Anda di halaman 1dari 28

Menjalin Komunikasi Dengan

Masyarakat
No. Dokumen :
No. Revisi :
SPO Tanggal terbit :
Halaman : 1-2 halaman

UPT PUSKESMAS dr. Fitria Ananda


PARIANGAN NIP. 197006242000122001

Tujuan Sebagai pedoman dalam pelaksanaan menjalin komunikasi dengan


Masyarakat.
Kebijakan Keputusan Kepala UPT Puskesmas Wilayah Kerja Pariangan
Nomor.1.1/SK/UPT Pusk-Prg/I/2016 tentang Penetapan Pelaksanaan
Standar Prosedur Operasional Pengelolaan Administrasi dan Manajemen
Puskesmas Pariangan
Definisi
A. Persiapan
1. Koordinator admen mengundang anggota tim admen,
2. Koordinator dan anggota tim admen mengidentifikasi sasaran yang
akan dilakukan jalinan komunikasi,
3. Sekretaris mencatat semua proses pembahasan
4. Koordinator dan anggota tim admen mengidentifikasi materi yang
akan di komunikasikan,
5. Ketua tim membagi tugas anggota tim
6. Anggota tim mengidentifikasi alat-alat dan bahan untuk membuat
kuesioner kepada masyarakat,
7. Anggota tim yang diberi tugas menyiapkan materi dan gambar untuk
membuat leaflet untuk menyampaikan informasi,
Prosedur 8. Anggota tim yang mendapat tugas menginformasikan kepada kepala
jorong/kepala dusun/atau yang mewakili tentang rencana jalinan
komunikasi dengan masyarakat,
9. Anggota tim yang mendapat tugas dan kepada kepala jorong/kepala
dusun menentukan waktu pelaksanaan jalinan komunikasi dengan
masyarakat,
10. Anggota tim yang mendapat tugas memohon kepada kepala
jorong/kepala dusun/atau yang yang mewakili untuk mengumpulkan
sasaran/ masyarakat,

B. Pelaksanaan
11. Kepala jorong/kepala dusun/atau yang mewakili menempati ruangan
yang telah disediakan .
12. Petugas membagikan materi jalinan komunikasi
13. Anggota tim yang diberi tugas menyampaikan materi sesuai dengan
rencana
14. Anggota tim yang diberi tugas memberi kesempatan kepada
masyarakat untuk bertanya apabila materi yang disampaikan belum
jelas,
15. Kepala jorong atau yang mewakili masyarakat bertanya apabila ada
materi yang belum jelas,
16. Petugas memberi jawaban pertanyaan kepada peserta sesuai
dengan pertanyaan,
17. Apabila petugas tidak bisa menjawab (tidak menguasai) maka
jawaban akan disampaikan lain waktu
18. Petugas mengevaluasi hasil penyampaian
19. Petugas menutup penyampaian materi,
20. Petugas mendokumentasikan hasil penyampaian,
21. Kepala jorong/kepala dusun/atau yang mewakili menutup
pertemuan jalinan komunikasi dengan masyarakat,
22. Petugas memohon tanda tangan kepala jorong/kepala dusun/atau
yang mewakili sebagai tanda bukti telah menyampaikan komunikasi,
23. Petugas mencatat ke dalam buku catatan kegiatan,
24. Petugas melapor kepada koordinator admen dan kepala Puskesmas
25. Setiap akhir bulan petugas menyerahkan bukti pelaksanaan kegiatan
kepada coordinator admen.
Diagram Alir
Referensi
Distribusi
Identifikasi Kebutuhan Masyarakat dan
Tanggap Masyarakat Terhadap Mutu
Pelayanan
No. Dokumen : 1.1.1.1
No. Revisi :
SPO Tanggal Terbit : Januari 2016
Halaman : 1/3

UPT PUSKESMAS dr. Fitria Ananda


PARIANGAN NIP. 197006242000122001

1. Tujuan Sebagai pedoman dalam melaksanakan pengumpulan informasi harapan


pelanggan
2. Kebijakan Keputusan Kepala UPT Puskesmas Wilayah Kerja Pariangan
Nomor.1.1/SK/UPT Pusk-Prg/I/2016 tentang Penetapan Pelaksanaan
Standar Prosedur Operasional Pengelolaan Administrasi dan Manajemen
Puskesmas Pariangan
3. Definisi Identifikasi kebutuhan masyarakat dan tanggap masyarakat
terhadap mutu pelayanan adalah cara pengumpulan informasi
dalam rangka mengetahui harapan pelanggan terhadap pelayanan
puskesmas
Identifikasi kebutuhan masyarakat dan tanggap masyarakat
terhadap mutu pelayanan melalui kotak saran, survey pelanggan
dengan menggunakan kuesioner sebagai panduan wawancara,
informasi langsung dari pelanggan melalui berbicara langsung,
telpon dan pesan singkat (SMS).
Umpan balik, pembahasan dan tindak lanjut terhadap masyarakat
dilaksanakan oleh koordinator admen, anggota tim admen di
Puskesmas maupun di jorong.
Cara mendapatkan umpan balik dari pelanggan melalui kotak saran,
informasi langsung dari pelanggan melalui berbicara langsung,
telpon dan pesan singkat (SMS), dilaksanakan setiap hari baik di
dalam gedung maupun di luar gedung, baik hari kerja maupun di
luar hari kerja, sedangkan survey pelanggan dengan menggunakan
kuesioner sebagai panduan wawancara dilaksanakan di dalam
gedung Puskesmas setiap hari Selasa, dengan sampel 25 % pasien/
klien yang datang.
4. Prosedur A. Cara mendapat umpan balik dari pelanggan melalui kotak saran,
1. Koordinator kelompok kerja administrasi dan manajemen
(admen) Puskesmas membuka kotak saran Puskesmas setiap
bulan,
2. Koordinator admen merekap isi kotak saran di dalam rekapan
harapan pelanggan Puskesmas,
3. Koordinator admen memisahkan/ memilah- milah sesuai dengan
pelayanan yang diinginkan,
4. Koordinator admen mencatat umpan balik yang diberikan
pelanggan ke buku catatan,

