Manual Normas Procedimientos Compras

MINISTERIO DE SALUD PBLICA Y ASISTENCIA SOCIAL
GERENCIA GENERAL ADMINISTRATIVO-FINANCIERA

GUATEMALA, C. A.
SISTEMA INTEGRADO ADMINISTRATIVO FINANCIERO

PARA UNIDADES EJECUTORAS DEL
MINISTERIO DE SALUD PBLICA Y ASISTENCIA SOCIAL
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE

COMPRAS
PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO DE LOS SERVICIOS DE SALUD PMSS-

BANCO INTERAMERICANO DE DESARROLLO BID-
COMPONENTE DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL
Guatemala, julio de 2006

NDICE
SISTEMA INTEGRADO ADMINISTRATIVO FINANCIERO

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS
Pgina
I. PRESENTACIN 1
II. OBJETIVOS 1
2.1. GENERAL 1
2.2. ESPECFICOS 1
III. NORMAS 2
3.1. GENERAL 2
3.2. ESPECFICOS 2
IV. NARRATIVA DE PROCEDIMIENTOS 3
4.1. PROCEDIMIENTO PARA LA EMISIN DE LA ORDEN DE COMPRA: DE

GASTOS DE MANTENIMIENTO Y OTROS GASTOS RECURRENTES
CONTRATADOS 3
4.2. PROCEDIMIENTO PARA LAS COMPRAS Y CONTRATACIONES

POR EL RGIMEN DE COMPRA DIRECTA Y EVENTOS DE
COTIZACIN 5
4.3. PROCEDIMIENTO PARA LA COMPRA O CONTRATACIN POR EL

RGIMEN DE LICITACIN PBLICA 7
4.4. PROCEDIMIENTO PARA LA COMPRA DE PRODUCTOS

FARMACUTICOS, DISPOSITIVOS MDICOS, ALIMENTOS INFANTILES
Y FRMULAS SUCEDNEAS POR CONTRATO ABIERTO 10
4.5. PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIN DE VALE DE FONDO

ROTATIVO INTERNO 12
V. FLUJOGRAMAS 13
5.1. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA EMISIN DE LA

ORDEN DE COMPRA: DE GASTOS DE MANTENIMIENTO Y OTROS
GASTOS RECURRENTES CONTRATADOS 13
5.2. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LAS COMPRAS Y

CONTRATACIONES POR EL RGIMEN DE COMPRA DIRECTA Y
EVENTOS DE COTIZACIN 14
5.3. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA COMPRA O
CONTRATACIN POR EL RGIMEN DE LICITACIN PBLICA 15
5.4. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA COMPRAS DE

PRODUCTOS FARMACUTICOS, DISPOSITIVOS MDICOS,
ALIMENTOS INFANTILES Y FRMULAS SUCEDNEAS POR
CONTRATO ABIERTO 16
5.5. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIN DE

VALES DE FONDO ROTATIVO INTERNO 17
VI. FORMATOS E INSTRUCTIVOS 18
6.1. FORMULARIO ORDEN DE COMPRA E INSTRUCTIVO 18

MINISTERIO DE SALUD PBLICA Y ASISTENCIA SOCIAL, GUATEMALA, C. A.
SISTEMA INTEGRADO ADMINISTRATIVO FINANCIERO PARA UNIDADES EJECUTORAS DEL MSPAS
I. PRESENTACIN
La principal funcin del rea de Compras es mantener el abastecimiento de los insumos, en los
niveles adecuados, y esto se logra nicamente a travs de un buen sistema de comunicacin y control, a
fin de conocer las necesidades reales e inmediatas de la Unidad Ejecutora y establecer una planificacin
oportuna de las necesidades que tiene que cubrir durante el perodo.
Otro aspecto importante es que dentro del Sistema Integrado Administrativo Financiero SIAFI-, la
compra, constituye el inicio de la ejecucin presupuestaria al reservar fondos del presupuesto aprobado
para la adquisicin de un bien o servicio, sta es conocida como la etapa del compromiso; dicho
compromiso se formaliza a travs de la orden de compra autorizada que es entregada al proveedor.
Dichas adquisiciones de bienes y servicios son llevadas a cabo mediante procesos de contratacin
pblica, por lo que en el sector pblico se ha establecido como marco legal de aplicacin la Ley de
Contrataciones del Estado y su Reglamento; adicionalmente para el Ministerio de Salud Pblica y
Asistencia Social, el Departamento de Adquisiciones y Mantenimiento DAM- establece con ms detalle
la normativa interna a seguir, para lograr el buen funcionamiento y eficiencia que demandan los servicios
de Salud; dichas normas se orientan hacia el control interno y la transparencia en las adquisiciones de los
insumos.
El Manual de Normas y Procedimientos de Compras contribuye a la estandarizacin de los

procesos relacionados a las compras de bienes y/o contratacin de servicios en las reas de Salud,
Hospitales y Dependencias Tcnico Normativas, y en su elaboracin se ha tomado en consideracin
como un complemento, las normas creadas por el DAM, de tal forma que no sean contrarias a stas.
II. OBJETIVOS
2.1. GENERAL
Describir las normas y procedimientos para las adquisiciones de bienes y/o contrataciones de
servicios, de las reas de Salud, Hospitales y Dependencias Tcnico Normativas.
2.2. ESPECFICOS
a) Permitir que los procedimientos del rea de compras tengan congruencia con la Ley de
Contrataciones del Estado y las normas emitidas por el Departamento de Adquisiciones y
Mantenimiento DAM-.
b) Facilitar la comprensin de los diferentes procesos en las reas de Salud, Hospitales y

Dependencias Tcnico Normativas.

