukan
bahan kritis.
5 Bahan baku levofloxacin Pembelian bahan awal M Di form penerimaan Permintaan GMP Closed Juni 2014 Manager QA lebih tegas
Hemihydrat berasal dari hendaklah hanya dari pemasok sudah ada Zhejiang Jinxin ke lagi dalam meluluskan
manufacturer Shangyu-Jinxin pemasok yang telah disetujui persyaratan adanya GMP supplier PT. Mitra Karya penerimaan bahan baku
(GMP Certificate SFDA valid until dan memenuhi spesifikasi dan DMF untuk bahan baku obat dari supplier terkait
31/12/2015 dengan scope yang relevan. Para pemasok obat, namun seringkali ada tidaknya GMP dan
inspeksi: bulk product harus mempunyai izin dari persyaratan yang tidak DMF.
Levofloxacin) dan Zhejiang Jinxin instansi yang berwenang. terpenuhi diluluskan.
(Belum ada GMP Certificate)
dengan supplier PT. Mitra Karya.

6 Pemilihan pemasok/supplier
dilakukan berdasarkan Protap
Kualifikasi Penerimaan dan
Evaluasi Pemasok BB dan BK #
SOP/ISP/005.00/QA tanggal 9
Juli 2012 yang mencakup
kualifikasi pemasok atau supplier
BB dan BK.

7 Format SOP belum mencakup Dalam pembuatan SOP M Personil yang menangani Pelatihan Penanganan Closed April 2014
adanya butir Dokumen Terkait hendaklah melampirkan dokumen belum Dokumen Sistem Mutu
untuk memudahkan ketelusuran dokumen yang terkait mendapatkan pelatihan dan Protap Pembuatan
dokumen dan formulir yang sehingga memudahkan tetang Penanganan Dokumen di Area
terkait jika ada perubahan SOP dalam penelusuran Dokumen Sistem Mutu dan Pembuatan Obat.
yang bersangkutan, misal: Pada Protap Pembuatan
Prosedur Pemeliharaan Sistem Dokumen di Area
HVAC Area non-beta laktam No. Pembuatan Obat.
SOP/HVAC/005.01/ZN tanggal 3
Oktober 2005 mengharuskan
pencatatan pada form yang
tersedia namun tidak jelas form
yang dimaksudkan

Pada format SOP belum Revisi format SOP untuk Open Mei 2014
terdapat butir Dokumen mencantumkan butir
Terkait. Dokumen Terkait.
8 Belum ada personil yang
memonitor atau memverifikasi
hasil tren analisis air yang
dilakukan oleh staf QA, guna
memastikan bahwa data yang
tercantum dalam tren atau
resume pemantauan air telah
sesuai dengan catatan analisa
pengujian, sehingga terdapat
beberapa perbedaan antara hasil
monitoring mikroba air yang tidak
sesuai dengan catatan analisa
dan spesifikasi yang telah
ditetapkan dalam IK Pengujian
Mikrobiologi Dalam Air

a Data tren kondidi mikrobiologi M Ada kesalahan Mengganti trend data Closed Juni 14 NA
fase 3, dari bulan Maret 2012 memasukkan spesifikasi PQ sistem PW fase III
dinyatakan bahwa spesifikasi dalam laporan sehingga bulan Maret 2012
MPN Coliform < 200/100 ml, berbeda dengan Spesifikasi
sedangkan spesifikasi di IK dalam IK
Pengujian Mikrobiologi tercantum
< 2/100 ml.

b Data Tren bulan Januari-Februari Hasil analisa hendaklah M Ada kesalahan Mengganti trend data Closed Juni 14 NA
2012, hasil yang tercantum diperiksa oleh personil kedua memasukkan spesifikasi PQ sistem PW fase III
selamabulan tersebut adalah < untuk memastikan data telah dalam laporan sehingga bulan Januari-Februari
200/100 ml, sedangkan dianalisa secara akurat dan berbeda dengan Spesifikasi 2012
spesifikasi yang ditetrapkan < benar. dalam IK
2/100 ml, namun terdapat hasil
tersebut dinyatakan MS.
Berdasarkan catatan pengujian
seharusnya tertulis negative.
c Data tren bulan Januari-Juni M Ada kesalahan Mengganti trend data Closed Juni 14 NA
2013 (sesuai hardcopy yang memasukkan spesifikasi PQ sistem PW fase III
disampaikan), pada hasil dalam laporan sehingga bulan Januari-Juni 2013
pengujian MPN Coliform berbeda dengan Spesifikasi
dinyatakan hasil negative dalam IK
(spesifikasinya < 2/100 ml)

d Pengujian adanya bakteri M Ada kesalahan Mengganti trend data Closed Juni 14 NA
pathogen E.coli, Salmonella, memasukkan spesifikasi PQ sistem PW fase III
staphylococcus aureus, dalam laporan sehingga bulan Januari-Juni 2013
Pseudomonas aeruginosa berbeda dengan Spesifikasi
dinyatakan < 2/100 ml dalam IK
(spesifikasinya < 2/100 ml)
sedangkan sesuai IK Pengujian
Mikrobiologi Dalam Air spesifikasi
keberadaan bakteri pathogen
adalah negative.
NG 2013

marang Terkait Rencana Keikutsertaan Dalam Pra-Kualifikasi WHO

PIC Bukti
Status Time Line

Closed End Juni 2014 Jadwal pelatihan tiap dept &


memo pelatihan selanjutnya

QA
Open End Agust
2014

QA
Open End Agust
2014

QA
Closed Juni 2014 Protap kualifikasi
manufacturer/supplier

QA
Closed Fotokopi GMP

QA

Daftar pelatihan penanganan


dokumen sistem mutu dan
protap pembuatan doumen di
area pembuatan obat

QA

QA
QA
NA NA Data pemantauan kondisi mikro
sistem PW fase 3 periode Maret
2012

QA
NA NA Data pemantauan kondisi mikro
sistem PW fase 3 periode
Januari-Fabruari 2012

QA
NA NA Data pemantauan kondisi mikro
sistem PW fase 3 periode
Januari-Juni 2013

QA
NA NA Data pemantauan kondisi mikro
sistem PW fase 3 periode
Januari-Juni 2013

QA
CAPA AUDIT BADAN POM DAN BALAI BESAR POM SEMAR
Berita Acara Pemeriksaan tertanggal 20 Februari 2014

Nama Industri Farmasi = PT. Zenith Pharmaceuticals


Alamat = Jl. Tambak Aji I, Semarang
Tujuan Inspeksi = Inspeksi rutin Tim dari Badan POM dan B
Tanggal Inspeksi = 18 - 20 Februari 2014

Root Cause
No. Temuan Syarat Kategori
Analysis Tindakan Perbaikan
C. PPIC
1 Proses pencatatan stok gudang
dilakukan secara manual. Proses
pencatatan kartu stok belum
konsisten

a. Kartu stok bahan kemas baik Pencatatan kartu stok M Tempat Penataan ulang dan
etiket maupun alu foil tidak hendaklah dilakukan penyimpanan yang mengatur kedatangan
tercantum lokasi penyimpanan. secara konsisten dan kurang memadai pembelian bahan
mencantumkan lokasi sehingga lokasi kemas, serta diadakan
untuk memudahkan penyimpanan tidak pelatihan personil.
dalam penelusuran menentu. Kurangnya
pemahaman dari
personil.

b. Kartu stok produk jadi belum m Kurangnya Pelatihan personil.


mencantumkan kondisi pemahaman dari Penambahan data
penyimpanan produk tersebut. Kartu stok produk jadi personil. kondisi penyimpanan
hendaklah produk pada kartu
mencantumkan kondisi stok.
penyimpanan
c. Jumlah bahan baku yang Kartu stok hendaklah M Kurang disiplin Pelatihan personil.
tercantum dalam kartu stok tidak secara periodik dalam melakukan
sesuai dengan kondisi aktual direkonsiliasi dan bila pencatatan pada
ditemukan perbedaan kartu stok.
hendaklah
didokumentasikan
dengan penjelasan
tertulis.
d. Bahan baku Levofloxacin, sesuai M Kurang disiplin Pelatihan personil.
catatan mutasi yang menempel dalam melakukan
pada bahan baku tersebut tidak pencatatan pada
sama dengan yang tercantum kartu stok.
dalam kartu stok, karena mutasi
terakhir belum dicatat dalam
kartu stok
e. Ditemukan adanya bahan baku Area penyimpanan M SOP masih kurang Revisi SOP dengan
dengan status released yang hendaklah memiliki lengkap mengenai penambahan
diletakkan di area karantina kapasitas yang batas waktu penetapan batas waktu
karena gudang release bahan memadai untuk pencatatan di kartu pencatatan di kartu
baku tidak mencukupi. Lokasi menyimpan dengan rapi stok. stok setelah bahan
dan jumlah bahan tersebut belum dan teratur berbagai baku dinyatakan
dicatat dalam kartu stok. SOP macam bahan dan release.
belum menetapkan batas waktu produk.
pencatatan di kartu stok setelah
bahan baku dinyatakan release

2 Petugas gudang masuk ke C Kurangnya disiplin Pelatihan personil.


Ruang Airlock Barang (Kelas E) mengenai tata cara
melalui pintu dari arah gudang. masuk ke ruang
Semua personil yang airlock barang.
bekerja di area
pembuatan produk
hendaklah menerapkan
sanitasi yang baik dan
menghindarkan diri dari
kegiatan yang
memperbesar resiko
kntaminasi.
3 Pelaksanaan mapping suhu dan Pemetaan suhu
kelembapan di gudang bahan hendaklah dilakukan
baku padat (suhu kamar) hanya sesuai rencana
dilakukan selama 1 minggu yaitu mapping yang telah
pada 30 September-7 Oktober disetujui.
2013 sehingga data tidak
mewakili adanya variasi suhu
akibat perbedaan musim
h Pharmaceuticals
ak Aji I, Semarang
rutin Tim dari Badan POM dan Balai Besar POM Semarang Terkait Rencana Keikutsertaan Dalam Pra-Kualifikasi WHO
ebruari 2014

CAPA
PIC Bukti
Status Time Line Tindakan Pencegahan Status Time Line

Open Juni 2014 Pemberian label yang jelas Close Mei 2014 PPIC Foto
pada bahan kemas dan
pengawasan dari
supervisor bahan kemas.

Open Juli 2014 Pengawasan oleh Open Juni 2014 PPIC


supervisor bahan baku.

Open Juni 2014 Dilakukan pengecekan Open Juni 2014 PPIC


antara jumlah dalam kartu
stok dan jumlah nyata
setiap 1 minggu sekali oleh
supervisor bahan baku.

Open Juni 2014 Pengawasan oleh Close Apr-14 PPIC Kartu Stok
supervisor bahan baku
sehingga tidak terjadi
selisih antara stok nyata
dengan jumlah yang ada di
kartu stok.
Open Juni 2014 Pengawasan oleh Close Apr-14 PPIC Foto
supervisor bahan baku
sehingga tidak terdapat
produk release di area
karantina.

