Analysis of eLearning and Distance

Learning Polices in Zambia

(Presented at 5th eLearning Africa Conference, Mulungushi International Conference Centre, Lusaka,
Zambia)

Introduction
The paper seeks to analyse the policy making process and content of distance Learning
and eLearning policies in Zambia. This is made by looking at the content of the Open and
Distance Learning (ODL) Policy at the Technical and Vocational Teachers College
(TVTC) and the National ODL Policy by the Ministry of Education and the ODL Policy
Guidelines by The Ministry of Science, Technology and Vocational Training (MSTVT).
An assessment is made of how effective these policies are and in gaps in the policies.
Important lessons for Zambia and Africa are also drawn. Recommendations are made on
how e-learning and distance learning policies can be made relevant to the needs of
various learners. After the presentation, listeners will gain new knowledge and skills on
policy development in elearning and distance learning. Generally elearning practitioners
have tended to provide elearning and distance learning without a policy framework or
where one exists a weak policy framework.

Currently in Zambia, the two major providers of education and skills training are the
Ministries of Education and the Ministry of Science, Technology and Vocational
Training. The Ministry of Education is responsible for education from Early Childhood,
Basic Education (Grades one to nine), High School Education (Grades ten to twelve),
tertiary teacher education (certificate to degree level), university education (certificate to
doctorate level). The Ministry of Science, Technology and Vocational Training (MSTVT)
is responsible for Technical Education, Vocational and Entrepreneurship Training
(TEVET) from certificate to diploma levels.

Background
Distance learning and e-learning in the TVET sector in Zambia is a recent development
offered by a handful of institutions. On the other hand the University of Zambia has been
offering a variety of degree, diploma and certificate courses by distance learning since its
inception in 1966 with a current enrolment of about 1,700 students. The Zambia Open
University, a private university, which has been operating since 2005, has grown from
about an initial enrolment of 500 students to the current 3,500 students. In the TVET
sector the largest provider of distance learning is the Technical and Vocational Teachers
College with an enrolment of over 1000 students. Other TEVET institutions offering
distance learning are: Zambia Institute of Business and Industrial Practice (ZIBSIP)
offering business programmes, Zambia Institute of Business College (ZIBC), and
National Import and Export College (NIEC) and Evelyn Hone College. In-service
Training Trust (ISTT) offers distance learning for small stakeholder farmers in Eastern
and Southern Africa. A total of 3 of these institutions are public while the other 3 are
private. The approach to distance learning in these institutions is that of using stand-alone
distance education packages and wrap around packages.
The Technical, Education, Vocational and Entrepreneurship Training Authority
(TEVETA) has developed guidelines for Distance Vocational Training for institutions
that wish to begin distance learning. TEVETA has produced these guidelines for sale to
institutions. One of TEVETAs functions is to assist in development of learning materials
for distance education on a cost sharing basis with training providers.

With regards to e-learning a handful of colleges have been offering this type of learning.
E-learning can help in addressing issues of access and providing access to training. The
National Information and Communication Policy has targets on the promotion of ICTs in
education, research and development. The policy goal is to integrate ICTs in the
education system and develop the nations Research and Development (R & D) capacity
to support, facilitate and contribute to the development of the key sectors of the economy
including development of appropriate local ICT products and services (Ministry of
Communication and Transport, 2006:28). E-learning in TVET institutions is offered by
Evelyn Hone College of Applied Arts and Commerce.

Analysis of eLearning and Distance Learning Policies

Policy analysis is a generic name for a range of techniques and tools that are used to
dissect, breakdown, organize, evaluate and analyse policy. It can also be defined as
"determining which of various alternative policies will most achieve a given set of goals
in light of the relations between the policies and the goals". Some of the policy analysis
tools that have been used include: seven criteria of good policy, 6 Cs of Policy Options,
3 Es of Policy Options, Cost-Benefit Analysis etc.