- 1 -
III. NORMAS
3.1. GENERAL
Corresponde exclusivamente a Compras de las reas de Salud, Hospitales y Dependencias

Tcnico Normativas, la compra de bienes y/o la contratacin de servicios.
3.2. ESPECFICAS
a) Es obligatoria la aplicacin de la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, en los

aspectos relacionados a la compra de bienes y/o contratacin de servicios, por lo que en ningn
caso este manual es superior a dicha ley y su reglamento.
b) El rea de Compras de cada Unidad Ejecutora, es la que tiene a su cargo los requerimientos
directos de compras y contrataciones ante los proveedores. Por lo tanto, es prohibido que los
Departamentos, Secciones, Servicios Mdicos y de Apoyo del Hospital hagan dichos
requerimientos.
c) El Jefe de Compras de la Unidad Ejecutora es responsable de velar por el cumplimiento de las

normas descritas en el presente manual, Ley de Contrataciones del Estado y Normas DAM
vigentes.
d) El origen de la compra est determinado por las solicitudes de pedido y por el anlisis de los
niveles mnimos y mximos de existencia, los consumos y el punto de reorden, lo que da como
resultado el inicio del proceso de compra.
e) La Gerencia Administrativa Financiera juntamente con el Jefe de Compras de la Unidad Ejecutora,

son responsables de elaborar la programacin de los procesos de compras para que los mismos
se realicen sin contratiempos.

- 2 -
IV. NARRATIVA DE PROCEDIMIENTOS
4.1. PROCEDIMIENTO PARA LA EMISIN DE LA ORDEN DE COMPRA: DE GASTOS DE

MANTENIMIENTO Y OTROS GASTOS RECURRENTES CONTRATADOS
Los gastos de mantenimiento y otros gastos que peridicamente son cancelados por la Unidad
Ejecutora deben incluir la Orden de Compra, y su elaboracin debe realizarse oportunamente para
cumplir con las fechas de pago establecidas en el contrato.
No. RESPONSABLE DESCRIPCIN
1. Jefe de Compras a) Recibe la solicitud de pedido, elaborado de acuerdo

con las Normas DAM vigentes.
b) Consulta si los servicios solicitados estn incluidos

en el Plan de Compras, si no estn incluidos
traslada por medio de conocimiento al Gerente
Administrativo Financiero quien en coordinacin con
la Direccin Ejecutiva analiza la solicitud; si no
procede, devuelve para que comunique a la unidad
solicitante; si procede, confirma la contratacin y
devuelve al Jefe de Compras para que contine con
el trmite de la misma y ajuste el Plan de Compras.
c) En caso de que no exista un Plan de Compras

(porque est en proceso su implementacin),
solicitante; si procede, confirma la contratacin.
d) Elabora la orden de compra, detallando el servicio

de acuerdo al contrato, firma; y
e) Traslada a Presupuesto para el registro de la etapa

del comprometido.
2. Auxiliar de Presupuesto a) Recibe la orden de compra, verifica la disponibilidad

presupuestaria y registra la etapa del comprometido
en los formatos de Registro de la Ejecucin
Presupuestaria.
b) Si no existe disponibilidad presupuestaria en el

momento que se presenta la orden de compra,
devuelve a Compras para que notifique a la unidad
solicitante que realice la gestin de la modificacin
presupuestaria, ante la Gerencia Administrativa

- 3 -
Financiera de la Unidad Ejecutora.
c) Traslada la orden de compra al Jefe de

Presupuesto.
3. Jefe de Presupuesto a) Firma y sella la orden de compra en la parte del

formulario que indica que ya se registr el
compromiso, avalando de esta manera la afectacin
presupuestaria; quedndose con copia para el
archivo correspondiente; y
b) Traslada la orden de compra a Compras (original y

dos copias).
4. Jefe de Compras Recibe la orden de compra y realiza la gestin para

obtener las firmas del Gerente Administrativo Financiero
y del Director, posteriormente traslada:
a) Original al proveedor.
b) Copia al Departamento o Seccin encargado del

servicio para la recepcin del mismo; y
c) Copia para el archivo.

