Anda di halaman 1dari 14

HIMPUNAN MAHASISWA JURUSAN

HMJ S-1 FARMASI


UNIVERSITAS SETIA BUDI
Sekretariat: Jl. Letjen Soetoyo Tlp (0271) 852518, Surakarta
57127

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)

SEKRETARIS

HIMPUNAN MAHASISWA JURUSAN S1 FARMASI

UNIVERSITAS SETIA BUDI SURAKARTA

A. SURAT
1. Ketentuan Pembuatan Surat
Jenis Huruf : Times New Roman
Ukuran Huruf : 10 12 point
Spasi : 1,5 spasi
Ukuran Kertas : A4 (21 x 29,7 cm)

2. Klasifikasi Surat
a. Kelembagaan
Surat yang dibuat atas nama Himpunan Mahasiswa Jurusan S1 Farmasi dan
ditandatangani oleh ketua umum. Seperti surat rekomendasi, surat aktif organisasi
dan surat utusan (hubungan keluar).

b. Kepanitiaan
Surat yang dibuat oleh sekretaris panitia pelaksana yang telah ditetapkan dalam
acara kepanitiaan yang bersangkutan dan ditandatangani oleh ketua pelaksana
kegiatan, sekretaris pelaksana, ketua umum Himpunan Mahasiswa Jurusan S1
Farmasi dan/atau Wakil Dekan III Fakultas Farmasi. Seperti surat peminjaman
ruangan/inventaris kampus, surat undangan, surat pemberitahuan dan surat
permohonan izin.

3. Penanganan Surat Keluar


a. Surat yang masuk ke Himpunan Mahasiswa Jurusan S1 Farmasi, apabila dilihat
dari isinya terdiri dari dua macam, yaitu :
Surat yang harus ditindaklanjuti untuk dibalas, seperti surat balasan
permohonan kunjungan industri.
HIMPUNAN MAHASISWA JURUSAN
HMJ S-1 FARMASI
UNIVERSITAS SETIA BUDI
Sekretariat: Jl. Letjen Soetoyo Tlp (0271) 852518, Surakarta
57127

Surat yang tidak memerlukan balasan, seperti surat undangan dan surat
pemberitahuan.

b. Skema Penanganan Surat Keluar

PEMBUATAN SURAT

PENOMORAN SURAT

PENYUNTINGAN SURAT

PERSETUJUAN DAN
PENANDATANGANAN
SURAT

PENYEBARAN SURAT

PENGARSIPAN SURAT

c. Format Pembuatan Surat


Format pembuatan surat terdiri dari :
1. Kop surat
Sesuai dengan namanya, kepala surat selalu terletak di bagian
atas surat. Kegunaan kepala surat adalah memberikan informasi kepada
penerima surat tentang nama, alamat dan keterangan lain yang berkaitan
HIMPUNAN MAHASISWA JURUSAN
HMJ S-1 FARMASI
UNIVERSITAS SETIA BUDI
Sekretariat: Jl. Letjen Soetoyo Tlp (0271) 852518, Surakarta
57127

dengan instansi pengirim surat. Keterangan yang biasa lengkap tercantum


di kepala surat, antara lain :
Nama organisasi
Alamat lengkap, nomor telepon, nomor kotak pos
Logo Universitas dan Logo organisasi

Contoh format kop surat :

HIMPUNAN MAHASISWA JURUSAN


HMJ S-1 FARMASI
UNIVERSITAS SETIA BUDI
Sekretariat: Jl. Letjen Soetoyo Tlp (0271) 852518, Surakarta 57127

2. Tanggal pembuatan surat


Tanggal surat berfungsi untuk :
Memberitahukan kepada si penerima surat kapan surat itu ditulis
dan agar si penerima surat mengetahui berapa lama surat itu
diperjalanan.
Tanggal surat dibuat sejajar dengan nomor surat. Nama tempat
mendahului tanggal surat. Yang harus diperhatikan dalam
penulisan tanggal surat pada surat adalah :
Nama bulan ditulis dengan huruf secara lengkap
Angka tahun tidak boleh disingkat
Pada akhir baris tidak dibubuhi tanda titik (.)