Open Juni 2014 Pengawasan oleh Open Juni 2014 PPIC


supervisor terkait yang
berada di area tersebut.
CAPA AUDIT BADAN POM DAN BALAI BESAR POM SEMARANG 2013
Berita Acara Pemeriksaan tertanggal 20 Februari 2014

Nama Industri Farmasi = PT. Zenith Pharmaceuticals


Alamat = Jl. Tambak Aji I, Semarang
Tujuan Inspeksi = Inspeksi rutin Tim dari Badan POM dan Balai Besar POM Semarang Terkait Rencana Keikutsertaan Dalam Pra-Kualifikasi WHO
Tanggal Inspeksi = 18 - 20 Februari 2014

Root Cause CAPA


No. Temuan Syarat Kategori PIC Bukti
Analysis Tindakan Perbaikan Status Time Line Tindakan Pencegahan Status Time Line
D. Quality Control
1 QC

IK pengujian mikrobiologi
dalam air # WI.PW/002.03/QC
tanggal 6 September 2011,
belum memadai, sehingga
perlu perbaikan:
a. Kualitas kimia dan M Belum dilakukan mengganti IK Closed 26-May-14 Selalu memperhatikan QC
mikrobiologi air yang perubahan IK WI.PW/002.03/QC keterkaitan dokumen
Dinyatakan bahwa digunakan hendaklah setelah Fase II
pengambilan air untuk ditetapkan dan selalu berakhir, dimana
pengujian mikrobiologi dipantau sesuai prosedur frekuensi
dilakukan setiap hari, yang ditetapkan. pengambilan
sedangkan berdasarkan sampel dapat
program pengambilan contoh dikurangi
dan hasil monitoring air,
pengambilan sampel dilakukan
setiap hari Senin dan 1 kali
dalam 1 minggu IK
b. M Kesalahan mengganti IK Closed 26-May-14 Ketelitian dalam membuat QC
pengetikan WI.PW/002.03/QC dokumen
Pembuatan media yang
digunakan dinyatakan
disterilisasi pada 120C/1 atm
selama 15 menit, seharusnya
121C/1 atm selama 15 menit. IK
c. M Belum mengganti IK Closed 26-May-14 Menggunakan media Closed QC
Belum menentukan ED media mencantumkan ED WI.PW/002.03/QC maksimal 1 minggu
yang disterilisasi, sehingga media yang setelah pembuatan
dalam IK tidak jelas berapa disterilisasi
lama media yang disimpan
dalam lemari es dapat
digunakan IK
2
IK Pengambilan Contoh Air #
WI.PW/003.03/QC tanggal 6
September 2011, belum
memadai antara lain:
a. Semua peralatan pengujian m isi IK belum mengganti IK Closed 26-May-14 QC
yang digunakan hendaklah lengkap WI.PW/003.03/QC
tercantum dalam prosedur
tertulis.
Beberapa bahan dan peralatan
yang digunakan dalam
pengambilan sampel untuk
pengujian mikrobiologi belum
tercantum, antara lain alcohol
dan wadah penampung air saat
air dialirkan selama 1 menit IK
b. m isi IK belum mengganti IK Closed 26-May-14 QC
lengkap WI.PW/003.03/QC
Pada peralatan yang Hendaklah terdapat label
digunakan, belum dinyatakan yang menyatakan status
bahwa wadah penampung sterilitas tiap peralatan
sampel untuk pengujian yang digunakan dalam uji
mikrobiologi berstatus steril. mikrobiologi. IK
c. m No. Dokumen NA NA NA NA NA NA QC
No. dokumen Program program
Pengambilan Contoh Air belum WI.PW/005.00/QC
sesuai dengan nomor dokumen adalah dokumen
yang telah direvisi. Tercatat yang berlaku pada
nomor # WI.PW/005.00/QC saat IK
seharusnya nomor # WI.PW/002.03/QC
WI.PW/005.02/QC tanggal 31 dibuat. Saat ini
Desember 2013 telah ada revisi ke-
2
d. Hendaklah ditetapkan m isi IK belum Open 26-May-14 Menggunakan sampel QC
Tidak jelas batas waktu batas waktu penyimpanan lengkap maksimal 1 x 24 jam
penyimpanan sampel air di yang sesuai untuk tiap setelah proses sampling
dalam lemari es bila sampel bahan
tersebut tidak segera dilakukan
pengujian
3 M Belum ada Menyediakan buku Closed QC
koordinator sampel sampel dan koordinator
yang mengatur/ alur
Segala tindakan pengujian
proses sampel
Analis secara mandiri bahan hendaklah
mengambil jenis sampel yang diverifikasi oleh orang
akan dianalisa dan dokumen kedua untuk memastikan
metode pengujian yang akan akurasi dan pemenuhan
digunakan. Tidak ada verifikasi terhadap standar yang
oleh orang kedua ditetapkan
4 m Tidak ada sertifikat NA NA NA alat gelas Grade A Closed QC
unttuk tiap alat menggunakan grade dari
gelas. Cukup grade pabrikan yang terpercaya
Glassware grade A belum Peralatan laboratorium yang tertera pada dan mengganti alat gelas
dilengkapi dengan kelas A hendaklah alat ukur. yang sudah rusak.
sertifikat/Surat Pernyataan dilengkapi dengan sertifikat
keabsahan grade A tersebut keabsahan.
5 Hendaklah terdapat M Belum memiliki Pengadaan autoclave Open Jul-14 Disiplin pengecekan Closed QC cat
justifikasi metode uji autoclave untuk pertumbuhan bakteri destruksi
Destruksi mikroba dilakukan mikrobiologi bila metode destruksi setelah destruksi media media
menggunakan panci dididihkan tersebut tidak disertifikasi.
selama 30 menit kemudian
larutan destruksi digoreskan
kembali ke media dan
diinkubasi untuk
mengkonfirmasi bahwa bakteri
telah mati. Validitas metode
destruksi tersebut belum
didukung dengan justifikasi
yang memadai.
6 Penyimpanan reagen yang Pereaksi hendaklah m Belum memiliki pengadaan flammable Open Oct-14 Pemisahan reagent Closed QC
flammable belum memadai disimpan sesuai lemari flammable cabinet flammable jauh dari lokasi
karakteristiknya reagent kerjadan tertata rapi.

7 Belum tersedia kartu stok untuk m Belum memiliki Pembuatan kartu stok Closed QC
pengendalian reagen Hendaklah terdapat kartu kartu stok reagen reagen
stok sebagai pengendalian
dalam penggunaan
pereaksi
8 M Destruksi dilakukan NA NA NA NA NA NA QC
oleh petugas
Pembuangan limbah gudang reject,
laboratorium belum memadai, Limbah cair, limbah padat bersama dengan
misal penanganan tablet sisa dan limbah lain hendaklah limbah tablet
pengujian tidak dilakukan dibuang secara aman, produksi
destruksi tepat waktu dan bersih.
9 Pencucian glassware untuk Prosedur pembersihan m Pengamatan NA NA NA NA NA NA QC
pengujian dilakukan secara peralatan hendaklah kebersihan
manual dan belum tervalidasi divalidasi untuk dilakukan secara
memastikan bebas dari visual
cemaran

10 Proses degassing air untuk Proses degassing menurut m Hanya dilakukan Pengadaan alat degasser open 2016 QC
penyiapan media disolusi USP: media dipanaskan proses degassing. dan filtrasi
dilakukan menggunakan air 45C, kemudian difiltrasi Proses filtrasi
yang dididihkan dalam panci di vakum dengan porositas dilakukan pada
atas kompor listrik 45 mm. Dilakukan kalibrasi dengan
pengadukan selama filtrasi tablet kalibrator,
dan 5 menit setelah filtrasi. atau saat
pengujian ulang
jika uji disolusi
hingga tahap S3

11 Pada POPCPOB 2006, m Catatan pengujian mengganti catatan Closed QC


spesifikasi keberadaan hanya pengujian
bakteri pathogen adalah menyebutkan
negative/100 ml negatif, tanpa
Pada catatan pengujian air mencantumkan
murni nomor jumlah sampel.
WS.PW/001.02/QC tanggal 14
November 2011, spesifikasi
keberadaan bakteri pathogen
dinyatakan negative.
Berdasarkan IK Pengujian
Mikrobiologi, sampel yang
digunakan untuk pengujian
keberadaan mikroba pathogen
dalam air, sampel yang
digunakan 10 ml.
CAPA AUDIT BADAN POM DAN BALAI BESAR POM SEMARANG 20
Berita Acara Pemeriksaan tertanggal 20 Februari 2014

Nama Industri Farmasi


Alamat
Tujuan Inspeksi
Tanggal Inspeksi

Root Cause
No. Temuan Syarat Kategori
Analysis
E. Produksi
1 Prosedur pembersihan ruangan m Pemahaman
SOP pembersihan masih bersifat hendaklah mempertimbangkan personil dalam
general/umum untuk semua ruangan, kondisi masing-masing ruangan. pembuatan SOP
belum secara spesifik yang baik kurang
mempertimbangkan kondisi masing- memadai
masing ruangan.
2
Terdapat potensi terjadinya
kontaminasi/kontaminasi silang,
antara lain:
a. Belum dilakukan pelaksanaan Pada saat penimbangan bahan C Saat kualifikasi, uji
recovery pada kondisi worst case baku perlu diperhatikan jarak recovery dilakukan
(saat kondisi ruang timbang jenuh waktu penimbangan antara setelah HVAC
dengan partikel bahan baku) bahan baku yang berbeda untuk dimatikan, belum
produk yang berbeda. memperhitungkan
kondisi worst case
penimbangan

b. Scrapping tablet pada mesin Kontak langsung antara M Proses scrapping


stripping dilakukan secara manual operator dan produk antara atau tablet pada mesin
oleh operator sehingga terjadi kontak BAO hendaklah dihindarkan. stripping dilakukan
langsung antara lengan baju operator secara manual
dengan produk. karena telah dicoba
dengan alat
scrapper namun
belum berhasil

c. Terdapat langit-langit dan dinding Di area bersih, semua C Perbaikan bangunan


yang retak di Ruang Super Mixer permukaan yang terpapar belum menyeluruh
Besar, bagian dinding yang hendaklah halus, kedap air dan ke semua area
terkelupas di pintu menuju airlock tidak retak untuk mengurangi produksi karena
karyawan, epoksi yang terkelupas di pelepasan atau akumulasi dilakukan secara
ruang cetak mesin JCSS+35 BB, dan partikel atau mikroba bertahap, kesadaran
beberapa seal karet pada bagian personil masih
jendela yang tidak menutup rendah
sempurna.

d. Terdapat debu di bagian bawah meja Rancangan dan penggunaan M Proses pembersihan
di beberapa ruang produksi dan perlengkapan harus bertujuan ruangan belum
peralatan sikat gigi yang digunakan untuk meminimalkan risiko optimal karena SOP
untuk pembersihan di ruang tersebut kesalahan dan memungkinkan pembersihan belum
dalam kondisi kotor dan tidak pembersihan dan/atau detil, pemahaman
memadai pemeliharaan yang efektif untuk personil masih
menghindarkan pencemaran rendah serta
maupun penumpukan debu atau supervisi belum
kotoran dan/atau efek optimal
merugikan terhadap produk
yang didistribusikan.
d. Terdapat debu di bagian bawah meja Rancangan dan penggunaan M Proses pembersihan
di beberapa ruang produksi dan perlengkapan harus bertujuan ruangan belum
peralatan sikat gigi yang digunakan untuk meminimalkan risiko optimal karena SOP
untuk pembersihan di ruang tersebut kesalahan dan memungkinkan pembersihan belum
dalam kondisi kotor dan tidak pembersihan dan/atau detil, pemahaman
memadai pemeliharaan yang efektif untuk personil masih
menghindarkan pencemaran rendah serta
maupun penumpukan debu atau supervisi belum
kotoran dan/atau efek optimal
merugikan terhadap produk
yang didistribusikan.