- 4 -
4.2. PROCEDIMIENTO PARA LAS COMPRAS Y CONTRATACIONES POR EL RGIMEN DE

COMPRA DIRECTA Y EVENTOS DE COTIZACIN
Las compras directas y los eventos de cotizacin que se encuentren en este rango de acuerdo a la
normativa vigente, debern constar de una solicitud de pedido autorizada por el Gerente Administrativo
Financiero y aprobada por el Director de la Unidad Ejecutora; adems todo proceso deber realizarse
conforme a la Ley de Contrataciones del Estado y las Normas DAM vigentes.
1. Jefe de Compras a) Recibe la solicitud de pedido de bienes y/o servicios,

elaborado de acuerdo con las Normas DAM
vigentes.
b) Consulta si los bienes y/o servicios solicitados estn

incluidos en el Plan de Compras, si no estn
incluidos traslada por medio de conocimiento al
Gerente Administrativo Financiero quien en
coordinacin con la Direccin Ejecutiva analiza la
solicitud; si no procede, devuelve para que
comunique a la unidad solicitante; si procede,
confirma la compra y devuelve al Jefe de Compras
para que contine con el trmite de la misma y
ajuste el Plan de Compras.

solicitante; si procede, confirma la compra.
d) Realiza el proceso de acuerdo a lo establecido en la

Ley de Contrataciones del Estado y las Normas
DAM vigentes.
e) Elabora la orden de compra detallando el producto o

servicio a comprar de acuerdo a lo indicado en la
solicitud de pedido y/o el proceso realizado, firma; y
f) Traslada a Presupuesto para el registro de la etapa

del comprometido.

Presupuestaria.

- 5 -

c) Traslada la orden de compra al Jefe de

Presupuesto.


dos copias).
(Peridicamente debe revisar el registro del compromiso

Presupuestaria)
4. Jefe de Compras Recibe la Orden de Compra y realiza la gestin para

y del Director Ejecutivo de la Unidad Ejecutora,
posteriormente traslada:
a) Original al proveedor para que realice el despacho

del producto o la prestacin del servicio, segn las
caractersticas indicadas en dicha orden.
b) Copia a Almacn o Mantenimiento, segn

corresponda, para que tenga conocimiento de los
productos o servicios que el proveedor debe
entregar en las bodegas o realizar en las
instalaciones de la Unidad Ejecutora
c) Copia para archivo; y
d) Traslada expediente del evento de cotizacin a

Contabilidad.

- 6 -
4.3. PROCEDIMIENTO PARA LA COMPRA O CONTRATACIN POR EL RGIMEN DE LICITACIN

PBLICA
Cuando las compras o contrataciones de bienes, suministros y obras excedan de Q900,000.00

deber hacerse por licitacin pblica, de acuerdo a lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado
y las Normas DAM vigentes.
1. Jefe de Compras a) Recibe la solicitud de pedido de bienes o servicios,

elaborado de acuerdo a las Normas DAM vigentes.

incluidos en el Plan de Compras, si no estn
incluidos traslada por medio de conocimiento al
Gerente Administrativo Financiero quien en
coordinacin con la Direccin Ejecutiva analiza la
solicitud; si no procede, devuelve para que
comunique a la unidad solicitante; si procede,
confirma la compra y devuelve al Jefe de Compras
para que contine con el trmite de la misma y
ajuste el Plan de Compras.

d) Gestiona ante Presupuesto el registro de la

provisin del gasto a realizar por un monto estimado
(Precompromiso), quien informar por escrito a
travs de un oficio la existencia de la disponibilidad
presupuestaria. Si no existe disponibilidad
presupuestaria en el momento que se presenta la
solicitud de pedido, devuelve a Compras para que
notifique a la unidad solicitante que realice la gestin
de la modificacin presupuestaria, ante la Gerencia
Administrativa Financiera de la Unidad Ejecutora.
e) Traslada al Departamento de Adquisiciones y

Mantenimiento (DAM) del Ministerio de Salud
Pblica y Asistencia Social, la solicitud de pedido y
el oficio de Presupuesto, donde indica que existe la
disponibilidad presupuestaria, para que efecte la
gestin inicial de la compra o contratacin.

- 7 -
2. Departamento de Adquisiciones y a) Recibe de la Unidad Ejecutora la solicitud de pedido

Mantenimiento DAM- Nivel Central y el oficio que indica que existe disponibilidad
del MSPAS presupuestaria, para el inicio del trmite de la
licitacin pblica.
b) Realiza las bases de licitacin, estableciendo los

requisitos, la aprobacin de los documentos y en
general toda la gestin del proceso (previo a la
elaboracin de la orden de compra), observando lo
establecido en la Ley de Contrataciones del Estado
y su Reglamento en lo referente al Rgimen de
Licitacin; y
c) Una vez realizada la actividad descrita traslada a la

Unidad Ejecutora para que contine con el proceso.
3. Jefe de Compras a) Elabora la orden de compra de acuerdo a las

especificaciones detalladas en el contrato
administrativo (si son servicios referirse al
procedimiento indicado en el numeral 4.1), firma; y
b) Traslada dicha orden a Presupuesto para el registro

de la etapa del comprometido.
4. Auxiliar de Presupuesto a) Recibe la orden de compra, reversa el

precompromiso y registra la etapa del comprometido
Presupuestaria; y
b) Traslada al Jefe de Presupuesto


dos copias).
(Peridicamente debe revisar dichos formatos)

- 8 -

a) Original al proveedor para que realice el despacho

del producto o la prestacin del servicio, segn las
caractersticas indicadas en dicha orden.
b) Copia a Almacn o Mantenimiento, segn

corresponda, para que tenga conocimiento de los
productos o servicios que el proveedor debe
entregar en las bodegas o realizar en las
instalaciones de la Unidad Ejecutora
c) Copia para archivo; y
d) Traslada el expediente de licitacin a Contabilidad.
Observacin: cuando se trata de servicios, debe existir coordinacin con el Departamento de

Mantenimiento para la ejecucin del contrato.