B. Informasi langsung dari pelanggan.


1. Anggota tim admen memberi kesempatan kepada pelanggan
untuk menyampaikan umpan balik harapan pelanggan.
2. Anggota tim admen mempersilahkan pelanggan untuk
memberikan umpan balik harapan pelanggan.
3. Anggota admen mencatat umpan balik yang diberikan pelanggan
ke dalam buku rekapan.
4. Anggota tim admen melaporkan hasil umpan balik yang diberikan
pelanggan.
5. Koordinator admen menerima laporan hasil umpan balik
pelanggan.
6. Koordinator admen mencatat hasil umpan balik harapan
pelanggan ke dalam rekapan koordinator.
7. Koordinator admen menandatangai umpan balik harapan
pelanggan dari anggota tim di dalam rekapan harapan pelanggan
anggota tim.
8. Koordinator dan anggota tim admen menerima informasi
langsung dari pelanggan, baik bicara langsung, telpon maupun
SMS.
9. Informasi dari pelanggan direkap kedalam rekapan harapan
pelanggan setiap anggota tim.
10. Anggota tim admen menyerahkan umpan balik harapan
pelanggan individu koordinator admen.
11. Koordinator menerima rekapan harapan pelanggan secara
individu direkap kedalam rekapan koordinator.
12. Bidan Koordinator menandatangani serah terima harapan
pelanggan individu kedalam rekapan individu.
13. Koordinator setiap akhir bulan mengundang anggota tim admen
untuk membahas hasil umpan balik harapan pelanggan
puskesmas.
14. Koordinator dan anggota tim admen membahas hasil rekapan
koordinator umpan balik harapan pelanggan pelayanan
puskesmas.
15. Koordonator dan anggota tim admen membuat rencana tindak
lanjut hasil pembahasan umpan balik harapan pelanggan
puskesmas.
16. Koordonator admen membagi tugas kepada anggota tim didalam
menyelesaikan permasalahan umpan balik harapan pelanggan.
17. Anggota tim melaksanakan kegiatan sesuai dengan pembagian
tugas yang telah diterima dengan mencatat pada buku kegiatan
individu.
18. Koordonator admen melapor kepada kepala Puskesmas tentang
hasil bahasan umpan balik harapan pelanggan puskesmas.
19. Kepala Puskesmas meneliti dan memberi umpan balik dan tindak
lanjut atas laporan Koordonator admen.
20. Koordinator admen mencatat hasil tindak lanjut atas laporan
yang diberikan.

5. Diagram Alir
6. Referensi Pedoman Umum Penyusunan Indeks Kepuasan Masyarakat, Kementrian
Pendayaan Aparatur Negara RI, 2004.
7. Dokumen Terkait Rekapan harapan pelanggan individu.
Rekapan harapan pelanggan koordinator.
Rekapan harapan pelanggan Puskesmas.
8. Distribusi Koordonator admen.
Bidan Puskesmas.
Bidan di desa.
Anggota tim admen.
9. Rekaman historis perubahan
No Yang dirubah Isi Perubahan Tgl.mulai
diberlakukan
Monitoring Pelaksanaan Upaya
Puskesmas
No. Dokumen : 1.1.5.2
No. Revisi :
SPO Tanggal Terbit : Januari 2016
Halaman :

UPT PUSKESMAS dr. Fitria Ananda


PARIANGAN NIP. 197006242000122001

1. Tujuan 1. Menjamin kegiatan yang dilakukan sesuai dengan rencana yang


telah ditetapkan, yang mencakup standar input (waktu, biaya,
SDM, teknologi, dll).
2. Memberikan informasi kepada pengambil keputusan tentang
adanya penyimpangan dan penyebabnya, sehingga dapat
mengambil keputusan untuk melakukan koreksi pada
pelaksanaan kegiatan atau pelayanan terkait.
3. Memberikan informasi kepada pengambil keputusan tentang
adanya perubahan-perubahan lingkungan yang harus
ditindaklanjuti dengan penyesuaian kegiatan.
4. Memberikan informasi tentang akuntabilitas pelaksanaan dan
hasil kinerja pelayanan/kegiatan kepada pihak yang
berkepentingan, secara kontinyu dan dari waktu ke waktu.
2. Kebijakan Keputusan Kepala UPT Puskesmas Wilayah Kerja Pariangan
Nomor.1.1/SK/UPT Pusk-Prg/I/2016 tentang Penetapan Pelaksanaan
Standar Prosedur Operasional Pengelolaan Administrasi dan
Manajemen Puskesmas Pariangan
3. Definisi Monitoring pelaksanaan upaya puskesmas adalah: fungsi manajemen
yang berkesinambungan yang mempunyai tujuan utama menyediakan
umpan balik dan indikasi awal tentang bagaimana kegiatan-kegiatan
dilaksanakan, perkembangan atau pencapaian kinerja dari waktu ke
waktu serta pencapaian hasil yang diharapkan kepada manajer dan
stakeholder/kepala puskesmas.
4. Prosedur 1. Penanggung jawab upaya puskesmas menetapkan standar dan
indikator untuk menilai proses pelaksanaan pelayanan.
2. Penanggung jawab upaya puskesmas mengumpulkan data.
3. Penanggung jawab upaya puskesmas melakukan investigasi
kinerja (pengamatan) dari pelaksanaan kegiatan/proses kegiatan
yang dipilih.
4. Penanggung jawab upaya puskesmas membandingkan data yang
diperoleh dengan standar/indikator (baik kualitatif maupun
kuantitatif) yang telah ditentukan.
5. Penanggung jawab upaya puskesmas mengamati perubahan
lingkungan.
6. Penanggung jawab upaya puskesmas mengumpulkan data untuk
pengkajian pengaruh lingkungan tersebut terhadap kegiatan
yang sedang dilaksanakan.
7. Penanggung jawab upaya puskesmas melakukan pengolahan,
analisis data yang diperoleh.
8. Penanggung jawab upaya puskesmas membuat penilaian dan
kesimpulan tentang proses pelaksanaan kegiatan.
9. Penanggung jawab upaya puskesmas mencatat hasil analisis dan
kesimpulan.
10. Penanggung jawab upaya puskesmas merumuskan rekomendasi
tindak lanjut.
11. Penanggung jawab upaya puskesmas mengambil keputusan
melakukan tindakan (termasuk koreksi dan penyesuaian
kegiatan, maupun perencanaan ulang).
12. Penanggung jawab upaya puskesmas menyampaikan semua
hasil monitoring, pengendalian dan tindak lanjut kepada pihak
yang berkepentingan sebagai wujud akuntabilitas dan proses
pengambilan keputusan lebih lanjut.
13. Penanggung jawab upaya puskesmas mencatat hasil monitoring
dan tindak lanjut yang dilaksanakan.
5. Diagram alir
6. Referensi Kesepakatan bersama
7. Dokumen 1. Buku rencana kegiatan
2. Jadwal kegiatan
terkait
3. Buku pelaksaan kegiatan
8. Distribusi Semua penanggungjawab upaya puskesmas