This paper applies the tool of 6 Cs of Policy Options. These are:

1. Concentration
2. Clarity
3. Changeability
4. Challenge
5. Coordination
6. Consistency

The Ministry of Education recently developed a National ODL Policy in 2009. The
policy was developed by a committee drawn from the Ministry of Education, Ministry of
Science, Technology and Vocational Training, Zambia National Broadcasting Society,
Zain Zambia Limited, University of Zambia (UNZA), Mulungushi University and
Zambia Open University. The broad composition of the policy development team gives
the ODL Policy wider acceptability as policy makers, ODL implementers, ODL support
providers like the media: ZNBC and communication technology: Zain were involved.
The goal of the draft ODL Policy is to create a learning society in which citizens are not
restrained in learning and to guide the provision of education through ODL in order to
promote an innovative and productive, relevant lifelong learning education and training
accessible to all citizens.

The Ministry of Science, Technology and Vocational Training developed Policy

Guidelines for ODL in TEVET. These were developed by a committee drawn from
MSTVT, MOE, UNZA, TVTC and the Technical Education, Vocational and
Entrepreneurship Training Authority (TEVETA). The goal of the ODL Policy Guideline
is to create a learning environment in which citizens will access relevant lifelong learning
and training without any restrictions. The objectives of the guideline deal with issues of
increasing access, Improving delivery of ODL through use of appropriate ICT, Providing
effective Learner support and Providing opportunities for training of ODL providers.

Applying the 6 Cs of Policy Options to the above Policy and Policy Guideline the
following can be noted:

1. Concentration
The Policy and Policy Guideline have not yet been implemented. However since ODL is
already being implemented e.g. at UNZA and ZAOU under Ministry of Education and at
TVTC and ZIBSIP under MSTVT, it can be noted that these institutions have ODL
Operational policies which are working and delivering the intended outputs. This can be
noted in the growth of the number of students studying through ODL. There is need to
however ascertain if the money, human resource, time and other resources are enough.
This could be done after one year of policy implementation.

2. Clarity
These refer to the clarity of the goals and the steps to their attainment being
straightforward. It is important to ensure that as the policy and policy guidelines are
implemented everyone involved knows what the goals are and what their role is. The
policies have addressed this area by having a section on implementation framework
which spells out the roles of key stakeholders.

3. Changeability
This seeks to establish if the policy has enough flexibility to ensure that it can be adjusted
to changing conditions and also whether policy implementers can change they way they
do business. This is a major challenge because change is never easy to implement.
Policies normally run for a five year period. There is need to develop the organizations
that implement the policies into learning organizations that can easily adapt and change
where need arise.

4. Challenge
How realistic is the policy in terms of its scope? Do the goals challenge the organization
and yet remain realistic? The scope of the policies is large enough and realistic. However
this needs to be further analysed as the policy is implemented.

5. Coordination
Does the policy allow for the exchange of information among implementing official? It
does as the policy development process involved various stakeholders. In addition, the
two ministries have Inter-Ministerial committees that can be strengthened to allow for
information exchange.
6. Consistency
Are the goals consistent with the objectives, the objectives with the actions? Are the
goals internally (with one another) and externally (with other policies)?

Recommendations
1. There is need for wider consultation of all stakeholders in ODL and elearning to ensure
that the policy is relevant and effective.
2. There is need for a strong monitoring and evaluation committee to ensure the policy
goals and objectives are constantly monitored and evaluated and where need arise
changes are made.

Conclusion
Having a good policy is not the end of the road in policy making. Its just the beginning.
The real work starts once the policy is launched. That is where consultation and
collaboration become key. African nations have a lot to learn from each other and outside
Africa on how to implement good and effective ODL and elearning policies.

References
FIDA (2006) Policy Analysis Management. Mbabane: FIDA

Ministry of Education (1996) National Policy of Education. Lusaka: Ministry of

Education.

Ministry of Communication and Transport (2007) National ICT Policy. Lusaka: Ministry
of Communication and Transport.

TEVETA (2004) Guidelines for Distance Vocational Training. Lusaka: TEVETA.