- 9 -
4.4. PROCEDIMIENTO PARA LA COMPRA DE PRODUCTOS FARMACUTICOS, DISPOSITIVOS

MDICOS, ALIMENTOS INFANTILES Y FRMULAS SUCEDNEAS Y OTROS POR
CONTRATO ABIERTO
El contrato abierto segn la definicin del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado,
contenida en el artculo 25 indica que Es administrado por el Ministerio de Finanzas Pblicas a travs de
la direccin de Adquisiciones y consiste en solicitar mediante convocatoria pblica, la oferta de precios de
los bienes de uso general y constante que necesite el Sector Pblico o de considerable demanda que sea
requerido por dos o ms Instituciones del Estado y sus entidades descentralizadas con destino al
cumplimiento de sus programas de trabajo, teniendo en cuenta la compra por volumen que incide en
mejores precios y la normalizacin de especificaciones que hacen ms econmica y prctica la
adquisicin de bienes, su uso y mantenimiento.
Las compras por este sistema se efectan a los proveedores incluidos en los listados
proporcionados por la Direccin Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado (DNCAE) del
Ministerio de Finanzas Pblicas.
La compra de medicamentos (rengln 266), dispositivos mdicos (rengln 295) y alimentos y

frmulas sucedneas (rengln 211), debe estar respaldada por el dictamen tcnico del Equipo de
Anlisis de Suministros (rea de Salud) o el Comit de Farmacoterapia (Hospitales) segn corresponda.
1. Jefe de Compras a) Recibe la solicitud de pedido elaborada de acuerdo

a la normativa legal vigente.
b) Consulta si los bienes solicitados estn incluidos en

el Plan de Compras, si no estn incluidos traslada
por medio de conocimiento al Gerente
solicitante; si procede, confirma la compra y
devuelve al Jefe de Compras para que contine con
el trmite de la misma y ajuste el Plan de Compras.

d) Elabora la orden de compra con base a la solicitud

de pedido, firma; y
e) Traslada a Presupuesto para el registro de la etapa

del comprometido.

- 10 -

Presupuestaria.

c) En caso de haber afectado la etapa del

comprometido traslada la orden de compra al Jefe
de Presupuesto.


dos copias).
(Peridicamente debe revisar el registro del compromiso

Presupuestaria)

a) Original al proveedor para el despacho

correspondiente.
b) Copia a Almacn para que tenga conocimiento de

los productos que el proveedor debe entregar en las
bodegas de la Unidad Ejecutora; y
c) Copia para archivo.

- 11 -
4.5. PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIN DE VALE DE FONDO ROTATIVO INTERNO
El vale de fondo rotativo interno respalda una cantidad de dinero que se entrega para la compra de
bienes y/o contratacin de servicios, debido a que ciertos proveedores o beneficiarios requieren el pago
inmediato en el momento de la entrega de los bienes o servicios, por lo tanto se genera el vale para que
despus de realizado el gasto se efecte la liquidacin del mismo en el tiempo establecido.
Para Compras los pasos a seguir para liquidar dichos vales son los siguientes:
Liquidacin del vale de FRI

1. Compras a) Recibe de Tesorera el cheque y la orden de compra
b) Entrega el cheque al proveedor o beneficiario, previa

verificacin de la recepcin del bien o la prestacin del
servicio solicitado.
c) Gestiona ante Almacn la Constancia de Ingreso a

Almacn y a Inventario y/o ante Mantenimiento el Acta
de Recepcin del Servicio, segn corresponda.
d) Gestiona ante Contabilidad el registro del devengado; y
e) Liquida el vale de Fondo Rotativo Interno ante Tesorera.