Contoh : Surakarta, 05 Juni 2012


HIMPUNAN MAHASISWA JURUSAN
HMJ S-1 FARMASI
UNIVERSITAS SETIA BUDI
Sekretariat: Jl. Letjen Soetoyo Tlp (0271) 852518, Surakarta
57127

3. Nomor surat
Penulisan nomor surat berguna untuk memudahkan dalam
pengarsipan surat, mengetahui banyaknya surat yang keluar dan bahan
rujukan dalam surat menyurat tahapan berikutnya. Hal-hal yang perlu
diperhatikan dalam penulisan nomor surat adalah :
Huruf awal kata Nomor harus ditulis dengan huruf capital
Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik (.)

Ketentuan tata cara penulisan nomor surat


Contoh :

001.0/C/X/TOM DAN LKMMF I/2014

Keterangan :

001 = nomor surat yang dikeluarkan terdiri dari tiga


angka

0 = kode yang menanda tangani surat


Kode : 0 = Ketua Umum
1 = Sekretaris Umum
2 = Bendahara Umum
3 = Ketua Divisi
4 = Ketua Panitia Pelaksana Kegiatan

C = Kode Organisasi Mahasiswa


Kode : A = Badan Legislatif Mahasiswa Fakultas Farmasi
B = Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Farmasi
C = Himpunan Mahasiswa Jurusan S1-Farmasi
D = Himpunan Mahasiswa Jurusan DIII-Farmasi
E = Himpunan Mahasiswa Jurusan DIII-
ANAFARMA

X = Bulan pembuatan surat


TOM DAN LKMMF I = Nama kegiatan yang dilaksanakan
2014 = Tahun pembuatan surat
HIMPUNAN MAHASISWA JURUSAN
HMJ S-1 FARMASI
UNIVERSITAS SETIA BUDI
Sekretariat: Jl. Letjen Soetoyo Tlp (0271) 852518, Surakarta
57127

Untuk setiap kepanitiaan, penomoran surat melanjutkan nomor


surat antara kepanitiaan satu dengan kepanitiaan yang lainnya
berdasarkan koordinasi dan persetujuan sekretaris umum.

4. Lampiran
Melampirkan berarti menyertakan sesuatu dengan yang lain.
Lampiran berguna sebagai petunjuk bagi penerima surat tentang adanya
keterangan-keterangan tambahan selain surat itu sendiri. Kaidah-kaidah
penulisan lampiran sebagai berikut :
Huruf awal kata lampiran ditulis dengan huruf kapital
Pencantuman jumlah lampiran hendaknya tidak rangkap
antara yang menggunakan huruf dan angka. Pilih salah
satu saja.
Pada akhir baris tidak menggunakan tanda titik (.)
Jika yang dilampirkan lebih dari satu macam dan akan
dirinci, rinciannya ditempatkan dibawah notasi lampiran
dan diberi nomor urut.
Contoh :
Lampiran : Tiga Lembar
Lampiran : Satu Berkas

5. Hal/perihal
Hal surat berarti soal atau perkara yang dibicarakan dalam surat.
Hal surat dapat disamakan dengan judul karangan. Oleh karena itu, cara
penulisannya pun tidak jauh dari cara penulisan karangan biasa, yaitu :
Harus ditulis dengan jelas, singkat dan menarik
Berwujud kata bukan kalimat
Huruf pertama setiap kata ditulis dengan huruf kapital.

Hal/perihal surat berguna agar pembaca dengan cepat


mengetahui hal yang ingin disampaikan dalam surat tersebut sebelum
membaca surat selengkapnya.
HIMPUNAN MAHASISWA JURUSAN
HMJ S-1 FARMASI
UNIVERSITAS SETIA BUDI
Sekretariat: Jl. Letjen Soetoyo Tlp (0271) 852518, Surakarta
57127

Contoh :