9. Rekaman historis perubahan.


No. Yang Dirubah Isi Perubahan Tgl. Mulai
Diberlakukan
Koordinasi dan Integrasi
Penyelenggaraan Program dan
Penyelenggaraan Pelayanan
Puskesmas
No. Dokumen : 1.2.5.3
No. Revisi :
SPO Tanggal terbit : Januari 2016
Halaman : 1/3

UPT PUSKESMAS dr. Fitria Ananda


PARIANGAN NIP. 197006242000122001

1. Tujuan Sebagai panduan dalam pertemuan lintas program pelayanan puskesmas


demi efektifitas proses maupun hasil pengelolaan program pelayanan
puskesmas
2. Kebijakan Keputusan Kepala UPT Puskesmas Wilayah Kerja Pariangan
Nomor.1.1/SK/UPT Pusk-Prg/I/2016 tentang Penetapan Pelaksanaan
Standar Prosedur Operasional Pengelolaan Administrasi dan Manajemen
Puskesmas Pariangan
3. Definisi Mekanisme komunikasi dan koordinasi lintas program pelayanan
puskesmas adalah komunikasi oleh penanggung jawab program
pelayanan puskesmas kepada pelaksana program pelayanan
puskesmas serta lintas program agar ada kesamaan persepsi untuk
efektifitas pelaksanaan program pelayanan puskesmas
Mekanisme komunikasi dan koordinasi dilaksanakan melalui
pengarahan penanggung jawab kepada pelaksana program
pelayanan puskesmas maupun pertemuan lintas program
Komunikasi dan koordinasi program pelayanan puskesmas
dilaksanakan oleh pelaksana dan penanggung jawab program
pelayanan puskesmas
Komunikasi dan koordinasi dilaksanakan setiap bulan dan sewaktu-
waktu apabila diperlukan
4. Prosedur A. Sebagai Penyelenggara
1. Koordinator dan pelaksana program pelayanan puskesmas
mengadakan pertemuan untuk membicarakan hal hal yang akan
dibicarakan di dalam pertemuan lintas program pelayanan
puskesmas.
2. Koordinator dan pelaksana program pelayanan puskesmas
menentukan program pelayanan mana yang akan diundang.
3. Pelaksana progam pelayanan puskesmas yang ditunjuk membuat
surat undangan, dan meminta tanda tangan kepada koordinator
program pelayanan puskesmas.
4. Koordinator program pelayanan puskesmas menandatangani surat
undangan.
5. Pelaksana program pelayanan puskesmas yang ditunjuk
menyampaikan undangan / memberikan informasi kepada
koordinator program pelayanan lain yang diundang.
6. Pada hari pelaksanaan pertemuan, koordinator program pelayanan
puskesmas membuka dan memimpin pertemuan.
7. Koordinator program pelayanan puskesmas memberikan waktu
kepada pelaksana yang ditunjuk untuk menyampaikan hal hal
yang akan dibicarakan.
8. Koordinator program pelayanan puskesmas memberikan
kesempatan kepada peserta pertemuan / koordiator lain / yang
mewakili.
9. Koordinator program pelayanan puskesmas membahas apa yang
disampaikan oleh program pelayanan lain maupun yang
disampaikan oleh program pelayanan puskesmas.
10. Koordinator program pelayanan puskesmas memimpin kesepakatan
bersama dan pembagian tugas sesuai dengan peran, tugas dan
kewenangan masing masing.
11. Pelaksana administrasi mencatat pertemuan di dalam notulen
pertemuan.
12. Pelaksana administrasi meminta tandatangan peserta pertemuan.
13. Pelaksana administrasi membacakan hasil pertemuan.
14. Koordinator program pelayanan puskesmas menutup pertemuan.
15. Peserta pertemuan melakukan kegiatan sesuai dengan peran tugas
dan kewenangan masingmasing dengan didokumentasikan pada
buku / kegiatan individu.

B. Penyelenggaraan oleh Program lain.


1. Koordinator program pelayanan puskesmas menerima undangan
dari program pelayanan lain.
2. Koordinator dan pelaksana program pelayanan puskesmas
membicarakan surat undangan dan menunjuk siapa yang
ditugaskan ( bisa pelaksana maupun koordinator sendiri )
3. Pelaksana / Koordinator yang akan menghadiri pertemuan
mempersiapkan materi pertemuan dan surat tugas (apabila ada
rapat koordinasi dan integrasi antar puskesmas).
4. Pelaksana / Koordinator menghadiri pertemuan sesuai dengan
undangan.
5. Pelaksana / Koordinator mengikuti pertemuan dengan
menyampaikan hal hal yang ada kaitannya dengan pembahasan
pertemuan.
6. Pelaksana / Koordinator mencatat dalam proses pertemuan.
7. Pemimpin pertemuan menutup pertemuan.
8. Apabila yang mengikuti pertemuan pelaksana melapor kepada
koordinator.

9. Apabila yang mengikuti pertemuan koordinator, koordinator dan


pelaksana membahas hasil pertemuan dengan lintas sektoral dan
pembagian tugas apabila hasil pertemuan ada yang perlu
ditindaklanjuti.
10. Koordinator dan pelaksana melakukan kegiatan sesuai dengan
tugas masing masing dan mencatat di buku / kegiatan individu.
5. Diagram Alir
6. Referensi Program pelayanan puskesmas Penyuluhan Depkes RI 2005.
7. Dokumen 1. Undangan Pertemuan.
2. Surat Tugas.
terkait
3. Notulen Pertemuan.
4. Buku / Kegiatan Individu.
8. Distribusi 1. Koordinator Program pelayanan puskesmas.
2. Koordinator program lain yang terkait.
3. Pelaksana program pelayanan puskesmas.