- 12 -
V. FLUJOGRAMAS
5.1. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA EMISIN DE LA ORDEN DE COMPRA: DE

GASTOS DE MANTENIMIENTO Y OTROS GASTOS RECURRENTES CONTRATADOS
GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA

REAS DE SALUD, HOSPITALES Y DEPENDENCIAS TCNICO NORMATIVAS
EMISIN DE LA ORDEN DE COMPRA: DE GASTOS DE MANTENIMIENTO Y OTROS GASTOS RECURRENTES CONTRATADOS
JEFE DE COMPRAS * AUXILIAR DE PRESUPUESTO JEFE DE PRESUPUESTO

No.
DE LA UNIDAD EJECUTORA DE LA UNIDAD EJECUTORA DE LA UNIDAD EJECUTORA
Inicio
a) Recibe la solicitud de pedido
b) Consulta si lo solicitado est incluido

en el Plan de Compras, si no est
incluido traslada por conocimiento al
Gerente Administrativo Financiero
quien en coordinacin con la Direccin
analiza; si no procede, devuelve para
que comunique a la unidad solicitante;
si procede, confirma la contratacin y
devuelve al Jefe de Compras que
contine con el trmite y ajuste el Plan
1. de Compras.
c) Si no existe un Plan de Compras,

traslada por conocimiento al Gerente
Administrativo Financiero quien en a) Recibe la orden de compra verifica
coordinacin con la Direccin analiza; disponibilidad presupuestaria y registra el
si no procede, devuelve para que comprometido
comunique a la unidad solicitante; si
procede, confirma la contratacin. b) Si no existe disponibilidad
presupuestaria en el momento que se
d) Elabora la orden de compra y firma presenta la Oc, devuelve a Compras para
dicha orden; y que notifique a la unidad solicitante que
realice la gestin de modificacin
e) Traslada a Presupuesto para el presupuestaria ante la Gerencia
registro del comprometido Administrativa Financiera
2.
c) Traslada la Oc al Jefe de Presupuesto a) Firma y sella la orden de compra y
3. se queda con copia para el archivo; y
b) Traslada la orden de compra a

Compras (original y dos copias)
Recibe la Oc y realiza la gestin para
obtener las firmas y traslada:
a) Original al proveedor
4.
b) Copia al Departamento o Seccin
encargado del servicio; y
c) Copia para el archivo
Fin
* o la persona que delegue

- 13 -
5.2. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LAS COMPRAS Y CONTRATACIONES POR EL

RGIMEN DE COMPRA DIRECTA Y EVENTOS DE COTIZACIN

COMPRAS Y CONTRATACIONES POR EL RGIMEN DE COMPRA DIRECTA Y EVENTOS DE COTIZACIN

ALMACN O
JEFE DE COMPRAS * PRESUPUESTO
No. PROVEEDOR MANTENIMIENTO
DE LA UNIDAD EJECUTORA UNIDAD EJECUTORA
U. EJECUTORA
Inicio
b) Consulta si los bienes y/o servicios

solicitados estn incluidos en el Plan de
Compras, si no estn incluidos traslada
por medio de conocimiento al Gerente
Administrativo Financiero quien en
coordinacin con la Direccin analiza; si no
procede, devuelve para que comunique a
1. la unidad solicitante; si procede, confirma
la compra y devuelve al Jefe de Compras
para que contine con el tramite y ajuste el
Plan de Compras
c) En caso que no exista un Plan de

Compras, traslada por medio de Auxiliar de Presupuesto:
conocimiento al Gerente Administrativo
Financiero quien en coordinacin con la a) Recibe la orden de compra,
Direccin analiza; si no procede, devuelve; verifica disponibilidad
2. si procede, confirma la compra presupuestaria y registra la etapa
del comprometido
d) Realiza el proceso de compra
b) Si no existe disponibilidad
e) Elabora la orden de compra, firma y presupuestaria en el momento que
se presenta la Oc, devuelve a
f) Traslada a Presupuesto para el registro Compras para que notifique a la
del comprometido unidad solicitante que realice la
gestin de la modificacin
presupuestaria
c) Traslada la orden de compras al

Jefe de Presupuesto
3. Jefe de Presupuesto:
a) Firma y sella la orden de

compra; quedndose con copia
para el archivo; y
b) Traslada la Oc a Compras
4. (original y dos copias)
Recibe la orden de compra y realiza
la gestin para obtener las firmas del a) Original de Oc
Gerente Administrativo Financiero y para despacho
del Director, posteriormente traslada:
b) Copia de Oc
para Almacn o
Mantenimiento
c) Copia
para d) Traslada expediente
archivo de evento a
Contabilidad
Fin
* O la persona que delegue

- 14 -
5.3. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA COMPRA O CONTRATACIN POR EL

RGIMEN DE LICITACIN PBLICA.

COMPRA O CONTRATACIN POR EL RGIMEN DE LICITACIN PBLICA
JEFE DE COMPRAS PRESUPUESTO DAM

No.
DE LA UNIDAD EJECUTORA * UNIDAD EJECUTORA NIVEL CENTRAL DEL MSPAS
INICIO

incluidos en el Plan de Compras, si no estn incluidos
Administrativo Financiero quien en coordinacin con la
Direccin analiza; si no procede, devuelve para que
comunique a la unidad solicitante; si procede, confirma
la compra y devuelve al Jefe de Compras para que
contine con el trmite y ajuste el Plan de Compras
c) En caso de que no exista un Plan de Compras,

1. Administrativo Financiero quien en coordinacin con la
Direccin analiza la solicitud, si no procede, devuelve
para que comunique a la unidad solicitante; si procede,
confirma la compra
d) Gestiona ante Presupuesto el registro del