Posted 14th November 2011 by Gabriel Konayuma
Labels: Information and Communication Technologies Policy Issues
Analisis eLearning dan Pembelajaran Jarak dasar di Zambia

(Dibentangkan pada 5 eLearning Afrika Persidangan, Mulungushi Pusat Persidangan

Antarabangsa, Lusaka, Zambia)
Pengenalan
Kertas ini bertujuan untuk menganalisis proses penggubalan dasar dan kandungan Pengajian
jarak dan dasar eLearning di Zambia. Ini dibuat dengan melihat kandungan Dasar Terbuka dan
Jarak Jauh (ODL) di Teknikal dan Vokasional Maktab Perguruan (TVTC) dan Dasar ODL Negara
oleh Kementerian Pelajaran dan ODL Garis Panduan Dasar oleh Kementerian Sains, Teknologi
dan Latihan Vokasional (MSTVT). Penilaian dibuat kepada bagaimana keberkesanan dasar-dasar
ini adalah dalam dan jurang dalam dasar-dasar. Pelajaran penting bagi Zambia dan Afrika juga
disediakan. Cadangan dibuat tentang bagaimana e-pembelajaran dan dasar pembelajaran jarak
jauh boleh dibuat berkaitan dengan keperluan pelbagai pelajar. Selepas pembentangan,
pendengar akan mendapat pengetahuan baru dan kemahiran kepada pembangunan dasar
dalam pembelajaran Elearning dan jarak. Pengamal umumnya Elearning cenderung untuk
menyediakan Elearning dan pembelajaran jarak jauh tanpa rangka kerja dasar atau di mana
wujud satu rangka kerja dasar yang lemah.

Pada masa ini di Zambia, kedua-dua penyedia utama pendidikan dan latihan kemahiran adalah
Kementerian Pelajaran dan Kementerian Sains, Teknologi dan Latihan Vokasional. Kementerian
Pendidikan bertanggungjawab terhadap pendidikan dari Awal Kanak-kanak, Pendidikan Asas
(Gred 1-9), pendidikan sekolah tinggi (Gred 10-12), pendidikan guru pengajian tinggi (sijil ke
peringkat ijazah), pendidikan (sijil ke peringkat ijazah kedoktoran) universiti. Kementerian Sains,
Teknologi dan Latihan Vokasional (MSTVT) bertanggungjawab bagi Pendidikan Teknikal,
Vokasional dan Latihan Keusahawanan (Tevet) dari sijil ke peringkat diploma.

Latar Belakang
Pembelajaran jarak jauh dan e-pembelajaran dalam sektor TVET dalam Zambia merupakan satu
perkembangan baru-baru ini yang ditawarkan oleh beberapa institusi. Sebaliknya Universiti
Zambia telah menawarkan pelbagai kursus peringkat ijazah, diploma dan sijil oleh pembelajaran
jarak jauh sejak ia ditubuhkan pada tahun 1966 dengan enrolmen semasa kira-kira 1,700 pelajar.
The Zambia Open University, sebuah universiti swasta, yang telah beroperasi sejak tahun 2005,
telah berkembang daripada kira-kira pendaftaran awal dari 500 pelajar semasa 3,500 pelajar.
Dalam sektor TVET pembekal terbesar pembelajaran jarak jauh adalah Teknikal dan Vokasional
Guru College dengan seramai lebih 1000 pelajar. Institusi Tevet lain pembelajaran jarak korban
adalah: Zambia Institut Perniagaan dan Amalan Industri (ZIBSIP) yang menawarkan program
perniagaan, Zambia Institut Perniagaan College (ZIBC), dan Import Negara dan Eksport College
(NIEC) dan Evelyn Hone College. Dalam perkhidmatan Latihan Amanah (ISTT) menawarkan
pembelajaran jarak jauh untuk pihak berkepentingan petani kecil di Timur dan Afrika Selatan.
Sebanyak 3 institusi-institusi ini adalah umum manakala satu lagi 3 adalah swasta. Pendekatan
menjauhkan pembelajaran di institusi-institusi ini adalah yang menggunakan pakej pendidikan
jarak jauh berdiri sendiri dan membungkus pakej.