9. Rekaman historis perubahan.


No. Yang dirubah Isi Perubahan Tgl. Mulai diberlakukan
Kajian dan Tindak Lanjut Terhadap
Masalah-masalah Spesifik dalam
Penyelenggaraan Program dan
Pelayanan di Puskesmas
No. Dokumen : 1.2.5.4
No. Revisi :
SPO Tanggal terbit : Januari 2016
Halaman : 1/3

UPT PUSKESMAS dr. Fitria Ananda


PARIANGAN NIP. 197006242000122001

9. Tujuan Untuk mengidentifikasi masalah-asalah spesifik terjadi dalam proses


penyelengaraan pelayanan sehingga dapat dilakukan upaya pencegahan
10. Kebijakan Keputusan Kepala UPT Puskesmas Wilayah Kerja Pariangan
Nomor.1.1/SK/UPT Pusk-Prg/I/2016 tentang Penetapan Pelaksanaan
Standar Prosedur Operasional Pengelolaan Administrasi dan Manajemen
Puskesmas Pariangan
11. Definisi Kajian dan tindak lanjut terhadap masalah-asalah spesifik terjadi dalam
penyelenggaraan pelayanan puskesmas adalah suatu upaya untuk
mengidentifikasi masalah-asalah spesifik terjadi dalam proses
penyelengaraan pelayanan sehingga dapat dilakukan upaya pencegahan.
1. Prosedur 1. Kepala Puskesmas mengundang penanggung jawab
program/pelayanan dan pelaksana program/pelayanan,
2. Kepala Puskesmas memberikan meunjuk penanggung jawab
program/pelayanan dan pelaksanan program/pelayanan untuk
mengidentifikasi masalah-masalah spesifik dalam penyelenggaraan
program dan pelayanan di puskesmas,
3. Penanggung jawab program/pelayanan dan pelaksanan
program/pelayanan mencatat tugas yang diberikan untuk
mengidentifikasi masalah-asalah spesifik dalam penyelenggaraan
program dan pelayanan di puskesmas,
4. Penanggung jawab program/pelayanan dan pelaksanan
program/pelayanan yang diberi tugas merencanakan kegiatan
identifikasi masalah-masalah spesifik dalam penyelenggaraan
program dan pelayanan di puskesmas,
5. Penanggung jawab program/pelayanan dan pelaksanan
program/pelayanan yang diberi tugas melaksanakan kegiatan
identifikasi masalah-masalah spesifik dalam penyelenggaraan
program dan pelayanan di puskesmas,
6. Penanggung jawab program/pelayanan dan pelaksanan
program/pelayanan yang diberi tugas mencatat hasil dentifikasi
masalah-asalah spesifik dalam penyelenggaraan program dan
pelayanan di puskesmas,
7. Penanggung jawab program/pelayanan dan pelaksanan
program/pelayanan melaporkan hasil identifikasi masalah-asalah
spesifik dalam penyelenggaraan program dan pelayanan di
puskesmas kepada kepala puskesmas,
8. Kepala Puskesmas menerima laporan hasil kegiatan identifikasi
masalah-asalah spesifik dalam penyelenggaraan program dan
pelayanan di puskesmas,
9. Kepala Puskesmas bersama penanggung jawab program/pelayanan
dan pelaksanan program/pelayanan membahas hasil kegiatan
identifikasi masalah-asalah spesifik dalam penyelenggaraan program
dan pelayanan di puskesmas,
10. Kepala Puskesmas bersama penanggung jawab program/pelayanan
dan pelaksanan program/pelayanan menentukan upaya pencegahan
masalah-asalah spesifik dalam penyelenggaraan program dan
pelayanan di puskesmas,
11. Penanggung jawab program/pelayanan dan pelaksanan
program/pelayanan mencatat upaya pencegahan masalah-asalah
spesifik dalam penyelenggaraan program dan pelayanan di
puskesmas,
12. Penanggung jawab program/pelayanan dan pelaksanan
program/pelayanan melaksanakan kegiatan upaya pencegahan
masalah-asalah spesifik dalam penyelenggaraan program dan
pelayanan di puskesmas,
13. Penanggung jawab program/pelayanan dan pelaksanan
program/pelayanan mencatat kegiatan upaya pencegahan masalah-
masalah spesifik dalam penyelenggaraan program dan pelayanan di
puskesmas,
14. Penanggung jawab program/pelayanan dan pelaksanan
program/pelayanan melaporkan kegiatan upaya pencegahan
masalah-asalah spesifik dalam penyelenggaraan program dan
pelayanan di puskesmas kepada kepala puskesmas,
15. Kepala Puskesmas menerima laporan kegiatan upaya pencegahan
masalah-asalah spesifik dalam penyelenggaraan program dan
pelayanan di puskesmas dari pelaksana/penanggung jawab
program/pelayanan,
16. Kepala Puskesmas bersama penanggung jawab program/pelayanan
dan pelaksanan program/pelayanan merencanakan upaya tindak
lanjut untuk mengatasi masalah-asalah spesifik dalam
penyelenggaraan program dan pelayanan di puskesmas,
17. Penanggung jawab program/pelayanan dan pelaksanan
program/pelayanan mendokumentasikan upaya tindak lanjut untuk
mengatasi masalah-asalah spesifik dalam penyelenggaraan program
dan pelayanan di puskesmas.
1. Diagram Alir
2. Referensi Managemen Mutu Pelayanan Kesehatan, Airlangga Offset,1999
3. Dokumen Terkait Buku catatan
4. Distribusi Koordonator admen
Bidan Puskesmas
Bidan di desa
Anggota tim admen

9. Rekaman historis perubahan


No Yang dirubah Isi Perubahan Tgl.mulai
diberlakukan
Penyelenggaraan Program
No. Dokumen : 1.2.5.6
No. Revisi :
SPO Tanggal terbit : Januari 2016
Halaman : 1/2