Precompromiso; por su parte Presupuesto informar
por escrito la existencia de la disponibilidad
presupuestaria. Si no existe disponibilidad devuelve a
Compras para que notifique a la unidad solicitante e a) Recibe de la Unidad Ejecutora la
inicie el trmite de modificacin presupuestaria solicitud de pedido y oficio
e) Traslada al Departamento de Adquisiciones y b) Realiza las bases de licitacin,

Mantenimiento -DAM- del MSPAS, la solicitud de estableciendo los requisitos, la
pedido y el oficio de presupuesto aprobacin de los documentos y en
2. general toda la gestin del proceso
(previo a la elaboracin de la orden de
compra), observando lo establecido en
la Ley de Contrataciones del Estado y
su Reglamento; y
a) Elabora la orden de compra, firma y
3. c) Una vez realizada la actividad
b) Traslada dicha orden a Presupuesto para el registro descrita traslada a la Unidad Ejecutora
de la etapa del comprometido para que contine con el proceso
Auxiliar de Presupuesto
a) Recibe la orden de compra,
4. reversa el precompromiso y
registra la etapa del comprometido;
y
b) Traslada
Jefe de Presupuesto
5. compra, quedndose con copia
para el archivo; y

Compras (original y dos copias)
6. Recibe la orden de compra y realiza la gestin para

obtener las firmas del Gerente Administrativo
Financiero y del Director, posteriormente traslada: a) Original al
proveedor
d) Traslada evento
de licitacin a
c) Copia Contabilidad
para
archivo b) Copia al
Almacn o
Mantenimiento
FIN

- 15 -
5.4. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA COMPRA DE PRODUCTOS

FARMACUTICOS, DISPOSITIVOS MDICOS, ALIMENTOS INFANTILES Y FRMULAS
SUCEDNEAS Y OTRAS POR CONTRATO ABIERTO.

COMPRA DE PRODUCTOS FARMACUTICO, DISPOSITIVOS MDICOS, ALIMENTOS INFANTILES Y FRMULAS SUCEDNEAS Y

OTRAS POR CONTRATO ABIERTO
JEFE DE COMPRAS * AUXILIAR DE PRESUPUESTO JEFE DE PRESUPUESTO

No.
DE LA UNIDAD EJECUTORA DE LA UNIDAD EJECUTORA DE LA UNIDAD EJECUTORA
Inicio
b) Consulta si los bienes solicitados estn incluidos

en el Plan de Compras, si no estn incluidos
Administrativo Financiero quien en coordinacin
con la Direccin analiza la solicitud, si no procede,
devuelve para que comunique a la unidad
solicitante; si procede, confirma la compra y
devuelve al Jefe de Compras para que contine
1. con el trmite y ajuste el Plan de Compras
c) En caso de que no exista un Plan de Compras,

Administrativo Financiero quien en coordinacin a) Recibe la orden de compra,
con la Direccin analiza la solicitud; si no procede verifica la disponibilidad
devuelve para que comunique a la unidad presupuestaria y registra la etapa
solicitante; si procede, confirma la compra del comprometido
d) Elabora la orden de compra, firma y b) Si no existe disponibilidad en el
momento que se presenta la orden
e) Traslada a Presupuesto de compra, devuelve a Compras
para que notifique a la unidad
2.
solicitante que realice las gestin
de modificacin presupuestaria
c) Traslada al Jefe de Presupuesto

compra; quedndose con copia
3.
para el archivo correspondiente, y

Recibe la orden de compra y realiza la gestin para Compras (original y dos copias)
4.
obtener las firmas del Gerente Administrativo
Financiero y del Director, posteriormente traslada:
a) Original al
proveedor
c) Copia
para
archivo
b) Copia a
Almacn
Fin

- 16 -
5.5. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIN DE VALES DEL FONDO

ROTATIVO INTERNO.

LIQUIDACIN DE VALES DEL FONDO ROTATIVO INTERNO
No. COMPRAS DE LA UNIDAD EJECUTORA
Inicio
a) Recibe de Tesorera el cheque y la orden de compra
b) Entrega el cheque al proveedor o beneficiario, previa verificacin de la recepcin del bien o

servicio solicitado
1. c) Gestiona ante Almacn la Constancia de Ingreso a Almacn y a Inventario y/o ante

Mantenimiento el Acta de Recepcin del Servicio, segn corresponda
d) Gestiona ante Contabilidad el registro del devengado; y
e) Liquida el vale de fondo rotativo ante Tesorera
Fin

- 17 -
VI. FORMATOS E INSTRUCTIVOS
6.1. FORMULARIO ORDEN DE COMPRA E INSTRUCTIVO
REA DE SALUD, HOSPITAL, DEPENDENCIA TCNICO NORMATIVA

Direccin exacta
No. de telfono y NIT
Compras
ORDEN DE COMPRA
GENERALES
Cdigo U.E. Unidad Ejecutora: Fecha de emisin
No.
Lugar de entrega del producto o servicio: Depto. Solicitante No. de solicitud de pedido Dictamen Tcnico No.
DATOS DEL PROVEEDOR TIPO DE COMPRA y No.

