FERDINAND
LUMBANTOBING SIBOLGA
Nomor : 445/ / IV/2016
TENTANG
FORMAT/ TATA NASKAH
RUMAH SAKIT UMUM Dr. FERDINAND LUMBANTOBING SIBOLGA
MEMUTUSKAN
Ditetapkan di Sibolga
Tanggal Mei 2017
DIREKTUR RSU Dr. F.L.TOBING
KOTA SIBOLGA,
Tembusan :
1. Pejabat Struktural RSU Dr. F.L.Tobing Sibolga
2. Seluruh Unit Kerja RSU Dr. F.L.Tobing Sibolga
3. Sekretariat RSU Dr. F.L.Tobing Sibolga
Lampiran Keputusan Direktur RSU Dr. Ferdinand Lumbantobing Sibolga
Nomor :
Tanggal :
Tentang :
A. KEBIJAKAN :
Page Layout Kebijakan
Kertas HVS 80 gr
Legal Size
Margin :
- Atas : menggunakan kop surat maka jaraknya 2 spasi di
bawah kop surat, apabila tanpa kop surat maka jaraknya
2 cm dari tepi atas
- Bawah : 2,5 cm,
- Kanan : 2,5 cm
- Kiri : 3 cm
Font Bookman Old Style 12
Spasi 1 atau 1,5 sesuai kebutuhan
1. Kop Surat logo pemerintah berada di sebelah kiri atas dan identitas rumah
sakit di bagian tengah
2. Judul Dokumen berada di tengah dan menggunakan huruf besar
3. Isi Dokumen menggunakan huruf kecil
4. Dokumen Pengesahan untuk kebijakan terdapat Kota penetapan
dokumen (Sibolga), tanggal dokumen, mengetahui direktur, pangkat
beserta NIP direktur.
5. Lampiran Dokumen
Lampiran Surat Keputusan Direktur Rumah Sakit Umum.....
Nomor :....
Tanggal :....
Tentang :....
6. Contoh dokumen (kebijakan, pedoman, panduan dan spo) terlampir
Penjelasan
a. Pembukaan
1. Judul : Peraturan/Keputusan Direktur RS tentang Kebijakan
pelayanan .........
2. Nomor : sesuai dengan nomor surat peraturan/keputusan di RS.
3. Jabatan pembuat peraturan/keputusan ditulis simetris, diletakkan di
tengah margin serta ditulis dengan huruf kapital.
4. Konsiderans.
Konsiderans Menimbang, memuat uraian singkat tentang pokok-
pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan pembuatan
peraturan/keputusan. Huruf awal kata menimbang ditulis dengan
huruf kapital diakhiri dengan tanda baca titik dua ( : ) dan
diletakkan di bagian kiri;
Konsiderans Mengingat, yang memuat dasar kewenangan dan
peraturan perundang-undangan yang memerintahkan pembuatan
peraturan/keputusan tersebut. Peraturan perundang undangan
yang menjadi dasar hukum adalah peraturan yang tingkatannya
sederajat atau lebih tinggi. Konsiderans Mengingat diletakkan di
bagian kiri tegak lurus dengan kata menimbang.
b. Diktum
1. Diktum Memutuskan ditulis simetris di tengah, seluruhnya dengan
huruf kapital, serta diletakkan di tengah margin;
2. Diktum Menetapkan dicantumkan setelah kata memutuskan
disejajarkan ke bawah dengan kata menimbang dan mengingat, huruf
awal kata menetapkan ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri
dengan tanda baca titik dua;
3. Nama peraturan/keputusan sesuai dengan judul (kepala), seluruhnya
ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik.
c. Batang Tubuh
1. Batang tubuh memuat semua substansi peraturan/keputusan yang
dirumuskan dalam dictum -diktum, misalnya :
KESATU :
KEDUA :
Dst
2. Dicantumkan saat berlakunya peraturan/keputusan, perubahan,
pembatalan, pencabutan ketentuan, dan peraturan lainnya, dan
3. Materi kebijakan dapat dibuat sebagai lampiran
peraturan/keputusan, dan pada halaman terakhir ditandatangani
oleh pejabat yang menetapkan peraturan/keputusan.
d. Kaki
Kaki peraturan/keputusan merupakan bagian akhir substansi
peraturan/keputusan yang memuat penanda tangan penetapan
peraturan/keputusan, pengundangan peraturan/keputusan yang terdiri
atas tempat dan tanggal penetapan, nama jabatan, tanda tangan pejabat,
dan nama lengkap pejabat yang menandatangani.
e. Penandatanganan
Peraturan/Keputusan Direktur/Pimpinan RS ditandatangani oleh
Direktur/Pimpinan RS.
f. Lampiran peraturan/keputusan :
Halaman pertama harus dicantumkan judul dan nomor
peraturan/keputusan.