UPT PUSKESMAS dr. Fitria Ananda


PARIANGAN NIP. 197006242000122001

1. Tujuan Waktu dan tempat kegiatan program dapat dilaksanakan dengan


penuh tanggung jawab oleh pelaksana program.
2. Kebijakan Keputusan Kepala UPT Puskesmas Wilayah Kerja Pariangan
Nomor.1.1/SK/UPT Pusk-Prg/I/2016 tentang Penetapan Pelaksanaan
Standar Prosedur Operasional Pengelolaan Administrasi dan
Manajemen Puskesmas Pariangan
Penyelenggaraan program adalah identifikasi kegiatan-kegiatan
dalam proses penyelenggaraan program agar dapat dilaksanakan
3. Definisi
tepat waktu dan tepat sasaran.
4. Prosedur 1. Kepala Puskesmas mengundang penanggung jawab program
untuk merencanakan kegiatan penyelenggaraan program.
2. Kepala puskesmas menerima penanggung jawab program.
3. Kepala puskesmas bersama penanggung jawab program
merencanakan kegiatan penyelenggaraan program.
4. Penanggung jawab program mencatat kegiatan penyelenggaraan
program.
5. Pelaksana program melaksanakan kegiatan penyelenggaran
program.
6. Pelaksana program mencatat kegiatan pelaksanaan kegiatan
program.
7. Pelaksana program melaporkan kegiatan pelaksanaan
penyelenggaraan program kepada penanggung jawab program.
8. Penanggung jawab program mencatat laporan kegiatan
penyelenggaraan program.
9. Penanggung jawab program melaporkan kegiatan
penyelenggaraan program kepada kepala Puskesmas.
10. Kepala Puskesmas menerima laporan penyelengaran program.
11. Kepala Puskesmas menandatangani laporan penyelenggaraan
program.
12. Kepala Puskesmas menyerahkan laporan penyelenggaraan
program ke Ka TU.
13. Ka TU membubuhkan cap Puskesmas pada laporan
penyelengaraan program.
14. Apabila laporan penyelenggaraan program perlu dikirim ke Dinas
Kesehatan Kabupaten, Ka TU memberi surat pengantar laporan
penyelenggaraan program.
15. Ka TU mendokumentasikan surat pengantar laporan
penyelenggaraan program di buku surat keluar.
16. Ka TU menyerahkan laporan penyelenggaraan program ke
penanggung jawab program.
17. Penaggung jawab program mengarsipkan laporan
penyelenggaraan program di folder penyelenggaraan program.
18. Penanggung jawab SP2TP mengirim laporan penyelenggaraan
program ke Dinas Kesehatan Kabupaten.
19. Penanggung jawab SP2TP meminta tanda tangan pada penerima
laporan di Dinas Kesehatan Kabupaten sebagai bukti laporan
sudah diterima.
20. Penanggung jawab SP2TP menyerahkan bukti penerimaan
laporan dari Dinas Kesehatan Kabupaten ke Ka TU.
21. Ka TU mengarsip bukti penerimaan laporan dari Dinas
Kesehatan Kabupaten.
5. Diagram alir

6. Referensi Pedoman Perencanaan Tingkat Puskesmas, Dirjen Bina Kesehatan


Masyarakat Depkes RI 2006

7. Dokumen Notulen hasil kesepakatan pada forum koordinasi


Jadwal kegiatan
Terkait

8. Distribusi Penanggung jawab Program


Pelaksana Program
Lintas Sektor

9. Rekaman historis perubahan

No Yang dirubah Isi Perubahan Tgl mulai


diberlakukan
Penyelenggaraan Pelayanan
No. Dokumen : 1.2.5.7
No. Revisi :
SPO Tanggal terbit : Januari 2016
Halaman : 1/2

UPT PUSKESMAS dr. Fitria Ananda


PARIANGAN NIP. 197006242000122001

1. Tujuan Waktu dan tempat kegiatan pelayanan dapat dilaksanakan dengan


penuh penanggung jawab oleh pelaksana pelayanan.
2. Kebijakan Keputusan Kepala UPT Puskesmas Wilayah Kerja Pariangan
Nomor.1.1/SK/UPT Pusk-Prg/I/2016 tentang Penetapan Pelaksanaan
Standar Prosedur Operasional Pengelolaan Administrasi dan
Manajemen Puskesmas Pariangan
Penyelenggaraan pelayanan adalah identifikasi kegiatan-
kegiatan dalam proses penyelenggaraan pelayanan agar dapat
3. Definisi
dilaksanakan tepat waktu dan tepat sasaran.
4. Prosedur 1. Kepala Puskesmas mengundang penanggung jawab pelayanan
untuk merencanakan kegiatan penyelenggaraan pelayanan.
2. Kepala puskesmas menerima penanggung jawab pelayanan.
3. Kepala puskesmas bersama penanggung jawab pelayanan
merencanakan kegiatan penyelenggaraan pelayanan.
4. Penanggung jawab pelayanan mencatat kegiatan
penyelenggaraan pelayanan.
5. Pelaksana pelayanan melaksanakan kegiatan penyelenggaran
pelayanan.
6. Pelaksana pelayanan mencatat kegiatan pelaksanaan pelayanan.
7. Pelaksana pelayanan melaporkan kegiatan pelaksanaan
penyelenggaraan pelayanan kepada penanggung jawab
pelayanan.
8. Penanggung jawab pelayanan mencatat laporan kegiatan
penyelenggaraan pelayanan.
9. Penanggung jawab pelayanan melaporkan kegiatan
penyelenggaraan pelayanan kepada kepala Puskesmas.
10. Kepala Puskesmas menerima laporan penyelengaran pelayanan.
11. Kepala Puskesmas menandatangani laporan penyelenggaraan
pelayanan.
12. Kepala Puskesmas menyerahkan laporan penyelenggaraan
pelayanan ke Ka TU.
13. Ka TU membubuhkan cap Puskesmas pada laporan
penyelengaraan pelayanan.
14. Ka TU mendokumentasikan laporan penyelenggaraan pelayanan
pada folder kegiatan penyelenggaraan pelayanan.
15. Apabila laporan penyelenggaraan pelayanan perlu dikirim ke
Dinas Kesehatan Kabupaten, Ka TU memberi nomor surat keluar
pada surat pengantar laporan penyelenggaraan pelayanan.
16. Ka TU mendokumentasikan surat pengantar laporan
penyelenggaraan pelayanan di buku surat keluar.
17. Ka TU menyerahkan laporan penyelenggaraan pelayanan ke
penanggung jawab pelayanan.
18. Penaggung jawab pelayanan mengarsipkan laporan
penyelenggaraan pelayanan di folder penyelenggaraan
pelayanan.
19. Penanggung jawab SP2TP mengirim laporan penyelenggaraan
pelayanan ke Dinas Kesehatan Kabupaten.
20. Penanggung jawab SP2TP meminta tanda tangan pada penerima
laporan di Dinas Kesehatan Kabupaten sebagai bukti laporan
sudah diterima.
21. Penanggung jawab SP2TP menyerahkan bukti penerimaan
laporan dari Dinas Kesehatan Kabupaten ke Ka TU.
22. Ka TU mengarsip bukti penerimaan laporan dari Dinas Kesehatan
Kabupaten.