3 Ditemukan adanya inlet air yang M Suhu HVAC yang


berembun pada ruang koridor depan terlalu dingin dan
ruang stripping adanya perbedaan
yang cukup besar
antara suhu
mezanin dan diffuser

4 Pada ruang staging setelah M Area yang ada


ditimbang, kondisi return air grill terbatas serta
terhalangi dengan rak yang dipenuhi kesadaran personil
tong sehingga berpotensi tentang sistem
terganggunya aliran udara dan HVAC masih rendah
menyulitkan pembersihan return grill

5 Terdapat produk antara dan produk Produk antara dan produk M Bufacaryl # 4P07
ruahan Bufacaryl # 4P07 yang ruahan hendaklah disimpan mengalami masalah
disimpan sejak 6/1/2014. Sesuai pada kondisi dan waktu yang waktu hancur dan
protap penangan produk antara dan telah ditetapkan. olah ulang yang
produk ruahan no. telah dilakukan
SOP/PNG/002.00QC pada poin F belum berhasil
tercantum bahwa batas penyimpanan mengatasi masalah
produk ruahan sebelum proses sehingga waktu
produksi maksimum adalah 1 bulan. penanganan
Belum ada justifikasi atau kajian melebihi batas
terhadap penetapan jangka waktu maksimum yang
penyimpanan produk antara dan ditetapkan.
produk ruahan Pengkajian terhadap
batas waktu 1 bulan
belum dilakukan
karena lebih tersita
untuk produksi rutin

6
Pelaksanaan proses pembersihan
belum memadai, antara lain
a. SOP Pembersihan ruangan tidak SOP Pembersihan ruangan M SOP pembersihan
selalu tersedia di area yang hendaklah selalu tersedia di ruangan pada saat
memerlukan pembersihan, misal di area yang memerlukan audit tersedia di
Ruang Super Mixer Besar pembersihan ruangan akan tetapi
tercampur dengan
dokumen lain
sehingga sulit
ditemukan saat audit

b. Adanya inkonsistensi antara SOP Pembersihan ruangan M Penentuan waktu


pembersihan ruangan, form catatan hendaklah dilakukan sesuai tertentu pada SOP
pembersihan dan pelaksanaan riil dengan jadwal yang telah dan catatan
pembersihan di area produksi, misal ditentukan. pembersihan kurang
pada saat inspeki ditemukan catatan cermat dan belum
pembersihan menyatakan memperhitungkan
pembersihan ruangan airlock pada tingkat kesulitan
waktu tertentu namun pada waktu dalam pelaksanaan
yang telah ditentukan ruang tersebut
belum dibersihkan. SOP
pembersihan ruangan hanya
menyatakan pembersihan dilakukan
setiap hari

c. Pembersihan perlengkapan di ruang Pembersihan perlengkapan di M Dokumen


produksi belum mencakup proses ruang produksi hendaklah pembersihan
pembersihan bagian-bagian yang mencakup proses pembersihan peralatan belum
sulit dibersihkan, misal bagian bawah bagian-bagian yang sulit detil dan mencakup
meja yang tidak rata dibersihkan semua komponen

d. Desinfektan dan peralatan pembersih Bahan dan peralatan Pemahaman dan


yang diperlukan untuk proses pembersihan hendaklah selalu kedisiplinan personil
pembersihan tidak selalu tersedia di tersedia di area pembersihan. dalam melakukan
area pembersihan, misal untuk SOP pembersihan
pembersihan barang yang baru masih kurang baik
diterima di gudang. Pada SOP
dinyatakan bahwa pembersihan
dilakukan menggunakan air, alcohol,
lap, dan vacuum cleaner. Vacuum
cleaner tersedia di ruangan namun
bahan dan peralatan lain tidak
tersedia

e. Tidak ada uji efektifitas desinfektan Disinfektan dan deterjen M Uji efektifitas
yang digunakan untuk membersihkan hendaklah dipantau terhadap desinfektan belum
ruangan produksi pencemaran mikroba dilakukan karena
sibuk dengan
operasional rutin
7 M Proses coding untuk
bahan kemas
tambahan dicatat
dalam logbook
penandaan tapi
belum dicantumkan
Proses coding terhadap etiket/dus dalam catatan
tambahan tidak tercatat dalam form pemakaian mesin.
pemakaian mesin coding dan tidak Pemahaman
tercantum line clearance terhadap personil masih
proses coding tambahan tersebut kurang baik.
dalam dokumen CPB. Misal pada
catatan pemakaian mesin coding
tanggal 11/2/2014, tercatat dilakukan
coding etiket Primavon #01403
sebanyak 16.393, kemudian
dilakukan penambahan coding
sebanyak 710 etiket bets tersebut.
Pada form pemakaian mesin,
pelaksanaan coding tambahan 710
etiket yang dilakukan pada tanggal
yang berbeda tidak tercatat dan pada
CPB tidak terdapat line clearance
untuk proses tambahan tersebut
8 Validasi proses untuk Zenilev belum Validasi proses dilakukan M Validasi proses
dilakukan sebelum produk dipasarkan, jika belum dilaksanakan
tidak memungkinkan, validasi karena terkendala
dapat juga dilakukan selama belum adanya
proses produksi rutin dilakukan. rencana produksi
Zenilev (kategori
slow moving) serta
optimasi formulasi
= PT. Zenith Pharmaceuticals
= Jl. Tambak Aji I, Semarang
= Inspeksi rutin Tim dari Badan POM dan Balai Besar POM Semarang Terkait Rencana Keikutsertaan Dalam Pra-Kualifikasi WHO
= 18 - 20 Februari 2014

CAPA
PIC
Tindakan Perbaikan Status Time Line Tindakan Pencegahan Status Time Line

Revisi SOP In Progress Minggu IV Open Minggu IV Apt, Spv


pembersihan untuk Juni 2014 Juli 2014 Produksi
semua ruangan, buat Pelatihan ulang SOP
detil sesuai kondisi pembersihan ruangan
tiap ruang hasil revisi terbaru kepada
semua personil produksi

Lakukan uji recovery Open Minggu IV Proses penimbangan Open Minggu IV Apt
ruang timbang pada Juni 2014 untuk produk berikutnya Juni 2014 Produksi,
kondisi ruang timbang menyesuaikan waktu Spv
jenuh recovery ruang timbang Penimbang
an

Operator closed Minggu IV Perbaiki alat scrapper Open Minggu IV Apt


menggunakan sarung Maret 2014 pada mesin strip sehingga Juni 2014 Produksi,
tangan yang lebih bisa berfungsi optimal Spv
panjang dan menutupi Produksi
lengan baju kerja
Pelatihan ulang prosedur Closed Minggu IV Apt
penyetripan kepada Maret 2014 Produksi,
personil terkait dan Spv
peningkatan supervisi Produksi

Perbaikan bangunan Closed Minggu ke Periksa kondisi bangunan Closed Minggu I Spv
belum menyeluruh ke IV Maret setiap minggu untuk Maret 2014 Produksi,
semua area produksi 2014 mengetahui kerusakan Apt
karena dilakukan pada bangunan agar Produksi,
secara bertahap, segera diperbaiki Teknik
kesadaran personil
masih rendah

Pelatihan ulang personil Closed Minggu I Apt


tentang bangunan Maret 2014 Produksi
produksi
Bersihkan semua Closed Minggu ke Revisi SOP pembersihan In Progress Minggu IV Apt
bagian ruangan dan III Maret ruangan menjadi lebih Juni 2014 Produksi,
alat dengan cermat 2014 detil dan lengkap Spv
Produksi
Bersihkan semua Closed Minggu ke
bagian ruangan dan III Maret
alat dengan cermat 2014

Pelatihan ulang prosedur In Progress Minggu IV Apt


pembersihan ruangan, Juni 2014 Produksi,
peningkatan supervisi dan Spv
pemberian sanksi yang Produksi
lebih berat kepada
personil yang melanggar

Sesuaikan suhu HVAC Closed Minggu ke I Preventive maintenance Open Minggu IV Teknik
sehingga tidak terjadi Maret 2014 HVAC dengan lebih baik Maret 2014
pengembunan

Atur barang dengan Closed Minggu ke Pelatihan ulang kepada Closed Minggu ke
baik sehingga ada IV Februari personil yang terkait IV Februari
jarak yang cukup 2014 2014
(sekitar 1 m) antara
return air grill dan Peningkatan supervisi dan Closed Minggu ke I
barang pemberian sanksi yang Maret 2014
lebih berat kepada
personil yang melanggar

Masalah Bufacaryl # Closed Minggu ke I Penanganan produk yang Closed Minggu ke I


4P07 segera diatasi Maret 2014 mengalami deviasi harus Maret 2014
dengan olah ulang mendapat prioritas dan
yang sesuai dipercepat sehingga tidak
melebihi maksimum batas
penyimpanan sesuai
protap no.
SOP/PNG/002.00QC

Lakukan kajian/validasi Open Minggu IV


terhadap batas waktu Juni 2014
penyimpanan sesuai SOP
Perbaiki sistem Closed Minggu ke Pelatihan ulang dan Closed Minggu ke
penyimpanan IV Februari peningkatan supervisi IV Februari
dokumen dengan 2014 2014
diatur rapi dalam map
khusus

Revisi dokumen Open Minggu ke Pelatihan ulang SOP Open Minggu ke I


pembersihan ruang IV Juni pembersihan ruangan Juli 2014
dimana jam 2014 sesuai dengan SOP
pelaksanaan tidak terbaru kepada personil
ditentukan spesifik, produksi terkait
cukup range waktu
saja

Peningkatan supervisi dan Open Minggu ke I


pemberian sanksi yang Juli 2014
lebih berat kepada
personil yang melanggar

Pembersihan Closed Minggu ke Revisi SOP dan catatan Open Minggu ke


peralatan harus III Maret pembersihan sehingga IV Juni
menyeluruh ke semua 2014 lebih detil dan mencakup 2014
bagian yang mudah semua komponen,
dan sulit dibersihkan pelatihan ulang kepada
semua personil terkait

Peningkatan supervisi dan Closed Minggu ke I


pemberian sanksi yang April 2014
lebih berat kepada
personil yang melanggar

Sediakan semua alat Closed Minggu ke Pelatihan ulang SOP Closed Minggu ke Apt PPIC,
dan bahan untuk IV Februari pembersihan kepada IV Maret Spv gudang
pembersihan ruang di 2014 semua personil terkait 2014
dekat ruang tersebut

Peningkatan supervisi dan Closed Minggu ke Apt PPIC,


pemberian sanksi yang IV Maret Spv gudang
lebih berat kepada 2014
personil yang melanggar

Lakukan uji efektifitas Open Minggu I Buat SOP pengujian Open Minggu I Apt
desinfektan secara Juli 2014 efektifitas desinfektan dan Juli 2014 Produksi
rutin lakukan pelatihan
terhadap personil terkait
Penandaan untuk Closed Minggu I Pelatihan ulang personil Closed Minggu I Spv.
bahan kemas Mar 2014 dan peningkatan supervisi Mar 2014 Produksi
tambahan
dicantumkan dalam
catatan pemakaian
mesin.