Halaman terakhir harus ditandatangani oleh Direktur/Pimpinan RS .
CONTOH :
PEMERINTAH KOTA SIBOLGA
RUMAH SAKIT UMUM
Dr.FERDINAND LUMBANTOBING
Jalan . Dr.Ferdinand Lumbantobing No.35 Sibolga
Telp. (0631) 24725, 21020, 21444 Faks (0631) 21444
SURAT KEPUTUSAN
DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM Dr. FERDINAND LUMBANTOBING
SIBOLGA
NOMOR : / /RSU
TENTANG
PENETAPAN..................................................................
RUMAH SAKIT UMUM Dr. FERDINAND LUMBANTOBING SIBOLGA
Menimbang : a. bahwa................................. ;
b. bahwa................................. ;
c. dan seterusnya
Mengingat : 1. Undang-Undang
2. Peraturan Pemerintah
3. dst
Memperhatikan : 1. ............................................. ;
2. ............................................. ;
3. ............................................. ;
MEMUTUSKAN
Menetapkan :
KESATU :
KEDUA :
KETIGA :
KEEMPAT :
Ditetapkan di Sibolga
Pada tanggal 12 Februari 2017
DIREKTUR RSU Dr. F.L.TOBING
KOTA SIBOLGA,
KOP SURAT
Kop naskah dinas instansi menggunakan lambang daerah berwarna
hitam ditempatkan pada bagian kiri atas. Dibagian kanan atas tulisan
PEMERINTAH KOTA SIBOLGA menggunakan huruf Arial 14 dan nama
RUMAH SAKIT UMUM Dr. FERDINAND LUMBANTOBING menggunakan
huruf Arial 18. Untuk alamat, nomor telepon, nomor faksimile, website, email
dan kode pos menggunakan huruf Arial 11. Dibawah lambang daerah, nama
dan alamat diberikan garis batas.
NOMOR SURAT
.........../ ............../ RSU
Nomor surat
Pada bulan bersangkutan
B. PEDOMAN
Pedoman adalah kumpulan ketentuan dasar yang memberi arah
bagaimana sesuatu harus dilakukan, dengan demikian merupakan hal pokok
yang menjadi dasar untuk menentukan atau melaksanakan kegiatan. Dengan
demikian, dapat diartikan bahwa pedoman mengatur beberapa hal,
sedangkan panduan hanya meliputi 1 (satu) kegiatan.Agar
pedoman/panduan dapat dimplementasikan dengan baik dan benar,
diperlukan pengaturan melalui SPO.
Mengingat sangat bervariasinya bentuk dan isi pedoman/panduan maka sulit
untuk dibuat standar sistematikanya atau format bakunya. Oleh karena itu
RS dapat menyusun/membuat sistematika buku pedoman/panduan sesuai
kebutuhan. Namun, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk
dokumen pedoman/panduan ini yaitu :
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
B. Tujuan Pedoman
C. Ruang Lingkup Pelayanan
D. Batasan Operasional
E. Landasan Hukum
BAB I DEFINISI
BAB II RUANG LINGKUP
BAB III TATA LAKSANA
BAB IV DOKUMENTASI
4. PROGRAM
Sistematika atau format program sebagai berikut :
1. Pendahuluan
2. Latar belakang
3. Tujuan umum dan tujuan khusus
4. Kegiatan pokok dan rincian kegiatan
5. Cara melaksanakan kegiatan
6. Sasaran
7. Skedul (Jadwal) pelaksanaan kegiatan
8. Evaluasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporan
9. Pencatatan, pelaporan dan evaluasi kegiatan
Contoh :
Pencantuman halaman di halaman pertama pada suatu
naskah Standar Operasional Prosedur yang berjumlah 5 (lima)
halaman adalah 1/5, halaman kedua 2/5 dst.
FORMAT SPO
4 cm 3,5 cm 3,5 cm 3,5 cm
2 cm
LAMBANG RSU JUDUL...............