5. Diagram alir

6. Referensi Pedoman Perencanaan Tingkat Puskesmas, Dirjen Bina Kesehatan


Masyarakat Depkes RI 2006

7. Dokumen Notulen hasil kesepakatan pada forum koordinasi


Jadwal kegiatan
Terkait
8. Distribusi Penanggung jawab Pelayanan
Pelaksana Pelayanan
Lintas Sektor

9. Rekaman historis perubahan

No Yang dirubah Isi Perubahan Tgl mulai


diberlakukan
Tertib Administratif Puskesmas
No. Dokumen : 1.2.5.8
No. Revisi :
SPO Tanggal terbit : Januari 2016
Halaman : 1/2

UPT PUSKESMAS dr. Fitria Ananda


PARIANGAN NIP. 197006242000122001

1. Tujuan Tertib administratif yang jelas diperlukan dalam menilai pelayanan


yang dilakukan.
2. Kebijakan Keputusan Kepala UPT Puskesmas Wilayah Kerja Pariangan
Nomor.1.1/SK/UPT Pusk-Prg/I/2016 tentang Penetapan Pelaksanaan
Standar Prosedur Operasional Pengelolaan Administrasi dan
Manajemen Puskesmas Pariangan
3. Definisi Tertib Administrasi kegiatan tata usaha kantor (catat-mencatat,
mengetik, menggandakan, dan sebagainya) dengan tujuan untuk
pengarsipan berkas agar tidak tumpang tindih sehingga data yang
terekam benar - benar valid dan dapat dipertanggung jawabkan.
penyelenggaraannya diwujudkan melalui fungsi-fungsi manajemen,
yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan
pengawasan
4. Prosedur Pelaksana program pelayanan puskesmas melaksanakan kegiatan
sesuai protap pelayanan
Pelaksana program pelayanan mencatat hasil kegiatan program
pelayanan di buku register, p-care dan buku kegiatan harian
setiap selesai melakukan pelayanan puskesmas.
Pelaksana program pelayanan puskesmas melakukan rekapitulasi
hasil kegiatan pada akhir bulan untuk dilaporkan kepada
pengelola program pelayanan puskesmas.
Bagi petugas pustu polindes memberikan rekapitulasi hasil
kegiatan program pelayanan puskesmas setiap tanggal 27 bulan
bersangkutan
Bagi petugas puskesmas memberikan rekapitulasi hasil kegiatan
program pelayanan puskesmas setiap akhir bulan bersangkutan
Kepala puskesmas mengevaluasi hasil kerja petugas dalam
melakukan pendokumentasian administratif.
5. Diagram alir

6. Referensi Kesepakatan bersama

7. Dokumen Rekapan pelayanan puskesmas


Buku kegiatan harian petugas puskesmas
Terkait

8. Distribusi Penanggung jawab Pelayanan


Penanggungjawab program
Pelaksana Pelayanan
Pelaksana program
9. Rekaman historis perubahan

No Yang dirubah Isi Perubahan Tgl mulai


diberlakukan
Keluhan dan Umpan Balik dari
Masyarakat, Pengguna Pelayanan
No. Dokumen : 1.2.6.9
No. Revisi :
SPO Tanggal terbit : Januari 2016
Halaman : 1/3

UPT PUSKESMAS dr. Fitria Ananda


PARIANGAN NIP. 197006242000122001

1. Tujuan Informasi keluhan dan umpan balik dari pelanggan program


pelayanan di UPT Puskesmas Wilayah Kerja Pariangan diterima
dan dikelola dengan baik guna perbaikan pelayanan.
2. Kebijakan Keputusan Kepala UPT Puskesmas Wilayah Kerja Pariangan
Nomor.1.1/SK/UPT Pusk-Prg/I/2016 tentang Penetapan
Pelaksanaan Standar Prosedur Operasional Pengelolaan
Administrasi dan Manajemen Puskesmas Pariangan
3. Definisi Menerima keluhan dan umpan balik dari pelanggan program
pelayanan puskesmas adalah pembahasan konsultatif oleh
pengelola dan pelaksana program dengan masyarakat,
kelompok masyarakat maupun individu yang menjadi
sasaran program pelayanan puskesmas untuk mengetahui
dan menanggapi jika ada perubahan kebutuhan dan harapan
sasaran program pelayanan puskesmas di Puskesmas
Pariangan untuk perbaikan kinerja
Menerima keluhan dan umpan balik dari pelanggan program
pelayanan puskesmas (internal maupun eksternal) bisa
didapatkan dari quesioner tentang kegiatan program
pelayanan puskesmas atau melalui forum-forum kumunikasi
yang ada
Menerima keluhan dan umpan balik dari pelanggan program
pelayanan puskesmas dilaksanakan oleh semua pelaksana
dan penanggung jawab kegiatan program pelayanan
puskesmas
Menerima keluhan dan umpan balik dari pelanggan
program pelayanan puskesmas dilaksanakan satu bulan
sekali pada hari sabtu minggu terakhir terhadap 10%
pelaksanaan program
4. Prosedur 1. Petugas yang tidak sedang melaksanakan kegiatan,
memberikan quesioner kepada pelanggan (internal/eksternal)

2. Pelanggan menerima quesioner yang diberikan oleh petugas

3. Pelanggan membaca quesioner dan mengisi dengan cara


memberi tanda sesuai perintah

4. Pelanggan mengisi quesioner sesuai dengan hasil


pengamatan/apa yang dirasakan

5. Petugas mengambil kembali quesioner yang telah diisi

6. Petugas melakukan pencatatan/rekapitulasi hasil quesioner

7. Petugas melaporkan hasil rekapitulasi kepada koordinator


program pelayanan puskesmas
8. Koordinator program pelayanan puskesmas menerima laporan
dari pelaksana dan melakukan analisa

