MANUAL DE GESTION DE ALMACENES

MANUAL DE GESTION
DE ALMACENES

MERCADOS ATERNATIVOS
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I. OBJETIVO

Establecer criterios, procedimientos y responsabilidades para la

Administracin de los Almacenes Perifricos.

II. FINALIDAD

Llevar un control estricto de los ingresos y salidas de bienes de los

almacenesperifricos, para evitar perdida y establecer las
responsabilidades correspondientes,si hubiera lugar.

III. BASE LEGAL

Decreto Legislativo N 534 Ley del Instituto Nacional de Administracin

Pblica.

Resolucin Jefatural N 118-80 INAP/DNA, que aprueba las Normas

Generalesdel Sistema de Abastecimiento.

Resolucin Jefatural N 335-90-INAP/DNA, Manual de Administracin de

Almacenes para el Sector Pblico Nacional.

IV. ALCANCE

Las normas contenidas en la presente Directiva, sern de aplicacin de la

Oficina deAdministracin y Finanzas, Unidad de Logstica, Almacn
Central, todos losAlmacenes Perifricos.

V. NORMAS
A. NORMAS GENERALES
1. El Almacn es un rea fsica seleccionada bajo criterio y tcnicas

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adecuadas, destinada a la custodia y conservacin de los bienes que van a

emplearse en la diferentes Obras. Las actividades que en l se realizan
esencialmente son las que corresponden a los Procesos Tcnicos de
Abastecimiento.

2. La Unidad de Logstica tendr a su cargo la Organizacin

Implementacinde uno ms Almacenes Perifricos, de acuerdo a los
frentes de TrabajoExistentes para la Custodia temporal de los Bienes que
administra.

3. Es responsabilidad de la Unidad de Logstica Almacn Central :

a. Presenciar, verificar y suscribir la Conformidad sobre el Ingreso y

Egreso de Bienes.

b. Proteger y Controlar

c. Velar por la Seguridad y mantenimiento del Local y Equipos de los

Almacenes.

d. Emitir Mensualmente los reportes del Movimiento Mensual de Bienes

delos Diferentes Almacenes Perifricos.

4. Son Factores a considerar en la Seleccin y Organizacin de los Locales

para los Almacenes Perifricos los siguientes:

a. rea Requerida.- Debe permitir que las operaciones que en ella se

realicen se efecten en un rea Fsica Adecuada, sin que tropiece con
inconvenientes por Falta de Espacio. Se determina en base a la
Cantidad y Volumen de los Bienes; tomando en cuenta sobre todo la
Magnitud de la Obra.

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b. Seguridad .- El lugar Geogrfico y el Local deben reunir condiciones

que eviten el deterioro merma ocasionado por Agentes Atmosfricos,
as como preservar la Integridad Humana y Fsica ante acciones de
terceros de desastres naturales.

c. Infraestructura Disponible .- Considerar reas edificaciones que por

sus caractersticas resulten apropiadas y que adems el Costo de
Acondicionamiento resulte econmico.

5. Los Almacenes Perifricos contarn con muebles y equipos necesarios

para efectuar la conservacin, manipulacin, proteccin y control de los
bienes en custodia. En la seleccin del mobiliario y equipo se tomara en
cuenta:

a. Caractersticas de los bienes; a fin de rodearlos de las condiciones que

necesitan para su conservacin

b. Naturaleza del trabajo en lo que se refiere a:

- Necesidad de Mobiliario y Equipos

- Tiempo de duracin de la Obra
- Factores relacionados con la capacidad del piso, humos,humedad, calor,
fro, suciedad, etc.

c. Requerimientos de seguridad, analizar y valorar el Equipo de Seguridad

con el mismo cuidado que se da a cualquier otro Equipo:

- Eleccin de Extintores apropiados para combatir siniestros que se

puedan producir; y darle la instalacin adecuada.

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6. La Distribucin y Clasificacin de los Espacios en las Zonas de

Almacenajedebe ser cuidadosamente estudiada, poniendo especial
atencin en dar alos bienes una clasificacin adecuada que agrupe en
secciones anaqueles correlativos a aquellos que guarden cierta
semejanza:

a. Espacio Disponible
b. Cantidad prevista de bienes por almacenar
c. Cantidad de Clase de Bienes
d. Manipulacin que necesitan
e. Caractersticas del Mobiliario y Equipos necesarios para su
conservacin
f. Seguridad que hay que proporcionarles
g. Control que necesitan

7. En almacenes cuyo tamao no permite una fcil ubicacin del Lugar en

quese encuentran los Bienes, se colocar en una parte visible del mismo,
elplano de la distribucin de espacios de la zona de almacenaje. Cada
seccin ambiente tendr un nmero smbolo que identifique su
Ubicacin y el material que en ellos se encuentran almacenados.