Proses optimasi Open Lakukan validasi proses Open 2015 Apt


formulasi segera setelah formulasi optimal Produksi,
diselesaikan RD
lam Pra-Kualifikasi WHO

Bukti

SOP revisi,
catatan
pelatihan

Laporan uji
recovery
ruang
timbang

Foto

Catatan
pelatihan
karyawan

Catatan
Permintaan
perbaikan
mesin / alat
/ sarana
penunjang

Catatan
pelatihan

SOP revisi
Catatan
pelatihan,
verifikasi
lapangan

Catatan
pemelihara
an

Catatan
pelatihan

Verifikasi
lapangan

Verifikasi
lapangan

Laporan
validasi
Verifikasi
lapangan

Catatan
pelatihan

Verifikasi
lapangan

SOP dan
catatan
pembersiha
n, catatan
pelatihan

verifikasi
lapangan

Catatan
pelatihan

Verifikasi
lapangan

SOP dan
catatan
pelatihan,
hasil
pengujian
Form
Catatan
Pemakaian
Mesin,
Catatan
Pelatihan
personil
penandaan

Laporan
validasi
proses
CAPA AUDIT BADAN POM DAN BALAI BESAR POM S
Berita Acara Pemeriksaan tertanggal 20 Februari 2014

Nama Industri Farmasi = PT. Zenith Pharmaceuticals


Alamat = Jl. Tambak Aji I, Semarang
Tujuan Inspeksi = Inspeksi rutin Tim dari Badan POM dan Balai Besa
Tanggal Inspeksi = 18 - 20 Februari 2014

Root Cause CAPA


No. Temuan Syarat Kategori
Analysis Tindakan Perbaikan Status
F. Teknik
1 Pada system pengolahan air, M Sensor Melaksanakan
kalibrasi terhadap sensor konduktivitas Kalibrasi bersertifikat
konduktivitas dilakukan olehKalibrasi peralatan
memang
supplier. Berdasarkan hendaklah dilakukan
dengan belum
penjelasan operator ybs,
kalibrator yang digunakan menggunakan dikalibrasi
standar yang dapat sebelumnya, Closed
tidak mempunyai sertifikat
kalibrasi ditelusur terhadap karena masih
standar yang dalam proses
tersertifikasi oleh penjadwalan
kalibrator yang
tersertifikasi
2 Belum tersedia logbook Pembersihan sistem M Peralihan PIC Menyusun check list
pembersihan system pengolahan air baik operator dan logbook
pengolahan air dan hendaklah dicatat dan Pengawas pembersihan pipa
pembersihan pipa pada pada logbook. Teknik
system pengolahan air belum Hendaklah tersedia
tercakup dalam SOP prosedur tertulis Closed
pembersihan pipa
pengolahan air.

3 Sistem AHU
a Adanya potensi resiko Tata letak dan desain M Karena adanya Menyusun check list
membahayakan keamanan area produksi dan keterbatasan dan logbook
petugas serta kesulitan dalam peralatan hendaklah area pembersihan pipa
melakukan pembersihan filter memungkinkan penempatan
AHU karena tidak tersedia proses pembersihan AHU
catwalk yang memadai untuk tanpa potensi resiko
mengakses AHU dan bahaya terhadap
sebagian besar lantainya keamanan petugas. Open
adalah plafon yang terbuat
dari gypsum

b Belum ada system alert/action C SOP masih Membuat system


dalam monitoring AHU kurang lengkap alert dan SOP dalam
mengenai monitoring AHU
system alert /
action Open
monitoring AHU
Hendaklah ada
sistem pemantauan
AHU berkala
ri Badan POM dan Balai Besar POM Semarang Terkait Rencana Keikutsertaan Dalam Pra-Kualifikasi WHO

CAPA
PIC Bukti
Time Line Tindakan Pencegahan Status Time Line

Menjadwalkan Sertifikat
Kalibrasi bersertifikat kalibrasi
Conductivit
y

Juni 2014 Closed Juni 2014 Teknik

Melakukan Logbook
pengawasan oleh pembersih
Supervisor Teknik an

Februari
Closed Juni 2014 Teknik
2014

Revisi SOP dengan


penambahan penetapan
mengenai prosedur
keselamatan kerja

Februari
Open Juni 2014 Teknik
2014

Melakukan
pengawasan oleh
Supervisor Teknik
Juni 2014 Open Juni 2014 Teknik
CORRECTIVE ACTION AND PREVENTIVE ACTION
TEMUAN INSPEKSI BPOM

Nama Industri Farmasi = PT. Zenith Pharmaceuticals


Alamat = Jl. Tambak Aji I, Semarang
Tujuan Inspeksi = Inspeksi rutin Tim dari Badan POM dan Balai Besar POM Semarang Terkait Rencana Keikutsertaan Dalam Pra-Kualifikasi WHO
Tanggal Inspeksi = 20 - 21 Oktober 2014

CAPA
No. Temuan Persyaratan Root Cause Analysis
Tindakan Status Time Line
Perbaikan
A. Quality System
1 Adanya penyimpangan berulang pada CPOB 2012 : 6.158 Tiap penyimpangan Belum didapatkannya proses Dilakukan Closed Jan-14
produksi Zetamol Tablet (TMS Disolusi hasil yang tidak dapat dijelaskan atau produksi yang optimal pengolahan ulang
pada 15 bets produk). Penyimpangan tiap kegagalan untuk memenuhi menggunakan mesun Huttlin pada Zetamol tablet
terjadi karena masih dilakukannya spesifikasi hendaklah diselidiki secara yang TMS Disolusi
orientasi produk menggunakan mesin teliti dengan mempertimbangkan bets
Huttlin (baru). Terhadap semua bets atau produk lain yang mungkin juga
tersebut hanya dilakukan tindakan terpengaruh.
korektif. Tidak ada linkage ke prosedur
CAPA dan pengendalian perubahan
sebagai tindak lanjut penyimpangan
tersebut.

2 Dari penelusuran terhadap produk Guidance for Industry; Investigating Pelaksanaan dilapangan Revisi SOP Closed Juli 14
antara Bufacaryl yang tidak memenuhi OOS test Result of Pharmaceutical penerapan HULS sudah meliputi penyelidikan HULS.
syarat waktu hancur telah dilakukan Production: Investigasi OOS meliputi L1 HULS level 2 dengan
tindak lanjut sesuai dengan petunjuk dan L2. untuk L2 merupakan Full scale melakukan full scale investigasi
SOP Penyelidikan HULS nomor investigation dengan melakukan review ke proses produksi dengan
SOP/FI/002.06/QA tanggal 24 Januari proses produksi dan penambahan uji prosedur penyimpangan namun
2014. SOP tersebut belum mencakup Lab bila diperlukan (retesting dan protap HULS belum mencakup
investigasi jika penyimpangan terjadi di resampling). HULS level 2. Investivigasi jika
bagian produksi (HULS level 2). penyimpangan terjadi di bagian
produksi, dilanjutkan dengan
form penyimpangan.
3 Pada dokumen Kajian Tahunan Produk CPOB 2012: 1.5 Pengkajian mutu Pada SOP PTP sebelumnya Revisi PTP Zenilev Closed Maret 14
Zenilev tahun 2011 dan 2012 terdapat produk secara berkala hendaklah belum memasukkan 2011
penyimpangan pada parameter waktu dilakukan terhadap semua obat penyimpangan mutu sebagai
hancur. Belum ada rekomendasi terdaftar meliputi kajian terhadap semua aspek yang dibahas pada APR
tindakan perbaikan terhadap hal penyim-pangan atau ketidaksesuaian
tersebut yang signifikan, dan efektivitas hasil
tindakan perbaikan dan pencegahan

4 Pengendalian Perubahan belum CPOB 2012 : 12.43 Semua perubahan Protap pengendalian perubahan Melengkapi Closed Juni 14
berjalan efektif, terdapat perubahan yang dapat memengaruhi mutu produk telah menyebutkan "dokumen dokumen lain yang
SOP namun tidak diikuti dengan atau reprodusibilitas proses hendaklah terkait yang perlu direvisi", belum berubah
perubahan dokumen lain yang terkait, secara resmi diajukan, didokumen- namun SOP pembuatan terutama terkait
misalnya pada form pengendalian tasikan dan disetujui. Kemungkinan dokumen belum menyebutkan Program
perubahan nomor CD-166/2013 terkait dampak perubahan fasilitas, sistem dan "dokumen terkait yang perlu Pengambilan Contoh
usulan perubahan Program peralatan terhadap produk hendaklah dibuat atau direvisi. Air.
Pengambilan Contoh, tidak diikuti dievaluasi, termasuk analisis risiko.
dengan usulan perubahan terhadap Hendaklah ditentukan kebutuhan dan
dokumen lain yang terkait misalnya IK cakupan untuk melakukan kualifikasi
Cara Pengambilan Contoh Air. Hal ini dan validasi ulang.
penyebabkan prosedur pengambilan
contoh air tidak sesuai dengan program
pengambilan contoh air yang telah
direvisi

5 Belum semua penyimpangan ditangani


sesuai prosedur penyimpangan, antara
lain:
a Penyimpangan terhadap penyimpanan CPOB 2012: 3.31 Apabila kondisi Penyimpanan produk jadi harus Memindahkan Closed Juni 14
Zenilev (Levofloxacine 500 mg) yang penyimpanan khusus (misal suhu, sesuai dengan spesifikasi Zenilev ke gudang
disimpan pada gudang dengan kelembaban) dibutuhkan, kondisi prosuk jadi yang telah dengan suhu 15-
spesifikasi 15-25C karena gudang tersebut hendaklah disiapkan, ditetapkan 25C
produk jadi suhu kamar penuh. Sesuai dikendalikan, dipantau dan dicatat di
SOP Penyimpanan Produk menyatakan mana diperlukan.
bahwa Zenilev semestinya disimpan di
gudang dengan spesifikasi < 30C.
b Pemadaman listrik secara tiba-tiba tidak CPOB 2012; 6.158 Tiap penyimpangan Belum ada tindakan pencatatan - melakukan Open Juli 14
pernah dicatat dan dilakukan kajian hasil yang tidak dapat dijelaskan atau saat terjadi pemadaman listrik pencatatan pada log
terhadap dampak yang ditimbulkan baik tiap kegagalan untuk memenuhi dan genset masih manual book apabila terjadi
terhadap system ataupun mutu produk, spesifikasi hendaklah diselidiki secara pemadaman listrik.
misal terjadinya kebocoran pada selang teliti dengan mempertimbangkan bets
untuk memasukkan garam dalam atau produk lain yang mungkin juga - Membuat SOP
system EDI pengolahan air. Genset terpengaruh. penanganan saat
yang tersedia manual. mati listrik

B. Quality Assurance
1 Program dan jadwal pelatihan tahunan CPOB 2012: 2.10 Di samping pelatihan Protap pelatihan sudah terdapat Mendokumentasikan Closed End Juni
disusun oleh masing-masing dasar dalam teori dan praktik CPOB, poin Evaluasi Efektivitas secara periodik 2014
departemen, untuk disampaikan kepada personil baru hendaklah mendapat Pelatihan, hanya saja setiap pelatihan
QA. Program untuk melaksanakan pelatihan sesuai dengan tugas yang dokumentasi belum dilakukan
monitoring tersebut tidak tercantum diberikan. Pelatihan berkesinambungan secara periodik.
dalam SOP Pelatihan (No. hendaklah juga diberikan, dan efektifitas
SOP/PLT/001.06/QA tertanggal 13 Mei penerapannya hendaklah dinilai secara
2013). berkala. Hendaklah tersedia program
pelatihan yang disetujui kepala bagian
masing-masing. Catatan pelatihan
hendaklah disimpan.