Prosedur 11.
12.
13.
Unit Terkait
Penjelasan :
Penulisan SPO yang harus tetap di dalam tabel/ kotak adalah : nama RS dan
logo, judul SPO, SPO, no dokumen, no revisi, tanggal terbit dan tanda tangan
Direktur RS, sedangkan untuk pengertian, tujuan, kebijakan, prosedur dan
unit terkait boleh tidak diberi kotak/tabel.
b. Isi SPO :
1. Pengertian: berisi penjelasan dan atau definisi tentang istilah
yang mungkin sulit dipahami atau menyebabkan salah
pengertian.
2. Tujuan: berisi tujuan pelaksanaan SPO secara spesifik. Kata
kunci : Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk
...................................
3. Kebijakan: berisi kebijakan Direktur/Pimpinan RS yang menjadi
dasar dibuatnya SPO tsb. Dicantumkan kebijakan yang
mendasari SPO tersebut, kemudian diikuti dengan
peraturan/keputusan dari kebijakan terkait.
4. Prosedur: bagian ini merupakan bagian utama yang menguraikan
langkah-langkah kegiatan untuk menyelesaikan proses kerja
tertentu.
5. Unit terkait: berisi unit-unit yang terkait dan atau prosedur
terkait dalam proses kerja tersebut.
1. Kertas yang digunakan untuk naskah dinas adalah HVS 80 gram atau
disesuaikan dengan kebutuhan
2. Pengetikan sarana administrasi dan komunikasi perkantoran
menggunakan jenis huruf pica, spasi 1 atau 1,5 sesuai kebutuhan.
3. Pengetikan naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk hukum
menggunakan huruf Bookman Old Style 12.
4. Pengetikan naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat
menggunakan huruf Arial 12 atau disesuaikan dengan kebutuhan.
5. Penomoran Dokumen Akreditasi :
Misalnya Pokja SKP : 445/ 01 / SKP / II / 2017
SURAT EDARAN
Nomor :
TENTANG
..
.
.(Alinea Pembuka)
.(Alinea Isi).
.(Alinea Penutup).
..
SURAT PERINTAH
NOMOR :.
MEMERINTAHKAN :
Kepada :
a. Nama :
b. NIP :
c. Pangkat :
d. Jabatan :
Untuk
Ditetapkan di Sibolga
Tanggal Februari 2017
DIREKTUR RSU Dr. F.L.TOBING
KOTA SIBOLGA,
NOMOR :.
..
..
MEMERINTAHKAN :
Kepada : 1. Nama :
Pangkat (Gol/Ruang) :
NIP :
Jabatan :
2. Nama :
Pangkat (Gol/Ruang) :
NIP :
Jabatan :
Untuk : 1. ..
2. ..
3. ..
Ditetapkan di Sibolga
Tanggal Februari 2017
DIREKTUR RSU Dr. F.L.TOBING
KOTA SIBOLGA,
.(Alinea Pembuka)
.(Alinea Isi).
.(Alinea Penutup).
..
Hari : ..
Tanggal : ..
Pukul : ..
Tempat : ..
Acara : ..
.(Alinea Penutup).
Catatan :
1.
2.
CONTOH SPMT
Nama :
NIP :
Pangkat (Gol/ Ruang) :
Jabatan :
Nama :
NIP :
Pangkat (Gol/ Ruang) :
Jabatan :
NOTA DINAS
Kepada :
Dari :
Tanggal :
Nomor :
Sifat :
Lampiran :
Hal :
...(Alinea isi)..................
...(Alinea Penutup)...............
NOTULEN
RAPAT
Hari/Tanggal : ..
Waktu : ..
Tempat : ..
Acara : ..
PIMPINAN RAPAT
Ketua : ..
Sekretaris : ..
Pencatat : ..
PESERTA : 1. .
2. dan seterusnya
KEGIATAN : 1. .
2. .
1. Kata Pembukaan : ..
2. Pembahasan : ..
3. Keputusan : ..
PIMPINAN RAPAT
NAMA JABATAN
NAMA LENGKAP
Pangkat
NIP :
CONTOH DAFTAR HADIR RAPAT
Hari :
Tangal :
Waktu :
Tempat :
Acara :
dst
NAMA JABATAN
NAMA LENGKAP
Pangkat
NIP :