Anda di halaman 1dari 4

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN

JENIS DOKUMEN
KEBUDAYAAN RI KODE :
Standar Operasional
JURUSAN AGROTEKNOLOGI 015/KKJM/AGT/2014
FP-UHO Prosedur (SOP)

JUDUL TANGGAL
CUTI AKADEMIK DIKELUARKAN
(PERMOHONAN BERHENTI KULIAH SEMENTARA) 24 AGUSTUS 2014
PIHAK TERKAIT
Mahasiswa, Jurusan, Kasubag Akademik, PD I REVISI KE : 1

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)


CUTI AKADEMIK
(PERMOHONAN BERHENTI KULIAH SEMENTARA)

A. PENGERTIAN

Proses administarsi yang harus dilalui oleh mahasiswa yang akan istirahat kuliah
sementara (Cuti Akademik), karena keadaan terpaksa paling lama 4 semester
aktif.

B. TUJUAN :
1. Sebagai acuan prosedur untuk istirahat kuliah sementara secara resmi dan
tidak dihitung sebagai masa studi.
2. Terbitnya mekanisme layanan pemrosesan Cuti Akademik (Berhenti Studi
Sementara).
3. Terkoordinasinya untit kerja dan personil yang terlibat dalam layanan
pemrosesan Cuti Akadmik (Berhenti Studi Sementara).
4. Terkontrolnya proses permohonan Cuti Akademik (Berhenti Studi
Sementara) sesuai dengan pelaksanaan sestem penjaminan mutu internal
universitas.

C. RUANG LINGKUP
Surat keterangan Cuti Akademik diberikan kepada mahasiswa yang
memerlukan pelayanan pengurusan surat keterangan cuti akademik mulai
dari pengajuan permohonan oleh mahasiswa hingga penyerahan surat
keterangancuti akademik dari sub bagian akademik fakultas kepada
mahasiswa.

D. DEFINISI ISTILAH

Cuti akademik adalah istirahat kuliah sementara secara resmi dan tidak dihitung
sebagai masa studi.

E. PROSEDUR
1. Mahasiswa mengajukan permohonan cuti ke BAAK dengan cara mengisi
formulir cuti.
2. Mahasiswa meminta bukti bebas keuangan dari BAUK dengan menunjukkan
kuitansi pembayaran dari Bank.

Page 1 of 4
3. Mahasiswa meminta bukti bebas pustaka dari perpustakaan dengan
menunjukkan kartu mahasiswa/perpustakaan.
4. Mahasiswa meminta persetujuan cuti dari dosen Pembimbing Akademik.
5. BAAK mengeluarkan surat cuti dan diserahkan kepada mahasiswa sebanyak
3 rangkap.
6. Kemudian mahasiswa mendistribusikan ke Dosen PA dan Fakultas.

Page 2 of 4
F. ALUR/BAGAN ALIR

Pelaksana
Mahasis Jurusan/ Staf Sub Pembant Dokumen
No Kegiatan wa program bagian bagian u Dekan Waktu
studi kemahasis administra I
-waan si
akademik
1 Permintaan surat rekomendasi Cuti Surat rekomendasi 1 Hari
Akademik cuti akademik
1 1

2 Pengajuan permohonan surat keterangan 2 Form isian pernyataan 1 Hari


aktif kuliah cuti akademik

3 Pengembalian form isian pernyataan cuti Fotokopi KHS 2 Hari


akademik semester, transkrip
3 sementara dan
Kartu Tanda
Mahasiswa (KTM).
4 Pembuatan surat keterangan cuti akademik 4 Surat keterangan cuti 1 Hari
akademik
5 Pengarsipan surat keterangan cuti akademik Surat keterangan cuti 1 Hari
5
akademik

6 Penyerahan surat keterangan cuti akademik Arsip surat aktif kuliah 1 Hari
6 6

Page 3 of 4
G. INSTRUKSI KERJA

1. Mahasiswa meminta rekomendasi aktif kuliah dari jurusan/program studi.


2. Mahasiswa mengajukan permohonan surat keterangan aktif kuliah
kepada sub bagian akademik dengan mengisi formulir yang telah
disediakan (form isian pernyataan aktif kuliah).
3. Mahasiswa menyerahkan formulir kepada staf bagian kemahasiswaan
dengan melampirkan:
4. Fotokopi surat keterangan untuk mendapatkan pembayaran tunjangan
keluarga atau KP4,
5. Fotokopi Kartu Tanda Mahasiswa (KTM),
6. Bagi Mahasiswa yang orang tuanya sudah pensiun, surat KP4 diganti
dengan fotokopi SK surat pensiun orang tua yang bersangkutan,
7. Bagi mahasiswa yang orang tuanya pegawai swasta, surat KP4 diganti
dengan surat keterangan dari perusahaan.
8. Sub bagian Administrasi Akademik memproses surat keterangan aktif
kuliah, kemudian menyerahkannya kepada Pembantu Dekan I.
9. Pembantu Dekan I mengecek isi surat aktif kuliah. Apabila sudah setuju
maka Pembantu Dekan I menandatangani surat keterangan aktif kuliah.
10. Sub bagian Administrasi Akademik mengambil surat keterangan aktif
kuliah dari Pembantu Dekan I.
11. Sub bagian Administrasi Akademik mengarsipkan 1 (satu) lembar surat
keterangan aktif kuliah tersebut.
12. Surat yang telah distempel diserahkan kepada mahasiswa.
13. Mahasiswa menyetor arsip surat keterangan aktif kuliah ke
jurusan/program studi.
H. FORMULIR KERJA
1. Surat rekomendasi cuti akademik
2. Form isian pernyataan cuti akademik
3. Kartu Hasil Studi semester berjalan
4. Transkrip sementara
5. Kartu Tanda Mahasiswa (KTM).
6. Surat keterangan cuti akademik

Page 4 of 4