Teknikal, Pendidikan, Vokasional dan Lembaga Latihan Keusahawanan (TEVETA) telah

menyediakan garis panduan untuk Jarak Latihan Vokasional bagi institusi yang ingin memulakan
pembelajaran jarak jauh. TEVETA telah menghasilkan garis panduan ini untuk dijual kepada
institusi. Salah satu fungsi TEVETA adalah untuk membantu dalam pembangunan bahan
pembelajaran untuk pendidikan jarak jauh secara perkongsian kos dengan penyedia latihan.
Merujuk kepada e-pembelajaran segelintir kolej telah menawarkan jenis pembelajaran. E-
pembelajaran boleh membantu dalam menangani isu akses dan menyediakan akses kepada
latihan. Dasar Maklumat dan Komunikasi Kebangsaan mempunyai sasaran untuk mempromosi
ICT dalam pendidikan, penyelidikan dan pembangunan. Matlamat dasar ialah untuk
"mengintegrasikan ICT dalam sistem pendidikan dan membangunkan penyelidikan dan
pembangunan (R & D) negara kapasiti untuk sokongan, memudahkan dan menyumbang kepada
pembangunan sektor-sektor utama ekonomi termasuk pembangunan produk ICT tempatan
yang berkenaan dan perkhidmatan "(Kementerian Perhubungan dan Pengangkutan, 2006: 28).
E-pembelajaran di institusi TVET ditawarkan oleh Evelyn Hone Kolej Seni Gunaan dan
Perdagangan.

Analisis eLearning dan Polisi Jarak Pembelajaran

Analisis dasar adalah nama generik bagi pelbagai teknik dan peralatan yang digunakan untuk
membedah, pecahan, menyusun, menilai dan menganalisis dasar. Ia juga boleh ditakrifkan
sebagai "yang menentukan pelbagai polisi alternatif yang akan mencapai satu set matlamat
berdasarkan hubungan antara dasar dan matlamat". Beberapa alat analisis dasar yang telah
digunakan termasuk: tujuh kriteria dasar yang baik, 6 C Bahagian Dasar Pilihan, 3 E Polisi Pilihan,
Kos-Faedah Analisis dan lain-lain

Kertas ini terpakai alat 6 C Bahagian Dasar Pilihan. Ini adalah:

1. Kepekatan
2. Kejelasan
3. penanda
4. Cabaran
5. Penyelarasan
6. Ketekalan

Kementerian Pendidikan baru-baru ini membangunkan Dasar ODL Negara pada tahun 2009.
Dasar ini telah dibangunkan oleh sebuah jawatankuasa terdiri daripada Kementerian Pendidikan,
Kementerian Sains, Teknologi dan Latihan Vokasional, Zambia National Persatuan Penyiaran,
Zain Zambia Limited, Universiti Zambia (UNZA ), Universiti Mulungushi dan Zambia Universiti
Terbuka. Komposisi luas dalam pasukan pembangunan dasar memberikan Dasar ODL
penerimaan yang lebih luas sebagai pembuat dasar, pelaksana ODL, pembekal sokongan ODL
seperti media: ZNBC dan teknologi komunikasi: Zain terlibat. Matlamat Dasar draf ODL adalah
untuk mewujudkan masyarakat pembelajaran di mana rakyat tidak dihalang dalam
pembelajaran dan membimbing penyediaan pendidikan melalui ODL untuk menggalakkan,
pendidikan pembelajaran sepanjang hayat berkaitan inovatif dan produktif dan melatih dicapai
oleh semua rakyat.

Kementerian Sains, Teknologi dan Latihan Vokasional dibangunkan Garis Panduan Dasar untuk
ODL dalam Tevet. Ini dihasilkan oleh jawatankuasa diambil daripada MSTVT, KPM, UNZA, TVTC
dan Pendidikan Teknikal, Vokasional dan Lembaga Latihan Keusahawanan (TEVETA). Matlamat
ODL Dasar Garis Panduan adalah untuk mewujudkan persekitaran pembelajaran di mana rakyat
akan mengakses pembelajaran sepanjang hayat yang relevan dan latihan tanpa sebarang
sekatan. Objektif garis panduan perjanjian dengan isu meningkatkan akses, Meningkatkan
penghantaran ODL melalui penggunaan ICT yang sesuai, Menyediakan sokongan Belajar
berkesan dan Menyediakan peluang latihan pembekal ODL.
Menggunakan 6 C Bahagian Dasar Pilihan untuk Dasar di atas dan Dasar Garis Panduan berikut
boleh diperhatikan:

1. Kepekatan
Dasar dan Garis Panduan Polisi belum lagi dilaksanakan. Walau bagaimanapun sejak ODL telah
dilaksanakan contohnya di UNZA dan ZAOU di bawah Kementerian Pendidikan dan pada TVTC
dan ZIBSIP bawah MSTVT, ia boleh diperhatikan bahawa institusi-institusi ini mempunyai ODL
dasar Operasi yang bekerja dan memberikan output yang dikehendaki. Ini boleh dinyatakan di
dalam pertumbuhan bilangan pelajar yang belajar melalui ODL. Terdapat keperluan untuk
memastikan bagaimanapun jika wang, sumber manusia, masa dan sumber-sumber lain yang
cukup. Ini boleh dilakukan selepas tempoh setahun pelaksanaan dasar.