Nombres y apellidos, denominacin o razn social:
Compra directa:
Direccin: NIT: Evento de cotizacin:
Licitacin:
No. de telfono: No. de Fax Correo electrnico Contrato abierto:
DETALLE
Unidad de Precio Q.
Cdigo
Descripcin Medida Cantidad Unitario Total
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
Cantidad en letras: Total (Q.) -
IMPORTANTE: El proveedor deber entregar la totalidad del suministro requerido en un perodo mximo de veinte (20) das hbiles a partir de la fecha de
recepcin de este documento, o en los trminos contractuales.
AFECTACIN PRESUPUESTARIA
PG SPG PY A/O REN UBG FTE NOMBRE DEL RENGLN MONTO Q.
Observaciones:
Registro del compromiso

rea para que el responsable del registro presupuestario
indiquen que ya registr la etapa del comprometido----->
Firma
Jefe de Compras Gerente Administrativo Financiero Director
Fecha: Fecha: Fecha:
Nombre: Nombre: Nombre:
Firma y Sello (elaborado) Firma y Sello (autorizado) Firma y Sello (Vo. Bo.)
Original: proveedor, Copias: Presupuesto, Almacn o Mantenimiento y Compras

- 18 -
Instructivo del formulario Orden de Compra
1) Denominacin del formulario

Orden de Compra.
2) Objetivo
Presentar el formulario autorizado para solicitar la compra de bienes y/o contratacin del servicio.
3) Responsabilidad
Es responsable de la elaboracin el Jefe de Compras, quien a travs de su firma al pie del
documento certifica que se ha verificado la correcta elaboracin del formulario, tambin son
responsables las autoridades que a travs de su firma autorizan y aprueban el formulario.
4) Distribucin
Original: para que el proveedor entregue juntamente con el producto en las bodegas de la Unidad
Ejecutora.
Copia: para Almacn para que tenga conocimiento de los productos que el proveedor debe
entregar en las bodegas o a Mantenimiento que tenga conocimiento de la prestacin del servicio.
Copia: para Presupuesto como respaldo del registro del compromiso efectuado.
Copia: para Compras para su archivo.
5) Instrucciones para el llenado del formulario
Parte superior del formulario

Esquina superior izquierda: rea destinada para el logotipo del rea de Salud, Hospital o
Dependencia Tcnico Normativa.
Encabezado: identifica en la primera lnea el nombre del rea de Salud, Hospital o Dependencia
Tcnico Normativa, luego debe anotar la direccin exacta de la Unidad Ejecutora, el nmero de
telfono y fax, el NIT (datos necesarios para el proveedor que factura la compra) y finalmente
anotar el departamento o unidad de Compras.
Ttulo del formulario: identifica la denominacin del formulario Orden de Compra.
Los datos generales del formulario son:

Cdigo U. E.: identifica el cdigo de la Unidad Ejecutora (rea de Salud, Hospital o Dependencia
Tcnico Normativa)
Unidad Ejecutora: identifica el nombre de la Unidad Ejecutora.
Fecha de emisin: corresponde a la fecha de elaboracin de la orden de compra.
No.: identifica el nmero de correlativo del formulario.
Lugar de entrega del producto o servicio: identifica el lugar donde el proveedor debe entregar el
producto o realizar el servicio.
Departamento solicitante: corresponde a la unidad que solicita los bienes o servicios.
No. de solicitud de pedido: corresponde al nmero de documento de solicitud de los bienes o
servicios.
Dictamen tcnico No.: identifica el nmero de dictamen tcnico emitido para la compra de
medicamentos (rengln 266), dispositivos mdicos (rengln 295) y alimentos y frmulas
sucedneas (rengln 211) avalado por el Equipo de Anlisis de Suministros (reas de Salud) o el
Comit de Farmacoterapia (Hospitales).
Los datos del proveedor son:

Nombres y apellidos, denominacin o razn social: identifica el nombre, denominacin o razn
social del proveedor.
Direccin: identifica la direccin completa de proveedor.
NIT: corresponde al nmero de identificacin tributaria del proveedor.
No. de telfono: identifica el nmero telefnico del proveedor.
No. de fax: identifica el nmero de fax del proveedor.
Correo electrnico: identifica la direccin de correo electrnico del proveedor.