9. Koordinator program melaporkan hasil kegiatan dan analisa


umpan balik dari pelanggan program pelayanan puskesmas
kepada kepala Puskesmas

10. Kepala Puskesmas menerima laporan dari koordinator


program pelayanan puskesmas

11. Kepala Puskesmas memberikan instruksi untuk melakukan


pembahasan terhadap umpan balik dari sasaran program
pelayanan puskesmas

12. Kepala Puskesmas, koordinator program, pelaksana program


dan lintas program terkait membahas umpan balik dari
sasaran program pelayanan puskesmas

13. Kepala Puskesmas, koordinator program pelayanan


puskesmas, pelaksanan program dan lintas program terkait
membuat rencana perbaikan program sesuai dengan hasil
pembahasan umpan balik dari pelanggan program pelayanan
puskesmas

14. Pelaksana kegiatan program pelayanan puskesmas mencatat


hasil pertemuan di buku kegiatan harian

15. Petugas admen mencatat pembahasan umpan balik dari


pelanggan program pelayanan puskesmas dalam notulen

16. Pelaksana kegiatan melakukan perbaikan kegiatan program


pelayanan puskesmas sesuai rencana

5. Diagram Alir

6. Referensi Manajemen Mutu Pelayanan Kesehatan, Airlangga Offset, 1999

7. Dokumen terkait Notulen pertemuan lintas program terkait


Buku kegiatan harian karyawan
Rekapitulasi keluhan dan umpan balik pelanggan program
pelayanan puskesmas
Buku keluhan pasien
Kuesioner kepuasan pelanggan
8. Distribusi Poliklinik KIA-KB Puskesmas
Poliklinik BP Puskesmas
Poliklinik Gigi Puskesmas
Klinik sanitasi, gizi, pojok oralit
Apotik
Laboratorium
Unit gawat darurat
Puskesmas Pembantu
Polindes
9. Rekam historis perubahan

No. Yang dirubah Isi Perubahan Tgl. Mulai


diberlakukan
Penilaian Kinerja
No. Dokumen : 1.3.1.10
No. Revisi :
SPO Tanggal terbit : Januari 2016
Halaman : 1/3

UPT PUSKESMAS dr. Fitria Ananda


PARIANGAN NIP. 197006242000122001

1. Tujuan Agar semua karyawan Puskesmas bisa diukur kinerjanya dengan


standar yang telah disepakati sehingga hasilnya bisa dipakai untuk
memotivasi karyawan, sebagai alat untuk pembinaan dan sebagai
pedoman untuk meningkatkan profesionalisme petugas
2. Kebijakan Keputusan Kepala UPT Puskesmas Wilayah Kerja Pariangan
Nomor.1.1/SK/UPT Pusk-Prg/I/2016 tentang Penetapan Pelaksanaan
Standar Prosedur Operasional Pengelolaan Administrasi dan
Manajemen Puskesmas Pariangan
Penilaian kinerja adalah proses penilaian kinerja dengan menggunakan
jumlah poin dengan beberapa komponen yang telah ditentukan.
3. Definisi
Beban Kerja adalah pekerjaan yang dibebankan kepada karyawan
sesuai dengan dengan tugas pokoknya dan profesinya.
Tanggung Jawab adalah tanggung jawab yang diberikan pimpinan
kepada karyawan berdasarkan bagan organisasi puskesmas.
Disiplin adalah tingkat kehadiran karyawan dalam melaksanakan tugas.
Prestasi adalah berkaitan dengan penilaian dari kinerja harian masing-
masing karyawan sesuai dengan uraian tugas dan kompetensinya.
Inisiatif adalah kemampuan untuk mengenali masalah dan mengambil
tindakan korektif, memberikan saran untuk peningkatan hasil kerja
serta melakukan sesuatu lebih dari apa yang diharapkan dalam suatu
pekerjaan tanpa diminta/ diperintahkan.
Masa kerja adalah lama waktu seorang karyawan melaksanakan tugas
di puskesmas Pariangan
Pendidikan adalah jenjang pendidikan yang dicapai karyawan sampai
sampai penilaian
Golongan / Pangkat adalah golongan dan pangkat karyawan yang
dicapai sampai saat penilaian berdasarkan SK yang diterima
Loyalitas adalah Kesediaan untuk lebih mengutamakan penyelesaian
tugas yang diberikan untuk kepentingan organisasi yang disertai
dengan penggunaan waktu yang dijadwal maupun tidak, didalam
gedung maupun diluar gedung untuk kepentingan institusi puskesmas
Watumalang
Kerjasama adalah kemampuan menjalin hubungan kerja baik pada unit
kerja dan pelanggan dalam melaksanakan tugas, bersedia menerima
pendapat orang lain serta bersedia menerima keputusan yang berbeda
dengan pendapatnya
4. Prosedur 1. Kepala puskesmas memanggil penanggung jawab admen dan
pelaksana admen.
2. Kepala Puskesmas bersama penanggung jawab admen dan
pelaksana admen membentuk team penilaian kinerja.
3. Kepala Puskesmas membuat SK tim penilaian kinerja.
4. Tim penilaian kinerja menerima SK dari kepala Puskesmas.
5. Tim penilai kinerja menentukan indikator penilaian kinerja meliputi
: beban Kerja, tanggung jawab, disiplin, prestasi/keterampilan,
dedikasi, masa kerja di Puskesmas, pendidikan, pangkat dan
golongan, loyalitas, tak tercela.
6. Tim penilaian kinerja membuat formulir penilaian kinerja
karyawan
7. Tim penilaian kinerja menentukan jadwal penilaian kinerja setiap
tiga bulan
8. Tim penilaian kinerja hanya menilai karyawan yang mempunyai
kehadiran minimal lima puluh persen dihitung dari jumlah hari
kerja dalam tiga bulan
9. Tim penilaian kinerja menilai kinerja setiap karyawan sesuai
jadwal dengan mengisi formulir penilaian kinerja karyawan
10. Tim penilaian kinerja membuat rekapitulasi hasil penilaian dan
dicatat dalam formulir rekapitulasi hasil penilaian kinerja
karyawan
11. Tim penilaian kinerja melaporkan formulir penilaian kinerja
karyawan (rangkap 2) dan formulir rekapitulasi hasil penilaian
kinerja karyawan kepada kepala Puskesmas untuk disahkan
12. Tim penilaian kinerja mendistribusikan formulir formulir sebagai
berikut:
a. Satu lembar formulir penilaian kinerja karyawan disimpan oleh
Tim penilaian Kinerja
b. Satu lembar formulir penilaian kinerja karyawan disimpan oleh
karyawan yang bersangkutan
c. Formulir rekapitulasi hasil penilaian kinerja karyawan disimpan
oleh Tim penilaian kinerja