B. NORMAS ESPECIFICAS
PROCESO DE ALMACENAMIENTO
El almacenamiento es un Proceso Tcnico del Abastecimiento
1. Recepcin.-
A. Consiste en la Secuencia de Operaciones que se desarrollan a partir
del momento que los bienes han llegado al Almacn, previa verificacin
(cantidad, peso, medida, etc).

B. La recepcin se efecta teniendo a la vista los documentos de recibo

(Guas de Recepcin otro documento anlogo)

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C. Las operaciones concernientes a la recepcin se ejecutar de acuerdo

a lo siguiente:

a) Examinar, verificar (Cantidad, Peso, Medidas, etc.) en presencia

de la persona responsable de la entrega de los bienes, a fin deinformar
sobre cualquier anormalidad.

b) Controlar, contar, pesar y asegurarse de anotar las discrepancias

encontradas en documentos de recibo.

c) Anotar en la documentacin de recibo:

- Nombre de la persona que hace la entrega
- Nombre de la persona que recibe la mercadera
- Nmero de placa del vehculo utilizado en el transporte
- Fecha y Hora de Recepcin

2. Internamiento.- Comprende acciones para la Ubicacin de los Bienes en

los lugares previamente asignados. Se ejecutarn las Labores siguientes:

A. Agrupar los bienes, segn su tipo, dimensin, etc.

B. Ubicar los bienes en el lugar que previamente se les ha designado en la

zona de almacenaje. Se har de tal manera que su identificacin seagil y
oportuna.

C. Se evitar dividir un grupo de bienes el mismo tipo en zonas de

almacenaje distinto.

3. Registro y Control.-
Ubicados los bienes en las zonas de almacenaje, se
proceder a registrar su ingreso en la Tarjeta de Control Visible (Bincard),

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la misma que ser colocada junto al grupo de bienes registrados.

4. Custodia .-
A. Proteccin de los Bienes, est referida a los tratamientos especficos
que sean necesarios, a fin de protegerlos de elementos naturales coma
la humedad, luz, lluvia, etc.

B. Proteccin del local de almacn, a las reas fsicas destinadas a servir

de almacn se les debe de rodear de medios necesarios para proteger
a las personas, el material almacenado, mobiliario, equipos y las
instalaciones mismas, de riesgo interno y externo. Para tal efecto se
tomarn medidas a fin de evitar:

a. Robos Sustracciones
b. Acciones de Sabotaje
c. Incendios
d. Inundaciones, etc.

C. Proteccin al personal de almacn, se debe contemplar todos los

aspectos de proteccin al personal por los daos que puedan causar a
su integridad fsica, con tal fin se le dotar de los equipos e
implementos necesarios para la adecuada manipulacin de materiales.
As mismo, se disearan planes de seguridad que contemplarn
programas de evaluacin y primeros auxilios para casos de siniestros
(Incendios, Terremotos, Inundaciones) y de entrenamiento en el manejo
de equipos de seguridad.

INVENTARIO FISICO DE ALMACEN

Es una forma de verificacin fsica que consiste en constatar la existencia
ypresencia real de los bienes almacenados, apreciar su estado de
conservacino deterioro y condiciones de seguridad.

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La Unidad de Logstica realizara inventarios inopinados peridicamente a

losalmacenes perifricos.

1. Tipo de Inventario:

- Inventario Masivo.- incluye a todos los bienes almacenados, forma parte

del Inventario Fsico General que comprende la verificacin fsica de
bienes en uso y de almacn. Se efecta como mnimo Dos Veces por
Ao (Semestral).

- Inventario Selectivo .- Comprende a un Grupo de Bienes previamente

seleccionados. Se realiza peridicamente cada vez que sea necesario
comprobar que los registros de STOCK se mantiene al da completos y
exactos, y verificar que las existencias fsicas concuerden con sus
registros de las Tarjetas de Control Visible de Almacn (Bincard).

- Los Almaceneros no tendrn participacin directa en los Inventarios,

solointervendrn para indicar el lugar en que se encuentran ubicados los
bienes.