Hal : Surat Undangan


Hal : Surat Peminjaman Ruangan
Hal : Surat Rekomendasi

6. Alamat yang dituju


Alamat surat berguna sebagai petunjuk langsung pihak yang
harus menerima surat. Pada umumnya, surat ada yang dikirim dengan
menggunakan sampul atau amplop. Alamat pada sampul atau amplop
terdiri dari :
Kata kepada Yth , nama jabatan, unit kerja dan alamat
lengkap.
Didepan nama jabatan dan atau gelar pada sampul surat
tidak dicantumkan kata sapaan seperti Bapak, Ibu,
Saudara/Saudari.
Sapaan Bapak, Ibu, Saudara dan sejenisnya dapat
digunakan apabila surat tersebut ditujukan kepada nama
perseorangan. Huruf awal kata sapaan harus
menggunakan huruf kapital.
Huruf awal pada singkatan Yth. Ditulis dengan
menggunakan huruf kapital.
Penulisan alamat didahului kata kepada
Contoh :

Kepada
Yth. Bapak Bambang
di Tempat

Kepada.
Yth.Pimpinan Bank BNI Cabang Surakarta
Jl.Jenderal Sudirman 01
Surakarta
HIMPUNAN MAHASISWA JURUSAN
HMJ S-1 FARMASI
UNIVERSITAS SETIA BUDI
Sekretariat: Jl. Letjen Soetoyo Tlp (0271) 852518, Surakarta
57127

Kepada
Yth. Iswandi, S.Si.,M.Farm.,Apt
di Tempat

Kepada.
Yth. Ketua PD IAI Jawa Tengah
di Tempat

7. Salam pembuka
Salam pembuka ditulis dengan tanda penghormatan penulis
terhadap pihak yang dituju. Selain itu, salam pembuka ditulis untuk
menandakan surat yang sopan dan adab. Ada berbagai macam salam
pembuka, antara lain :
Dengan hormat,
Assalammualaikum Wr.Wb

8. Alinea pembuka
Alinea pembuka berfungsi sebagai pengantar isi surat untuk
mengajak pembaca surat menyesuaikan perhatiannya kepada pokok surat
sebenarnya. Penulis hendaknya menulis menggunakan alinea pembuka
yang sesuai dengan isi surat. Beberapa contoh alinea pembuka :
Sehubungan dengan akan diadakannya Seminar Nasional
oleh .
Dalam rangka kujungan indusrti yang merupakan
program kerja.

9. Isi surat
HIMPUNAN MAHASISWA JURUSAN
HMJ S-1 FARMASI
UNIVERSITAS SETIA BUDI
Sekretariat: Jl. Letjen Soetoyo Tlp (0271) 852518, Surakarta
57127

Tetapkan terlebih dahulu maksud surat, yaitu tentang apa yang


akan diberitahukan, dinyatakan, dikemukakan, diminta dan
sebagainya kepada penerima surat.
Rumusan isinya harus menarik, tidak membosankan, tetapi tetap
hormat dan sopan.
Susunlah kedalam paragraph dan setiap paragraph mewakili satu
gagasan utama.
Hindarkan pemakaian akronim dan singkatan yang belum lazim,
terutama singkatan yang diciptakan sendiri.
Perhatikan bentuk surat dan penulisan bagian-bagiannya, terutama
utuk surat resmi.
Perhatikan penulisan ejaan dalam kalimat surat.
Contoh :
Maka kami bermaksud mengajukan permohonan untuk meminjam
Ruang kampus untuk kegiatan .

10. Alinea penutup


Alinea penutup bisa berupa penegasa, haapan, ucapan terima
kasih atau untuk mengakhiri pembicaraan dalam surat. Pada umumnya
alinea penutup hanya terdiri atas sebuah kalimat. Beberapa contoh alinea
penutup :
Demikian permohonan ini kami buat, atas perhatian dan
kerjasamanya kami mengucapkan terima kasih.
Atas perhatian dan kehadiran rekan-rekan kami ucapkan
terima kasih.