2. Kejelasan
Ini merujuk kepada kejelasan matlamat dan langkah-langkah untuk pencapaian mereka yang
terus-terang. Ia adalah penting untuk memastikan bahawa semua orang sebagai garis panduan
dasar dan polisi yang dilaksanakan terlibat tahu apa matlamat dan apa peranan mereka. Dasar-
dasar yang telah ditangani kawasan ini dengan mempunyai bahagian rangka kerja pelaksanaan
yang menggariskan peranan pemegang kepentingan utama.

3. penanda
Ini bertujuan untuk menubuhkan jika dasar yang mempunyai fleksibiliti yang cukup untuk
memastikan ia boleh disesuaikan dengan keadaan yang berubah-ubah dan juga sama ada
pelaksana dasar boleh menukar mereka cara mereka menjalankan perniagaan. Ini adalah satu
cabaran besar kerana perubahan bukanlah sesuatu yang mudah untuk dilaksanakan. Polisi
biasanya berjalan untuk tempoh lima tahun. Terdapat keperluan untuk membangunkan
organisasi yang melaksanakan dasar ke dalam organisasi yang boleh dengan mudah
menyesuaikan diri dan menukar mana timbul keperluan pembelajaran.

4. Cabaran
Bagaimana realistik adalah dasar dari segi skop ia itu? Adakah matlamat mencabar organisasi
dan lagi kekal realistik? Skop dasar cukup besar dan realistik. Walau bagaimanapun ini
memerlukan kajian yang lebih terperinci sebagai dasar ini dilaksanakan.

5. Penyelarasan
Adakah polisi yang membolehkan pertukaran maklumat di kalangan melaksanakan rasmi? Ia
sebagai proses pembangunan dasar melibatkan pelbagai pihak berkepentingan. Di samping itu,
kedua-dua kementerian mempunyai jawatankuasa Antara Kementerian yang boleh
diperkukuhkan bagi membolehkan pertukaran maklumat.

6. Ketekalan
Adakah matlamat selaras dengan matlamat, objektif dengan tindakan? Adakah matlamat
dalaman (dengan yang lain) dan luaran (dengan dasar-dasar yang lain)?

Cadangan
1. Maka adalah perlu untuk berunding lebih luas daripada semua pihak berkepentingan dalam
ODL dan Elearning untuk memastikan bahawa dasar yang relevan dan berkesan.
2. tidak perlu untuk jawatankuasa pemantauan dan penilaian yang kuat untuk memastikan
matlamat dasar dan objektif sentiasa dipantau dan dinilai dan di mana perlu timbul perubahan
dibuat.

Kesimpulan
Mempunyai dasar yang baik bukanlah penghujung jalan dalam penggubalan dasar. Ia hanya
permulaan. Kerja-kerja yang sebenar bermula sebaik sahaja dasar yang dilancarkan. Itu adalah di
mana perundingan dan kerjasama menjadi kunci. Negara-negara Afrika mempunyai banyak
untuk belajar daripada satu sama lain dan di luar Afrika mengenai bagaimana untuk
melaksanakan ODL dan Elearning dasar yang baik dan berkesan.

Rujukan
FIDA (2006) Dasar Pengurusan Analisis. Mbabane: LKPP

Kementerian Pendidikan (1996) Dasar Pendidikan Kebangsaan. Lusaka: Kementerian Pelajaran.

Kementerian Dasar ICT Kebangsaan Komunikasi dan Pengangkutan (2007). Lusaka: Kementerian
Komunikasi dan Pengangkutan.

TEVETA (2004) Garis Panduan untuk Jarak Latihan Vokasional. Lusaka: TEVETA.
Posted 14 November 2011 oleh Gabriel Konayuma
Labels: Maklumat dan Komunikasi Technologies Isu Dasar