2 Sudah ada sistem penilaian efektifitas CPOB 2012: 2.10 Di samping pelatihan Parameter ditentukan mengganti form Closed End Agust
pelatihan berdasarkan performa personil dasar dalam teori dan praktik CPOB, berdasarkan dari nilai pretest penilaian dengan 2014
selama 3 bulan setelah pelatihan, personil baru hendaklah mendapat dan postest (apabila efektifitas mencantumkan
namun form penilaian yang tersedia pelatihan sesuai dengan tugas yang pelatihan diukur dengan tes parameter yang
tidak menyebutkan parameter yang diberikan. Pelatihan berkesinambungan tertulis), namun apabila dinilai
dinilai sehingga mendapatkan kategori hendaklah juga diberikan, dan efektifitas pelatihan dilakukan hanya
penilaian M (Memuaskan) dan TM penerapannya hendaklah dinilai secara praktek/lain-lain, maka kategori
(Tidak Memuaskan) berkala. Hendaklah tersedia program penilaian M/TM ditentukan oleh
pelatihan yang disetujui kepala bagian trainer yang bersangkutan
masing-masing. Catatan pelatihan
hendaklah disimpan.
3 Rencana pelatihan yang disusun CPOB 2012; 2.5.f. memastikan bahwa Program pelatihan dibuat oleh Membuat program in progress End Agust
masing-masing departemen masih pelatihan awal dan berkesinambungan masing-masing departemen pelatihan 2014
bersifat sangat umum dan belum bagi personil di departemennya didasarkan pada protap yang berdasarkan
berdasarkan Training Need Analysis dilaksanakan dan diterapkan sesuai berlaku pada masing-masing Training Need
kebutuhan. departemen Analysis di setiap
departemen

4 Protap pemilihan manufacturer bahan 6.19 Pembelian bahan awal hendaklah Protap sudah tersedia, hanya Melakukan pelatihan In progress Juli 2014
baku belum tersedia. hanya dari pemasok yang telah disetujui saja belum berlaku di PT Pabrik terkait protap
dan memenuhi spesifikasi yang relevan, Farmasi Zenith tersebut kepada
dan bila memungkinkan, langsung dari pihak yang
produsen. bersangkutan, agar
protap dapat segera
diberlakukan

5 Bahan baku levofloxacin Hemihydrat CPOB 2012: 7.23 Validasi pemasok Di form penerimaan pemasok Permintaan GMP Closed Juni 2014
berasal dari manufacturer Shangyu- hendaklah mencakup minimal aspek sudah ada persyaratan adanya Zhejiang Jinxin ke
Jinxin (GMP Certificate SFDA valid until aspek berikut: GMP dan DMF untuk bahan supplier PT. Mitra
31/12/2015 dengan scope inspeksi: bulk a) sifat dan status industri pembuat dan baku obat, namun seringkali Karya
product Levofloxacin) dan Zhejiang pemasok serta pemahaman mereka persyaratan yang tidak
Jinxin (Belum ada GMP Certificate) tentang ketentuan CPOB pada industri terpenuhi diluluskan.
dengan supplier PT. Mitra Karya. farmasi;
b) sistem Pemastian Mutu industri
pembuat bahan awal;
c) kondisi pembuatan pada saat bahan
awal tersebut diproduksi dan diperiksa;
d) sifat bahan awal dan produk jadi
yang akan menggunakan bahan awal
tersebut.

6 Pemilihan pemasok/supplier dilakukan


berdasarkan Protap Kualifikasi
Penerimaan dan Evaluasi Pemasok BB
dan BK # SOP/ISP/005.00/QA tanggal 9
Juli 2012 yang mencakup kualifikasi
pemasok atau supplier BB dan BK.
7 Format SOP belum mencakup adanya CPOB 2012: 10.5 Dokumen hendaklah Personil yang menangani Pelatihan Closed April 2014
butir Dokumen Terkait untuk dikaji ulang secara berkala dan dijaga dokumen belum mendapatkan Penanganan
memudahkan ketelusuran dokumen dan agar selalu mutakhir. Bila suatu pelatihan tetang Penanganan Dokumen Sistem
formulir yang terkait jika ada perubahan dokumen direvisi, hendaklah dijalankan Dokumen Sistem Mutu dan Mutu dan Protap
SOP yang bersangkutan, misal: Pada suatu sistem untuk menghindarkan Protap Pembuatan Dokumen di Pembuatan
Prosedur Pemeliharaan Sistem HVAC penggunaan dokumen yang sudah tidak Area Pembuatan Obat. Dokumen di Area
Area non-beta laktam No. berlaku secara tidak sengaja. Pembuatan Obat.
SOP/HVAC/005.01/ZN tanggal 3
Oktober 2005 mengharuskan
pencatatan pada form yang tersedia
namun tidak jelas form yang
dimaksudkan Pada format SOP belum Revisi format SOP Closed Mei 2014
terdapat butir Dokumen Terkait. untuk
mencantumkan butir
Dokumen Terkait.

8 Belum ada personil yang memonitor CPOB 2012: 158 pemantauan air atau
atau memverifikasi hasil tren analisis air produk antara hendaklah selalu
yang dilakukan oleh staf QA, guna dilakukan sebagai pengujian tambahan
memastikan bahwa data yang tercantum terhadap pengujian yang dipersyaratkan
dalam tren atau resume pemantauan air dalam monografi produk jadi yang
telah sesuai dengan catatan analisa disetujui. Bila terdapat kegagalan uji
pengujian, sehingga terdapat beberapa sampel, penyebab kegagalan
perbedaan antara hasil monitoring hendaklah diinvestigasi dan dilakukan
mikroba air yang tidak sesuai dengan tindakan perbaikan bila diperlukan
catatan analisa dan spesifikasi yang
telah ditetapkan dalam IK Pengujian
Mikrobiologi Dalam Air

a Data tren kondidi mikrobiologi fase 3, CPOB 2012: 158 pemantauan air atau Ada kesalahan memasukkan Mengganti trend Closed Juni 14
dari bulan Maret 2012 dinyatakan bahwa produk antara hendaklah selalu spesifikasi dalam laporan data PQ sistem PW
spesifikasi MPN Coliform < 200/100 ml, dilakukan sebagai pengujian tambahan sehingga berbeda dengan fase III bulan Maret
sedangkan spesifikasi di IK Pengujian terhadap pengujian yang dipersyaratkan Spesifikasi dalam IK 2012
Mikrobiologi tercantum < 2/100 ml. dalam monografi produk jadi yang
disetujui. Bila terdapat kegagalan uji
sampel, penyebab kegagalan
hendaklah diinvestigasi dan dilakukan
tindakan perbaikan bila diperlukan
b Data Tren bulan Januari-Februari 2012, CPOB 2012: 158 pemantauan air atau Ada kesalahan memasukkan Mengganti trend Closed Juni 14
hasil yang tercantum selamabulan produk antara hendaklah selalu spesifikasi dalam laporan data PQ sistem PW
tersebut adalah < 200/100 ml, dilakukan sebagai pengujian tambahan sehingga berbeda dengan fase III bulan
sedangkan spesifikasi yang ditetrapkan terhadap pengujian yang dipersyaratkan Spesifikasi dalam IK Januari-Februari
< 2/100 ml, namun terdapat hasil dalam monografi produk jadi yang 2012
tersebut dinyatakan MS. Berdasarkan disetujui. Bila terdapat kegagalan uji
catatan pengujian seharusnya tertulis sampel, penyebab kegagalan
negative. hendaklah diinvestigasi dan dilakukan
tindakan perbaikan bila diperlukan

c Data tren bulan Januari-Juni 2013 CPOB 2012: 158 pemantauan air atau Ada kesalahan memasukkan Mengganti trend Closed Juni 14
(sesuai hardcopy yang disampaikan), produk antara hendaklah selalu spesifikasi dalam laporan data PQ sistem PW
pada hasil pengujian MPN Coliform dilakukan sebagai pengujian tambahan sehingga berbeda dengan fase III bulan
dinyatakan hasil negative (spesifikasinya terhadap pengujian yang dipersyaratkan Spesifikasi dalam IK Januari-Juni 2013
< 2/100 ml) dalam monografi produk jadi yang
disetujui. Bila terdapat kegagalan uji
sampel, penyebab kegagalan
hendaklah diinvestigasi dan dilakukan
tindakan perbaikan bila diperlukan

d Pengujian adanya bakteri pathogen CPOB 2012: 158 pemantauan air atau Ada kesalahan memasukkan Mengganti trend Closed Juni 14
E.coli, Salmonella, staphylococcus produk antara hendaklah selalu spesifikasi dalam laporan data PQ sistem PW
aureus, Pseudomonas aeruginosa dilakukan sebagai pengujian tambahan sehingga berbeda dengan fase III bulan
dinyatakan < 2/100 ml (spesifikasinya < terhadap pengujian yang dipersyaratkan Spesifikasi dalam IK Januari-Juni 2013
2/100 ml) sedangkan sesuai IK dalam monografi produk jadi yang
Pengujian Mikrobiologi Dalam Air disetujui. Bila terdapat kegagalan uji
spesifikasi keberadaan bakteri pathogen sampel, penyebab kegagalan
adalah negative. hendaklah diinvestigasi dan dilakukan
tindakan perbaikan bila diperlukan

C. PPIC
1 Proses pencatatan stok gudang dilakukan secara manual. Proses pencatatan kartu stok belum konsisten
a. Kartu stok bahan kemas baik etiket CPOB 2012: 6.197 Tiap bets bahan Tempat penyimpanan yang Penataan ulang dan Closed Juni 2014
maupun alu foil tidak tercantum lokasi awal, bahan pengemas, produk antara, kurang memadai sehingga mengatur
penyimpanan. produk ruahan dan produk jadi yang lokasi penyimpanan tidak kedatangan
disimpan di area gudang hendaklah menentu. Kurangnya pembelian bahan
mempunyai kartu stok. Kartu stok pemahaman dari personil. kemas, serta
tersebut hendaklah secara periodik diadakan pelatihan
direkonsiliasi dan bila ditemukan personil.
perbedaan hendaklah dicatat dan
diberikan alasan bila jumlah yang
disetujui untuk pemakaian berbeda dari
jumlah pada saat penerimaan atau
pengiriman. Hal ini hendaklah
didokumentasikan dengan penjelasan
tertulis.