5. Diagram alir

6. Referensi Perilaku Organisasi


Manajemen SDM

7. Dokumen SK Tim Penilaian Kinerja


Terkait Formulir penilaian kinerja karyawan
Formulir jadwal penilaian kinerja karyawan
Formulir rekapan penilaian kinerja karyawan
Daftar absensi
Daftar Urutan Kepangkatan
Daftar Nominatif Pegawai
Uraian Tugas Karyawan
8. Distribusi Kepala Puskesmas
MR
Tim Penilaian Kinerja
9. Rekaman historis perubahan

No Yang dirubah Isi Perubahan Tgl mulai


diberlakukan
Koordinasi dalam Pelaksanaan Program
Puskesmas
No. Dokumen : 1.2.5.5
No. Revisi :
SPO Tanggal terbit : Januari 2016
Halaman : 1/3

UPT PUSKESMAS dr. Fitria Ananda


PARIANGAN NIP. 197006242000122001

1. Tujuan Sebagai panduan dalam pertemuan lintas program demi efektifitas


proses maupun hasil pengelolaan program
2. Kebijakan Keputusan Kepala UPT Puskesmas Wilayah Kerja Pariangan
Nomor.1.1/SK/UPT Pusk-Prg/I/2016 tentang Penetapan Pelaksanaan
Standar Prosedur Operasional Pengelolaan Administrasi dan
Manajemen Puskesmas Pariangan
3. Definisi Mekanisme komunikasi dan koordinasi lintas program adalah
komunikasi oleh penanggung jawab program kepada pelaksana
program serta lintas program agar ada kesamaan persepsi untuk
efektifitas pelaksanaan program
Mekanisme komunikasi dan koordinasi dilaksanakan melalui
pengarahan penanggung jawab kepada pelaksana program
maupun pertemuan lintas program
Komunikasi dan koordinasi program dilaksanakan oleh
pelaksana dan penanggung jawab program
Komunikasi dan koordinasi dilaksanakan setiap bulan dan
sewaktu-waktu apabila diperlukan
4. Prosedur A. Sebagai Penyelenggara
5. Penanggung jawab program dan pelaksana program
mengadakan pertemuan untuk membicarakan hal hal yang
akan dibicarakan didalam pertemuan lintas program.
6. Penanggung jawab program dan pelaksana progam menentukan
program mana yang akan diundang
7. Pelaksana progam yang ditunjuk membuat surat undangan,
dan meminta tandamtangan kepada Penanggung jawab progam,
8. Penanggung jawab program menandatangani surat undangan.
9. Pelaksana program yang ditunjuk menyampaikan undangan /
memberikan informasi kepada Penanggung jawab program
lain yang diundang.
10. Pada hari pelaksanaan pertemuan, Penanggung jawab program
membuka dan memimpin pertemuan.
11. Penanggung jawab program memberikan waktu kepada
pelaksana yang ditunjuk untuk menyampaikan hal hal yang
akan dibicarakan.
12. Penanggung jawab program memberikan kesempatan kepada
peserta pertemuan / koordinator lain / yang mewakili.
13. Penanggung jawab program membahas apa yang disampaikan
oleh program lain maupun yang disampaikan oleh program
14. Penanggung jawab program memimpin kesepakatan bersama
dan pembagian tugas sesuai dengan peran, tugas dan
kewenangan masing masing.
15. Pelaksana administrasi mencatat pertemuan didalam notulen
pertemuan.
16. Pelaksana administrasi meminta tandatangan peserta pertemuan.
17. Pelaksana Administrasi membacakan hasil pertemuan.
18. Penanggung jawaab program menandatangani surat tugas dari
peserta rapat / pertemuan.
19. Penanggung jawab program menutup pertemuan.
20. Peserta pertemuan melakukan kegiatan sesuai dengan peran
tugas dan kewenangan masing masing dengan
didokumentasikan pada buku / kegiatan individu.

A. Penyelenggaraan oleh Program lain.


21. Penanggung jawab program menerima undangan dari program
lain.
22. Penanggung jawab program dan pelaksana program
membicarakan surat undangan dan menunjuk siapa yang
ditugaskan ( bisa pelaksana maupun Penanggung jawab program
sendiri )
23. Pelaksana / Penanggung jawab program yang akan menghadiri
pertemuan mempersiapkan materi pertemuan dan surat tugas.
24. Pelaksana / Penanggung jawab program menghadiri pertemuan
sesuai dengan undangan.
25. Pelaksana / Penanggung jawab program mengikuti pertemuan
dengan menyampaikan hal hal yang ada kaitannya dengan
pembahasan pertemuan.
26. Pelaksana / Penanggung jawab program mencatat dalam proses
pertemuan.
27. Pelaksana / Penanggung jawab program meminta tandatangan
surat tugas yang dibawa.
28. Pemimpin pertemuan menutup pertemuan.
29. Apabila yang mengikuti pertemuan pelaksana melapor kepada
Penanggung jawab program.
30. Apabila yang mengikuti pertemuan Penanggung jawab program,
Penanggung jawab program dan pelaksana membahas hasil
pertemuan dengan lintas sektoral dan pembagian tugas apabila
hasil pertemuan ada yang perlu ditindak lanjuti.
31. Penanggung jawab program dan pelaksana melakukan kegiatan
sesuai dengan tugas masing masing dan mencatat dibuku /
kegiatan individu.
5. Diagram Alir

6. Referensi Program Penyuluhan Depkes RI 2005.


7. Dokumen terkait a. Undangan Pertemuan,
b. Surat Tugas,
c. Notulen Pertemuan,
d. Buku / Kegiatan Individu.
8. Distribusi a. Penanggung jawab program
b. Penanggung jawab program program lain yang terkait ;
c. Pelaksana program

9. Rekaman historis perubahan.


No. Yang dirubah Isi Perubahan Tgl. Mulai diberlakukan.