11. Salam penutup


Salam penutup berfungsi untuk menunjukkan rasa hormat
penulis setelah surat berkomunikasi dengan pembaca surat. Beberapa
contoh salam penutup:
Hormat kami,
Wassalammualaikum Wr.Wb
HIMPUNAN MAHASISWA JURUSAN
HMJ S-1 FARMASI
UNIVERSITAS SETIA BUDI
Sekretariat: Jl. Letjen Soetoyo Tlp (0271) 852518, Surakarta
57127

12. Kaki surat


Contoh kaki surat

Hormat kami,

Ketua Pelaksana Sekretaris Pelaksana

Ida Bagus Adi Santikara Claudhy Fitria Indrawati

Ketua Umum HMJ S1 Farmasi

13. Tembusan Dian Fitriyana Ulfah


Bagian ini dicantumkan dalam surat jika surat yang dikirim oleh
pihak pertama (pengirim) kepada pihak keua (penerima) berhubungan
dengan pihak-pihak yang berkepentigan lainnya. Tembusan tanpa
mencantumkan nama pihak yang terkait. Contoh :
Tembusan :
1. Menteri Pariwisata, Seni dn Budaya
2. Direktur Jendral Pariwisata

d. Posisi Stempel
Untuk stampel panitia pelaksana kegiatan berada di kiri tanda tangan ketua
pelaksana.
Untuk stampel Himpunan Mahasiswa Jurusan S1 Farmasi berada di kiri
tanda tangan ketua umum.
HIMPUNAN MAHASISWA JURUSAN
HMJ S-1 FARMASI
UNIVERSITAS SETIA BUDI
Sekretariat: Jl. Letjen Soetoyo Tlp (0271) 852518, Surakarta
57127

4. Pengarsipan Surat Masuk


a. Jika ada surat yang masuk, harus langsung diberikan kepada sekretaris umum
untuk dicatat dan sebagai arsip Himpunan Mahasiswa Jurusan S1 Farmasi.
b. Setiap surat yang masuk segera ditindaklanjuti segala sesuatu yang terdapat dalam
surat tersebut.
c. Setiap surat resmi yang telah masuk diarsip dalam file binder.ordner.
d. Pengarsipan surat masuk dalam Daftar Surat Masuk

No. Tanggal/Bulan/ No. Surat Pengirim Perihal Keterangan Kehadiran


Tahun
1. 08/09/2014 011.1/BEM FF/UND/X/2014 BEM Undangan Open Hadir
Fakultas Recruitment
Farmasi dan TO
5. Pengarsipan Surat Keluar
a. Setiap surat harus dibuat rangkap dua, yaitu untuk arsip sekretaris umum dan
untuk disampaikan ke alamat yang dituju.
b. Semua surat kepanitiaan harus diarsipkan oleh masing-masing panitia kepanitiaan
yang bersangkutan yang dikoordinasi oleh sekretaris umum/sekretaris pelaksana
kegiatan yang kemudian diserahkan kepada sekretaris umum.
c. Pengarsipan surat keluar oleh sekretaris dalam Daftar Surat Keluar

No Tanggal/Bulan/ No. Surat Kegiatan Kepada Perihal


Tahun
1. 09/09/2014 001.4/C/IX/TOM DAN TOM DAN Ka.Bag.Sarana dan Peminjaman Ruangan
LKMMF/2014 LKMMF I Prasarana

B. PROPOSAL KEGIATAN
1. Cover
Pada cover harus tercantum judul proposal, logo Himpunan Mahasiswa Jurusan S1
Farmasi, nama organisasi, nama universitas dan periode kepengurusan.
HIMPUNAN MAHASISWA JURUSAN
HMJ S-1 FARMASI
UNIVERSITAS SETIA BUDI
Sekretariat: Jl. Letjen Soetoyo Tlp (0271) 852518, Surakarta
57127

PROPOSAL

RAPAT RUTIN II

HIMPUNAN MAHASISWA JURUSAN

S1-FARMASI

FAKULTAS FARMASI

UNIVERSITAS SETIA BUDI

SURAKARTA

2015

2. ISI PROPOSAL
I. Pendahuluan
(Berisi pendahuluan dilaksanakannya kegiatan)
HIMPUNAN MAHASISWA JURUSAN
HMJ S-1 FARMASI
UNIVERSITAS SETIA BUDI
Sekretariat: Jl. Letjen Soetoyo Tlp (0271) 852518, Surakarta
57127

II. Nama Kegiatan


(Berisi nama kegiatan yang akan dilaksanakan dan tema kegiatan)