- 19 -
El tipo de compra a efectuar:

Identifica el tipo de compra, si es compra directa debe anotar una equis (X), si es evento de
cotizacin, licitacin o contrato abierto debe anotar el No. en la casilla correspondiente.
Cuerpo central del formulario (detalle y afectacin presupuestaria)

Contiene el detalle de los productos que se solicitan al proveedor
Cdigo de adquisiciones: identifica el cdigo del producto solicitado de acuerdo al catlogo de
adquisiciones.
Descripcin: identifica el nombre del producto solicitado.
Unidad de medida: identifica la unidad de medida de lo solicitado, ejemplo, unidad, resma, galn,
libra, etc.
Cantidad: identifica la cantidad del producto solicitado.
Precio (Q.): identifica el precio unitario y el precio total del producto solicitado (resultado aritmtico
de multiplicar la cantidad y el precio unitario).
Total: identifica la sumatoria de los totales de cada producto solicitado.
Cantidad en letras: identifica el monto total de la orden de compra en letras.
Afectacin presupuestaria: identifica los cdigos de la estructura presupuestaria, el nombre del
rengln y el monto en Q. de los renglones de gasto afectados.
Parte inferior del formulario

Observaciones: identifica cualquier tipo de informacin adicional que sea importante indicar.
Registro del compromiso: identifica a travs de la firma del responsable de Presupuesto, que ya
se registr la etapa del compromiso en los formatos de Registro de la Ejecucin Presupuestaria
rea de autorizacin: identifica la fecha, nombre, firma y sello del Jefe de Compras, del Gerente
Administrativo Financiero y del Director del rea de Salud o del Hospital.

- 20 -

Manual Normas Procedimientos Compras

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Manual Normas Procedimientos Compras

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

MINISTERIO DE SALUD PBLICA Y ASISTENCIA SOCIAL

GERENCIA GENERAL ADMINISTRATIVO-FINANCIERA

SISTEMA INTEGRADO ADMINISTRATIVO FINANCIERO

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE

PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO DE LOS SERVICIOS DE SALUD PMSS-

Guatemala, julio de 2006

SISTEMA INTEGRADO ADMINISTRATIVO FINANCIERO

IV. NARRATIVA DE PROCEDIMIENTOS 3

4.1. PROCEDIMIENTO PARA LA EMISIN DE LA ORDEN DE COMPRA: DE

4.2. PROCEDIMIENTO PARA LAS COMPRAS Y CONTRATACIONES

4.3. PROCEDIMIENTO PARA LA COMPRA O CONTRATACIN POR EL

4.4. PROCEDIMIENTO PARA LA COMPRA DE PRODUCTOS

4.5. PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIN DE VALE DE FONDO

5.1. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA EMISIN DE LA

5.2. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LAS COMPRAS Y

5.4. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA COMPRAS DE

5.5. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIN DE

VI. FORMATOS E INSTRUCTIVOS 18

6.1. FORMULARIO ORDEN DE COMPRA E INSTRUCTIVO 18

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS

El Manual de Normas y Procedimientos de Compras contribuye a la estandarizacin de los

b) Facilitar la comprensin de los diferentes procesos en las reas de Salud, Hospitales y

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS

Corresponde exclusivamente a Compras de las reas de Salud, Hospitales y Dependencias

a) Es obligatoria la aplicacin de la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, en los

c) El Jefe de Compras de la Unidad Ejecutora es responsable de velar por el cumplimiento de las

e) La Gerencia Administrativa Financiera juntamente con el Jefe de Compras de la Unidad Ejecutora,

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS

IV. NARRATIVA DE PROCEDIMIENTOS

4.1. PROCEDIMIENTO PARA LA EMISIN DE LA ORDEN DE COMPRA: DE GASTOS DE

No. RESPONSABLE DESCRIPCIN

1. Jefe de Compras a) Recibe la solicitud de pedido, elaborado de acuerdo

b) Consulta si los servicios solicitados estn incluidos

c) En caso de que no exista un Plan de Compras

d) Elabora la orden de compra, detallando el servicio

e) Traslada a Presupuesto para el registro de la etapa

2. Auxiliar de Presupuesto a) Recibe la orden de compra, verifica la disponibilidad

b) Si no existe disponibilidad presupuestaria en el

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS

Financiera de la Unidad Ejecutora.

c) Traslada la orden de compra al Jefe de

3. Jefe de Presupuesto a) Firma y sella la orden de compra en la parte del

b) Traslada la orden de compra a Compras (original y

4. Jefe de Compras Recibe la orden de compra y realiza la gestin para

b) Copia al Departamento o Seccin encargado del

c) Copia para el archivo.

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS

4.2. PROCEDIMIENTO PARA LAS COMPRAS Y CONTRATACIONES POR EL RGIMEN DE

No. RESPONSABLE DESCRIPCIN

1. Jefe de Compras a) Recibe la solicitud de pedido de bienes y/o servicios,

b) Consulta si los bienes y/o servicios solicitados estn

c) En caso de que no exista un Plan de Compras

d) Realiza el proceso de acuerdo a lo establecido en la

e) Elabora la orden de compra detallando el producto o

f) Traslada a Presupuesto para el registro de la etapa

2. Auxiliar de Presupuesto a) Recibe la orden de compra, verifica la disponibilidad

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS

b) Si no existe disponibilidad presupuestaria en el

c) Traslada la orden de compra al Jefe de

3. Jefe de Presupuesto a) Firma y sella la orden de compra en la parte del

b) Traslada la orden de compra a Compras (original y

(Peridicamente debe revisar el registro del compromiso

4. Jefe de Compras Recibe la Orden de Compra y realiza la gestin para

a) Original al proveedor para que realice el despacho