- Los Almacenes Perifricos, ser dotado de medios adecuados como

Winchas, Calibradores, Metros, Balanzas (Romanas), etc., que permitir
certificar las medidas, denominaciones, pesos, cdigos, etc.

REGISTRO Y CONTROL DE EXISTENCIAS

Consiste en un sistema de registros y reportes en los que se consignan
datossobre Ingresos y Salidas de bienes del Almacn. Los Registros y
reportes seelaborarn en forma manual y mediante procesos automticos
de datos; en elprimer caso se emplear tarjetas y formularios y en el
segundo se utilizar eldiseo de los mismos.

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El Registro y control de existencias se realiza en los documentos

siguientes:

- Tarjetas de control visible de almacn

- Resumen mensual del movimiento de almacn

- Conciliacin mensual del movimiento de los almacenes los Documentos

fuente para efectuar los registros son:
a) Guas de Remisin recepcin de bienes
b) Notas de requisicin

VI. MECANICA OPERATIVA

PROCEDIMIENTO A SEGUIR AL RETIRAR LOS BIENES DE ALMACEN
CENTRAL

1. Al retirar los bienes de Almacn Central, destinados a los almacenes

perifricos,el administrativo de los diferentes rganos de la Institucin,
firma la PECOSA,sealando el frente y el nombre del Almacenero que
recepcionar dichos bienes.
De inmediato elaborar una gua de Remisin Recepcin de bienes en
Originaly 4 copias.

Distribucin :
Original: Almacn Perifrico para retornar con firma de Recepcin y con
elInforme Mensual de Movimiento de Almacn.

1er Copia :Administrativo de los diferentes rganos de la Institucin con

firmade recepcin del conductor

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2da Copia: Almacn Central , con firma recepcin del Conductor y

Almacenero.

3ra Copia: El conductor, para su descargo a su Retorno del Almacn

perifrico,cambiar por la copia con recepcin conforme en obra.

4ta Copia: Vigilancia

La Gerencia de Obras, Gerencia de Estudios y Proyectos y Unidad de
EquipoMecnico, informar peridicamente a la Unidad de Logstica
(Almacn yPatrimonio), sobre los frentes de trabajo implementados
sealando:
Nombre del Ingeniero Residente responsable, as como tambin el
almaceneroy/o guardin.

De igual manera responsabilizaran a sus administrativos, para que

mantengan alda y debidamente sustentada la informacin de bienes que
retiran de AlmacnCentral y Patrimonio.

El personal postulante para el cargo de almacenero, ser propuesto por la

Oficina de Administracin y Finanzas, previa seleccin. de la Unidad de
Recursos Humanos en coordinacin con la Unidad de Logstica y
depender enforma directa de la unidad de Logstica - Almacn Central.

Los Almaceneros o Guardianes designados debern recibir en el Almacn

Central una capacitacin y orientacin sobre los procedimientos y normas
defuncionamiento de almacenes.

El Encargado del Almacn Central, har una evaluacin continua de los

almaceneros, recomendando su CESE si fuera necesarios en caso de no
cumplircon su trabajo.

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PROCEDIMIENTO A SEGUIR AL RECEPCIONAR LOS BIENES EN LOS

ALMACENES PERIFERICOS

1. Recepcionar los bienes con guas de remisin, donde se indique en

forma clarael Nro., Fecha, Procedencia, Persona que Entrega, Conductor y
Detalle; lamisma que la firmar anotando las observaciones a que hubiera
lugar. En casode llegar bienes sin documento. El Almacenero esta
obligado a elaborar la guade recepcin, considerando lo antes sealado.

2. Apertura una tarjeta de control visible de almacn (Bincard), por cada

bieningresado, tomando en cuenta lo detallado en el documento de
entrega,procurando ser claro y especifico. Cada Egreso de bienes se
registrar en estaTarjeta, con la fecha y numero de la Nota de Requisicin.
Se dar salida a losbienes de acuerdo a su llegada.

3. A la llegada de cada bien es obligacin de todo almacenero de revisar

minuciosamente su cantidad, peso, calidad, medida, cdigo patrimonial,
etc. Encaso de merma en cantidad y peso, anotar las observaciones y
elaborar uninforme al respecto.