b. Kartu stok produk jadi belum CPOB 2012 : 3.31 Apabila kondisi Kurangnya pemahaman dari Pelatihan personil. Closed Juli 2014
mencantumkan kondisi penyimpanan penyimpanan khusus (misal suhu, personil. Penambahan data
produk tersebut. kelembaban) dibutuhkan, kondisi kondisi
tersebut hendaklah disiapkan, penyimpanan produk
dikendalikan, dipantau dan dicatat di pada kartu stok.
mana diperlukan.

c. Jumlah bahan baku yang tercantum CPOB 2012: 6.197 Tiap bets bahan Kurang disiplin dalam Pelatihan personil. Closed Juni 2014
dalam kartu stok tidak sesuai dengan awal, bahan pengemas, produk antara, melakukan pencatatan pada
kondisi aktual produk ruahan dan produk jadi yang kartu stok.
disimpan di area gudang hendaklah
mempunyai kartu stok. Kartu stok
tersebut hendaklah secara periodik
direkonsiliasi dan bila ditemukan
perbedaan hendaklah dicatat dan
diberikan alasan bila jumlah yang
disetujui untuk pemakaian berbeda dari
jumlah pada saat penerimaan atau
pengiriman. Hal ini hendaklah
didokumentasikan dengan penjelasan
tertulis.
d. Bahan baku Levofloxacin, sesuai CPOB 2012: 6.197 Tiap bets bahan Kurang disiplin dalam Pelatihan personil. Closed Juni 2014
catatan mutasi yang menempel pada awal, bahan pengemas, produk antara, melakukan pencatatan pada
bahan baku tersebut tidak sama dengan produk ruahan dan produk jadi yang kartu stok.
yang tercantum dalam kartu stok, disimpan di area gudang hendaklah
karena mutasi terakhir belum dicatat mempunyai kartu stok. Kartu stok
dalam kartu stok tersebut hendaklah secara periodik
direkonsiliasi dan bila ditemukan
perbedaan hendaklah dicatat dan
diberikan alasan bila jumlah yang
disetujui untuk pemakaian berbeda dari
jumlah pada saat penerimaan atau
pengiriman. Hal ini hendaklah
didokumentasikan dengan penjelasan
tertulis.

e. Ditemukan adanya bahan baku dengan CPOB 2012 : 3.33 Apabila status SOP masih kurang lengkap Revisi SOP dengan Open Juni 2014
status released yang diletakkan di area karantina dipastikan dengan cara mengenai batas waktu penambahan
karantina karena gudang release bahan penyimpanan di area terpisah, maka pencatatan di kartu stok. penetapan batas
baku tidak mencukupi. Lokasi dan area tersebut hendaklah diberi waktu pencatatan di
jumlah bahan tersebut belum dicatat penandaan yang jelas kartu stok setelah
dalam kartu stok. SOP belum bahan baku
menetapkan batas waktu pencatatan di dinyatakan release.
kartu stok setelah bahan baku
dinyatakan release

2 Petugas gudang masuk ke Ruang CPOB 2012: 3.7 Tindakan pencegahan Kurangnya disiplin mengenai Pelatihan personil. Closed Juni 2014
Airlock Barang (Kelas E) melalui pintu hendaklah diambil untuk mencegah tata cara masuk ke ruang airlock
dari arah gudang. personil yang tidak berkepentingan barang.
masuk. Area produksi, area
penyimpanan dan area pengawasan
mutu tidak boleh digunakan sebagai
jalur lalu lintas bagi personil yang tidak
bekerja di area tersebut
3 Pelaksanaan mapping suhu dan CPOB 2012: 6.193 Data pemantauan
kelembapan di gudang bahan baku suhu hendaklah tersedia untuk
padat (suhu kamar) hanya dilakukan dievaluasi. Alat yang dipakai untuk
selama 1 minggu yaitu pada 30 pemantauan hendaklah diperiksa pada
September-7 Oktober 2013 sehingga selang waktu yang telah ditentukan dan
data tidak mewakili adanya variasi suhu hasil pemeriksaan hendaklah dicatat
akibat perbedaan musim dan disimpan. Semua catatan
pemantauan hendaklah disimpan untuk
jangka waktu paling tidak sama dengan
umur bahan atau produk yang
bersangkutan ditambah 1 tahun, atau
sesuai dengan peraturan pemerintah.
Pemetaan suhu hendaklah dapat
menunjukkan suhu sesuai batas
spesifikasi di semua area fasilitas
penyimpanan. Disarankan agar alat
pemantau suhu diletakkan di area yang
paling sering menunjukkan fluktuasi
suhu.

D. Quality Control

1 IK pengujian mikrobiologi dalam air #


WI.PW/002.03/QC tanggal 6 September
2011, belum memadai, sehingga perlu
perbaikan:

a. Dinyatakan bahwa pengambilan air Kualitas kimia dan mikrobiologi air yang Belum dilakukan perubahan IK mengganti IK Closed May 2014
untuk pengujian mikrobiologi dilakukan digunakan hendaklah ditetapkan dan setelah Fase II berakhir, dimana WI.PW/002.03/QC
setiap hari, sedangkan berdasarkan selalu dipantau sesuai prosedur yang frekuensi pengambilan sampel
program pengambilan contoh dan hasil ditetapkan. dapat dikurangi
monitoring air, pengambilan sampel
dilakukan setiap hari Senin dan 1 kali
dalam 1 minggu

b. Pembuatan media yang digunakan Kesalahan pengetikan mengganti IK Closed May 2014
dinyatakan disterilisasi pada 120C/1 WI.PW/002.03/QC
atm selama 15 menit, seharusnya
121C/1 atm selama 15 menit.
c. Belum menentukan ED media yang Belum mencantumkan ED mengganti IK Closed May 2014
disterilisasi, sehingga dalam IK tidak media yang disterilisasi WI.PW/002.03/QC
jelas berapa lama media yang disimpan
dalam lemari es dapat digunakan

2 IK Pengambilan Contoh Air #


WI.PW/003.03/QC tanggal 6 September
2011, belum memadai antara lain:

a. Beberapa bahan dan peralatan yang Semua peralatan pengujian yang isi IK belum lengkap mengganti IK Closed May 2014
digunakan dalam pengambilan sampel digunakan hendaklah tercantum dalam WI.PW/003.03/QC
untuk pengujian mikrobiologi belum prosedur tertulis.
tercantum, antara lain alcohol dan
wadah penampung air saat air dialirkan
selama 1 menit

b. Pada peralatan yang digunakan, belum isi IK belum lengkap mengganti IK Closed May 2014
dinyatakan bahwa wadah penampung WI.PW/003.03/QC
sampel untuk pengujian mikrobiologi Hendaklah terdapat label yang
berstatus steril. menyatakan status sterilitas tiap
peralatan yang digunakan dalam uji
mikrobiologi.
c. No. dokumen Program Pengambilan No. Dokumen program NA NA NA
Contoh Air belum sesuai dengan nomor WI.PW/005.00/QC adalah
dokumen yang telah direvisi. Tercatat dokumen yang berlaku pada
nomor # WI.PW/005.00/QC seharusnya saat IK WI.PW/002.03/QC
nomor # WI.PW/005.02/QC tanggal 31 dibuat. Saat ini telah ada revisi
Desember 2013 ke-2

d. Tidak jelas batas waktu penyimpanan Hendaklah ditetapkan batas waktu isi IK belum lengkap Open May 2014
sampel air di dalam lemari es bila penyimpanan yang sesuai untuk tiap
sampel tersebut tidak segera dilakukan bahan
pengujian

3 Analis secara mandiri mengambil jenis Belum ada koordinator sampel Menyediakan buku Closed
sampel yang akan dianalisa dan Segala tindakan pengujian bahan sampel dan
dokumen metode pengujian yang akan hendaklah diverifikasi oleh orang kedua koordinator yang
digunakan. Tidak ada verifikasi oleh untuk memastikan akurasi dan mengatur/ alur
orang kedua pemenuhan terhadap standar yang proses sampel
ditetapkan
4 Glassware grade A belum dilengkapi Peralatan laboratorium kelas A Tidak ada sertifikat unttuk tiap NA NA NA
dengan sertifikat/Surat Pernyataan hendaklah dilengkapi dengan sertifikat alat gelas. Cukup grade yang
keabsahan grade A tersebut keabsahan. tertera pada alat ukur.
5 Destruksi mikroba dilakukan Hendaklah terdapat justifikasi metode Belum memiliki autoclave untuk Pengadaan Open May 2014
menggunakan panci dididihkan selama uji mikrobiologi bila metode tersebut destruksi autoclave
30 menit kemudian larutan destruksi tidak disertifikasi.
digoreskan kembali ke media dan
diinkubasi untuk mengkonfirmasi bahwa
bakteri telah mati. Validitas metode
destruksi tersebut belum didukung
dengan justifikasi yang memadai.

6 Penyimpanan reagen yang flammable Pereaksi hendaklah disimpan sesuai Belum memiliki lemari pengadaan Open Oct 2014
belum memadai karakteristiknya flammable reagent flammable cabinet

7 Belum tersedia kartu stok untuk Hendaklah terdapat kartu stok sebagai Belum memiliki kartu stok Pembuatan kartu Closed
pengendalian reagen pengendalian dalam penggunaan reagen stok reagen
pereaksi

8 Pembuangan limbah laboratorium belum Limbah cair, limbah padat dan limbah Destruksi dilakukan oleh NA NA NA
memadai, misal penanganan tablet sisa lain hendaklah dibuang secara aman, petugas gudang reject, bersama
pengujian tidak dilakukan destruksi tepat waktu dan bersih. dengan limbah tablet produksi

9 Pencucian glassware untuk pengujian Prosedur pembersihan peralatan Pengamatan kebersihan NA NA NA


dilakukan secara manual dan belum hendaklah divalidasi untuk memastikan dilakukan secara visual
tervalidasi bebas dari cemaran

10 Proses degassing air untuk penyiapan Proses degassing menurut USP: media Hanya dilakukan proses Pengadaan alat open 2016
media disolusi dilakukan menggunakan dipanaskan 45C, kemudian difiltrasi degassing. Proses filtrasi degasser dan filtrasi
air yang dididihkan dalam panci di atas vakum dengan porositas 45 mm. dilakukan pada kalibrasi dengan
kompor listrik Dilakukan pengadukan selama filtrasi tablet kalibrator, atau saat
dan 5 menit setelah filtrasi. pengujian ulang jika uji disolusi
hingga tahap S3

11 Pada catatan pengujian air murni nomor Pada POPCPOB 2006, spesifikasi Catatan pengujian hanya mengganti catatan Closed
WS.PW/001.02/QC tanggal 14 keberadaan bakteri pathogen adalah menyebutkan negatif, tanpa pengujian
November 2011, spesifikasi keberadaan negative/100 ml mencantumkan jumlah sampel.
bakteri pathogen dinyatakan negative.
Berdasarkan IK Pengujian Mikrobiologi,
sampel yang digunakan untuk pengujian
keberadaan mikroba pathogen dalam
air, sampel yang digunakan 10 ml.

E. Produksi
1 SOP pembersihan masih bersifat CPOB 2012 : 4.20 Tindakan yang tepat Pemahaman personil dalam Revisi SOP In Progress Minggu IV
general/umum untuk semua ruangan, hendaklah ditetapkan dan diterapkan pembuatan SOP yang baik pembersihan untuk Juni 2014
belum secara spesifik untuk mencegah kontaminasi silang dari kurang memadai semua ruangan,
mempertimbangkan kondisi masing- personil, bahan dan lain-lain yang buat detil sesuai
masing ruangan. berpindah dari satu area yang kondisi tiap ruang
didedikasikan ke area lain.