III. Dasar Pelaksanaan Kegiatan


(bersisi dasar dilaksanakan kegiatan tersebut)
IV. Tujuan Kegiatan
(Berisi tujuan umum dan tujuan khusus dilaksanan kegiatan tersebut)

V. Strategi Pelaksanaan
(Bersisi gambaran Kegiatan, sasaran kegiatn dan target)

VI. Peserta Kegiatan


(bersisi peserta kegiatan yang akan mengikuti kegiatan tersebut)

VII. Sususnan Kepanitiaan


(Terlampir, berisi daftar nama panitia kegiatan)

VIII. Susunan Acara


(Terlampir, berisi daftar susunan acara kegiatan tersebut)

IX. Estimasi Dana


(Terlampir, berisi perkiraan anggaran dana kegiatan)

X. Penutup
(Berisi kalimat penutup dari proposal kegiatan tersebut)

Bagian penutup/pengesahan mencakup ketua pelaksana, sekretaris pelaksana,


ketua umum Himpunan Mahasiswa Jurusan S1 Farmasi, Ketua Badan Legislatif
Mahasiswa Fakultas Farmasi dan Wakil Dekan III Fakultas Farmasi Universitas
Setia Budi Surakarta.

3. Pengumpulan Proposal
Batas pengumpulan proposal : H-14 sebelum kegiatan.
C. LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KEGIATAN
1. Cover
Pada cover harus tercantum judul proposal, logo Himpunan Mahasiswa Jurusan S1
Farmasi, nama organisasi, nama universitas dan periode kepengurusan.
HIMPUNAN MAHASISWA JURUSAN
HMJ S-1 FARMASI
UNIVERSITAS SETIA BUDI
Sekretariat: Jl. Letjen Soetoyo Tlp (0271) 852518, Surakarta
57127

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

RAPAT RUTIN II

HIMPUNAN MAHASISWA JURUSAN

S1-FARMASI

FAKULTAS FARMASI

UNIVERSITAS SETIA BUDI

SURAKARTA

2015

2. ISI LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN


I. Pendahuluan
(Berisi pendahuluan dilaksanakannya kegiatan)

II. Nama Kegiatan


(Berisi nama kegiatan yang akan dilaksanakan dan tema kegiatan)

III. Dasar Pelaksanaan Kegiatan


(bersisi dasar dilaksanakan kegiatan tersebut)

IV. Tujuan Kegiatan


(Berisi tujuan umum dan tujuan khusus dilaksanan kegiatan tersebut)
HIMPUNAN MAHASISWA JURUSAN
HMJ S-1 FARMASI
UNIVERSITAS SETIA BUDI
Sekretariat: Jl. Letjen Soetoyo Tlp (0271) 852518, Surakarta
57127

V. Strategi Pelaksanaan
(Bersisi gambaran Kegiatan, sasaran kegiatn dan target)

VI. Peserta Kegiatan


(bersisi peserta kegiatan yang akan mengikuti kegiatan tersebut)

VII. Sususnan Kepanitiaan


(Terlampir, berisi daftar nama panitia kegiatan)

VIII. Susunan Acara


(Terlampir, berisi daftar susunan acara kegiatan tersebut)

IX. Estimasi Dana


(Terlampir, berisi anggaran dana yang digunakan selama kegiatan)

X. Hasil Kegiatan
(Terlampir,berisi hasil kegiatan selama acara berlangsung dapat berupa foto atau
hasil dari notulensi)

XI. Evaluasi, Solusi dan Rekomendasi


(berisi evaluasi selama kegiatan, solusi dari evaluasi kegiatan dan rekomendasi
untuk kegiatan ke depan)

XII. Penutup
(Berisi kalimat penutup dari laporan pertanggungjawaban kegiatan tersebut)

Bagian penutup/pengesahan mencakup ketua pelaksana, sekretaris pelaksana,


ketua umum Himpunan Mahasiswa Jurusan S1 Farmasi, Ketua Badan Legislatif
Mahasiswa Fakultas Farmasi dan Wakil Dekan III Fakultas Farmasi Universitas
Setia Budi Surakarta.

3. Pengumpulan Laporan Pertanggungjawaban


Batas pengumpulan laporan pertanggungjawaban : H+ 7 hari setelah kegiatan
dilaksanakan.