4. La salida de bienes se har utilizando el formato nota de requisicin en

Original yDos Copias debidamente numeradas

Original : Ira adjunta al Informe de Movimiento Mensual

1er. Copia : Para Archivo del Almacn Perifrico
2da. Copia : Para la Persona que retiro los bienes

5. Mensualmente elaborar y Remitir al Almacenes Central la

informacin debienes en el formato resumen mensual del movimiento de
almacn perifrico,sustentando con documentos los Ingresos y Egresos,

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adjuntando los mismos alinforme. Este informe ser agrupado a los tipos
de bienes segn la clasificacinsealada en el Almacn Central.

6. De igual manera la informacin del Rubro de Combustible, ser

sustentada conla documentacin necesaria para su verificacin exacta de
los datos.

7. Si se remitieran bienes a otro almacn perifrico se elaborar Gua de

Remisin
- Recepcin de bienes y ambos almaceneros incluiran esta informacin en
susrespectivos resmenes mensuales.

8. Los Almaceneros estn obligados a presenta puntualmente todos los

meses lainformacin (Ultimo da mes ), caso contrario se le
responsabilizar por cualquieranomala y a solicitud del rea se le podr
incluso Retener sus RemuneracionesMensuales hasta que regularice su
movimiento de bienes por ser de suresponsabilidad.

9. Realizar Inventarios Iniciales recepcionar previa verificacin Fsica del

UltimoMovimiento de Almacn, del almacenero saliente; esto en caso
muy urgente,siempre en coordinacin con el Almacn Central (Caso del
cese inmediato accidente grave del almacenero). Se debe tomar en
cuenta en la informacin, lasinstalaciones, con sus muebles, enseres y
otros.

10. Los Almaceneros debern aperturar un cuaderno de cargos, para el

control deherramientas, vestuario que entregue al personal, lo cual por
ser entrada y salidano deber figurar en el resumen e informe mensual,
pero llevar estricto controlpara la recuperacin de los mismos y para
verificar su estado o conservacin.

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11. Los Almaceneros esta obligado a entregar al personal cesado en obra,

cuandono adeuden bienes, una constancia, la misma que contar con el
Visto Bueno del Ing.Residente, Patrimonio, y Almacn Central, la cual
servir para que cobren suliquidacin. En el caso que exista personal que
tenga pendiente la entrega oregularizacin de bienes, el almacenero
remitir por escrito por radio uninforme detallando los nombre y bienes
que adeuden, caso contrario los faltantessern su responsabilidad.

12. Cuando se traslade personal de un frente a otro, esta obligado a exigir

queinternen los bienes a su cargo y efectuar el descargo correspondiente.

13. Los almaceneros debern tener cuidado en el llenado de los formatos

y tarjetasBincard, evitando en lo posible borrones y adulteraciones.

14. Toda la informacin emitida por los almaceneros deber ser veraz,
caso contrariode detectar falsedad en la misma se informar a los
rganos superiores para lassanciones que el caso requiera.

15. Es responsabilidad directa del almacenero:

- Presenciar, Verificar y suscribir la conformidad sobre el ingreso de bienes

- Proteger y controlar las existencias en custodia
- Coordinar la oportuna reposicin del STOCK
- Mantener un pizarrn con la informacin al da del stock de los bienes
quetiene ms salida
- Deber mantener al da sus tarjetas Bincard y sus archivos respectivos
- Deber contar con los siguientes archivos y files
a) File de Guas de Remisin Recepcin Bienes
b) File de Notas de Requisicin
c) File de Resumen Mensual Movimiento Almacn
d) File de Guas y Notas en Transito (max. 1 da)

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e) Archivo de Resumen Mensual Movimiento Mensual de Almacn

16. Al concluir la obra los Almacenes Perifricos sern desactivados

debiendo elalmacenero con el Ingeniero Residente y un representante
designado por laUnidad de Logstica, efectuar un inventario de los saldos
existentes y entregarlosal Almacn Central.

VII. RESPONSABILIDAD
- Son responsables del cumplimento de la presente Directiva la Oficina de
Administracin y Finanzas, Unidad de Logstica, Patrimonio, Almacn
Central,Almacenes Perifricos, Gerencia de Lnea, Ingenieros Residentes.

ENTIDAD
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NOTA DE REQUISICION

No. 000001

Fecha ___________________20___

Solicitado por_________________________________________________

Destino_______________________________________________________

CANTIDAD UND. MEDIDA DESCRIPCION

CONTROL VISIBLE ALMACEN

No_______________________

Articulo_____________________________________________________________
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Codigo_____________________________________________
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