2 Terdapat potensi terjadinya


kontaminasi/kontaminasi silang, antara
lain:
a. Belum dilakukan pelaksanaan recovery CPOB 2012 : 4.20 Tindakan yang tepat Saat kualifikasi, uji recovery Lakukan uji recovery Open Minggu IV
pada kondisi worst case (saat kondisi hendaklah ditetapkan dan diterapkan dilakukan setelah HVAC ruang timbang pada Juni 2014
ruang timbang jenuh dengan partikel untuk mencegah kontaminasi silang dari dimatikan, belum kondisi ruang
bahan baku) personil, bahan dan lain-lain yang memperhitungkan kondisi worst timbang jenuh
berpindah dari satu area yang case penimbangan
didedikasikan ke area lain.

b. Scrapping tablet pada mesin stripping CPOB 2012 : 4.20 Tindakan yang tepat Proses scrapping tablet pada Operator Closed Minggu IV
dilakukan secara manual oleh operator hendaklah ditetapkan dan diterapkan mesin stripping dilakukan secara menggunakan Maret 2014
sehingga terjadi kontak langsung antara untuk mencegah kontaminasi silang dari manual karena telah dicoba sarung tangan yang
lengan baju operator dengan produk. personil, bahan dan lain-lain yang dengan alat scrapper namun lebih panjang dan
berpindah dari satu area yang belum berhasil menutupi lengan
didedikasikan ke area lain. baju kerja

c. Terdapat langit-langit dan dinding yang CPOB 2012 : 3.14 Permukaan dinding, Perbaikan bangunan belum Perbaikan bangunan Closed Minggu ke
retak di Ruang Super Mixer Besar, lantai dan langit-langit bagian dalam menyeluruh ke semua area belum menyeluruh IV Maret
bagian dinding yang terkelupas di pintu ruangan di mana terdapat bahan baku produksi karena dilakukan ke semua area 2014
menuju airlock karyawan, epoksi yang dan bahan pengemas primer, produk secara bertahap, kesadaran produksi karena
terkelupas di ruang cetak mesin antara atau produk ruahan yang personil masih rendah dilakukan secara
JCSS+35 BB, dan beberapa seal karet terpapar ke lingkungan hendaklah bertahap, kesadaran
pada bagian jendela yang tidak menutup halus, bebas retak dan sambungan personil masih
sempurna. terbuka, tidak melepaskan partikulat, rendah
serta memungkinkan pelaksanaan
pembersihan (bila perlu disinfeksi) yang
mudah dan efektif.
serta memungkinkan pelaksanaan
pembersihan (bila perlu disinfeksi) yang
mudah dan efektif.

d. Terdapat debu di bagian bawah meja di CPOB 2012 : 3.14 Permukaan dinding, Proses pembersihan ruangan Bersihkan semua Closed Minggu ke
beberapa ruang produksi dan peralatan lantai dan langit-langit bagian dalam belum optimal karena SOP bagian ruangan dan III Maret
sikat gigi yang digunakan untuk ruangan di mana terdapat bahan baku pembersihan belum detil, alat dengan cermat 2014
pembersihan di ruang tersebut dalam dan bahan pengemas primer, produk pemahaman personil masih
kondisi kotor dan tidak memadai antara atau produk ruahan yang rendah serta supervisi belum
terpapar ke lingkungan hendaklah optimal
halus, bebas retak dan sambungan
terbuka, tidak melepaskan partikulat,
serta memungkinkan pelaksanaan
pembersihan (bila perlu disinfeksi) yang
mudah dan efektif.

3 Ditemukan adanya inlet air yang Rancangan dan penggunaan Suhu HVAC yang terlalu dingin Sesuaikan suhu Closed Minggu ke I
berembun pada ruang koridor depan perlengkapan harus bertujuan untuk dan adanya perbedaan yang HVAC sehingga Maret 2014
ruang stripping meminimalkan risiko kesalahan dan cukup besar antara suhu tidak terjadi
memungkinkan pembersihan dan/atau mezanin dan diffuser pengembunan
pemeliharaan yang efektif untuk
menghindarkan pencemaran maupun
penumpukan debu atau kotoran
dan/atau efek merugikan terhadap
produk yang didistribusikan.

4 Pada ruang staging setelah ditimbang, Rancangan dan penggunaan Area yang ada terbatas serta Atur barang dengan Closed Minggu ke
kondisi return air grill terhalangi dengan perlengkapan harus bertujuan untuk kesadaran personil tentang baik sehingga ada IV Februari
rak yang dipenuhi tong sehingga meminimalkan risiko kesalahan dan sistem HVAC masih rendah jarak yang cukup 2014
berpotensi terganggunya aliran udara memungkinkan pembersihan dan/atau (sekitar 1 m) antara
dan menyulitkan pembersihan return grill pemeliharaan yang efektif untuk return air grill dan
menghindarkan pencemaran maupun barang
penumpukan debu atau kotoran
dan/atau efek merugikan terhadap
produk yang didistribusikan.
5 Terdapat produk antara dan produk CPOB 2012 : 6.79 Batas waktu dan Bufacaryl # 4P07 mengalami Masalah Bufacaryl # Closed Minggu ke I
ruahan Bufacaryl # 4P07 yang disimpan kondisi penyimpanan produk dalam- masalah waktu hancur dan olah 4P07 segera diatasi Maret 2014
sejak 6/1/2014. Sesuai protap penangan proses hendaklah ditetapkan ulang yang telah dilakukan dengan olah ulang
produk antara dan produk ruahan no. belum berhasil mengatasi yang sesuai
SOP/PNG/002.00QC pada poin F masalah sehingga waktu
tercantum bahwa batas penyimpanan penanganan melebihi batas
produk ruahan sebelum proses produksi maksimum yang ditetapkan.
maksimum adalah 1 bulan. Belum ada Pengkajian terhadap batas
justifikasi atau kajian terhadap waktu 1 bulan belum dilakukan
penetapan jangka waktu penyimpanan karena lebih tersita untuk
produk antara dan produk ruahan produksi rutin

6 Pelaksanaan proses pembersihan


belum memadai, antara lain
a. SOP Pembersihan ruangan tidak selalu SOP Pembersihan ruangan hendaklah SOP pembersihan ruangan Perbaiki sistem Closed Minggu ke
tersedia di area yang memerlukan selalu tersedia di area yang pada saat audit tersedia di penyimpanan IV Februari
pembersihan, misal di Ruang Super memerlukan pembersihan ruangan akan tetapi tercampur dokumen dengan 2014
Mixer Besar dengan dokumen lain sehingga diatur rapi dalam
sulit ditemukan saat audit map khusus

b. Adanya inkonsistensi antara SOP Pembersihan ruangan hendaklah Penentuan waktu tertentu pada Revisi dokumen Open Minggu ke
pembersihan ruangan, form catatan dilakukan sesuai dengan jadwal yang SOP dan catatan pembersihan pembersihan ruang IV Juni 2014
pembersihan dan pelaksanaan riil telah ditentukan. kurang cermat dan belum dimana jam
pembersihan di area produksi, misal memperhitungkan tingkat pelaksanaan tidak
pada saat inspeki ditemukan catatan kesulitan dalam pelaksanaan ditentukan spesifik,
pembersihan menyatakan pembersihan cukup range waktu
ruangan airlock pada waktu tertentu saja
namun pada waktu yang telah
ditentukan ruang tersebut belum
dibersihkan. SOP pembersihan ruangan
hanya menyatakan pembersihan
dilakukan setiap hari
c. Pembersihan perlengkapan di ruang Pembersihan perlengkapan di ruang Dokumen pembersihan Pembersihan Closed Minggu ke
produksi belum mencakup proses produksi hendaklah mencakup proses peralatan belum detil dan peralatan harus III Maret
pembersihan bagian-bagian yang sulit pembersihan bagian-bagian yang sulit mencakup semua komponen menyeluruh ke 2014
dibersihkan, misal bagian bawah meja dibersihkan semua bagian yang
yang tidak rata mudah dan sulit
dibersihkan

d. Desinfektan dan peralatan pembersih Bahan dan peralatan pembersihan Pemahaman dan kedisiplinan Sediakan semua alat Closed Minggu ke
yang diperlukan untuk proses hendaklah selalu tersedia di area personil dalam melakukan SOP dan bahan untuk IV Februari
pembersihan tidak selalu tersedia di pembersihan. pembersihan masih kurang baik pembersihan ruang 2014
area pembersihan, misal untuk di dekat ruang
pembersihan barang yang baru diterima tersebut
di gudang. Pada SOP dinyatakan bahwa
pembersihan dilakukan menggunakan
air, alcohol, lap, dan vacuum cleaner.
Vacuum cleaner tersedia di ruangan
namun bahan dan peralatan lain tidak
tersedia

e. Tidak ada uji efektifitas desinfektan yang Disinfektan dan deterjen hendaklah Uji efektifitas desinfektan belum Lakukan uji Open Minggu I
digunakan untuk membersihkan dipantau terhadap pencemaran mikroba dilakukan karena sibuk dengan efektifitas Juli 2014
ruangan produksi operasional rutin desinfektan secara
rutin
7 Proses coding terhadap etiket/dus Proses coding untuk bahan Penandaan untuk Closed Minggu I
tambahan tidak tercatat dalam form kemas tambahan dicatat dalam bahan kemas Mar 2014
pemakaian mesin coding dan tidak logbook penandaan tapi belum tambahan
tercantum line clearance terhadap dicantumkan dalam catatan dicantumkan dalam
proses coding tambahan tersebut dalam pemakaian mesin. Pemahaman catatan pemakaian
dokumen CPB. Misal pada catatan personil masih kurang baik. mesin.
pemakaian mesin coding tanggal
11/2/2014, tercatat dilakukan coding
etiket Primavon #01403 sebanyak
16.393, kemudian dilakukan
penambahan coding sebanyak 710
etiket bets tersebut. Pada form
pemakaian mesin, pelaksanaan coding
tambahan 710 etiket yang dilakukan
pada tanggal yang berbeda tidak
tercatat dan pada CPB tidak terdapat
line clearance untuk proses tambahan
tersebut

8 Validasi proses untuk Zenilev belum Validasi proses dilakukan sebelum Validasi proses belum Proses optimasi Open
dilakukan produk dipasarkan, jika tidak dilaksanakan karena terkendala formulasi segera
memungkinkan, validasi dapat juga belum adanya rencana produksi diselesaikan
dilakukan selama proses produksi rutin Zenilev (kategori slow moving)
dilakukan. serta optimasi formulasi

F. Teknik
1 Pada system pengolahan air, kalibrasi Kalibrasi peralatan hendaklah dilakukan Sensor konduktivitas memang Melaksanakan Closed Juni 2014
terhadap sensor konduktivitas dilakukan dengan menggunakan standar yang belum dikalibrasi sebelumnya, Kalibrasi bersertifikat
oleh supplier. Berdasarkan penjelasan dapat ditelusur terhadap standar yang karena masih dalam proses
operator ybs, kalibrator yang digunakan tersertifikasi oleh kalibrator yang penjadwalan
tidak mempunyai sertifikat kalibrasi tersertifikasi

2 Belum tersedia logbook pembersihan Pembersihan sistem pengolahan air Peralihan PIC baik operator dan Menyusun check list Closed Februari
system pengolahan air dan pembersihan hendaklah dicatat pada logbook. Pengawas Teknik dan logbook 2014
pipa pada system pengolahan air belum Hendaklah tersedia prosedur tertulis pembersihan pipa
tercakup dalam SOP pembersihan pipa pengolahan air.

3 Sistem AHU
a Adanya potensi resiko membahayakan Tata letak dan desain area produksi dan Karena adanya keterbatasan Menyusun check list Open Februari
keamanan petugas serta kesulitan peralatan hendaklah memungkinkan area penempatan AHU dan logbook 2014
dalam melakukan pembersihan filter proses pembersihan tanpa potensi pembersihan pipa
AHU karena tidak tersedia catwalk yang resiko bahaya terhadap keamanan
memadai untuk mengakses AHU dan petugas.
sebagian besar lantainya adalah plafon
yang terbuat dari gypsum
b Belum ada system alert/action dalam Hendaklah ada sistem pemantauan SOP masih kurang lengkap Membuat system Open Juni 2014
monitoring AHU AHU berkala mengenai system alert / action alert dan SOP dalam
monitoring AHU monitoring AHU
lam Pra-Kualifikasi WHO

A
Bukti Perbaikan dan No.
PIC
Tindakan Referensi
Pencegahan Status Time Line

- Perubahan mesin Closed Apr-14 Produksi, - Copy form change control.c


Huttlin menjadi Super R&D, QA - Copy CPB Zetamol
Mixer dan revisi CPB. - Copy Laporan penyimpangan
- Copy Lembar pengolahan
ulang Zetamol

NA NA NA QC & R&D - Copy laporan HULS dengan


laporan penyimpangan di proses
produksi.
Revisi SOP PTP Closed Maret 14 Produksi, - Copy laporan PTP Zenilev
R&D, QA, QC - Copy form Change control
- Copy SOP PTP

Merevisi Protap Closed Juli 14 QA &QC IK Cara Pengambilan Contoh Air,


pembuatan dokumen Protap pembuatan dokumen di
di area pembuatan area pembuatan obat
obat, menambahkan
poin "dokumen
terkait" pada template
dokumen dan
prosedurnya serta
penerapan ketelitian
lebih dalam mengkaji
dokumen yang perlu
direvisi saat ada
usulan perubahan
dokumen.

- Membuat list Juni 14 Gudang, QA - Foto Zenilev yang sudah


penyimpanan produk disimpan di gudang OJ sejuk.
Jadi.
- Copy daftar penyimpanan
- training ke personil produk jadi dan kondisi suhu
gudang penyimpanan yang seharusnya.

- Copy daftar hadir pelatihan.


Switch ke genset Closed Juli 14 Produksi, QA, - Copy Log book.
otomatis dan dan Teknik - Copy SOP penanganan saat
membuat SOP mati listrik.
penanganan saat - Foto genset otomatis
mati listrik - Copy dokumen kualifikasi
genset otomatis.

- Revisi protap Closed End Juni QA


pelatihan. 2014

- Monitoring pelatihan
karyawan
departemen QA
bersama atasan yang
besangkutan

Revisi protap Closed End Agust QA - Copy form change control


pelatihan 2014 - copy protap pelatihan
- copy daftar hadir pelatihan
- copy form penilain/ verifikasi
kinerja di working area.
- copy hasil verifikasi diworking
area.
Revisi protap Closed End Agust QA - Copy form change control
pelatihan 2014 - Copy Protap pelatihan

Memberikan timeline Closed Juni 2014 QA - Copy draft protap kualifikasi


untuk setiap pemasok.
pendistribusian
dokumen

- Revisi protap Closed QA - Copy GMP Certificate


kualifikasi pemasok - copy form change control
- Copy protap pelatihan.
QA - Copy daftar pelatihan
- Copy change control
- Copy SOP penanganan
dokumen
- Copy format dokumen yang
baru.

QA

QA

NA NA NA QA Data pemantauan kondisi mikro


sistem PW fase 3 periode Maret
2012
NA NA NA QA Data pemantauan kondisi mikro
sistem PW fase 3 periode
Januari-Fabruari 2012

NA NA NA QA Data pemantauan kondisi mikro


sistem PW fase 3 periode
Januari-Juni 2013

NA NA NA QA Data pemantauan kondisi mikro


sistem PW fase 3 periode
Januari-Juni 2013
Pemberian label yang Closed Mei 2014 PPIC Foto
jelas pada bahan
kemas dan
pengawasan dari
supervisor bahan
kemas.

Pengawasan oleh Closed Juni 2014 PPIC Daftar Pelatihan, Kartu Stok
supervisor bahan
baku.

Dilakukan Closed Juni 2014 PPIC Daftar Pelatihan, Kartu Stok


pengecekan antara
jumlah dalam kartu
stok dan jumlah nyata
setiap 1 minggu
sekali oleh supervisor
bahan baku.
Pengawasan oleh Closed Apr-14 PPIC Kartu Stok
supervisor bahan
baku sehingga tidak
terjadi selisih antara
stok nyata dengan
jumlah yang ada di
kartu stok.

Pengawasan oleh Closed Apr-14 PPIC Foto


supervisor bahan
baku sehingga tidak
terdapat produk
release di area
karantina.

Pengawasan oleh Closed Juni 2014 PPIC Catatan Pelatihan


supervisor terkait
yang berada di area
tersebut.
QC

Selalu QC IK
memperhatikan
keterkaitan dokumen

Ketelitian dalam QC IK
membuat dokumen
Menggunakan media Closed QC IK
maksimal 1 minggu
setelah pembuatan

QC IK

QC IK

NA NA NA QC

Menggunakan sampel QC
maksimal 1 x 24 jam
setelah proses
sampling

QC

alat gelas Grade A Closed QC


menggunakan grade
dari pabrikan yang
terpercaya dan
mengganti alat gelas
yang sudah rusak.
Disiplin pengecekan Closed QC cat destruksi media
pertumbuhan bakteri
setelah destruksi
media

Pemisahan reagent Closed QC


flammable jauh dari
lokasi kerjadan tertata
rapi.

QC

NA NA NA QC

NA NA NA QC

QC

QC
Pelatihan ulang SOP Open Minggu IV Apt, Spv SOP revisi, catatan pelatihan
pembersihan ruangan Juli 2014 Produksi
hasil revisi terbaru
kepada semua
personil produksi

Proses penimbangan Open Minggu IV Apt Produksi, Laporan uji recovery ruang
untuk produk Juni 2014 Spv timbang
berikutnya Penimbangan
menyesuaikan waktu
recovery ruang
timbang

Perbaiki alat scrapper Open Minggu IV Apt Produksi, Foto


pada mesin strip Juni 2014 Spv Produksi
sehingga bisa
berfungsi optimal

Pelatihan ulang Closed Minggu IV Apt Produksi, Catatan pelatihan karyawan


prosedur penyetripan Maret 2014 Spv Produksi
kepada personil
terkait dan
peningkatan supervisi

Periksa kondisi Closed Minggu I Spv Produksi, Catatan Permintaan perbaikan


bangunan setiap Maret 2014 Apt Produksi, mesin / alat / sarana penunjang
minggu untuk Teknik
mengetahui
kerusakan pada
bangunan agar
segera diperbaiki
Pelatihan ulang Closed Minggu I Apt Produksi Catatan pelatihan
personil tentang Maret 2014
bangunan produksi

Revisi SOP In Minggu IV Apt Produksi, SOP revisi


pembersihan ruangan Progress Juni 2014 Spv Produksi
menjadi lebih detil
dan lengkap

Pelatihan ulang In Minggu IV Apt Produksi, Catatan pelatihan, verifikasi


prosedur Progress Juni 2014 Spv Produksi lapangan
pembersihan
ruangan, peningkatan
supervisi dan
pemberian sanksi
yang lebih berat
kepada personil yang
melanggar

Preventive Closed Minggu IV Teknik Catatan pemeliharaan


maintenance HVAC Maret 2014
dengan lebih baik

Pelatihan ulang Closed Minggu ke Catatan pelatihan


kepada personil yang IV Februari
terkait 2014

Peningkatan supervisi Closed Minggu ke I Verifikasi lapangan


dan pemberian sanksi Maret 2014
yang lebih berat
kepada personil yang
melanggar
Penanganan produk Closed Minggu ke I Verifikasi lapangan
yang mengalami Maret 2014
deviasi harus
mendapat prioritas
dan dipercepat
sehingga tidak
melebihi maksimum
batas penyimpanan
sesuai protap no.
SOP/PNG/002.00QC

Lakukan Open Minggu IV Laporan validasi


kajian/validasi Juni 2014
terhadap batas waktu
penyimpanan sesuai
SOP

Pelatihan ulang dan Closed Minggu ke Verifikasi lapangan


peningkatan supervisi IV Februari
2014

Pelatihan ulang SOP Open Minggu ke I Catatan pelatihan


pembersihan ruangan Juli 2014
sesuai dengan SOP
terbaru kepada
personil produksi
terkait

Peningkatan supervisi Open Minggu ke I Verifikasi lapangan


dan pemberian sanksi Juli 2014
yang lebih berat
kepada personil yang
melanggar
Revisi SOP dan Open Minggu ke SOP dan catatan pembersihan,
catatan pembersihan IV Juni catatan pelatihan
sehingga lebih detil 2014
dan mencakup semua
komponen, pelatihan
ulang kepada semua
personil terkait

Peningkatan supervisi Closed Minggu ke I verifikasi lapangan


dan pemberian sanksi April 2014
yang lebih berat
kepada personil yang
melanggar
Pelatihan ulang SOP Closed Minggu ke Apt PPIC, Catatan pelatihan
pembersihan kepada IV Maret Spv gudang
semua personil terkait 2014

Peningkatan supervisi Closed Minggu ke Apt PPIC, Verifikasi lapangan


dan pemberian sanksi IV Maret Spv gudang
yang lebih berat 2014
kepada personil yang
melanggar

Buat SOP pengujian Open Minggu I Apt Produksi SOP dan catatan pelatihan, hasil
efektifitas desinfektan Juli 2014 pengujian
dan lakukan pelatihan
terhadap personil
terkait
Pelatihan ulang Closed Minggu I Spv. Produksi Form Catatan Pemakaian Mesin,
personil dan Mar 2014 Catatan Pelatihan personil
peningkatan supervisi penandaan

Lakukan validasi Open 2015 Apt Produksi, Laporan validasi proses


proses setelah RD
formulasi optimal

Menjadwalkan Closed Juni 2014 Teknik Sertifikat kalibrasi Conductivity


Kalibrasi bersertifikat

Melakukan Closed Juni 2014 Teknik Logbook pembersihan


pengawasan oleh
Supervisor Teknik

Revisi SOP dengan Open Juni 2014 Teknik


penambahan
penetapan mengenai
prosedur
keselamatan kerja
Melakukan Open Juni 2014 Teknik
pengawasan oleh
Supervisor Teknik